PANDUAN PENGGUNAAN

EMO (ELECTRONIC MEMO)

PT SEMEN BATURAJA (Persero) Tbk

2022
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Document History

Version Reason for Release Issued Date Author

1.0 Original Version 26 Agustus 2022 Heru Saputra

1.1 Penambahan Lampiran Kode Penerima 14 September 2022 Heru Saputra

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 2 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

DAFTAR ISI

PENDAHULUAN ........................................................................................................................... 4

1 BERANDA ......................................................................................................................... 7

2 KOTAK MASUK ................................................................................................................ 7

2.1 View ............................................................................................................................... 8
2.2 Reply/Kirim Komentar ................................................................................................. 9
2.3 Disposisi ...................................................................................................................... 10

3 KOTAK KELUAR ........................................................................................................... 11

3.1 View .............................................................................................................................. 12
3.2 Reply/Kirim Komentar ................................................................................................ 12
3.3 Disposisi ....................................................................................................................... 13

4 KIRIM ARSIP .................................................................................................................. 14

5 KONSEP(DRAFT) ......................................................................................................... 16

6 KOMENTAR NODIN ..................................................................................................... 18

7 DISPOSISI ...................................................................................................................... 19

8 PENCARIAN SURAT..................................................................................................... 19

9 LAMPIRAN KODE PENERIMA ................................................................................... 20

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 3 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Pendahuluan
Dokumen ini menjelaskan panduan penggunaan Aplikasi EMO (Electronic Memo)
yang memiliki beberapa fungsi utama, yaitu :
- Menyampaikan informasi
- Pengingat
- Alat bukti

Pada aplikasi ini terdapat 2 Jenis user, yaitu:

1. User
Role User diberikan untuk level jabatan Senior Manager, Vice President dan
Direksi. Secara garis besar User dapat mengirim & menerima nota dinas serta
melakukan disposisi untuk nota dinas yang diterima nya. Adapun fitur-fitur
yang dapat diakses oleh user adalah :
• Kotak Masuk
• Kotak Keluar
• Kirim Arsip
• Konsep (Draft)
• Komentar Nodin
• Disposisi
• Pencarian Surat

Berikut tampilan beranda User.

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 4 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 5 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

2. Drafter
Role Drafter diberikan untuk level jabatan Manager, Junior Manager dan
adm/opr/mec/elec/anl. Secara garis besar Drafter dapat membuat konsep
yang selanjutnya akan diriview dan dikirimkan oleh atasan yang
bersangkutan, serta menerima disposisi yang ditujukan kepadanya. Adapun
fitur-fitur yang dapat diakses oleh user adalah :
• Konsep (Draft)
• Disposisi
• Pencarian Surat

Berikut tampilan beranda Drafter.

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 6 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

1 BERANDA
Pada bagian ini terdapat data pemilik akun dan jabatan

2 KOTAK MASUK
Pemilik akun bisa melihat nota dinas yang diterima dari pengguna lain yang ditujukan
kepadanya, untuk melihat lebih detail dapat mengakses AKSI-Detail

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 7 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

2.1 View
Pada menu ini dapat dilihat detail nota dinas

View,untuk melihat bentuk nota dinas dalam bentuk soft copy(pdf)

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 8 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

2.2 Reply/Kirim Komentar

Reply/Kirim komentar, pada bagian ini penerima bisa membalas/memberi komentar
berupa pesan kepada pengirim

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 9 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

2.3 Disposisi
Menu ini digunakan untuk melakukan disposisi kepada yang ditujukan.

Secara default disposisi menampilkan staff dari penerima, namun apabila diperlukan dapat
menambahkan user lain sebagai tujuan disposisi dengan mengakses “Tambah User”.

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 10 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

3 KOTAK KELUAR
Pada menu ini pengguna dapat melihat nota dinas yang pernah dikirimkan sebelumnya.

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 11 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

3.1 View
Pada menu ini dapat dilihat detail nota dinas

3.2 Reply/Kirim Komentar

Reply/Kirim komentar, pada bagian ini penerima bisa membalas/memberi komentar
berupa pesan kepada pengirim

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 12 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

3.3 Disposisi
Menu ini digunakan untuk melakukan disposisi kepada yang ditujukan.

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 13 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

4 KIRIM ARSIP
Pada menu ini pengguna dapat mengirimkan nota dinas kepada unit kerja yang ditujukan.

Sebelum dapat mengirimkan nota dinas, pengguna diminta untuk melengkapii field-field yang
tersedia, adapun untuk penomoran surat akan dilakukan secara otomatis secara sistem.

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 14 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 15 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

5 KONSEP(DRAFT)
Pada menu ini pengguna dapat melihat daftar konsep yang telah dibuat sebelumnya,
untuk konsep yang telah dikirim selanjutnya tidak akan tampil pada menu ini. Untuk
menambahkan konsep baru, pengguna dapat mengakses “Tambah Konsep”

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 16 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Pada menu ini sama seperti menu kirim arsip, namun pembuat konsep dapat memilih akan
membuatkan konsep untuk siapa dengan memilih dari field ”Pengirim”, secara default pengirim
berisi departement/divisi atasan maupun atasan tak langsung.

Untuk mengirimkan nota dinas yang telah dikonsep, pengguna dapat mengkases “Detail” pada
tampilan daftar konsep, lalu selanjutnya mengakses “Kirim Draft”. Pengguna juga dapat melakukan
revisi dengan mengakses “Revisi”

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 17 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

6 KOMENTAR NODIN
Menerima dan membalas/reply komentar dari pengguna lain

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 18 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

7 DISPOSISI
Pada menu ini, pengguna dapat melihat disposisi yang diterima.

8 PENCARIAN SURAT
Mencari data atau surat berdasarkan kata kunci,tanggal,jenis.untuk memudahkan user
mencari surat atau data yang diperlukan

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 19 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

9 LAMPIRAN KODE PENERIMA

Kode Unit Kerja
DU DIREKTUR UTAMA
DP DIREKTUR PRODUKSI & PENGEMBANGAN
DS DIREKTUR UMUM & SDM
DK DIREKTUR KEUANGAN & MANAJEMEN RISIKO
DM DIREKTUR PEMASARAN
DCS DIVISION CORPORATE SECRETARY
DIA DIVISION INTERNAL AUDIT
DPMO DIVISION PERFORMANCE MANAGEMENT OFFICE
DRE DIVISION RESEARCH & ENGINEERING
DMNG DIVISION MINING
DOP DIVISION OPERATION
DHRGA DIVISION HUMAN RESOURCE & GENERAL AFFAIR
DPC DIVISION PROCUREMENT
DRM DIVISION RISK MANAGEMENT
DAF DIVISION ACCOUNTING & FINANCE
DMA DIVISION MGT ACCOUNTING & ICT
DMR DIVISION MARKETING
DSA1 DIVISION SALES AREA 1
DSA2 DIVISION SALES AREA 2
DLG DIVISION LOGISTIC
Dept Legal & Comp DEPARTMENT LEGAL & COMPLIANCE
Dept Secret& SM DEPARTMENT SECRETARIAL & STAKEHOLDER MGT
Dept CSR DEPT CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY
Audit PME AUDIT PLANNING MONITOR & EVALUATION
Auditor AUDITOR
Dept BS & PM BUSINESS STRATEGY & PERFORMANCE MANAGEM
Dept Process Improv DEPARTMENT PROCESS IMPROVEMENT
Dept QC DEPARTMENT QUALITY CONTROL
Dept QA DEPARTMENT QUALITY ASSURANCE
Dept Waste Mgt DEPARTMENT WASTE MANAGEMENT
Dept Mining Explor DEPARTMENT MINING EXPLORATION
Dept Mining Plan & O DEPARTMENT MINING PLAN & OPERATION
Dept Safety & Environ DEPARTMENT SAFETY & ENVIRONMENT
Dept Clinker Prod DEPARTMENT CLINKER PRODUCTION
Dept Cement Prod DEPARTMENT CEMENT PRODUCTION
Dept Mechanic Maint DEPARTMENT MECHANICAL MAINTENANCE
Dept Electrical & IM DEPARTMENT ELECTRICAL & INSTR MAINT
Dept Plant Support DEPARTMENT PLANT SUPPORT
Dept PPG & PPJ Plant DEPARTMENT PALEMBANG & PANJANG PLANT
Dept Total PM DEPARTMENT TOTAL PRODUCTIVE MAINTENACE
Dept HR Strategy &Dev DEPARTMENT HR STRATEGY & DEVELOPMENT

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 20 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Dept HR Operation DEPARTMENT HR OPERATION

Dept General Affair DEPARTMENT GENERAL AFFAIR
Dept Proc Warehouse DEPARTMENT PROCUREMENT WAREHOUSE
Dept Sparepart & MP DEPT SPAREPART & MATERIAL PROCUREMENT
Dept Service Proc DEPARTMENT SERVICE PROCUR
Dept Proc Plan & Cont DEPARTMENT PROCUREMENT PLAN & CONTROL
Dept Risk Policy & A DEPARTMENT RISK POLICY & ANALYTIC
Dept Monitor Report DEPARTMENT MONITORING & REPORTING
Dept AR & AP DEPARTMENT AR & AP
Dept General Acc DEPARTMENT GENERAL ACCOUNTING FIX ASS&IN
Dept Treasury Tax DEPARTMENT TREASURY, TAX, & INSURANCE
Dept Budget & Cost DEPARTMENT BUDGETING & COST CONTROL
Dept ICT Opr DEPARTMENT ICT OPERATION
Dept ICT Sol & App DEPARTMENT ICT SOLUTION & APPLICATION
Dept Digitacl Mrktg DEPARTMENT DIGITAL MARKETING
Dept Market Str & BM DEPARTMENT MARKETING STRATEGY & BRAND MG
Dept Customer Care DEPARTMENT CUSTOMER CARE
Dept Sales Sub 1.1 DEPARTMENT SALES SUB AREA 1.1
Dept Sales Sub 1.2 DEPARTMENT SALES SUB AREA 1.2
Dept Sales Sub 1.3 DEPARTMENT SALES SUB AREA 1.3
Dept Sales Sub 1.4 DEPARTMENT SALES SUB AREA 1.4
Dept Sales Sub 1.5 DEPARTMENT SALES SUB AREA 1.5
Dept Sales Sub 1.6 DEPARTMENT SALES SUB AREA 1.6
Dept Sales Sub 2.1 DEPARTMENT SALES SUB AREA 2.1
Dept Sales Sub 2.2 DEPARTMENT SALES SUB AREA 2.2
Dept Railway Dist DEPARTMENT RAILWAY DISTRIBUTION
Dept SCM DEPARTMENT SUPPLY CHAIN MGT
Dept Distribution DEPARTMENT DISTRIBUTION
Dept Workshop & Cons DEPARTMENT WORKSHOP & CONSTRUCTION
Dept Business S&D DEPT BUSINESS STRATEGY & DEVELOPMENT
Dept Waste Mgt & DP DEPT WASTE MGT & DERIVATIVE PRODUCT
Tim Tanah TIM PENGADAAN TANAH
Dept HSE DEPARTMENT HEALTH, SAFETY & ENVIRONMENT
Sec Office & Fac PPJ SECTION OFFICE & FACILITY PANJANG
Sec Office & Fac JKT SECTION OFFICE & FACILITY JAKARTA
F&T Jakarta FINANCE & TREASURY JAKARTA
Sec F&T Baturaja SECTION FINANCE & TREASURY BATURAJA
Dept PPG & PPJ Plant DEPARTMENT PALEMBANG & PANJANG PLANT

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 21 Dari 22
 Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

SEKIAN DAN TERIMA KASIH

File name: Panduan Penggunaan EMO (Electronic Memo)

Version: 01
Last updated: - Hal 22 Dari 22