Prosedur Standar Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK)

1. Selambat-lambatnya minggu pertama bulan Januari, Kasubbag Umum membuat

Daftar kebutuhan ATK untuk kebutuhan kedinasan berdasarkan Rencana Kegiatan
Kedinasan dan prediksi kebutuhan ATK untuk tahun anggaran berjalan yang
dituangkan dalam Rekapitulasi Kebutuhan ATK dan BHP dan diteruskan kepada Kabag
TU.
2. Kabag TU melakukan penilaian dan memberikan persetujuan setelah memperhatikan
ketersediaan anggaran dan meneruskannya kepada Pejabat Pengadaan Barang dan
Jasa untuk dilakukan pengadaan.
3. Setelah proses pengadaan dilakukan, tim penerima barang menerima barang dari
rekanan dan dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang yang
selanjutnya diserahkan ke Petugas Gudang.
4. Petugas Gudang melakukan pemeriksaan dan penerimaan barang dan dibuatkan
Tanda Terima ATK selanjutnya dilakukan penyimpanan dan pencatatan di buku/
Laporan Penerimaan ATK.
5. Pengguna ATK mengajukan kebutuhan ATK dengan mengisi Bon ATK dan sebanyak
tiga lembar kepada Kepala Sub Bagian Umum (untuk permintaan tinta dan atau toner
printer harus disertai dengan bekas pemakaian tinta/toner yang dimaksud).
6. Kepala Sub Bagian Umum meneliti kelengkapan Bon ATK, kemudian mengecek
ketersediaan barang yang diminta ke petugas gudang.
7. Jika barang yang diminta tidak tersedia, maka Pejabat pengadaan barang dan jasa
melaksanakan pengadaan sesuai ketentuan yang berlaku.
8. Jika barang yang diminta tersedia, Kasubag Umum menandatangani dan meneruskan
Bon ATK ke petugas gudang.
9. Petugas gudang menerima Bon ATK, meneliti jumlah dan jenis barang yang diminta,
kelengkapan paraf dan tanda tangan, khusus untuk bon ATK yang dibutuhkan untuk
kegiatan kedinasan, agar mencocokkan dengan nota dinas permintaan ATK. Petugas
gudang kemudian menyiapkan barang, mencatat Bon Permintaan ATK pada Laporan
Pengeluaran ATK dan kartu gudang. Setelah barang siap, penerima barang diminta
membubuhkan tanda tangan pada Formulir permintaan ATK. Petugas Gudang
menyerahkan barang kepada penerima barang beserta Formulir Permintaan ATK
lembar 3 untuk diarsipkan di bidang/bagian.
10. Petugas gudang mengarsipkan Bon ATK lembar 1 berdasarkan urutan tanggal lembar 2
disampaikan kepada petugas Administrasi ATK.
11. Petugas Administrasi ATK mencatat Bon ATK lembar 2 ke dalam buku/Laporan
Pengeluaran ATK, serta mengarsipkan Bon ATK berdasarkan urutan tanggal.
12. Semua dokumen atau catatan mutu yang terkait didokumentasikan sesuai dengan
prosedur pengendalian catatan mutu.