LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) SEKRETARIS

SEMINAR KESEHATAN NASIONAL 2022 CHILD MARRIAGE

Disusun Oleh:
1. Nasywa Fauziah Rahman Nugraha (201107011082)
2. Silva Aura Aulia (201107010366)

FAKULTAS ILMU KESEHATAN

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS IBN KHALDUN BOGOR
Laporan Pertanggungjawaban Evaluasi Kegiatan Seminar
A. Deskripsi umum
Sektretaris adalah seorang yang melakukan pekerjaan mengenai kegiatan tulis-
menulis atau catat-mencatat dan menyediakan berkas-berkas yang diperlukan dalam
penyelenggaraan sebuah kegiatan berjalan sesuai aturan yang berlaku. Tugas dari sekretaris
adalah sebagai asisten/ membantu ketua dalam merumuskan rencana kegiatan,
mengkoordinasikan, memonitoring urusan administrasi umum dan keanggotaan,
perencanaan, evaluasi, dan pelaporan. Termasuk pada kegiatan Seminar Kesehatan
Nasional 2022 yang diadakan oleh mahasiswa/i Semester 5 Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Ibn Khaldun Bogor.

B. Rencana Kegiatan
1. Mencatat hasil rapat
2. Menyusun proposal
3. Membuat surat-surat perizinan
4. Membuat surat undangan
5. Menyususn laporan akhir kegiatan

C. Uraian Tugas beserta Hasil

1. Menyususn proposal kegiatan dan Terms of Reference (TOR)
Menyusun proposal kegiatan dan TOR yang berisi judul dan tema kegiatan, latar
belakang, maksud dan tujuan kegiatan, menentukan sasaran dan peserta kegiatan,
waktu dan kegiatan, deskripsi kegiatan, dan rangkaian acara (usulan dari divisi acara),
dan Rangkaian anggaran (dari bendahara).
2. Menyusun proposal sponsorship
Sama seperti proposal kegiatan, namun bekerja sama dengan divisi sponshoship dan
divisi PDDL terkait peraturan atau paket penawaran dan desain proposal yang sudah
ditetapkan.
3. Membuat surat permohonan narasumber
Setelah TOR dibuat, selanjutnya proses pembuatan surat permohonan izin narasumber
untuk diajukan kepada 4 pemateri yaitu:
1) dr. Hariyadi Wibowo, SH, M.A.R.S (BKKBN RI)
2) Resty Jayanti, S.SiT., M.Kes (Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Ibn Khaldun
Bogor)
 3) Zahrah Muhammad, M.Psi., Psikolog (Humanika Psycology Center Riau)
4) Dr. Samsul Basri, S.Si, M.E.I (Fakultas Agama Islam Universitas Ibn Khaldun
Bogor)
4. Membuat surat pemohonan SKP
Pengajuan surat yang ditujukan ke Ikatan Ahli Kesehatan Masyarakat Indonesia
(IAKMI) untuk mendapatkan 2 Satuan Kredit Profesi (SKP) dengan dilampirkan TOR
dan CV dari setiap narasumber yang dikirim lewat e-mail yang dihubung oleh divisi
humas.
5. Membuat surat pengantar permohonan dana
Sekretaris mendapatkan daftar-daftar dari divisi sponsor untuk membuat surat
pengantar permohonan dana ke-18 perusahaan atau instansi yang ada di Bogor dengan
dilampiri proposal kegiatan. instansi tersebut terdiri dari:
1) Badan Pendapatan Daerah Kota Bogor
2) Telkom Indonesia Cibinong
3) PT. Aneka Tambang Kabupaten Bogor
4) Perusahaan Daerah Air Minum Kota Bogor
5) Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Bogor
6) Kimia Farma Kota Bogor
7) DPRD Kota Bogor
8) Dinas Sosial Kota Bogor
9) Rumah Sakit Islam Kota Bogor
10) Saung Kuring Kota Bogor
11) Graphari Telkom Bogor
12) PT. Perkebunan Nusantara VIII Kabupaten Bogor
13) Dinas Pendidikan Kota Bogor
14) Desa Sibanteng Kabupaten Bogor
15) Bank BRI Kota Bogor
16) Pengadilan Agama Bogor Kelas 1 A Kota Bogor
17) Fakultas Ilmu Kesehatan UIKA Bogor
18) Universitas Ibn Khaldun bogor
6. Membuat surat permohonan sponsor
Sekretaris mendapatkan 4 daftar perusahaan dari divisi sponsorship untuk membuat
surat permohonan sponsorship/kerja sama guna mendukung acara seminar ini. 4
perusahaan itu terdiri dari:
 1) Ammanah Umah
2) Marcopolo Water Adventure
3) Oh My Glam
4) Emina
7. Membuat surat undangan sambutan
Di proposal kegiatan divisi acara mencantumkan 3 sambutan dalam rangkaian acara.
Sambutan tersebut disampaikan oleh Ketua pelaksana kegiatan, Dekan Fikes UIKA,
dan Rektor UIKA. Namun sekretaris hanya membuat 1 surat undangan sambutan yang
ditujuan kepada Dekan Fikes UIKA karena untuk sambutan rektor, pihak Fikes yang
menghubungi dan menyampaikan.
8. Membuat surat izin sosialisasi kegiatan
Sekretaris mendapatkan daftar sekolah dari divisi Humas dalam rangka sosialisasi dan
promosi kegiatan untuk mencari peserta dan dibuatkan surat izin sosialisasi ke 22
sekolah, terdiri dari:
1) SMK UMMI Bogor
2) SMK Kesehatan Telekomedika
3) SMP Negeri 1 Bojonggede
4) SMP Situ bakti Mulya
5) SMP Djojorejo Pondok Udik
6) SMP Negeri 2 Kemang
7) SMP Wiyata Mandala
8) SMK Wiyata Mandala
9) SMP Umul Kuro
10) SMAIT Umul Kuro
11) SMK Kesehatan Dwi Putri Husada Bogor
12) SMK PGRI 1 Bogor
13) SMK Kesehatan Prof. Dr. Moestopo
14) SMP Negeri 16 Bogor
15) SMK Negeri 1 Kemang
16) SMP Situ Bhakti Mulia
17) SMK kesehatan Bina husada
18) SMK Kesehatan Pelita
19) SMA Negeri 1 Ciampea
20) MAN 1 kota Bogor
 21) SMA Negeri 1 Cibungbulang
22) SMK Permata Bogor
9. Membuat surat izin pendirian stand
Surat izin pendirian stand surat yang pertama dibuat, atas permintaan divisi danus untuk
kebutuhan pencarian dana lewat berwirausaha yang diselenggarakan di depan lobi
tepatnya di bawah depan tangga. Surat izin stand dibuat 2 kali karena waktunya yang
terpotong oleh UTS yaitu yang
1) Tanggal 11 Oktober 2022 sampai 11 November 2022, dan
2) Tanggal 23 November 2022 – 9 Desember 2022.
10. Membuat surat permohonan izin open booth
Surat izin permohonan open booth, dibuat atas permintaan divisi sponsorship sebagai
syarat kerjasama yang diberikan oleh 2 perushaan yaitu Oh My Glam dan Emina.
Lokasi open booth dibuka tepatnya di sebelah masjid atau depan gedung rektor UIKA
yang dilaksanakan pada
1) Senin, 19 Desember 2022 untuk Oh my Glam, dan
2) Rabu, 21 Desember 2022 untuk Emina.
11. Membuat surat permohonan akomodasi
Surat permohonan akomodasi diajukan untuk meminjam barang-barang dan ruangan
millik fakultas untuk menunjang penyelenggaran seminar di hari-h. Adapun barang dan
ruangan yang dipinjam adalah :
1) laboratorium K3,
2) ruangan podcast,
3) zoom premium,
4) meja,
5) kursi, dan
6) perkabelan.
12. Membuat surat undangan dosen
Surat undangan dosen ditujukan ke 21 dosen Fikes UIKA untuk mengundang dosen
agar dapat menghadiri acara seminar.
13. Menyusun laporan akhir kegiatan
Laporan akhir kegiatan disusun setelah kegiatan seminar selesai dilaksanakan, masing-
masing divisi mengirimkan hasil uraian tugas dan evaluasi sepanjang kegiatan seminar
mulai dari sebelum acara seminar sampai selesianya seminar dilaksanakan. Kemudian
sekretaris akan menyatukannya dalam satu file Laporan Pertanggungjawaban.
D. Hambatan
1. Kurangnya pengalaman dalam bidang kesekretariasan
2. Lamanya penentuan judul dan tema yang ditetapkan
3. Terdapat beberapa perubahan alur dalam pengajuan proposal dan surat izin
4. Saling ketergantungan antara sekertaris 1 dan sekretaris 2
5. Kesalahpahaman komunikasi dan perbedaan pendapat dengan panitia yang lain
6. Adanya perubahan judul, sehingga beberapa surat harus dibuat ulang

E. Solusi
1. Meminta bantuan dari anggota yang berpengalaman dalam pembuatan proposal.
2. Mendapat referensi terkait contoh proposal dari kegiatan seminar sebelumnya.
3. Mengkoordinasikan kepada prodi terkait alur dengan pengajuan proposal.
4. Mengkoordinasikan ke dosen penanggungjawab terkait capaian-capaian yang
sudah dihasilkan dan meminta bimbingan untuk membantu pemecahan masalah
yang sekretaris masih belum dipahami dan diatasi.
5. Berdiskusi bersama untuk meluruskan komunikasi dan informasi yang
bertentangan
6. Semangat dan fokus pada tujuan akhir.