Contents
1. Pendahuluan ...................................................................................................................................................................................................... 13
1.1. User Hirarki ................................................................................................................................................................................................ 15
1.2. Digipro ........................................................................................................................................................................................................... 9
1.3. Fitur Utama ................................................................................................................................................................................................. 10
1.4. Fitur Tambahan .......................................................................................................................................................................................... 11
1.5. Benefit ......................................................................................................................................................................................................... 12
2. Admin PKN.......................................................................................................................................................................................................... 13
2.1 Login............................................................................................................................................................................................................ 13
2.2 Dashboard .................................................................................................................................................................................................. 14
2.3 Master Data- User Management ............................................................................................................................................................. 15
2.3.1 Tambah Admin KPPN............................................................................................................................................................................. 16
3. Admin KPPN ....................................................................................................................................................................................................... 18
3.1. Login............................................................................................................................................................................................................ 18
3.2. Dashboard .................................................................................................................................................................................................. 19
3.3. Master Data-User Management .............................................................................................................................................................. 20
3.3.1 Tambah Admin KPPN............................................................................................................................................................................. 21
4. Admin Satker...................................................................................................................................................................................................... 24
4.1. Login............................................................................................................................................................................................................ 24
4.2. Dashboard .................................................................................................................................................................................................. 25
4.3. Master Data- Unit ...................................................................................................................................................................................... 26
8|DIGIPRO-Manual Book
4.3.1. Create Unit .......................................................................................................................................................................................... 26
4.4. Master Data- User Management ............................................................................................................................................................. 28
4.4.1. Tambah User Satker .......................................................................................................................................................................... 29
5. Pemesan ................................................................................................................................................................................................................. 31
5.1. Login............................................................................................................................................................................................................ 31
5.2. Dashboard .................................................................................................................................................................................................. 32
5.1.1. Kategori Barang ..................................................................................................................................................................................... 33
5.1.2. Kategori Jasa ..................................................................................................................................................................................... 35
5.2. Pemesanan Barang atau Jasa.................................................................................................................................................................. 36
5.3. Laporan - Barang Diterima....................................................................................................................................................................... 39
6. PPK ...................................................................................................................................................................................................................... 40
6.1. Login............................................................................................................................................................................................................ 40
6.2. List Permohonan ....................................................................................................................................................................................... 41
6.2.1. Permohonan....................................................................................................................................................................................... 41
6.2.2. Persetujuan ........................................................................................................................................................................................ 44
6.2.3. Penolakan ........................................................................................................................................................................................... 46
6.3. Laporan ....................................................................................................................................................................................................... 48
6.3.1. Barang Terbayar ................................................................................................................................................................................ 48
6.3.2. Rekapitaluasi Pembelian Barang dan Jasa .................................................................................................................................... 50
7. Pejabat Pengadaan............................................................................................................................................................................................ 51
7.1. Login............................................................................................................................................................................................................ 51
7.2. Master Data – User Management............................................................................................................................................................. 52
7.2.1. Tambah Admin Penyedia Barang/Jasa ........................................................................................................................................... 53
9|DIGIPRO-Manual Book
7.3. Negosiator-Negosiasi .............................................................................................................................................................................. 55
7.4. Laporan....................................................................................................................................................................................................... 63
7.4.1. Barang Terbayar ................................................................................................................................................................................ 63
7.4.2. Hasil Penghematan ........................................................................................................................................................................... 65
7.4.3. Rekapitaluasi Pembelian Barang dan Jasa .................................................................................................................................... 66
8. Pejabat Penerima .............................................................................................................................................................................................. 67
8.1. Login............................................................................................................................................................................................................ 67
8.2. Pesanan ...................................................................................................................................................................................................... 68
8.3. Peneriman .................................................................................................................................................................................................. 72
8.4. Penolakan ................................................................................................................................................................................................... 73
8.5. Laporan – Barang Diterima ...................................................................................................................................................................... 74
9. Bendahara Pengeluaran ................................................................................................................................................................................... 76
9.1. Login............................................................................................................................................................................................................ 76
9.2. Pembayaran ............................................................................................................................................................................................... 77
9.2.1. Invoice ................................................................................................................................................................................................. 77
9.2.2. Invoice Pajak ...................................................................................................................................................................................... 82
9.3. Laporan ....................................................................................................................................................................................................... 85
9.3.1. Rekapitulasi Bruto dan Total Pajak Dibayar ................................................................................................................................... 85
9.3.2. Rekapitulasi PPh dan PPN ................................................................................................................................................................ 87
9.3.3. Sudah Terbayar .................................................................................................................................................................................. 88
9.3.4. Belum Terbayar.................................................................................................................................................................................. 90
9.3.5. Rekapitulasi Netto ............................................................................................................................................................................. 91
9.3.6. Rekapitulasi KKP dan CMS VA .......................................................................................................................................................... 92
10 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
10. Admin Penyedia Barang/Jasa ...................................................................................................................................................................... 93
10.1. Login............................................................................................................................................................................................................ 93
10.2. Master Data – User Management............................................................................................................................................................. 94
10.2.1. Tambah User Penyedia Barang/Jasa .............................................................................................................................................. 95
11. Penyedia Barang/Jasa Pengadaan ................................................................................................................................................................. 97
11.1. Login............................................................................................................................................................................................................ 97
11.2. Master Data – Barang ................................................................................................................................................................................ 98
11.2.1. Tambah Barang .................................................................................................................................................................................. 99
11.2.2. Edit Barang ....................................................................................................................................................................................... 101
11.3. Master Data – Harga Barang .................................................................................................................................................................. 102
11.3.1. Tambah Harga Barang..................................................................................................................................................................... 103
11.3.2. Detail Harga Barang ........................................................................................................................................................................ 104
11.4. Master Data – Stock Barang ................................................................................................................................................................... 105
11.4.1. Tambah Stock Barang ..................................................................................................................................................................... 106
11.4.2. Detail Stock Barang ......................................................................................................................................................................... 107
11.5. Negosiator – Negosiasi ........................................................................................................................................................................... 108
11.6. Laporan ..................................................................................................................................................................................................... 112
11.6.1. Rekapitulasi PPh dan PPN .............................................................................................................................................................. 112
11.6.2. Pending atau Gagal .......................................................................................................................................................................... 113
11.6.3. Rekapitulasi Pengadaan Dibayar ................................................................................................................................................... 114
11.6.4. Rekapitulasi Pengadaan Belum Dibayar....................................................................................................................................... 115
11.6.5. Rekapitulasi Transaksi Satker ....................................................................................................................................................... 116
12. Penyedia Barang/Jasa Pengiriman ........................................................................................................................................................... 118
11 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
12.1. Login.......................................................................................................................................................................................................... 118
12.2. Permohonan Pengiriman ....................................................................................................................................................................... 119
12.3. Pengiriman ............................................................................................................................................................................................... 122
12 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
1. Pendahuluan
Pengadaan barang dan jasa identik dengan adanya berbagai fasilitas baru, berbagai bangunan, jalan, rumah sakit,
gedung perkantoran, alat tulis, sampai dengan kursus bahasa inggris yang dilaksanakan di sebuah instansi
pemerintah. Pengadaan barang dan jasa dibuat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atau instansi pemerintah
akan barang dan/atau jasa yang dapat menunjang kinerja dan performance.
Dalam Pasal 1 angka 1 Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
(Perpres 54 Tahun 2010) menerangkan secara lebih jelas, bahwa PBJP merupakan kegiatan untuk memperoleh
barang/jasa oleh kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi lainnya yang prosesnya dimulai
dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa.
13 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
Kementerian keuangan merupakan salah satu instansi pemerintah yang melakasanakan pengadaan barang dan
jasa untuk memenuhi kebutuhan. Dalam melaksankan pengadaan barang dan jasa masih dilakukan secara
konvesional(manual) dan dokumen yang diperlukan selama pengajuan masih belum terdokumentasi dan
terasipkan dengan baik,
Kerja sama dengan Penyedia Barang/Jasa pun masih dilakukan secara konvensional, yakni dilakukan melalui
telepon. Padahal di era modern seperti ini sudah dapat dilakukan pemesenan barang dan jasa secara online. Untuk
mengatasi beberapa masalah tersebut makan dibuatlah sistem informasi Digipro (Digital Procurement).
14 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
1.1. User Hirarki
User
Pemesan
Admin Penyedia
Barang/Jasa
Penyedia Kurir
Barang/Jasa -
Pengadaan
15 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
16 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
17 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
Deskripsi fungsi user :
1. Super Admin :
a. Mendapatkan akses buat user kementrian.
b. Mendapatkan setting kategori, setting menu, permission dan lainnya
2. Admin PKN :
a. Mendapatkan akses buat user KPPN.
3. Admin SATKER :
a. Dapat melakukan pengelolaan Master Kode Anggaran (Insert, Update, Delete)
b. Membuat Unit untuk setiap SATKER yang ada dibawah naungannya, ditambahkan dengan penempatan kode anggaran
pada masing-masing unit tersebut
c. Membuat User Satker yang terdiri dari :
i. User PPK
ii. User Pejabat Pengadaan
iii. User Bendahara Pengeluaran
iv. User Pemesan (direktorat teknis)
v. User Pejabat Penerima Barang
4. User Pemesan :
a. Melakukan permohonan pengadaan barang ke user PPK
b. Dapat memilih kode anggaran sesuai dengan kepemilikan di unit tersebut pada saat akan melakukan pengajuan
pengadaan barang
c. Dapat menentukan deadline (Date + TIme) untuk setiap pengajuan permohonan
d. Dapat memilih user PPK yang berada sesuai dengan SATKER
e. Pada saat memilih barang yang akan diajukan User Pemesan hanya bisa melihat barang / jasa dan harganya saja,
namun tidak dapat melihat Penyedia Barang/Jasa yang menjual / menawarkan jasa tersebut
f. Dapat melakukan unggah data berupa file PDF untuk data / berkas penunjang permohonan pada saat melakukan
pengajuan pengadaan
g. Dapat mencantumkan alamat tujuan pengiriman beserta nama dan no. telepon petugas yang akan menerima barang /
jasa
h. Dapat melihat History / Tracking Status pada setiap permohonan yang dilakukan, hal ini ditujukan untuk mengetahui
proses permohonan pengadaan sedang berada pada fase tertentu
18 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
5. User PPK :
a. Melakukan persetujuan / penolakan terhadap pengajuan permohonan pengadaan yang dilakukan oleh User Pemesan
atas PPK yang ditunjuk pada satu lingkup SATKER, dimana sebelum menyetujui PPK menunjuk pejabat pengadaan
b. Bila melakukan penolakan maka user PPK dapat memeberikan alasan penolakan berupa keteranggan / komentar,
maka notifikasi permohonan yang ditolak tersebut akan diberikan kepada user Pemesan yang melakukan pengajuan
permohonan pengadaan
c. Pada saat akan melakukan approval terdapat pilihan untuk menunjuk user pejabat pengadaan sesuai kebutuhan
6. User Pejabat Pengadaan :
a. Dapat melakukan pengelolaan Admin Penyedia Barang/Jasa (Insert, Update, Delete)
b. Melakukan negosiasi dengan pihak Penyedia Barang/Jasa berdasarkan data permohonan yang telah disetujui oleh PPK
c. Menentukan metode pembayaran pada saat sudah terjadinya kesepakatan negosiasi harga antara User Pejabat
Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa
d. Dapat mengganti / memilih Penyedia Barang/Jasa yang lain apabila dalam suatu kondisi negosiasi tidak menemukan
titik temu kesepakatan harga dengan pihak Penyedia Barang/Jasa pertama
7. User Pejabat Penerima Barang :
a. Bertugas melakukan konfirmasi didalam aplikasi pada saat menerima barang / jasa yang telah dikirim oleh pihak
apabila barang tidak sesuai dengan pesanan dan mencantumkan komentar / alasan penolakan
b. Apabila dalam case tertentu barang yg dikirimkan sudah sesuai namun jumlahnya tidak sesuai maka User Petugas
Penerima Barang akan tetap melakukan pembatalan penerimaan barang didalam aplikasi, dikarenakan didalam
aplikasi tidak dimungkinkan untuk melakukan penerimaan sebagian.
c. Dapat melakukan review / komentar pada Penyedia Barang/Jasa tertentu yang sudah melakukan pengiriman barang /
jasa di dalam aplikasi, sehingga dapat memberikan informasi tambahan tentang kinerja Penyedia Barang/Jasa tersebut
didalam melakukan pelayanan
8. User Bendahara Pengeluaran :
a. Bertugas melakukan pembayaran invoice berdasarkan 2 metode pembayaran yang telah disepakati KKP dan CMS VA.
b. Setelah bertugas menyelesaikan pembayaran kepada Penyedia Barang/Jasa maka user Bendahara Pengeluaran akan
membayarkan jenis pajak yang ada menggunakan metode MT-100
c. Dapat memiliki laporan untuk melihat detail total pengeluaran harian bulanan tahunan
d. Dapat memiliki laporan untuk melihat detail pengeluaran pembiayaan Penyedia Barang/Jasa dan pengeluaran
pembayaran pajak
9. Admin Penyedia Barang/Jasa :
a. Dapat Membuat User SATKER yang terdiri dari :
19 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
i. Penyedia Barang/Jasa
ii. Bagian Kurir
b. Menyimpan data Penyedia Barang/Jasa, seperti : nomor rekening, upload dokumen NPWP, SIUP dsb
10. Penyedia Barang/Jasa Pengadaan :
a. Melakukan negosiasi kepada Pejabat Pengadaan
b. Dapat melakukan penolakan terhadap negosiasi yang ditawarkan oleh Pejabat Pengadaan
c. Dapat melihat detail pemasukan pembayaran dari SATKER Keuangan beserta laporan pajak dan bukti pembayaran
pajaknya
11. Kurir :
a. Dapat melakukan pengiriman barang berdasarkan hasil dari negosiasi yang telah dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa
Pengadaan
b. Dapat membuat beberapa manifest bedasarkan kebutuhan pengiriman
c. Dapat melihat detail jumlah barang berdasarkan :
i. Barang yang harus dikirim
ii. Barang yang sedang dikirim
iii. Barang yang telah diterima
d. Dapat menentukan petugas yang akan mengirim barang
e. Mendapatkan isi detail dari alasan penolakan barang, sehingga dapat mengetahui jumlah yang akan dikirim ulang
20 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
1.2. Digipro
Digipro merupakan sistem informasi yang dibangun untuk membantu instansi
pemerintah terutama Kementerian Keuangan dalam menyelesaikan masalah
pengadaan barang dan jasa yang saat ini masih belum sepenuhnya tersistematis
(manual).
9|DIGIPRO-Manual Book
1.3. Fitur Utama
User Management
User management merupakan fitur yang digunakan super admin dan
admin untuk memanage user
Permohonan/Pengajuan
Dapat mengajukan pengajuan pengadaan barang dan jasa melalui
sistem
Menyetujui Permohonan
Dapat menyetujui permohonan pengajuan pengadaan barang dan
jasa melalui sistem
Negosiasi
Dapat melakukan negosiasi antara satker dengan Penyedia
Barang/Jasa yang dilakukan melalui sistem
Pembayaran
Dapat melakukan pembayaran ke Penyedia Barang/Jasa dan ke
pajak. Untuk ke Penyedia Barang/Jasa dapat menggunakan Kartu
Kredit Pemerintah (KKP) dan pembayaran terjadwal (CMS VA) dan
untuk pembayaran ke pajak menggunakan tipe pembayaran CMS VA,
dimana setiap pembayarannya tercatat dalam sistem.
10 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
1.4. Fitur Tambahan
Tracking
Dapat melakukan Tracking pada barang yang sedang dilakukan
pengiriman
Reporting
Semua prosesnya terdokumentasi dengan baik dan terdapat
pelaporan
Scan QR Code
Dapat melakukan penerimaan barang pesanan dengan
menggunakan QR Code
Database Inventori
Setiap proses aktivitas yang dilakukan oleh satker atapun Penyedia Barang/Jasa
tercatat dalam sistem sebagai history.
11 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
1.5. Benefit
Terdokumentasi
Dilengkapi dengan fitur laporan keuangan secara simpel yang dapat
membantu anda dalam melakukan monitoring pembelian secara
realtime dan otomatis.
Aman
Proses pengadaan barang dan jasa terjaga keamanannya, karena
dibeli dari beberapa Penyedia Barang/Jasa yang bekerja sama
dengan Kementerian Keuangan
12 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
2. Admin PKN
2.1 Login
Login merupakan halaman yang berfungsi untuk mengautentikasi user (pengguna)
yang akan masuk ke dalam sistem, untuk dapat login minimal dibutuhkan username dan
password.
Berikut merupakan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
13 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
2.2 Dashboard
Dashboard merupakan halaman yang pertama kali muncul ketika berhasil masuk
kedalam sistem DigiPro. Halaman ini berfungsi untuk melihat statistik dan summary dari
sistem DigiPro.
14 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
2.3 Master Data- User Management
Halaman master data merupakan halaman yang menampilkan data master dari seluruh
sistem. User Management merupakan halaman yang menampilkan informasi terkait admin
KPPN yang terdaftar dalam sistem. Berikut merupakan tampilan halaman user
management :
1. Tambah Admin KPPN, merupakan button yang digunakan untuk medaftarkan admin
KPPN agar bisa masuk kedalam sistem.
2. Tabel admin KPPN berisi beberapa informasi yaitu :
- ID Admin KPPN, merupakan nomor id user untuk admin KPPN
- NIP, nomor induk pegawai
- Nama Petugas
- Nama KPPN
- Created date, tanggal dibuatnya user
- Status, merupakan status dari user tersebut, apakah masih aktif atau sudah
tidak aktif
3. Kolom search dan filter untuk mencari data berdasarkan ID Admin KPPN, NIP, Nama
Petugas, Nama KPPN, Created Date, dan Status.
4. Edit, button yang digunakan untuk melakukan perubahan data admin KPPN, button
edit berada pada di baris data admin KPPN
15 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
2.3.1 Tambah Admin KPPN
Admin PKN tidak dapat mendaftarkan diri secara langsung untuk masuk kedalam
sistem, harus melalui Super Admin(BNI). Berikut merupakan langkah untuk
mendaftarkan Admin PKN :
16 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
Berikut merupakan beberapa field yang harus diisikan untuk mendaftarkan admin KPPN
kedalam user :
3. Setelah mengklik button simpan, data Admin KPPN yang baru ditambahkan
akan muncul di dalam list dan sistem akan secara otomatis mengirimkan
email kepada user untuk memberi password.
17 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
3. Admin KPPN
3.1. Login
Login merupakan halaman yang berfungsi untuk mengautentikasi user (pengguna)
yang akan masuk ke dalam sistem, untuk dapat login minimal dibutuhkan username dan
password.
Berikut merupakan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
18 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
3.2. Dashboard
Dashboard merupakan halaman yang pertama kali muncul ketika berhasil masuk
kedalam sistem DigiPro. Halaman ini berfungsi untuk melihat statistik dan summary dari
sistem DigiPro.
19 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
3.3. Master Data-User Management
Halaman master data merupakan halaman yang menampilkan data master dari seluruh
sistem. User Management merupakan halaman yang menampilkan informasi terkait
admin Satker (Satuan Kerja) yang terdaftar dalam sistem. Berikut merupakan tampilan
halaman user management :
1. Tambah Admin Satker, merupakan button yang digunakan untuk medaftarkan admin
Satker agar bisa masuk kedalam sistem.
2. Tabel admin Satker berisi beberapa informasi yaitu :
- ID Admin Satker, merupakan nomor id user untuk admin Satker
- NIP, nomor induk pegawai
- Nama Petugas
- Created date, tanggal dibuatnya user
- Status, merupakan status dari user tersebut, apakah masih aktif atau sudah
tidak aktif
3. Kolom search dan filter untuk mencari data berdasarkan ID Admin Satker, NIP, Nama
Petugas, Created Date, dan Status.
4. Edit, button yang digunakan untuk melakukan perubahan data admin Satker, button
edit berada pada di baris data admin Satker.
20 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
3.3.1 Tambah Admin KPPN
Admin KPPN tidak dapat mendaftarkan diri secara langsung untuk masuk
kedalam sistem, harus melalui PKN. Berikut merupakan langkah untuk
mendaftarkan Admin KPPN :
21 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
2. Berikut merupakan tampilan ketika sudah mengklik button Tambah Admin
KPPN
22 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
3. Setelah mengklik button simpan, data Admin Satker yang baru ditambahkan
akan muncul di dalam list dan sistem akan secara otomatis mengirimkan email
kepada user untuk memberi password
23 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
4. Admin Satker
4.1. Login
Login merupakan halaman yang berfungsi untuk mengautentikasi user (pengguna)
yang akan masuk ke dalam sistem, untuk dapat login minimal dibutuhkan username dan
password.
Berikut merupakan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
24 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
4.2. Dashboard
Dashboard merupakan halaman yang pertama kali muncul ketika berhasil masuk
kedalam sistem DigiPro. Halaman ini berfungsi untuk melihat statistik dan summary dari
sistem DigiPro.
25 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
4.3. Master Data- Unit
Halaman master data merupakan halaman yang menampilkan data master dari seluruh
sistem. Unit merupakan halaman yang menampilkan informasi terkait admin unit yang
terdaftar dalam sistem. Berikut merupakan tampilan halaman unit :
1. Create Unit, merupakan button yang digunakan untuk memasukkan data unit
kedalam sistem.
2. Tabel unit berisi beberapa informasi yaitu :
- Unit Code, kode unit
- Unit Name, nama unit
- Created date, tanggal dibuatnya user
3. Kolom search dan filter untuk mencari data berdasarkan Unit Code, Unit Name,
Created Date.
4. Edit, button yang digunakan untuk melakukan perubahan data unit, button edit
berada pada di baris data unit.
26 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
2. Berikut merupakan tampilan ketika sudah mengklik button Create Unit
Berikut merupakan beberapa field yang harus diisikan untuk membuat unit:
3. Setelah mengklik button simpan, data unit yang baru ditambahkan akan
muncul di dalam list.
27 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
4.4. Master Data- User Management
Halaman master data merupakan halaman yang menampilkan data master dari seluruh
sistem. User Management merupakan halaman yang menampilkan informasi terkait
admin Satker (Satuan Kerja) yang terdaftar dalam sistem. Berikut merupakan tampilan
halaman user management :
1. Tambah User, merupakan button yang digunakan untuk medaftarkan user Satker
agar bisa masuk kedalam sistem.
2. Tabel user Satker berisi beberapa informasi yaitu :
- ID User Satker, merupakan nomor id user untuk admin Satker
- NIP, nomor induk pegawai
- Nama Petugas
- Nama Role, nama satker
- Created date, tanggal dibuatnya user
- Status, merupakan status dari user tersebut, apakah masih aktif atau sudah
tidak aktif
3. Kolom search dan filter untuk mencari data berdasarkan ID User Satker, NIP, Nama
Petugas, Nama Role, Created Date, dan Status.
4. Edit, button yang digunakan untuk melakukan perubahan data user Satker, button
edit berada pada di baris data user Satker.
28 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
4.4.1. Tambah User Satker
User Satker tidak dapat mendaftarkan diri secara langsung untuk masuk kedalam
sistem, harus melalui Admin Satker, berikut merupakan langkah untuk
mendaftarkan User Satker :
Berikut merupakan beberapa field yang harus diisikan untuk membuat unit:
29 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
E. Dokumen SK, untuk mengupload file Surat Keputusan yang digunakan
sebagai bukti
F. Username, nama pengguna
G. Email
H. Kembali, button untuk kembali ke halaman user management
I. Simpan, button untuk menyimpan dan memproses pembuatan unit.
3. Setelah mengklik button simpan, data user Satker yang baru ditambahkan
akan muncul di dalam list dan sistem akan secara otomatis mengirimkan
email kepada user untuk memberi password.
30 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
5. Pemesan
5.1. Login
Login merupakan halaman yang berfungsi untuk mengautentikasi user (pengguna)
yang akan masuk ke dalam sistem, untuk dapat login minimal dibutuhkan username dan
password.
Berikut merupakan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
31 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
5.2. Dashboard
Dashboard merupakan halaman yang pertama kali muncul ketika berhasil masuk kedalam
sistem DigiPro. Pada halaman dashboard Pemesan dapat memilih barang dengan dua cara
yaitu :
1. Dengan memasukkan barang yang dicari dalam field pencarian
2. Dengan memilih kategori barang atau jasa
Berikut merupakan tampilan halaman Dashboard :
32 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
5.1.1. Kategori Barang
Berikut merupakan tampilan apabila mengklik button Barang
33 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
34 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
5.1.2. Kategori Jasa
Berikut merupakan tampilan apabila mengklik button Jasa
35 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
5.2. Pemesanan Barang atau Jasa
Pemesanan barang atau jasa hanya bisa dilakukan oleh Pemesan, berikut
merupaka langkah untuk melakukan pemesanan barang atau jasa ;
1. User Satker Requeste melakukan Login untuk masuk kedalam sistem (Point
6.1)
2. Setelah masuk kedalam sistem, memilih barang dengan dua cara yaitu :
- Dengan memasukkan barang yang dicari dalam field pencarian
- Dengan memilih kategori barang atau jasa
3. Setelah menentukan barang yang dipilih, masukkan beberapa data yang harus
dilengkapi.
36 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
Berikut merupakan beberapa data yang harus dilengkapi berdasarkan gambar
diatas :
37 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
6. Untuk selanjutnya jika permohonan barang sudah disubmit oleh Pemesan dan
menu ini berfungsi memonitor permohonan secara keseluruhan
38 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
5.3. Laporan - Barang Diterima
Halaman Laporan Barang Diterima merupakan halaman yang menampilkan
informasi terkait laporan barang pesanan yang sudah diterima, berikut merupakan
tampilan halaman barang diterima :
Keterangan :
39 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
6. PPK
Satker PPK merupakan satker yang berwenang untuk menyetujui atau menolak permohanan
pengajuan barang. Untuk menyetujui atau menolak permohanan barang satker PPK harus login
kedalam sistem.
6.1. Login
Login merupakan halaman yang berfungsi untuk mengautentikasi user (pengguna)
yang akan masuk ke dalam sistem, untuk dapat login minimal dibutuhkan username dan
password.
Berikut merupakan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
40 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
6.2. List Permohonan
Menu list permohonan merupakan menu yang menampilkan informasi terkait
permohonan pengajuan barang yang sudah diajukan oleh Pemesan, dalam menu list
permohonan juga terdapat sub menu persetujuan yang menampilkan informasi
permohonan yang sudah di setujui, dan sub menu penolakan yang menampilkan
informasi permohonan yang tidak disetujui.
6.2.1. Permohonan
Sub menu permohonan akan menampilkan list permohonan pengajuan barang
yang diajukan oleh Pemesan.
Keterangan :
41 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
2. Kolom search dan filter untuk mencari data berdasarkan ID Permohonan, ID
Petugas Permohonan, Nama Petugas Permohonan, Tanggal Permohonan,
Kode Anggaran, Deadline, dan Status
3. Details, untuk melihat detail informasi permohonan
Pada halaman ini user satker PPK dapat menyetujui atau menerima permohonan barang,
berikut merupakan langkah untuk menyetujui atau menerima permohonan barang :
Keterangan gambar :
A. Detail informasi permohanan dan barang yang diajukan
B. Catatan
C. Pilih Pejabat Pengadaan, memilih pejabat pengadaan untuk melakukan
negosiasi
D. Tolak, button yang digunakan untuk menolak pengajuan permohonan barang
E. Setuju, button yang digunakan untuk menerima pengajuan permohonan barang
3. Setelah mengklik button setuju, akan muncul pop up notifikasi seperti gambar dibawah:
42 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
4. Apabila menyetujui permohonan makan klik button “ Ya “
5. Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah, dimana statusnya sudah berubah
menjadi DISETUJUI
43 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
6.2.2. Persetujuan
Sub menu persetujuan akan menampilkan list permohonan pengajuan barang
yang sudah disetujui, berikut merupakan tampilan dari list permohonan yang
disetujui.
Keterangan gambar :
44 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
3. Details, button yang digunakan untuk melihat detail informasi, berikut
merupakan tampilan ketika mengklik button details.
45 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
6.2.3. Penolakan
Sub menu penolakan akan menampilkan list permohonan pengajuan barang yang
ditolak, berikut merupakan tampilan dari list permohonan yang ditolak.
Keterangan gambar :
46 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
47 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
6.3. Laporan
Menu laporan merupakan menu yang menampilkan informasi terkait barang yang sudah
dibayar dan rekapitulasi pembelian barang/jasa. Terdapat sub menu barang terbayar
yang menampilkan informasi barang yang sudah dilakukan pembayaran, dan sub menu
rekapitulasi pembelian barang/jasa yang menampilkan informasi terkait barang/jasa
yang dibeli.
Keterangan :
48 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
- Nama Barang
- Jenis Barang
- Nama Penyedia Barang Jasa
- Total Barang, jumlah barang yang diajukan
- Total Harga, jumlah harga yang harus dibayarkan
- Total Barang yang Disetujuin
- Yang sudah Dibayarkan, jumlah harga yang sudah dibayarkan
4. Kolom search untuk melakukan pencarian data
49 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
6.3.2. Rekapitaluasi Pembelian Barang dan
Jasa
Sub menu rekapitulasi pembelian barang/jasa yang menampilkan informasi terkait
barang/jasa yang dibeli.
Keterangan :
50 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
7. Pejabat Pengadaan
Pejabat pengadaan merupakan pejabat yang berwenang untuk mendaftar Penyedia Barang/Jasa
yang bekerja sama dengan Kementerian Keuangan. Selain itu pejabat pengadaan juga menjadi
negosiator untuk pengadaa barang.
7.1. Login
Login merupakan halaman yang berfungsi untuk mengautentikasi user (pengguna)
yang akan masuk ke dalam sistem, untuk dapat login minimal dibutuhkan username dan
password.
Berikut merupakan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
51 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
7.2. Master Data – User Management
Halaman master data merupakan halaman yang menampilkan data master dari seluruh
sistem. User Management merupakan halaman yang menampilkan informasi terkait
Admin Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar dalam sistem. Berikut merupakan tampilan
halaman user management :
52 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
7.2.1. Tambah Admin Penyedia Barang/Jasa
Admin Penyedia Barang/Jasa tidak dapat mendaftarkan diri secara langsung untuk
masuk kedalam sistem, harus melalui Pejabat Pengadaan, berikut merupakan
langkah untuk mendaftarkan admin Penyedia Barang/Jasa :
53 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
Berikut merupakan beberapa field yang harus diisikan untuk membuat admin
Penyedia Barang/Jasa:
54 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
7.3. Negosiator-Negosiasi
Pejabat pengadaan juga berperan sebagai negosiator dari sisi satker, pejabat
pengadaan melakukan negosiasi dengan Penyedia Barang/Jasa pengadaan, berikut
merupakan langkah negosiasi yang dilakukan oleh pejabat pengadaan :
1. Pejabat pengadaan melakukan Login untuk masuk kedalam sistem (Point 8.1)
2. Kemudian pilih menu Negosiator lalu pilih sub menu Negosiasi, berikut merupakan
tampilan halaman negosiasi
Keterangan gambar :
A. Tabel daftar negosiasi berisi beberapa informasi yaitu :
- No
- ID Persetujuan , nomor id persetujuan
- ID Negosiasi, nomor id negosiasi
- ID Barang, nomor id barang
- ID Pejabat Pengadaan, nomor id pejabat pengadaan yang berwenang
- Nama Pejabat Pengadaan
- ID Penyedia Barang/Jasa, nomor id Penyedia Barang/Jasa
- Nama Penyedia Barang/Jasa Pengadaan
- Last Update, tanggal terjadi perubahan
- Deadline, tanggal batas akhir pengadaan barang
- Status, terdapat 6 status, yaitu :
▪ Belum Negosiasi
▪ Mulai Negosiasi
▪ Sukses Negosiasi
▪ Batal Negosiasi
▪ Pilih Pembayaran
▪ Menunggu Negosiasi/Konfirmasi
55 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
- Details, untuk melihat detail informasi barang
B. Kolom search dan filter untuk mencari data
C. Details, button yang digunakan untuk melakukan perubahan data harga, button
detail berada pada di baris data harga barang.
3. Klik button details pada daftar negosiasi yang statusnya Belum Negosiasi
4. Setelah mengklik button details, akan tampil tampilan seperti gambar dibawah, dan
kemudian klik button mulai negosiasi untuk memulai negosiasi.
56 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
5. Kemuadian akan muncul tampilan tahap negosiasi seperti gambar dibawah.
Pejabat Pengadaan diminta untuk memasukkan harga yang diinginkan, dan apabila
diperlukan memberikan catatan pada kolom komentar
7. Setelah mengklik button negosiasi maka akan muncul pop up konfirmasi seperti
gambar dibawah :
57 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
9. Kemudian akan muncul pop notifikasi bahwa negosiasi berhasil dikirim kepada
Penyedia Barang/Jasa pengadaan. Kemudian klik button OK
58 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11. Satker Pejabat Pengadaan menunggu balasan dari Penyedia Barang/Jasa, apabila
sudah mendapat balasan dari Penyedia Barang/Jasa, status negosiasi akan menjadi
Konfirmasi Negosiasi.
12. Kemudian klik details untuk melihat balasan Penyedia Barang/Jasa dan melakukan
negosiasi kembali(jika harga belum sesuai).
13. Setelah mengklik button details, tampilan pada tahap negosiasi akan berbeda dari
sebelumnya, terdapat informasi harga yang diberika oleh Penyedia Barang/Jasa
pengadaan setelah satker pejabat pengadaan memberika harga.
59 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
14. Apabila sudah menyetujui harga baru yang diberikan oleh Penyedia Barang/Jasa
maka klik button Konfirmasi Setuju, apabila ingin melakukan negosiasi kembali
maka lakuka step 5-10.
15. Kemudian akan muncul pop notifikasi konfirmasi negosiasi disetujui atau tidak
17. Kemudian akan muncul pop notifikasi bahwa negosiasi berhasil dikirim kepada
Penyedia Barang/Jasa pengadaan. Kemudian klik button OK
18. Setelah negosiasi selesai akan tampil field metode pembayaran, terdapat dua
metode pembayaran yaitu :
D. KKP, menggunakan kartu kredit pegawai
E. CMS VA, menggunakan virtual account
60 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
19. Apabila melakukan pembayaran dengan KKP, satker diminta untuk melakukan cek
limit dengan mengklik button cek limit.
19.1. Jika limit mencukupi maka klik button OK, apabila limit tidak mencukupi
maka metode pembayaran diganti dengan menggunakan CMS VA.
61 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
19.3. Setelah itu akan muncul pop up konfirmasi apakan yakin akan menggunakan
metode pembayaran tersebut. Klik button YA apabila sudah memilih metode
pembayaran
20. Apabila melakukan metode pembayaran dengan menggunakan CMS VA, satker
pejabat pengadaan tidak perlu mengisi apapun, kemudian klik button submit untuk
menyimpan metode pembayaran.
20.1. Setelah itu akan muncul pop up konfirmasi apakan yakin akan menggunakan
metode pembayaran tersebut. Klik button YA apabila sudah memilih metode
pembayaran
62 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
7.4. Laporan
Menu laporan merupakan menu yang menampilkan informasi terkait barang yang sudah
dibayar, hasil penghematan, dan rekapitulasi pembelian barang/jasa. Terdapat sub menu
barang terbayar yang menampilkan informasi barang yang sudah dilakukan pembayaran,
sub menu hasil penghematan menampilkan informasi terkait hasil
penghematan(negosiasi), dan sub menu rekapitulasi pembelian barang/jasa yang
menampilkan informasi terkait barang/jasa yang dibeli.
Keterangan :
63 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
- ID Persetujuan, nomor id persetujuan
- Nama Barang
- Jenis Barang
- Nama Penyedia Barang Jasa
- Total Barang, jumlah barang yang diajukan
- Total Harga, jumlah harga yang harus dibayarkan
- Total Barang yang Disetujuin
- Yang sudah Dibayarkan, jumlah harga yang sudah dibayarkan
4. Kolom search untuk melakukan pencarian data
64 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
7.4.2. Hasil Penghematan
Sub menu hasil penghematan menampilkan informasi terkait hasil
penghematan(negosiasi).
Keterangan :
65 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
7.4.3. Rekapitaluasi Pembelian Barang dan
Jasa
Sub menu rekapitulasi pembelian barang/jasa yang menampilkan informasi terkait
barang/jasa yang dibeli.
Keterangan :
66 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
8.Pejabat Penerima
Pejabat penerima merupakan pejabat yang berwenang untuk menerima barang yang sudah
dipesan.
8.1. Login
Login merupakan halaman yang berfungsi untuk mengautentikasi user (pengguna)
yang akan masuk ke dalam sistem, untuk dapat login minimal dibutuhkan username dan
password.
Berikut merupakan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
67 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
8.2. Pesanan
Menu pesanan akan menampilkan list pesanan barang yang dikirimkan oleh kurir
Penyedia Barang/Jasa.
Keterangan
68 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
Pada halaman ini user Satker Penerima dapat menerima atau menolak barang yang
dikirimkan, berikut merupakan langkah untuk menerima atau menolak barang :
69 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
4. Kemudian akan menampilkan informasi terkait detail pengiriman dan pesanan
5. Apabila pesanan sudah sesuai baik dari segi jumlah dan kualitas, maka klik button
Terima Barang.
6. Kemudia akan muncul pop up notifikasi barang diterima dan statusnya berubah
menjadi Diterima.
70 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
71 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
8.3. Peneriman
Halaman ini akan menampilkan daftar barang yang diterima oleh user Penerima Barang,
untuk melihat details dari barang yang diterima klik button Details.
72 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
8.4. Penolakan
Halaman ini akan menampilkan daftar barang yang ditolak oleh user Penerima Barang,
untuk melihat details dari barang yang diterima klik button Details.
73 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
8.5. Laporan – Barang Diterima
Halaman Barang Diterima merupakan halaman yang menampilkan informasi terkait
laporan barang pesanan yang sudah diterima, berikut merupakan tampilan halaman
barang diterima :
74 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
Keterangan :
75 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
9. Bendahara Pengeluaran
Bendahara Pengeluaran merupakan pejabat yang berwenang untuk melakukan
pembayaran barang kepada Penyedia Barang/Jasa dan juga melakukan pembayaran
pajak.
9.1. Login
Login merupakan halaman yang berfungsi untuk mengautentikasi user (pengguna)
yang akan masuk ke dalam sistem, untuk dapat login minimal dibutuhkan username dan
password.
Berikut merupakan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
76 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
9.2. Pembayaran
9.2.1. Invoice
Halaman Invoice merupakan halaman yang menampilkan informasi pembayaran
barang terhadap Penyedia Barang/Jasa, pembayaran dilakukan oleh user bendahara,
dengan metode-metode yang sudah ditentukan. Berikut merupakan langkah untuk
melakukan pembayaran invoice.
1. Masuk kedalam sub menu invoice, kemudian akan tampil list permohonan barang
yang sudah dilakukan pembayaran dan yang belum dilakukan pembayaran. Untuk
melakukan pembayaran pilih list permohonan yang statusnya belum dibayar.
77 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
2. Selanjutnya klik button details kemudian akan muncul tampilan seperti gambar
dibawah, selanjutya klik button Pilih Tagihan
3. Setelah mengklik button Pilih Tagihan akan muncul list tagihan, user diminta untuk
memilih tagihan yang akan dibayarkan, pada bagian kanan bawah terdapat infomasi
total invoice dan total harga yang harus dibayarkan, kemudian klik butto Create MT-
100 untuk membuat file MT-100
78 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
4. Dan akan muncul pop up konfirmasi apakah akan membuat file MT-100, untuk
melanjutkan proses pembayaran pilih YA,
5. File MT-100 akan muncul pada halaman details invoice, file MT-100 juga bisa
didownload dengan mengklik button Download
79 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
6. Berikut merupakan tampilan file MT-100
80 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
8. Berikut merupakan tampilan ketika melakukan cetak invoice
81 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
9.2.2. Invoice Pajak
Halaman Invoice Pajak merupakan halaman yang menampilkan informasi
pembayaran pajak, pembayaran dilakukan oleh user bendahara pengeluaran,
dengan metode-metode yang sudah ditentukan. Berikut merupakan langkah untuk
melakukan pembayaran invoice.
1. Masuk kedalam sub menu invoice pajak, kemudian akan tampil list permohonan
barang yang sudah dilakukan pembayaran dan yang belum dilakukan
pembayaran. Untuk melakukan pembayaran pilih list permohonan yang
statusnya belum dibayar.
82 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
2. Selanjutnya klik button details kemudian akan muncul tampilan seperti gambar
dibawah, klik link yang ada pada field File MT-100 Pajak untuk mendownload File
MT-100.
83 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
2. Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar dibawah, selanjutnya user
diminta untuk memilih invoice yang akan dibayarkan, dan dibagian kanan akan
muncul Total Invoice, Total Hargda, dan Jadwal Pembayarannya, jika sudah user
bisa mengklik button Create MT-100 Pajak, dan file MT-100 pajak akan terbuat
secara otomatis.
3. Dan akan muncul pop up konfirmasi apakah akan membuat file MT-100 Pajak ,
untuk melanjutkan proses pembayaran pilih YA,
84 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
9.3. Laporan
Menu laporan merupakan menu yang menampilkan informasi terkait hasil
rekapitulasi beberapa informasi,
Keterangan :
85 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
86 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
9.3.2. Rekapitulasi PPh dan PPN
Sub menu rekapitulasi PPh dan PPN merupakan halaman yang menampilkan
informasi terkait rangkuman mengenai Pajak Penghasil (PPh) dan Pajak
Pertambahan Nilai (PPN).
Keterangan :
87 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
9.3.3. Sudah Terbayar
Sub menu sudah terbayar merupakan sub menu yang menampilkan informasi
terkait pembelian barang atau jasa yang sudah dilakukan pembayaran.
Keterangan :
88 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
89 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
9.3.4. Belum Terbayar
Sub menu sudah terbayar merupakan sub menu yang menampilkan informasi
terkait pembelian barang atau jasa yang sudah dilakukan pembayaran.
Keterangan :
90 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
9.3.5. Rekapitulasi Netto
Sub menu rekapitulasi netto merupakan rangkuman pelaporan mengenai total
harga bersih yang sudah dikenakan pajak yang harus dibayarkan.
Keterangan :
91 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
9.3.6. Rekapitulasi KKP dan CMS VA
Sub menu rekapitulasi KKP dan CMS VA merupakan sub menu yang menampilkan
informasi terkait total pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan KKP
atau CMS VA.
Keterangan :
92 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
10. Admin Penyedia Barang/Jasa
10.1. Login
Login merupakan halaman yang berfungsi untuk mengautentikasi user (pengguna)
yang akan masuk ke dalam sistem, untuk dapat login minimal dibutuhkan username dan
password.
Berikut merupakan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
93 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
10.2. Master Data – User Management
Halaman master data merupakan halaman yang menampilkan data master dari seluruh
sistem. User Management merupakan halaman yang menampilkan informasi terkait user
Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar dalam sistem. Berikut merupakan tampilan
halaman user management :
94 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
10.2.1. Tambah User Penyedia Barang/Jasa
Admin Penyedia Barang/Jasa tidak dapat mendaftarkan diri secara langsung untuk
masuk kedalam sistem, harus melalui Pejabat Pengadaan, berikut merupakan
langkah untuk mendaftarkan admin Penyedia Barang/Jasa :
95 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
Berikut merupakan beberapa field yang harus diisikan untuk membuat admin
Penyedia Barang/Jasa:
96 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11. Penyedia Barang/Jasa Pengadaan
11.1. Login
Login merupakan halaman yang berfungsi untuk mengautentikasi user (pengguna)
yang akan masuk ke dalam sistem, untuk dapat login minimal dibutuhkan username dan
password.
Berikut merupakan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
97 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.2. Master Data – Barang
Halaman master data merupakan halaman yang menampilkan data master dari
seluruh sistem. Barang merupakan halaman yang menampilkan informasi terkait
barang yang terdaftar dalam sistem. Berikut merupakan tampilan halaman barang :
98 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.2.1. Tambah Barang
User Penyedia Barang/Jasa pengadaan bertugas untuk melakukan pengadaan
barang dan menjadi negosiator untuk pihak Penyedia Barang/Jasa, berikut
merupakan langkah untuk menambahkan barang kedalam sistem:
A. Nama Barang
B. Kategori
C. Satuan
D. Deskripsi, penjelasan singkat terkait barang
E. Mengunggah gambar header
F. Mengunggah gambar barang
G. Kembali, button untuk kembali ke halaman user management
H. Simpan, button untuk menyimpan dan memproses pembuatan admin
Penyedia Barang/Jasa.
99 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
3. Setelah mengklik button simpan, data barang yang baru ditambahkan akan
muncul di dalam list dan sistem akan secara otomatis menampilkan barang.
100 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.2.2. Edit Barang
User Penyedia Barang/Jasa pengadaan bertugas untuk melakukan pengadaan barang
dan menjadi negosiator untuk pihak Penyedia Barang/Jasa, berikut merupakan
langkah untuk melakukan perubaha data barang:
2. Kemudian lakukan perubahan data yang ingin dilakukan, apabila sudah selesai klik
button Simpan Data.
101 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.3. Master Data – Harga Barang
Halaman master data merupakan halaman yang menampilkan data master dari
seluruh sistem. Harga Barang merupakan halaman yang menampilkan informasi
terkait harga barang yang terdaftar dalam sistem. Berikut merupakan tampilan
halaman harga barang :
102 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.3.1. Tambah Harga Barang
User Penyedia Barang/Jasa pengadaan bertugas untuk melakukan pengadaan
barang dan menjadi negosiator untuk pihak Penyedia Barang/Jasa, berikut
merupakan langkah untuk menambahkan harga barang kedalam sistem:
3. Setelah mengklik button simpan, data barang yang baru ditambahkan akan muncul
di dalam list dan sistem akan secara otomatis menampilkan harga barang.
103 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.3.2. Detail Harga Barang
User Penyedia Barang/Jasa pengadaan bertugas untuk melakukan pengadaan barang dan
menjadi negosiator untuk pihak Penyedia Barang/Jasa, berikut merupakan langkah untuk
melihat detail harga barang:
104 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.4. Master Data – Stock Barang
Halaman master data merupakan halaman yang menampilkan data master dari
seluruh sistem. Stock Barang merupakan halaman yang menampilkan informasi
terkait stock barang yang terdaftar dalam sistem. Berikut merupakan tampilan
halaman stock arang barang :
105 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.4.1. Tambah Stock Barang
User Penyedia Barang/Jasa pengadaan bertugas untuk melakukan pengadaan
barang dan menjadi negosiator untuk pihak Penyedia Barang/Jasa, berikut
merupakan langkah untuk menambahkan stock barang kedalam sistem:
3. Setelah mengklik button simpan, data barang yang baru ditambahkan akan muncul
di dalam list dan sistem akan secara otomatis menampilkan harga barang.
106 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.4.2. Detail Stock Barang
User Penyedia Barang/Jasa pengadaan bertugas untuk melakukan pengadaan barang dan
menjadi negosiator untuk pihak Penyedia Barang/Jasa, berikut merupakan langkah untuk
melihat detail stock barang:
107 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.5. Negosiator – Negosiasi
Penyedia Barang/Jasa pengadaan juga berperan sebagai negosiator dari sisi Penyedia
Barang/Jasa, Penyedia Barang/Jasa pengadaan melakukan negosiasi dengan Pejabat
Pengadaan, berikut merupakan langkah negosiasi yang dilakukan oleh Penyedia
Barang/Jasa pengadaan :
1. Pejabat pengadaan melakukan Login untuk masuk kedalam sistem (Point 12.1)
2. Kemudian pilih menu Negosiator lalu pilih sub menu Negosiasi, berikut merupakan
tampilan halaman negosiasi
Keterangan gambar :
A. Tabel daftar negosiasi berisi beberapa informasi yaitu :
- No
- ID Persetujuan , nomor id persetujuan
- ID Negosiasi, nomor id negosiasi
- ID Barang, nomor id barang
- ID Pejabat Pengadaan, nomor id pejabat pengadaan yang berwenang
- Nama Pejabat Pengadaan
- ID Penyedia Barang/Jasa Pengadaan, nomor id Penyedia Barang/Jasa
- Nama Penyedia Barang/Jasa Pengadaan
- Last Update, tanggal terjadi perubahan
- Deadline, tanggal batas akhir pengadaan barang
- Status, terdapat 6 status, yaitu :
▪ Belum Negosiasi
▪ Mulai Negosiasi
▪ Sukses Negosiasi
▪ Batal Negosiasi
▪ Pilih Pembayaran
108 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
▪ Menunggu Negosiasi/Konfirmasi
- Details, untuk melihat detail informasi barang
B. Kolom search dan filter untuk mencari data berdasarkan Kode Barang, Nama
Barang, Harga,dan Last Update
C. Details, button yang digunakan untuk melakukan perubahan data harga, button
detail berada pada di baris data harga barang.
3. Klik button details pada daftar negosiasi yang statusnya Konfirmasi Negosiasi
4. Kemuadian akan muncul tampilan tahap negosiasi seperti gambar dibawah dan
terdapat informasi harga yang diminta Pejabat Pengadaan. Penyedia Barang/Jasa
Pengadaan diminta untuk memasukkan harga yang diinginkan, dan apabila
diperlukan memberikan catatan pada kolom komentar
109 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
6. Setelah mengklik button negosiasi maka akan muncul pop up konfirmasi seperti
gambar dibawah :
8. Kemudian akan muncul pop notifikasi bahwa negosiasi berhasil dikirim kepada
Penyedia Barang/Jasa pengadaan. Kemudian klik button OK
110 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
9. Status negosiasi akan berubah menjadi Menunggu Konfirmasi Negosiasi
111 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.6. Laporan
Menu laporan merupakan menu yang menampilkan informasi terkait hasil rekapitulasi
beberapa informasi,
Keterangan :
112 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.6.2. Pending atau Gagal
Sub menu Pending atau Gagal merupakan sub menu yang menampilkan
laporan terkait tranksasi yang terpending atau gagal, didalam laporan terdapat
penjelasan terkait transaksi yang terpending atau ditolak
Keterangan :
113 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.6.3. Rekapitulasi Pengadaan Dibayar
Sub menu pengadaan dibayar merupakan sub menu yang menampilkan
informasi terkait barang atau jasa yang sudah dilakukan pembayaran oleh
bendahara pengeluaran
Keterangan :
114 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.6.4. Rekapitulasi Pengadaan Belum
Dibayar
Sub menu pengadaan dibayar merupakan sub menu yang menampilkan
informasi terkait barang atau jasa yang belum dilakukan pembayaran oleh
bendahara pengeluaran
Keterangan :
115 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
11.6.5. Rekapitulasi Transaksi Satker
Sub menu rekapitulasi transaksi satker merupakan sub menu yang
menampilkan informasi terkait transaksi yang sudah dilakukan
Keterangan :
116 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
117 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
12. Penyedia Barang/Jasa Pengiriman
12.1. Login
Login merupakan halaman yang berfungsi untuk mengautentikasi user (pengguna)
yang akan masuk ke dalam sistem, untuk dapat login minimal dibutuhkan username dan
password.
Berikut merupakan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
118 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
12.2. Permohonan Pengiriman
Menu permohonan pengiriman akan menampilkan list pesanan barang yang
dipesan.
Keterangan
119 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
Pada halaman ini user Penyedia Barang/Jasa Kurir bertugas untuk melakukan pengiriman
barang berikut merupakan langkah untuk membuat manifest pengiriman barang :
Keterangan :
A. Detail permohonan pengiriman barang
B. Data Barang, Button yang digunakan untuk melihat data barang
C. Detail pengiriman, dimana Penyedia Barang/Jasa pengiriman diminta untuk
mengisikan Jumlah Barang yang akan dikirim
3. Kemudian klik button Buat Manifest untuk melakukan proses pengiriman.
120 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
4. Kemudian akan uncul pop up notifikasi bahwa data pengiriman berhasil dibuat. Klik
Button OK untuk melanjutkan proses pengiriman
121 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
12.3. Pengiriman
Menu pengiriman akan menampilkan list pesanan barang yang akan dikirimkan.
Keterangan
122 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
Pada halaman ini user Penyedia Barang/Jasa Kurir bertugas untuk melakukan pengiriman
barang berikut merupakan langkah untuk melakukan pengiriman barang :
4. Dan akan muncul pop up notifikasi barang akan dikirimkan ke alamat tujuan,
Kemudian klik OK
123 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
5. Kemudian status pengiriman akan berubahn menjadi Dikirim.
124 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
13. Panduan Upload CMS BNIDirect
13.1 Panduan Upload Pembayaran Vendor
1. Login sebagai Bendahara Pengeluaran kemudian pilih Invoice yang akan dibayar pada menu
Pembayaran – Invoice
125 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
3. Login BNIDirect sebagai Maker kemudian buka menu Utilities – Upload Data , pilih service : Bulk
Payment kemudian browse file MT100 – Confirm – Submit
126 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
13.2 Panduan Upload Pembayaran Pajak
1. Login sebagai Bendahara Pengeluaran kemudian pilih Invoice yang akan dibayar pada menu
Pembayaran – Invoice Pajak
3. Login BNIDirect sebagai Maker kemudian buka menu Tax Payment – MPN G2 Upload , pilih File
4. Pajak kemudian sesuaikan isian kolom dengan file :
127 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k
5. Confirm – Search – Check NPWP – Search – Create Billing – Search – Validate Billing – Search –
Submit.
128 | D I G I P R O - M a n u a l B o o k