PT PELINDO MULTI TERMINAL

DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA

PROSEDUR PENYEDIAAN RUANGAN RAPAT

Nomor Dokumen :
Perubahan/Revisi :
Tanggal Berlaku :
Status Dokumen : Dokumen Master Copy No.

NAMA DAN JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL

Dibuat Tito Guntoro Muliawan

SVP Layanan SDM dan Umum

Diperiksa Sri Suyono

SVP Sisman dan HSSE

Disetujui Ady Sutrisno

Direktur SDM
 PROSEDUR PENYEDIAAN RUANGAN RAPAT
No. Dokumen :
Perubahan :
Tanggal :

2. Daftar Isi
1. Halaman persetujuan
2. Daftar isi
3. Daftar Distribusi Dokumen
4. Riwayat Perubahan SPO
5. Tujuan
6. Ruang Lingkup
7. Definisi/Istilah
8. Pelatihan
9. Tanggung Jawab Pelaksana
10. Referensi Dokumen
11. Daftar Resiko Terkait
12. Indikator Keberhasilan Utama/Service Level Agreement (SLA)
13. Daftar Instruksi Kerja Terkait
14. Diagram Alir (Business Process Workflow)
15. Narasi/Penjelasan/Instruksi Manual
16. Lampiran

Halaman 1 dari 8
 PROSEDUR PENYEDIAAN RUANGAN RAPAT
No. Dokumen :
Perubahan :
Tanggal :

3. Daftar Distribusi Dokumen

No Nomor Copy Pemegang

1. Master SVP Sistem Manajemen dan HSSE

2. Copy 21 SVP Layanan SDM & Umum

Halaman 2 dari 8
 PROSEDUR PENYEDIAAN RUANGAN RAPAT
No. Dokumen :
Perubahan :
Tanggal :

4. Riwayat Perubahan SPO

Revisi Tgl. Berlaku Uraian

     
     
     
     
     

Halaman 3 dari 8
 PROSEDUR PENYEDIAAN RUANGAN RAPAT
No. Dokumen :
Perubahan :
Tanggal :

5. Tujuan
Sebagai pedoman untuk penyediaan ruangan rapat untuk kegiatan rapat internal maupun pihak
eksternal di lingkungan Perusahaan.

6. Ruang Lingkup
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Prosedur ini meliputi penyediaan ruangan rapat serta fasilitas layanan yang dibutuhkan untuk
kelancaran rapat dilingkungan Perusahaan.

7. Definisi/Istilah
7.1. Induk Perusahaan adalah PT Pelabuhan Indonesia (Persero).
7.2. Perusahaan adalah PT Pelindo Multi Terminal selaku Sub Holding PT
Pelabuhan Indonesia (Persero) yang terdiri dari Kantor Pusat dan beberapa entitas yang
dikelola oleh Perusahaan.
7.3. Ruang rapat adalah ruangan yang difungsikan sebagai tempat berkumpul, berdiskusi, rapat,
untuk menentukan prioritas atau membuat tujuan perusahaan.
7.4. Sistem administrasi perkantoran adalah sistem yang digunakan untuk kegiatan surat
menyurat di lingkungan PT Pelindo Multi Terminal. Sistem yang digunakan saat ini adalah
Pelindo E-Office (PEO).
7.5. Divisi terkait adalah unit kerja satu tingkat di bawah Direktorat yang dipimpin oleh Kepala
Divisi dengan nama jabatan Senior Vice President.
7.6. Sistem administrasi perkantoran adalah sistem yang digunakan untuk kegiatan surat
menyurat di lingkungan PT Pelindo Multi Terminal. Sistem yang digunakan saat ini adalah
Pelindo E-Office (PEO).

8. Pelatihan
-
9. Tanggung Jawab Pelaksana
10.
8.
9.1 Divisi Terkait bertanggungjawab terhadap :

Halaman 4 dari 8
 PROSEDUR PENYEDIAAN RUANGAN RAPAT
No. Dokumen :
Perubahan :
Tanggal :

a. Mengajukan permintaaan rapat melalui media komunikasi jika tidak membutuhkan

fasilitas layanan snack/makanan;
b. Mengajukan permintaaan rapat dengan Nota Dinas jika membutuhkan fasilitas
layanan snack/makanan;
c. Melaksanakan rapat dan membuat absensi kehadiran;

9.2 Divisi Layanan SDM dan Umum bertanggungjawab terhadap :

a. Memeriksa dan mengkonfirmasi ketersediaan ruangan rapat;
b. Mempersiapkan kebutuhan rapat dan fasilitas layanan snack/makanan.
10. Referensi Dokumen
-

11. Daftar Resiko Terkait

No Potensi Risiko Rencana Mitigasi

     
     
9.

12. Indikator keberhasilan utama/Service Level Agreement (SLA)

………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………….
13. Daftar Instruksi Kerja terkait
-

Halaman 5 dari 8
 PROSEDUR PENYEDIAAN RUANGAN RAPAT
No. Dokumen :
Perubahan :
Tanggal :

14. Diagram Alir (Business Process Workflow)

Halaman 6 dari 8
 PROSEDUR PENYEDIAAN RUANGAN RAPAT
No. Dokumen :
Perubahan :
Tanggal :

15. Narasi / Penjelasan / Instruksi Manual

Indikator Pencapaian
No Deskripsi Proses Peran Kelengkapan Waktu/ Aplikasi
SLA
Output
15.1 Saat memulai rapat
ditentukan terlebih
dahulu apakah rapat
membutuhkan Divisi Terkait
fasilitas layanan
snack/makanan

15.2 Setelah proses 15.1,

jika tidak
membutuhkan
fasilitas layanan
snack/makanan saat
pelaksanaan rapat WA/
Divisi Terkait  
maka dilakukan Telephon
pengajuan
permintaan ruangan
rapat melalui media
komunikasi
(WA/Telephone)
15.3 Setelah proses 15.1,
jika membutuhkan
fasilitas layanan
snack/makanan saat
pelaksanaan rapat
Divisi Terkait Nota Dinas  
maka dilakukan
pengajuan
permintaan ruangan
rapat melalui Nota
Dinas
15.4 Setelah proses 15.2
dan 15.3, dilakukan
pemeriksaan ruangan
rapat yang dapat
digunakan/tersedia
Divisi Layanan Nota
sesuai dengan tanggal
SDM dan Dinas/WA/Tel
dan waktu saat Umum ephone
pelaksanaan rapat
dan mengkonfirmasi
kepada Divisi Terkait
akan ketersediaan
ruangan rapat
15.5 Setelah proses 15.4, Divisi Layanan Nota  
dilakukan persiapan SDM dan Dinas/WA/Tel
ruangan untuk Umum ephone
kebutuhan rapat yaitu
:
1. Melakukan
pembesihan dan
mengunci
ruangan.
Halaman 7 dari 8
 PROSEDUR PENYEDIAAN RUANGAN RAPAT
No. Dokumen :
Perubahan :
Tanggal :

2. Jika rapat
membutuhkan
fasilitas layanan
snack/makanan
maka disiapkan
fasilitas layanan
snack/makanan
yang dibutuhkan
sesuai dengan
Nota Dinas yang
dikirim Divisi
Tekait.
15.6 Setelah proses 15.5,
Dilaksanakan rapat
oleh Divisi Terkait
dengan Pihak Internal
atau Eksternal dan Divisi Terkait Absensi
mengisi absesi
kehadiran rapat,
selanjutnya proses
selesai

16. Lampiran
-

Halaman 8 dari 8