Biro Adkes

Biro Administrasi Kesekretariatan

Biro Administrasi Kesekretariatan adalah supporting sistem dalam berjalannya

seluruh kegiatan yang ada dalam BEM FEB UB serta mempunyai fungsi administrasi
kesekretariatan, serta kerumahtanggaan yang bertujuan untuk melayani, membantu,
melengkapi, dan memenuhi kebutuhan seluruh anggota sebagai sarana penunjang
kegiatan pengabdian di dalam BEM FEB UB.

Administrasi Kesekretariatan meliputi pertanggungjawaban dalam proposal dan LPJ

program kerja BEM, notulensi, surat-menyurat, pengarsipan, serta pembuatan SOP.
Kerumahtanggaan meliputi Sekret Kita, inventaris, dan kegiatan kerumahtanggaan
lainnya bagi BEM FEB UB.
 Kenalin nii Manusya Adkesss <3

Nicky Aurora
Ega

Aulll
Beril

Tara

Oliv
Vania
Adkes Goes to...
Surat Masuk

Surat Keluar

KuKiS
Kuesioner Kita Semua
 SURAT MASUK
Deskripsi :
Surat dari pihak eksternal yang tertuju kepada BEM
FEB UB untuk kemudian disampaikan kepada pihak
terkait dan diarsipkan pada drive Adkes.
Tujuan :
Menyampaikan informasi dari eksternal ke internal
BEM FEB UB melalui surat sesuai dengan SOP
permintaan surat masuk serta merekap dan
mengarsipkan semua surat yang masuk.
Timeline :
Setiap hari.
Sasaran :
Fungsionaris BEM FEB UB dan Pihak Eksternal.
Indikator Keberhasilan :
Learn & Growth
Minimal 70% staf Adkes memahami mekanisme
SOP permintaan surat masuk (Hasil tes).
Internal Process
Terarsipkannya seluruh surat masuk (Arsip surat
masuk).
Mempublikasikan SOP dan narahubung
permintaan surat masuk minimal satu bulan
sekali (Screenshot Postingan).
Menempel min. 1x dalam satu periode terkait
SOP dan narahubung permintaan surat masuk di
tempat yang telah ditentukan (Dokumentasi).
Customer
Tersampaikannya informasi kepada pihak yang
dituju dari surat yang masuk ke BEM FEB
(Screenshot/Dokumentasi).
Minimal 70% fungsionaris BEM merasa terbantu
akan pelayanan yang diberikan (Kuesioner).
 SURAT KELUAR
Deskripsi : Indikator Keberhasilan
Pembuatan surat untuk keperluan internal BEM FEB Learn & Growth
UB, yang ditujukan kepada pihak eksternal BEM FEB Minimal 70% seluruh staf Adkes memahami
UB. mekanisme SOP permintaan surat keluar (Hasil
tes).
Tujuan : Internal Process
Membantu seluruh biro/departemen BEM FEB UB Menyesuaikan isi surat sesuai dengan
dalam membuat surat untuk ditujukan kepada pihak permintaan surat (Rekapan G-form).
eksternal BEM FEB UB. Surat selesai sesuai SOP (Screenshot bukti
pengiriman surat).
Timeline : Terarsipkannya seluruh surat keluar (Arsip surat
Setiap hari. keluar).
Customers
Sasaran : Minimal 70% fungsionaris BEM merasa terbantu
akan pelayanan yang diberikan (Kuesioner).
Fungsionaris BEM FEB UB
 KUESIONER KITA SEMUA (KUKIS)
INDIKATOR KEBERHASILAN
Deskripsi :
Learn and Growth
Penunjang kegiatan departemen/biro dalam
Minimal 70% staf Adkes memahami mekanisme
pelaksanaan program kerja yang meliputi
pembuatan form (Hasil Tes).
pembuatan kuesioner dan penyaluran data.
Internal Process
Terlaksananya KuKiS sebanyak 15x selama satu
Tujuan :
periode (Screenshot).
Menyediakan kuesioner dan menyalurkan data yang
Membuat kuesioner sesuai permintaan
berkaitan dengan hasil kuesioner kepada
biro/departemen (Link bit.ly kuesioner yang
Biro/Departemen terkait.
diminta)
Timeline : Mengarsipkan kuesioner pada folder
Setiap hari biro/departemen yang melakukan permintaan
(Arsip kuesioner).
Sasaran : Customer
Fungsionaris BEM FEB UB. Minimal 70% fungsionaris BEM merasa terbantu
akan pelayanan yang diberikan (Kuesioner).
Notulensi Rajut Karya Archive

Pendampingan LPJ Buku Pedoman BEM FEB UB

2023

Penyediaan Format Surat Inventaris

Rajut Karya Memories Sekret Kita

Deskripsi : Indikator Keberhasilan :
Kegiatan mencatat/menulis berita acara pada

Learn and Growth

rapat BPH, rapat kerja BEM, dan rapat evaluasi
Fungsionaris Adkes mencatat/menulis
BEM untuk kemudian diarsipkan dan
berita acara(ArsipNotulensi)
dipublikasikan ke grup terkait.

Tujuan : Internal Process

Menyampaikan hasil rapat yang telah Terkumpulnya semua arsip notulensi
dilaksanakan kepada fungsionaris BEM FEB UB (Arsip Notulensi)
dan mengarsipkan hasil notulensi.

Customers
Timeline : Fungsionaris mendapat hasil
Maksimal H+3 Rapat, Setiap Agenda notulensi setiap agenda BEM FEB UB
Rapat BEM FEB UB. (Screenshot Chat).

Sasaran :
Fungsionaris BEM FEB UB
Deskripsi :
Learn and Growth
Penyediaan buku pedoman organisasi perihal
segala aturan dan mekanisme teknis dalam
operasional BEM FEB UB 2023.
Tujuan :
Memberikan arahan secara teknis dan
operasional dari seluruh kegiatan BEM FEB UB.
Timeline :
Maret - Mei dan Menyesuaikan.
Sasaran :
Fungsionaris BEM FEB UB.
INDIKATOR KEBERHASILAN
Staf Adkes mengetahui 70% informasi teknis dan
operasional kegiatan BEM (Hasil Tes).
Internal Process
Terkumpulnya data-data kegiatan secara teknis
dan operasional dari masing-masing Biro dan
Departemen di BEM FEB UB dengan lengkap
(Buku Pedoman).
Tersampaikannya buku pedoman BEM FEB UB
2023 kepada seluruh fungsionaris minimal satu
bulan sekali (Screenshot).
Customer
Minimal 70% Fungsionaris dapat terbantu dengan
dicantumkannya seluruh informasi teknis dan
operasional kegiatan BEM (Hasil Kuesioner).
Fungsionaris BEM FEB UB 2023 memahami 70%
isi dari buku pedoman minimal satu kali dalam
satu periode (Hasil Kuesioner).
Deskripsi : INDIKATOR KEBERHASILAN
Pencatatan dan pendataan inventaris yang ada Learn and Growth
Minimal 70% staf Adkes memahami
di Sekretariat BEM FEB UB.
mekanisme/SOP peminjaman inventaris BEM
(Hasil Tes )
Tujuan :
Internal Process
Menjaga dan mengontrol peminjaman Penyerahan inventaris yang dipinjam (Foto
inventaris BEM FEB UB. penyerahan dan pengembalian barang).
Merekap peminjaman inventaris setiap satu
Timeline : bulan sekali (Rekap peminjaman inventaris).
Maret-Desember Melakukan pendataan inventaris minimal 1x
dalam dua bulan (Database Inventaris).
Sasaran : Customer
Fungsionaris BEM FEB UB dan KM FEB UB. Minimal 70% fungsionaris/KM FEB UB merasa
terbantu dengan inventaris yang dimiliki oleh
BEM FEB UB (Hasil kuesioner).
Deskripsi : INDIKATOR KEBERHASILAN
Sebagai fasilitator Sekretaris Departemen (Sek Learn and Growth
Dept) dan juga Wakil Kepala Biro (Wakabiro) Sekdept dan Wakabiro melakukan upgrading
dalam pembuatan LPJ Caturwulan yang akan mengenai format penyusunan LPJ min.1x
(Dokumentasi).
dilaporkan kepada DPM.
Internal Process
Sekdept dan Wakabiro memproses pembuatan
Tujuan : LPJ (Progress Report).
Membantu dalam penyusunan LPJ Memfollow up min. 1x Sekdept dan Wakabiro
kegiatan/program kerja yang telah terlaksana. setiap menjelang caturwulan (Screenshoot)
Melaporkan LPJ kepada stakeholder setiap
Timeline : caturwulan sesuai batas waktu yang sudah
Mendekati periode Caturwulan. ditetapkan (Dokumentasi).
Customers
Sasaran : Minimal 70% Sekdept dan Wakabiro mengetahui
Sekdept/Wakabiro mekanisme pembuatan dan penyusunan LPJ
(Hasil tes)
Deskripsi : IINDIKATOR KEBERHASILAN
Menyediakan format surat bagi fungsionaris Learn and Growth
BEM FEB UB (Staf Adkes) dan KM FEB UB. Minimal 70% staff Adkes memahami format surat
(Hasil Tes).
Internal Process
Tujuan :
Terpublikasikannya format surat ke KM FEB UB min.
Membuat keseragaman format surat serta
2 bulan sekali di Instagram BEM FEB UB (Screenshot
meminimalisir adanya kesalahan pada surat. postingan).
Terarsipkannya format surat (Database Penyediaan
Timeline : Format Surat)
Maret - Desember. Menyampaikan format surat kepada seluruh LO, LSO,
dan Komunitas minimal 1x dalam satu periode
Sasaran : (Screenshoot jarkoman)
KM FEB UB Customer
Minimal 70% KM FEB UB merasa terbantu dalam
menyusun surat (Kuesioner).
 INDIKATOR KEBERHASILAN
Deskripsi :
Learn and Growth
Buku kenangan yang berisikan biodata
Terlibatnya seluruh staf Adkes dalam pembuatan
fungsionaris dan dokumentasi program kerja Rajut Karya Memories (Screenshot)
pada Kabinet Rajut Karya untuk kemudian Internal Process
dibagikan kepada seluruh fungsionaris. Terkumpulnya data-data fungsionaris BEM FEB UB.
(Database)
Tujuan : Customers
Untuk mengabadikan momen dan Tersampaikannya Rajut Karya Memories kepada
mempermudah mengetahui informasi fungsionaris BEM FEB UB (Screenshot).
fungsionaris BEM. nb : Dapat melalui grup besar atau Instagram internal
BEM FEB UB.

Timeline :
Minimal 100x Rajut Karya Memories diakses oleh
Mei - Desember.
fungsionaris BEM FEB UB (Screenshoot).

Sasaran :
Fungsionaris BEM FEB UB
Deskripsi :
Melakukan pengarsipan dari semua program
kerja di Adkes dan dokumen yang berhubungan
dengan administrasi BEM FEB UB.
Tujuan :
Supaya dokumen-dokumen administrasi dapat
terarsipkan dengan rapi dan dapat digunakan
untuk periode selanjutnya.
Timeline :
Maret-Desember
Sasaran :
Fungsionaris BEM FEB UB.
INDIKATOR KEBERHASILAN
Learn and Growth
Minimal 70% fungsionaris Adkes memahami
operasional Rajut Karya Archive (Hasil kuesioner).
Internal Process
Terkumpulnya data-data fungsionaris BEM FEB UB
(Database fungsionaris).
Semua dokumen administrasi setiap program kerja
dapat terarsip dengan rapi dan lengkap (Database
pengarsipan).
Menghimpun sertifikat yang dimiliki fungsionaris
setiap 1 bulan sekali (Kuesioner)
Customers
Minimal 70% fungsionaris BEM merasa terbantu
akan pelayanan yang diberikan (Kuesioner).
Deskripsi : INDIKATOR KEBERHASILAN
Kegiatan membersihkan Sekretariat BEM FEB Learn and Growth
UB yang dilaksanakan oleh fungsionaris BEM 70% Fungsionaris BEM FEB UB melaksanakan piket
FEB UB. di Sekretariat sesuai jadwal (Absen di kuesioner).
Internal Process
Mengingatkan jadwal piket di grub besar setiap
Tujuan :
kegiatan Sekret Kita akan berlangsung
Menjaga kebersihan Sekret BEM; melayani dan (Screenshoot).
menerima adanya surat masuk, poster, dan Merekap kehadiran fungsionaris dalam piket setiap
sebagainya; dan menjaga inventaris yang ada di bulannya (Rekap absensi piket).
dalamnya. Customers
Memberi awarding bagi fungsionaris yang paling
Timeline : sering mengikuti piket minimal 1 kali dalam satu
Senin-Jumat. periode (Dokumentasi).

Sasaran :
Fungsionaris BEM FEB UB.
 SOP Surat Masuk
Online
Surat dikirim melalui email Adkes : bemfebunibraw@gmail.com
Surat akan direkap dan disampaikan ke pihak yang dituju kemudian dilakukan
pengarsipan
Offline
Surat dikirim ke Sekretariat BEM FEB UB dan dapat diletakan pada kotak surat.
Konfirmasi pengiriman surat melalui PJ surat masuk.
Surat berbentuk hardcopy yang sudah disampaikan dapat langsung diletakan pada
kotak arsip surat
nb : Pengiriman surat undangan/delegasi paling lambat H-3 sebelum kegiatan
berlangsung
 SOP Surat Keluar
Mengisi link permintaan surat keluar
https://bit.ly/FormPermintaanSuratBEMFEBUB23
Konfirmasi PJ masing-masing Biro/Departemen maksimal H-4 sebelum
surat dibutuhkan.
Surat akan diproses dan sudah termasuk TTD Kabem, kemudian dikirim
kepada yang bersangkutan maksimal H+3 setelah pengajuan
permintaan surat keluar.
 SOP KuKiS
Segala bentuk pembuatan form diarahkan dalam pembuatannya melalui
Biro Adkes.
Menghubungi PJ masing-masing Biro/Departemen terkait maksimal H-1
sebelum digunakan.
Biro/Departemen kemudian mengirimkan substansi/kerangka kuesioner
ke PJ KuKis yang sudah ditentukan.
PJ terkait akan memproses pembuatan kuesioner.
Kuesioner akan dikirimkan oleh PJ terkait kepada yang bersangkutan
untuk dilakukan pengecekan.
 Alur Peminjaman Inventaris
Jenis inventaris BEM yang dapat dipinjam :
LCD
Proyektor
TOA
Bendera BEM FEB UBš
Alur Peminjaman Inventaris BEM
Mengisi link peminjaman inventaris https://bit.ly/PeminjamanInventarisBEMFEBUB23
Konfirmasi ke PJ Inventaris (Beril Dianugraha 087850350430/thisisrilz atau Aurora Sabila Maris
085892997895/mrs1203)
Menyepakati jadwal pengambilan dan pengembalian barang dengan PJ terkait
Peminjam wajib membawa kartu identitas yang digunakan sebagai jaminan selama meminjam inventaris
BEM (khusus lembaga Non-BEM)
PJ akan reminder pengembalian barang dalam kurun waktu H-3, H-1, dan hari H barang akan dikembalikan
Barang harus dikembalikan dalam keadaan semula sesuai dengan waktu kesepakatan dengan PJ terkait
Jika pengembalian barang terlambat dilakukan tanpa konfirmasi dan alasan, maka peminjam akan dikenakan
denda sebesar Rp20.000/hari
Jika barang yang dipinjam kembali dalam keadaan rusak atau hilang, peminjam akan dikenakan denda
sebesar harga barang yang dipinjam
Sekian, Terima Kasih