Agenda

1 ANALISA AKAR MASALAH

2 PROJECT CHAPTER

3 ACTION PLAN & CONTROLLING TOOLS

4 Service Improvement, Monitoring & Controling

 ANALISIS AKAR PENYEBAB ISU LAYANAN

SOP belum konsisten

Kenapa? Kenapa? Kenapa? Kenapa? Kenapa?
dijalankan oleh SDM
Banten 1

Unit
SOP belum SDM belum Tidak ada
Internalisasi kepatuhan
ada di membaca system control
SOP lemah belum
outlet SOP & monitoring
berjalan
 SOLUSI INISIATIF PERBAIKAN

S Substitute Mencetak dan memasang SOP pada setiap bagian layanan

C Combine Bersama bagian operasional mengadakan SOP training

A Adapt Menayangkan video prosedur pelayanan di ruang tunggu

M Modify Pemantauan kepatuhan terhadap SOP menggunakan cctv

P Put to Other Use

Mewajibkan seluruh karyawan untuk membaca & menjalankan
SOP

E Eliminate
Memberi tindakan tegas kepada pegawai yg tidak menjalankan
SOP

R Rearrange / Reverse
Membuat system control dan monitoring kepatuhan SOP yang
akan diberlakukan di setiap outlet
 DEFINING THE FINAL PROJECT : PROJECT CHARTER

Project Charter
Nama Proyek :
Strategi peningkatan kepatuhan SDM terhadap SOP

Studi Kasus Cabang/Divisi : (1.1 Pendahuluan)

Terdapat keluhan dari beberapa costumer akibat dari SDM yang belum menjalankan SOP Bab 1

Masalah/Peluang yang dihadapi (1.2 Perumusan masalah)

Bnyk SDM yang belum pernah baca SOP dan SOP nya pun belum lengkap Bab 1

Mengapa Masalah itu urgent untuk diselesaikan (1.2 Perumusan masalah)

Patuh menjalankan SOP sangat penting untuk menambah kepercayaan costumer Bab 1

Tujuan Peningkatan Kinerja (1.3 Tujuan Peningkatan Kinerja)

Peningkatan kepatuhan SDM terhadap SOP 100% pada akhir tahun 2021 Bab 1

Solusi yang ditawarkan : (2.2 Deskripsi proyek/inisiatif perbaikan)

Program peningkatan kepatuhan SOP kpd SDM Bab 2

Batasan proyek (2.2 Deskripsi proyek/inisiatif perbaikan) Asumsi proyek :

50 juta Pengajuan biaya di setujui Bab 2
 DEFINING THE FINAL PROJECT : PROJECT CHARTER
Project Charter
Dampak terhadap Bisnis/Divisi Anda (2.3 Analisis Manfaat dan Estimasi Biaya
Biaya) Biaya internalisasi SOP
Peningkatan kepatuhan SDM terhadap SOP 10 outlet: 50 juta

Resources
Nama Jabatan Tugas Anggota
Falah BM Resosialiasi SOP
Ibnu Bag. Umum BM Menyusun SOP per outlet
Ghina Kalay Lab Cilegon Controlling dan monitoring
Amelia PIC Klinik Survey
Timeline - (2.5 Timeline)
Deskripsi Pekerjaan Durasi Deadline
Menyusun dan mencetak SOP per outlet 2 minggu April 2021
Melakukan resosialisasi SOP kpd semua SDM Setiap minggu Mei 2021
Membuat system control dan monitoring yang akan diberlakukan
di semua outlet 1 minggu April 2021

Risk and Issue

Risiko Penanggulangan Risiko
Beban kerja bertambah Menambah tim penyusunan SOP

Nama Atasan : Persetujuan Atasan:

Catatan
Atasan : Tanda Tangan
 Membuat Action Plan

Program peningkatan kepatuhan SDM

terhadap SOP 100% pada akhir tahun 2021

Membuat system control dan

Menyusun dan mencetak
Resosialisasi SOP monitoring yang akan di
SOP
berlakukan di semua outlet

Standarisasi
Mengumpulkan Memastikan di
pemasangan Menyusun tools
dan me-review setiap outlet Internalisasi SOP di
Banner, poster SOP Rapat Bersama untuk controlling
kembali SOP tersusun rapi setiap outlet
pelayanan di BM, Kalay dan PIC dan monitoring
terkait pelayanan rangkaian SOP (pelatihan)
disetiap outlet
dan Operasional yang telah update
 Merancang Controlling Tools
Bahan &
SMART Goal Action Plan (Tactic) Tim Durasi Budget Perlengkapa Deadline
n

Bag. Umum BM,

Menyusun dan mencetak SOP SOP dan
Ka. Layanan, 2 Minggu 10 juta 15 April 2021
per outlet di UB Banten 1 ATK
Koordinator/PIC

Program
Bag. Umum BM,
peningkatan
Ka. Layanan,
kepatuhan
Resosialisasi SOP kpd semua Koordinator/PIC Banner dan
SDM terhadap 2 Bulan 10 juta poster SOP 31 Mei 2021
SDM dan semua
SOP 100%
pegawai UB
pada akhir
Banten 1
tahun 2021

Membuat system control dan Bag. Umum BM, Contolling

dan
monitoring yang akan di Ka. layanan, 1 Minggu 30 juta 10 April 2021
berlakukan di semua outlet Koordinator/PIC monitoring
Checklist
 SERVICE IMPROVEMENT PLAN
Buatlah Service Improvement Plan berdasarkan aktivitas yang ingin Anda lakukan
April Mei
No Aktivitas Durasi (Hari) Mulai Target Status
1 2 3 4 1 2 3 4
Menyusun dan mencetak SOP per outlet di UB Banten 1                        
1 Membuat tim khusus untuk menyusun SOP 1 hari 1 April 2021 1 April 2021 100
2 Membuat daftar List SOP operasional dan layanan 3 hari 2 April 2021 4 April 2021 100
Mencetak dan menyusun SOP yang telah di update di setiap
3 outlet 14 Hari 2 April 2021 15 April 2021 100
Dokumentasi/report SOP yang telah dicetak dan disusun di
4
masing2 outlet 1 hari 16 April 2021 16 April 2021 100
Resosialisasi SOP kpd semua SDM
Mengelompokkan isu2 yang terjadii di outlet dan disesuaikan
4 dengan kategori SOP yang ada 2 hari 19 April 2021 20 April 2021 50
5 Membuat jadwal internalisasi SOP berdasarkan isu yang ada 1 hari 20 April 2021 20 April 2021 0
6 Melakukan internalisasi ke all pegawai UB Banten 1 57 hari 22 April 2021 16 Juni 2021 0
Membuat system control dan monitoring yang akan di berlakukan di semua outlet
Mengundang BM, Bag. Umum BM, Kalay, Koord/PIC untuk
7 membuat controlling dan monitoring tools yang akan disepataki
bersama 3 hari 5 April 2021 7 April 2021 100
Mengundang BM, Bag. Umum BM, Kalay, Koord/PIC untuk
8 membuat reward dan punishment yang akan di sepakati
bersama 1 hari 7 April 2021 7 April 2021 100
Sosialisasi Controlling dan monitoring tools beserta reward dan
9 punishment yang sudah di sepakati ke all pegawai UB Banten 1 6 hari 7 April 2021 12 April 2021 100
Evaluasi controlling dan monitoring tools yang sudah di
10 jalankan di setaip outlet Rutin setiap minggu 21 April 2021 s/d selesai 0