KPD BEAUFORT/SIPITANG

No. Ref. KPD/MSPO

PROSEDUR MALAYSIAN SUSTAINABILE PALM OIL (MSPO)
No. Rev. 00
Tarikh 01/06/2021
AUDIT DALAMAN
M/Surat 9

1.0 TUJUAN
1. Untuk menentukan bahawa Sistem Pengurusan memenuhi keperluan standard.
2. Untuk penambahbaikan yang berterusan, tindakan pencegahan, dan pengesahan atau untuk
sebarang tujuan yang berkaitan.

2.0 BIDANG
Manual ini menetapkan suatu sistem yang boleh digunakan untuk mematuhi elemen yang relevan
dalam skim pensijilan rasmi.

3.0 DEFINISI
a) Ketua Juruaudit Juruaudit yang dilantik oleh syarikat untuk mengetuai pasukan audit.
b) Ahli Juruaudit Terdiri daripada calon dalaman yang sesuai dan berkelayakan yang
dilantik oleh ketua juruaudit.

c) Langkah Pembetulan (Corrective Action) Tindakan pembetulan dibuat akibat ketidakpatuhan

yang ditemui semasa audit sistem dalaman.
d) Penilaian Pengurusan (Mgmnt Review) Penilaian formal oleh pihak pengurusan tertinggi
kecukupan sistem berhubung dengan dasar dan
objektif, dan prestasi unit operasi dengan tujuan
untuk penambahbaikan.
Panel Penilian Pengurusan:
(i) Pengurus Besar
(ii) Eksekutif Pengurusan
(iii) Pengurus
(iv) Pegawai MSPO
d) Laporan ketidakpatuhan (NC) Ketidakpatuhan yang dikenal pasti semasa audit
akan membawa kesan tidak baik terhadap Sistem
Pengurusan.

MSPO I Prosedur Audit Dalaman1

 KPD BEAUFORT/SIPITANG
No. Ref. KPD/MSPO
PROSEDUR MALAYSIAN SUSTAINABILE PALM OIL (MSPO)
No. Rev. 00
Tarikh 01/06/2021
AUDIT DALAMAN
M/Surat 9

e) NC Major Ketidakpatuhan serius melibatkan proses atau

prosedur yang berpotensi menyebabkan kerosakan
kepada sistem pengurusan. Audit susulan
diperlukan apabila setiap NCR keluarkan.

f) NC Minor Ketidakpatuhan dari proses dan prosedur yang

berpotensi mempengaruhi pengurusan dan
keberkesanan sistem. Tindakan pembetulan
segera diperlukan untuk menutup NCR ini.

g) Pemerhatian (OBS) Penyimpangan dari proses atau prosedur yang

boleh menyebabkan ketidakpatuhan kepada
pelanggan, keperluan undang-undang dan sistem.
Tindakan pembetulan segera diperlukan untuk
menangani semua OBS yang dibangkitkan.

4.0 PROSEDUR
4.1 KEKERAPAN AUDIT
Audit dalaman hendaklah dijalankan sekali setahun berpandukan pelan audit. Audit susulan
boleh dijalankan apabila diperlukan.
4.2 PELAN AUDIT
Jabatan Audit Dalaman hendaklah menetapkan pelan untuk audit dalaman. Jadual itu
dikeluarkan untuk semua unit Ladang/Kilang berkaitan.
4.3 PEMBERITAHUAN AUDIT
Jabatan Audit Dalaman akan mencadangkan tarikh audit dengan Wakil Pengurusan atau
wakilnya melalui pelan audit sekurang-kurangnya 14 hari sebelum tarikh audit.

MSPO I Prosedur Audit Dalaman2

 KPD BEAUFORT/SIPITANG
No. Ref. KPD/MSPO
PROSEDUR MALAYSIAN SUSTAINABILE PALM OIL (MSPO)
No. Rev. 00
Tarikh 01/06/2021
AUDIT DALAMAN
M/Surat 9

4.4 PROSES CARTA ALIR AUDIT DALAMAN

Pemilihan Juruaudit

Pelan Audit Dikeluarkan Auditee Tidak Setuju

Tukar
Setuju Tarikh
Menjalankan Audit Setuju

Langkah Pembetulan dan

Ada - NCR Punca Masalah Dikenalpasti
Laporan oleh Auditee.
Audit
Dikeluarkan

Auditee Kemaskini Laporan Audit

Dan Melaporkan Kepada Juruaudit
Tiada NCR
Auditor memeriksa langkah pembetulan
yang dijalankan oleh Auditee

Tidak
Menepati
keperluan
Juruaudit?

Ya

Laporan Audit
Selesai Susulan dikeluarkan

MSPO I Prosedur Audit Dalaman3

 KPD BEAUFORT/SIPITANG
No. Ref. KPD/MSPO
PROSEDUR MALAYSIAN SUSTAINABILE PALM OIL (MSPO)
No. Rev. 00
Tarikh 01/06/2021
AUDIT DALAMAN
M/Surat 9

4.5 PENGURUSAN AUDIT

4.5.1 Mesyuarat Pembukaan
a. Pembukaan akan dihadiri oleh pasukan pengurusan auditee bersama dengan juruaudit dan
juruaudit.
b. Ketua Juruaudit menerangkan kriteria dan kehendak audit dan membincangkan jadual perjalanan
audit.
c. Untuk mengenal pasti wakil untuk membantu juruaudit sepanjang audit.

4.5.2 Pengauditan
Berdasarkan kehendak-kehendak dalam standard manual untuk MSPO. Juruaudit akan memeriksa
dan merekodkan pematuhan kehendak MSPO di dalam laporan dengan cara seperti berikut: -
a. Dokumen dan ulasan rekod
b. Pemerhatian tapak
c. Temubual kakitangan yang berkaitan
d. Bukti visual (gambar)
Gambar adalah amalan yang baik untuk menangkap bukti. Perbandingan gambar dari audit
terdahulu adalah cara mengukur "penambahbaikan".

4.5.3 Laporan Audit

a. Wakil pengurusan
Kehadiran wakil Pengurusan, pentadbiran dan operasi atau perubahan.
b. Status NC Terdahulu (Jika ada)
Untuk merekodkan status NC terdahulu yang dibangkitkan (jika ada), sama ada telah ditutup, belum
selesai atau sebarang masalah berhubung.
c. Auditee Terlibat
Auditee yang terlibat sepanjang proses audit, termasuk pekerja yang diwawancara.

MSPO I Prosedur Audit Dalaman4

 KPD BEAUFORT/SIPITANG
No. Ref. KPD/MSPO
PROSEDUR MALAYSIAN SUSTAINABILE PALM OIL (MSPO)
No. Rev. 00
Tarikh 01/06/2021
AUDIT DALAMAN
M/Surat 9

d. Laporan ketidakpatuhan (NC)

Amalan yang tidak mematuhi kehendak standard atau prosedur yang didokumenkan dianggap tidak
memuaskan dan akan direkodkan dalam laporan ketidakpatuhan.
e. Senarai Semak.
Penemuan akan direkodkan dalam kertas ini termasuk wawancara sepanjang audit dijalankan.
Juruaudit akan memutuskan untuk mengkategorikan mana-mana isu sama ada pematuhan,
ketidakpatuhan, OBS atau tidak berkenaan.
.
4.5.4 Penutup Mesyuarat
Ketua Juruaudit akan mengadakan mesyuarat penutup dengan wakil pengurusan bersama dengan
kakitangan lain yang berkaitan. Pada mesyuarat itu, Ketua Juruaudit hendaklah: -
a. Menyediakan penilaian isu secara menyeluruh tentang proses dan kawasan yang diperiksa.

4.5.5 Analisis Penyebab Ketidakpatuhan

Bagi setiap ketidaksesuaian yang dinyatakan, auditee perlu mengenal pasti titik kegagalan utama.
Analisis punca utama boleh membantu untuk mengenal pasti tindakan pembetulan.

4.5.6 Tindakan Pembetulan

Langkah penambahbaikkan bagi penyebab ketidakpatuhan. Tindakan pembetulan terdiri daripada
pembetulan jangka panjang (pelan melibatkan kewangan, melibatkan pihak ketiga, dll), pembetulan
segera (seperti latihan, penerangan, kemaskini, mencetak, dll).

5.0 Dokumen Berkaitan

i. Pelan Audit Dalaman
ii. Ringkasan Laporan Audit Dalaman
iii. Laporan Audit Dalaman
iv. Senarai Semak

MSPO I Prosedur Audit Dalaman5

 KPD BEAUFORT/SIPITANG
No. Ref. KPD/MSPO
PROSEDUR MALAYSIAN SUSTAINABILE PALM OIL (MSPO)
No. Rev. 00
Tarikh 01/06/2021
AUDIT DALAMAN
M/Surat 9

6.0 Tempoh Proses

Perkara Tempoh

Mengeluarkan Pelan Audit >1 Bulan sebelum tarikh audit

Mengeluarkan Laporan Audit & Borang

<14 hari selepas tarikh audit
Ketidakpatuhan Kepada Ladang

Pelan Pembetulan & Bukti Pembetulan

<3 Bulan selepas tarikh audit
Kepada Auditor (NCR Major/ Minor/ OBS/ OFI)

Ditentukan oleh ketua auditor

Lawatan Susulan Auditor Dalaman
dalaman

MSPO I Prosedur Audit Dalaman6

 Lampiran

KPD BEAUFORT/SIPITANG
No. Ref. KPD/MSPO
PROSEDUR MALAYSIAN SUSTAINABILE PALM OIL (MSPO)
No. Rev. 00
Tarikh 01/06/2021
AUDIT DALAMAN
M/Surat 9

PELAN AUDIT
NO. REF.
SKOP AUDIT A. Penilaian akan dijalankan pada dokumentasi sistem pengurusan MSPO
B. Aspek dan pematuhan (cth. aspek kualiti, alam sekitar, aspek undang-undang operasi pelanggan, risiko yang berkaitan,
dan sebagainya);
KRITERIA AUDIT MS 2530:2013 – Part 3
OBJEKTIF AUDIT 1. Untuk memastikan bahawa semua elemen skop pendaftaran yang dicadangkan dan keseluruhan keperluan piawai
pengurusan adalah berkesan ditangani oleh pelanggan.
2. Penentuan pematuhan sistem pengurusan syarikat
3. Penilaian keupayaan sistem pengurusan untuk memastikan organisasi pelanggan memenuhi keperluan statutori,
pengawalseliaan dan kontrak yang berkaitan
AUDITOR LADANG CRITERION/ PRINCIPLE

Cadangan Tarikh Audit

Masa

MSPO I Prosedur Audit Dalaman7

 KPD BEAUFORT/SIPITANG
No. Ref. KPD/MSPO
PROSEDUR MALAYSIAN SUSTAINABILE PALM OIL (MSPO)
No. Rev. 00
Tarikh 01/06/2021
AUDIT DALAMAN
M/Surat 9

RINGKASAN LAPORAN AUDIT DALAMAN

Nama Audit : Bahasa: BM BI

Unit Auditee :
Tarikh Audit: Tarikh Audit Lepas :

Ketua Juruaudit :
Ahli Juruaudit :

Juruaudit Pelatih/
Pemerhati :
Rumusan Laporan Jumlah
1. NC Major
2. NC Minor
3. Observation
T/Tangan T/Tangan Wakil
Ketua Juruaudit: Pengurusan:
Nama : Nama :
Tarikh : Tarikh :

Lampiran

Auditee Hadir :

LAPORAN AUDIT DALAMAN - Ketidakpatuhan

Diisi Oleh Auditor

MSPO I Prosedur Audit Dalaman8

 KPD BEAUFORT/SIPITANG
No. Ref. KPD/MSPO
PROSEDUR MALAYSIAN SUSTAINABILE PALM OIL (MSPO)
No. Rev. 00
Tarikh 01/06/2021
AUDIT DALAMAN
M/Surat 9

No NCR. daripada Indikator Ketidakpatuhan

Penerangan Ketidakpatuhan :

T/Tangan T/Tangan Pengakuan

Juruaudit: Auditee:

Diisi Oleh Auditee (Ladang)

Punca Ketidakpatuhan (Punca masalah
sistem mengakibatkan
ketidakpatuhan?)

Langkah Penambahbaikkan : Tarikh Sasaran:

Diisi Oleh Auditor Lampiran

Pengesahan Susulan oleh Juruaudit Berkaitan Langkah Penmbahbaikkan:

NCR Tutup : Ya Tidak Tarikh :

MSPO I Prosedur Audit Dalaman9