TATA KERJA ORGANISASI

PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

NO. B-907/PG0300/2020-S9

Revisi Ke - 01

PERTAMINA GAS
QHSSE
 TATA KERJA ORGANISASI

CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN

PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL
NO. B-907/PG0300/2020-S9

Hal.1 / 1
Diubah Diketahui
Alasan Item yang diubah Tgl. Revisi oleh *) oleh **)
No. Perubahan Ke
Perubahan (semula – menjadi) Initial Initial
Paraf Paraf
***) ***)
Sistem Manajemen
Penambahan
dan Referensi 14 Sep
1 SMAP ISO 01
ditambahkan ISO 2021
37001:2016
37001

Note: *) Pimpinan Fungsi Penanggungjawab STK

**) Pimpinan Fungsi Pengendali STK
***) Tuliskan lengkap nama masing-masing initial
 TATA KERJA ORGANISASI

FUNGSI: QHSSE NOMOR : B-907/PG0300/2020-S9

REVISI KE :0
JUDUL : PELAKSANAAN AUDIT
INTERNAL BERLAKU TMT: 9 Januari 2020 :
HALAMAN : 1 dari 6

I. TUJUAN
TKO ini digunakan untuk memastikan pelaksanaan audit Sistem Manajemen
Terintegrasi secara efektif dalam mengevaluasi tingkat pemenuhan atas
standar sistem manajemen QHSSE dan Anti Penyuapan secara obyektif.

II. RUANG LINGKUP

TKO ini berlaku untuk mencakup semua aktivitas dari mulai perencanaan,
pelaksanaan, pemantauan dan improvement penerapan Sistem Manajemen
Terintegrasi di PT Pertamina Gas.

III. PENGERTIAN & BATASAN

A. PENGERTIAN
1. Audit adalah Pengujian sistematis, independen dan proses
terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasi
secara objektif untuk menentukan kriteria audit telah dipenuhi.
2. Auditee adalah Pihak yang diaudit dan bertanggung jawab atas
tindakan perbaikan yang harus dilaksanakan.
3. Auditor adalah Pihak yang berwenang dan bertanggungjawab untuk
melaksanakan audit
4. Bukti Objektif adalah bukti audit berupa fakta kuantitatif dan
kualitatif, informasi, rekaman, atau pernyataan faktual yang dapat
ditelusuri kembali di masa depan.
5. Kriteria temuan audit dengan Klasifikasi temuan audit major, minor
dan Saran Perbaikan untuk ISO 9001:2015; ISO 14001:2015 dan
atau ISO 45001:2018, ISO 55001:2014, ISO 37001:2016:
a. OK, artinya temuan sudah sesuai dengan persyaratan
b. Ketidaksesuaian / NC (Non-Conformity) adalah penyimpangan
dari suatu persyaratan.
c. OFI (Opportunity for Improvement) atau Observasi adalah
bukan kategori ketidaksesuaian tetapi mempunyai indikasi
terjadinya penyimpangan apabila tidak dilakukan perbaikan.
6. Klasifikasi temuan audit untuk SMP memakai klasifikasi temuan
sesuai Keputusan Kepala Badan Pemelihara Keamanan Polri No. :
Kep / 521 / X / 2015
7. Koordinator Auditor adalah personil yang ditunjuk oleh Fungsi
QHSSE untuk mengatur tata laksana pelaksanaan audit.
 TATA KERJA ORGANISASI

FUNGSI: QHSSE NOMOR : B-907/PG0300/2020-S9

REVISI KE :0
JUDUL : PELAKSANAAN AUDIT
INTERNAL BERLAKU TMT: 9 Januari 2020 :
HALAMAN : 2 dari 6

8. Sistem Manajemen Terintegrasi adalah integrasi dari sistem

manajemen mutu (termasuk asset), K3, lingkungan dan
pengamanan.
9. Tim Auditor adalah dua atau lebih dari auditor, dimana salah
satunya ditunjuk menjadi Koordinator Tim Auditor.
10. Tindakan koreksi yang terkait pada TKO ini adalah tindakan untuk
melakukan perbaikan terhadap penyebab dari ketidaksesuaian / NC
yang ditemukan Auditor.

B. BATASAN
1. Audit yang dilakukan adalah audit Sistem Manajemen Terintegrasi
PEGASSUS untuk kantor pusat dan area operasi PT. Pertamina Gas
2. Audit dilaksanakan oleh auditor dengan dengan kualifikasi sebagai
berikut.
a. Tim Auditor ditunjuk melalui surat perintah (SK Tim Champion
ISRS, dan penerapan SMT) yang dikeluarkan oleh Fungsi
QHSSE.
b. Auditor berstatus pegawai tetap perusahaan.
c. Auditor telah mengikuti pelatihan internal audit dengan acuan
ISO 19011:2018
d. Auditor paham mengenai Sistem Manajemen Terintegrasi
PEGASSUS yang telah diterapkan.
e. Untuk Audit SMP Perkapolri 24 tahun 2007, Auditor harus
seseorang yang memiliki kompetensi dan telah tersertifikasi oleh
Polri untuk melakukan audit SMP.

IV. REFERENSI
1. ISO 9001:2015 Klausul 9.2 Audit Internal
2. ISO 14001:2015 Klausul 9.2 Audit Internal
3. ISO 45001:2018 Klausul 9.2 Audit Internal
4. ISO 55001:2014 Klausul 9.2 Audit Internal
5. ISO 37001:2016 Klausul 9.2 Audit Internal
6. Perkapolri No. 24 Tahun 2007 tentang Sistem Manajemen
Pengamanan Organisasi, Perusahaan dan/atau Instansi/Lembaga
Pemerintah, Elemen 14. Audit sistem manajemen pengamanan
 TATA KERJA ORGANISASI

FUNGSI: QHSSE NOMOR : B-907/PG0300/2020-S9

REVISI KE :0
JUDUL : PELAKSANAAN AUDIT
INTERNAL BERLAKU TMT: 9 Januari 2020 :
HALAMAN : 3 dari 6

7. Keputusan Kepala Badan Pemelihara Keamanan Polri No. : Kep /

521 / X / 2015 tentang Pedoman Penilaian Penerapan Sistem
Manajemen Pengamanan Swakarsa Berdasarkan Peraturan Kapolri No.
24 Tahun 2007
8. International Safety Rating System 7th Edition Rev 1, Proses 14.10 Audits

V. DOKUMEN TERKAIT
1. Pedoman No. A-007/PG0300/2017-S9 tentang Pertamina Gas
Sustainability System (Pegassus)
2. TKO No. B-102/PG0300/2020-S9 tentang Penanganan Ketidaksesuaian
dan Tindakan Koreksi.

VI. FUNGSI/UNIT ORGANISASI/JABATAN TERKAIT

1. Fungsi QHSSE
2. Koordinator Auditor
3. Tim Auditor
4. Auditee / Fungsi terkait / Area Operasi

VII. PROSEDUR
1. Penunjukan Tim Auditor Internal
a. Tim Auditor Internal merupakan Pekerja perwakilan dari Unit
Organisasi dan Area Operasi PT Pertamina Gas yang telah memiliki
sertifikat pelatihan internal auditor.
b. Fungsi QHSSE menunjuk Tim Auditor Internal yang terdiri dari
Koordinator Tim dan anggotanya melalui Memorandum.
2. Perencanaan Audit Internal
a. Koordinator Auditor menyusun Program Tahunan Audit Internal (B-
907/PG0300/2020-S9/F001). Audit Internal dilaksanakan minimal 1
kali dalam 1 tahun. Program Audit dibuat atas dasar :
1) Tingkat kepentingan, resiko atau proses/kegiatan kritis dalam
organisasi
2) Hasil temuan audit dari Badan Sertifikasi, Pelanggan dan
Internal.
 TATA KERJA ORGANISASI

FUNGSI: QHSSE NOMOR : B-907/PG0300/2020-S9

REVISI KE :0
JUDUL : PELAKSANAAN AUDIT
INTERNAL BERLAKU TMT: 9 Januari 2020 :
HALAMAN : 4 dari 6

b. Koordinator Auditor memastikan bahwa Auditor tidak melakukan

audit atas proses atau kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya
(independen).
c. Koordinator Auditor meminta persetujuan Program Tahunan Audit
Internal kepada Fungsi QHSSE untuk mendapatkan masukan dan
pertimbangan dalam penentuan pelaksanaan Audit Internal.
d. Koordinator Auditor memastikan Program Tahunan Audit Internal
tidak bersamaan dengan kegiatan perencanaan anggaran tahun
berjalan dan untuk tahun mendatang.
e. Koordinator Auditor mendistribusikan Program Tahunan Audit
Internal ke setiap fungsi/unit. Bukti distribusi dapat berupa
e-mail atau transmittal letter (fax).
3. Persiapan Audit Internal
a. Sebelum pelaksanaan Audit Internal, Koordinator Auditor
menentukan pembagian Tim Auditor dan Auditee, Hari/Tanggal dan
Waktu pelaksanaan audit dalam Rencana Pelaksanaan Audit (B-
907/PG0300/2020-S9/F002) dengan persetujuan Fungsi QHSSE.
b. Minimal 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan Audit Internal,
Koordinator Auditor mengadakan Rapat Pembukaan Audit dengan
semua Tim Auditor dan Perwakilan Auditee membahas Rencana
Pelaksanaan Audit.
c. Masing-masing Tim Auditor mempersiapkan Check List dan
mempelajari kegiatan yang akan diaudit sesuai dengan area, fungsi,
dan proses Auditee.
4. Pelaksanaan Audit Internal
a. Tim Auditor akan melaksanakan audit sesuai dengan lingkup audit
pada Rencana Pelaksanaan Audit.
b. Dalam pelaksanaan audit, pemeriksaan yang dilakukan meliputi:
1) Wawancara dengan auditee
2) Pengamatan lapangan
3) Pemeriksaan dan verifikasi dokumen
4) Hasil tindakan koreksi dari temuan audit sebelumnya
c. Tim Auditor harus melakukan konfirmasi setiap bukti audit yang
dijadikan temuan audit.
d. Selesai melaksanakan audit, Auditor membuat permintaan tindakan
perbaikan ketidaksesuaian menggunakan formulir Laporan
Tindakan Perbaikan (B-102/PG0300/2020-S9/F001) sesuai TKO
 TATA KERJA ORGANISASI

FUNGSI: QHSSE NOMOR : B-907/PG0300/2020-S9

REVISI KE :0
JUDUL : PELAKSANAAN AUDIT
INTERNAL BERLAKU TMT: 9 Januari 2020 :
HALAMAN : 5 dari 6

Penanganan Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (B-

102/PG0300/2020-S9) dan auditee harus menetapkan rencana
tindakan perbaikan dan target waktu penyelesaiannya.
e. Selesai melaksanakan audit, Tim Auditor menyampaikan perkiraan
temuan-temuan audit. Klasifikasi temuan audit (major, minor dan
OFI) akan diputuskan pada Rapat Penutupan Audit Internal.
5. Penutupan dan Monitoring Hasil Audit
a. Setelah audit, Koordinator Auditor mengundang Tim Auditor dan
Perwakilan Auditee pada Rapat Penutupan Audit untuk membahas
hasil audit.
b. Masing-masing Tim Auditor menyiapkan Laporan Audit yang terdiri
dari:
1) Lembar halaman depan Laporan Audit (B-907/PG0300/2020-
S9/F004)
2) Laporan Tindakan Perbaikan (B-102/PG0300/2020-S9/F001),
bila ada
3) Checklist Audit Internal (B-907/PG0300/2020-S9/F003)
c. Perwakilan Auditee menyampaikan rencana tindakan koreksi yang
akan dilakukan.
d. Koordinator Auditor menyimpan Laporan Audit dan copy Laporan
Audit diserahkan kepada Auditee terkait.
e. Koordinator Auditor memonitor tindakan perbaikan yang akan
dilakukan Auditee pada Daftar Tindakan Perbaikan (B-
102/PG0300/2020-S9/F002).
f. Koordinator Auditor menyiapkan laporan Rangkuman Audit Internal
(B-907/PG0300/2020-S9/F005) dan dilaporkan serta disetujui oleh
Fungsi QHSSE.
g. Laporan hasil audit internal dimasukan dalam agenda Rapat
Tinjauan Manajemen sesuai TKO Tinjauan Manajemen
(B-908/PG0300/2020-S9)

VIII. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

1. Pelaksanaan Audit Internal sesuai dengan program tahunan.
2. Tidak ditemukan temuan audit yang sama pada saat pelaksanaan audit
eksternal oleh badan sertifikasi.
 TATA KERJA ORGANISASI

FUNGSI: QHSSE NOMOR : B-907/PG0300/2020-S9

REVISI KE :0
JUDUL : PELAKSANAAN AUDIT
INTERNAL BERLAKU TMT: 9 Januari 2020 :
HALAMAN : 6 dari 6

IX. LAMPIRAN
Lampiran – 1 : Diagram Alir TKO
Lampiran – 2 : Formulir Program Tahunan Audit Internal
(B-907/PG0300/2020-S9/F001)
Lampiran – 3 : Formulir Rencana Pelaksanaan Audit
(B-907/PG0300/2020-S9/F002)
Lampiran – 4 : Check List Audit Internal (B-907/PG0300/2020-S9/F003)
Lampiran – 5 : Laporan Audit (B-907/PG0300/2020-S9/F004)

Disiapkan oleh: Disetujui oleh:

Manager Quality Manager Security Manager HSE, VP. QHSSE,

Yudha Prasetya Sapto Agustono Jimmy Permadi Indra P. Sembiring

Tgl: Tgl: Tgl: Tgl: