PT. TIM No.

Dok : TIM-GD-SOP-08/00/21

Tgl. Revisi : --
SOP Audit Internal Sistem Tgl. Efektif : 08 Januari 2021
Manajemen K3LM
Status : Berlaku

PENANGGUNG JAWAB PROSEDUR

Disiapkan : Diketahui : Disahkan :

QHSE Officer QHSE Manager Direktur

08 Jan 2021 08 Jan 2021 08 Jan 2021

REVISI PROSEDUR

Revisi Tanggal Ringkasan dan Perubahan Initial

00 08 Jan 2021 Prosedur Baru DN

1
 PT. TIM No. Dok : TIM-GD-SOP-08/00/21

Tgl. Revisi : --
SOP Audit Internal Sistem Tgl. Efektif : 08 Januari 2021
Manajemen K3LM
Status : Berlaku

1.0 Tujuan
 Tujuan dari prosedur ini adalah menyediakan sarana untuk menjaga efektivitas Sistem
Manajemen Keselamatan Kesehatan Lingkungan dan Mutu (SM K3LM) di TIM dan untuk
memastikan kesesuaian dengan sistem dokumentasi yang terkait. Prosedur ini juga
menyediakan metodologi yang ditetapkan untuk melakukan SM K3LM audit terhadap
persyaratan sistem manajemen.
 Suatu audit adalah metode sistematis dan terencana untuk memeriksa bahwa PT. TIM
melakukan apa yang dipersyaratkan untuk dilakukan, seperti yang dimulai pada Kebijakan
Keselamatan Kesehatan Lingkungan dan Mutu serta SM K3LM.

2.0 Cakupan
 Prosedur ini berlaku untuk ruang ruang lingkup kegiatan dan operasional Automation and
Electrical, for design, develop, and commissioning yang terintegrasi dan dikelola oleh PT. TIM.

3.0 Pemakai (Bagian)

 All Department

4.0 Tanggung Jawab

 SOP ini harus dilakukan pemeliharaan, pemeriksaan, pengamatan dan perubahan oleh QHSE
Departemen

5.0 Dokumen Terkait

 Form Jadwal Audit Internal Integrasi SM K3LM
 Form Internal Audit Checklist
 Form Corrective Action Request and Report
 Form QHSE MS Internal Audit Report
 Form QHSE MS Internal Audit Report Summary

6.0 Prosedur Kerja

6.2 Persiapan

QHSE Departemen menyiapkan rencana audit SM K3LM tahunan termasuk jadwal audit internal,
anggota tim audit internal dan lingkup audit internal. Rencana audit internal harus memperhatikan
persyaratan ISO 45001, ISO 14001, ISO 9001 dan SMK3 serta persyaratan SM K3LM
perusahaan. Audit internal terhadap SM K3LM dilakukan minimal 1 (satu) kali per tahun.
Frekuensi audit internal dengan memperhatikan hasil audit sebelumnya dan perubahan yang
terjadi di perusahaan. Selain itu, audit tambahan dapat direncanakan oleh Management
Representative dan QHSE dengan memperhatikan adanya potensi sumber bahaya yang terdapat
di tempat kerja.

Rencana audit internal harus disetujui oleh QHSE MR dan ditinjau ulang saat Tinjauan Manajemen
untuk memastikan kesesuaian dan keefektifannya.

6.2 Kualifikasi Auditor

QHSE Departemen mengusulkan auditor MS, sesuai kebutuhan, untuk memastikan bahwa
rencana audit tahunan dapat berhasil diselesaikan.

2
 PT. TIM No. Dok : TIM-GD-SOP-08/00/21

Tgl. Revisi : --
SOP Audit Internal Sistem Tgl. Efektif : 08 Januari 2021
Manajemen K3LM
Status : Berlaku

Auditor internal yang diusulkan mempunyai criteria sebagai berikut:

 Auditor internal harus bebas/independen dari kegiatan yang diaudit;

 Auditor internal harus memiliki kompetensi dalam proses audit SM K3LM, baik melalui pelatihan
dan / atau pengalaman (melewati kursus pelatihan auditor internal);
 Setidaknya satu auditor internal di setiap tim harus memiliki pemahaman tentang ISO 45001,
ISO 14001, ISO 9001 dan SMK3;
 Semua auditor internal harus terbiasa dengan SM K3LM perusahaan.

Tim auditor internal beranggotakan sekurang-kurangnya 2 orang yakni, Lead Auditor dan Auditor
Internal.

6.3 Pada saat Audit Internal

Audit internal dimulai dengan Opening meeting yang menjelaskan tentang jadwal audit internal,
pembagian tim auditor internal & lokasi yang diaudit, cara audit internal, pelaporan audit internal
dan lain-lain

Audit internal diakhiri dengan Closing meeting yang menjelaskan tentang rangkuman hasil audit
internal dari setiap tim auditor internal serta rencana tindak-lanjut dari hasil temuan audit internal.

Lead Auditor internal merencanakan audit internal dengan meninjau semua dokumen dan catatan
SM K3LM yang relevan, termasuk prosedur operasi standar. Lead auditor internal menyiapkan
catatan audit, didukung oleh Checklist Audit Internal dan memberitahukan Auditee sebelum
tanggal audit internal (lima hari kerja dianjurkan sebelum pelaksanaan audit internal).

Catatan audit internal harus terdiri dari isu-isu kunci yang akan diaudit, persyaratan hukum /
pelanggan yang relevan, pertanyaan, dll yang akan dibahas selama audit internal.

Tim Auditor internal harus melakukan pertemuan pembukaan di awal audit internal, dimana Lead
auditor internal akan menginformasikan lingkup audit internal kepada Auditee.

Informasi, yang diperlukan auditor internal untuk penilaian dapat dikumpulkan melalui:

 Wawancara dengan auditee dan personil terkait untuk memastikan bahwa instruksi tertulis
dilakukan dan pelatihan yang sesuai telah diberikan;
 Pemeriksaan wilayah kerja, dan / atau
 Melihat data, catatan dan dokumen lainnya.

Auditee harus menyiapkan semua informasi yang tersedia untuk membantu auditor internal.

6.4 Kategori Temuan Internal Audit

Tim Auditor internal harus meninjau bukti obyektif dan temuan dokumen dengan Auditee (manajer,
supervisor, atau orang yang ditunjuk dari bagian yang diaudit).

Yang termasuk kategori temuan audit adalah sebagai berikut:

1. Pengamatan (Observasi / Peluang Untuk Peningkatan) - Telah dipenuhinya kriteria audit
internal pada suatu proses akan tetapi terdapat suatu peluang untuk menimbulkan
ketidaksesuaian atau peluang untuk meningkatkan efektifitas proses. Tidak memerlukan

3
 PT. TIM No. Dok : TIM-GD-SOP-08/00/21

Tgl. Revisi : --
SOP Audit Internal Sistem Tgl. Efektif : 08 Januari 2021
Manajemen K3LM
Status : Berlaku

tindakan perbaikan segera dan analisa penyebab, tetapi akan didokumentasikan dalam
Laporan Hasil Audit Internal sebagai saran untuk peningkatan

2. Kesesuaian - Kondisi telah dipenuhinya kriteria audit internal pada suatu proses;

3. Ketidaksesuaian - Kondisi tidak dipenuhinya kriteria audit internal pada suatu proses terdiri
dari:

1. Mayor: Hal yang harus dilakukan segera termasuk analisa penyebab dan tindakan
perbaikan yang dilakukan dalam waktu 1 bulan.
Yang termasuk ketidaksesuaian major adalah sebagai berikut:
a) Sistem berhenti sementara waktu;
b) Ketidaksesuaian yang sama terjadi di beberapa area / bagian;
c) Sudah menjadi temuan sebelumnya, tetapi tidak dilakukan tindakan perbaikan;
d) Ketidaksesuaian yang berpotensi menyebabkan keluhan pelanggan dan tidak bisa
dicegah di proses selanjutnya;
e) Ketidakpatuhan terhadap peraturan, perundangan & persyaratan lainnya; dan
f) Tidak dilakukannya pengendalian aspek lingkungan penting, yang menyebabkan
pencemaran lingkungan.

2. Minor: Hal ini harus diidentifikasi analisa penyebab dan harus didokumentasikan pada
rencana tindakan untuk perbaikan yang dilakukan dalam waktu 3 bulan.
Yang termasuk ketidaksesuaian minor adalah sebagai berikut:
a) Ketidakkonsistenan penerapan system;
b) Sedikit menyalahi aturan di proses, prosedur atau operasional sistem manajemen; dan
c) Kegagalan pada dokumentasi dan rekaman.

3. Observasi: Hal ini harus diidentifikasi analisa penyebab dan harus didokumentasikan pada
rencana tindakan untuk perbaikan yang dilakukan dalam waktu 6 bulan.

Memerlukan Laporan Ketidaksesuaian yang akan diterbitkan sesuai dengan prosedur Non-
conformance, Corrective and Preventive. Nomor Non-conformity Report didapatkan dari DCC.

Tim Internal Auditor mencatat semua observasi dan ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit
internal SM K3LM dalam catatan audit dan / atau checklist.

Auditee (Manajer/ Supervisor/Staff) mengusulkan dan melaksanakan tindakan perbaikan dan

pencegahan yang diperlukan terhadap ketidaksesuaian dan penyebabnya diidentifikasi. Informasi
ini harus didokumentasikan dalam Laporan Ketidaksesuaian.

Lengkapi Laporan Ketidaksesuaian dan mengirimkan laporan Internal Audit kepada QHSE.

Khusus untuk sistem manajemen ISO 45011 :2018 tidak ada temuan observasi hanya ada temuan
kesesuaian dan ketidaksesuaian yaitu untuk major dan minor.

6.5 Setelah Audit Internal

Departemen QHSE menyiapkan laporan internal audit, meringkaskan temuan audit internal,
penyebab masalah, ketidaksesuaian dan tindakan korektif dan preventif yang diusulkan, diambil
dari Non-conformity Reports yang disiapkan oleh Manajer Dept / Supervisor. Pedoman format
laporan audit internal terlampir.

4
 PT. TIM No. Dok : TIM-GD-SOP-08/00/21

Tgl. Revisi : --
SOP Audit Internal Sistem Tgl. Efektif : 08 Januari 2021
Manajemen K3LM
Status : Berlaku

Departemen QHSE menyampaikan Laporan Internal Audit dalam waktu dua minggu setelah audit
selesai ke Management untuk diperiksa dan disetujui.

Departemen QHSE akan :

 Menindaklanjuti semua and Non-conformity Report (Laporan ketidaksesuaian) yang diterbitkan

sebagai hasil dari internal audit tersebut;
 Secara teratur meninjau status Non-conformity Reports;
 Memverifikasi efektivitas tindakan perbaikan dan memastikan penutupan (closing) Non-
conformity Report.

Departemen QHSE akan melaporkan kinerja keseluruhan pelaksanaan Sistem Manajemen K3LM
dan hasil internal audit pada Management System Review Procedure.

Peran manajemen adalah memastikan agar program audit dari tahap perencanaan, pelaksanaan
dan hasil audit serta tindak lanjut dapat dilaksanakan dengan baik untuk perbaikan dan
peningkatan system manajemen yang berkelanjutan.

7.0 Referensi

- ISO 14001:2015 tentang Sistem Manajemen Lingkungan, Persyaratan Klausul 9.2 (semua sub
klausul)
- ISO 9001:2015 tentang Sistem Manajemen Mutu, Persyaratan Klausul 9.2 (semua sub
klausul)
- ISO 45001:2018 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Persyaratan Klausul
9.2 (semua sub klausul)
- SMK3 PP No. 50/2012 tentang Sistem Manajemen Keselamatan Kesehatan Kerja, Per-
syaratan Klausul 11.1 (semua sub klausul)