CEK LIST PERSIAPAN PEMBANGUNAN ZI MENUJU WBK DAN WBBM
A. PENCANANGAN ZONA INTEGRITAS
N STANDAR DOKUMEN DAN KEGIATAN ADA TDK KET O ADA 1 Seluruh pegawai harus Dokumen Pakta Integritas menandatangani dokumen Pembangunan ZI (PZI) Menuju fakta Integritas Pembangunan WBK dan WBBM yang ZI menuju WBK dan WBBM ditandatangani Pimpinan dan pegawai B. PROSES PEMBANGUNAN ZONA INTEGRITAS (KOMPONEN PENGUNGKITAN) 1. MANAJEMEN PERUBAHAN I Tim Kerja a. Ada Tim Kerja Pembangunan SK Direktur Tim Kerja ZI Menuju WBK dan WBBM Pembangunan ZI Menuju WBK (Seluruh Manajemen, KA. dan WBBM Instalasi, Komite2, Karu, dan Unit.,dll) b. Ada SPO Pengajuan Anggota SPO Pengajuan Anggota TIM Tim Kerja PZI Menuju WBK berisi: WBBM oleh setiap Unit - Kriteria anggota tim Instalasi - Proses penentuan anggota tim - Bukti rapat penyusunan tim 2 Dokumen Rencana Pembangunan Zona Integritas a. Ada Rencana Kerja PZI Dokumen Rencana Kerja PZI menuju WBK WBBM b. Rencana Kerja PZI Dokumen Rencana Kerja PZI: dilengkapi target-target sudah berisi target kerja mulai prioritas yang relevan dengan persiapan, sefl asssessment, tujuan Pembangunan WBK pemantauan inspektorat dan dan Proses Pelayanan penilaian oleh M\Kemenpan dan RB c. Telah disosialisasikan - Bukti sosialisasi berbagai pembangunan zona integritas media (Web, FB, Stiker2 menuju WBK, WBBM serta bulletin) dengan melalui Media (Web, Media alamat Web side Cetak,dll) - SPO Sosialisasi PZI Menuju WBK WBBM: Undangan bukti absen Notulen 3 Pemantauan dan Evaluasi PZI Menuju WBK dan WBBM a. Seluruh rencana Laporan Kegiatan PZI Menuju kerja/kegiatan PZI menuju WBK WBBM (Triwulan, WBK WBBM dilaksanakan Semesteran,Tahunan) sesuai rencana b Ada hasil monitoring dan Dokumen Hasil Monitoring evaluasi pelaksanaan PZI intern dan Evaluasi setiap menuju WBK dan WBBM bulan,Triwulan dan tahunan setiap bulan, triwulan, tahunan. c Ada tindak lanjut hasil Bukti Tindak Lanjut hasil monitoring dan evaluasi monev berupa laporan sebelum pelaksanaan PZI menuju dan sesudah WBK dan WBBM 4. Perubahan Pola Fikir dan Budaya Kerja a Pimpinan (Direktur, Kasubag Bukti-bukti bahwa pimpinan TU, Kasi Pelayanan, dan sudah menjadi role model. Kasi lainnya) Menjadi Role - Bukti disiplin pimpinan Model dalam Pelaksanaan - Bukti agenda kegiatan PZI menuju WBK dan tiap hari WBBM - Bukti penilaian Kinerja tiap bulan b Ada Penetapan agen SK Direktur agen perubahan PZI perubahan PZI Menuju WBK Menuju WBK WBBM: dan WBBM. (SELURUH - SOP penetapan agen Manajemen, KA Komite, KA perubahan Instalasi, KA Ruangan, KA - Rapat penentuan agen Unit) perubahan : - Undangan Daftar hadir Notulen - SK penenetapan Agen perubahan
c Ada pelatihan pembangunan Bukti Pelatihan
budaya kerja BK dan BBM untuk seluruh karyawan. d Seluruh Karyawan terlibat - SPO setiap pekerjaan aktif dalam PZI Menuju - Evaluasi pimpinan tiap WBK dan WBBM bulan, triwulan atau semester tentang pelayanan tanpa korupsi dan bersih melayanai - Bukti-bukti tidak adanya perilaku korupsi oleh karyawan B. II. PENATA TATA LAKSANA 1. Standar Prosedur Operasional a. SPO-SPO dikelompokan Penyimpanan master dokumen sesuai dengan pendekatan SPO tersentral pada dokumen pola Akreditasi atau unit (ada control: master dokumen) dan control - SPO Setiap pekerjaan dokumen disetiap unit - SPO ditandatangani oleh pimpinan, bertanggal dan mencantumkan edisi - SPO Inovasi instansi b. Seluruh unit bekerja sesuai Bukti Penilaian Pelaksanaan dengan SPO yang telah tugas/pekerjaan Mengacu SPO: ditetapkan. - SPO dapat dibaca oleh karyawan - SPO dilaksanakan oleh semua karyawan melalui wawancara c. Telah dilakukan SPO perbaikan : evaluasi/update SPO yang - dokumen form pengajuan sudah tidak sesuai. revisi - dokumen bukti evaluasi melalui : rapat ( undangan , absen dan notulen ) - revisi SPO dengan pencantuman edisi dan tanggal 2. E. Office/ Penggunaan Sistem Informasi dalam Operasioanal dan Pelayanan a. Telaah mengaplikasikan Dokumen Struktur Organisasi sistem informasi/ seluruh Unit, Instalasi, Urusan komputerisasi dalam dll, yang jelas memperlihatkan: pengukuran kinerja - garis komando dan karyawan: - garis koordinasi dokumen Ada indikator kinerja - uraian tugas per Individu - individu (IKI) uraian - indikator dan standar tugas yang dilengkapi - SPO Pelaksanaan sesuai Etika indikator dan standar teknologi informasi kuantitatif, checklist, - bukti penerapan sistem pengukuran klinis, informasi/software dalam checklist pengukuran penilaian kinerja unit ( alamat disiplin dan etika web site) profesi. - Keaktifan penggunaan Web site - dokumentasi hasil monitoring SPM, - - Indikator mutu secara Online/Komputerisasi b. Operasioanal manajemen Bukti penerapan system SDM sudah menggunakan informasi/software aplikasi sistem operasional pegawai informasi/komputerisasi: System dan proses System dan proses rkruitmen pegawai rkruitmen pegawai Absensi Absensi System kenaikan gaji System kenaikan gaji secara berkala secara berkala System kenaikan System kenaikan pangkat/golongan pangkat/golongan System informasi cuti System informasi cuti pegawai pegawai System informasi System informasi suka/duka, ulang tahun suka/duka, ulang pegawai, kematian, sakit tahun pegawai, dirawat, pernikahan. kematian, sakit System penggajian, dirawat, pernikahan. intensif, dll (sebaiknya System penggajian, dibangun intranet) intensif, dll (sebaiknya dibangun intranet) c. Penerapan system Pelayanan publik menggunakan informasi/komputerisasi teknologi informasi: dalam dokumentasian (paper Ada bukti aktivitas melayani less) melalui teknologi sistem informasi. d. Telah dilakukan monitoring Bukti dokumen hasil monitoring dan evaluasi penerapan dan evaluasi: system informasi dalam - Ada bukti aktivitas pengukuran kinerja, penilaian kinerja melalui operasional SDM, pelayanan, sistem informasi dan modul lainnya. - Laporan pemanfaatan teknologi informasi dalam ( bulanan, triwulan dan semester) Pengukuran kinerja unit Operasionalisasi SDM Pemberian Layanan kepada publik. 3. Keterbukaan Informasi Public a. Ada kebijakan tentang SK Direktur ttg kebijakan keterbukaan informasi publik keterbukaan/informasi publik mengacu kepada UU keterbukaan informasi public b. Telah dilakukan evaluasi Dokumen evaluasi kebijakan terhadap kebijakan keterbukaan informasi publik: keterbukaan informasi publik - laporan pelaksanaan informasi publik - Monev pelaksanaan Kebijakan. - Revisi kebijakan B. III. PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM 1 Perencanaan kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan a. Kebutuhan pegawai disusun - Dokumen anjab ABK mengacu kepada peta jabatan - analisis kebutuhan pegawai dan hasil analisis bahan kerja berdasarkan anjab ABK untuk masing-masing jabatan dengan kriteria dalam disetiap unit/instansi. jabatan
b. Penempatan pegawai setelah - Dokumen hasil evaluasi
masa orientasi murni masa orientasi mengacu kepada kebutuhan - Dokumen SK Direktur pegawai yang telah disusun penempatan pegawai perjabatan. - SPO Orientasi Pegawai - SPO Penempatan Pegawai c. Telah dilakukan monitoring - Dokumen hasil evaluasi dan evaluasi terhadap penempatan pegawai penempatan pegawai rekuitmen rekuitmen untuk memenuhi - Evaluasi disiplin, dan kebutuhan. kinerja pegawai yang ditempatkan 4. Ada perbaikan kinerja suatu - Dokumen laporan kinerja unit setelah penempatan unit/ instalasi dll, pegawai diunit tersebut. sebelum penempatan dan setelah penempatan. 2. Pola Mutasi Internal a. Ada pola/system - Dokumen SPO pola pengembangan karir /sistem pengembangan karier pegawai sesuai pengembangan profesi - Dokumen pengembangan karir by name pegawai - b. Mutasi Internal staf sesuai - SPO / panduan sistem dengan sistem mutasi mutasi internal internal, pola pengembangan - Dokumen mutasi karir, dan kompetesi staf internal/ staf system mutasi internal (Panduan, SPO atau lainnya) c. Telah dilakukan monitoring - Dokumen laporan dan evaluasi terhadap monitoring dan evaluasi kegiatan mutasi internal dari masing-masing Ka dalam kaitannya dengan instansi dan unit perbaikan kinerja staf dan unit terkait. 3. Pengembangan Pegawai Berbasis Kompetensi a. Telah dilakukan training - Standar kompentensi need analisis berdasarkan gap masing2 profesi dan staf kompetensi untuk (Job Specification) pengembangan karir staf - Hasil assement kompetensi seluruh staf (pencapaian dan gap kompetensi) - Tindak lanjut hasil assessment - Dokumen hasil Training - Need Analysis a Rencana pengembangan - SPO pengembangan kompetensi pegawai kompetensi pegawai mempertimbangkan hasil berdasarkan Kinerja Staf Kinerja Pegawai - hasil penilaian kinerja staf - laporan pelaksanaan pengembangan kompetensi dan karier staf baik melalui pendidikan formal maupun no formal/ diklat
c. Kesenjangan kompetensi staf Hasil evaluasi kompetensi
terhadap standar pegawai yang ada denagn kompetensinya harus <25% standar kompetensi yang ditetapkan. d. Seluruh staf sudah Laporan realisasi program diklat mendaptkan/mengikuti setiap bulan, triwulan, semester pelatihan sesuai dengan gap dan tahunan by name. kompetensinya dalam satu tahun terakhir e. Telah melakukan upaya Laporan realisasi program pengembangan kompetensi peningkatan jenjang pendidikan staf baik melalui pelatihan, formal dan diklat setiap pendidikan berjenjang dll tahunan f. Telah dilakukan monitoring Laporan Hasil Monitoring dan dan evaluasi hasil Evaluasi pengembangan pengembangan kompetensi kompetensi staf perbaikan staf. kinerja unit setiap bulan, triwulan, semester dan tahunan. - Laporan sebelum pengembangan kompetensi - Laporan sesudah pengembangan kompetensi 4. Penetapan Kinerja Individu a. Ada sistem penilaian kinerja - Panduan Penilaian individu yang terkait dengan Kinerja Individu kinerja organisasi - Target kinerja organisasi menjadi dasar pembuatan target kerja individu - SK gubernur ttg Tupoksi organisasi b. Indikator kinerja individu - dokumen Indikator memiliki kesesuaian dengan Kinerja Individu setiap indikator kinerja individu karyawan (Mulai level diatasnya (atasan Direktur, kasi, Ka, Inst, langsungnya) karu, dll setiap hirarki struktur) - Laporan hasi analisa kesesuaian evaluasi kinerja individu dengan indikator kinerja individu level diatasnya c. Telah dilakukan penilaian - Dokumen hasil kinerja secara periodik (setiap kuantitatif penilaian bulan) kinerja setiap karyawan setiap bulan (penilaian dilakukan oleh setiap atasan langsung terhadap stafnya) d. Hasil penilaian kinerja - Dokumen panduan individu (setiap bulan) telah pemberian reward and dijadikan dasar untuk punishment pemberian reward dan Bukti punishment (financial, pengembangan kompetensi, pengurangan intensif dll) 5. Penegakan Aturan Disiplin/kode Prilaku Pegawai a. Telah mengimplementasikan - SK Direktur tentang jam aturan disiplin/kode etik/ kerja kode perilaku pegawai, ada - SK pimpinan perangkat inovasi peningkatan tentang komite Etik dan pencapaian tingkat Hukum kedisiplinan pegawai - Pencapaian Kedisplinan Absensi jam kerja seluruh pegawai - Bukti dokumen penindakan pelanggaran Disiplin/ pelanggaran kode etik sesuai kewenangan bukti pelaksanaan inovasi - Peningkatan kedisplinan pegawai 6 Sistem Informasi Kepegawaian a. Data informasi kepegawaian - Ada sistem telah di mutakhirkan secara komputerisasi data berkala (tiap bulan) kepegawaian yang di update tiap bulan - Pengelompokan jenis tenaga pola ketenagaan sesuai dengan regulasi terkini di setiap perangkat daerah. B.IV. PENGUATAN AKUNTABILITAS 1 Keterlibatan Pimpinan a. Pimpinan terlibat dalam - Dokumentasi Rencana penyusunan Rencana stategis Strategis yang ditanda yang diupdate Selama 5 tangani oleh direktur tahun - Bukti dokumen: Undangan rapat Penyusunan Renstra Daftar hadir, notulen rapat b. Pimpinan terlibat dalam - Uraian Tugas setiap Staf penyusunan indikator kinerja ditanda tangani oleh staf Pimpinan c. Pimpinan memantau - Laporan Hasil Penilaian pencapaian kinerja setiap kinerja staf setiap bulan bulan dilaporkan kepada Pimpinan oleh para staf pimpinan. - Pimpinan mendisposisi dan mendatangani laporan kinerja staf yang diteruskan ke Tim Remunerasi untuk dasar perhitungan intensif 2 Pengelolaan Akuntabilitas Kinerja a. Telah memiliki dokumen Dokumen rencana strategis perencanaan yang lengkap (Tingkat perangkat) Dokumen rencana kerja tahunan (tingkat eselon) Penetapan kinerja Pimpinan perangkat dan eselon dibawahnya. b. Dokumen perencanaan telah - Dokumen perencanaan berorientasi pada hasil dilengkapai sasaran (terhadap sasaran output output pada setiap dalam tujuan setiap program/kegiatan program/kegiatan dalam - Laporan hasil kegiatan perencanaan) - Lakip (Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah) - c. Memiliki indikator kinerja - Dokumen indikator utama (IKU) kinerja utama dan indikator kinerja tambahan ditetapkan oleh pimpinan perangkat d. Indikator kinerja telah - Dokumen indikator memenuhi unsur SMART kinerja yang memenuhi (Specific, Measurable, unsur SMART untuk Achievable, Realistic, seluruh staff timeline) e. Laporan pencapaian kinerja - Laporan pencapaian kinerja: diselesaikan tepat waktu staf setiap bulan, laporan kinerja setiap unit, setiap semester, - laporan kinerja setiap tahun. f. Laporan pencapaian kinerja - Dokumen laporan telah memberikan informasi pencapaian kinerja yang tentang kinerjanya benar-benar berisi informasi pencapaian kinerja (data objektif tidak dimanipulasi) g. Ada upaya peningkatan - Bukti upaya peningkatan kapasitas SDM yang kompetensi SDM yang menangani akuntanbilitas menangani akuntabilitas kinerja kinerja (pelatihan workshop dll) h. Pengelolaan akuntabilitas - Bukti dokumen kinerja dilakukan oleh SDM pengelola akuntabilitas yang kompeten kinerja (FC ijazah, diklat, workshop) seluruh manajemen yang sesuai dengan bidang tugasnya/poksinya
B.V. PENGUATAN PENGAWASAN
1 Pengendalian Gratifikasi a. Telah melakukan public - SK Pimpinan perangkat Campaign tentang tentang pengendalian pengendalian Gratifikasi Grafikasi - Leaflet, poster, stiker pelanggaran gratifikasi - Surat edaran Pimpinan perangkat kepada seluruh rekanan kerjasama/pihak ke 3 bahwa seluruh manajemen - Pengawasan internal SPI - Mengidentifikasi proses internal yang rawan penyimpangan aturan 2. Penerapan SPIP a. Telah membangun lingkungan - SK Gubernur tentang pengendalian sesuai yang Pengendalian Gratifikasi ditetapkan instansi pusat dan mengacu pada aturan inovasi ttg lingkungan Pusat pengendalian - Laporan kegiatan Inovasi menghilangkan Pelaksanaan korupsi dan Gratifikasi - Laporan kegiatan pencegahan Pelaksanaan korupsi dan Gratifikasi
b. Telah melakukan penilaian - Data penilaian resiko
resiko atas seluruh pelaksanaan dari setiap kegiatan kebijakan - Seluruh eselon melakukan penilaian resiko terhadap pekerjaannya. c. Telah dilakukan kegiatan - Dokumen strategi dan pengendalian untuk langkah – langkah meminimalisir resiko yang meminimalisir resiko telah diidentifikasi - SPO pengendalian gratifikasi d. SPI telah dinformasikan dan - Rapat pembentukan SPI dikomunikasikan kepada pihak ( Undangan , absen dan terkait Notulen) - SK Penetapan SPI - SK Penetapan Tim SPI - Sosialisasi tentang SPI ( undangan, Absen dan notulen ) 3 Pengaduan masyarakat a. Telah mengimplementasikan - SK Pimpinan ttg SPO kebijakan pengaduan penanganan pengaduan masyarakat dan inovasi terkait masyarakat pengaduan masyarakat - Membuat teknologi sistem pengaduan masyarakat b. Hasil penanganan pengaduan - Dokumen rekapan masyarakat telah pengaduan masyarakat ditindaklanjuti dan tindaklanjutnya - Laporan setiap pengaduan masyarakat dan tindak lanjutnya. c. Telah dilakukan monitoring - Laporan monev dan evaluasi atas penaganan pengaduan masyarakat pengaduan masyarakat ttg tindak lanjut penyelesaian pengaduan masyarakat d. Hasil evaluasi atas penanganan Laporan prosentase pengaduan masyarakat telah penyelesaian pengaduan ditindaklanjuti masyarakat dalam 1 tahun 4 Whistle Blowing System a Telah di internalisasikan - Pimpinan perangkat men Wistle-Blowing System sosialisasikan tentang WBS kepada seluruh sataf pimpinan dan pegawai ( undangan, absen dan notulen) b Wistle-Blowing System telah - Membangun budaya diterapkan kerja teamwork, transparan, peduli aturan, dan akuntabel - Bukti dokumen kasus WBS - Penerapan system reward c. Telah dilakukan evaluasi atas - Dokumen hasil penerapan Wistle-Blowing pelaksanaan TL oleh System Pimpinan dan unit terkait - Dokumen analisa masalah pelaksanaan WBS d. Telah menindak lanjuti hasil - Dokumen hasil evaluasi Wistle-Blowing identifikasi atau System pemetaan karyawan terjaminnya benturan kepentingan dalam kegiatan operasional dan pelayanan yang dirinci setiap unit/bidang - Dokumen bukti tindak lanjut pengananan benturan kepentingan dalam kegiatan operasional 5 Penanganan Benturan kepentingan a. Telah terdapat identifikasi - Dokumen analisa Benturan Kepentingan benturan kepentingan dilingkungan unit terkait - Dokumen pemetaan Benturan kepentingan di setiap kegiatan. b Penanganan benruran - Pimpinan mensosialisasi kepentingan telah benturan kepentingan disosialisasikan/ diinternalisasi keseluruh staf pimpinan dan pegawai ( undangan, absen dan notulen)
c Penanganan benturan - SK Pimpinan ttg
kepentingan telah pelaksanaan Penaganan diimplementasikan benturan kepentingan - SPO penanganan benturan kepentingan d Telah dilakukan Evaluasi atas - Dokumen evaluasi penaganan benturan berkala penanganan kepentingan. benturan kepentingan di setiap bagian dan kegiatan e Hasil evaluasi atas penanganan - Laporan penanganan benturan kepentingan telah benturan kepentingan di ditindaklanjuti lingkungan intern atau dengan lingkungan ekstern B. VI PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK 1 Standar Pelayanan a. Telah memiliki kebijakan - Pergub ttg SPM, SK standar pelayanan Pimpinan perangkat ttg Standar pelayanan publik 2. Telah melakukan maklumat - Dokumen maklumat komitmen komitmen pelayanan dan pelayanan yang di tandatangani standar pelayanan tsb oleh Pimpinan direktur, sehingga sudah - terpasang di area-area disosialisasikan pelayanan publik dan - disosialisasikan melalui WEB. Dll 3. Telah menerbitkan SPO-SPO - Dokumen SPO-SPO terkait pelaksanaan standar diterbitkan sesuai degan pelayanan dan seluruh staf system penerbitan bekerja sesuai dengan SPO dokumen, - - bukti hasil evaluasi pelaksanaan tugas pengacu SPO 4. Telah melakukan revieu - Dokumen proses dan (evaluasi dan revisi) seluruh hasil revisi standar standar pelayanan (SPM, pelayanan dan SPO Standar pelayanan public) (form pengajuan dan SPU perbaikan dokumen, bukti revisi, perubahan nmr, dan revisi dokumen) 2 Budaya pelayanan prima a. Telah dilakukan - Pemimpin perangkat sosialisasi/pelatihan dalam mensosialisasikan upaya penerapan Budaya budaya pelayanan prima Pelayanan Prima - SK Pimpinan perangkat penerapan budaya Pelayanan Prima b Informasi tenatang pelayanan - Update web dilakukan mudah diaksse melalui setiap penerapan system berbagai media informasi akses system informasi dan register (Kiosk) bekerjasama dengan media TV dan radio untuk secara rutin menyiarkan layanan keseluruhan - materi pelayanan prima disampaikan keseluruh bagian/ masyarakat melalui : - Papan pengumuman atau dengan cara inovasi melalui : Website Media sosial - Dokumen program penerapan budaya pelayanan prima (excelent service quality) - Bukti pelaksanaan pelatihan inhouse trainig seluruh pegawai tentang budaya pelayanan prima (form undangan, daftar hadir, notulen, materi, dll)
c. Telah memiliki dan - SK Pimpinan ttg system
menerapkan system reawrd reward dan punisment dan punishment bagi - SK Penerapan system pelaksanaan pelayanan intensive berbasis Telah memiliki kebijakan pencapaian kinerja pemberian kompensasi bagi bulanan penerima layanan yang tidak - SK Pimpinan perangkat terbukti menerima layanan daerah ttg kebijakan sesuai standar pemberian kompensasi bagi penerima layanan yang tidak terbukti tdk menerima layanan sesuai standar d. Telah memiliki layanan - Tata ruang unit-unit terpadu/terintegrasi pelayanan terkait diupayakan berdampingan (dekat) perlu membuat suatu area pelayanan yang terpadu (konsep one stop service) e. Telah memiliki inovasi - Pembuatan inovasi pelayanan pelayanan dimasing- masing bidang/unit
3 Penilaian kepuasan terhadap pelayanan
a. Telah melakukan survey - Bukti hasil survey kepuasan masyarakat kepuasan masyarakat terhadap pelayanan secara terhadap pelayanan ( rutin instrumen wawancara/ tulisan) b. Hasil survey kepuasan dapat - Analisa hasil survey diakses mesyarakat secara kepuasan ditampilkan di terbuka web dan ditempel dipapan informasi publik - Dokumen analisa survey kepuasan 3. Telah menindak lanjuti - Bukti dokumen keluhan dan masukan pelaksanaan tindak lanjut masyarakat terkait ketidak keluhan/masukan puasan (ketidakpuasan masyarakat) Hasil 1. Pemerintah yang bersih dan bebas KKN a Presentase temuan hasil pemeriksaan (internal dan eksternal) yang telah ditindak lanjuti II Kualitas pelayanan public a Nilai Persepsi kualitas pelayanan survey (Survey eksternal) Total Hasil PZI Menuju WBK dan WBBM