1

PEDOMAN KLASIFIKASI KEARSIPAN

YAYASAN PENDIDIKAN URSULIN

1. Klasifikasi ini mencakup berbagai subjek yang terdapat pada kampus: KB/TK, SD, SMP, SMA, dan SMK.
2. Kode Klasifikasi menggunakan kombinasi Huruf dan Angka
3. Klasifikasi 3 jenjang yaitu Masalah Pokok, Sub Masalah, dan Sub-sub Masalah. Minimum 2 jenjang.
Penulisan istilah subjek pada sub masalah dan sub-sub masalah diusahakan tidak terlalu panjang.
4. Silahkan menyesuaikan : menambahkan atau menghilangkan Sub Masalah/Sub-Sub Masalah dengan
kebutuhan kampus masing-masing dan menentukan urutanpemberian kodenya
5. Kolom Keterangan berisi deskripsi jenis-jenis arsip di setiap sub masalah atau sub-sub masalah.
6. Pemberkasan Arsip Digital/Soft copy : Penamaan Folder/File mengikuti Pedoman Klasifikasi Kearsipan
Yayasan Pendidikan Ursulin.

PEMBAGIAN UTAMA
Kode Masalah Pokok
SW ADMINISTRASI KESISWAAN
KR ADMINISTRASI KURIKULUM
KU ADMINISTRASI KEUANGAN
AT ADMINISTRASI TATA KELOLA
SP ADMINISTRASI SARANA/PRASARANA
HU HUBUNGAN MASYARAKAT
KP ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
AU ADMINISTRASI UMUM
 2

SW - ADMINISTRASI KESISWAAN
Masalah Pokok Sub Masalah Sub-sub Masalah Keterangan
SW SW01. Penerimaan SW01.01 Promosi PSB Naskah-naskah yang berkaitan dengan
ADMINISTRASI Siswa Baru kegiatan promosi seperti ketentuan
KESISWAAN atau persyaratan, program kerja,
laporan promosi PSB, dan sebagainya.
SW01.02 Pendaftaran Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Formulir pendaftaran, Surat
Pernyataan PPDB, Akte siswa, KK,
KTP orang tua, surat nikah orang tua,
surat baptis, rapor, sertifikat prestasi
siswa
SW01.03 Seleksi Naskah-naskah yang berkaitan dengan
pengumuman tes, hasil tes, soal tes,
dan sebagainya.
SW01.04 Biaya Pendidikan Naskah-naskah yang berkaitan dengan
hasil wawancara, uang pangkal, uang
sekolah, Dana Pengembangan
Pendidikan (DPP), Sumbangan
Pengembangan Pendidikan (SPP),
dan sebagainya.
SW01.05 Bantuan dan Bea Naskah – naskah yang berkaitan
Siswa dengan Surat permohonan bantuan
dari orang tua siswa ke sekolah
dilengkapi dengan surat pernyataan
tidak mampu dari instansi terkait, PBB,
NPWP, slip gaji ortu, foto rumah,
rek listrik dan air 3 bulan terakhir.
 3

SW01.06 Keluar/Drop Out Naskah – naskah yang berkaitan

dengan permohonan keluar atau
keterangan dikeluarkan

SW02. Data Siswa

SW02.01 Buku Induk Siswa Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Formulir pendataan Buku
Induk
SW02.02 Buku Klaper Buku Klaper
SW02.03 Buku Leger Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Nilai-nilai dari Guru Mapel atau
Guru Kelas
SW02.04 Data siswa Naskah – naskah yang berkaitan
dengan File-file permohonan data-data
siswa yang dibutuhkan sekolah ke
orang tua.
SW02.05 Pindah Sekolah Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Permohonan pindah sekolah
dari orang tua, surat keterangan
penerimaan dari sekolah yang dituju,
surat keterangan kelakuan baik, surat
keterangan pindah dari sekolah, dan
berkas terkait
SW02.06 Mutasi siswa Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Permohonan mutasi sekolah
dari orang tua dari sekolah asal, surat
keterangan diterima dari, surat
keterangan kelakuan baik, surat
keterangan pindah dari sekolah, surat
ijin operasional sekolah asal, piagam
akreditasi sekolah asal dan berkas
terkait
 4

SW03. Pembinaan Siswa SW03.01 Masa Pengenalan Naskah-naskah yang berkaitan dengan
Lingkungan Sekolah (MPLS) kegiatan MPLS yaitu tahap
perencanaan, persiapan, pelaksanaan,
dan evaluasi.
SW03.02 Angela Session Naskah-naskah yang berkaitan dengan
kegiatan Angela Session yaitu tahap
perencanaan, persiapan, pelaksanaan,
dan evaluasi.
SW03.03 Latihan Naskah-naskah yang berkaitan dengan
Kepemimpinan Dasar Siswa kegiatan LKDS yaitu tahap
(LKDS) perencanaan, persiapan, pelaksanaan,
dan evaluasi.
SW03.04 Ekstrakurikuler Naskah-naskah yang berkaitan dengan
ekstrakurikuler terdiri dari program
kerja, penilaian, evaluasi, dan
dokumentasi dari kegiatan rekoleksi,
retreat, live in, kemah bakti, cross
country, karyawisata, dan lainnya.

SW04. Organisasi Siswa SW04.01 Organisasi Siswa Naskah-naskah yang berkaitan dengan
Intra Sekolah (OSIS) surat keputusan kepengurusan,
program kerja, evaluasi, laporan OSIS.
SW04.02 Pramuka Naskah-naskah yang berkaitan dengan
surat keputusan kepengurusan,
program kerja, evaluasi, laporan
Pramuka
SW04.03 Paskibra Naskah-naskah yang berkaitan dengan
surat keputusan kepengurusan,
program kerja, evaluasi, laporan
Paskibra
 5

SW04.04 Duta Lingkungan Naskah-naskah yang berkaitan dengan

surat keputusan kepengurusan,
program kerja, evaluasi, laporan Duta
Lingkungan

SW05. Hasil Karya dan SW05.01 Lomba/Festival Naskah-naskah yang berkaitan dengan
Prestasi seleksi peserta, daftar peserta, jadwal
kegiatan, laporan kegiatan, sertifikat
atau penghargaan baik yang bersifat
akademik maupun nonakademik.
SW05.02 Kreativitas dan Naskah – naskah yang berkaitan
Inovasi dengan Surat
undangan/pemberitahuan kegiatan,
surat rekomendasi siswa/daftar
peserta, surat tugas guru
pendamping/Pembina, laporan
kegiatan, sertifikat.
SW05.03 Olimpiade Sains Naskah – naskah yang berkaitan
Nasional (OSN) dengan Surat
undangan/pemberitahuan kegiatan,
surat rekomendasi siswa/daftar
peserta, surat tugas guru
pendamping/Pembina, laporan
kegiatan, sertifikat.
SW05.04 Olimpiade Olahraga Naskah – naskah yang berkaitan
Siswa Nasional (O2SN) dengan Surat
undangan/pemberitahuan kegiatan,
surat rekomendasi siswa/daftar
peserta, surat tugas guru
pendamping/Pembina, laporan
kegiatan, sertifikat.
 6

SW06. UKS/UKGS Naskah-naskah yang berkaitan dengan

surat keputusan kepengurusan,
rencana kegiatan,
pelaksanaan kegiatan, penilaian,
monitoring,
evaluasi dan pelaporan.

SW07. Absensi SW07.01 Daftar Hadir siswa Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Daftar Absensi, surat ijin siswa
dari orang tua, surat ijin dokter.
Laporan bulanan
SW07.02 Agenda Kelas dan Naskah – naskah yang berkaitan
Catatan Kejadian dengan Catatan kejadian sehari-hari

SW08. Disiplin Siswa SW08.01 Tata Tertib Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Surat undangan sosialisasi
tata tertib sekolah dan
dokumentasinya, dokumen tata tertib
dan peraturan akademik
SW08.02 Sanksi Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Surat pemanggilan siswa,
surat pernyataan, surat pemberitahuan
sanksi ke orang tua, hasil tindak lanjut
sanksi.
SW08.03 Buku Piket Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Daftar piket kelas
SW08.04 Laporan Naskah – naskah yang berkaitan
Ketidakdisiplinan dengan Laporan ketidakdisiplinan
siswa dari guru/wali kelas ke
BK/Kepala Sekolah

SW08.05 Buku Siswa
SW08.06 Pemanggilan
Orangtua
SW09. Bimbingan dan SW09.01 Layanan Bimbingan
Konseling
SW09.02 Layanan Konseling
SW09.03 Perundungan (Bully)
SW09.04 Penelusuran Bakat
Minat ( instrument diagnostic)
SW09.05 Psikotest Siswa
SW09.06 Pendampingan
Siswa
SW09.07 Home Visit
7
Sub-sub ini digunakan oleh kampus
yang memiliki Buku Siswa
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Surat pemanggilan orang tua,
surat pernyataan, laporan tindak lanjut
pemanggilan orang tua
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Program Kerja, jadwal
layanan, laporan layanan bimbingan
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Program Kerja, jadwal
layanan, laporan layanan konseling
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Laporan perundungan,
pemanggilan siswa, laporan hasil
penanganan perundungan
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Perencanaan, pelaksanaan,
laporan hasil kegiatan, dokumentasi.
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Perencanaan, pelaksanaan,
laporan hasil kegiatan, dokumentasi.
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Perencanaan, pelaksanaan,
laporan hasil kegiatan, dokumentasi.
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Perencanaan, pelaksanaan,
laporan hasil kegiatan, dokumentasi.

SW10. Kelulusan SW10.01 Surat Keterangan
Hasil Ujian Nasional (SKHUN)
SW10.02 Ijazah
SW10.03 Surat Keterangan
Kelulusan
SW10.04 Buku Kelulusan
SW10.05 Surat Keterangan
Kelakuan Baik
SW11. Alumni SW11.01 Data Alumni
SW11.02 Kegiatan Alumni
SW11.03 Tracer Study
8
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan SK Kepanitiaan Ujian,
Pelaporan Kegiatan, tanda terima
penerimaan berkas, fotocopy
SKHUN/Ijazah, data sebaran siswa.
Sub-sub ini digunakan oleh kampus
yang memiliki Buku Kelulusan
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Surat Keterangan Kelakuan
Baik
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Formulir pendataan alumni
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Program kerja, laporan
kegiatan dan dokumentasi
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan rekam jejak alumni
 9

KUR - KURIKULUM
Masalah Pokok Sub Masalah Sub-sub Masalah Keterangan
 10

KU - KEUANGAN
Masalah Pokok Sub Masalah Sub-sub Masalah Keterangan
KU ADMINISTRASI KU01. Anggaran KU01.01 RAPBS dan RKAS Naskah – naskah yang berkaitan
KEUANGAN BOSNAS dengan daftar hadir, notulen rapat dan
foto kegiatan penyusunan RAPBS dan
RKAS BOSNAS
KU01.02 Pelaksanaan Naskah- naskah yang berkaitan
Anggaran dengan semua alokasi dana, Proposal
dan laporan pertanggungjawaban
KU01.03 Biaya Pendidikan Naskah – naskah yang berkaitan
dengan semua pemasukan
administrasi keuangan siswa (Uang
gedung, uang SPP, uang kegiatan,
uang seragam, uang formulir, uang
ekstrakurikuler)

KU01.04 BOSNAS/BOSDA Naskah – naskah yang berkaitan

dengan laporan pertanggungjawaban
seperti buku kas umum, buku
pembantu kas, buku pembantu pajak,
kwitansi, foto barang

KU01.05 BOP Naskah – naskah yang berkaitan

dengan Laporan Pertanggungjawaban
seperti buku kas umum, buku
pembantu kas, buku pembantu pajak,
kwitansi, foto barang

KU02. Kompensasi KU02.01 Gaji Naskah-naskah yang berkaitan dengan

daftar gaji, slip gaji, tanda terima gaji,
bukti transfer gaji, SK Kenaikan Gaji.
 11

KU02.02 Tunjangan Naskah-naskah yang berkaitan dengan

daftar tunjangan kerja, tunjangan
keluarga, tunjangan anak, tunjangan
jabatan, tunjangan golongan
KU02.03 Honorarium Naskah-naskah yang berkaitan honor
pegawai tidak tetap, guru
ekstrakurikuler, vakasi
Naskah-naskah yang berkaitan dengan
KU02.04 Lembur
rekap lembur tiap pegawai
KU02.05 Bonus Naskah-naskah yang berkaitan dengan
rekap nama dan perhitungan bonus
akhir tahun

KU03. Iuran KU03.01 Pensiun Naskah-naskah yang berkaitan dengan

rekap daftar nama pensiun aktif dan
pasif (silang dengan KP06.01)
KU03.02 BPJS Kesehatan Naskah-naskah yang berkaitan dengan
rekap nama dan iuran BPJS
Kesehatan
KU03.03 BPJS Naskah-naskah yang berkaitan dengan
Ketenagakerjaan rekap nama dan iuran BPJS
Ketenagakerjaan atau iuran dana hari
tua
Naskah-naskah yang berkaitan dengan
KU03.04 Iuran Forum
kwitansi pembayaran iuran MPK

KU04. Dana Sosial KU04.01 Kas Sosial Naskah-naskah yang berkaitan dengan
semua sumber pemasukan dana sosial
KU04.02 Alokasi Dana Naskah-naskah yang berkaitan dengan
pengeluaran dana sosial untuk
kelahiran, kematian, ulang tahun,
menikah, penghargaan pengabdian
kurun waktu tertentu, dll dalam bentuk
kwitansi, tanda terima, bukti
pengeluaran, dan lainnya
 12

KU05. Bea Siswa KU05.01 Bea siswa Ursulin Naskah – naskah yang berkaitan
dengan formulir pendaftaran
permohonan beasiswa Ursuline
Scholarship Foundation (USF), bukti
tanda terima / kwitansi penerimaan
uang
KU05.02 Bea siswa Prestasi Naskah-naskah yang berkaitan dengan
formulir pendaftaran permohonan
beasiswa prestasi, bukti tanda
terima/kwitansi penerimaan uang
KU05.03 Bantuan Orang tua Naskah – naskah yang berkatitan
asuh/Donatur dengan daftar nama siswa yang
memerlukan bantuan, tanda terima
dana dari donator, kwitansi
pembayaran daro pihak sekolah atas
nama anak

KU06. Bank KU06.01 Rekening Bank Naskah – naskah yang berkaitan

dengan buku tabungan, bukti transfer,
dan rekening koran bank.
KU06.02 Kredit Jika ada kampus yang memiliki arsip
terkait kredit dari Bank atau lembaga
lainnya, silahkan disesuaikan. Jika
tidak ada, maka hilangkan.

KU07. Pajak Naskah – naskah yang berkaitan

dengan rekap yang berisi nama
KU07.01 PPh 21
pegawai , NPWP, gaji bruto, bukti
pelaporan PPh melalui DJP
 13

KU07.02 PPh 23 Naskah – naskah yang berkaitan

dengan invoice pembayaran, bukti
pelaporan PPh di DJP
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan SPT badan berisi neraca, laba
rugi, laporan kas, bank, laporan
kegiatan, laporan piutang karyawan,
KU07.03 PPh 25
laporan BOS/BOSDA, buku pembantu,
bukti pelaporan ke DJP, bukti
penerimaan elektronik/BPE (tunjuk
silang dengan KU09)
Naskah-naskah yang berkaitan dengan
KU07.04 PPn
invoice, e-faktur
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan invoice dari PYPU, bukti bayar
KU07.04 Pasal 4 ayat 2
ke Bank, bukti pelaporan ke DJP, bukti
penerimaan elektronik

KU08. Biaya Operasional KU08.01 Gedung Naskah – naskah yang berkaitan

dengan proposal/anggaran perbaikan
gedung, LPJ beserta kwitansi,
foto/dokumentasi
KU08.02 Perlengkapan Naskah – naskah yang berkaitan
dan ATK dengan proposal/permohonan
pengadaan barang (SP01), LPJ
(SP02)
KU08.03 Retribusi Naskah-naskah yang berkaitan dengan
sumber retribusi, tanda terima,
laporan, dan sebagainya

KU09 Laporan Keuangan KU09.01 Buku Kas Naskah-naskah yang berkaitan dengan
laporan pemasukan dan pengeluaran
tiap bulan per unit sekolah
 14

KU09.02 Laporan Laba/Rugi Naskah-naskah yang berkaitan dengan

(laporan aktivitas) pemasukan dan biaya operasional
selama 1 tahun
KU09.03 Laporan Neraca Naskah-naskah yang berkaitan dengan
laporan aktiva dan pasiva baik lancar
maupun tetap selama 1 tahun
KU09.04 Laporan Naskah-naskah yang berkaitan dengan
Perubahan Modal Laporan Perubahan Modal
KU09.05 Laporan Arus Kas Naskah-naskah yang berkaitan dengan
Laporan Arus Kas
KU09.06 Catatan Atas Naskah-naskah yang berkaitan dengan
Laporan Keuangan (CALK) Catatan Atas Laporan Keuangan
(CALK)
KU09.07 Laporan Keuangan Naskah-naskah yang berkaitan dengan
Kegiatan Sekolah rekapan pemakaian uang kegiatan
sekolah per 1 tahun pelajaran
 15

AT - ADMINISTRASI TATA KELOLA

Masalah Pokok Sub Masalah Sub-sub Masalah Keterangan
AT AT01. Yayasan AT01.01 Pendirian Naskah – naskah yang berkaitan
ADMINISTRASI dengan Akte Pendirian, Sertifikat
TATA KELOLA Binmas Katolik, SK Kemenkumham
AT01.02 Visi dan Misi Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Undangan penyusunan visi
misi, daftar hadir, berita acara, notulen,
dokumentasi, visi dan misi
AT01.03 Profil Yayasan Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Dokumen profil yayasan,
stuktur organisasi
AT01.04 Peraturan Naskah – naskah yang berkaitan
dengan undangan penyusunan
peraturan yayasan, daftar hadir, berita
acara, dokumentasi, Peraturan Umum
Kepegawaian, peraturan-peraturan
perundangan

AT02. Rencana Kerja AT02.01 RKS dan RKAS Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Undangan penyusunan
RKS/RKAS, daftar hadir, notolen,
berita acara, laporan hasil penyusunan
RKS/RKAS
AT02.02 RAPBS Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Undangan penyusunan
RAPBS, daftar hadir, notolen, berita
acara, laporan hasil penyusunan
RAPBS

AT03. Unit Sekolah/Kampus
AT04. Akreditasi
AT05 Penjaminan Mutu Internal
16
AT03.01 Profil Sekolah Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Undangan penyusunan Profil
Sekolah, daftar hadir, notolen, berita
acara, laporan hasil penyusunan Profil
Sekolah
AT03.02 Peraturan Naskah – naskah yang berkaitan
Sekolah/Akademik dengan Undangan penyusunan
Peraturan Sekolah/Akademik, daftar
hadir, notolen, berita acara,
dokumentasi, Peraturan Akademik
AT03.03 Izin Operasional Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Pengajuan perpanjangan Ijin
Operasional, profil sekolah, berkas2
yang berhubungan dengan ijin
operasional sesuai ketentuan yang
berlaku.
Naskah – naskah yang berkaitan
AT03.04 Laporan Kegiatan
dengan LPJ, Laporan kehadiran,
Sekolah
laporan ekstrakurikuler
AT04.01 Tim Akreditasi Naskah – naskah yang berkaitan
dengan SK Tim Akreditasi, SK
Penugasan
Naskah – naskah yang berkaitan
AT04.02 Dokumen
dengan Daftar hadir, berita acara,
Akreditasi
notulen, 8 komponen akreditasi.
AT04.03 Hasil Akreditasi
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Piagam akreditasi
Naskah – naskah yang berkaitan
AT05.01 Panduan/Standar
dengan Juknis pelaksanaan Standar
Mutu
Mutu Dinas Pendidikan

AT06. Kerja Sama
AT07. Sertifikat/Penghargaan
AT08. Supervisi dan Monitoring
AT09. Audit
AT05.02 Monitoring dan
Evaluasi
AT05.03 Evaluasi Diri
Sekolah (EDS)
AT06.01 Lembaga
Pendidikan
AT06.02 Lembaga Non
Pendidikan
AT06.03 Dunia Usaha dan
Industri (DUDI)
AT06.04 Lembaga Sertifikasi
AT09.01 Audit Internal
17
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan PKG Dinas
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Rapor Mutu Sekolah
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Permohonan, jawaban, MOU,
laporan hasil kerjasama.
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Permohonan, jawaban, MOU,
laporan hasil kerjasama.
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Permohonan, jawaban, MOU,
laporan hasil kerjasama.
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Permohonan, jawaban, MOU,
laporan hasil kerjasama.
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Sertfikat baik untuk lembaga
maupun untuk personal.
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Program Supervisi, Laporan
Supervisi, Evaluasi Supervisi,
Program Tindak Lanjut Supervisi
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Undangan, jadwal, berita
acara, daftar hadir, dokumentasi, hasil
audit
 18

AT09.02 Audit Eksternal Naskah – naskah yang berkaitan

dengan Undangan, jadwal, berita
acara, daftar hadir, dokumentasi, hasil
audit
 19

HU - HUBUNGAN MASYARAKAT

Masalah Pokok Sub Masalah Sub-sub Masalah Keterangan

HU HU01.Publikasi dan HU01.01 Website dan Naskah – naskah yang berkaitan
HUBUNGAN Dokumentasi MediaSosial dengan alamat website, alamat
MASYARAKAT instagram, facebook, youtube
sekolah dan yayasan, moodle
sekolah dan moodle yayasan,
website PPDB online dan
pemesanan seragam, website ERP
HU01.02 Open House Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Program kerja, SK
Kepanitiaan, proposal kerjasama,
laporan pelaksanaan kegiatan.
HU01.03 Iklan Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Permohonan iklan, brosur,
dokumentasi iklan.
HU01.04 Kunjungan Naskah – naskah yang berkaitan
Sekolah / dengan Surat
PT pemberitahuan/permohonan,
proposal kerjasama, MOU,
dokumentasi pelaksanaan
kegiatan.
HU01.05 Podcast Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Script, undangan bagi
narasumber / pembicara

HU02. Analisis Pasar Naskah – naskah yang berkaitan

dengan Kuesioner, hasil kuesioner,
evaluasi dan tindak lanjut
 20

HU03. Hubungan dengan HU03.01 Orang Tua Siswa Naskah – naskah yang berkaitan
Stakeholder dengan Surat pemberitahuan
HU03.02 Dinas Pendidikan Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Surat edaran,
permohonan, pemberitahuan,
laporan
HU03.03 Komite Sekolah Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Undangan, daftar hadir,
berita acara, notulen, SK Komite
sekolah. Program kerja , laporan
pelaksanaan
HU03.04 Antar Sekolah Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Undangan kegiatan,
laporan kegiatan.
HU03.05 Gereja/Paroki Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Surat Pemberitahuan
HU04. Promosi HU04.01 Pameran Naskah – naskah yang berkaitan
HU04.02 Sponsorship dengan Program kerja, SK
HU04.03 Presentasi Kepanitiaan, proposal,
dokumentasi kegiatan, Laporan
HU04.04 Kunjungan kegiatan
HU05. Relasi HU05.01 Komite Pemerhati
Pendidikan
H05.02 Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Data Alumni, undangan
pembentukan pengurus, SK
Kepengurusan, Program Kerja
Alumni.
 21

HU05.03 Lembaga Luar Naskah – naskah yang berkaitan

Negeri dengan surat menyurat dengan
lembaga luar negeri, termasuk
MOU atau/dan MOA.
HU06. Forum HU06.01 MKKS Naskah – naskah yang berkaitan
HU06.02 MGMP dengan bukti keanggotaan,
HU06.03 MGBK program kerja, program kegiatan,
HU06.04 Operator Dapodik dokumentasi, laporan kegiatan
 22

KP - ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Masalah Pokok Sub Masalah Sub-sub Masalah Keterangan

KP KP01. Pengadaan Pegawai KP01.01 Formasi Naskah-naskah yang berkaitan dengan
ADMINISTRASI surat permohonan dari unit sekolah
KEPEGAWAIAN untuk penambahan pegawai baru
KP01.02 Lamaran Naskah-naskah yang berkaitan dengan
surat lamaran dari yang bersangkutan
beserta lampiran pendukung (KTP,
foto, akta kelahiran, ijazah terakhir,
CV, KK, sertifikat – sertifikat)
KP01.03 Seleksi Naskah – naskah yang berkaitan
dengan lembar wawancara pegawai
baru, hasil microteaching (bagi tenaga
pendidik), surat rekomendasi diterima
dari KSP, undangan wawancara
dengan pengurus yayasan

KP02. Data Pegawai KP02.01 Tenaga Kerja Tetap Naskah – naskah yang berkaitan
dengan surat lamaran beserta surat
rekomendasi dari KSP, SK tetap, SK
kenaikan gaji berkala, SK kenaikan
pangkat, PKP, surat peringatan, Surat
perjanjian kerja, fotokopi kartu pensiun,
fotokopi kartu NPWP, fotokopi kartu
pegawai, fotokopi kartu BPJS, surat
permohonan peserta dana pensiun
beserta lampiran – lampirannya

KP03. Pendidikan dan Pelatihan
KP04. Pembinaan Pegawai
23
KP02.02 Tenaga Kerja Naskah – naskah yang berkaitan
Kontrak dengan surat lamaran beserta surat
rekomendasi dari KSP, PKP, surat
peringatan, Surat perjanjian kerja
KP02.03 Tenaga Kerja Naskah – naskah yang berkaitan
Lepas dengan surat lamaran beserta surat
rekomendasi dari KSP, PKP, surat
peringatan, Surat perjanjian kerja
KP03.01 Pendidikan Formal Naskah – naskah yang berkaitan
(Tugas Belajar) dengan surat permohonan studi lanjut
dari pegawai, surat pengantar
persetujuan studi lanjut dari KSP, hasil
studi lanjut per semester (KHS), surat
perjanjian ikatan dinas
KP03.02 In-House Training Naskah – naskah yang berkaitan
dengan undangan, surat permohonan
sebagai narasumber, dokumentasi,
daftar hadir, notulen
KP03.03 Public Training Naskah – naskah yang berkaitan
dengan undangan, surat penugasan
mengikuti pelatihan, laporan kegiatan,
dan dokumentasi
KP04.01 Penilaian (PKP) Naskah – naskah yang berkaitan
dengan penilaian pegawai yang diisi
oleh KSP per tahun
KP04.02 Pembinaan Rohani Naskah – naskah yang berkaitan
dengan surat pemberitahuan kegiatan,
rundown acara, daftar hadir,
dokumentasi foto dan video
 24

KP04.03 Kepribadian Naskah – naskah yang berkaitan

dengan instrumen tes, daftar peserta,
laporan hasil psikotes, dan sebagainya
KP04.04 Karya Tulis Naskah – naskah yang berkaitan
dengan hasil undangan presentasi,
hasil karya tulis berbentuk hardcopy
beserta lampiran – lampirannya
KP04.05 Pertemuan Ilmiah Naskah – naskah yang berkaitan
dengan undangan pertemuan,
dokumentasi, laporan hasil pertemuan
KP04.06 Studi Banding Naskah – naskah yang berkaitan
dengan surat permohonan ke
lembaga/tempat yang dituju,
dokumentasi, laporan hasil studi
banding
Naskah – naskah yang berkaitan
KP04.07 Evaluasi Pendidik
dengan catatan penilaian kinerja
dan Tenaga Kependidikan
pegawai

KP05. Disiplin Pegawai KP05.01 Kehadiran Naskah-naskah yang berkaitan dengan

surat pengantar KSP, rekap daftar
hadir, hasil print out dari mesin
checkclock
KP05.02 Peringatan/Teguran Naskah – naskah yang berisi catatan
pelanggaran dan surat
peringatan/teguran
KP05.03 Hukuman Disiplin Naskah – naskah yang berisi catatan
pelanggaran dan pemberian hukuman
 25

KP06. Kesejahteraan KP06.01 Dana Pensiun Naskah-naskah yang berkaitan rekap

data peserta dana pensiun aktif dan
pasif, surat pemberitahuan, kwitansi
pembayaran iuran,
KP06.02 BPJS Naskah – naskah yang berisi rekap
data peserta BPJS Kesehatan dan
Bpjamsostek, rekap iuran per bulan,
bukti pembayaran, surat
pemberitahuan
KP06.03 Pakaian Dinas Naskah – naskah yang berkaitan
dengan daftar rekap nama dan ukuran
baju pegawai, tanda terima baju dan
ongkos jahit, gambar seragam yang
disepakati
KP06.04 Wisata/Rekreasi Naskah – naskah yang berkaitan
dengan permohonan dana wisata
KP06.05 Cuti Naskah – naskah yang berkaitan
dengan surat permohonan cuti dari
yang bersangkutan dengan acc dari
KSP
KP06.06 Libur Pegawai Naskah – naskah yang berkaitan
dengan surat edaran libur pegawai
KP06.07 Naskah – naskah yang berkaitan
Sumbangan/Santunan dengan surat permohonan
sumbangan/santunan , fotokopi
kwitansi, dokumentasi
KP06.08 Tunjangan Naskah – naskah yang berkaitan
dengan proposal tunjangan, kwitansi /
tanda terima
 26

KP06.09 Penghargaan Naskah-naskah berkaitan dengan

penghargaan pengabdian dalam kurun
waktu tertentu
KP06.10 Kewirausahaan Jika ada kampus yang memberikan
bantuan modal dalam kewirausahaan,
maka diisi kolom keterangan ini. Jika
tidak ada, dapat didrop.
KP07.Promosi dan Penempatan Naskah – naskah yang berkaitan
dengan surat usulan dari atasan
pegawai, silang dengan KP.02, SK
Kenaikan Gaji Berkala, SK Kenaikan
Golongan/Pangkat

KP08.Mutasi Naskah – naskah yang berkaitan

dengan surat usulan & permohonan
mutasi (mutasi unit), berkas
kepegawaian pegawai,

KP09. Pemberhentian KP09.01 Pensiun Naskah – naskah yang berkaitan

dengan surat pemberitahuan pensiun,
formulir pengajuan pensiun, SK
Pensiun dari yayasan dan KWI
KP09.02 Pemberhentian Naskah – naskah yang berkaitan
dengan hormat dengan surat pemberitahuan /
permohonan pemberhentian /
pemutusan hubungan kerja dengan
hormat
KP09.03 Pemberhentian Naskah – naskah yang berkaitan
dengan tidak hormat dengan surat pemberitahuan /
permohonan pemberhentian /
pemutusan hubungan kerja dengan
tidak hormat
 27

AU - ADMINISTRASI UMUM
Masalah Pokok Sub Masalah Sub-sub Masalah Keterangan
AU AU01. Persuratan dan AU01.01 Pedoman Arsip Naskah – naskah yang berkaitan
ADMINISTRASI Kearsipan Dinamis dengan Juknis Arsip Dinamis, laporan
UMUM kegiatan, klasifikasi arsip,
permohoanan peralatan, dan
sebagainya
AU01.02 Pemindahan Arsip Naskah – naskah yang berkaitan
dengan undangan pemilahan arsip,
daftar hadir, daftar inventarisasi arsip,
daftar pertelaan arsip, berita acara,
jadwal pelaksanaan pemindahan arsip.
AU01.03 Pemusnahan Arsip Naskah – naskah yang berkaitan
dengan SK panitia pemusnahan arsip,
daftar hadir, berita acara, dokumentasi,
daftar perelaan arsip, laporan
pemushanan arsip.
Naskah – naskah yang berkaitan
AU01.04 Ekspedisi dengan Surat pengantar
dokumen/barang

AU02. Keamanan Sekolah
AU02.01 Jadwal tugas Naskah – naskah yang berkaitan
satpam dengan Daftar nama personil , jadwal
tugas/jaga
AU02.02 Laporan Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Laporan kejadian tiap hari
tindak lanjut dari laporan dan
evaluasinya
AU02.03 Berita Acara Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Berita acara kunjungan,
penemuan barang, kejadian perkara
insidentil

AU03. Kerumahtanggaan AU03.01 Kantin
AU03.02 Kendaraan
AU03.03 Penggandaan
AU03.04 Konsumsi
AU04. Perpustakaan AU04.01 Pengadaan Bahan
Pustaka
AU04.02 Pengolahan Bahan
Pustaka
AU04.03 Sirkulasi/Pelayanan
28
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Permohonan sewa, tata tertib
kantin, MOU sewa kantin, laporan
kegiatan kantin
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan BPKB, STNK, pajak
kendaraan, pemeliharaan
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan MOU pemeliharaan, laporan
service berkala
Naskah cetak alat seleksi
Brosur, leaflet, katalog
Daftar usulan buku dari guru dan siswa
Daftar pengadaan buku
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Data rekap koleksi buku
Data rekap koleksi ebook
Daftar Surat kabar
Daftar buku perbaikan
Berita acara perbaikan
Printscreen program otomasi
pengolahan
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Daftar anggota perpustakaan
Statistik Jumlah anggota
Statistik dan rekap jumlah pengunjung
Daftar layanan permintaan bahan
referensi/bimbingan pemustaka
Rekap jenis promosi perpustakaan

AU04.04 Sanksi
AU04.05 Stock Opname
AU04.06 Program dan
Laporan Tahunan
AU04.07 Surat Menyurat
AU04.08 Penghapusan /
Penyusutan /Hibah Bahan
Pustaka
AU04.09 Kegiatan
Pengembangan Minat Baca
(Habitus Membaca / Literasi)
29
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Daftar siswa/anggota yang
terlambat mengembalikan buku Rekap
Denda
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Daftar buku yang di Stock
Opname
Naskah Program kerja perpustakaan
Laporan kerja perpustakaan (bulanan,
triwulan, dan tahunan)
Strukur organisasi dan Job descreption
Daftar jumlah prestasi (sertifikat,surat
keterangan)
Naskah kerja sama
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Surat Masuk dan Keluar
Surat pengihan buku
Surat Denda
SK Pendirian perpustakaan
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Daftar buku yang disiangi
Berita acara penghapusan
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Jadwal kegiatan literasi
Laporan kegiatan literasi
Rubrik kegiatan literasi
Daftar jumlah karya inovatif literasi

SP - ADMINISTRASI SARANA PRASARANA
Masalah Pokok Sub Masalah Sub-sub Masalah
SP SP01. Pengadaan Barang SP01.01 Teknologi Informasi
ADMINISTRASI
SARANA
PRASARANA
SP01.02 Sarana Penunjang
Pendidikan
SP02. Pengajuan Barang SP02.01 Teknologi Informasi
SP02.02 Sarana Penunjang
Pendidikan
SP03. Inventaris SP03.01 Buku Induk Barang
SP03.02 Laporan inventaris
SP03.03 Buku Kendali/Stok
Barang
SP04 Pemeliharaan SP04.01 Gedung
30
Keterangan
TIK - Laboratorium –
SarPras Umum
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Proposal pengadaan, rekap
pengadaan , ekspedisi, LPJ
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Proposal pengadaan, rekap
pengadaan , ekspedisi, LPJ
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Proposal pengadaan, rekap
pengadaan , ekspedisi, LPJ
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Proposal pengadaan, rekap
pengadaan , ekspedisi, LPJ
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Klasifikasi inventaris dan non
inventaris
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Laporan pengadaan dan
pembelian barang
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Kartu kendali stok barang
Naskah – naskah yang berkaitan
dengan Proposal perbaikan/renovasi
gedung, LPJ, jadwal pemeliharan
gedung.
 31

SP04.02 Servis/Perbaikan Naskah – naskah yang berkaitan

Peralatan dengan Proposal service/perbaikan,
LPJ, program perawatan berkala

SP05. Penyusutan Naskah – naskah yang berkaitan

dengan SK panitia penyusutan,
program penyusutan barang,
pemilahan barang, jadwal
pemusnahan barang, berita acara
pemusnahan barang

SP06. Peminjaman Naskah – naskah yang berkaitan

dengan Surat permohonan
peminjaman, laporan pengembalian.

SP07. Penyewaan Naskah – naskah yang berkaitan

dengan Permohonan sewa, laporan
penyewaan

SP08. Hibah Naskah – naskah yang berkaitan

dengan SK Panitia Hibah, program
hibah, berita acara, daftar hadir.
Dokumentasi dan pelaporan.