PROPOSAL

Anniversary 6th Vixion Bekasi Club

Sentra Bisnis Harapan Indah Bekasi, 20 Agustus 2015
“VIXBEC PELOPOR TERTIB BERLANTAS DAN CINTA BUDAYA DAERAH BEKASI SERTA MENGHARGAI JASA
PARA VETERAN PERANG”

I. Pendahuluan
Dalam rangka mendukung program Pemerintah Kota Bekasi yaitu pelestarian kebudayaan
daerah sebagai aset kebudayaan nasiona,l kami dari club motor bervarian Yamaha Vixion di
bekasi yaitu Vixion Club Bekasi ( VIXBEC ) dan tergabung dalam sebuah wadah yaitu
Paguyuban Vixion Jawab Barat ( PAVI JABAR ), ingin turut serta dalam program pemerintah
yang berguna untuk masyarakat pada umumnya.
Selain turut serta mensukseskan program pemerintah, VIXBEC mempunyai program bersifat
nasionalime serta kepedulian terhadap budaya bangsa salah satunya adalah melestarikan
dan melindungi kebudayaan daerah dari bangsa lain serta kebudayaan asing yg masuk ke
Indonesia dan menghargai jasa para veteran perang diwilayah setempat itulah tema yang
akan kami angkat dalam acara ini sebagai persembahan kami selaku masyarakat atas cinta
kepada kota Bekasi.

II. Profile
a. VIXION BEKASI CLUB
VIXBEC singkatan dari Vixion Club Bekasi. Adalah sebuah club motor vixion yang ada di
bekasi. VIXBEC berdiri pada tanggal 9 Maret 2010 di bekasi. Kegiatannya dalam rangka
turut serta mensosialisasikan prosedur aman berkendara dan peraturan lalu lintas, kami
VIXBEC secara resmi menjadi partner dari Kepolisian Kota Bekasi. Dan dalam
memperluas persaudaraan kami, VIXBEC juga tergabung dalam sebuah wadah yaitu
PAGUYUBAN VIXION JAWA BARAT, dimana sudah lebih dari 25 club vixion yang
tergabung didalamnya.

b. PAGUYUBAN VIXION JAWA BARAT

Paguyuban Vixion Jawa Barat adalah sebuah wadah komunitas/ club motor vixion yang
ada di Jawa Barat. Berawal dari 10 club vixion yang ingin lebih mempererat tali
persaudaraan diantara komunitas/ club vixion maka pada tanggal 23 Mei 2009
dibentuklah Paguyuban Vixion Jawa Barat ini. Seiring dengan kegiatannya pada saat ini
club yang sudah tergabung dalam PAVI JABAR mencapai 22 club/ komunitas vixion di
JAWA BARAT.
 PAVI JABAR berusaha secara konsisten mengadakan kegiatan sosial/ kepedulian di
setiap daerah dimana terdapat club yang tergabung didalamnya. Alhamdulillah kegiatan
yang kami lakukan menjadi inspirasi bagi temen-temen yang di luar Jawa Barat untuk
mengikuti jejak kami, pada bulan September 2010 giliran club/ komunitas vixion di
Jakarta mendeklarasikan diri membentuk PAVI JAKARTA, disusul beberapa bulan
kemudian JAWA TENGAH, BANTEN, dan JAWA TIMUR.
Mudah-mudahan wadah ini bisa mendidik club/ komunitas yang berada didalam
naungannya menjadi club/ komunitas yang penuh dengan kreatifitas tanpa batas dan
tentunya luhur dengan rasa BROTHERHOOD, SOCIAL, dan VIGILANTE karena itulah
tagline kami.

III. Tema Acara

Dalam rangka turut berpartisipasi dalam program kepolisian menjaga ketertiban berlalu
lintas dan keamanan berkendara serta ikut dalam pelestarian kebudayaan daerah diikuti
menghargai jasa para veteran perang dan melanjutkan progam kami yg sebelumnya yaitu
progam yg bertema ( VIXBEC PELOPOR TERTIB BERLANTAS DAN CINTA BUDAYA DAERAH
KOTA BEKASI SERTA MENGHARGAI JASA PARA VETERAN PERANG ) mengajak masyarakat
kota bekasi untuk ikut serta dalam seminar dan pelatihan safety riding dan juga
menyaksikan pagelaran kebudayaan daerah kota bekasi yaitu (TARI TOPENG) diikuti dengan
memberikan penghargaan kepada para veteran perang dalam acara Anniversary VIXBEC ke
6

IV. TUJUAN
Mengajak seluruh warga bekasi dan jawa barat serta seluruh warga Indonesia untuk lebih
taat dan tertib berlalu lintas serta mengurangi angka kecelakaan di Indonesia dan juga
untuk mengajak semua komponen masyarakat dalam pelestarian kebudayaan daerah yang
sudah mulai punah karena kebudayaan asing yg masuk ke Indonesia serta menjaga
kebudayaan daerah sebagai asset kebudayaan nasional dan melindungi kebudayaan daerah
dari penjajah kebudayaan Negara lain serta tidak melupakan tanda jasa para veteran perang
yang telah memberikan kemerdekaan terhadap Indonesia.

V. PELAKSANAAN
Waktu dan tempat
Hari/Tanggal : 20 Agustus 2015
Tempat : Sentra Bisnis Harapan Indah Bekasi
Waktu : 08:00 – Selesai

VI. RENCANA ANGGARAN

Anggaran rencana berasal dari :
 Penggalangan Dana Sponsor
 Penjualan Stand & Iklan
 Dana Kas

Rincian anggaran dapat dilihat di lampiran I.

VII. TAMU UNDANGAN
Pada acara ini kami akan mengundang Pejabat Pemerintah, Pihak Kepolisian, Dinas
Lingkungan Hidup, Dinas Pendidikan Nasional, Veteran Perang, Sponsor dan pihak-pihak
yang terkait serta club/ komunitas yang tergabung dalam keluarga besar PAVI, club/
komunitas se-bekasi, dan club/ komunitas motor se-indonesia.

VIII. SPONSOR
Keterlibatan sponsor sangat diharapkan untuk mensukseskan kegiatan ini. Bantuan sponsor
dapat berbentuk uang/ produk. Kami memberikan kesempatan bagi para sponsor untuk
menjadikan kegiatan ini menjadi ajang promosi perusahaan dan produk sponsor.
Bentuk promosi yang ditawarkan:
 Memasang logo perusahaan dan atau produk sponsor pada backdrop, umbul-umbul
acara, spanduk, kaos, stiker serta material promosi lainnya.
 Membantu perusahaan sponsor yang ingin mewujudkan kepeduliannya terhadap
kebudayaan daerah dan veteran perang. Dan juga sekaligus membawa brand
perusahaan sponsor lebih dikenal karena peduli kebudayaan daerah dan veteran
perang.
 Stand Booth untuk bazar dari produk perusahaan. Selain untuk penjualan hal ini juga
untuk Brand activation produk dan perusahaan.
 Memasang Logo Perusahaan pada area kegiatan .

IX. PENUTUP
Demikian proposal kami, semoga dapat menjadi pertimbangan guna mencapai kerjasama
yang saling menguntungkan. Kami berharap menjadi mitra perusahaan anda yang dapat
diandalkan untuk kegiatan-kegiatan mendatang.
 PANITIA
ANNIVERSARY 6th VIXION BEKASI CLUB

Penanggung Jawab Ketua Umum

Pelaksana

( DENY ) ( HADI W )
VIXBEC-003 VIXBEC-054
08174826334 ( KARIM ) 089615028385
VIXBEC-030
082299633748
LAMPIRAN I
RINCIAN RENCANA ANGGARAN BESAR

A. Target Peserta
Target Pengunjung 10.000 Orang
B. Rincian Anggaran

1 Perijinan
Rp10.000.00 Rp10.000.00 Sentra Bisnis Harapan Indah
Lokasi Acara 1 0 0 Bekasi
Kecamatan 1 Rp1.000.000 Rp1.000.000 Kantor Kecamatan Setempat
Kepolisian 1 Rp2.000.000 Rp2.000.000 Polrestabes Kota Bekasi
Rp13.000.00
Subtotal 0
2 Property
Panggung 1 Rp9.500.000 Rp9.500.000 Panggung riging uk. 10x12 Meter
Rp14.000.00 Rp14.000.00
Sound System + Lighting 1 0 0 1 Set Lengkap 20,000 Watt
Perlengkapan Band 1 Rp5.000.000 Rp5.000.000 1 Set Lengkap
Tenda Tamu Undangan 1 Rp2.700.000 Rp2.700.000 Uk. 12x9 Meter
Tenda Sponsor 10 Rp350.000 Rp3.500.000 Uk. 3x4 Meter
Tenda Sekretariat 1 Rp450.000 Rp450.000 Uk. 3x5 Meter
Meja + Kursi Tamu
Undangan 5 Rp750.000 Rp3.750.000 Sofa + Meja Panjang
Meja Stand 15 Rp60.000 Rp900.000 Meja Besi
Kursi Peserta 15 Rp2.500 Rp37.500 Kursi Lipat
Sertifikat Tamu Undangan 500 Rp2.000 Rp1.000.000 Plakat Tanpa Bingkai
Sertifikat Safety Riding 200 Rp2.000 Rp400.000 Plakat Tanpa Bingkai
Sertifikat Veteran Perang 1 Rp2.000 Rp2.000 Plakat Bingkai
Seragam Panitia 20 Rp60.000 Rp1.200.000
Stick Lamp + Senter 5 Rp125.000 Rp625.000 Pencahayaan Darurat
Toilet Portable 1 Rp1.000.000 Rp1.000.000 Toilet Umum
Ambulance 1 Rp1.000.000 Rp1.000.000 Siaga Kesehatan
P3K 2 Rp200.000 Rp400.000 Obat Luka + Obat Ringan
Genset 1 Rp2.500.000 Rp2.500.000 80 kv
Layar+ Infocus 2 Rp3.550.000 Rp7.100.000 3x4 Fastfold
Misty Fan 15 Rp550.000 Rp8.250.000 Cooling Fan
Rp47.964.50
Subtotal 0
3 Pengisi Acara
Tari Topeng 1 Rp1.500.000 Rp1.500.000 Sanggar Tari Topeng
Dangdut Live Music 1 Rp5.000.000 Rp5.000.000 Organ Tunggal
Sexy Dancer 3 Rp1.000.000 Rp3.000.000 3 Orang
Freestyle Motor 1 Rp2.000.000 Rp2.000.000 3 Orang
 Female Disc Jockey 1 Rp6.000.000 Rp6.000.000 1 Dj + 1 Crew + Alat
Rp17.500.00
Subtotal 0

4 Material Promo
Rp18.000.00
Backdrop 1 0 Rp18.000.000 Uk. 9x11 Meter
Spanduk 5 Rp60.000 Rp300.000 Uk. 1,5x2 Meter
Umbul - Umbul 10 Rp50.000 Rp500.000 Uk. 0,8x3 Meter
Sticker 1500 Rp20.000 Rp30.000.000 Bahan Stiker Vinyl
Subtotal Rp48.800.000
5 Konsumsi
Makan Siang 100 Rp15.000 Rp1.500.000 Makan Siang Crew / Panitia
Jamuan Sponsor 15 Rp15.000 Rp225.000 Jamuan Untuk Sponsor
Jamuan Tamu Undangan 15 Rp20.000 Rp300.000 Jamuan Pejabat Setempat
Jamuan MC 2 Rp20.000 Rp40.000 Jamuan MC
Snack 1000 Rp10.000 Rp10.000.000 Jamuan Sponsor + Pejabat
Minuman 100 Rp30.000 Rp3.000.000 Jamuan Sponsor + Pejabat
Subtotal Rp15.065.000
6 Hadiah
Cinderamata Sponsor 20 Rp300.000 Rp6.000.000 Cinderamata Untuk Sponsor
Doorprize 20 Rp200.000 Rp4.000.000 Hadiah Buat Pengunjung
Subtotal Rp10.000.000
7 Kesekretariatan
Undangan 300 Rp3.500 Rp1.050.000 Komunitas & Instasi Terkait
Dokumentasi 1 Rp6.000.000 Rp6.000.000 Team Video & Photo
ID Card Panitia 50 Rp3.000 Rp150.000 Panitia Acara
Rp10.000.00
Lain - Lain 1 0 Rp10.000.000 Dana Tak Terduga
Subtotal Rp17.200.000

Rp169.529.50
Total Sub 0

C. Nomor Rekening
Pendanaan sponsor dapat dilakukan secara Cash / Transfer ke :
Nama Rekening :
Nama Bank :
Nomor Rekening :
 D. Kategori Sponsor
 Sponsor Tunggal
Sponsor yang membiayai seluruh acara dengan seluruh total promosi untuk sponsor. Tema
acara ini akan membawa Brand perusahaan sponsor. dan brand-brand perusahaan lain tidak
diperbolehkan untuk ikut mensponsori.

 Sponsor Utama
Sponsor yang membiayai 75% dari total biaya acara. Dengan beberapa materi promosi
untuk brand perusahaan sponsor. Antara lain iklan di Backrop, umbul-umbul, spanduk, kaos
dan merchandise promosi lainnya.

 Sponsor Pendamping
Sponsor yang ikut berpartisipasi dalam acara ini, baik perpartisipasi untuk stand booth
maupun ikut berpromosi serta beriklan dalam paket promosi yang kami tawarkan.

 Sponsor Khusus
Sponsor Khusus, diberikan dengan materi baru dimana MOU akan dibuat lebih lanjut
dengan negosiasi lebih lanjut, sponsor khusus dapat berupa barter media / sponsor pada
materi lain diluar dari acara ini seperti penempatan logo perusahaan pada Jaket Anggota
atau penempelan stiker pada motor anggota dari VIXBEC dan PAVI JABAR dan lainnya.

 Sponsor Partisipan
Sponsor Partisipan, berpartisipasi membangun booth untuk produknya disertai beberapa
material promosi pilihannya.

CONTOH MATERIAL PROMOSI

 Backdrop Uk. 10X4 meter.
 Spanduk Uk. 4X1.5 METER
 T-shirt
 Plakat penghargaan
 PIN & STIKER
 UNDANGAN

Media Patner :
Media ONLINE: - AUTOREV
- MOTOREV
RADIO : - DAKTA
-RADIO M2
-RADIO L.GANGA

KORAN : - KOMPAS

jam acara object lokasi fasilita kordinator

08:00 persiapan acara all panitia perikasi   PANPEL
09:00 - 16:00 donor darah peserta donor perikasi stand dari PMI PANPEL
darah dan tamu
undanga
09:15 - 16:00 sosialisasi safety polrestabes bekasi perikasi mobil samsat PANPEL
riding dan kota+samsat
perpanjang sim
16:00 pembukaan acara pengunjung perikasi   MC
aniversary
16:10 freestyle freestyeler perikasi   PANPEL
16:30 hiburan musik band reggae perikasi   PANPEL
reggae
16:50 GAMES pengunjung perikasi   PANPEL
17:00 sexy dancer penari sexy dancer perikasi   PANPEL
17:30 break isoma all pesrta     PANPEL
18:30 pembukaan pengunjung PERIKASI   MC
lanjutan acara
18:40 sambutan instansi kepala polsek PERIKASI   MC
kepolsian
18:50 sambutan ketua ketua panitia PERIKASI   MC
panitia
19:00 sambutan korda ketua korda jabar PERIKASI   MC
jabar
19:10 ceremonial all member vixbec PERIKASI   MC
aniversary perwakilan dari
pavi dan dinas
setempat
19:40 tari topeng sanggar tari PERIKASI   PANPEL
topeng
20:00 hiburan music band reggae      
reggea
20:20 pemberian plakat perwakilan dari PERIKASI Tumpeng dan Kue PANPEL
kepada sponsor vixbec dan tart
sponsor
20:40 sexy dancer+ perwakilan dari PERIKASI marchendaise PANPEL
freesyle vixbec
 21:00 hiburan musik live dangdut PERIKASI   PANPEL
dangdut
23:00 penutupan pengunjung PERIKASI   MC

RUNDOWN TRIBUTE TO MY ANIVERSARY VIXBEC KE-6

FORMULIR PENDAFTARAN SPONSOR

Yang bertanda tangan di bawah ini, bersedia menjadi sponsor dalam kegiatan ANNIVERSARY CLUB
VIXBEC KE-6 yang diselenggarakan oleh Vixion Club Bekasi yang didukung oleh PAGUYUBAN VIXION
JAWA BARAT yang diselenggarakan pada hari Sabtu 20 AGUSTUS 2016 .

Nama Perusahaan : __________________________________________________________

Alamat Perusahaan : __________________________________________________________
__________________________Telepon__________________________
Kategori Sponshorship : __________________________________________________________
Kontak Person : __________________________________________________________
Divisi : __________________________________________________________
Hp/Telepon : Hp________________________Telepon__________________________
Fax : __________________________________________________________
Keterangan tambahan : __________________________________________________________
Total sponsorship : __________________________________________________________
Terbilang : __________________________________________________________
 Perusahaan Sponsor, Mengetahui,

(__________________________) (________________________)
Tanggal:___/____/_____ Tanggal:___/____/_____

Pendanaan sponsor dapat dilakukan secara cash atau dengan transfer ke :

Nama Pemilik :
Nama Bank :
Nomor Rekening :

DOKUMENTASI SURAT KOORDINASI DAN PERIJINAN DENGAN DINAS TERKAIT

SURAT DUKUNGAN KEGIATAN DARI WAKIL WALIKOTA BEKASI

DOKUMENTASI SURAT KOORDINASI DAN PERIJINAN DENGAN DINAS TERKAIT

BUKTI TANDA TERIMA PERMOHONAN DUKUNGAN DAN IJIN KERAMAIAN

DOKUMENTASI SURAT KOORDINASI DAN PERIJINAN DENGAN DINAS TERKAIT

KOORDINASI DENGAN PIHAK TEMPAT DAN DINAS TERKAIT