TUGAS KEPANITIAN PENERIMAAN SANTRI BARU

PONDOK PESANTREN JAMHARUL QOWWI NURUL HADDAD

Tahun Pelajaran 2022/2023

1. Penanggung jawab
a. Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan PSB
b. Mengecek bahan-bahan promosi baik cetak maupun elektonik
c. Mengesahkan proposal dan laporan pertanggungjawaban PSB

2. Ketua
a. Bertanggung-jawab kepada pimpinan Pondok Pesantren
b. Memimpin rapat koordinasi
c. Membuat tugas kepanitiaan
d. Memimpin dan mengawasi jalannya kepanitiaan
e. Menjalankan prosedur PSB
f. Secara umum dan teknis mengkoordinir pelaksanaan kepanitiaan masing-masing bidang
g. Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan
oleh Pondok Pesantren;
h. Mengarahkan, membimbing, mengevaluasi, dan mengawasi persiapan dan pelaksanaan
PSB.
i. Melaporkan kegiatan PSB

3. Wakil Ketua
a. Membantu  Ketua  Panitia  dalam  melaksanakan tugas PSB
b. Mewakili ketua dalam menjalankan tugas apabila ketua berhalangan

4. Sekretaris
a. Menyusun proposal PSB
b. Bekerja sama dengan seksi kesekreariatan menyelesaikan segala sesuatu mengenai
administrasi PSB;
c. Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretariatan PSB;
d. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu sesuai dengan
pembidangan tugas yang ditentukan.
e. Menulis hasil rapat koordinasi
f. Membuat laporan pertanggungjawaban
g. Bekerja sama dalam kepanitiaan
h. Membuat surat menyurat
i. Menyiapkan bahan formulir pendaftaran dan memperbanyak serta mengarsipkannya.
j. Menyiapkan / memperbanyak surat-surat yang diperlukan
k. Menyiapkan / memperbanyak format-format PSB
l. Menyiapkan dan mengarsip data dan dokumen kesekretariatan
m. Membuat dan memperbanyak berkas rincian herregistrasi
n. Kerja sama dengan bidang lain

5. Bendahara
a. Bertanggung jawab terhadap sirkulasi keuangan PSB
b. Menggunakan keuangan sesuai kebutuhan PSB
c. Membuat laporan keuangan

d. Membuat rencana anggaran kegiatan PSB

e. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana  dan  sarana-sarana lainnya untuk
menunjang pelaksanaan PSB
f. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan;
 g. Menerima dana PSB dari pesantren ataupun administrasi pendaftaran
h. Bekerja sama dalam kepanitiaan

6. Devisi Maketing
A) Tugas secara umum
1) Melakukan hubungan atau komunikasi yang sifatnya internal dan eksternal;
2) menyebarkankan informasi mengenai PSB secara langsung dan tidak langsung
(spanduk dll.);
3) Sebagai pusat informasi mengenai PSB;
4) Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan, mempersiapkan bahan-bahan/alat untuk
sosialisasi;
5) Secara rutin melakukan koordinasi internal kepanitiaan;
6) Menyampaikan evaluasi dan laporan kepada Ketua Panitia PSB
7) Mempersiapkan even untuk promosi Pondok Pesantren Jamharul Qowwi Nurul
Haddad, baik berupa pelatihan, pemberian presentasi ataupun even lainnya
8) Berkoordinasi dengan devisi pelatihan dan presentasi untuk persiapan dan
pelaksanaan even promosi Pondok Pesantren Jamharul Qowwi Nurul Haddad
9) Mendistribusikan surat, undangan, dan brosur
10) Mendokumentasikan kegiatan pelaksanaan panitia PSB
11) Kerja sama dengan bidang lain
B) Tugas secara khusus
Marketing Sekolah
Melaksanakan tugas-tugas yang tertera pada poin (A) dengan fokus pelaksanaan di
sekolah-sekolah di wilayah Kabupaten Cianjur.

7. Devisi Presentasi
a. Melakukan presentasi ke tempat-tempat dan acara-acara yang telah ditentukan untuk
mempromosikan Pondok Pesantren
b. Mempersiapkan media promosi yang akan digunakan presentasi
c. Menjalin hubungan yang baik dengan tempat-tempat yang ditentukan untuk pelaksanaan
presentasi dalang rangka penjaringan santri/santriawati TA. 2023/2024.
d. Bekerja sama dengan devisi lain dalam melaksanakan tugas kepanitian

8. Devisi Media Promosi

a. Mempersiapkan media promosi baik cetak maupun elektronik
b. Mempersiapkan tampilan (PPT) untuk presentasi
c. Mempersiapkan desain bahan-bahan penunjang kepanitiaan (misalnya sapnduk
pendaftaran, tulisan resepsionis, dll)

9. Devisi Logistik
a. Melakukan pengadaan media promosi
b. Mengecek kesiapan logistik pada saat even
c. Melakukan pengadaan seragam peserta didik baru dan mendistribusikannya

10. Devisi Resepsionis

a. Membuat kegiatan breafing resepsionis
b. Melayani calon pendaftar dan pencari informasi mengenai PSB Pondok Pesantren
Jamharul Qowwi nurul Haddad
 c. Menerima pendaftaran calon siswa dan berregistrasi
d. Membuat jadwal piket PSB
e. Menginput data
f. Menerima uang dari pendaftaran dan menyerahkan pada bendahara
g. Membuat laporan akhir/ rekapan pendaftar
h. Mengidentifikasi ukuran seragam dan melaporkannya pada seksi logistik
i. Kerja sama dengan bidang lain

11. Devisi Perlengkapan

a. Mendokumentasikan semua kegiatan PSB 2023/2024
b. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan yang dibutuhkan serta 
mengupayakan pengadaannya dengan  sebelumnya mengadakan koordinasi dengan 
seksi lain terkait yang membutuhkan;
c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan yang
dipinjam dan atau disewa;
d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan PSB;
e. Menyiapkan kebutuhan perlengkapan yang diperlukan semua seksi
f. Kerja sama dengan bidang lain

12. R n D ( Reseach and Development)

a. Melakukan riset yang berkaitan dengan penjaringan siswa baru Pondok Pesantren TA.
2023/2024
b. Melaporkan hasil riset yang telah dilakukan kepada ketua PSB untuk disosialisasikan
kepada seluruh panitia dan pihak-pihak yang bekepentingan dalam rangka pembuatan
perencanaan dan kebijakan PSB;

Mengetahui, Cianjur, 17 Mei 2023

Pimpinan Pondok Pesantren Ketua Panita PSB
Jamharul Qowwi Nurul Haddad

HABIB AHMAD BIN HASAN AL HADDAD ABDUL LATIF

Penanggung Jawab PSB

Ust. MUHAMMAD RUZHAN