Tutorial Penggunaan Software Apotek

Cara pengoperasian :

1. Buka aplikasi Software Apotek yang telah di instal pada desktop komputer anda. Kemudian pilih ikon
“File” ( gambar kunci ) . Setelah itu akan muncul beberapa pilihan seperti pada gambar. Login
digunakan untuk masuk aplikasi, Konfigurasi Database digunakan untuk mengubah Server ( Pusat
Pengoperasian Software ), Path ( Folder Data Software ) , Nama, Alamat, dan Telp Apotek serta jika
menggunakan Struk Pembayaran maka bisa mengganti kalimat yang akan tercetak pada struk.

2. Setelah masuk klik “Master” maka akan tampil pilihan seperti pada gambar, seperti Data
Jasa/Tindakan, Data Obat Apotik, Data Pasien, Data Dokter, Data Supplier, Cek Stok Obat Kosong.
Ini digunakan untuk menambah, merubah dan menghapus data.
3. Untuk Untuk merubah data, anda bisa pilih salah satu pilihan yang ada, contoh pilih Data Jasa/
Tindakan, kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Pada tampilan juga akan terdapat
beberapa pilihan seperti Tambah, Ubah, Hapus, dan Keluar. Serta dipojok kanan bawah ada pilihan
Pencarian yang bisa dipakai untuk menemukan barang menggunakan pilihan pencarian seperti pada
gambar. Dan ada gambar “Printer” yang digunakan untuk mencetak data.

4. Jika ada Data Jasa/Tindakan baru maka pilih Tambah, maka akan muncul tampilan seperti berikut.
Kemudian isilah data barang yang akan dimasukkan meliputi Kode, Nama Jasa/Tindakan, Kategori,
Sub Kategori, Sub Kategori, Harga, Apoteker (pilih Yes atau No).

Namun jika ingin merubah data yang sudah ada maka pilih Ubah. Maka akan muncul tampilan seperti
yang di atas, hanya saja anda tinggal merubah data yang sudah terisi. Kemudian klik Simpan.
5. Untuk merubah data, anda bisa pilih salah satu pilihan yang ada, contoh pilih Data Obat Apotik,
kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Pada tampilan juga akan terdapat beberapa
pilihan seperti Tambah, Ubah, Hapus, dan Keluar. Serta dipojok kanan bawah ada pilihan Pencarian
yang bisa dipakai untuk menemukan barang menggunakan pilihan pencarian seperti pada gambar. Dan
ada gambar “Printer” yang digunakan untuk mencetak data.

6. Jika ada barang baru maka pilih Tambah, maka akan muncul tampilan seperti berikut. Kemudian isilah
data barang yang akan dimasukkan meliputi Barcode/Kode, Nama Obat, Jenis, Kategori, Sub Kategori
Satuan B/K (besar / Kecil), Isi / Stok B/K, Supplier, dan Harga Beli, Harga Jual Apotek, Harga Jual
Resep, Harga Jual Lain, Resep.

Namun jika ingin merubah data yang sudah ada maka pilih Ubah. Maka akan muncul tampilan seperti
yang di atas, hanya saja anda tinggal merubah data yang sudah terisi. Kemudian klik Simpan.
7. Untuk mengisi Data Pasien, sama seperti Data Barang. Jika ingin menambah Pelanggan anda bisa pilih
Data Pasien lalu pilih Tambah, maka akan muncul tampilan berikut. Kemudian isi Data Pelanggan lalu
Klik Simpan.

8. Begitu juga jika anda ingin mengubah Data Pelanggan yang sudah ada, Klik Data Pasien, pilih data yang
ada kemudian pilih Ubah, jika sudah diubah Klik Simpan

9. Untuk mengisi Data Dokter langkahnya sama dengan Data Pasien. Jika ingin menambah Dokter maka
pilih Data Dokter lalu pilih Tambah, maka akan muncul tampilan berikut. Kemudian isi Kolom yang ada,
lalu Simpan.

10.

Untuk mengisi Data Supplier langkahnya sama dengan Data Pasien. Jika ingin menambah Supplier maka
pilih Data Supplier lalu pilih Tambah, maka akan muncul tampilan berikut. Kemudian isi Kolom yang
ada, lalu Simpan.
11. Untuk Cek Stok Obat Kosong digunakan untuk melihat jumlah barang yang hampir habis / kosong.
Dengan pilih Cek Stok Barang Kosong, maka akan muncul Data Stok Barang Habis, lalu atur Satuan
Qty Max nya, jika suda klik Cari.

12. Selanjutnya pilih ikon “ Transaksi”, maka akan muncul pilihan seperti pada gambar yang meliputi
Penjualan Barang, Order Barang, Pembelian Barang, Return Penjualan, Return Pembelian, Buku
Hutang Piutang, dan Stok Opname.
13. Untuk pengelolaan data penjualan, anda bisa meng-Klik Jual OBAT / JASA, maka akan muncul tampilan
seperti berikut. Pada tampilan juga terdapat pilihan seperti Tambah, Ubah, Hapus, dan Keluar. Dipojok
kiri bawah juga terdapat pilihan Pencarian yang dapat digunakan untuk mencari data penjualan pada
tanggal tertentu. Dan Gambar “Printer” digunakan untuk mencetak data penjualan, yang terdiri dari
Cetak Struk Langsung ( Untuk langsung mencetak ), Cetak Struk Lihat ( Untuk mencetak per Faktur
Penjualan ), Cetak Master Detail ( Untuk mencetak Detail Barang terjual pada periode tertentu ).

14. Jika ada Penjualan baru maka pilih Penjualan Barang, kemudian Pilih Tambah. Kemudian akan muncul
tampilan berikut. Pada pojok kiri bawah terdapat berbagai pilihan yang dapat digunakan. Untuk
melakukan penjualan anda klik bagian bawah Nama Barang, kemudian tulis nama barang yang akan
 dijual atau dapat menggunakan scan barcode barang. Jika barang sudah tertera, selanjutnya pilih
Simpan Pembayaran menggunakan tombol F9 pada keyboard.

15. Apabila ingin mengubah data penjualan, Pilih Penjualan Barang kemudian pilih data yang akan diubah
lalu pilih Ubah pada sebelah kanan Data Penjualan. Jika sudah kemudian Simpan.

16. Untuk melakukan Pemesanan Barang, maka pilih Buat PO Beli, kemudian akan muncul tampilan
berikut. Pada tampilan juga terdapat pilihan Tambah, Ubah, Hapus, Keluar, serta Pencarian.

17. Untuk melakukan Pemesanan barang baru, maka pilih Order Barang kemudian pilih Tambah, maka
akan muncul tampilan berikut. Kemudian isi Nama Barang yang akan dipesan, lalu masukkan jumlah
barang yang dipesan. Jika sudah selesai, maka pilih Simpan.
18. Untuk pengelolaan Data Pembelian, bisa meng-Klik Pembelian Obat, kemudian akan muncul tampilan
seperti berikut. Sama seperti Pengelolaan Data Penjualan, pada Pengelolaan Data Pembelian juga
terdapat pilihan seperti Tambah, Ubah, Hapus, Keluar, serta Pencarian. Dan Gambar “Printer”
digunakan untuk mencetak data pembelian, yang terdiri dari Cetak Lap Master Detail ( Untuk mencetak
Detail Barang terjual pada periode tertentu ), Cetak Pembelian Perbarang ( Untuk mencetak laporan
pembelian setiap barang ).

19. Jika ada Pembelian Barang Baru maka Pilih Tambah, kemudian akan muncul tampilan seperti berikut.
Kemudian Input Data Barang yang akan dibeli meliputi Barcode /Kode, Nama Obat, Satuan Besar/
Kecil/isi, Jenis, Kategori, Quantity ( Besar, Kecil ),Stok awal/Isi, PPN/HNS Besar,Harga Beli Besar,
Diskon, Harga Jual Apotek, dan Resep. Untuk ID BRG untuk barang baru harap dikosongkan. Jika
 sudah selesai pilih Tambahkan. Apabila barang yang dibeli lebih dari satu maka lakukan hal yang sama
seperti diatas untuk barang selanjutnya, jika sudah maka klik Simpan pada bagian pojok kiri bawah
atau tekan F9 pada keyboard.

20. Apabila ingin mengubah data pembelian, Pilih Pembelian Barang kemudian pilih data yang akan
diubah lalu pilih Ubah pada sebelah kanan Data pembelian. Kemudian ubah data, jika sudah klik
Simpan.

21. Untuk Return Penjualan digunakan apabila barang yang telah terjual kepada pelanggan dikembalikan
kepada toko karena suatu alasan. Untuk mengelola Return Penjualan, pilih Return Penjualan, lalu pilih
Tambah, maka akan muncul tampilan berikut ini. Kemudia isi Detail Return meliputi No Return/Tgl, No
Faktur, Barcode, Nama Barang, Satuan/Harga, Jumlah/Diskon/Total dan Keterangan. Jika sudah
selesai maka pilih Simpan.

22. Untuk Return Pembelian digunakan untuk pengembalian barang kepada Supplier. Untuk mengelola
return Pembelian, pilih Return Pembelian, lalu pilih Tambah pada bagian bawah tampilan. Kemudian
isi Detail Return meliputi No Return/Tgl, Supplier, Nama Barang, Kode, Satuan, Jumlah. Kemudian klik
 Input pada bagian kanan. Kemudian isi Penyelesaian, Pengembalian Rp Serta Alasan. Jika sudah
selesai klik Simpan.

23. Buku Hutang Piutang digunakan untuk mencatat hutang pada pembelian barang kepada Supplier dan
Piutang Pelanggan Khusus. Dalam Buku Hutang Piutang terdapat 4 bagian yaitu : Hutang PerNota
Pembelian, Jurnal Pembayaran Hutang, Piutang Pernota Pelanggan Serta Jurnal Pembayaran
Piutang. Untuk Mengelola Pembayaran Hutang, Pilih Buku Hutang Piutang kemudian Pilih Hutang
PerNota Pembelian lalu pilih data yang akan dibayarkan, kemudian klik Pembayaran yang terdapat
pada bagian bawah, maka akan muncul tampilan berikut. Apabila anda akan melakukan pembayaran
maka isilah pada kolom Bayar Tunai, jika sudah klik Simpan. Data Pembayaran Hutang Akan tersimpan
di Jurnal pembayaran Hutang.

24. Untuk mengelola pembayaran Piutang, Pilih Buku Hutang Piutang kemudian Pilih Piutang Pernota
Pelanggan/Pasien lalu pilih data yang akan dibayarkan, kemudian klik Pembayaran/Nota yang
terdapat pada bagian bawah, maka akan muncul tampilan berikut. Apabila pelanggan melakukan
pembayaran maka isilah pada kolom Dibayar, jika sudah klik Simpan. Data Pembayaran Hutang Akan
tersimpan di Jurnal Pembayaran Piutang.
25. Untuk Stok Opname digunakan untuk mengetahui selisih/sisa barang yang ada. Untuk menggunakan
Stok Opname anda bisa klik “Transaksi” lalu pilih Stok Opname, maka akan muncul tampilan berikut.
Lalu isilah ID/Tanggal, Kategori. Kemudian klik Baru, maka akan muncul beberapa pilihan meliputi
Opname semua Barang dan Opname/Kategori Barang, pilih salah satu maka akan muncul data yang
diinginkan. Kolom Kom (B, K ) berisi jumlah barang awal, Kolom Fisik (B, K ) berisi jumlah barang yang
tersisa, kolom ini yang harus diisi sesuai dengan jumlah barang yang ada. Jika sudah maka akan muncul
jumlah selisih barang pada Kolom Sls ( B, K ). Jika sudah selesai mengisi jumlah barang, selanjutnya
pilih Export data barang >>>, maka jumlah barang pada Data Barang akan berubah. Apabila ingin
menyimpan Opname, klik Simpan. Untuk mencari data Opname, klik bentuk “ Kotak “ yang ada di
sebelah Hapus Opname.

26. Selanjutnya pilih ikon “Back Office”, maka akan muncul pilihan seperti pada gambar yang meliputi
Buat Barcode/Label Barang, Kas Harian, Laporan Penjualan, Pengeluaran Barang, Hapus Transaksi,
Kas Kasir, Margin/Lap.Keuangan, Hak Akses, Pengguna, Setting Bonus/Point, Log Pengguna.
27. Untuk Membuat Barcode Harga, pilih Buat Barcode maka akan muncul tampilan berikut, jika akan
membuat Barcode pada barang yang sudah ada, maka pilih masukan Barcode, Nama Barang, dan
masukan Jumlah barcode yang akan di Cetak di colom Jumlah Cetak. Jika barang sudah muncul bisa
langsung klik Cetak Barcode, Atau jika ingin menambahkan barang lain anda bisa isi Nama Barang dan
Satuan Barang, Lalu pilih Tambahkan kemudian Cetak Barcode.

28. Untuk mengelola Kas Kasir, pilih Kas Kasir maka akan muncul tampilan berikut. Jika ingin
memindahkan Jumlah Pendapatan Yang didapatkan ke masing masing kas, Bisa isi from mutasi di situ
 terdapat 4 from yaitu, Mutasi jasa ke Kas Klinik, Mutasi ke Kas Apoteker, Mutasi Obat ke Kas Apotek,
Mutasi Resep Ke Kas Apotek kemudian isi salah satu atau beberapa, kemudian Mutasi.

29. Untuk mengelola Kas Apotek, pilih Kas Apotek maka akan muncul tampilan berikut. Jika ingin
menambahkan pilih Tambah lalu akan muncul Input Kas , kemudian anda Isi
Tanggal,Masuk/Keluar,Kategori, Keterangan, Bon Kasi, Jumlah kemudian Simpan. Untuk menghapus
data Kas Apotek, pilih data yang akan dihapus kemudian pilih Hapus. Untuk mencetak Data Kas Harian
bisa mengklik Gambar “Printer” yang terdapat pada pojok kanan bawah.

30. Untuk mengelola Kas Apoteker, pilih Kas Apoteker maka akan muncul tampilan berikut. Jika ingin
menambahkan pilih Tambah lalu akan muncul Input Kas , kemudian anda Isi
Tanggal,Masuk/Keluar,Kategori, Keterangan, Bon Kasi, Jumlah kemudian Simpan. Untuk menghapus
 data Kas Apoteker, pilih data yang akan dihapus kemudian pilih Hapus. Untuk mencetak Data Kas
Harian bisa mengklik Gambar “Printer” yang terdapat pada pojok kanan bawah.

31. Untuk mengelola Kas Klinik, pilih Kas Klinik maka akan muncul tampilan berikut. Jika ingin
menambahkan pilih Tambah lalu akan muncul Input Kas , kemudian anda Isi
Tanggal,Masuk/Keluar,Kategori, Keterangan, Bon Kasi, Jumlah kemudian Simpan. Untuk menghapus
data Kas Klinik, pilih data yang akan dihapus kemudian pilih Hapus. Untuk mencetak Data Kas Harian
bisa mengklik Gambar “Printer” yang terdapat pada pojok kanan bawah.

32. Untuk Mencetak Laporan Pendapatn Jasa, pilih Lap. Pendapatan Jasa maka akan muncul tampilan
berikut. Kemudian pilih Jenis Laporan Pendapatan Jasa ( Semua, Pekategori ), Atur Tgl Awal dan Tgl
Akhir, lalu isi juga Kategori kemudian klik Cetak.
33. Untuk mencetak Laporan Keuangan, pilih Margin/Lap.Keuangan. terdapat beberapa piihan seperti
Margin Semua, Margin Per Obat, Margin PerKategori, dan lap Laba Rugi,. Untuk mencetak Margin
pilih Margin/Lap.Keuangan kemudian pilih Margin yang diinginkan, seperti contoh pilih Margin Semua
maka akan muncul tampilan berikut. kemudian atur tanggal Awal dan Tanggal Akhir, lalu pilih Pilihan
Cetak Rekap atau Cetak Detail kemudian pilih Cetak.
34. Untuk mencetak Margin Laba Rugi Per Obat, Pilih Margin/Lap.Keuangan lalu pilih Margin Per Obat
maka akan muncul tampilan berikut. isi Nama Barang, kemudian Atur Tanggal Awal dan Tanggal
Akhir, kemudian pilih Cetak Rekap Atau Cetak Detail kemudian klik Cetak.

35. Untuk mencetak Margin Perkategori barang, Pilih Margin/Lap.Keuangan lalu pilih Margin Per Kategori
maka akan muncul tampilan berikut. kemudian pilih Kategori Barang yang diinginkan, atur Tanggal
Awal dan Tangal Akhir, pilih Cetak Rekap atau Cetak Detail, lalu klik Cetak.
36. Untuk Mengetahui dan Mencetak Laporan Laba Rugi, Pilih Margin/Lap.Keuangan, pilih Lap Laba Rugi,
maka akan muncul tampilan berikut. Atur Tanggal Awal dan Tanggal Akhir, kemudian klik gambar
“Kaca Pembesar” untuk melihat Laporan dan gambar “Printer” untuk mencetak Laporan.

37. Untuk membuat Hak Akses penggunaan software, pilih Hak Akses maka akan muncul tampilan berikut.
Jika ingin membuat Hak Akses baru, maka pilih Tambah pada pojok kiri bawah, kemudian pilih
beberapa Pilihan Hak Akses yang terdapat pada bagian kanan, jika sudah maka isi juga Nama Akses
yang terdapat pada pojok kiri bawah jika sudah maka klik Simpan. Data Hak Akses akan muncul pada
bagian kiri.
38. Untuk membuat Data Pengguna, pilih Pengguna lalu akan muncul tampilan berikut. Jika ingin
menambah pengguna baru, pilih Tambah lalu akan muncul Detail Pengguna. Kemudian isi kolom
Nama Pengguna, User ID, Password, lalu pilih Level ( Data Hak Akses ), dan Password Admin. Jika
sudah klik Simpan. Jika ingin mengubah password, pilih data kemudian klik kanan lalu pilih Ubah
Password Admin, jika sudah klik OK.

Demikian Tutorial Pengunaan Software Apotek, Semoga Bermanfaat.