A.

Proses Komunikasi dan Pengambilan Keputusan

1. Apa yang Saudara pahami tentang Komunikasi Organisasi dan unsur-unusur

yang terkait didalamnya. Jelaskan
2. Jelaskan langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan.
3. Kohler mengemukakan tiga model dalam pengambilan keputusan. Menurut
penilaian Saudara manakah model pengambilan keputusan yang terbaik.
Mengapa ? Jelaskan.

Jawab

1. Komunikasi  Organisasi merupakan bentuk pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi yang

berada dalam organisasi tertentu. Organisasi sendiri terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-
hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Komunikasi organisasi melibatkan manusia sebagai subyek yang terlibat dalam proses menerima,
menafsirkan, dan bertindak atas informasi.

Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa Latin communis atau common dalam bahasa Inggris yang berarti sama.

Berkomunikasi berarti kita sedang berusaha untuk mencapai kesamaan makna, ‘commonness’. Atau
dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita
dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah kita sering kali mempunyai
makna yang berbeda terhadap lambang yang sama

Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss dalam buku Human Communication menguraikan adanya

3 model dalam komunikasi.

 Pertama, model komunikasi linier, yaitu pandangan komunikasi satu arah (one-way view of

communication). Dalam model ini, komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan
melakukan respons atau tanggapan yang diharapkan, tanpa mengadakan seleksi dan
interpretasi.

Contoh dalam model komunikasi linier ini adalah teori jarum suntik (hypodermic needle theory). “Jika

saya ingin mempersuasi Anda, maka saya menyuntikkan satu dosis persuasi kepada Anda, sehingga
Anda akin ‘Iekas sembuh’ dan melakukan apa yang saya inginkan”, dernikian pandangan
dari teori jarum suntik tersebut.

 Kedua, model komunikasi interaksional yang merupakan kelanjutan dari Pendekatan linier-"’

Pada model komunikasi interaksional, diperkenalkan gagasan tentang umpan balik (Feedback).

Dalam model ini, penerima (receiver) melakukan seleksi, interpretasi dan memberikan respons terhadap
pesan dari pengirim (sender). Komunikasi dalam model ini, dipertimbangkan sebagai proses dua arah
(two-way) ataupun cyclical process, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada
satu saat bertindak sebagai sender, namun pada waktu yang lain berlaku sebagai receiver, penerima
pesan.
Ketiga, model komunikasi transaksional. Dalam pandangan transaksional, komunikasi hanya dapat
dipahami dalarn konteks hubungan (relationship) di antara dua orang atau lebih. pandangan ini
nieneLnkan bahwa semua perilaku adalah komunikatif, tidak ada satu pun yang tidak dapat
dikomunikasikan.

Organisasi

Mengenai organisasi, salah satu definisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan satu kumpulan
atau sistem individual yang melalui satu hierarki jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai
tujuan yang ditetapkan (an  organization  is a collection, or  system, of individuals who commonly,
through a hierarchy and division of labor, seek to achieve a predetermined goal).

Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa di dalam suatu organisasi mensyaratkan adanya suatu
jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut
memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan.

Di samping itu, dalam organisasi juga mensyaratkan adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang
dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun social, memiliki satu biding pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabnya.

Komunikasi Organisasi

Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka

kita dapat memberi batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi
antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam konteks organisasi.

Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya

saling bergantung satu sama lain (the flow of messages Within network of interdependent
relationships). - Goldhaber -

Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi

vertikal dan komunikasi horizontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan
fungsi yang sangat tegas.

Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba
menguraikan masing-masing fungsi kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut.

 Pertama adalah downward communication. Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang

yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus
komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

1. pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction);

2. penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job
rationale);

3. penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and

practices);

4. pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

  Sedangkan upward communication terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan
kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

1. penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan;

2. penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang

tidak dapat diselesaikan oleh bawahan;

3. penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan;

4. penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

 Arus komunikasi berikutnya adalah horizontal communication. Tindak komunikasi ini

berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah:

1. memperbaiki koordinasi tugas;

2. upaya pemecahan masalah;

3. Saling berbagi informasi;

4. upaya memecahkan konflik;

5. membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam

organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu: fungsi informatif,
regulatif, persuasif dan integratif. Kita akan membahas fungsi-fungsi di atas secara terperinci.

1. Fungsi Informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-
processing systems). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya

secara lebih pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan
kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi
untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi kontlik yang terjadi di dalam
organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di
samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan
sebagainya.

2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif
ini.
Pertama, atasan atau orang¬orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.

Di samping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah, sehingga
dalarn struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority)
supaya perintah¬perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian sikap bawahan
untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

1. keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah,

2. kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi,

3. kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus

sebagai pribadi,

4. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada
kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak
boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil
sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka
untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan
secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau
pimpinan wring memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan balk. Ada dua saluran komunikasi yang dapat
mewujudkan hal tersebut, yaitu saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam
organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran
komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja,
pertandingan olah raga ataupun kegiatan darmawisata.

2. 7 langkah proses pengambilan keputusan

Langkah 1: Identifikasi keputusan yang perlu diambil

Saat mengidentifikasi keputusan, ajukan beberapa pertanyaan kepada diri Anda: 

 Apa masalah yang perlu dipecahkan?

 Apa gol yang ingin dicapai dengan menerapkan keputusan ini?

 Bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan?

Semua pertanyaan ini adalah teknik penetapan gol umum yang akhirnya akan membantu Anda
menemukan solusi tepat. Saat sudah ditentukan dengan jelas, Anda akan memiliki lebih banyak
informasi untuk menghasilkan keputusan terbaik guna memecahkan masalah.
Langkah 2: Kumpulkan informasi relevan

Mengumpulkan informasi terkait keputusan yang sedang diambil adalah langkah penting untuk
mengambil keputusan matang. Apa tim Anda memiliki data historis yang berkaitan dengan masalah ini?
Adakah yang pernah mencoba memecahkan masalah ini sebelumnya?

Mencari informasi di luar tim atau perusahaan Anda juga penting. Pengambilan keputusan efektif
memerlukan informasi dari banyak sumber berbeda. Temukan sumber daya eksternal, baik dengan
melakukan riset pasar, bekerja sama dengan konsultan, atau berbincang dengan kolega di perusahaan
lain yang memiliki pengalaman relevan. Mengumpulkan informasi membantu tim menemukan solusi
berbeda untuk masalah Anda.

Langkah 3: Cari solusi alternatif

Langkah ini mewajibkan Anda untuk mencari banyak solusi berbeda untuk masalah yang dihadapi.
Menemukan lebih dari satu alternatif sangat penting dalam pengambilan keputusan bisnis karena
pemangku kepentingan berbeda mungkin memiliki kebutuhan berbeda, tergantung peran mereka.
Contohnya, jika perusahaan mencari alat manajemen kerja, tim desain mungkin memiliki kebutuhan
yang berbeda dengan tim pengembangan. Memilih hanya satu solusi di awal mungkin bukan tindakan
tepat. 

angkah 4: Pertimbangkan bukti

Inilah saat Anda mengambil semua solusi berbeda yang ditemukan dan menganalisis caranya menangani
masalah awal Anda. Tim mulai mengidentifikasi pro dan kontra setiap opsi dan mengeliminasi alternatif
dari pilihan-pilihan itu.

Ada beberapa cara umum di mana tim dapat menganalisis dan mempertimbangkan bukti opsi:

 Daftar pro dan kontra

 Analisis SWOT

 Matriks keputusan

Langkah 5: Pilih dari sejumlah alternatif

Langkah selanjutnya adalah mengambil keputusan akhir. Pertimbangkan semua informasi yang telah
dikumpulkan dan pengaruh keputusan ini terhadap setiap pemangku kepentingan. 

Terkadang, keputusan yang tepat bukan salah satu dari alternatif, tapi gabungan beberapa alternatif.
Pengambilan keputusan efektif melibatkan pemecahan masalah dan berpikir kreatif. Jadi, jangan batasi
diri Anda dan tim pada opsi yang jelas.

Salah satu nilai utama di Asana adalah menolak pertukaran palsu. Hanya memilih satu keputusan bisa
berarti kehilangan manfaat pada yang lainnya. Jika bisa, coba dan temukan opsi yang lebih baik dari
alternatif yang ada.

Langkah 6: Ambil tindakan

Setelah pengambil keputusan akhir memberikan izin, inilah saatnya menerapkan solusi. Gunakan waktu
untuk membuat rencana implementasi sehingga tim satu pemikiran untuk langkah selanjutnya.
Kemudian, ini saatnya menerapkan rencana Anda dan memantau progres untuk menentukan apakah ini
keputusan yang baik. 

Langkah 7: Tinjau keputusan Anda dan pengaruhnya (baik dan buruk)

Setelah mengambil keputusan, Anda dapat memantau metrik kesuksesan yang diuraikan di langkah 1.

Ini cara menentukan apakah solusi ini memenuhi kriteria kesuksesan tim.

Berikut beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan saat meninjau keputusan Anda:

 Apa keputusan memecahkan masalah yang diidentifikasi tim di langkah 1? 

 Apa keputusan ini memengaruhi tim secara positif atau negatif?

 Pemangku kepentingan mana yang menikmati manfaat dari keputusan ini? Pemangku
kepentingan mana yang terdampak secara negatif?

Jika solusi ini bukan alternatif terbaik, tim Anda dapat memanfaatkan penggunaan bentuk manajemen
proyek berulang. Hal ini memungkinkan tim cepat beradaptasi dengan perubahan, serta mengambil
keputusan terbaik dengan sumber daya yang dimiliki. 

Jenis model pengambilan keputusan

Meskipun kebanyakan model pengambilan keputusan meliputi tujuh langkah yang sama, berikut
beberapa metodologi berbeda untuk membantu Anda mengambil keputusan yang baik.

Model pengambilan keputusan rasional

Ini adalah jenis model pengambilan keputusan paling umum yang akan Anda lihat. Jenis ini bersifat logis
dan berurutan. Tujuh langkah yang ditulis di atas adalah contoh model pengambilan keputusan rasional. 

Saat keputusan berdampak besar pada tim dan Anda perlu memaksimalkan hasil, ini adalah jenis proses
pengambilan keputusan yang harus digunakan. Jenis ini mengharuskan Anda mempertimbangkan
berbagai perspektif tanpa banyak bias agar Anda dapat mengambil keputusan terbaik. 

Model pengambilan keputusan intuitif

Jenis model pengambilan keputusan ini ditentukan oleh informasi atau data, bukan intuisi. Bentuk
pengambilan keputusan ini memerlukan pengalaman terdahulu dan pengenalan pola untuk membentuk
insting yang kuat.

Jenis pengambilan keputusan ini sering diambil oleh mereka yang memiliki banyak pengalaman
mengenai masalah serupa. Mereka telah terbukti berhasil dengan solusi yang ingin diterapkan. 

Model pengambilan keputusan kreatif

Model pengambilan keputusan kreatif mencakup pengumpulan informasi dan wawasan tentang
masalah serta menghasilkan ide potensial untuk solusi, serupa dengan model pengambilan keputusan
rasional. 
 Perbedaannya, alih-alih mencari pro dan kontra setiap alternatif, pengambil keputusan memasuki
periode di mana mereka mencoba tidak secara aktif memikirkan tentang solusi sama sekali. Tujuannya,
agar pikiran bawah sadar mengambil alih dan menuntun mereka ke keputusan yang tepat, seperti model
pengambilan keputusan intuitif. 

Situasi ini sangat cocok digunakan dalam proses berulang agar tim dapat menguji solusi dan beradaptasi
saat keadaan berubah.

Lacak keputusan utama dengan alat manajemen kerja

Saat tidak didokumentasikan dengan benar, melacak keputusan utama mungkin menantang. Pelajari
selengkapnya mengenai cara alat manajemen kerja seperti Asana membantu tim melacak keputusan
utama, berkolaborasi dengan rekan tim, dan tetap mengendalikan progres, semuanya di satu tempat.

3. Menurut kohler yaitu:

1.    Model perilaku
Model perilaku atau behavioral model adalah model pengambilan keputusan yang
didasarkan atas pola tingkah laku orang yang terlibat dalam organisasi atau lembaga itu.
 Tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi/lembaga
 Harapan tentrang konsekuensi pengambilan keputusan tersebut
 Pilihan alternatif
Di dalam pengambilan keputusan terjadi “koalisi” antara pemegang kekuasaan di dalam
organisasi, dan koalisi ini akan menggunakan tiga hal diatas sebagai pedoman pengambilan
keputusan. Kriteria yang paling menonjol adalah”tujuan organisasi” sedangkan yang paling
menonjol dalam pengambilan keputusan adalah “harapan”, jika dalam pengambilan keputusan
itu tidak ditetapkan dengan pasti diantara keduanya maka di gunakan alternatif.

2.    Model informasi
Model informasi merupakan model pengambilan keputusan yang didasarkan atas asumsi
sebagi berikut.
  Informasi merupaka kondisi yang harus dipenuhi dalam proses pengambilan keputusan.
  Informasi dari dalam organisasi yang diberikan oleh seeorang yang mempunyai posisi tinggi dan
dikenal akan lebih dipercaya sebagi bahan pengambil keputusan
  Informasi yang diperoleh akan diuji dengan dengan informasi yang sudah ada. Maka infor masi
dari sumber yang kurang dipercaya cenderung tidak dipakai.

3.    Model normatif
Pengambilan model ini dimulai dengan mengidentifikasi apa yang dilakukan oleh
meneger atau pimpinan yang baik dan kemudian memberikan pedoman tentag bagai mana
seorang menejer yang baik itu mengambil keputusan. Dan harus menjawab pertanyaan sebagi
berikut:
 Apakah ada syarat kualitas, misalnya suatu putusan harus lebih rasional dari yang lain?
 Apakah mpy cukup informasi ?
 Apakah diterima oleh bawahan merupakan yang bagian sangat penting bagi pengambilan
keputusan?
 Apakah pimpinan memutuskan sendiri dan yakin akan diterima oleh bawahan?
 Apakah akan menimbulkan konflik(bawahan)?
 Apakah bawahan mpy cukup informasi untuk mengambil putusan yang diselegasikan
kepadanya?