AKUNTANSI REKENING TAMU

Tugas rangkuman ini dibuat dan diajukan untuk memenuhi tugas kelompok
Pada mata kuliah Akuntansi Hotel
Dosen Pengampu: Yuliana Ulva Variana, M. Sc

Disusun oleh kelompok 5:

Abdul Gani: 200503054
Lalu Panca Wangsa Kalisahak: 200503062
Nabila Soraya: 200503072

PROGRAM STUDI PARIWISATA SYARIAH

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM
2023/2024
AKUNTANSI REKENING TAMU
Rekening tamu merupakan rekening yang paling aktif. Dikatakan demikian karena dalam satu
hari bisa terjadi beberapa kali transaksi, debet dan kredit pada rekening ini. Sifat aktif rekening
tamu memerlukan pencatatan dan pemantauan yang akurat dan ketat. Rekening tamu ditutup
setiap hari. Artinya, siklus rekening ini berusia satu hari. Saldo rekening tamu hari ini dilanjutkan
keesokan harinya. Manajemen hotel memerlukan laporan harian mengenai perkembangan setiap
rekening tamu karena berkaitan dengan kebijakan kredit hotel.

6.1 PENDAHULUAN
Transaksi-transaksi yang dicatat pada rekening tamu merupakan piutang hotel kepada tamu-
tamu yang masih tinggal di hotel. Sifat tagihan ini sangat singkat sehingga piutang ini dapat
diklasifikasikan sebagai piutang tunai. Bila tamu telah meninggalkan hotel (check-out) dan
rekeningnya ditagihkan/dibebankan ke perusahaan/kantor dan atau diselesaikan dengan kartu
kredit maka piutang ini diklasifikasikan sebagai city ledger. Rekening tamu merupakan dokumen
hotel untuk mencatat transaksi yang terjadi. Artinya, semua jasa hotel yang dinikmati oleh tamu
akan dibukukan pada rekening tamu yang bersangkutan. Pencatatan transaksi pada rekening
tamu harus segera dilakukan begitu transaksi terjadi sehingga data yang disajikan pada rekening
tamu merupakan data termutahir. Pemutahiran rekening harus selalu dilakukan mengingat bahwa
tamu bisa sewaktu-waktu meninggalkan hotel (check-out) dan menyelesaikan rekeningnya.
Rekening tamu disiapkan setelah tamu mendaftar (check-in) dan melengkapi kartu registrasi.
Berikut akan dibahas dokumen-dokumen pendukung untuk pencatatan rekening tamu dan
mekanisme pencatatan transaksi pada rekening tamu.

6.2 KARTU REGISTRASI

Kartu registrasi dilengkapi oleh tamu ketika mendaftar (check-in) di hotel. Pada kartu ini
informasi yang didapat:
1. Nama tamu
2. Jumlah orang
3. Tujuan berkunjung
4. Lama tinggal
5. Alamat tamu
6. Kebangsaan tamu
7. Tanda Indentitas tamu (KTP, passport, SIM)
8. Jenis kamar yang diminta
9. Harga kamar
10. Tanda tangan tamu
11. Tanda tangan karyawan hotel (receptionist) yang melayani saat check-in 12.
Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh tamu selama tinggal di hotel Fungsi kartu registrasi bagi
pihak hotel dapat dinyatakan sebagai berikut:
1. Sebagai dasar dalam membebankan jasa kamar dan jasa-jasa lainnya yang telah dinikmati oleh
tamu ke dalam rekeningnya selama tinggal di hotel.
2. Petugas hotel dengan mudah membebankan biaya kamar ke rekening tamu sesuai dengan
harga kamar yang dicantumkan pada kartu registrasi
3. Dapat dijadikan alat informasi untuk mengetahui segmen tamu hotel dengan perilaku serta
tujuan berkunjung
4. Bila terjadi keraguan dalam mencatat suatu transaksi lain di luar jasa kamar maka petugas
hotel dapat membandingkan tanda tangan tamu yang tercantum di kartu registrasi dengan tanda
tangan pada voucher jasa yang dinikmati tersebut. Sebagi ilustrasi, misalnya tamu kamar 201
menikmati makan malam di restoran, tetapi tamu menulis nomor kamar pada voucher restoran
nomor kamar 210. Ketidaksengajaan ini akan berakibat pada rekening tamu kamar 210
meningkat sebesar jasa restoran yang dinikmati oleh kamar 201. Bila kamar 210 menolak
voucher ini dibebankan ke rekeningnya karena bukan transaksinya, petugas hotel harus mencari
dan membandingkan tanda tangan yang tertera pada kartu registrasi dengan yang tercantum pada
voucher restoran untuk mendapatkan pembebanan yang benar.

6.3 REKENING TAMU

Seperti dinyatakan di atas, rekening tamu disiapkan oleh hotel setelah tamu melengkapi kartu
registrasi. Informasi yang dicantumkan pada rekening tamu didasarkan atas informasi yang
tercantum pada kartu registrasi.

Pada rekening tamu informasi yang dicantumkan di antaranya:

1. Nomor kamar
2. Nama tamu
3. Jumlah tamu dalam kamar yang dihuni
4. Kebangsaan tamu
5. Harga kamar per malam
6. Tanggal check-in dan check out
7. Alamat tamu
8. Informasi lain seperti nomor kartu kredit, alamat perusahaan penanggung rekening, dan lain
sebagainya.

Bentuk rekening tamu dapat berbeda-beda terlebih dengan kemajuan teknologi informasi/
komputerisasi. Namun, secara garis besar, rekening tamu mencantumkan tanggal transaksi,
keterangan untuk transaksi, debet, kredit, dan saldo. Hal penting yang harus dicatat dalam
penyiapan rekening tamu adalah bahwa tanggal check-out tamu harus dicantumkan di atas
tanggal check-in tamu. Artinya, ketika tamu telah check-in di hotel, informasi tanggal check-out
menjadi lebih penting daripada tanggal check-in terutama dalam penyiapan beban tamu ke
rekeningnya.

6.4 MEKANISME PENCATATAN TRANSAKSI PADA REKENING TAMU

Pada rekening tamu semua jasa-jasa hotel yang telah dinikmati oleh tamu dan dibebankan
rekening kamarnya merupakan transaksi debet. Penjelasannya adalah transaksi ini merupakan
beban yang harus diselesaikan oleh tamu pada saat check-out. Misalnya, tamu dari kamar 323
makan malam di restoran seharga Rp150.000. Tamu ini tidak membayar rekening makan
malamnya di restoran, melainkan dibebankan ke rekening kamarnya, yaitu kamar 323. Di
restoran tamu tersebut hanya menandatangani rekening restoran dan mencantumkan nomor
kamar 323. Atas dasar rekening restoran ini kemudian dicatat ke rekening tamu pada sisi debet
karena merupakan beban tagihan yang harus dibayar oleh tamu. Jasa-jasa hotel yang dibebankan
dan dicatat pada sisi debet pada rekening tamu di antaranya:
1. Kamar
2. Restoran
3. Room service
4. Laundry and dry cleaning
5. Telepon
6. Diskotik
7. Spa
dan jasa lainnya
6.5 TRANSAKSI DEBET
Dari contoh transaksi pada rekening tamu, dapat dijelaskan bahwa pada tanggal 3 Mei 2006 Tuan
Yakin H telah menikmati jasa Room service sebesar Rp44.000 yang dibebankan ke rekening
kamarnya. Jasa Room service ini merupakan beban yang harus dibayar oleh Tuan Yakin H. Oleh
karena itu, pada rekening kamarnya dicatat pada kolom debet. Perlakuan yang sama diterapkan
untuk transaksi kamar dan transaksi lain yang merupakan beban bagi Tuan Yakin H. Dari contoh
transaksi-transaksi debet di atas, jumlah beban Tuan Yakin H sampai 3 Mei 2006 sebesar
Rp264.000. Dengan kata lain, piutang hotel kepada Tuan Yakin H sampai dengan 3 Mei 2006
sebesar Rp264.000.
Pada akuntansi, rekening tamu yang termasuk transaksi debet adalah seluruh jasa hotel yang
dinikmati oleh tamu hotel, yang dibebankan ke rekening kamarnya.

6.6 TRANSAKSI KREDIT

Pembayaran tunai merupakan transaksi kredit pada rekening tamu. Pembayaran tunai dapat dilakukan
oleh tamu bila tamu membayar tunai seluruh rekeningnya (paid ia Al) pada saat check-out, atau dapat
membayar tunai sebagian dari rekeningnya karena masih tinggal di hotel dan sisanya akan dilunasi pada
saat check-out. Pembayaran tunai untuk pemesanan kamar dilakukan agar kamar yang dipesan sudah
pasti didapat oleh tamu pada saat c2ecA-in. Jenis pembayaran tunai yang dilakukan untuk pemesanan
kamar dalam bahasa Inggris lazim disebut Advance Reservation Deposit (ARD).

Melanjutkan contoh di atas, pada 4 Mei 2006 Tuan Yakin H membayar tunai sebagian (biasa disebut
istilah teknis prepayment) rekening kamar sebesar Rp100.000. Transaksi ini mengurangi beban tagihan
kepada Tuan Yakin H sehingga dicatat di sisi kredit. Dengan transaksi pembayaran tunai ini, saldo
rekening kamar Tuan Yakin H pada 4 Mei 2006 menjadi sebesar Rp164.000. Jumlah ini merupakan beban
yang harus diselesaikan oleh Tuan Yakin H kepada Hotel Gandapura. Dengan kata lain, piutang/tagihan
hotel kepada Tuan Yakin H pada tanggal 4 Mei 2006 sebesar Rp164.000
Bila ternyata pada saat Tuan Yakin H check-out manajemen hotel memberikan discount pada harga kamar
sebesar Rp20.000 per malam maka discount ini harus dicatat agar mengurangi beban kamar Tuan Yakin
H. Perlu diingat bahwa discount hanya dicatat pada rekening tamu bila telah mendapatkan persetujuan
tertulis dari pejabat hotel yang berwenang untuk itu (misalnya Front Office Manager, General Manager,
dan pejabat yang berwenang lainnya). Pada rekening tamu, discount dicatat dengan penyesuaian
(adjustment) yang merupakan transaksi kredit pada akuntansi rekening tamu.

Perhatikan rekening 210 dari Tuan Yakin H setelah transaksi prepayment dan adjustment karena
pemberian diskon harga kamar pada 4 Mei 2006.

6.7 HAL-HAL KHUSUS YANG MUNGKIN TERJADI

1. TAMU MENINGGALKAN HOTEL TANPA MENYELESAIKAN REKENING

Ada kalanya tamu meninggalkan hotel tanpa alasan dan tanpa membayar rekeningnya. Dalam bahasa
teknis tamu yang meninggalkan hotel tanpa membayar rekeningnya disebut skipper. Bila kondisi ini
dibiarkan berlanjut maka beban yang ditagih kepada tamu yang bersangkutan akan membesar, sedangkan
di sisi lain peluang untuk mendapatkan penjualan dari kamar tersebut tertutup. Untuk menghindari hal ini,
sebaiknya petugas hotel yang berhubungan dengan kondisi tersebut (tata graha, resepsionis, kasir kantor
depan dan petugas hotel lainnya) mengamati setiap hari pergerakan transaksi tamu hotel. Dengan
pengamatan oleh setiap petugas hotel, peluang kerugian hotel akibat skipper bisa ditekan. Bila terjadi
skipper maka penanganan rekening tamu tersebut dapat dilaksanakan seperti di bawah ini.

a. Koordinasikan dengan pejabat tata graha (house keeping) yang berkompeten mengenai status kamar
tamu tersebut.

b. Hubungi pejabat kantor depan (Font office) yang berkompeten untuk memastikan bahwa tamu memang
merupakan seorang skipper.

c. Dapatkan persetujuan dari pejabat hotel yang berkompeten untuk mengeluarkan tamu s&ipper
dimaksud dari kamar yang dihuni.

d. Rekening skipper ini dikeluarkan dari daftar rekening tamu dan dipindahkan ke rekening city ledger
untuk ditindaklanjuti oleh petugas hotel yang berkompeten di bagian akuntansi.

2. SALAH PEMBEBANAN UNTUK JASA-JASA HOTEL

Kekeliruan terjadi karena bersifat manusiawi.. Tamu dari kamar 201 salah menuliskan nomor kamar
ketika makan malam di restoran, yaitu 210. Oleh petugas hotel, beban restoran ini dibebankan ke
rekening kamar 210. Tamu kamar 210 tentu akan menolak beban restoran ini. Untuk mengoreksi
kekeliruan pembebanan ini, petugas hotel (kasir kantor depan) dapat melakukan langkah-langkah berikut:

a. Keluarkan beban restoran ini dari kamar 210.

b. Telusuri tanda tangan tamu yang tertera di rekening restoran dengan tanda tangan tamu yang tertera di
kartu registrasi untuk semua tamu yang tinggal di hotel. Tugas ini memang memerlukan waktu, tetapi
sangatlah penting menciptakan kesan baik kepada tamu yang tinggal di hotel.

c. Bila tanda tangan yang tertera di rekening restoran telah sesuai dengan yang tercantum pada kartu
registrasi maka petugas hotel membebankan rekening restoran tersebut pada kamar dimaksud

3. TAMU MEMBERIKAN TIPS PADA SAAT GHECK-OUT

Ada beberapa tamu yang memberikan tips (tips - to improve prompt service) tunai pada saat check-out
dengan uang rupiah. Untuk pemberian tips ini, tamu memerlukan sejumlah uang rupiah dari kasir kantor
depan dan dibebankan ke rekening kamarnya. Untuk situasi ini, kasir kantor depan dapat mengeluarkan
uang tunai (kas) dengan beban paid-out. Jumlah paid-our ini dicantumkan pada formulir paid-out dan
harus ditandatangani oleh tamu yang bersangkutan dan diotorisasi oleh pejabat hotel yang berkompeten
(misalnya font office manager). Uang tunai (paid-outi) ini kemudian diberikan kepada tamu, sedangkan
jumlah paid-out dibebankan pada rekening tamu pada sisi debet.

4. PENANGANAN REKENING TAMU ROMBONGAN

Jumlah tamu dalam satu kelompok dikategorikan sebagai satu rombongan (group) bila jumlahnya
minimal 15 orang. Penanganan rekening tamu rombongan berbeda dengan tamu individual. Perlakuan
berbeda (khusus) dimaksud adalah untuk beban-beban yang terjadi selama rombongan tersebut tinggal di
hotel. Misalnya, beban kamar akan ditanggung oleh lembaga/perusahaan rombongan tersebut. Beban-
beban lain seperti telepon, cucian, makan siang, dan beban lainnya menjadi tanggungan pribadi tamu
rombongan tersebut. Bila hanya beban kamar yang menjadi tanggungan lembaga/perusahaan rombongan
maka harus disiapkan dua jenis rekening tamu pada saat check-in.

a. Satu rekening untuk mencatat beban kamar (dan makan pagi) untuk seluruh anggota rombongan selama
tinggal di hotel. Rekening ini biasa disebut mascer bil, diletakkan pada tempat rekening ketua rombongan.
Pada saat check-out ketua rombongan menandatangani master bil/ ini yang kemudian akan dipindahkan
ke rekening City ledger untuk diproses lebih lanjut. Contoh master bill seperti pada Gambar 6.3.

b. Satu rekening untuk mencatat beban lain selain beban kamar seperti restoran, cucian, telepon, dan
beban lainnya, Jenis rekening ini lazim disebut extra bill. Extra bill ini merupakan beban pribadi anggota
rombongan sehingga harus diselesaikan/dibayar tunai oleh anggota rombongan masing-masing pada saat
check-out, Contoh extra bill seperti pada Gambar 6.4

6.8 LAPORAN PENERIMAAN KAS

Hotel memberikan jasa 24 jam untuk tamunya yang dibagi menjadi tiga waktu tugas (A19). Setiap akhir
waktu tugas, petugas kasir membuat laporan penerimaan kas (Cash Receipt Report). Artinya, petugas
kasir yang bertugas pada shift A, pagi hari, dari pukul 07.00-15.00 akan melaporkan jumlah kas yang
diterima. Laporan penerimaan kas dibuat oleh petugas kasir dengan sumber dokumen berikut:

1. Rekening tamu dan atau kuitansi untuk penerimaan kas

2. Formulir (Voucher) paid-out untuk kas yang dikeluarkan

3. Formulir penukaran uang asing untuk penerimaan uang asing

Informasi yang dicantumkan dalam laporan penerimaan kas seperti di bawah ini.

1. Nomor kamar dan nama tamu

2. Jumlah dan jenis pembayaran yang diterima

3. Jumlah kas yang dikeluarkan (paid-out)

4. Jenis mata uang yang diterima

5. Nama petugas kasir kantor depan

6. Waktu tugas (Shift)

7. Hari/tanggal laporan
Perlu dicatat agar laporan penerimaan kas dari tamu yang check-out dibuat secara kronologis berdasarkan
waktu check-out tamu tersebut.

Jumlah uang kas yang harus disetorkan oleh kasir kantor desan adalah jumlah penerimaan dikurangi
jumlah pengeluaran (paid-ouc) untuk satu waktu tugas pada tanggal tertentu.

Penerimaan Kas:

1. Nomor voucher. merupakan bukti pendukung untuk penerimaan tunai seperti kuitansi

dan atau rekening tamu.

2. Nomor kamar merupakan nomor kamar yang melakukan pembayaran tunai, misalnya kamar 201.

3. Nama tamu: merupakan nama tamu yang menghuni kamar 201.

4. Jumlah: merupakan jumlah uang tunai yang diterima oleh kasir atau jumlah uang tunai

yang dibayar oleh tamu.

5. Keterangan: merupakan keterangan yang dapat ditambahkan seperti misalnya ARD untuk Advance
Reservation Deposit, CL untuk pembayaran city ledger. GB untuk pembayaran rekening tamu yang
check-out. CS untuk penjualan tunai jasa-jasa hotel lainnya.

Pengeluaran Kas:

1. Nomor voucher. merupakan bukti pendukung untuk pengeluaran tunai seperti formulir

paid-out.

2. Nomor kamar: merupakan nomor kamar tamu yang tinggal di hotel. Perlu dicatat bahwa hotel hanya
melayani paid-out terutama hanya untuk tamu hotel dan juga manajemen hotel. Dengan kata lain, hotel
tidak memberikan paid-out.

3.. Nama tamu: merupakan nama tamu yang menerima paid-out dari hotel.

4. Jumlah: merupakan jumlah uang kas yang dikeluarkan oleh kasir, yang diterima oleh

tamu hotel.

Laporan Penukaran Uang Asing

Hotel hanya memberikan layanan penukaran uang asing bagi tamu yang tinggal di hotel. Layanan ini
merupakan layanan tambahan bagi tamu hotel.

1. Nomor voucher: merupakan bukti pendukung untuk penukaran uang asing, dalam hal ini nomor urut
formulir penukaran uang asing.
2. Nomor kamar: merupakan nomor kamar yang dihuni oleh tamu hotel.

3. Nama tamu: merupakan nama tamu hotel yang menukarkan uang asing.

4. Jumlah uang asing merupakan jumlah uang asing yang ditukarkan dengan hotel (kasir

kantor depan).

5. Jumlah rupiah: merupakan nilai tukar dalam rupiah. Misalnya, jika pada kolom jumlah uang asing
tercantum USD 100 maka pada kolom ini dicantumkan jumlah Rp900.000. Artinya, nilai tukar pada saat
itu untuk 1 USD « Rp9.000.

Rekapitulasi Penyetoran Uang Asing

Pada bagian ini dicantumkan rekapitulasi penukaran uang asing yang harus disetorkan oleh kasir kantor
depan pada akhir tugasnya. Misalnya, pada saat itu diterima tiga jenis mata uang asing: USD, Yen Jepang,
dan Euro. Pada kolom jenis uang asing misalnya dicantumkan USD, pada kolom Jumlah Uang Asing
dicantumkan 200 USD, dan pada kolom Jumlah rupiah dicantumkan Rp1.800.000. Hal yang sama
dilakukan untuk Yen Jepang dan Euro.

6.9 TRANSAKSI CITY LEDGER

Transaksi city Jedger terjadi untuk transaksi-transaksi berikut:

1. Tamu hotel tidak menyelesaikan rekening kamarnya dengan tunai ketika check-out, melainkan
dibebankan ke perusahaannya dan atau dengan kartu kredit.

2. Tamu restoran menyelesaikan rekening restoran dengan kartu kredit dan atau dibebankan ke
perusahaannya (instansinya).

City ledger merupakan terminologi yang digunakan untuk menyatakan bahwa rekening im tidak aktif di
piutang rekening tamu. City Jedger merupakan rekening piutang hotel yang dapat diklasifikasikan lebih
lanjut di antaranya kartu kredit, perusahaan-perusahaan yang ada kemitraan dengan hotel, dan sebagainya.

6.10 PERLAKUAN REKENING CITY LEDGER UNTUK TAMU HOTEL

1. Pada saat check-out petugas kasir kantor depan hotel harus meneliti semua dokumen yang diperlukan.
Misalnya, jika tamu hendak membebankan rekeningnya ke perusahaan maka harus ada surat jaminan
(guarantee letter) yang telah diotorisasi oleh pejabat hotel yang berwenang (misalnya manajer kredit,
kantor depan, pemasaran dan pejabat lainnya). Bila semua dokumen telah sesuai dengan ketentuan hotel
maka petugas kasir kantor depan menyilakan tamu untuk menandatangani rekening kamarnya.

2. Selanjutnya, petugas kasir kantor depan mengeluarkan rekening ini dari daftar rekening tamu untuk
kemudian dipindahkan ke rekening piutang lain, yaitu ke city ledger.
6.11 PERLAKUAN CITY LEDGER UNTUK TAMU YANG TIDAK TINGGAL DI
HOTEL
Ada transaksi city ledger untuk tamu yang tidak tinggal di hotel. Misalnya, tamu yang
makan di restoran dengan tujuan perjamuan membebankan rekening restoran ke kartu kreditnya.
Untuk transaksi ini, ketika transaksi terjadi dibebankan sebagai penjualan restoran. Langkah
selanjutnya adalah membebankan transaksi ini ke rekening city ledger untuk diproses lebih
lanjut.
Rekening city ledger dengan demikian terdiri dari beberapa rekening tamu yang check-
out yang membebankan rekeningnya ke perusahaan dan transaksi outlet hotel yang juga
diselesaikan tunai di kemudian hari.
6.12 NIGHT AUDITING
Night auditing merupakan proses pengujian kepatuhan transaksi agar sesuai dengan
ketentuan yang ditentukan oleh manajemen hotel. Proses night auditing merupakan bagian dari
kegiatan pengendalian internal (internal control hotel. Night auditing dilakukan malam hari,
setelah proses penjualan dalam satu hari berakhir. Seperti dinyatakan sebelumnya, siklus
penjualan hotel adalah harian karena memberikan layanan selama 24 jam. Penjualan hotel
ditutup dan dilaporkan setiap hari. Jangka waktu satu hari ditentukan dari pukul 07.00 sampai
pukul 23.00. Dengan kata lain, penjualan hotel ditutup pada pukul 23.00 dan laporan penjualan
dalam satu hari mencakup penjualan dari pukul 07.00 sampai pukul 23.00.
Dalam proses night auditing yang dilakukan adalah:
1. Membebankan harga kamar kepada setiap rekening tamu. Harga kamar dibebankan
malam hari karena jasa kamar baru dinikmati pada malam hari. Bila tamu belum sempat
menikmati jasa kamar pada malam hari maka dibebankan sebagai day-use. Lazimnya,
day-use tidak dibebankan penuh.
2. Menentukan neraca percobaan (trial balance) untuk piutang rekening tamu. Dengan
neraca percobaan akan didapat piutang hotel kepada tamu dalam sehari. Artinya, jumlah
seluruh saldo rekening hotel pada hari tertentu merupakan piutang hotel kepada tamu
yang tinggal pada hari itu.
3. Meneliti jika semua laporan dalam satu hari telah dibuat dan dilengkapi dengan benar
dengan dokumen pendukung yang diperlukan oleh semua unit/seksi hotel yang
menghasilkan penjualan. Laporan-laporan yang harus diselesaikan dalam satu hari
penjualan di antaranya laporan penerimaan kas, laporan penjualan untuk makanan dan.
minuman dari semua restoran dan bar hotel, laporan penjualan dari outlet lain seperti
laundry and dry cleaning, spa, laporan rekening city ledger, laporan penjualan kamar
(room sales recapitulation), laporan mengenai kondisi kamar dari tata graha (house
keeping report), dan lainnya.
 4. Meneliti jika semua dokumen pendukung yang disertakan dalam laporan harian di atas
dicatat kronologis sesuai dengan nomor urut yang ada pada dokumen pendukung setiap
outlet hotel. Jadi, setiap dokumen pendukung yang dibatalkan karena sesuatu dan lain
hal, sehingga mengakibatkan nomor dokumen pendukung yang dilaporkan tidak
berurutan secara krologis, harus mendapatkan persetujuan dari manajer outlet yang
bersangkutan. Misalnya, jika nomor urut restaurant check mulai nomor 11001 dan hanya
ada 25 tamu yang dilayani maka dalam laporan penjualan restoran nomor restaurant
check yang dilaporkan adalah mulai dari 11001 sampai dengan 11025. Kondisi yang
sama berlaku untuk outlet hotel yang lain.
5. Membuat laporan penjualan pada hari itu yang lazim disebut D card report. Dengan D
card report, manajemen hotel mendapat informasi jumlah penjualan harian, penerimaan
kas pada hari tertentu, dan sekaligus juga mengetahui jumlah piutang/tagihan hotel
kepada tamu pada tanggal tertentu. Artinya, dengan D card report manajemen hotel
mendapatkan informasi jumlah piutang rekening tamu pada hari/tanggal tertentu.
6.13 UJI KETEPATAN PIUTANG REKENING TAMU
Dengan proses night auditing, akan didapatkan jumlah piutang rekening tamu pada
hari/tanggal tertentu. Jadi, bila ada 100 kamar yang terhuni pada hari/tanggal tertentu dengan
night auditing maka akan didapatkan jumlah piutang hotel dari kamar ke-1 sampai ke-100. Pada
saat night auditing dilakukan pula proses neraca percobaan untuk piutang rekening tamu hotel.
Transaksi debet minus transaksi kredit = saldo hari ini.
Saldo hari ini ditambah saldo kemarin = Jumlah piutang rekening tamu sampai hari ini.
Jumlah piutang rekening tamu sampai hari ini harus sama dengan jumlah saldo seluruh
rekening hari ini (trial balance).
Bila formula di atas diterapkan dan jumlah kedua pendekatan telah sama, berarti
ketepatan piutang rekening tamu telah teruji dan kebenarannya dapat dipertanggungjawabkan.

6.14 TRANSKRIP REKENING TAMU

D card report melaporkan seluruh transaksi rekening tamu dalam sehari untuk debet dan
kredit. Untuk laporan harian yang lebih rinci mengenai transaksi seluruh rekening tamu, dapat
diterapkan laporan transkrip rekening tamu. Fungsi transkrip ini tidak jauh berbeda dengan D
card report. Hanya saja, penyiapannya dilakukan dengan manual. Dengan transkrip rekening
tamu, didapat pula saldo setiap rekening tamu dari saat check-in sampai dengan tanggal transkrip
dibuat. Jadi, dengan transkrip rekening tamu tersebut, dapat diketahui pula jumlah piutang
seluruh rekening tamu pada hari dan tanggal tertentu. Dalam transkrip ini dilaporkan semua
rekening tamu seperti rekening tamu aktif, yaitu untuk tamu yang masih tinggal di hotel,
rekening city ledger, dan rekening tamu yang check-out dengan membayar tunai.