IniKarir

TRANSFORMATION

27 Feb 2023

0 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Objectives Hari Ini

overview

Top down diligence

Bottom up planning

Transformation execution

High level timeline

Expectations

1 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Transformation Overview

2 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

Apa itu Transformation?

3 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

Apa itu Transformation?

Mengeluarkan Efisiensi, value

potensi terdalam dan
Produktifitas
Menganalisa,
Transform
prioritasi Help CASC
Pemikir system & irama/tempo
Strategis Cargill APAC win in
Asia
IniKarir Transformation
Kami mencari berbagai cara untuk melakukan berbagai hal dengan lebih sederhana,
lebih baik, lebih tepat serta lebih cepat

4 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

Apa itu Transformation?

A high
performing team
“The Pirates”
IniKarir
Core Value Transform pemenang di
Cargill Indonesia
Mendorong EFISIENSI dan KETANGKASAN, wujudkan POTENSI PENUH kita serta
mendorong PERTUMBUHAN dan KESUKSESAN jangka panjang

EFISIEN, AGILE, MAKSIMAL, OPTIMAL

SERTA BERKEMBANG BERSAMA

5 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

IniKarir Core Value
I NTEGRITY

D ESIRABLE

I DEATION

A GILE

M AXIMIZE

O PTIMIZE

N UANCE OF ART

D EVELOPING TOGETHER

6 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

IniKarir Transformation

EXECUTION

1 Top-down
Diligence 2&3 Bottom-up Planning &
Implementasi Transformasi

Mengembangkan rencana transformasi secara

Deliver Melihat Potensi Bisnis sepenuhnya (Inisiatif & finansial) diakui oleh leader dan
value sepenuhnya dengan dibina oleh Transformation Team.
creation cara Due Diligence
Meluncurkan upaya skala penuh untuk mendorong
pada lini yang dapat
value target menjadi prioritas dengan penerapan inisiatif
ditingkatkan
sesegera mungkin

7 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Top Down Diligence

8 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

Top-Down Diligence
As-Is To-Be

9 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

Apa rencana realistis yang dapat dicapai?
IniKarir Gross Revenue potential, IDR x000
As-Is/Baseline To Be
Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul
Headhunter Services 5,000 5,000 5,000 5,000 5,000 29,000 43,500 58,000 72,500 87,000
Sulaiman Project - 320,000 480,000 640,000 640,000 640,000
5,000 5,000 5,000 5,000 5,000 349,000 523,500 698,000 712,500 727,000

10 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

Apa rencana realistis yang dapat dicapai?
IniKarir Current & potential PnL, IDR x000

Potensi PnL
berdasar Top
Revenue aktual 5
Down Diligent
bulan terakhir -419
jt

11 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Bottom Up Planning

12 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Perencanaan Bottom-up Planning dari target yang
ditetapkan Top-down Dilligence
st
Bagaimana rencana itu dibangun M
o
d
i efi
Top-down diligence Bottom-up plan d
1
1
/1
1 Top-down diligence is dibacakan kepada leader dan /2
0
1
7
dijelaskan sepenuhnya, menunjukkan alasan di balik Na m e Optimiz e compr essed air u s ag e in pr ocessin g
p lant
ID # EE0 0 5 Priority Medium Status Green F irst discussions w ith Jerry
M or h art in Br uce's ab s ence
Work-
strea
Energy
5
:5
D e scr ipt ion Basic info Risks
1
target
M i t igat ion pa t h

* l ots of l e a k a g e ha pp e ni n g thr ou g h o u t com pr e s s e d a i r n e t w or k i n pr oce s s i n g p l a nt Init . Le a de r Br uce W a u g h [D e s cr i pti on of r i s k ] - L2

P
[M i ti g a ti on p a th ]
* c o m p r e s s o r m i g h t b e o v e r s i z e d c o m p a r e d to w h a t i s n e e d e d
S ponsor Jona tha n M e t ca l fe
* 2 com pr e s s or s i n m a i n p l a n t, 1 i n r e cov e r y .
* s etp oi n t i s often a t m uch h i g he r pr e s s ur e tha n n e e d e d (e xpl or e l ow e ri n g s etp o i n t i n de l ta V )
L o c a t io n

D e pa r t m e nt
D i a v ik

F i xe d P l a nt
Mile-
stone
L1 D ate 2 4 A pr 2 0 1 3
M
V alua t ion m e t hodolog y su m m a r y (de t ail be lo w
- L2
S t a t us
M
a
S cope : W h a t is include d S cope : E x clude d V alua t ion su m m a r y e na b l e r of E E 0 0 3 M ov e [I s i t i n a cti on
pr oce s s i n g p l a nt e n e r y p l a n? ] - L2
[W ha t i s i n cl u d e d i n s cop e ] - L1 [W ha t i s e xcl u d e d fr om s cop e ] - L1 S pe nd T y pe E BIT D A

2 Target spesifik ditugaskan kepada berbagai l ay

V alue ($ K) e na b l e r of E E 0 0 3
)
g pr oducti v i ty to
V alue t y pe O n g oi n g
top qua r ti l e
Im p l' n cost [I nd i ca ti v e cos ts of i m p l e me n ta ti on] - L2

-
1 3 1
r
3

-
L a3t e st
4 e cast
for 3 1 -3 3 11 1 r 1
- g
31 - - 4 -

a
a
p

p
3 3

-
1
y1 4-

n l
1 31-

u
v
1m

e
-14 ile st- one

p
c-
11 - 414 u

act o -e
1

b
4 1 -

n
act
4
4
r
14 1
4
- -

v
o
n
4
1 sr

c- la t
e
V alu e a t
- -
-

e
g
y
P
M i l e st -one
A M
R e quir e m e nt s
Ju Ju
for m ile st one
A N
Plan da t e
D St
da t e M
p
A M Ju Ju A S O
u
N D Ja F M
es

e
leader,idealnya sejalan dengan tugas fungsional atau n
$( K) N
e S O ot

L1 [I de a de fi ne d a nd s i z e d]

L2

L3

L4
[D eta i l e d pr oj e ct p l a n w ri tten a nd a ppr ov e d]

[Im p l e me n ta ti on s ta r ted ]

[Im p l e me n ta ti on com p l e t e d]
in
su
L5 [V a l u e ca p tur e d

lSa
bisnis sebelumnya
Im p a ct r a m p $ K by m ont h (L3 for e cast )
e k su m m a r y
Im p a ct r a m p $ K by m ont h (act ua l / lat e st for e cast ) ight s of La s t
Week

ta
M a i n KPI (L3 plan) K P I N a m e [un i ts ]

M a i n KPI (act ua l / lat e st for e cast ) K P I N a m e [un i ts ]

S e conda r y KPI (L3 plan) K P I N a m e [un i ts ]

it ie s for Ne x t

n
S e conda r y KPI (act ua l / lat e st for e cast ) K P I N a m e [uni ts ] eWpeotene k ti a l s a v i n g s a s a % of cur r e nt
rcom
oxi m praete)
s s or(Bre uce ) i ca l s pe n d
l e ctr
F or e cast e u s W e out e l e ctr i ca l d a ta on

d
R e sp o n s- ib le P lan d a t e da te com pr e s s or s (Br uce )
S pe cific A ct ion S t e ps 1 7 /4 2 4 /4 1 /5 8 /5 1a5 /5 2 2 /5 2 9 /5 5 /6 1 2 /6 1 9 /6
2 6 /6 3 /7 1 0 /7 1 7 /7 2 4 /7 3 1 /7 7 /8 1 4 /8 2 1 /8 2 8 /8 4 /9 Do

a
n t
H ig h l
St

3 dr
[S tep 1 ] [F . La s t]
Issue s a nd H e lp

Line Leaders mendevelop ide inisiatif dan

[S tep 2 ] Ne e de d

[S tep 3 ]

[S tep 4 ]

[S tep 5 ]
T
mi
[S tep 6 ]
Pr io
r

memprioritaskan dengan bantuan dari Transformation

[S tep F i n a l ] - b y L3 Val
u
(a pp
F i nd e
P
Team rn i
te
d
8
/1
▪ Diagnostik top-down 4 Initiatives divalidasi oleh Transformation Team & ▪ Hasil dari fase bottom-up
4
/2
0
1
menghasilkan Workstream Leader adalah serangkaian
7
1
:4
6
estimasi peluang di inisiatif yang sepenuhnya M
P
M
seluruh bisnis… 5 Implementation plan dibuat disepakati bersama dimiliki oleh para leader a
l ay

…namun tidak ada dengan Transformation Office team ▪ Inisiatif ini digabungkan in
P
e
n
su
rencana terperinci menjadi rencana lSa
ta
untuk dieksekusi dan bankable untuk bisnis n
d
a
tidak ada kepemilikan 6 Rencana kerja dikumpulkan dan tools metrik yang disematkan ke dr
T
mi
target oleh pemimpin performa di siapkan, memungkinkan manajemen dalam target keuangan e

lini Transformasi yang ketat

Core Value : I – DIAMOND

Integrity, Desirable, Ideation, Agile, Maximize,
Optimize, Nuance of Art, Developing Together
13
12 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates
Contoh dari Initiatives
Initiatives
Optimize fertilizer usage through SOP appointment and compliance
Improved Fertilizer application

P&D processes Pulverize tree shreds to avoid P&D cost baseline

Specialize pruning gang

Labor specialization

Improve productivity of loose fruit collection

Cost/ Mechanization/Digitization
Productivity

Harvesting Cycle Optimize harvesting cycle of Prime 2 and Old Palms

Optimize trucks (FFBs and CPO transportation) through lean scheduling

Optimize transport spend

Illustrative
EBIT
Analyze opportunities for mill consolidation
Improvement
Optimize Mill spend

Optimize turnaround time at port

Optimize Port Spend

Rationalize replanting process to reach optimal rate

Yield Improve plantation processes

Lengthen seedling time in nursery from 12 to 18 months

OER Minimize losses

Improved OER and FFA through zero wheel-loader at Mill

Improved oil quality
Price
Optimal CPO storage Minimize discounts on CPO by fixing operational constraints (e.g. storage)

Organization Benchmark organization structure Benchmark organization structure

14 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Apa itu SMART goals

15 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Contoh SMART goals

Dalam 2 minggu kedepan, saya akan meningkatkan database

potential customer dari XX menjadi XX dengan cara memberikan
edukasi berupa PDF gratis serta webinar gratis.

Dalam 2 minggu kedepan, saya akan meningkatkan convertion rate

website dari X% menjadi Y% dengan cara mengubah copywriting
menggunakan metode APS.

Dalam 3 minggu ke depan, saya akan meningkatkan pengalaman

pengguna situs web e-niaga saya. Saya akan melakukannya dengan
menerapkan pengujian A/B dan membandingkan berapa lama
pengunjung bertahan di situs dan berapa banyak pembelian yang
mereka lakukan di setiap versi situs.

16 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Transformation Execution

17 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

17
Transformation team structure

Workstream
Sponsor
Bu Prapti

Workstream Struktur Level pengerjaan Bottom

Leader Up Planning dalam Transformasi.
Pak AriQ

L1 – Ideation & Business Case

Lead A L2 – Project Charter & Workplan
(Change Leader)
L3 – WS Lead Verification
L4 – WS Sponsor Verification
Lead B L5 – Value Measurement
Transformation (Change Leader)
Team
Adi Setiadi - TO Transformation Team
Bu Eka - FP&A berkoordinasi serta memberikan
Lead C
(Change Leader) support penuh pada change
leader terkait transformasi.

Lead D
(Change Leader)

18 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

Lacak perkembangan inisiatif melalui fase eksekusi
menggunakan sistem “L-gate”.

Value identification Value capture

L1
L2
L3
L4
L5

L0

Idea Owner Value Actions Activities Money banked

generated identified estimated planned executed

▪ Initiative ▪ Workstream ▪ Workstream ▪ Workstream ▪ Workstream

Owner leader leader leader Sponsor
Approver ▪ Workstream ▪ FP&A
Sponsor

19 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

Transformation meeting agenda
1. Tindakan dari minggu lalu
a. Selesai?
b. Belum Selesai?

2. Status saat ini

a. On track? Perlu Perhatian?
b. Hambatan?
c. Sumber daya dibutuhkan?

3. Tindakan untuk minggu mendatang

a. Komitmen Anda selama 7 hari ke depan yang akan membantu kita
mencatatkan penghasilan dalam laporan keuangan
b. Sumber daya atau bantuan apa yang mungkin Anda perlukan

4. Pencapaian Besar Mendatang

a. Tujuan apa yang sedang Anda upayakan?
b. Sumber daya atau bantuan apa yang mungkin Anda perlukan?

5. Dampak
a. Senilai yang diharapkan?
b. On track? Ada Perubahan?
c. Kapan kita akan melihat hasil dalam pencatatan keuangan?
d. Apa tindak lanjut terakhir untuk memastikan kita bisa mencapai penghasilan
sesuai target?

20 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

“Workstream Transformation” meeting
agenda
Topics Details Timing (est)

1 Action tracker ▪ Action tracker dari minggu sebelumnya 5 minutes

2 Workstream summary ▪ Progress terhadap targets (run-rate) 10-15

▪ Quick overview perubahan initiatives dari L0- minutes
L5:
– Inisiatif selesai
– Penambahan inisiatif
– Menghadapi issue (delay / nilai berkurang)
Progress terhadap targets (run-rate)
▪ Rekonsiliasi P&L
3 Initiative deep dive ▪ Mendalami inisiatif yang membutuhkan 5-10 minutes
(sebanyak diperlukan) dukungan (biasanya dilakukan di minggu (sebanyak
sebelumnya) diperlukan)

Max 30 mins per review

21 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

Menghubungkan inisiatif kita ke Pelacakan
Keuangan (FP&A)
Volume Revenue COGS Safety
Leading Lagging
v Budget KER OAL PKOER Total VC PMT FC PMT Indicator Indicator
MSN (15,435) 15,043 5,674 20,946 41,663 2.45 7.23
MTD 1,666 (28,866) 25,436 (3,430) 1.53 6.85
MMK (22,674) 202,165 6,274 208,439 3.68 9.87
MMM (1,868) 18,730 (39,052) (20,322) 1.98 9.51
MPJ 12,811 (68,120) 10,490 22,224 (35,406) 1.13 5.03
ISK (9,805) (9,418) (2,878) (12,296) 2.27 7.85
SHMM 34,099 101,535 20,688 122,223 2.98 8.90
KDIM 7,330 33,813 79,715 113,528 2.09 6.60

•
•
SKIM (16,252)
Illustrative
7,931 21,017

Each location will have opportunities in most buckets

Each bucket in WAVE as Initiative. Example: MSN improve KER
10,352 39,300 3.81 16.44

• Initiatives will be prioritized based on value and ease to achieve

• Plant provides weekly forecast for indicator. In this case WFF and/or gap to RAT
• Impact calculated centrally for consistency
• Each initiative will have clear enabling actions with specific deadlines (milestones). Example: Deploy WFF control charting
and standard work in Control room by 1 nov
• ALL actions reviewed and updated weekly in plant during IWEX. IWEX also monitors backslide in areas not in WAVE
• After IWEX updated information is uploaded to WAVE

22 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

22
 Timeline

23 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 High level timeline

Februari Maret April

Menyelesaikan Ideation Value Measurement

Due-diligence
Komunikasi Pelatihan Lead
Finalisasi Scope
Pelatihan Lead Continue Execution
Finalisasi Target
Eksekusi Inisiatif
Perencanaan
Weekly Rigor Kickoff

24 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Ekspektasi

25 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

Kebanyakan transformasi gagal karena
RESISTANCE
..paling utama karena perubahan yang
70% transformasi gagal… diperlukan tidak didukung
Percent

Hambatan lain
14

Sumber daya atau anggaran 14

yang tidak memadai
Percent
33
Dari upaya Perilaku manajemen
30 gagal 70 tidak mendukung
Mencapai perubahan
target
impact Organisational
39
resistance
Resistensi karyawanUntuk
perubahan

26 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Mengatasi pola pikir yang mendasari untuk
mengubah perilaku L
a
st
M
o
d
i efi
d
1
1
/1
/2
0
1
Apa yang 7
5
:5
1

kita lihat Perilaku M

M
P

dan coba individu

l ay

atasi

DARI apa yang

Pola pikir yang
dipikirkan/dirasakan
mendasari
Apa yang orang yang mendorong
tidak kita lihat perilaku tersebut
dan tidak
tahu MENJADI Apa yang perlu
bagaimana dipikirkan/dirasakan
mengatasinya orang untuk berperilaku
Tidak dengan cara baru
Diizinkan
Tidak bisa Gunakan 5 mengapa
Tidak akan untuk sampai ke masalah
sebenarnya

27 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

Ini sering dapat diringkas menjadi 3 pola pikir
utama
Apa masalah sebenarnya?

Tugas/Job desc
Saya tidak
diperbolehkan
Riwayat sebelumnya
Terus bertanya
mengapa untuk
Waktu
mendapatkan
Saya tidak bisa Sumber Daya masalah yang
sebenarnya
Keahlian
"Tidak diizinkan"
dan "tidak bisa"
Kekuatan mungkin
sebenarnya tidak
Pengaruh biasa
Saya tidak mau
Hubungan

Identitas

28 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Ajak semua orang ikut serta

Captain Crew
Engage Develop
~20% ~30%

Passenger Powder Monkey

Motivate/Inform Convert/Neutralise
~30% ~20%
Pemimpin harus secara aktif mengajak karyawan untuk
mendapatkan “lebih banyak orang di kapal”
29 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates
Ekspektasi untuk semua
Teladan pola pikir dan perilaku Transformasi :

Tanamkan sikap yang mencerminkan rasa urgensi dan

tanamkan pada orang lain pola pikir pemilik

Pimpin irama/tempo yang ketat, dengan manajemen

kinerja closed loop

Habiskan sebanyak mungkin upaya untuk kesehatan

organisasi

Mempertahankan partisipasi setiap karyawan

Be a captain & stay above the line

30 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 5 katak sedang duduk di atas batang kayu, 4
memutuskan untuk melompat, berapa yang
tersisa?

31 IniKarir Transformation 2023 - The Pirates

 Ada pertanyaan?

32 IniKarir
IniKarir
Transformation
Transformation
2023 - The Pirates