Modul - 2 Google Application

Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Malang

Modul-2 : Google Application untuk Bisnis
Mata Kuliah Aplikasi Komputer Dasar
Pengampu: Maskur, S.Kom., M.Kom
A. Topik
Google Application untuk bisnis
B. Tujuan Pembelajaran
1. Memahami Google Application untuk Bisnis
2. Bekerja dengan Google Application
C. Pendahuluan
1. Pengenalan Google Apps For Education (GAFE)
Google Apps For Education (GAFE) adalah sebuah aplikasi buatan Google yang
dandisediakan
dirancang untuk digunakan dalam kegiatan pendidikan dengan mengutamakan kolaborasi
penggunaan teknologi informasi.
Gambar 1. Aplikasi Google Apps for Education
Keuntungan penggunaan GAFE adalah bahwa pengguna (guru/dosen/siswa/mahasiswa)

dapat mengelola bahan ajar dan perkuliahan dengan lebih mudah serta daya interaksi yang lebih
baik dan efektif antara peserta didik dan pengajar. Institusi pendidikan tidak perlu lagi untuk
merawat server, software dan hardware, update dan patch. Seluruh data yang sudah disimpan di
dalam aplikasi ini semuanya otomatis di simpan di server Google. Ini berarti bahwa email,
dokumen, kalender, dan situs dapat diakses dan dikelola dihampir semua perangkat seluler atau
tablet kapan saja dan dimana saja.
Selain secara akademis, GAFE juga memiliki keuntungan secara lingkungan. Penggunaan
GAFE membantu mengurangi pengeluaran organisasi secara keseluruhan dan dampak perusahaan
terhadap lingkungan. Hal ini karena aplikasi GAFE diberdayakan oleh pusat data hemat enegri
milik Google sehingga intensitas karbon dan energi yang digunakan lebih sedikit daripada server
milik sendiri.
Fitur yang terdapat di GAFE mencakup Gmail (layanan webmail), Google Calender (kalender
bersama), Google Docs (dokumen online, spreadsheet, presentasi, form, dan berbagi), dan Google
Sites (situs tim penciptaan dengan video, gambar, gadget dan integrasi dokumen), serta alat-alat
administrasi, dukungna pelanggan, dan akses ke API untuk mengintegrasikan GAFE dengan sisten
TI yang ada.
2. Akses ke Google Apps for Education

Untuk melakukan akses ke GAFE cukup mengakses/sign in pada website
https://mail.google.com dan masukkan username dan password Misal : email@gmail.com dan
masukkan password jika sudah punya acoount apabila belum klik Create Account.
Gambar 2. Login Email
Jika pertama kali Login maka anda bisa mengisi no HP dan alamat email lain yang dibutuhkan jika
anda lupa password dan ingin melakukan recovery, jangan pernah memberikan alamat email ini
pada orang lain.
Gambar 3. Verifikasi Email
3. Fitur-Fitur GAFE
Gambar 4. Fitur GAFE

3.1. Google Mail (Gmail)

6
3
7
4
1
1. Daerah ini adalah daerah dimana Anda dapat membuat, menyusun,

atau mengelola email Anda
2. Pada daerah nomor 2 Anda dapat memulai melakukan obrolan
melalui hangout ataupun mengelola rekan mengobrol Anda
3. Daerah nomor 3 menampilkan email-email yang Anda terima.
4. Aturlah email yang Anda terima dengan menggunakan
tombol-tombol yang disediakan di daerah 4
5. Untuk mencari pengirim email ataupun subjek email sesuai yang Anda
inginkan, Anda dapat mencarinya di daerah 5
6. Untuk mengatur tampilan dari sejumlah email yang Anda
terima, Anda dapat mengaturnya di daerah 6
7. Jika Anda ingin melihat fitur-fitur google lainnya, gunakanlah tombol
yang terdapat di daerah 7
Google Mail sebagai collaboration tools

Anda dapat menggunakan G-mail untuk bertukar pesan maupun mengirim data kepada rekan-
rekan anda. Pengiriman e-mail dapat dilakukan kepada beberapa orang sekaligus.
Setelah memiliki akun G-Mail, Anda dapat menggunakannya untuk mengakses semua fitur-
fitur Google Apps yang akan dijelaskan di bab selanjutnya
3.2. GOOGLE DRIVE

Google Drive adalah salah satu fitur layanan cloud storage Google yang ditujukan untuk
menyimpan file di internet pada storage yang disediakan oleh Google. Dengan adanya drive ini
maka pemilik file dapat menyimpan dan mengakses file tersebut kapanpun dan dimanapun
dengan menggunakan berbagai gadget (desktop, laptop, tablet ataupun smartphone). Selain itu
file tersebut dapat kita bagi dengan orang lain, baik untuk berbagi pakai maupun berkolaborasi.
A. Fitur Drive
Berikut merupakan cara masuk ke Google Drive setelah anda berhasil log-in ke e-mail anda.
Klik pada ikon yang ditunjuk oleh panah biru, kemudian pilih fitur Drive yang ada dalam kotak warna
merah.
Terdapat beberapa fitur Drive yang dapat digunakan untuk mengelola drive. Fitur-fitur
tersebut adalah sebagai berikut:
1
1. Baru : Menambahkan file baru yang akan disimpan

2. Drive Saya : File-file yang pernah disimpan pada Google Drive
3. File Masuk : File-file sharing atau file yang telah dibagikan orang lain kepada Anda
4. Terkini : File yang paling sering dibuka
5. Berbintang : File yang pernah diberi tanda bintang atau penting
6. Sampah : File yang sudah dihapus
B. Membuat Folder
Folder dianalogikan sebagai sebuah tempat atau kotak yang di dalamnya dapat berisi beberapa
dokumen, kita dapat menggunakan Folder untuk mengelompokkan dokumen yang kita miliki di Drive.
Berikut langkah membuat Folder:
1. Klik NEW/BARU Folder
2. Beri nama folder. Sebagai contoh, beri nama LATIHAN 1, lalu klik CREATE/BUAT
Secara langsung folder yang baru dibuat akan muncul di Drive, seperti yang ditunjuk oleh anak
panah pada gambar di bawah ini.
C. Mengunggah File
a. Mengunggah instan dengan Drag dan Drop
Kita dapat melakukan drag-and drop dokumen/berkas langsung dari komputer
ke daftar document Drive, bahkan langsung ke dalam folder. Fitur ini hanya
didukung oleh Chrome, Safari, dan Firefox versi terbaru.
b. Mengunggah Manual
Untuk mengunggah secara manual ke Google Drive, berikut langkah-
langkahnya:
1. Klik NEW/BARU FILE UPLOAD / UNGGAH FILE
2. Pilih file-file yang ingin diunggah di Google Drive. Tekan CTRL+A untuk
memilih semua file. Atau tekan tahan ctrl dan klik file file tertentu yang ingin
di upload. Setelah file telah terseleksi lalu tekan tombol open yang ada di
kotak dialog tersebut.
3. Tunggu sampai proses penggunggahan file di Google Drive selesai.
4. Proses penggunggahan file di Google Drive telah berhasil 100%. Sekarang

file kita telah tersimpan di internet.
Setelah proses penggunggahan file berhasil, kita bisa membagikan file tersebut
kepada siapa saja dengan menyertakan email si penerima atau dapat menggunakan
cara share dengan mengambil link yang ada di file Google Drive tersebut untuk
kemudian bisa kita letakkan di Blog atau media sosial.
c. Berbagi Konten Google Drive

Fitur berbagi (share) agar konten milik seorang pengguna juga dapat
dinikmati oleh pengguna yang lain, maupun non-pengguna Drive. Dokumen yang
sudah diatur di dalam folder Drive dapat dibagikan kepada rekan atau dosen sehingga
bisa dipergunakan untuk belajar bersama, memecahkan beberapa tugas, ataupun untuk
konsultasi dengan dosen.
Klik file yang akan dibagikan → Klik kanan → Klik Share
Jika tombol Share ditekan, maka akan keluar jendela dialog baru [Sharing
Settings] seperti pada Gambar di bawah, untuk melakukan pengaturan berbagi.
Secara default, berkas tersebut bersifat private, artinya hanya sang pemilik yang
dapat melihat dan mengubah property berkas itu.
1. Link to share (only

accessible by
collaborators)
Link yang dapat digunakan
untuk berbagi dengan
rekan anda.
2. Share link via :
Membagi link di atas dapat
dilakukan melalui Gmail,
Google+, Facebook
ataupun Twitter.
3. Private – Only you
can access Pernyataan
ini menunjukkan
bahwa hanya
anda(pemilik akun)
yang dapat mengakses
file ini.
4. Change
Link ini dapat mengubah
settingan siapa saja yang
dapat mengakses file.
5. Invite people
Pada option ini anda dapat
mengundang orang melalui
akun Gmail dan anda juga
dapat memilih opsi izin apa yang anda berikan kepada orang tersebut.
Can edit : opsi ini berarti bahwa orang yang anda undang
dapat mengedit file anda.
Can comment : opsi ini berarti bahwa orang yang anda
undang hanya dapat menambahkan komentar terhadap file
yang anda bagikan.
Can view : Opsi ini berarti bahwa orang yang anda undang
hanya dapat melihat file yang anda bagikan.
6. Opsi Prevent editors from changing access and adding new people
Jika memilih opsi ini anda dapat menghalangi orang lain untuk bisa mengubah
settingan akses file dan mencegah mereka unutk mengundang orang lain.
7. Opsi Disable opstions to download, print, and copy for commenters anda viewer
Jika memilih opsi ini anda dapat mencegah pembaca untuk mengunduh, mencetak,
menyalin file yang anda bagikan.
Karena berbagi memiliki kriteria tertentu maka pengguna harus mengubah hak akses private
tersebut. Caranya dengan mengklik tulisan “Change” yang ada pada kotak merah.
Setelah “Change” di klik, maka akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah.
Pilih salah satu mana konfigurasi yang sesuai, lalu tekan Save.
1. Share Public On The Web.

Artinya file yang anda upload di dalam database google drive tersebut dapat ditemukan
dan diakses oleh siapapun yang terkoneksi dengan internet tanpa memerlukan proses sign in.
2. Share Anyone With The Link
Artinya siapa saja yang memiliki link yang anda share tersebut dapat mengkases file yang
anda upload tanpa harus melakukan sign in.
3. Off - Specific People.
Untuk kategori ini file yang anda share harus pada seseorang yang sudah anda tentukan
untuk dapat mengakses file, dimana proses sign in diperlukan untuk dapat melihat dan
download file.
Sebagai contoh, kita klik Share Public On The Web
Maka kita akan mendapatkan “”Link to Share” atau “Tautan Berbagi”, seperti yang
ditunjuk anak panah berwarna merah. Link inilah yang dapat lita letakkan pada website atau
blok untuk dishare dengan orang lain.
Setelah itu klik “Done” atau “Selesai”, di jendela dialog selanjutnya, akan diarahkan
kembali ke folder tempat berkas tersebut.
3.3. GOOGLE DOCS

Google Docs adalah aplikasi office dari Google yang berbasis internet. Dengan
Google Docs pengguna dapat membuat dokumen seperti menggunakan aplikasi Microsoft
Word. Memungkinkan berbagi pakai file tersebut sehingga file dapat di ubah oleh beberapa
orang dengan fasilitas berbagi (sharing), bahkan dapat melakukan real-time collaboration
yaitu kolaborasi mengubah file bersama dengan beberapa orang pada waktu yang sama.
A. Membuat Dokumen
Untuk memulai menggunakan Google Docs, terlebih dahulu masuk ke Google Drive. Setelah
itu klik tombol New atau Baru, dan pilih Google Docs atau Google Dokumen (tergantung
pada setting bahasa komputer Anda masing masing).
Setelah itu Anda akan langsung dibawa menuju laman kerja baru dari Google Docs.
Tampilan gambar di bawah ini mirip dengan Program Pengolah Kata/Microsoft Office Word
namun tampilannya sangat sederhana tapi cukup untuk digunakan membuat sebuah dokumen.
1. Memberi nama file

Standart nama dokumen yang akan Anda buat adalah Untitled document. Anda bisa
merubahnya dengan cara sebagai berikut.
Klik judul dokumen tersebut, lalu masukkan nama yang anda inginkan pada isian
2. Menyimpan file
Google Docs akan secara otomatis disimpan oleh sistem setiap ada perubahan. Google
Docs akan disimpan di Drive anda.
B. Mencetak Dokumen
Anda bisa langsung mencetak dokumen yang anda buat. Sebelumnya pastikan
dahulu bahwa printer anda sudah terhubung dengan baik ke PC yang anda gunakan.
Untuk mencetak caranya adalah sebagai berikut.
1. Klik menu File kemudian pilih Print atau dapat menggunakan kombinasi tombol
keyboard (Ctrl+P).
2. Tampilan akan berubah menjadi halaman Print Preview terlebih dahulu, seperti
tampak pada gambar dibawah. Lakukan penyesuaian jika diperlukan. Setelah itu
klik Print untuk mulai mencetaknya.
C. Mengirim Dokumen melalui Link

Orang lain yang ingin Anda tuju pun bisa mendapat akses file dokumen yang anda
buat dengan mengirimkan link dokumen tersebut, caranya adalah sebagai berikut.
1. Pada halaman beranda Google Docs Anda, klik kanan pada file yang akan
dikirim, kemudian pilih Share, seperti tampak pada gambar berikut.
Atau jika Anda sedang dalam posisi mengedit file Docs klik pada pojok kanan atas
bagian [Bagikan].
2. Pada kotak dialog Sharing settings, pada opsi Who has access klik Change pada
opsi yang seperti pada panah. Ubah opsi Private menjadi Public.
3. Setelah menu Change ditekan, maka akan muncul kotak dialog Sharing settings,
pada opsi Visibility options pilih opsi Public on the web atau bisa memilih Anyone
with the link. Supaya lebih jelas, anda bisa melihat gambar di bawah ini
4. Jika sudah menentukan hak akses, tekan tombol Save maka tampilan akan kembali
ke kotak dialog Sharing settings seperti gambar pertama.
D. Fasilitas Jejak Perubahan

Fasilitas See Revision (Jejak Perubahan) merupakan fasilitas untuk mengingat perubahan yang
pernah dilakukan pada dokumen ketika anda salah dalam mengerjakan sesuatu atau anda tidak
setuju dengan pekerjaan teman anda yang telah mereka ubah. Anda dapat kembali ke
perubahan sebelumnya dengan menggunakan See Revision History. Fasilitas See revision
history, dapat diakses melalui file dokumen pada menu File, kemudian pilih See revision
history seperti pada . Setelah itu akan muncul kotak di sebelah kanan, untuk melihat riwayat
perubahan yang pernah dilakukan.
E. Berbagi Dokumen
Fitur share memudahkan anda untuk berbagi dokumen dengan teman, lengkap
dengan hak akses teman yang anda share. Secara default, hak akses dokumen yang
baru dibuat adalah Private to only me. .Namun dapat anda ubah sesuai kebutuhan.
Cukup klik tombol biru Share atau Bagikan yang ada di bagian kanan atas file
dokumen seperti tampak pada ambar di bawah
Tampilan utama fitur berbagi (sharing setting) akan menunjukkan link akses dokumen anda.
Untuk mengganti hak akses dokumen, perhatikan tulisan Change. Anda dapat mengubah hak
akses dokumen anda. Siapapun yang mengetahui link dokumen dapat mengakses file tersebut.
Khusus untuk pengaturan Specific people saperti pada gambar di atas, anda harus menuliskan
alamat email teman yang anda kehendaki untuk mengakses dokumen ini. Perhatikan jenis akses yang
anda berikan, apakah teman anda dapat mengedit dokumen (Can edit), dapat memberikan komentar
(Can comment), atau hanya dapat melihat dokumen saja (Can view). Anda juga dapat mengubah hak
kepemilikan dokumen jika anda menghendaki (Is Owner). Hak akses Can Edit, dapat melakukan view
dokumen dan memberikan komentar pada dokumen, untuk lebih jelas anda dapat melihat gambar di
bawah.
Anda dapat memberikan notifikasi kepada teman anda bahwa anda telah berbagi dokumen baru melalui
email atau tidak. Jika anda ingin mengirimkan notifikasi melalui email, anda dapat mengisi kata-kata
yang ingin anda sisipkan dalam email tersebut seperti gambar di bawah ini.
Setelah menekan tombol Send, maka dokumen tersebut akan “dikirim” ke teman yang telah diberi
hak akses. Pada saat proses pengiriman akan ada konfirmasi pengiriman jika ada email teman yang
tidak berada dalam satu organisasi, seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
Jika anda tidak memberikan notifikasi melalui email, file yang baru anda bagi ini tetap dapat
diakses oleh teman anda dengan melihat menu Share with Me di Drive. Untuk menemukan file apa
saja yang teman anda share dengan cepat, anda dapat menggunakan menu Share with Me lengkap
dengan informasi siapa teman yang berbagi file tersebut. Tampilan untuk fitur tersebut dapat dilihat
pada gambar dibawah.
Fasilitas berbagai dokumen juga dapat anda lakukan dengan menambahkan lebih dari satu teman
untuk mengakses dokumen yang tergabung dalam Group anda dengan memasukkan alamat email
Group (namaGroup@googlegroups.com) ke dalam Share setting. Setelah anda menambahkan teman
yang dapat mengakses dokumen anda, anda juga dapat mengubah hak akses orang tersebut, perhatikan
gambar di bawah.
Jika hak akses yang anda berikan untuk teman anda berupa Can edit, maka hal ini akan
memungkinkan anda bersama teman anda untuk melakukan pengerjaan online di saat yang bersamaan
(real-time). Berikut adalah contoh pengerjaan online yang dapat anda lakukan
.
3.4. GOOGLE FORM
Google Form atau yang disebut google formulir adalah alat yang berguna untuk membantu
Anda merencanakan acara, mengirim survei, memberikan siswa atau orang lain kuis, atau
mengumpulkan informasi yang mudah dengan cara yang efisien.
A. Membuat Formulir
Untuk memulai kerja kita bisa memilih tombol [New] seperti terlihat pada gambar diatas
kemudian pilih more dan pilih Google Forms. Kemudian anda akan dialihkan ke tab baru yang
berisi seperti gambar dibawah ini.
Pada tampilan web ini, anda akan melihat seperti gambar diatas.
1. Edit Questions : bagian untuk mengubah pertanyaan-pertanyaan yang akan ditampilkan
2. Change Theme : bagian untuk mengubah tampilan halaman ketika sudah jadi nanti.
3. View Responses : bagian untuk melihat respon dari orang-orang yang telah mengisi nanti.
4. Untitled Form : bagian penamaan judul formulir
5. Question title : bagian penulisan pertanyaan yang akan diajukan.

6. Question type : berisi opsi jawaban yang bias diisi oleh pembaca. Beberapa isinya antara
lain :
a) Text : digunakan untuk menulis jawaban singkat
b) Paragraph text : digunakan untuk menulis jawaban yang lebih panjang seperti
alasan mengikuti dll.
c) Multiple choice: berisi pilihan-pilihan dan pembaca hanya dapat memilih
satu diantara jawaban yang ada.
d) Checkboxes : berisi pilihan-pilihan yang dapat diisi sesuai keinginan oleh
pembuat, dan oleh pembaca dapat memilih jawaban lebih dari 1.
Anda akan membuat kolom pertanyaan untuk mengisi nama. Pertama tekan di bagian question
title lalu ketikkan “Nama”. Di bagian question type, pilih format text agar pembaca dapat mengisikan
nama sesuai yang diinginkan. Required question disini digunakan untuk memosisikan pertanyaan agar
wajib diisi/dijawab.
Untuk menambah pertanyaan klik tombol add item dan akan muncul bagian tambahan dibawah
pertanyaan pertama. Dan kemudian isi question title dengan “Instansi”. Untuk question type sama
seperti sebelumnya.
Kemudian isi question title dengan “Pelatihan yang diikuti”. Untuk question type pilih
Checkboxes agar dapat memilih lebih dari satu kode. Untuk pengisian jawaban tekan option 1 dan
isi dengan KP001. Kemudian cara yang sama untuk mengisi kode-kode selanjutnya. Maka akan
tampil seperti diatas.
Jika pertanyaan sudah dirasa cukup dan opsi jawaban sudah sesuai, untuk mengirim form tekan
tombol send form pojok kanan atas layar. Setelah itu muncul seperti gambar dibawah.
Jika ingin menyebarluakan, copy seluruh link yang ada di bagian link to share. Jika dirasa link
terlalu panjang, klik Short Url dan link otomatis akan dibuat lebih singkat. Setelah anda memilih Done
atau Selesai, maka akan muncul Pop up yang menawari anda untuk membuat Google Sheet yang akan
secara otomatis menampung hasil dari tanggapan orang yang telah mengisi form Anda.
Secara otomatis, form akan tersimpan di Google Drive anda. Dan disebelahnya dapat diliat,
ada Google Sheet yang berguna menerima dan mencatat setiap respon yang masuk dari pengisian
Formulir anda oleh pembaca. Jika ingin melihat hasil tanggapan pilih [view responses] atau [lihat
tanggapan].
3.5. GOOGLE SHEET
Google Sheets adalah aplikasi spreadsheet berbasis web yang memungkinkan anda untuk
menyimpan dan mengatur beberapa tipe informasi yang berbeda, mirip seperti Microsoft Excel. Namun,
Google Sheets tidak menyediakan semua fitur canggih dari Excel, tapi lebih mudah untuk membuat dan
merubah spreadsheet dari yang sederhana hingga sangat rumit.
Dalam menggunakan spreadsheet, kita dapat melakukan:
a. Mengimpor dan mengekspor data berformat .xls, .csv, .txt dan .ods (dan mengekspor
fungsionalitas untuk .pdf dan html).
b. Menikmati navigasi dan pengeditan intuitif, seperti dokumen atau spreadsheet tradisional.
c. Menggunakan format dan formula.
d. Mengobrol dengan orang lain yang sedang mengedit.

e. Memasukkan spreadsheet, atau bagian dari spreadsheet, ke situs web kita.
f. Setiap spreadsheet dapat mencapai hingga 10,000 baris, atau hingga 256 kolom, atau
hingga 100,000 sel, atau hingga 40 sheet — batas mana saja yang tercapai lebih dulu.
g. Setiap pengguna memiliki batas hingga 200 spreadsheet.
h. Batas untuk spreadsheet terbuka pada saat bersamaan adalah 11.
i. Dapat mengimpor spreadsheet hingga mencapai 1 MB dalam format xls, csv, atau ods, txt,
tsv, tsb
A. Membuat Google Sheet Baru

1. Sambil melihat Google Drive anda, klik Create dan pilih Spreadsheet
dari menu drop- down.
2. Spreadsheet akan muncul di tab browser baru.

3. Untuk memberi nama spreadsheet anda, klik Untitled spreadsheet di atas kiri
halaman.
4. Ketik nama untuk spreadsheet anda, lalu tekan Enter di keyboard.
5. Spreadsheet anda akan berganti nama.

6. Kapanpun anda ingin mengecek atau mengganti spreadsheet anda, dapat diakses lagi
dari Google Drive, dimana itu akan disimpan secara otomatis.
*Anda mungkin akan menyadari bahwa tidak ada tombol save. Karena Google Drive
menggunakan save otomatis, yang secara otomatis dan langsung menyimpan file
anda saat anda mengubahnya.
7. Setelah semuanya sudah anda ketikkan pada kolom dan baris tersebut, maka secara
otomatis akan tersimpan sendiri, jadi jangan khawatir jika anda lupa menyimpannya.
8. Jika anda ingin membagikan dokumen kalian tersebut, atau share spreadsheet anda,
maka anda hanya perlu klik tombol BAGIKAN, pada pojok kanan atas. Dan akan
muncul tampilan seperti dibawah ini. Ketikkan email seseorang yang akan kalian ajak
sharing,
contoh : email@gmail.com lalu pilih “Dapat Mengedit”. Kemudian klik KIRIM
B. Menu Bar Google Sheets
Menu Bar yang terdapat pada Google SpreadSheet diantaranya adalah File, Edit,
Lihat, Sisipkan, Format, Data, Alat, Pengaya, dan Bantuan.
C. Toolbar
3.6. GOOGLE CALENDAR

Google Calendar adalah aplikasi kalender online gratis dari Google yang dapat
membantu Anda mencatat kegiatan penting sehari-hari. Dalam Google Calendar Anda dapat
membagi kalender Anda dengan orang yang Anda pilih. Anda dapat membuat suatu jadwal
acara dan membaginya dengan teman teman maupun rekan kerja. Google Calendar
terintergrasi dengan Gmail. Google Calendar memiliki beberapa fitur sebagai berikut:
a) Google apps integration.
Google Calendar ini akan terintegrasi dengan app lain dari google seperti Gmail dan
Google Drive. Gmail akan memberikan notifikasi tentang event yang akan berlangsung
melalui email. Selain itu pada kalender, anda dapat mencantumkan alamat Drive
sehingga semua orang yang terundang pada acara tersebut dapat menuju link Drive
tersebut untuk mengetahui isinya.
b) Mobile calendar
Aplikasi calender ini tidak hanya bisa diakses melalui PC, namun bisa diakses melalui
smartphone juga. Selain itu Anda dapat mengatur notifikasi kalender melalui SMS
sebagai pengingat Anda ketika sedang offline.
c) Offline support
Jadwal pada kalender tetap bisa dilihat walaupun tidak sedang online. Perubahan
perubahan juga dapat dilakukan, namun akan terintegrasi ketika sudah tersambung
dengan koneksi internet.
d) Share calendars
Anda dapat memberikan akses ke satu orang, beberapa orang, atau bahkan
mempublikasikan kalender pada website untuk referensi secara publik. Cara kerja
Calendar adalah memungkinkan setiap orang yang diberi wewenang akses untuk
mengubah isinya.
e) Security
Google Calendar dirancang untuk keamanan dan kehandalan dengan fitur seperti
koneksi terenkripsi ke server Google, penyimpanan direplikasi bersamaan untuk
appointment kalender Anda.
Untuk memulai mempelajari mengenai Google Calender, terlebih dulu yang harus dilakukan adalah
login. Ada banyak cara yang bisa dilakukan.
1. Jika akun Gmail pada browser anda sudah dalam keadaan aktif, buka alamat
calender.google.com . maka secara otomatis akan muncul tampilan dari Google Calender. Atau
Anda dapat mengakses Calendar melalui button Apps [ ] yang tersedia di hampir semua produk
Google, misalnya Gmail, Drive, atau Google Search. Klik pada button dan pilih Calendar,
maka secara otomatis muncul Tab baru yang mengarahkan Anda pada kalender Anda.
2. Jika anda belum login ke Gmail, buka alamat calender.google.com , maka secara otomatis anda
diminta untuk memasukkan alamat Gmail dan password seperti gambar dibawah.
Setelah memasukkan password anda akan langsung dibawa ke Kalender Anda. Bentuk umum
dari tampilan Google Calendar dapat dilihat dari gambar berikut.
Setelah memasukkan password anda akan langsung dibawa ke Kalender Anda. Bentuk umum
dari tampilan Google Calendar dapat dilihat dari gambar berikut.
Keterangan :
1. Search Field
Bagian ini untuk mencari informasi yang ada di kalender, baik kegiatan yang telah
dilakukan maupun yang akan datang, email masuk atau keluar.
2. Next and Previous Button
Bagian ini menampilkan tampilan kalender yang diatur berdasarkan Selection Button,
apakah harian, mingguan, bulanan, 4 harian, atau tampilan agenda saja.
3. Selection Button
Selection Button memudahkan Anda untuk menampilkan page Calendar Anda secara
harian, mingguan, bulanan, 4 harian, atau tampilan agenda saja.
4. More and Setting Calendar
Button More berisi untuk Refresh page Calendar Anda dan menu Print Calendar Anda.
Sedangkan Setting Calendar berisi tentang seluruh pengaturan Calendar Anda.
5. Mini Calendar
Mini Calendar menampilkan tampilan kalender selama satu bulan untuk memilih tanggal,
bulan, dan tahun lebih cepat dari menggunakan Next and Previous Button.
6. My Calendar
My Calendar menampilkan Calendar Anda dan daftar jenis tambahan kalender yang telah
Anda buat. Biasanya tampilan default pada My Calendar diawali dengan nama Calendar
Anda dan Tasks yang terhubung dengan Gmail.
7. Other Calendar
Other Calendar merupakan daftar kalender lain yang Anda tambahkan ke dalam kalender
Anda. Anda dapat menambahkan atau menghapus kalender teman yang Anda tambahkan
di sini. Anda juga dapat mengatur pengaktifan tampilan kalender teman Anda serta
memberi warna kalender untuk membedakan kalender satu dengan yang lain.
TOOLS
a. Mengelola Jadwal
Setelah anda login, maka anda dapat mengelola jadwal di kalender anda.
b. Membuat Jadwal/Kegiatan Baru
Untuk membuat jadwal kegiatan di Kalender Anda, tekan tombol [Create] atau [Baru]
tergantung dari setting bahasanya.
Anda akan diarahkan langsung menuju halaman pengelola jadwal kegiatan seperti gambar dibawah.
Jika Anda ingin membatalkan jadwal kegiatan Anda cukup klik tombol [Discard] atau [Buang].
c. Menentukan waktu kegiatan

Isi setiap kolom yang ada, hal pertama yang dilakukan adalah menuliskan judul kegiatan,
kemudian pilih tanggal kegiatan dan atur waktu pelaksanaannya. Contoh pengisian dapat
dilihat pada Gambar berikut ini.
d. Mengatur Perulangan Kegiatan

Setelah mengatur waktu pelaksanaan kegiatan, Anda dapat membuat agenda kegiatan ini berulang
selama kurun waktu tertentu, caranya centang pada pilihan [Repeat] atau [ulangi] . Kemudian akan
muncul pengaturan pengulangan jadwal kegiatan Anda seperti gambar berikut. Anda dapat
mengatur pengulangan mingguan, bulanan, atau tahunan, batas pengulangan agenda, dll.
e. Mengatur Tempat Kegiatan

Setelah itu Anda dapat mengatur tempat agenda Anda, dengan mengisi isian [Where] atau
[Dimana] dengan lokasi yang dikehendaki. Fitur ini dapat memunculkan tempat berdasarkan
saran Google Maps, tetapi Anda dapat menyesuaikan sendiri.
f. Melampirkan file materi sesuai kegiatan

Jika Anda memiliki bahan yang diperlukan untuk kegiatan ini, Anda dapat melampirkannya
melalui kolom Attachement, klik [Add attachment] atau [Lampiran], Anda dapat melampirkan
file dari Drive atau mengunggah dari komputer Anda. Setelah itu akan muncul tampilan Pop-in
Anda dapat melampirkan file dari Drive Anda langsung atau pilih menu “Upload”untuk
melampirkan file dari komputer Anda.
g. Menambah Reminder
Pada kalender yang telah Anda buat, Anda dapat mengisi Reminder yang dapat diatur dengan
cara email, atau Pop-up (Munculan). Pengaturan dapat diatur dengan hitungan waktu menit, jam,
hari, dan minggu. Secara default akan ada satu reminder yang dibuat di tiap kegiatan. Anda dapat
menghapus dengan klik tanda silang atau button Remove reminder dan menambah reminder baru
dengan klik Add a reminder atau Notifikasi
h. Mengundang Teman
Dalam Google Calendar, Anda dapat mengundang teman Anda untuk ikut bergabung dalam
agenda yang sama. Masukkan alamat email teman Anda dalam kolom Add guests atau
Tambahkan tamu. Kemudian atur juga pengaturan hak teman yang Anda undang, apakah
diijinkan untuk memodifikasi kegiatan ini, dapat mengundang teman yang lain, atau melihat
daftar guest yang diundang.
i. Menyimpan jadwal dan mengirim undangan Setiap selesai menyusun agenda kegiatan
dalam kalender jangan lupa untuk agenda kegiatan Anda. Cara untuk menyimpan adalah
lakukan klik pada tombol [Save] atau [Simpan]
j. Mengirim Agenda
Untuk mengirim agenda yang telah anda buat, klik tombol [send] atau [Kirim]
maka kegiatan Anda akan terkirim pada guest yang telah Anda pilih.
k. Setelah agenda tersimpan danterkirim kepada tamu, anda dapat memantau progress dari
agenda tersebut.
Anda dapat membuka kembali agenda “Pelatihan Google Apps” diatas dengan cara klik 2x pada
kolom agenda tersebut di kalender anda. Setelah terbuka, anda dapat melihat status dari tamu
yang telah anda undang, apakah datang, tidak ataukah masih menunggu konfirmasi. Jika mereka
telah memilih untuk menghadiri undangan anda, maka Anda juga akan mendapatkan email yang
berisi bahwa ada yang telah mengonfirmasi kehadirannya.
Selain itu, anda juga dapat menambahkan tamu baru dengan memilih [Tambahkan Tamu].
Lalu bagaimana jika anda berada dalam posisi sebagai penerima undangan?
Sebagai penerima undangan, pastinya anda akan mendapatkan notifikasi mengenai undangan
tersebut. Berikut merupakan langkah-langkah bagaimana anda merespon undangan pada google
calendar. Ada dua langkah bagaimana anda merespon undangan tersebut, yang pertama melalui e-
mail dan yang kedua bisa melalui aplikasi google calendar yang dapat diunduh di google play store.
1. Melalui E-Mail
Pada gambar di atas menunjukkan adanya e-mail masuk yang berjudul “Invitation : Pelatihan
Google Calendar”. Selanjutnya anda klik sehingga dapat diketahui isi dari undangan tersebut.
Gambar di atas merupakan tampilan dari isi undangan yang anda terima di email
anda. Selanjutnya anda diminta untuk mengkonfirmasi kedatangan pada acara tersebut, jika
anda memilih untuk datang maka anda pilih “yes” atau “ya” pada option bar seperti gambar
di atas. Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut bagaimana keterangan detail dari acara
tersebut atau bahkan menambahkan orang yang diundang, anda dapat melakukannya
dengan memilih link berwarna biru yang berupa tulisan “View on Google Calendar”. Dan
selanjutnya akan muncul tampilan seperti tampilan di awal saat anda yang membuat
undangan tersebut.
2. Melalui Aplikasi Google Calendar

Gambar berikut merupakan tampilan awal dari aplikasi Google Calendar. Box
berwarna putih dengan tulisan berwarna biru menunjukkan bahwa pada tanggal
tersebut terdapat undangan yang belum dikonfirmasi kehadirannya. Jika anda ingin
mengkonfirmasi kehadiran, maka anda pilih box tersebut yang selanjutnya akan keluar
tampilan seperti gambar nomor 2. Untuk mengkonfirmasi kehadiran, anda tinggal
memilih option box di bagian bawah sendiri. Jika anda berencana hadir pada acara
tersebut, maka anda pilih option “Yes” dan nantinya pada tampilan awal aplikasi
Google Calendar anda akan berubah.
a. Berbagi kalender
Selain membuat jadwal kalender baru, Anda juga dapat menambahkan kalender
milik orang lain dalam kalender Anda. Caranya cukup mudah, tuliskan alamat email
teman Anda pada kolom [Add a friend’s calendar] yang ada di menu [Other
calendars].
Selanjutnya tulis alamat email teman Anda yang ingin ditambahkan dalam daftar kalender lalu
klik tombol [Add].
Jika teman Anda memiliki kalender dan mengijinkan Anda untuk berbagi kalender dengan
Anda, maka kalender teman Anda secara otomatis akan bertambah dalam daftar Other
calendars. Jika teman Anda tidak memiliki kalender atau memiliki pengaturan untuk setiap
orang yang ingin menambahkan kalender miliknya, maka akan muncul tampilan Pop-in
seperti pada gambar berikut.
Gambar di atas merupakan perijinan untuk menambahkan kalender teman Anda

melalui email. Anda dapat melakukan custom isi pesannya dalam kotak berwarna
merah pada gambar di atas. Jangan lupa untuk klik tombol [Send Invite] setelah Anda
yakin dengan isi pesan dan penambahan kalender teman Anda. Jika teman Anda
menyetujui untuk berbagi kalender, maka kalender miliknya akan muncul pada daftar
[Other calendars] milik Anda.
D. Kegiatan
Langkah Penjelasan
1 Silakan pelajari dari penggunaan Google Application dalam Dunia Bisnis
2 Silahkan membuat Surat Penawaran Jasa Pariwisata menggunakan Google Docs
dan kerjakan Minimal 2 Orang dengan Model Kolaborasi
3 Jelaskan peran masing-masing orang
E. Tugas
Silahkan Buat Folder di Google Drive dan Taruh Surat Penawaran Jasa Pariwisata yang sudah
anda buat pada Latihan sebelumnya dan Share ke teman kalian dengan ketentuan sebagai berikut.
Dikirim ke 5 orang hanya bisa melihat (View), dikirim ke 5 orang bisa Edit (Edit) dan dikirim ke
saya email : maskur.informatika@gmail.com bisa EDIT.
-- Selamat Mengerjakan --

Modul - 2 Google Application

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul - 2 Google Application

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Malang

Gambar 1. Aplikasi Google Apps for Education

Keuntungan penggunaan GAFE adalah bahwa pengguna (guru/dosen/siswa/mahasiswa)

2. Akses ke Google Apps for Education

Gambar 2. Login Email

Gambar 3. Verifikasi Email

Gambar 4. Fitur GAFE

3.1. Google Mail (Gmail)

1. Daerah ini adalah daerah dimana Anda dapat membuat, menyusun,

Google Mail sebagai collaboration tools

3.2. GOOGLE DRIVE

1. Baru : Menambahkan file baru yang akan disimpan

4. Proses penggunggahan file di Google Drive telah berhasil 100%. Sekarang

c. Berbagi Konten Google Drive

1. Link to share (only

1. Share Public On The Web.

3.3. GOOGLE DOCS

1. Memberi nama file

C. Mengirim Dokumen melalui Link

D. Fasilitas Jejak Perubahan

1. Edit Questions : bagian untuk mengubah pertanyaan-pertanyaan yang akan ditampilkan

5. Question title : bagian penulisan pertanyaan yang akan diajukan.

Dalam menggunakan spreadsheet, kita dapat melakukan:

d. Mengobrol dengan orang lain yang sedang mengedit.

A. Membuat Google Sheet Baru

2. Spreadsheet akan muncul di tab browser baru.

5. Spreadsheet anda akan berganti nama.

contoh : email@gmail.com lalu pilih “Dapat Mengedit”. Kemudian klik KIRIM

B. Menu Bar Google Sheets

3.6. GOOGLE CALENDAR

c. Menentukan waktu kegiatan

d. Mengatur Perulangan Kegiatan

e. Mengatur Tempat Kegiatan

f. Melampirkan file materi sesuai kegiatan

2. Melalui Aplikasi Google Calendar

Gambar di atas merupakan perijinan untuk menambahkan kalender teman Anda

Anda mungkin juga menyukai