Praktikum Teknologi Komputer

Modul 1
Google Workspace

I. Pokok Bahasan Praktikum:

1. Google Document Online (Google Doc dan Google Sheet)
2. Google Drive
3. Google Form
4. Google Calendar
5. Google Mail
6. Two Step Verification

II. Tujuan Intruksional Praktikum:

1. Mahasiswa dapat membuat sebuah dokumen Online berbasis Google
Document
2. Mahasiswa dapat membuat sebuah dokumen Online berbasis Google Sheet
3. Mahasiswa dapat membuat sebuah dokumen Online berbasis Google Form
4. Mahasiswa dapat mengelola dokumen-dokumen yang terintegrasi dalam
Google Drive
5. Mahasiswa dapat melakukan pengaturan untuk membagikan dokumen Online
Google

III. Waktu:
- 60 menit
 IV. Materi:
4.1.Two Step Verification
Google Workspace yang semula dikenal dengan G-suite terdapat fitur untuk
melakukan backup smart phone. Semua data setting, photo, document, dll
dapat dibackup dengan google backup (di simpan dalam drive).

Untuk informasi lebih lanjut anda dapat mengunjugi link berikut ini :
• https://support.google.com/photos/answer/6193313?co=GENIE.Platfor
m%3DAndroid&hl=en
• https://www.androidcentral.com/how-restore-your-apps-and-settings-
new-android-phone
• https://support.google.com/drive/answer/6305834?co=GENIE.Platfor
m%3DAndroid&hl=en

Namun, karena semua data pribadi kita disimpan ke dalam cloud. Maka harga
yang harus dibayar. Hal ini berkaitan dengan kemanan data kita. Jika hanya
dengan user-password ada kemungkinan ada dijebol. Sehingga muncul two
step verification.

2|Google Workspace
 Untuk informasi lebih lanjut anda dapat mengunjugi link berikut ini :
• https://support.google.com/accounts/answer/185839?co=GENIE.Platfo
rm%3DDesktop&hl=en

4.2.Google Document Online

4.2.1 Google Docs
Google Docs merupakan salah satu aplikasi yang dikembangkan
Google untuk kebutuhan manajemen dokumen, khususnya aplikasi
office. Mulai dari pengolah kata (word processor). Google Docs bukan
hanya menyimpan saja, namun juga bisa digunakan untuk untuk
mengolah, menyimpan, membuat, meng-edit dokumen perkantoran
seperti layaknya Microsoft Office pada Windows atau Open Office
pada Linux secara online. Semuanya dalam satu paket dan tidak perlu
menginstal di komputer. Karena sangat tangguh dan dasyat maka
sering disebut aplikasi pembunuh Microsoft Office, Open
Office, dan Neo Office.
Fungsi google docs adalah :
1. Membuat dokumen seperti Microsoft Word atau word processor
lain.
2. Mengedit dokumen yang tersimpan secara online di Google
Drive.

3|Google Workspace
 Tutorial penggunaan google docs :
1. klik icon pada bagian kanan atas
2. Pilih google docs,

3. Akan muncul gambar seperti berikut

4. Pilihlah model pembuatan document yang sudah tersedia,
5. Pilih blank, untuk menampilkan sebuah dokumen kosong
6. Akan muncul document kosong dan document bisa di buat sesuai
dengan keinginan pengguna seperti di dalam microsoft word.

4|Google Workspace
 4.2.2 Google Sheet
Google Sheets merupakan salah satu aplikasi yang dikembangkan
Google untuk kebutuhan manajemen dokumen. Khususnya aplikasi
excel. Google Sheets bukan hanya menyimpan saja, namun juga bisa
digunakan untuk untuk mengolah, menyimpan, membuat, meng-edit
Data perkantoran seperti layaknya Microsoft Office pada
Windows atau Open Office pada Linux dengan secara online.
Semuanya dalam satu paket dan tidak perlu menginstal di komputer.
Jadi bisa langsung di gunakan jika sudah ada koneksi dengan internet.

Fungsi google sheets adalah :

1. Untuk mengolah data yang berhubungan dengan angka, statistic, table
dan sebagainya.
2. Google sheet mendukung rumus sel yang biasa ditemukan di sebagian
besar paket spreadsheet desktop. Rumus tersebut dapat digunakan
untuk membuat fungsi yang memanipulasi data dan mengalkulasi
string dan angka.

Tutorial penggunaan google Sheets.

1. klik icon pada bagian kanan atas
2. kemudian pilihlah Google sheets
3. Maka akan muncul gambar sebagai berikut

4. Pililah model sheets sesuai dengan yang di perlukan

5. Coba dengan blank
5|Google Workspace
 6. Klik blank, dan akan muncul gambar seperti berikut

7. Pengoperasian google sheets ini sama dengan menggunakan microsoft

excel.

4.3. Google Mail

Google Mail layanan surat elektronik berbasis web. Dengan google mail atau
yang biasa disebut gmail, kita dapat melakukan pengiriman surat elektronik.
Gmail dapat mengirimkan lampiran hingga 25 MB per email.

Salah satu dari hal baru yang ditawarkan Gmail adalah penyortiran email
dalam bentuk "Conversation view". Dengan begini email yang diterima akan
diurutkan dalam bentuk percakapan, sehingga semua balasan dan topik tidak
terpisah-pisah. Hal ini bisa membuat pengguna mudah untuk melihat email
yang mereka dapat. Gmail kadang salah mengira email mana yang harus
dikelompokkan bersama-sama, namun hal ini sudah jarang terjadi.

Sebuah email dapat mempunyai lebih dari satu label. Fitur ini berguna untuk
menyortir email sesuai dengan label yang diberikanya, Google juga dapat
memberikan label secara otomatis dengan sebuah filter.

Etika Beremail di dunia kerja:

1. Tulis Subject dengan benar
2. Gunakan alamat email yang professional
3. Gunakan salam pembuka dengan sopan

6|Google Workspace
 4. Gunakan tanda baca dengan tepat
5. Koreksi setiap kata yang ditulis
6. Alamat penerima bias ditulis terakhir
7. Cek kembali nama penerima
8. Pastikan membalas email yang dikirimkan
9. Jangan gunakan font yang mengganggu.

Logging in to Gmail:
1. Menuju ke halaman gmail.com atau https://mail.google.com/
2. Masukkan user name (xx@ti.ukdw.ac.id)

3. Klik Next
4. Masukkan password
5. Klik Sign In

Composing a Message
1. Klik Compose

2. Masukkan alamat email penerima pada “To”

• Masukkan Cc atau Bcc jika diperlukan
• To dimaksudkan untuk penerima utama

7|Google Workspace
 • Cc atau Bcc adalah tembusan. Penerima Cc atau Bcc hanya bersifat
untuk mengetahui namun bisa membalas email
• Apa beda Cc dan Bcc?
o Jika Cc, maka To masih dapat melihat siapa saja yang
ditembusi
o Jika Bcc, maka To dan Cc tidak akan dapat melihat yang
ditembusi. Namun Bcc dapat melihat semua alamat penerima.
3. Ketik tujuan pengiriman email pada Subject
4. Klik pada field yang besar (di bawah Subject) dan tulis pesan anda
5. Klik A untuk mengeluarkan formatting toolbar

6. Klik ikon paperclip icon pada bagian bawah untuk menambahkan

attachment/lampiran.
7. Klik Send untuk mengirimkan surat

Replying/Forwarding to a Message
1. Buka pesan dan klik box di bawah pesan
2. Klik Reply or Forward atau klik panah drop down di kanan atas
3. Ketika pesan

*Jika penerima pesan lebih dari satu dan ingin merespon untuk semua, maka
pilih Reply to all

8|Google Workspace
 Organizing Your Mail
Gmail tidak memakai folder. Namun untuk membantu anda mengatur mail, gmail
menggunakan label.
1. Create Label
i. Di paling bawah list Mail, klik More

ii. Klik Create New Label

iii. Ketik nama label
Jika create label dalam label, pilih label parent dengan klik dropdown

iv. Klik Create

2. Pindah Message to Label

i. Pilih pesan
ii. Klik ikon Move to
iii. Pilih label yang sudah dibuat atau klik Create New jika ingin label baru

9|Google Workspace
 LATIHAN!!!!

1. Buatlah penjawab pesan email masuk secara otomatis

2. Tambahkan signature! Jika seandainya anda kirim email
langsung muncul signature anda.

Petunjuk :
• Gunakan fitur out of office atau vacation responder
• Setting signature

4.4. Google Calendar

Google Calendar adalah layanan untuk menjadwalkan meetings atau events
dan mendapatkan reminders. Calendar dapat dengan mudah shared schedule
dengan orang lain.

Tutorial menggunakan Google Calendar

https://gsuite.google.com/learning-center/products/calendar/get-started/#!/

LATIHAN!!!!

1. Buatlah schedule untuk minum obat, 2x sehari selama

seminggu
2. Buatlah scheduler meeting dengan temanmu

10 | G o o g l e W o r k s p a c e
 4.5.Google Drive
Google Drive adalah layanan penyimpanan yang dimiliki oleh google yang
terintegrasi dengan Gmail. Google drive memiliki fungsi layaknya Dropbox
yaitu sinkronisasi data dari PC anda, jadi Anda bisa membuat dan berbagi data
dan dokumen di google drive tersebut. Selain itu anda juga bisa mengakses
data file dari mana saja di rumah ataupun di kantor dengan terhubung dengan
internet pastinya.

Perbedaan dari drive gmail biasa dan gmail ukdw adalah:

1. Drive biasa mempunyai batasan maximal hanya 15 gb, untuk menambah
batasan memorinya harus membayar.
2. Drive ti ukdw tidak mempunyai batasan, jadi kita bebas upload sesuka hati
sesuai keinginan.

Cara mengakses Google Drive :

a. Lihat di bagian kanan atas, terdapat icon
b. Klik icon tersebut, maka akan muncul
c. Kemudian klik pada icon Drive
d. Maka akan muncul seperti berikut

11 | G o o g l e W o r k s p a c e
 Bedakan dengan tampilan Google Drive pada akun Gmail biasa

Pada email biasa terdapat tulisan 11,5 GB of 15 GB telah digunakan, artinya

peyimpanan maximal pada drive tersebut adalah 15 GB. Namun user gmail biasa tetap
bisa menambah kapasitas storage dengan mengupgradenya, tentunya akan dikenakan
charge tergantung paket yang dibutuhkan.

12 | G o o g l e W o r k s p a c e
 Tutorial menggunakan Google drive :
1. Klik new untuk membuat sebuah :
a. Folder baru
b. File upload (Untuk mengupdate file baru, seperti foto,video,dll)
c. Folder upload (untuk mengupdate satu folder secara langsung, folder bisa
berisi file yang sudah di kelompokkan)
d. Google docs (untuk membuat file dalam bentuk document seperti
ms.word yang akan langsung di save ke drive)
e. Google sheets (untuk membuat file dalam bentuk pengolahan data angka
atau bisa di katakan seperti mc.exel dan akan langsung di save ke drive)
f. Google slides (untuk membuat file dalam bentuk power point seperti
mc.power point dan akan langsung di save ke drive)
g. File juga bisa diupload dengan cara Drag n’ Drop ke Root Folder Drive
atau pada Folder.
2. Shared with me adalah tempat dari dokumen yang dibagikan teman kita untuk
dilihat bersama.
3. Recent , merupakan fitur yang berfungsi untuk menampilkan file yang kita
akses dalam jangka waktu tertentu(today, earlier this week, earlier this month
dll).

13 | G o o g l e W o r k s p a c e
 4. Trash , fitur yang berfungsi untuk menyimpan file yang telah di hapus
sementara, dan pengguna dapat menghapus selamanya file tersebut melalui
fitur ini.
5. Google photos, fitur untuk menampilkan foto yang tersinkronasi aplikasi
Google Photos di mobile device.
6. Starred , fitur yang memungkinkan pengguna untuk menamilkan file yang
sudah di beri tanda sebelumnya untuk dapat di tampilkan lebih cepat.

4.6. Google Form

Google Form adalah sebuah layanan dari google untuk membuat formulir
online yang nantinya dapat digunakan untuk berbagai keperluan.

Contoh : Formulir pendaftaran, Survey, Quiz, Kuesioner.

Google Form adalah layanan gratis yang dapat digunakan secara bebas oleh
pengguna gmail(atau email yang berbasis gmail) dan akan tersimpan secara
otomatis pada Google Drive milik pengguna selama kuota penyimpanan masih
tersisa.

Why Google Form?

1. Mudah dan Cepat
Pembuatan form sudah menggunakan GUI dengan menu yang mudah
dipahami(sudah ada deskripsi saat hover ke menu).
2. Gratis & Bebas Pakai
3. Hasilnya bisa langsung diimport ke Spreadsheet

14 | G o o g l e W o r k s p a c e
 Terintegrasi dengan Google Spreadsheet, hasil atau isi dari form dapat
diimport menjadi file Spreadsheet yang nantinya bisa untuk melakukan
sortir, analisis(diagram atau tabel), penilaian dan sebagainya.
4. Notifikasi melalui email
5. Mobile Friendly
Akses menggunakan mobile juga disesuaikan.
6. Bisa menggunakan pertanyaan bercabang atau Logic Threading
Mengklasifikasikan pertanyaan tergantung dari apa yang responden pilih
sebelumnya(if ... then ...).

Fitur-fitur yang ada di Google Form - Top Menu

Top menu adalah sebuah menu untuk mengatur bagian internal maupun
external dari Form yang dibuat. Internal misalnya untuk mengatur tampilan
dari form, dan external untuk mengatur pendistribusian dan penyimpanan
Form.

Gambar 1: Top Menu

1. File Name
Nama File yang akan tersimpan pada Drive
2. Color Pallete
Memilih warna atau gambar(bisa menggunakan template, upload, atau
dari koleksi foto di drive)
3. Preview
Melihat form yang sudah dibuat
4. Settings
Pengaturan internal Google Form
5. Send
Mengirimkan form melalui email, link atau share media sosial
6. 3 Dot Menu
Pengaturan external Google Form

15 | G o o g l e W o r k s p a c e
 Fitur-fitur yang ada di Google Form – Question & Answer
Question adalah fitur untuk membuat pertanyaan yang nantinya dapat diisi
dengan jawaban yang akan masuk sebagai Response. Answer adalah kolom
jawaban yang nantnya digunakan untuk menerima inputan dari responden.

Gambar 2: Question

1. Title
Judul dari form, setiap Section memiliki judul yang berbeda.
2. Description
Deskripsi dari Title.
3. Question
-
4. Answer
a. Short Answer
Digunakan jika jawaban hanya beberapa kata(jawaban singkat).
Contoh : Nama, kota kelahiran, kode pos.
b. Paragraph
Digunakan untuk jawaban panjang atau paragraf.
Contoh : Deskripsi diri, alamat lengkap.
c. Multiple Choice
Memilih 1 jawaban dengan pilihan yang disediakan.
d. Checkbox
Memilih jawaban dengan mencentang box, bisa memilih lebih dari 1
jawaban.

16 | G o o g l e W o r k s p a c e
 e. Dropdown
Mirip dengan multiple choice namun pilihan yang ada dislide
kebawah.
Contoh : memilih mata kuliah saat pendaftaran asisten, memilih
jabatan untuk kepanitian/organiasasi
f. Linear Scale
Jawaban berdasarkan skala dari (0-1) sampai (2-10) dengan
parameter.
Contoh : Penilaian, Survey
g. Multiple Choice Grid
Jawaban multiple choice untuk banyak parameter sekaligus.
Contoh : Kuesioner
h. Date
Digunakan untuk jawaban berbentuk tanggal.
Contoh : Tanggal lahir, wafat.
i. Time
Digunakan untuk jawaban berbentuk waktu.
5. Duplicate
Menduplikat pertanyaan.
6. Delete
Menghapus pertanyaan.
7. Requirement
Memilih apakah pertanyaan ini harus diisi atau tidak.
8. 3 Dot Menu
Pengaturan tambahan(tergantung tipe jawaban yang dipilih)
9. Side Menu
a. Add Question
Menambah pertanyaan pada section yang sama.
b. Add Title and Description
Menambah judul dan deskipsi pada section yang sama.
c. Add Image
Menambahkan gambar dari image search, album/drive, kamera, url
gambar atau dari file yang kita upload.

17 | G o o g l e W o r k s p a c e
 d. Add Video
Menambah video dari youtube atau url.
e. Add Section
Menambah sesi pertanyaan baru.

Fitur-fitur yang ada di Google Form – Response

Response adalah kumpulan inputan user saat mengisi Google Form, apapun
yang diinput user masuk ke dalam spreadsheet yang sudah disambungkan
pembuat form. Dengan begitu pembuat form bisa mengolah response yang
telah diberikan. Cara mengolah response akan diberikan saat tutorial.

Gambar 3: Response
1. Jumlah Response
2. View response in Spreadsheet
Melihat spreadsheet untuk response yang telah diberikan responded.
3. 3 Dot Menu
Berisi menu untuk mengatur response seperti menghapus response,
mendownload spreadsheet, mengganti spreadsheet tempat menyimpan
response dll.
4. Accept Response
Mengatur apakah form masih bisa menerima response lagi atau tidak
5. Statistik
Statistik response berdasarkan individu atau kesimpulan dari setiap
response yang telah diberikan.

18 | G o o g l e W o r k s p a c e
Tutorial : Cara Membuat Form Pendaftaran - 30 Menit

1. Masuk ke https://docs.google.com/forms/, Gunakan email TI.

2. Pilih template yang diinginkan, atau pilih blank

3. Berikan judul “Pendaftaran Mahasiswa Baru”.

4. Pertanyaan pertama, “Nama”, dengan jawaban berupa “Short Answer”.

5. Pertanyaan kedua, “Tanggal Lahir” dengan jawaban berupa “Date”. Set Required.

19 | G o o g l e W o r k s p a c e
6. Pertanyaan ketiga, “Pekerjaan Orang Tua”, tipe jawaban “Multiple Choice” dengan
pilihan PNS, Pegawai Swasta, Petani dan ADD OTHER.

7. Pertanyaan keempat “Program Studi Pilihan” dengan tipe jawaban Checkboxes. Pilihan
adalah Teknik Informatika, Akuntansi, Kedokteran, Teknik Mesin dan Psikologi. Pada 3
Dot menu pilih Data Validation, ganti Select at least menjadi Select Exactly dengan
jumlah 1. Set Required.

20 | G o o g l e W o r k s p a c e
8. Pertanyaan kelima adalah “Pilihan Kelas” dengan tipe jawaban “Dropdown”, beri pilihan
Standar dan Bilingual. Pada 3 dot menu pilih “Go to section based on answer”. Pada
pilihan Bilingual, Continue to next section. Pada pilihan Standar, Submit form.

9. Pada side menu pilih Add Section. Beri nama Bilingual. Lalu pada side menu pilih Add
Question.
10. Beri nama “EQ” pada pertanyaan tersebut dengan tipe jawaban Multiple Choice Grid.
Dan isi pilihan jawaban seperti gambar dibawah.

11. Coba ajak teman kalian untuk mengisi formulir.(minimal 4)

21 | G o o g l e W o r k s p a c e
12. Untuk melihat response yang telah diinputkan responden, masuk ke tab Responses, View

response in Sheets.

13. Setelah masuk ke spreadsheet kita bisa mengolah response yang ada. Misalnya untuk
menghitung jumlah response, atau menghitung pendaftar dari prodi tertentu.

22 | G o o g l e W o r k s p a c e