BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Pemanfaatan

Pemanfaatan merupakan turunan kata dari kata ’Manfaat’, yakni

suatu penghadapan yang semata-mata menunjukan kegiatan menerima.

Penghadapan tersebut pada umumnya mengarah pada perolehan atau

pemakaian yang hal-hal yang berguna, baik dipergunakan secara langsung

maupun tidak langsung agar dapat bermanfaat.

Sedangkan menurut Prof. Dr. J.S. Badudu dalam Kamus Umum

Bahasa Indonesia, mengatakan bahwa : ”Pemanfaatan adalah hal, cara, hasil

kerja dalam memanfaatkan sesuatu yang berguna”.

Definisi lain dari manfaat dikeluarkan oleh Dennis Mc Quail dan

Sven Windahl, yakni : ”Manfaat merupakan harapan sama artinya dengan

explore (penghadapan semata-mata menunjukan suatu kegiatan menerima)”.

Dan jika dikaitkan dengan masalah penelitian ini, maka pemanfaatan

disini berarti menggunakan atau memakai suatu hal yang berguna yang

dalam hal ini adalah Efesiensi anggaran melalui pengurangan beban

penggunaan kertas pada kegiatan (Paperless).

2.2. Pengertian Teknologi Informasi

Teknologi informasi dan komunikasi mempermudah kehidupan

manusia. Jika menggunakan alat teknologi informasi dan komunikasi, dua

benua akan terasa tidak berjarak. Kehadiran komputer, internet, telepon

7
seluler, dan berbagai alat teknologi informasi dan komunikasi membuat arus

informasi semakin lancar.

Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memuat semua teknologi

yang berhubungan dengan penanganan informasi. Penanganan ini meliputi

pengambilan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran, dan

penyajian informasi. Jadi, TIK adalah teknologi yang berhubungan dengan

pengambilan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran, dan

penyajian informasi.

Ditinjau dari susunan katanya, teknologi informasi dan komunikasi

tersusun dari 3 (tiga) kata yang masing-masing memiliki arti sendiri. Kata

pertama, teknologi, berarti pengembangan dan aplikasi dari alat, mesin,

material dan proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya.

Istilah teknologi sering menggambarkan penemuan alat-alat baru yang

menggunakan prinsip dan proses penemuan saintifik.

Kata kedua dan ketiga, yakni informasi dan komunikasi, erat

kaitannya dengan data. Informasi berarti hasil pemrosesan, manipulasi dan

pengorganisasian sekelompok data yang memberi nilai pengetahuan

(knowledge) bagi penggunanya. Komunikasi adalah suatu proses

penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak

lain agar terjadi hubungan saling mempengaruhi di antara keduanya.

Menurut Eric Deeson, Harper Collins Publishers, Dictionary of

Information Technology, Glasgow,UK,1991 bahwa teknologi informasi

adalah kebutuhan manusia didalam mengambil dan memindahkan ,

8
 mengolah dan memproses informasi dalam konteks sosial yang

menguntungkan diri sendiri dan masyarakat secara keseluruhan.

Menurut Puskur Diknas Indonesia, Teknologi Informasi dan

Komunikasi (TIK) mencakup dua aspek, yaitu Teknologi Informasi dan

Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi adalah meliputi segala hal

yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi,

dan pengelolaan informasi, sedangkan Teknologi Komunikasi adalah segala

hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan

mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya.

Jadi dapat di sumpulkan bahwa teknologi informasi dan komunikasi

adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dan

proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain

sehingga lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama

penyimpanannya.

2.3. Pengertian Efektifitas

Kata efektif berasal dari bahasa Inggris yaitu effective yang berarti

berhasil atau sesuatu yang dilakukan berhasil dengan baik. Kamus ilmiah

populer mendefinisikan efetivitas sebagai ketepatan penggunaan, hasil guna

atau menunjang tujuan.

Efektivitas merupakan unsur pokok untuk mencapai tujuan atau

sasaran yang telah ditentukan di dalam setiap organisasi, kegiatan ataupun

program. Disebut efektif apabila tercapai tujuan ataupun sasaran seperti

yang telah ditentukan. Hal ini sesuai dengan pendapat H. Emerson yang

9
dikutip Soewarno Handayaningrat S. (1994:16) yang menyatakan bahwa

“Efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya.”

Sedangkan Georgopolous dan Tannembaum (1985:50),

mengemukakan: “Efektivitas ditinjau dari sudut pencapaian tujuan, dimana

keberhasilan suatu organisasi harus mempertimbangkan bukan saja sasaran

organisasi tetapi juga mekanisme mempertahankan diri dalam mengejar

sasaran. Dengan kata lain, penilaian efektivitas harus berkaitan dengan

mesalah sasaran maupun tujuan.”

Selanjutnya Steers (1985:87) mengemukakan bahwa: “Efektivitas

adalah jangkauan usaha suatu program sebagai suatu sistem dengan sumber

daya dan sarana tertentu untuk memenuhi tujuan dan sasarannya tanpa

melumpuhkan cara dan sumber daya itu serta tanpa memberi tekanan yang

tidak wajar terhadap pelaksanaannya”.

Lebih lanjut menurut Agung Kurniawan dalam bukunya

Transformasi Pelayanan Publik mendefinisikan efektivitas, sebagai berikut:

“Efektivitas adalah kemampuan melaksanakan tugas, fungsi (operasi

kegiatan program atau misi) daripada suatu organisasi atau sejenisnya yang

tidak adanya tekanan atau ketegangan diantara pelaksanaannya”

(Kurniawan, 2005:109).

Dari beberapa pendapat di atas mengenai efektivitas, dapat

disimpulkan bahwa efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan

seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh

10
 Pemerintah Daerah, yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih

dahulu. Hal ini sesuai dengan pendapat yang dikemukakan oleh Hidayat

(1986) yang menjelaskan bahwa :“Efektivitas adalah suatu ukuran yang

menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah

tercapai. Dimana makin besar persentase target yang dicapai, makin tinggi

efektivitasnya”.

2.4. Pengertian Efesiensi

Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi

besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.

Menurut Mulyamah (1987:3) “Efisiensi merupakan suatu ukuran

dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan

yang direalisasikan atau perkataam lain penggunaan yang sebenarnya”.

Sedangkan menurut SP.Hasibuan (1984:233-4) yang mengutip

pernyataan H. Emerson mengatakan bahwa “Efisiensi adalah perbandingan

yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan

dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil

optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan

kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan.”

Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa Efesiensi merupakan

Penggunaan aset yang terbatas akan tetapi memunculkan hasil yang

maksimal.

11
2.5. Pengertian Anggaran

Anggaran yaitu suatu alat bagi manajemen dalam melakukan

perencanaan dan pengendalian terhadap sebuah organisasi. Anggaran

menurut Simamora (2002:202) yaitu sebagai berikut: “Anggaran (budget)

yaitu sebuah rencana kuantitatif aktivitas usaha sebuah organisasi; anggaran

mengidentifikasi sumber daya dan komitmen yang dibutuhkan untuk

memenuhi tujuan organisasi selama periode dianggarkan.”

Menurut Munandar (2007:1) “Anggaran merupakan Busniess

Budget (anggaran Organisasi) atau budget (anggaran) yaitu suatu rencana

yang disusun secara sistematis, meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang

dinyatakan dalam satuan (unit moneter), dan berlaku untuk jangka waktu

tertentu yang akan datang.”

Menurut Nafarin, (2004:11), “anggaran yaitu rencana tertulis

mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk

jangka waktu tertentu dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang, tetapi

dapat juga dinyatakan dalam satuan barang maupun jasa”.

Dari beberapa pengertian anggaran yang dikemukakan diatas dapat

disimpulkan bahwa anggaran yaitu rencana kerja sistematis yang dinilai

dengan uang yang dibuat dalam bentuk angka-angka serta disusun dalam

suatu atau beberapa periode tertentu yang dipakai sebagai alat perencanaan,

pengkoordinasian yang terpadu dan pengendalian tanggung jawab

manajemen melalui proses tertentu.

12
2.6. Pengertian Paperless

Paperless merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk mengelola

sistem administrasi. Ide paperless office mulai mencuat pada akhir tahun 90-

an. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas dan

digitalisasi dokumen. Manfaatnya adalah meningkatkan produktivitas,

hemat biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan.

Jargon paperless office memang sudah menggema beberapa tahun

lalu. Sejak kemajuan di bidang teknologi informasi dan komputer, manusia

mendapatkan alternatif lain dalam mengolah dan membaca berbagai

dokumen. Paperless office merupakan suatu cita-cita untuk membiasakan

diri mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk digital, dengan kata

lain mengurangi pemakaian kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen

seperti sekarang.

Konsep Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan

meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Jadi diharapkan kiranya konsep

Paperless tidak diterjemahkan dengan arti= “Bebas Kertas”. Karena hampir

tidak mungkin bagi sebuah kantor untuk tidak menggunakan kertas dalam

menjalankan tugas administrasi perkantorannya. Konsep ini merupakan

hasil pemikiran yang muncul selain sebagai akibat berkembangnya

teknologi informasi dan komputer juga merupakan sebuah solusi untuk

mengurangi penggunaan filling kabinet sebagai tempat penyimpanan arsip

dan merupakan pekerjaan yang memakan waktu terlalu lama.

13
2.7. Pengertian Kantor

Pada jaman dahulu, manusia mengerjakan pekerjaan secara

tradisional, dari segi pertanian contohnya, mengerjakan pekerjaan dengan

bantuan tenaga hewan dan alat sederhana untuk mengolah lahan

pertaniannya. Keinginan dan kebutuhan manusia semakin berkembang,

terlihat dari peralihan, yakni dari tradisional (pertanian dan perkebunan)

menuju modern (perkantoran dan industri).

Sebelum tahun 1970-an pekerjaan kantor pada umumnya dipandang

oleh sebagian masyarakat adalah kegiatan yang tidak begitu penting.

Kegiatan yang dilakukan hanya catat mencatat dan adanya surat-surat yang

ditumpuk dimeja sehingga memenuhi ruangan kantor.

Perkantoran kini berkembang dinamis mengikuti perkembangan

jaman. Kantor adalah tempat yang digunakan untuk kepentingan perusahaan

atau perniagaan dilakukan secara terus menerus atau rutin. Kantor adalah

suatu ruangan atau tempat atau bangunan baik tidak bertingkat maupun

bertingkat. Biasanya perusahaan menegah memiliki kantor pusat dan kantor

cabang.

Orang-orang yang bekerja di kantor saat ini dituntut untuk

berpenampilan rapi, bersih dan sopan adalah untuk merepresentasikan

kantor tersebut bekerja profesional. Di samping itu, mereka di tuntut untuk

menghasilkan informasi tidak hanya untuk pihak internal saja tetapi untuk

pihak eksternal, yaitu pemerintah dan masyarakat.

14
 Keterbukaan kepada pihak eksternal akan memberikan citra yang

baik bagi perusahaan itu sendiri. Akan tetapi, keterbukaan informasi juga

harus dalam batas wajar, mengingat adanya kompetitor atau pesaing

perusahaan. Keterbukaan informasi kepada pihak eksternal juga dapat

menjadi wahana pembelajaran bagi para mahasiswa untuk

mengimplementasikan teori yang telah dipelajari di kelas dapat juga

menjadi acuan untuk membuat tugas akhir atau skripsi yang diajukan untuk

mendapat gelar diploma atau sarjana.

15