BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Efektivitas
2.1.1. Pengertian Efektivitas
Efektivitas merupakan unsur pokok untuk mencapai tujuan atau
sasaran yang telah ditentukan di dalam setiap organisasi, kegiatan ataupun
program. Dikatakan efektif apabila tujuan ataupun sasaran tercapai sesuai
dengan yang telah ditentukan. Pengertian tersebut sesuai dengan pendapat
Mahmudi (2005:92) yang menyatakan bahwa efektivitas merupakan
hubungan antara output dengan tujuan, semakin besar kontribusi
(sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan, maka semakin efektif
organisasi, program atau kegiatan.

Selain itu, Kurniawan (2005:109) mendefinisikan efektivitas adalah

kemampuan melaksanakan tugas, fungsi (operasi kegiatan program atau
misi) daripada suatu organisasi atau sejenisnya yang tidak adanya tekanan
atau ketegangan diantara pelaksanaannya.

Lebih lanjut, Hidayat dalam Rizky (2011:1) menjelaskan efektivitas

adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,
kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar persentase target
yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan suatu

ukuran yang menyatakan seberapa jauh target sasaran atau tujuan telah
tercapai.

2.1.2. Ukuran Efektivitas

Adapun kriteria atau ukuran mengenai pencapaian tujuan efektif atau
tidak, seperti yang telah dikemukakan oleh Siagian (1978:77), yaitu:
a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai, hal ini dimaksudkan supaya
karyawan dalam pelaksanaan tugas mencapai sasaran yang terarah dan
tujuan organisasi dapat tercapai
b. Kejelasan strategi pencapaian tujuan, telah diketahui bahwa strategi
adalah “pada jalan” yang diikuti dalam melakukan berbagai upaya
dalam mencapai sasaran-sasaran yang ditentukan agar para implementer
tidak tersesat dalam pencapaian tujuan organisasi
c. Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, berkaitan
dengan tujuan yang hendak dicapai dan strategi yang telah ditetapkan,

14
 15

artinya kebijakan harus mampu menjembatani tujuan-tujuan dengan

usaha-usaha pelaksanaan kegiatan operasional
d. Perencanaan yang matang, pada hakekatnya berarti memutuskan
sekarang apa yang dikerjakan oleh oerganisasi dimasa depan
e. Penyusunan program yang tepat. Suatu rencana yang baik masih perlu
dijabarkan dalam program-program pelaksanaan yang tepat sebab
apabila tidak, para pelaksana akan kurang memiliki pedoman bertindak
dan bekerja
f. Tersedianya sarana dan prasarana kerja. Salah satu indikator efektivitas
organisasi adalah kemampuan bekerja secara produktif. Dengan sarana
dan prasarana yang tersedia dan mungkin disediakan oleh organisasi
g. Pelaksanaan yang efektif dan efisien. Bagaimanapun baiknya suatu
program apabila tidak dilaksanakan secara efektif dan efisien maka
organisasi tersebut tidak akan mencapai sasarannya, karena dengan
pelaksanaan organisasi semakin didekatkan pada tujuannya
h. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik,
mengingat sifat manusia yang tidak sempurna, maka efektivitas
organisasi menuntut terdapatnya sistem pengawasan dan pengendalian.
Selanjutnya Tangkilisan (2005:141) mengemukakan 5 (lima) kriteria
dalam pengukuran efektivitas, yaitu:
1. Produktivitas
2. Kemampuan adaptasi kerja
3. Kepuasan kerja
4. Kemampuan berlaba
5. Pencarian sumber daya

Selain itu, ada pula tiga pendekatan yang juga dapat digunakan
sebagai kriteria untuk mengukur efektivitas suatu organisasi seperti yang
dikemukakan oleh Martani dan Lubis (1987:55):
a. Pendekatan Sumber (resource approach) yakni mengukur efektivitas
dari input. Pendekatan mengutamakan adanya keberhasilan organisasi
untuk memperoleh sumber daya, baik fisik maupun nonfisik yang
sesuai dengan kebutuhan organisasi
b. Pendekatan Proses (process approach) adalah untuk melihat sejauh
mana efektivitas pelaksanaan program dari semua kegiatan proses
internal atau mekanisme organisasi
c. Pendekatan Sasaran (goals approach) dimana pusat perhatian pada
output, mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil
(output) yang sesuai dengan rencana.
 16

Sedangkan ukuran efektivitas menurut Duncan dalam Steers

(1985:53) adalah sebagai berikut:
1. Pencapaian Tujuan
Pencapaian adalah keseluruhan upaya pencapaian tujuan harus
dipandang sebagai suatu proses. Oleh karena itu, agar pencapaian
tujuan akhir semakin terjamin, diperlukan pentahapan, baik dalam arti
pentahapan pencapaian bagian-bagiannya, maupun pentahapan dalam
arti periodisasinya.
Pencapaian tujuan terdiri dari beberapa faktor, yaitu: Kurun waktu dan
sasaran yang merupakan target kongkrit.
2. Integrasi
Integrasi yaitu pengukuran terhadap tingkat kemampuan suatu
organisasi untuk mengadakan sosialisasi, pengembangan konsensus dan
komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya. Integrasi
menyangkut proses sosialisasi.
3. Adaptasi
Adaptasi adalah kemampuan organisasi untuk menyesuaikan diri
dengan lingkungannya. Untuk itu digunakan tolak ukur proses
pengadaan dan pengisian tenaga kerja.

Dari sejumlah definisi-definisi mengenai ukuran tingkat efektivitas

yang telah dijabarkan tersebut, penulis lebih cenderung memilih untuk
menggunakan teori pengukuran efektivitas sebagaimana yang telah
dikemukakan oleh Duncan dalam Steers (1985:53), yaitu:
1. Pencapaian Tujuan
Mengenai bagaimana proses pencapaian tujuan adanya aplikasi OA
(Office Automation) di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang
dimana tujuan digunakan aplikasi OA (Office Automation) tersebut
adalah untuk membantu program efisiensi perusahaan.
2. Integrasi
Mengenai bagaimana proses sosialisasi mengenai aplikasi OA (Office
Automation) kepada karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area
Palembang
3. Adaptasi
Mengenai bagaimana kemampuan karyawan PT PLN (Persero) WS2JB
Area Palembang dalam menggunakan aplikasi OA (Office Automation).
 17

2.2. Sistem Informasi Manajemen

2.2.1. Pengertian Sistem
Menurut Sutabri (2005:8) pengertian sistem secara umum dapat
dirincikan sebagai berikut:
a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. Sistem pernafasan kita terdiri dari
suatu kelompok unsur, yang terdiri dari hidung, salursan pernafasan,
paru-paru, dan darah. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem
yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang
membentuk subsistem tersebut.
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang
lain dan sifat serta kerja sama antarunsur sistem tersebut mempunyai
bentuk tertentu.
c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Sistem pernafasan kita
bertujuan menyediakan oksigen dan pembuangan karbon dioksida dari
tubuh kita bagi kepentingan kelangsungan hidup kita. Unsur sistem
tersebut yang berupa hidung, saluran pernafasan, paru-paru, dan darah
bekerja sama satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk
mencapai tujuan tersebut di atas.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Sistem pernafasan kita merupakan bagian dari sistem metabolisme
tubuh. Contoh sistem lain adalah sistem pencernaan makanan, sistem
peredaran darah, dan sistem pertahanan tubuh.

Dari uraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem pada

dasarnya adalah sekompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang
lain dan berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian
tersebut pun dibenarkan dalam pendapat Mcleod (2001:11) yang
memberikan pengertian bahwa sistem adalah sekelompok elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekelompok
unsur atau elemen yang saling berhubungan dan memiliki fungsi serta
tujuan yang sama.
 18

5.2.2. Pengertian Informasi

Menurut Sutabri (2005:8), informasi adalah data yang telah
diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses
pengambilan keputusan.
Sedangkan menurut Mcleod (2001:15), pengertian informasi adalah
suatu data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Berdasarkan dari pengertian kedua ahli tersebut, dapat disimpulkan
bahwa informasi merupakan data yang telah diolah dan diproses yang
memiliki fungsi dalam penggunaannya.

5.2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki beragam definisi dari berbagai ahli.
Berikut merupakan definisi dari sistem informasi:

Tabel 5.1
Definisi Sistem Informasi
Sumber Definisi
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur
kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi
Alter (1992)
yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam
sebuah organisasi.
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras
Bodnar dan Hopwood dan perangkat lunak yang dirancang untuk metrans-
(1993) formasikan data ke dalam bentuk informasi yang
berguna.
Sistem informasi adalah suatu sistem buatan
manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan
Gelinas, Oram, dan komponen berbasis komputer dan manual yang
Wiggins (1990) dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan
mengelola data serta menyediakan informasi
keluaran kepada para pemakai.
Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur
Hall (2001) formal di mana data dikelompokkan, diproses
menjadi informasi untuk tujuan yang spesifik.
Sistem informasi adalah kerangka kerja yang
mengkoordinasikan sumber daya (manusia,
Wilkinson (1992) komputer) untuk mengubah masukan (input)
menjadi keluaran (informasi), guna mencapai
sasaran-sasaran perusahaan.
Sumber: Kadir, 2003:11
 19

Dari pengertian mengenai sistem informasi menurut berbagai para ahli

tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan sebuah
sistem buatan manusia yang mencakup sejumlah komponen (manusia,
komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja) yang memiliki sesuatu
yang dapat diproses (data diolah menjadi informasi), dan dimaksudkan
untuk mencapai suatu tujuan.

5.2.4. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Menurut Cushing dalam Jogiyanto (2005:14) menyatakan bahwa
sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber
daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab
mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang
berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan
dan pengendalian.

Berbeda pula dengan pendapat Wu dalam Jogiyanto (2005:14) bahwa

sistem informasi manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem yang
menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.
Berdasarkan definisi-definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari interaksi antara manusia
dan sumber daya modal yang menghasilkan informasi untuk mendukung
manajemen.

5.3. Manajemen Kearsipan Modern

5.3.1. Sistem Pengolahan Surat-Menyurat Modern
Dilihat pada era digital saat ini, sistem surat-menyurat secara manual
sudah mulai ditinggalkan untuk lebih meningkatkan efisiensi. Setiap
perusahaan/lembaga sudah mulai membutuhkan suatu sistem yang
terkomputerisasi yang dapat membantu pekerjaan menjadi lebih baik dari
sebelumnya.
Menurut Pressman (2002:276), sistem komputerisasi adalah
serangkaian atau elemen-elemen yang diatur untuk mencapai tujuan yang
 20

ditentukan sebelumnya melalui pemrosesan informasi. Sistem komputerisasi

menggunakan berbagai elemen sistem:
1. Perangkat Lunak
Program komputer, struktur data, dan dokumen yang berhubungan dan
berfungsi untuk memperngaruhi metode logis, prosedur, dan kontrol
yang dibutuhkan.
2. Perangkat Keras
Perangkat elektronik yang dapat mendukung perangkat lunak dan dapat
memberikan fungsi dunia eksternal.
3. Manusia
Pemakai dan operator perangkat keras dan perangkat lunak.
4. Database
Kumpulan informasi yang besar dan terorganisasi yang diakses melalui
perangkat lunak.
5. Dokumentasi
Data manual, formulir dan informasi deskriptif lainnya yang dapat
menggambarkan penggunaan dan pengoperasian sistem.
6. Prosedur
Langkah-langkah yang dapat menentukan penggunaan khusus dari
masing-masing elemen sistem atau konteks prosedural dimana sistem
berada.

Pengertian mengenai sistem komputerisasi tersebut juga sama dengan

yang dikemukakan oleh Aprianijaya dkk (2012:3) bahwa dengan semakin
majunya teknologi dan kebutuhan akan penyajian informasi secara cepat,
tepat, dan akurat maka dibutuhkan alat bantu pengolah data sebagai
pendukungnya.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa dengan semakin majunya

teknologi dan kebutuhan akan penyajian informasi secara cepat, tepat, dan
akurat dibutuhkan sistem komputerisasi agar tujuan dapat tercapai.

2.3.2. Penggunaan Komputer dalam Sistem Kearsipan

Dalam perkantoran, banyak sekali pekerjaan-pekerjaan yang sangat
membutuhkan kemajuan teknologi. Salah satu tugas kantor yang
membutuhkan teknologi adalah pengelolaan dokumen-dokumen organisasi
 21

atau kearsipan. Dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan

membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan
baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan,
pendistribusian, dan perawatan dokumen. Penggunaan media elektronik
dalam pengelolaan arsip tersebut disebut dengan sistem pengarsipan
elektronik (Electronic Filling system) yang berbasiskan pada penggunaan
komputer.
Menurut Sugiarto dan Teguh (2005:123), adapun kelebihan dari
komputer adalah sebagai berikut:
a. Proses pengolahan yang cepat
Mengingat informasi merupakan landasan bagi suatu pengambilan
keputusan, maka datangnya tidak boleh terlambat. Jika sebuah
informasi terlambat diterima, manfaatnya akan lebih rendah
dibandingkan dengan jika informasi tersebut datang tepat pada
waktunya sehingga pada saat ini faktor kecepatan mendapat informasi
menjadi penyebab mahalnya sebuah informasi. Melakukan pengolahan
data berbasis komputer dalam sistem informasi, masalah kecepatan
dalam mengasilkan informasi dapat lebih teratasi. Kemampuan
mempersingkat waktu pekerjaan tersebut membuat manusia tidak perlu
mempersulit diri dan menghabiskan waktunya untuk satu pekerjaan saja
sehingga dapat memanfaatkan waktu untuk juga mengerjakan
pekerjaan-pekerjaan lainnya.
b. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi
Akurat, berarti bahwa informasi yang dihasilkan tepat sesuai dengan
tujuan pengolahan data. Sebuah informasi harus akurat mengingat
proses berjalannya informasi dari sumber informasi sampai ke penerima
akan terdapat banyak noise atau gangguan-gangguan yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut seperti tekanan pada mental
yang cenderung dimiliki manusia apabila bekerja melebihi batasan
waktu.
c. Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya
Komputer dirancang sedemikian rupa baik dari sisi perangkat keras
maupun lunaknya untuk membuat manusia betah mengoperasikannya.
Penggunaan simbol-simbol atau tanda-tanda tertentu dalam
pengoperasian program dapat dengan mudah dipahami oleh
operatornya. Masalah bahasapun sudah bukan menjadi kendala lagi,
 22

mengingat sekarang sudah banyak program-program dibuat dengan

menggunakan berbagai macam bahasa.

Sedangkan, penggunaan komputer sebagai sebuah mesin atau alat

bantu manusia dalam melaksanakan berbagai tugas yang diberikan, juga
memiliki beberapa keterbatasan sebagai berikut (Sugiarto dan Teguh,
2005:123):
a. Komputer hanyalah alat
Sehebat-hebatnya kemampuan komputer dan secepat apapun proses
yang dilakukannya, jika manusia yang merupakan komponen
brainware atau “otak” sesungguhnya bagi komputer tidak berperan
didalamnya, maka komputer hanyalah terbatas sebagai alat mati yang
tidak berfungsi apa-apa. Sebagai sebuah mesin, komputer hanya akan
mengeksekusi pekerjaan yang diberikan kepadanya sedangkan perintah
yang tidak diberikan tidak akan dikerjakan. Komputer hanya
mengeksekusi data yang diberikan manusia, memprosesnya kemudian
menampilkan hasil pengolahan tersebut. Sedangkan manusia
mengambil peranan disamping sebagai pembuat, pengoperasi juga
sebagai pengembang ilmu komputernya sendiri.
b. Komputer memerlukan program aplikasi
Untuk mengerjakan dan memproses sesuatu, komputer membutuhkan
apa yang disebut dengan Program Aplikasi. Program Aplikasi
merupakan program jadi yang siap pakai untuk keperluan
mempermudah pekerjaan manusia. Program aplikasi tersebut
bermacam-macam jenis dan fungsinya. Setiap pekerjaan yang berbeda
akan memerlukan aplikasi-aplikasi yang berbeda pula.
c. Komputer terbatas pada kemampuan algoritma
Algoritma yang dimaksud adalah urutan langkah untuk melakukan
proses dalam mendapatkan hasil pekerjaan. Komputer tidak bisa
melakukan suatu pengambilan keputusan diluar algoritma yang telah
diberikan. Sebagai contoh, seorang manajer pemasaran sebua
perusahaan dengan kemampuan akal dan pengalaman yang dimilikinya
serta dengan mempertimbangkan faktor-faktor tertentu akan mampu
memprediksikan laku tidaknya suatu barang dagangan. Dalam dunia
perdangan diibaratkan dengan kondisi “satu ditambah satu belum tentu
dua”. Sebuah merk minuman segar yang dulunya laku keras, belum
tentu akan laku pula untuk bulan ini jika tiba-tiba ada isu tercampurnya
minuman tersebut dengan bahan sintetis yang mengandung narkotika
misalnya. Tetapi dalam komputer, keputusan yang diambil tidak bisa
 23

mempertimbangkan faktor-faktor dan kondisi eksternal, karena “satu

tambah satu sudah pasti dua” dengan ditentukan oleh algoritma atau
langkah-langkah yang diterapkan padanya.

2.3.3. Contoh Perangkat Lunak Kearsipan yang Berkembang

Banyak sekali jenis perangkat lunak mengenai kearsipan yang sedang
berkembang saat ini. Mendapatkan perangkat lunak tersebut juga tidak
hanya dengan membeli, tetapi ada juga perangkat lunak kearsipan yang
tersedia di website-website tertentu yang bisa didapat dengan gratis, tentu
saja program yang didapat dengan gratis memiliki banyak sekali kekurangan
dibandingkan dengan yang membeli.
Berikut beberapa perangkat lunak yang sudah ada dan berkembang di
beberapa perusahaan (Sugiarto dan Teguh, 2005:152):
1. Cabinet NG
CABINET NG merupakan contoh aplikasi perangkat lunak untuk
kearsipan yang membantu untuk meningkatkan efisiensi kantor, yaitu
melakukan proses pengarsipan dengan mudah tanpa dipersulit oleh
lokasi transaksi yang terjadi. Dalam lembar promosinya ditulis bahwa
aplikasi tersebut menerapkan ulang konsep pengaturan kearsipan secara
umum menggunakan lemari penyimpanan surat-surat, dokumen dan
map/brosur, tetapi silakukan secara elektronis, sehingga dapat
menghemat waktu, ruang, uang dan pemikiran yang rumit.

Gambar 2.1.
Situs Promosi CabinetNG
Sumber: www.cabinetng.com
 24

2. EFS for Singapore Judificial

Electronis Filling System for Singapore Judificial merupakan salah satu
sistem kearsipan elektronik berbasis web yang menjadi salah satu
percontohan dunia. Sistem ini mengintegrasikan dokumen yang ada di
pengadilan dengan perusahaan-perusahaan di bidang hukum (law firms)
sehingga memudahkan proses-proses peradilan yang terjadi dan
bertujuan pada terciptanya paperless court system (sistem peradilan
tanpa kertas). Kearsipan elektronik pada sistem ini dilakukan dengan
pendekatan yang menyeluruh pada terjadinya proses-proses pengadilan
sipil di negara tersebut. Sistem ini diharapkan pula dapat membebaskan
para pengacara dari beban logistical dalam memanajemen file seperti
pekerjaan membawa, memindah atau menyimpannya.

3. Paper Master Pro

PaperMaster Pro merupakan program yang dikembangkan untuk
membantu kita melakukan pengorganisasian dokumen, mengarsip dan
menemukan kembali (retrieve) file tersebut. PaperMaster Pro sekarang
berkembang ke versi 7 dan hanya dibuat dalam bahasa Inggris. Program
PaperMaster dapat melakukan:
a. Melakukan scan secara otomatis dan menyimpan dokumen kertas
ke dalam media digital.
b. Mengorganisasi semua kertas, faxes, email dan online documents.
c. Mencari data, mengedit atau melanjutkan ke proses yang lain
seperti fax, copy, email, dan sebagainya.

Gambar 2.2.
Logo PaperMaster Pro
Sumber: PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang