DAFTAR ISI

PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

NO. DOKUMEN ISI

SNR-MM-1 PROFILE PERUSAHAAN

SNR-MM-2 RENCANA BISNIS
SNR -MM-3 KEBIJAKAN DAN SASARAN MUTU
SNR -MM-4 RENCANA MUTU
SNR -MM-5 STRUKTUR ORGANISASI, URAIAN DAN KUALIFIKASI
SNR -MM-6 DENAH PABRIK
SNR -PSM-PEM PROSEDUR SISTEM MUTU - PEMBELIAN
SNR -PSM- PROSEDUR SISTEM MUTU - PRODUKSI
PROD
SNR -PSM-PA PROSEDUR SISTEM MUTU – PENGECEKAN AKHIR
SNR -PSM-PEM PROSEDUR SISTEM MUTU - GUDANG
SNR -PSM-PEM PROSEDUR SISTEM MUTU - MARKETING
SNR -PSM-PD PROSEDUR SISTEM MUTU – PENGENDALIAN DOKUMEN
 No. Dokumen : SNR-MM-1
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
PROFIL PERUSAHAAN Halaman : 1 dari 1
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA Copy No :

1. Profil Perusahaan
- Nama perusahaan
- Alamat pabrik
- Kantor pusat
- Tanggal pendirian
- Tanggal pengesahan
- Bidang usaha
- Pemasaran produk
- Permodalan
: PT. SINERGY NUSANTAR RAYA
: Jl. Lintas Timur, Desa Cahyou
Randu, RT/RW : 04/02 Kec. Pagar
Dewa, Kab. Tulang Bawang Barat
Provinsi Lampung
: Jl. Todak, Komplek Todak Permai Indah Blok B
No. 7, Desa/Kelurahan Tangkerang Barat,
Kecamatan Marpoyan Damai, Kota Pekanbaru,
Provinsi Riau.
Kode Pos : 28282
E.Mail: sinergynusantararaya@gmail.com
: 21 Desember 2022
: 10 Januari 2023
: Industri dan Eksportir Arang
: Ekspor dan lokal
: PMDN

2. Visi dan Misi

Visi PT. Sinergy Nusantara Raya
Visi Perusahaan adalah untuk mendapatkan keuntungan jangka panjang dengan
memberdayaan tenaga kerja yang tersedia (pengurangan pengangguran di
daerah) dan memanfaatkan sumber daya (alam/resouces) yang tersedia yang
sebagian besar merupakan bahan baku limbah kayu, atau dengan kata lain
memanfaatkan bahan limbah untuk diubah menjadi/memiliki nilai ekonomis.

Misi PT. Sinergy Nusantara Raya

Misi Perusahaan adalah memanfaatkan semaksimal mungkin limbah kayu yang
tidak termanfaatkan menjadi suatu produk yang mempunyai nilai ekonomis yang
tinggi, memberdayakan masyarakat untuk limbah kayu menjadi ekonomis yang
maksimal dan bersaing
 No. Dokumen : SNR-MM-2
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
Rencana Bisnis Halaman : 1 dari 1
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA Copy No :

1. Latar Belakang
Seiring dengan jatuhnya harga Standard Indonesian Rubber di pasaran harga
Internasional dalam 1 dekade terakhir membuat para petani karet di
Indonesia mengeluhkan turunnya harga karet, sehingga tidak sedikit yang
kemudian banting setir, dan kemudian beralih bidang usaha dari pertanian
karet menjadi pertanian sawit. Banyak mantan pengusaha pertanian karet
yang menebang pohon karet dari lahan yang mereka miliki untuk kemudian
ditanami sawit. Demikian juga banyak pengusaha pertanian sawit membeli
lahan-lahan pertanian karet untuk tujuan perluasan perkebunan sawit.
Kondisi-kondisi seperti ini kemudian mengakibatkan berlimpahnya limbah
kayu karet.

2. Potensi Pasar
Berlimpahnya limbah kayu karet dilihat pimpinan puncak PT Sinergy
Nusantara Raya sebagai kesempatan dalam memulai bisnis baru, yaitu
memanfaatkan limbah kayu karet tersebut untuk diproduksi ulang dengan
memberdayakan masyarakat menjadi arang maupun produk lain yang lebih
memiliki nilai ekonomi. Pimpinan puncak juga berkeyakinan bahwa di masa
depan bisnis arang akan semakin meningkat seiring adanya komitmen dari
negara-negara maju untuk mengurangi pemakaian bahan bakar yang
bersumber dari batu bara dan menggantikannya dengan sumber energi
terbarukan.

Adapun tujuan pasar dari PT Sinergy Nusantara Raya untuk saat ini adalah
Tiongkok, Belanda, Italia, Korea dan Arab Saudi

2. Rencana Jangka Pendek

Memproduksi limbah kayu karet:
- kayu rencek/ kayu ranting menjadi arang.
- kayu balok menjadi Palet.

4. Rencana Jangka Panjang

- Memproduksi kayu lapis, bricket dan wood pelet.
 No. Dokumen : SNR-MM-03
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
3. KEBIJAKAN DAN
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA Halaman : 1 dari 1
SASARAN MUTU Copy No :

Kebijakan Mutu

Menjadi Produsen Arang terpercaya, mutu terjamin dan

pengiriman dengan tepat waktu, berkomitmen memenuhi

persyaratan yang berlaku dan peningkatan berkelanjutan dari

sistem manajemen mutu, dengan motto :

’MUTU HARI INI UNTUK PASAR MASA DEPAN

KAMI”
Quality Today is our market future

Sasaran Mutu
Sasaran Mutu ditetapkan setiap tahun
berdasarkan
hasil Keputusan Rapat Tinjauan Manajemen.

Tubaba, 18 Mei 2023

TAHIR
Direktur Utama
 No. Dokumen : SNR-MM-4
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Halaman : 1 dari 2
RENCANA MUTU Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Tujuan : Untuk menjamin semua Proses terencana dan terarah

Penanggung
No Flow Chart Alir Proses Inspeksi / Uji Parameter Standar Acuan Cara Pengukuran
Jawab

1 PENERIMAAN Inspeksi Visual Timbangan Berat Timbangan Kabag Pembelian

KAYU RENCEK

2 PENYIMPANAN / Penempatan / Penumpukan Kondisi kayu rencek Lama Penumpukan Visual 1. Kabag Produksi
PENUMPUKAN minimal 1 minggu 2. Bagian Gudang
KAYU RENCEK

3 PENGKONDISIAN Seleksi diameter kayu dan Pembelahan Pengukuran Diameter < 10 cm Visual
KAYU RENCEK kayu (bila diperlukan) Kabag Produksi

4 PENGARANGAN Pengawasan bagian proses Suhu dan durasi Suhu maksimum 300C Termometer Kabag Produksi
pembakaran kayu rencek selama 1 hari
menjadi arang

5 PEMERAMAN Pengawasan bagian proses Kondisi kayu yang berubah Waktu peram sekitar Pencatatan Kabag Produksi
pemeraman di dalam tungku arang 7-8 hari
Warna dan bau asap Warna asap putih Visual
Bau asap tidak Pemeraman
menyengat
 No. Dokumen : SNR-MM-4
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Halaman : 2 dari 2
RENCANA MUTU Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Tujuan : Untuk menjamin semua Proses terencana dan terarah

Penanggung
No Flow Chart Alir Proses Inspeksi / Uji Parameter Standar Acuan Cara Pengukuran
Jawab

6 PENYIRAMAN AIR Pengawasan kegiatan proses Penampakan asap sampai tidak berasap Visual Kabag Produksi
KE ARANG UNTUK Pendinginan alamiah
PENDINGINAN

7 PROSES "PANEN" Pengawasan kegiatan proses Bentuk kayu arang matang Visual Kabag Produksi
ARANG pengeluaran arang dari dalam
tungku

8 PENGEPAKAN / Sortir dan Pengayakan Pengawasan Ukuran sekop Ukuran sekop > 3-4cm Pengayakan Kabag Produksi
PENGEMASAN proses pengepakan arang ke karung / Kadar air Berat 8-12 % Water/moisture meter
packaging lain arang Berat per karung 28 kg Timbangan

9 PENYIMPANAN Preservasi Produk Suhu arang Suhu maks. 28C Termometer 1. Kabag Produksi
Durasi penyimpanan Minimum 10 hari Pencatatan 2. Bagian Gudang
Kebersihan & keamanan Terhindar dari kerusakan
gudang / penurunan mutu produk

10 PENGIRIMAN Preservasi Produk Kebersihan dan keamanan alat Sarana angkut bersih Cuaca 1. Kabag Produksi
angkut serta kondisi cuaca cuaca cerah 2. Kabag
Pemasaran
 No. Dokumen : SNR-MM-5
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Halaman : 1 dari 1
STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

DIREKTUR UTAMA
TAHIR

DIREKTUR

KEPALA PABRIK

KA. PEMASARAN KA. PEMBELIAN & QC KA. PRODUKSI & TEKNIK KA. LOGISTIK KA. PERSONALIA & TATA USAHA
RASTOMI IBRAHIM HAMID JOKO SUBAGIO UNTUNG SURBEKTI H.L AYUNINGTYAS

KARYAWAN KARYAWAN KARYAWAN KARYAWAN KARYAWAN

Wakil Manajemen dan Masing – masing Kepala Bagian,ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur Utama.

Tulang Bawang Barat, 18 Mei 2023

PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

TAHIR
Direktur Utama
 No. Dokumen : SNR-MM-5
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
URAIAN, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG Halaman : 1 dari 4
Copy No :
PT. SINERGY
NUSANTARA RAYA

1 Nama Jabatan : DIREKTUR

Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
1 Melaksanakan tujuan dan kewajiban perusahaan.
2 Mengelola perusahaan secara umum dan keseluruhan.
3 Mengawasi proses pemasaran, negosiasi dan promosi produk kepada perusahaan rekanan / buyer
dan supplier sebagai pemasok Raw Material.
4 Memimpin dan mengkordinasi seluruh kegiatan dan operasional menyeluruh di perusahaan.
5 Menetapkan dan memelihara Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
6 Meninjau SMM dan SML secara periodik.
7 Memutuskan tindakan perbaikan bagi SMM dan SML.
8 Bertanggung jawab terhadap Dewan Direksi atas seluruh kegiatan operasional perusahaan yang
dijalankan.
9 Menetapkan dan menerapkan Struktur Organisasi perusahaan yang definitif.

2 Nama Jabatan : KEPALA PABRIK

Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
1 Memimpin seluruh kegiatan operasional pabrik.
2 Mewakili Direktur dalam urusan birokrasi pada Instansi pemerintah / swasta.
3 Mengatur rencana kerja tahunan, bulanan, mingguan, harian dan melakukan evaluasi berkala.
4 Bertanggung jawab kepada Direktur atas seluruh kegiatan pabrik.
5 Memberikan masukan / saran kepada Direktur dalam usaha perbaikan Sistem Manajemen Pabrik.
6 Mengetahui dan menanda tangani surat-surat dari internal dan eksternal sesuai dengan
wewenangnya.
7 Menetapkan dan menerapkan SMM dan SML yang definitif.

3 Nama Jabatan : KABAG PEMASARAN

Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
1 Menerima dan mendokumentasikan order dari Pembeli.
2 Menawarkan / menjual produk kepada calom Pembeli.
3 Menyampaikan jadwal rencana pengiriman kepada Kepala Bagian Produksi.
4 Menentukan / mengesahkan transaksi jual beli produk.
5 Menjawab keluhan / komplain dari Pembeli.
6 Memberikan masukkan/saran kepada Direktur dalam usahan perbaikan Sistem Manajemen Pabrik.

4 Nama Jabatan : KABAG PEMBELIAN

Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
1 Mengkordinir pembelian bahan baku.
2 Menetapkan mutu, kualifikasi dan harga pembelian bahan baku.
3 Menetapkan daftar Pemasok mampu dan melakukan evaluasi sevara berkala.
4 Mendokumentasikan seluruh kegiatan Bagian Pembelian.
5 Memberikan masukan / saran kepada Direktur dalam usaha perbaikan Sistem Manajemen Pabrik.
6 Mengetahui dan menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan wewenangnya.

5 Nama Jabatan : KABAG PRODUKSI & TEKNIK

Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
1 Menyusun jadwal rencana produksi.
2 Mengkordinir kepala regu / mandor dalam pelaksanaan proses produksi.
3 Mengesahkan daftar hadir karyawan produksi.
4 Mendokumentasikan seluruh kegiatan bagian produksi.
5 Memberikan masukan / saran kepada Direktur dalam usaha perbaikan Sistem Manajemen Pabrik.
6 Mengetahui dan menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan wewenangnya.
 No. Dokumen : SNR-MM-05
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
URAIAN, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG Halaman : 2 dari 4
Copy No :
PT. SINERGY
NUSANTARA RAYA

6 Nama Jabatan : KABAG LOGISTIK

Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
1 Mengkordinir administrasi permintaan, pembelian, menyimpan dan pengelolaan bahan pembantu.
2 Menetapkan daftar oemasok mampu dan melakukan evaluasi secara berkala.
3 Mendokumentasikan seluruh kegiatan bagian logistik.
4 Meberikan masukan / saran kepada Direktur dalam usahan perbaikan Sistem Manajemen Pabrik.
5 Mengetahui dan menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan wewenangnya.

7 Nama Jabatan : KABAG PERSONALIA & TATA

USAHA Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
1 Mengkordinir kegiatan administrasi personalia.
2 Membuat jadwal rencana pelatihan peningkatan SDM baik internal maupun eksternal.
3 Mendokumentasikan seluruh kegiatan bagian personalia.
4 Meberikan masukan / saran kepada Direktur dalam usahan perbaikan Sistem Manajemen Pabrik.
5 Mengetahui dan menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan wewenangnya.

8 Nama Jabatan : KARYAWAN PELAKSANA / STAF

Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
1 Melaksanakan tugas berdasarkan intruksi atasan, kepala bagian atau pimpinan puncak
berdasarkan rencana kerja atau rutinitas.
2 Memberikan masukan / saran kepada Direktur dalam usaha perbaikan Sistem Manajemen Pabrik.
3 Mengetahui dan menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan wewenangnya.

9 Nama Jabatan : PETUGAS SORTIR BAHAN BAKU/

Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang PETUGAS TIMBANG
1 Melakukan pengecekan alat timbang sebelum digunakan, mencatat hasil timbangan ke buku
catatan timbangan, menyalin total catatan timbangan ke Bon Gudang.
2 Menyortir Bahan baku berdasarkan kualifikasi mutu, ukuran
3 Melaporkan hasil pembelian kepada atasan.
 No. Dokumen : SNR-MM-5
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
KUALIFIKASI KOMPETENSI PERSONIL Halaman : 1 dari 3
Copy No :
PT. SINERGY NUSANTARA
RAYA

Posisi / Jabatan : Direktur

Pendidikan : Minimal S1
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 30 s/d 60 tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 3 tahun
Keterampilan : Memahami industri kayu, perijinan dan menguasai manajemen perusahaan
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba

Posisi / Jabatan : Kepala Pabrik

Pendidikan : Minimal S1
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 30 s/d 60 Tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 2 tahun
Keterampilan : Memahami industri kayu arang , perijinan dan menguasai manajemen pabrik
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba

Posisi / Jabatan : Kepala bagian pemasaran

Pendidikan : Minimal S1
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 30 s/d 60 Tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 2 tahun
Keterampilan : Bisa berbahasa Inggris/mandarin , memiliki network luas
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba

Posisi / Jabatan : Kepala bagian pembelian

Pendidikan : Minimal S1
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 30 s/d 60 Tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 2 tahun
Keterampilan : menguasai & memahami karakteristik bahan baku
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba

Posisi / Jabatan : Kepala bagian produksi & teknik

Pendidikan : Minimal S1
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 30 s/d 60 Tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 2 tahun
Keterampilan : Menguasai teknik dan sistem produksi arang
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba
 No. Dokumen : SNR-MM-5
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
KUALIFIKASI KOMPETENSI PERSONIL Halaman : 2 dari 3
Copy No :
PT. SINERGY NUSANTARA
RAYA

Posisi / Jabatan : Kepala bagian logistik

Pendidikan : Minimal S1
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 30 s/d 60 Tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 2 tahun
Keterampilan : Menguasai alur logistik
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba

Posisi / Jabatan : Kepala bagian personalia & Tata Usaha

Pendidikan : Minimal S1
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 30 s/d 60 Tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 2 tahun
Keterampilan : Memahami UU Ketenagakerjaan dan administrasi tata usaha
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba

Posisi / Jabatan : Administrasi keuangan

Pendidikan : Minimal SLTA
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 20 s/d 30 tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 2 tahun
Keterampilan : mengerti pembukuan / akuntansi
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba

Posisi / Jabatan : Kasir

Pendidikan : Minimal SLTA
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 20 s/d 30 tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 2 tahun
Keterampilan : mengerti pembukuan / akuntansi
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba

Posisi / Jabatan : Security

Pendidikan : Minimal SLTP
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 20 s/d 40 tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 1 tahun
Keterampilan : Mempunyai keahlian bela diri + mempunyai Sertifikat Pelatihan Satpam
Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba, berdomisili dekat pabrik
 No. Dokumen : SNR-MM-5
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
KUALIFIKASI KOMPETENSI PERSONIL Halaman : 3 dari 3
Copy No :
PT. SINERGY NUSANTARA
RAYA

Posisi / Jabatan : Tukang timbang

Pendidikan : Minimal SLTA
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 20 s/d 30 tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 1 tahun
Keterampilan : Mahir mengoperasikan alat timbang
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba, jujur dalam bekerja

Posisi / Jabatan : Logistik (administrasi)

Pendidikan : Minimal SLTA
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 20 s/d 30 tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 1 tahun
Keterampilan : Bisa komputer dan menguasai administrasi
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba

Posisi / Jabatan : Logistik (pembelian)

Pendidikan : Minimal SLTA
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 20 s/d 30 tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 1 tahun
Keterampilan : Selektif dalam membeli barang
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba

Posisi / Jabatan : Logistik (inventory stock)

Pendidikan : Minimal SLTA
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 20 s/d 30 tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 1 tahun
Keterampilan : Bisa komputer, dapat menghitung stock opname & dapat mengkalkulasi jumlah
serta jenis barang logistik
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba

Posisi / Jabatan : Operator forklft / loader

Pendidikan : Minimal SLTP
Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan (*coret yang tidak perlu)
Usia : 20 s/d 30 tahun
Pengalaman Kerja : Minimal 1 tahun
Keterampilan : Dapat mengoperasikan mesin alat berat
Keterangan : Sehat jasmani & rohani, bebas dari narkoba, domisili dekat pabrik
 No. Dokumen : SNR-MM-6
MANUAL MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA DENAH PABRIK Halaman : 1 dari 1
Copy No :

1 21

2 22

GUDANG BARANG JADI

3 23
TUNGKU BATA

4 24

5 25

6 26

7 27

8 28

9 29

10 30
TUMPUKAN

11 20
BAHAN
BAKU

12 19

13 18

14 17

15 16
TUMPUKAN
BAHAN
BAKU
 No. Dokumen SNR-PSM-PEM
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke 0
Tgl. Terbit 18/05/2023
PEMBELIAN Halaman 1 dari 3
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Penanggung Waktu Media Rekaman/

Masukan Proses Keluaran
Jawab Proses Kendali Penyimpanan

Kartu/Buku
Stok Bahan Staff Bag. Gudang
Pengelolaan Stok
baku

Staff Bag. Gudang Bag. Gudang

Terima Kebutuhan Kayu

Staff Bag. Gudang

Cek Inventary / Stok Maks. 1 Hari - Kartu Stok
- Cek Fisik

Ya Pengeluaran kayu dari

Ada Stok ? Gudang Staff Bag. Gudang Maks. 1 Hari

Bon Pemakaian
Penyerahan kayu ke
Tidak / Kurang Bokar Staff Bag. Gudang
Bagian Produksi
Daftar
Pemasok
Mampu Bahan Kontrak/kesepakatan
Pemasok
Baku Ka. Bag. Pembelian - Daftar Pemasok
Umum Jenis ? Mampu
Jenis ? Staff Bag. Pembelian - Kinerja Sebelumnya

Hubungi Pemasok
Surat
Permintaan Penawaran Barang Penawaran
Ka. Bag. Pembelian Bag. Pembelian
Kontrak Pembelian

Pemasok
Pengambilan Bahan
Data Baku di lokasi
Pemasok Terima Penawaran
Staff Bag. Pembelian Bag. Pembelian

Seleksi Ka. Bag. Pembelian - Kinerja Sebelumnya Bag. Pembelian

Penyimpanan Bahan
Penawaran - Mutu
Baku di gudang

- Harga
Hal.2
- Pembelian
 No. Dokumen SNR-PSM-PEM
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke 0
Tgl. Terbit 18/05/2023
PEMBELIAN Halaman 2 dari 3
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Penanggung Waktu Media Rekaman/

Masukan Proses Keluaran
Jawab Proses Kendali Penyimpanan
Hal.

Penyerahan Bahan Surat Ka. Bag. Pembelian Bag. Pembelian

Pemasok
IK Terpilih Tdk Baku ke Bagian Penolakan
Terkait

IK-PEM-03
Ya

Pembuatan Purchase Order Staff Bag. Pembelian Bag. Pembelian

Pengadaan Barang Pemasok Maks. 1 Minggu

Bon Barang Masuk
Staff Bag. Gudang / Gudang Bon
Terima Barang
Gudang
Tukar Bahan Baku

Tinjauan
Retur LKP Ka. Bag. Pembelian - Sesuai Spesifikasi

Tidak - Visual Bag. Gudang Bag.

Pembelian
Sesuai ? Perbaiki di
Tempat ?

IKPEM-01 Ya

Perbaikan Oleh LKP Ka. Bag. Pembelian Maks. 3 Hari

Ya
Bag. Gudang Bag.
Pembelian
Ka. Bag. Pembelian - Sesuai Spesifikasi
Tinjauan
- Visual

Ka. Bag. Pembelian

OK ? LKP
Bag. Gudang Bag.
Pembelian
Penyimpanan Barang

Staff Bag. Gudang

 No. Dokumen SNR-PSM-PEM
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke 0
Tgl. Terbit 18/05/2023
PEMBELIAN - PENGENDALIAN KEDATANGAN RAW MATERIAL Halaman 3 dari 3

PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Proses Keluaran Penanggung Waktu Media Rekaman/

Masukan Jawab Proses Kendali Penyimpanan

Pengelolaan Antrian Supplier Security

Terima Bahan Baku Staff Bag. Gudang Penerapan Sistem FIFO Posisi Harian Kayu
Kartu / Buku Stok Bhn
- Kartu Stok Pembantu / Gudang
- Tanda Terima Catatan timbang
Gudang

Pengecekan - Staff Bag. Gudang - Sesuai Spesifikasi

Berkala - Visual
- Kondisi Lingkungan

Staff Bag. Gudang Bag. Pembelian

Identifikasi Sesuai
Klasifikasi

Penyimpanan Sesuai - Ka. Bag. / Gudang

Wilayah

Pemeliharaan Gudang

Pengiriman Bahan Baku / ke Kartu

Unit Produksi Tidak Ada Stock
Kartu / Buku Stok kayu
Kartu / Buku Stok Bhn
Pembantu
- Jadwal Produksi / Bag.Gudang
- Bon Pemakaian
kayu Informasi ke Kurang Cek Sisa
Bagian Pembelian Stock ?

Cukup

Pengelolaan Stock
Berlanjut Ka. Bagian / Gudang Bag.Pembelian & Gudang
 No. Dokumen SNR-PSM-PROD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke 0
Tgl. Terbit 18/05/2023
PRODUKSI Halaman 1 dari 3
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Masukan Proses Keluaran Penanggung Waktu Media Rekaman/

Jawab Proses Kendali Penyimpanan

Transportasi bahan baku ke tunggu

Ka Produksi

Pengadaan
Fasilitator
Penyusunan bahan baku di tungku Ka Produksi

Penyetelan ventilasi tungku

Persiapan pembakaran

Pembakaran

Pemeriksaan

Ka Produksi Pencatatan suhu tungku Checksheet suhu

Sesuai ? Ya

Tidak

Pengecekan visual

Proses pembakaran
Staff Produksi Min. 10 Hari

Tidak

Ka Produksi
Pemeriksaan

Sesuai ? Ya

Hal 2
 No. Dokumen SNR-PSM-PROD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke 0
Tgl. Terbit 18/05/2023
PRODUKSI Halaman 2 dari 3

PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Penanggung Waktu Media Rekaman/

Masukan Proses Keluaran
Jawab Proses Kendali Penyimpanan

Hal 1

Ya

Pembakaran Ka Produksi 10 hari Buku Produksi

Penyiraman air

Pendinginan
Buku catatan suhu Adm. Produksi

Tidak Ka Produksi
Pemeriksaan

Sesuai ?
Ya

Pengepakan Adm. Produksi Buku

Produksi Kartu /
Buku Stok SIR /
Penyimpanan Produk di Laporan Stock
arang Kepala Gudang Bag.Gudang SIR /
Gudang
Bag Prod

Monitoring suhu Buku catatan suhu Adm. Produksi

Tidak

Sesuai ?

Ya

Laporan ke Ka. Pemasaran Ka Produksi Ka Produksi Ka

Pemasaran
 No. Dokumen SNR-PSM-PROD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke 0
Tgl. Terbit 18/05/2023
PRODUKSI (PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI) Halaman 3 dari 3
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Penanggung Waktu Media Rekaman/

Masukan Proses Keluaran
Jawab Proses Kendali Penyimpanan

Proses Berjalan Data Pementauan

Kinerja /
Bag. Produksi
Data
Ka. Produksi - Visual
Kinerja
Data - Spesifikasi Produk
Evaluasi Pemantauan
- Spesifikasi Proses
Kinerja Kinerja
- Analisa Data

Sesuai ? Ya Proses Berlanjut Ka. Produksi

Tidak
Buku Catatan
Pisahkan & Beri Tanda Khusus Ka. Produksi - Lapor : Kepala Ketidak Sesuaian /
Pabrik Bag. Produksi

Identifikasi Sumber Masalah - Label tdk. Sesuai

Metode
Operator
Sumber ?
Karyawan
1) Prosedur Pelatihan Ka Personalia
Identifikasi Revisi Pelatihan Karyawan Kepala Pabrik Peningkatan SDM Ka Pabrik
Material
3) Prosedur Pengendalian
Informasi
1 Terdokumentasi
2

Evaluasi Ka. Produksi Bag. Produksi

Ketidaksesuaian

Pengerjaan Ulang

Ka. Produksi Bag. Produksi

Proses Berlanjut
 No. Dokumen SNR-PSM-PROD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke 0
Tgl. Terbit 18/05/2023
PENGECEKAN AKHIR Halaman 1 dari 1
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Penanggung Waktu Media Rekaman/

Masukan Proses Keluaran
Jawab Proses Kendali Penyimpanan

Pengecekan akhir

Proses pengecekan visual

Tidak Pengerjaan ulang Ka Produksi

Sesuai ?

Ya Proses
pengecekan suhu Buku catatan suhu Adm. Produksi

Ya
Tidak
Sesuai ? Pendinginan Ka Produksi

Ya Proses

sortir ukuran arang

Penyediaan packaging
Kartu / Buku Stok Logistik

Proses pengepakan
 No. Dokumen SNR-PSM-GUD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke 0
Tgl. Terbit 18/05/2023
PENYIMPANAN DAN GUDANG Halaman 1 dari 1
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Penanggung Waktu Media Rekaman/

Masukan Proses Keluaran
Jawab Proses Kendali Penyimpanan

Penyimpanan produk di gudang Ka Produksi 14 hari Bag Gudang

Pengadaan
Fasilitator
Pemberian identitas pada produk Ka Produksi

Alokasi Produk sesuai identitas

Monitoring suhu produk Ka Produksi

Gudang Sistem FIFO Bag Gudang

Shipping Persiapan pengeluaran produk
Instruction

Pemeriksaan

Tidak
Sesuai ? Ka produksi
Ya

Pengeluaran produk Gudang Stok Gudang

Gudang
Persiapan pengiriman
 No. Dokumen SNR-PSM-MAR
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke 0
Tgl. Terbit 18/05/2023
PEMASARAN Halaman 1 dari 3
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Penanggung Waktu Media Rekaman/

Masukan Proses Keluaran
Jawab Proses Kendali Penyimpanan

Laporan Ka.
Produksi Alokasi Penerimaan Order
Baru

Menawarkan Ka.Pemasaran
Produk

Tinjauan oleh Ka.Pemasaran

Pelanggan

Menerima Order Ka.Pemasaran

Buku Kontrak Penjualan /

Pelaksanaan Kontrak kesepakatan Pemasaran
Pokok Kontrak
pelanggan

Delivery Jadwal Pengiriman Ka.Pemasaran Pemasaran

Order

Ka.Pemasaran Jadwal Pengiriman

Pengiriman
/ Gudang
 No. Dokumen SNR-PSM-MAR
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke 0
Tgl. Terbit 18/05/2023
PEMASARAN Halaman 2 dari 3
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Penanggung Waktu Media Rekaman/

Masukan Proses Keluaran
Jawab Proses Kendali Penyimpanan

Analisa Kepuasan Pelanggan

Identifikasi Kriteria Kepuasan

Pelanggan

Isian Quesioner

Setiap 6 Bulan - Mutu Produk Ka Pemasaran

Isian Quesioner - Ketepatan Waktu
Persiapan Quesioner
Pengiriman
- Jumlah Produk
- Service
- Mutu Packing

Menerima Hasil Ka. Pemasaran

Quesioner

Rekapitulasi Hasil
Keseluruhan

Ka. Pemasaran
Analisa

Hal
2
 No. Dokumen SNR-PSM-MAR
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke 0
Tgl. Terbit 18/05/2023
PEMASARAN Halaman 3 dari 3
PT. SINERGY NUSANTARA RAYA

Penanggung Waktu Media Rekaman/

Masukan Proses Keluaran
Jawab Proses Kendali Penyimpanan

Hal
1

- Ka Pemasaran

Hasil Analisa Ka. Pemasaran - Direksi

Kepuasan Kepuasan
Pelanggan Ya
Pelanggan
Tercapai

Tidak

Kepala Pabrik & - Ka Pemasaran

Tindakan Koreksi / Pencegahan Ka. Dept. Terkait - Ka Pabrik

Tidak

Effektif ?

Ya

- Ka Pemasaran

Hasil Analisa - Direksi

Disimpan / Direkam Kepuasan
Pelanggan
 No. Dokumen : SNR-PSM-PD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman : 1 dari 8
RAYA Copy No :

1. Tujuan
Prosedur ini ditujukan untuk memastikan efektifitas pengendalian seluruh
informasi terdokumentasi yang berhubungan dengan sistem mutu
perusahaan

2. Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk seluruh informasi terdokumentasi yang
berhubungan dengan sistem mutu, baik yang berasal dari dalam
(internal) maupun dari luar PT. Sinergy Nusantara Raya (eksternal).

3. Definisi
Informasi terdokumentasi : informasi yang diperlukan untuk dikendalikan dan dikelola oleh
suatu organisasi dan media yang terkandung didalamnya. Misal: Manual Mutu Prosedur
Sistem Mutu, Instruksi Kerja, dan Catatan Mutu
Salinan terkendali: Informasi terdokumentasi yang didistribusikan kepada personel yang
sudah ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap informasi
terdokumentasi tersebut, maka Pusat Pengendali Informasi Terdokumentasi
berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan memastikan yang lama telah
ditarik.
Salinan tidak terkendali (Hanya Informasi): Informasi terdokumentasi yang
didistribusikan kepada personel yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi
perubahan/revisi pada informasi terdokumentasi tersebut, maka Pusat Pengendali
Informasi Terdokumentasi tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan
juga untuk menarik yang lama
Catatan mutu : Informasi terdokumentasi yang menyatakan hasil yang dicapai atau
memberikan bukti kegiatan yang dilakukan
Masa simpan catatan mutu 1 tahun adalah catatan mutu yang dibuat dalam tahun
berjalan (misal dari 1 Januari s/d 31 Desember) disimpan selama 1 tahun dan
dimusnahkan pada tahun ke 3, demikian berlaku kelipatannya.
 No. Dokumen : SNR-PSM-PD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman : 2 dari 8
RAYA Copy No :

4. Penanggung jawab
Ketua tim manajemen/MR bertanggung jawab atas keefektifan
pengendalian informasi terdokumentasi
Pusat Pengendali Informasi Terdokumentasi bertanggung jawab atas identifikasi,
registrasi dan distribusi informasi terdokumentasi dan pemusnahan catatan mutu
Bagian terkait bertanggung jawab atas penyiapan, peninjauan, dan penerapan dari
informasi terdokumentasi serta penyimpanan dan pengamanan catatan mutu

5. Prosedur

Penjelasan Umum
Jenis informasi terdokumentasi yang diterapkan dalam PT. Sinergy Nusantara
Raya sebagai berikut ;
a. Manual Mutu dan lampirannya
b. Standar Perusahan
c. Prosedur Sistem Mutu
d. Instruksi kerja, diagram alir
e. formulir kosong atau check sheet, dan lainnya
f. Formulir yang telah diisi atau catatan

Pembuatan dan revisi informasi terdokumentasi

Informasi terdokumentasi yang dibutuhkan disusun dan direvisi sesuai aturan sebagai
berikut :
- Manual Mutu dan Standard Perusahaan disiapkan oleh Ketua tim
manajemen/MR/penanggung jawab yang ditunjuk dan disahkan oleh
Direktur.
- Prosedur Sistem Mutu disiapkan oleh masing-masing Kepala Bagian
dan disahkan oleh Kepala Pabrik.
- Instruksi Kerja dan Formulir disiapkan oleh masing-masing Bagian dan
disahkan oleh Kepala Bagian terkait.

Setiap usulan penerbitan atau revisi informasi terdokumentasi diajukan secara

resmi kepada pejabat yang terkait.
 No. Dokumen : SNR-PSM-PD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman : 3 dari 8
RAYA Copy No :

5.2.1 melalui Pusat Pengendali Informasi Terdokumentasi menggunakan formulir

permohonan penerbitan / Revisi Informasi Terdokumentasi untuk dimintakan tanggapan
Konsep dokumen yang telah mendapat tanggapan atau dikoreksi seperti pada butir 5.2.2
diserahkan ke Pusat Pengendali Informasi Terdokumentasi untuk diberi identitas, diketik
sesuai format dan kemudian dimintakan pengesahan sesuai butir 5.2.1. Pengesahan
Pedoman Mutu tercantum pada halaman judul setiap klausul. Untuk prosedur, dan
instruksi kerja disetiap halaman. Khusus untuk Formulir kosong/Check Sheet pengesahan
dilakukan dengan memberi paraf pada sudut kiri bawah
Setiap perubahan yang terjadi pada tiap informasi terdokumentasi dapat diketahui dari
kode revisi yang tercantum ditiap halaman.
Apabila terjadi perubahan personil yang berkaitan dengan sistem di PT. Sinergy
Nusantara Raya maka tidak akan dilakukan perubahan informasi terdokumentasi selama
masih berlaku.
Informasi terdokumentasi yang telah disetujui/disahkan harus tercatat dalam Daftar
Informasi Terdokumentasi Internal.
Informasi terdokumentasi yang dipertimbangkan sebagai dokumen Master baik dalam
bentuk hardcopy atau soft copy disimpan oleh Pusat Pengendali Informasi
Terdokumentasi.
Copy Informasi terdokumentasi Master dalam bentuk soft copy, diformat dalam versi
PDF atau versi lain yang tidak dpat diubah (Read only) dan disimpan oleh Pusat
Pengendali Informasi Terdokumentasi.
Soft copy asli hanya disimpan oleh Pusat Pengendali Informasi Terdokumentasi untuk
referensi atau untuk digunakan pada saat dibutuhkan untuk perubahan.
Pemeliharaan soft copy harus dengan cara yang tepat dan sistem back- up harus
diaktifkan melalui hard disk eksternal atau USB drive atau metode lain yang sesuai.

Identifikasi informasi terdokumentasi selain catatan mutu

Setiap informasi terdokumentasi yang diterbitkan diberi nomor identitas yang khas untuk
memudahkan mampu telusurnya, yaitu:
 No. Dokumen : SNR-PSM-PD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman : 4 dari 8
RAYA Copy No :

SNR – MM – XX
SNR – MM – L – ZZ – XX
SNR – PSM – YYY
IK – YYY – XX
F – YYY – XX

Interprestasi :
SNR : PT. Sinergy Nusantara Raya
MM : Manual Mutu
PSM : Prosedur Sistem Mutu
IK : Instruksi Kerja
XX : Nomor Urut Dokumen Pada Tiap Unit Kerja / Fungsi
L : Lampiran
ZZ : Nomor Urut Manual Mutu
YYY : Unit Kerja / Proses
F : Formulir

Kode proses :
- PEM : Pembelian
- PROD : Produksi
- PA : Pengecekan Akhir
- GUD : Gudang
- MAR : Marketing
- PD : Pengendalian Dok
 No. Dokumen : SNR-PSM-PD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman : 5 dari 8
RAYA Copy No :

Kode revisi
Informasi terdokumentasi awal yang baru diterbitkan diberi nomor revisi
“00”. Bila terjadi revisi menjadi 01, 02 dan seterusnya. Setelah mencapai
revisi 10 dilakukan penerbitan ulang dengan kode A0, A1, A3, ...dan
seterusnya.
Penomoran formulir yang direvisi dilakukan dengan menambahkan perubahan nomor
revisi dan tanggalnya contoh Revisi F-YYY-XX Rev: 01 (07-06-16)

Pengesahan informasi terdokumentasi Informasi terdokumentasi yang telah disetujui

untuk diterbitkan disahkan oleh pejabat yang berwenang sesuai 6.2.1.

Penggandaan, Distribusi dan Penarikan informasi

terdokumentasi
Informasi terdokumentasi terdiri dari dokumen terkendali dan dokumen tidak
terkendali/hanya untuk informasi. Penggandaannya dilakukan dengan mengkopi
dokumen Master yang sudah diberi tanda ‘MASTER‘
Penggandaan informasi terdokumentasi terkendali dilakukan sebanyak
jumlah penerimanya yang dituangkan pada formulir Daftar Informasi
Terdokumentasi sesuai Tabel 1 atau ditambahkan turunannya
jika dibagian tersebut diperlukan penggandaan dengan
menambahkan abjad dibelakang nomor copynya contoh : 9A, 9B, 9C,
9D dan seterusnya.
Salinan yang didistribusikan terlebih dahulu diberi tanda TERKENDALI atau TIDAK
TERKENDALI/“HANYA INFORMASI” sesuai dengan status informasi
terdokumentasi tersebut.
Informasi terdokumentasi yang didistribusikan ke pemegang informasi terdokumentasi
dilakukan dengan menggunakan Form Berita Acara Distribusi dan Penarikan Informasi
Terdokumentasi.
Semua penerima informasi terdokumentasi tidak diperkenankan memperbanyak dan
mendistribusikan kepada pihak lain tanpa seijin MR/penanggung jawab yang ditunjuk.
 No. Dokumen : SNR-PSM-PD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman : 6 dari 8
RAYA Copy No :

Semua informasi terdokumentasi yang diganti dengan revisi terbaru dikembalikan ke

Pusat Pengendali Informasi Terdokumentasi
Setiap informasi terdokumentasi terkendali yang didistribusikan ke pihak
ketiga, harus seijin MR/penanggung jawab yang ditunjuk dan ditandai
dengan cap TERKENDALI

Penyimpanan dan Pemusnahan Informasi terdokumentasi

Pusat Pengendali Informasi Terdokumentasi menyimpan semua informasi
terdokumentasi master yang telah diberi tanda MASTER dan informasi
terdokumentasi terkendali yang didistribusikan untuk memudahkan
pemantauan apabila terjadi perubahan.
Semua pemakai informasi terdokumentasi terkendali dilingkungan PT.
Sinergy Nusantara Raya wajib menyimpan, menjaga dan memelihara
dengan sebaik-baiknya dan harus tersedia apabila dibutuhkan.
Informasi terdokumentasi yang kedaluarsa yang berasal dari master
diberi tanda “KADALUWARSA” dan tetap dipelihara untuk satu kali
periode sertifikasi, sedangkan yang lama yang ditarik dari pemegang
copy dicap kadaluarsa untuk dimusnahkan.
Setiap informasi terdokumentasi kadaluwarsa dimusnahan oleh Pusat
Pengendali Informasi Terdokumentasi setelah mendapat persetujuan
MR/yang ditunjuk menggunakan Berita Acara Pemusnahan Informasi
Terdokumentasi.
Setiap soft copy yang kadaluarsa kemudian dipindah ke folder terpisah
dan diidentifikasi sebagai dokumen kadaluwarsa yang disimpan untuk
tujuan sejarah.

Informasi terdokumentasi yang berasal dari eksternal

Informasi terdokumentasi yang berasal dari luar PT. Sinergy Nusantara Raya
diidentifikasi dengan diberi cap TERKENDALI dan dicatat dalam Daftar Pustaka Dokumen
Eksternal. Secara berkala PT. Sinergy Nusantara Raya pro aktif mencari informasi
apakah dokumen eksternal yang dikendalikan masih berlaku.
Informasi terdokumentasi yang berasal dari eksternal yang telah kadaluarsa jika
disimpan diberi identifikasi KADALUWARSA.
 No. Dokumen : SNR-PSM-PD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman : 7 dari 8
RAYA Copy No :

Pengelolaan Catatan Mutu

Identifikasi dan mampu telusur Catatan Mutu
a. Penanggung jawab kegiatan melakukan identifikasi semua catatan
hasil pekerjaan yang berkaitan dengan penerapan sistem mutu
diperusahaan.
b. Semua catatan dikumpulkan dan dikelompokkan sesuai dengan
karakteristik catatan mutu dan sistem pengarsipan dan kebutuhan
bagiannya
c. Pusat Pengendali Informasi Terdokumentasi bertanggung jawab untuk
menjaga Daftar Catatan Mutu. Jika ada perubahan pada daftar
catatan mutu, maka daftar tersebut harus diperbarui.
d. Catatan mutu harus disimpan di lokasi yang ditunjuk untuk
memastikan ketertelusuran dan orang yang bertanggung jawab.

Penyimpanan , perlindungan dan masa simpan

a. Penyimpanan, pemeliharaan dan penyajian kembali catatan mutu
menjadi tanggung jawab masing-masing kepala unit kerja dimana
catatan mutu dibuat.
b. Catatan mutu disimpan dengan sarana/media penyimpanan sesuai
dengan karakteristiknya, bisa berupa kertas (Hard Copy) yang
diletakkan di dalam filling cabinet, lemari file, dan lain-lain ataupun
media penyimpanan electronics (soft copy dalam disket / hard disk /
tape dan sebagainya).
c. Untuk catatan kritis, jika ada, catatan harus dilindungi dari potensi
kebakaran, pencurian, penghapusan yang tidak sah dan kerusakan
lainnya .
d. Juga, catatan kritis pada media elektronik harus diamankan dari
penghapusan tidak disengaja, virus komputer dan korupsi dari file;
hard copy harus diproduksi dan disimpan di lokasi / daerah yang
berbeda .
e. Catatan dalam bentuk soft copy harus diback- up dan catatan back-
up harus dilindungi sesuai dari kerusakan atau kerugian .
f. Masing-masing catatan disimpan untuk waktu yang ditetapkan sesuai
dengan ketentuan perundang-undangan atau berdasarkan
 No. Dokumen : SNR-PSM-PD
PROSEDUR SISTEM MUTU Revisi Ke :0
Tgl. Terbit : 18/05/2023
PT. SINERGY NUSANTARA PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman : 8 dari 8
RAYA Copy No :

kepentingan pelanggan. Apabila tidak ada aturannya, masa retensi

ditetapkan sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan dimasing-masing
unit kerja dan ditetapkan pada Formulir Daftar Informasi
Terdokumentasi

Pengambilan dan pemusnahan Catatan Mutu

a. Semua catatan harus dibuat tersedia untuk pemeriksaan oleh
manajemen atau seperti yang diminta oleh pihak yang berkepentingan
dan catatan harus mudah dibaca .
a. Pengendali Dokumen melakukan pemusnahan terhadap catatan sesuai
dengan masa simpan yang disepakati dan ditetapkan. Setiap catatan
yang dimusnahkan dibuat berita acara pemusnahannya yang
ditandatangani oleh kepala unit kerja terkait dan diketahui oleh
MR/Penanggung jawab yang ditunjuk. Catatan hanya bisa
dimusnahkan setelah memperoleh persetujuan dari MR/Penanggung
jawab yang ditunjuk.
b. Catatan harus dimusnahkan dengan cara apapun yang cocok. Catatan
rahasia harus dimusnahkan dengan memotong-motong.
Pengiriman Quesioner