Manual Pengisian Maklumat

Aset Menggunakan Excel

1. Muat turun templat excel yang terkini daripada Sistem Pengurusan Aset Alih KPM. Untuk
perincian pengisian maklumat di templat, rujuk Lampiran A Penerangan Pengisian
Templat Excel.

2. Paparan excel adalah seperti berikut:

Templat Excel mengandungi dua sheet iaitu AsetAlih dan Metadata. AsetAlih adalah
ruangan sheet yang perlu diisi oleh Pegawai Aset manakala Metadata mengandungi
rujukan Jenis Aset yang perlu dirujuk oleh Pegawai Aset untuk mengisi kolum D (Jenis
Aset) di sheet AsetAlih.

Page | 1
3. Pegawai aset memasukkan maklumat aset yang ingin didaftarkan.

4. Untuk pengisian maklumat Jenis Aset, pegawai aset perlu membuka sheet Metadata bagi
mengisi kolum Jenis Aset mengikut senarai Jenis Aset yang telah ditetapkan oleh
Kementerian Kewangan.

Tips: Gunakan kekunci Ctrl+F untuk memudahkan carian aset.

5. Untuk membuat carian Jenis Aset, gunakan kekunci Ctrl+F untuk memudahkan carian
Jenis Aset yang diperlukan. Masukkan Jenis Aset yang ingin dicari, contohnya KERUSI.
Kemudian tekan Enter atau Find Next.

Page | 2
6. Membuat salinan Jenis Aset yang telah dicari untuk dimasukkan ke sheet AsetAlih.
Gunakan kekunci Ctrl+C untuk menyalin (Copy) dan Ctrl+V untuk tampal (Paste) pada
kolum Jenis Aset.

7. Setelah excel selesai diisi, pegawai aset boleh memuat naik dokumen excel ke dalam
sistem. Sila pilih samada aset tersebut berstatus baharu atau aset sedia ada sebelum
memuat naik excel.

Page | 3
8. Sekiranya dokumen pendaftaran aset (excel) berjaya dimuat naik, mesej di bawah akan
dipaparkan.

9. Manakala jika proses muat naik dokumen pendaftaran ini tidak berjaya, mesej ralat akan
dipaparkan. Pegawai Aset dimohon untuk menyemak semula data yang telah dimasukkan
ke dalam excel jika terdapat sebarang kesilapan.

Page | 4
Maklumat Tambahan
1. Terdapat beberapa kemungkinan jika dokumen excel tidak berjaya dimuat naik ke dalam
sistem. Antaranya adalah seperti berikut:

a. Data yang diisi tidak lengkap. Contohnya maklumat Penempatan aset perlu diisi
dengan lengkap (Tarikh, Lokasi, Nama Pengawai) jika salah satu diisi. Rujuk
Lampiran A.

b. Templat yang digunakan mestilah yang terkini kerana struktur pangkalan data
sistem adalah bersamaan dengan templat terkini yang telah disediakan.

2. Jika pegawai aset tidak pasti Jenis Aset yang ingin didaftarkan, pegawai aset boleh
merujuk pada Knowledgebase Kementerian Kewangan di pautan
knowledgebase.treasury.gov.my sebagai rujukan. Jika tiada jenis aset yang dicari, atau
bermaksud jenis aset tidak wujud di rujukan Knowledgebase, ataupun terdapat sebarang
pertanyaan berkenaan Jenis Aset, pegawai aset boleh merujuk kepada Bahagian
Pengurusan Aset (BPA) untuk tindakan selanjutnya.

3. Untuk pelaksanaan awal sistem ini, cadangan bilangan rekod yang boleh diisi menggunakan
Excel dalam satu masa adalah 50-100 rekod maklumat aset bagi mengelakkan data tidak
berjaya dimuat naik atas sebab masalah kelajuan internet atau system downtime.

Page | 5
 LAMPIRAN A

Penerangan Kolum Excel

Page | 6
Takrifan Aset Baharu: Aset baru atau aset yang belum pernah didaftarkan dalam mana-mana format KEWPA.
Takrifan Aset Sedia Ada: Aset yang telah didaftarkan mengikut format KEWPA dan telah mempunyai no siri pendaftaran.

Nama Kolum Penerangan Keperluan Pengisian Catatan Contoh Data

Maklumat Templat
(Mandatori/Optional)
Aset baru Aset Sedia
Ada
No Siri Pendaftaran No Siri Pendaftaran akan dijana secara - Mandatori KPM/JPNPER/ABA
(Biarkan kosong bagi automatik oleh sistem bagi aset baharu. 0002/H/22/162
Aset Baru) Manakala bagi aset sedia ada, no siri
pendaftaran boleh diisi seperti biasa
berdasarkan no siri pendaftaran di
borang KEWPA.
Kod Nasional No. Kod Nasional Optional Optional
Keterangan Aset Keterangan aset yang didaftarkan. Optional Optional
Jenis Aset * Pilih Jenis Aset daripada senarai Mandatori Mandatori PEMANAS
Dropdown yang disediakan, ataupun ELEKTRIK/ CEREK
rujuk pada sheet Metadata untuk semak
senarai Jenis Aset.
Harga Perolehan Asal Harga asal aset yang dibeli. Bagi aset Mandatori Mandatori 5000.2
* yang tidak dibeli, anggaran harga
hendaklah dibuat mengikut harga
pasaran semasa oleh Pegawai Aset. Nilai
yang dimasukkan adalah tanpa ‘RM’.

Page | 1
 Nama Kolum Penerangan Keperluan Pengisian Catatan Contoh Data
Maklumat Templat
(Mandatori/Optional)
Aset baru Aset Sedia
Ada
Tarikh Diperolehan Tarikh perolehan aset dibeli (tarikh Mandatori Mandatori 29/09/2022
(dd/MM/yyyy) * Pesanan Kerajaan/ Kontrak/Sebut
Harga).
Pastikan tarikh ditulis dalam format yang
dinyatakan.
Tarikh Diterima Tarikh diterima adalah tarikh Optional Optional
(dd/MM/yyyy) pengesahan penerimaan/ tarikh terima
aset daripada Pembekal/ PTJ Pembeli/
Pemberi.
Kod Sekolah * Kod Sekolah adalah mengikut sekolah Mandatori Mandatori ABA0002
bagi setiap Pegawai Aset.
Buatan Nyatakan buatan tempatan atau luar Optional Optional Malaysia
negara. Sekiranya buatan luar negara
nyatakan nama negara berkenaan.
No. Enjin No. Enjin seperti 4G54-KN8579. Optional Optional
No. Casis/ Siri Bagi kenderaan isikan no. casis dan bagi Optional Optional NIMD 601195
Pembuat Harta Modal yang lain isikan no. siri
pembuat.
No.Pendaftaran (Bagi Bagi kenderaan isikan no. pendaftaran, Optional Optional
Kenderaan) contoh: WYT 3721.
Spesifikasi/ Catatan Spesifikasi bagi Harta Modal. Contoh: Optional Optional Intel Core Duo
spesifikasi bagi komputer riba adalah Processor, 160
Intel Core Duo Processor, 160 HDD dan HDD
sebagainya.

Page | 2
 Nama Kolum Penerangan Keperluan Pengisian Catatan Contoh Data
Maklumat Templat
(Mandatori/Optional)
Aset baru Aset Sedia
Ada
No. Pesanan Rasmi Catatkan nombor dan tarikh Pesanan Optional Optional MOE (PPSMI.F6)A
kerajaan/ Kontrak Rasmi Kerajaan/ Kontrak untuk 027/2008
pembelian Harta Modal yang berkenaan.

Tempoh Jaminan Catatkan tempoh jaminan oleh Optional Optional 3 Tahun

pembekal.
Nama Pembekal Nama dan alamat pembekal atau jika Optional Optional
diperoleh dengan cara pindahan atau
hadiah, sila nyatakan nama dan alamat
pemberi.
Aset Lebihan Pegawai aset perlu menyatakan ‘Y’ jika Optional Optional Y
(Masukkan 'Y' jika aset yang dimasukkan tersebut adalah
Aset Berlebihan) aset lebihan.
Tarikh (Penempatan) Tarikh aset ditempatkan di lokasi itu. Optional Optional Untuk mendaftar 29/09/2022
(dd/MM/yyyy) Tarikh yang dimasukkan adalah rekod rekod penempatan
penempatan yang terakhir. aset, ketiga-tiga
Lokasi (Penempatan) Lokasi aset ditempatkan. Lokasi yang Optional Optional maklumat ini perlu BILIK MESYUARAT
dimasukkan adalah rekod penempatan dilengkapkan jika MAWAR
yang terakhir. salah satu maklumat
diisi. Jika salah satu
Nama Pegawai Nama pengguna/ penyelia di lokasi itu. Optional Optional AHMAD BIN
diisi tanpa mengisi
(Penempatan) Maklumat yang dimasukkan adalah MUHAMMAD
yang lain, data tidak
maklumat rekod yang terakhir.
akan berjaya dimuat
naik.
Tarikh (Pemeriksaan) Tarikh Pemeriksaan terakhir yang telah Optional Optional Untuk mendaftar 29/09/2022
(dd/MM/yyyy) dilaksanakan. rekod pemeriksaan

Page | 3
 Nama Kolum Penerangan Keperluan Pengisian Catatan Contoh Data
Maklumat Templat
(Mandatori/Optional)
Aset baru Aset Sedia
Ada
Status (Pemeriksaan) Dipilih daripada senarai Dropdown yang Optional Mandatori aset, ketiga-tiga Sedang Digunakan
disediakan. Maklumat yang dimasukkan maklumat ini perlu
adalah rekod pemeriksaan terakhir yang dilengkapkan jika
telah dijalankan. salah satu maklumat
diisi. Jika salah satu
diisi tanpa mengisi
Nama Pegawai Nama pegawai yang membuat Optional Optional SITI BINTI ALI
yang lain, data tidak
(Pemeriksaan) pemeriksaan aset.
akan berjaya dimuat
naik.
Tarikh (Usia Guna dan Tarikh Pemeriksaan Usia Guna dan Nilai Optional Optional Untuk mendaftar
Nilai Semasa) Semasa terakhir yang telah dilaksanakan. rekod usia guna dan
(dd/MM/yyyy) nilai semasa aset,
Usia Guna (Usia Guna Pegawai Aset hendaklah membuat Optional Optional keempat-empat
dan Nilai Semasa) pengemaskinian usia guna pada setiap maklumat ini perlu
akhir tahun mengikut garis panduan yang dilengkapkan jika
ditetapkan oleh Jabatan Akauntan salah satu maklumat
Negara Malaysia (JANM). diisi. Jika salah satu
diisi tanpa mengisi
Nilai Semasa (Usia Pegawai Aset hendaklah membuat Optional Optional yang lain, data tidak
Guna dan Nilai pengemaskinian nilai semasa pada akan berjaya dimuat
Semasa) setiap akhir tahun mengikut garis naik.
panduan yang ditetapkan oleh Jabatan
Akauntan Negara Malaysia (JANM).

Nama Pegawai (Usia Nama pegawai yang membuat Optional Optional

Guna dan Nilai pengemaskinian aset.
Semasa)

Page | 4
 Nama Kolum Penerangan Keperluan Pengisian Catatan Contoh Data
Maklumat Templat
(Mandatori/Optional)
Aset baru Aset Sedia
Ada
Perkara (Pindahan / Maklumat pindahan, pelupusan atau Optional Optional Untuk mendaftar PELUPUSAN
Pelupusan / Hapus hapus kira dicatatkan selepas tindakan rekod pindahan/
Kira) dilaksanakan dengan menyatakan pelupusan/ hapus
perkara tindakan yang diambil. kira aset, keempat-
empat maklumat ini
perlu dilengkapkan
Rujukan Kelulusan Maklumat pindahan, pelupusan atau Optional Optional
jika salah satu
(Pindahan / hapus kira dicatatkan selepas tindakan
maklumat diisi. Jika
Pelupusan / Hapus dilaksanakan dengan menyatakan
salah satu diisi tanpa
Kira) nombor rujukan surat kelulusan.
mengisi yang lain,
data tidak akan
Tarikh Kelulusan Tarikh kelulusan pindahan, pelupusan Optional Optional berjaya dimuat naik. 29/09/2022
(Pindahan / atau hapus kira dicatatkan selepas
Pelupusan / Hapus tindakan telah dilaksanakan.
Kira) (dd/MM/yyyy)
Nama Pegawai Maklumat pindahan, pelupusan atau Optional Optional ISMAIL ILIAS
(Pindahan / hapus kira dicatatkan selepas tindakan
Pelupusan / Hapus dilaksanakan dengan menyatakan nama
Kira) pegawai yang mengemas kini daftar.

Page | 5