BAB 9

PERSONALIA
A. PENGERTIAN PERSONALIA
- Secara umum, personalia atau yang disebut manajemen personalia dalam perusahaan
adalah istilah untuk proses perekrutan dan pengembangan karyawan pda sebuah
perusahaan. Karyawan ini nantinya akan mendapat pembinaan dan pengembangan untuk
menjadi orang yang berguna untuk keberlangsungan perusahaan.
- Menurut Marihot Manullang, personalia adalah bidang ilmu mengenai pemberian
fasilitas kepada karyawan. Tidak hanya itu, bidang ilmu ini juga membahas bagaimana
memberikan fasilitas yang berguna untuk perkembangan pekerjaan. Menurut Marihot,
ada rasa partisipasi dalam suatu aktivitas atau kegiatan terkait personalia.

B. KEGIATAN/AKTIVITAS PERSONALIA
1. Pengadaan Tenaga Kerja
Pengertian pengadaan : proses penarikan, seleksi, orientasi, serta pelatihan dan
pengembangan untuk mendapatkan tenaga kerja yang efektif dan efisien serta mampu
mendukung tercapainya tujuan perusahaan.
Jadi, pengadaan tenaga kerja merupakan suatu proses untuk mendapatkan tenaga
kerja yang berkualitas dan memberikan harapan yang baik pada calon tenaga kerja
tersebut untuk membuat lamaran kerja pada instansi atau perusahaan tersebut.
Tujuan dari pengadaan tenaga kerja adalah :
 Menyediakan sekumpulan tenaga kerja yang memenuhi syarat.
 Agar konsisten dengan strategi, wawasan, dan nilai perusahaan.
 Membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama
bekerja.

 Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari, dan
menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan
masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu :
 Apa yang dilakukan pekerja dalam jabatan tersebut.
 Apa wewenang dan tanggung jawabnya.
 Bagaimana cara melakukannya.
 Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan
pekerjaannya.
 Besarnya upah dan lamanya jam bekerja.
 Pendidikan, pengalaman, dan pelatihan yang dibutuhkan.
 Keterampilan, sikap, dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan tersebut.
Informasi diatas bisa diperoleh dari beberapa sumber, yaitu :
 Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian.
 Pekerjaan yang bersangkutan.
 Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu.
 Atasan langsung dari pekerjaan yang bersangkutan.
Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk Analisa
jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :
 Menyebarkan kuisioner (daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang
jabatan.
 Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, atau
orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya.
 Melakukan pengamatan langsung pada pelaksaan pekerjaan atau mempelajari
buku catatan harian.
Informasi yang diperoleh dari Analisa jabatan ini dapat digolongkan :
 Nama jabatan, lokasi kerja, uang upah (kisaran upah).
 Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi.
 Tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang diberikan pada pemangku
jabatan.
 Peralatan dan bahan yang digunakan.
 Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, Pendidikan, dll.
Analisa jabatan dilakukan untuk menyelidiki fungsi, peranan, dan tanggung jawab
suatu jabatan. Hasil Analisa jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas
dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau penggunaan Analisa jabatan
pada umumnya digunakan untuk :
a. Kelembagaan (organisasi dan perancang jabatan)
 Penyusunan organisasi baru.
 Penyempurnaan organisasi yang sekarang.
 Peninjauan Kembali alokasi tugas, wewenang, dan tanggung jawab
tiap jabatan.
b. Kepegawaian
 Rekrutmen (seleksi).
 Penilaian jabatan (evaluasi jabatan).
 Penyusunan jenjang karir (career planning).
 Mutasi, promosi (kaitannya erat dengan penyusunan jenjang karir).
 Program pelatihan.
c. Ketatalaksanaan
 Tata laksana.
 Tata kerja atau prisedur.
Analisis jabatan mencakup dua elemen, yaitu :
1. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan/gambaran jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang
tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan
fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting,
untuk menghindari terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari dari
adanya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung
 jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Hal-hal yang perlu
dicantumkan dalam uraian jabatan pada umumnya adalah meliputi :
 Identifikasi jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan,
bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan.
 Ikhtisar jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan
tersebut, yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna
sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila
nama jabatan tidak cukup jelas.
 Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan
bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa
dimulai Menyusun dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan
tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan
bagaimana cara melaksanakannya.
 Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini
menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan dibawah jabatan
ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat.
 Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan
vertical dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya
dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja.
 Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan.
 Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan dari
suatu jabatan. Misalnya, panas, dingin, berdebu, bising, dll. Terutama
kondisi kerja yang berbahaya.

2. Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

Spesifikasi jabatan adalah syarat minimal yang harus dipenuhi oleh orang
yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang
dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun
secara Bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga disusun secara
terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam spesifikasi
atau syarat jabatan :
 Persyaratan Pendidikan, Latihan, dan pengalaman kerja.
 Persyaratan pengetahuan dan keterampilan.
 Persyaratan fisik dan mental.
 Persyaratan umur dan jenis kelamin.

 Kegunaan Analisis Jabatan

Uraian jabatan atau syarat jabatan, sebagai hasil dari Analisa jabatan
mempunyai banyak manfaat :
 Sebagai dasar untuk merancang program Pendidikan dan Latihan.
 Sebagai dasar untuk standart hasil kerja seseorang.
 Sebagai dasar untuk melakukan rekrutemen, seleksi, dan penempatan
pegawai baru.
 Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan.
 Sebagai dasar untuk Menyusun jalur promosi.
  Untuk merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja.

 Menentukan Sumber Tenaga Kerja

Pada umumnya sumber tenaga kerja itu digolongkan menjadi dua yaitu :
a. Sumber Internal (dari dalam perusahaan)
Untuk melakukan rekrutmen internal, kegiatan yang popular dan banyak
digunakan adalah rencana seleksi, pengisian jabatan, dan penempatan
sementara. Rekrutmen dari sumber tenaga internal artinya mengisi
kekosongan jabatan dari dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri. Proses
ini sering terjadi karena adanya jabatan rangkap sehingga mengakibatkan
lowongan pada jabatan yang lain. Keluar tidak diingankan timbulnya jabatan
rangkap maka terpaksa perlu mengambil tenaga kerja dari luar organisasi.
 Adapun keuntungan dari rekrutmen internal :
 Pembiayaan relative murah.
 Organisasi atau perusahaan akan mengetahui secara tepat pekerja
berkemampuan tinggi dan kualifaid untuk mengisi jabatan yang
kosong.
 Para pekerja memiliki motivasi kerja yang tinggi.
 Pekerja dapat memahami kebijakan, prosedur, ketentuan, dan
kebiasaan organisasi atau perusahaan.
 Kelemahan rekrutmen internal :
 Dapat mengurangi motivasi kerja dan tidak memberikan prespektif
baru bagi pekerja yang kurang kompetitif.
 Pekerja yang dipromosikan untuk jabatan yang lebih tinggi cenderung
tidak dapat menjalankan wewenangnya karena sudah sangat akrab
dengan bawahan.
 Menutup ide-ide baru dari luar, menciptakan pola piker yang sempit
dan mempertinggi persaingan antar karyawan.
b. Sumber Eksternal (dari luar perusahaan)
Saluran penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan diantaranya :
 Lembaga-lembaga Pendidikan.
 Surat lamaran yang dikirim langsung ke peusahaan.
 Para pelamar yang datang langsung ke perusahaan.
 Melalui iklan.

 Seleksi
Seleksi merupakan sebuah proses yang ditujukan untuk memutuskan pelamar atau
calon karyawan mana yang seharusnya diterima atau dipekerjakan supaya
mendapat karyawan yang qualified/berkualitas pada setiap jabatan dan
pekerjaannya. Keputusan itu diambil dengan harapan agar diterima adalah mereka
yang baik untuk diterima. Tujuan seleksi adalah untuk mendapatkan karyawan
yang berkualitas dan potensial, untuk mendapatkan karyawan yang terampil dan
semangat kerja, untuk mempertimbangkan apakah calon pegawai memenuhi
persyaratan atau tidak. Berikut Langkah-langkah seleksi :
  Proses seleksi
 Penerima pendahuluan
 Penerimaan berkas lamaran
 Tes pekerjaan
 Wawancara seleksi
 Pemeriksaan latar belakang dan referensi
 Tes Kesehatan
 Wawancara dengan atasan langsung
 Ulasan pekerjaan yang sebenarnya
 Keputusan penerimaan
 Teknik seleksi pegawai
 Tes pengetahuan akademik, bertujuan untuk mengetahui tingkat
penguasaan materi pengetahuan akademik calon pegawai.
 Tes psikologi, untuk menangkap pengetahuan potensial dan
kemampuan nyata calon pegawai. Selain itu juga dapat mengungkap
minat, bakat, motivasi, emosi, kepribadian, kemampuan khusus yang
dimiliki calon pegawai.
 Wawancara, adalah pertemuan antara dua orang atau lebih secara
berhadapan (face to face) dalam rangka mencapai suatu tujuan
tertentu. Tujuan wawancara adalah untuk mengetahui apakah calon
pegawai memenuhi persyaratan kualifikasi yang ditentukan
perusahaan.

 Penempatan
Penempatan karyawan merupakan suatu kebijakan perusahaan untuk menyalurkan
kemampuan karyawan atau pegawai pada posisi pekerjaan yang paling sesuai
dengan kebutuhan jabatan, pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan karyawan
tersebut agar memperoleh kepuasan kerja dan prestasi kerja yang optimal.
 Bantuk penempatan kerja karyawan
a. Kenaikan Jabatan (promosi)
Sebuah promosi terjadi Ketika seorang karyawan dipindah tugasnya
dari satu pekerjaan keposisi lain yang lebih tinggi dalam pembayaran
gaji, tanggung jawab, dan tingkat status keorganisasiannya sering pula
disebut dengan proses penugasan kembali seorang karyawan ke posisi
pekerjaan yang lebih tinggi.
b. Pengalihan (transfer)
Merupakan pengalihan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain
yang memiliki tanggung jawab yang sama, gaji yang sama, dan level
organisasi yang sama. Pengalihan sangat bermanfaat bagi pemegang
jabatan, karena pengalamannya dapat dialihkan kepada seseorang
dengan leterampilan baru dan prespektif berbeda yang membuat orang
tersebut menjadi pekerja dan kandidat yang lebih baik untuk
dipromosikan dimasa depan. Pengalihan pada umumnya dimaksudkan
untuk mendapatkan karyawan pada tempat yang setempatnya, dengan
maksud agar karyawan yang bersangkutan memperoleh suasana baru
 dan kepuasan yang setinggi mungkin agar dapat menunjukkan kinerja
yang maksimal.
c. Penurunan Jabatan (demosi)
Merupakan penurunan karyawan ke pekerjaan dengan tanggung jawab
yang lebih rendah, dan biasanya dengan tingkat gaji yang lebih rendah,
dilakukan dengan alasan untuk karyawan dengan kinerja yang kurang
maksimal dan perilaku yang kurang tepat. Beberapa penyebab
penurunan jabatan :
 Promosi yang gagal.
 Tidak mampu melakukan tugas yang diberikan kepada
karyawan.
 Kapasitas karyawan yang kurang, seperti kedisiplinan dan
kehadiran yang kurang.
 Factor Penempatan Kerja Karyawan
 Pendidikan, Pendidikan yang harus dimiliki seorang karyawan
minimum yang disyaratkan meliputi Pendidikan yang disyaratkan
dan Pendidikan alternative.
 Pengetahuan kerja, pengetahuan kerja yang harus dimiliki oleh
seorang karyawan dengan wajar yaitu, pengetahuan kerja sebelum
ditempatkan. Dan yang baru diperoleh pada waktu karyawan
tersebut bekerja dalam pekerjaan tersebut.
 Keterampilan kerja, percakapan atau keahlian untuk melakukan
suatu pekerjaan yang harus diperoleh dalam tiga kategori, yaitu :
1. Keterampilan mental, seperti menganalisa data, membuat
keputusan.
2. Keterampilan fisik, seperti membetulkan listrik, mekanik,
mampu mengoperasikan computer, dll.
3. Keterampilan social, mampu bekerja dalam tim, dapat
meyakinkan orang lain dalam menawarkan barang/jasa.

2. Pengembangan tenaga kerja

Pengembangan tenaga kerja merupakan suatu usaha yang dilakukan
manajemen/perusahaan untuk meningkatkan kecakapan pegawai dan performa
organisasi. Adapun metode dalam pengembangan :
a. Pelatihan (training)
Pelatihan adalah suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang
karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan
dalam kenjalankan suatu pekerjaan.
b. Pendidikan (education)
Pendidikan adalah kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang karyawan
dengan cara meningkatkan pengetahuan dan memberi pemahaman kepada
karyawan tentang pengetahuan umum dan pengetahuan ekonomi pada umumnya,
termasuk peningkata penguasaan teori dan keterampilan mengambil keputusan
dalam menghadapi persoalan-persoalan organisasi perusahaan.
Contoh : seorang lulusan D3 mendapat tugas kuliah S1 agar pengetahuan dan
keterampilannya meningkat.
 c. Magang
Magang merupakanj proses untuk menerapkan keilmuan atau kompetensi yang
didapat selama menjalani masa Pendidikan, di dunia kerja secara langsung.
Pemagang jadi bisa memahami system kerja yang professional di industry
sebenarnya. Dengan tujuan mempersiapkan para calon pegawai untuk masuk ke
dunia kerja dan bisa memberi keterampilan yang dibutuhkan industri.

3. Pemeliharaan Tenaga Kerja

Pemeliharaan tenga kerja merupakan usaha mempertahankan, meningkatkan kondisi
fisik, mental, dan sikap karyawan agar mereka tetap loyal dan bekerja produktif untuk
menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan
program kesejahteraan yang berdasarkan kebutuhan Sebagian besar karyawan serta
berpedoman kepada internal dan eksternal konsistensi.
Berikut cara-cara pemeliharaan tenaga kerja :
a. Motivasi Seorang pemimpin harus bisa memberikan motivasi terhadap
karyawannya.
Ketika motivasi kerja sudah meningkat, maka secara otomatis akan membuat
semangat dan rasa optimis dalam diri untuk dapat bekerja lebih giat.
b. Komunikasi Melalui komunikasi yang baik dan efektif maka permasalahan-
permasalahan
yang terjadi di dalam perusahaan dapat diselesaikan.
c. Reward (penghargaan) Reward merupakan suatu penghargaan yang diberikan
kepada pegawai yang memiliki kinerja yang unggul. Penghargaan bisa berupa
uang, dll. Dengan metode ini dapat mempertahankan kualitas kinerja karyawan.
4. Pemutusan Hubungan Kerja
Pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran hubungan kerja yang disebabkan
karena suatu hal yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara
karyawan dengan atasan disuatu perusahaan.
 Penyebab pemutusan hubungan kerja :
a. Pekerja mencapai usia pension.
b. Pekerja melakukan kesalahan berat, seperti korupsi, membocorkan
rahasia perusahaan, dll.
c. Perusahaan mengalami kerugian. Apabila perusahaan bangkrut dan
ditutup karena mengalami kerugian secara terus-menerus selama dua
tahun, perusahaan dapat melakukan PHK terhadap karyawan.
Syaratnya adalah harus membuktikan kegiatan tersebut dengan laporan
keungan dua tahun terakhir yang telah diaudit dengan akuntan public.
Selain itu, perusahaan wajib memberikan uang pesangon satu kali
ketentuan dan uang pengganti hak.
 Sifat-sifat pemutusan hubungan kerja
Dalam pemutusan hubungan kerja antara perusahaan dengan karyawan
tidak
semuanya harus berada ditanga manajer perusahaan, namun juga harus
mengikuti pedoman dan ketentuan pemerintah, undang-undang, serta
badanbadan yang berwenang. Menurut sifatnya PHK dapat dibedakan
menjadi tiga :
a. PHK Terhormat
PHK antara perusahaan dengan tenaga kerja terjadi karena hal berikut:
 Keinginan tenaga kerja yang bersangkutan.
 Akibat ekonomi.
 Telah mencapai batas waktu kontrak kerja yang telah
disepakati antara perusahaan dengan tenaga kerja yang
bersangkutan.
b. PHK Sementara
PHK sementara antara perusahaan dan tenaga kerja terjadi apabila
seorang
tenaga kerja itu mendapat hukuman tahanan sementara dari piha yang
berwajib karena diduga melakukan suatu hal yang menyangkut tindak
pidana kejahatan, baik secara langsung maupun tida langsung, yang
dapat merugukan individu, kelompok, perusahaan, organisasi, maupun
pemerintah.
c. PHK Tidak Hormat
PHK secara tidak terhormat dikatakan pemutusan hubungan tenaga
kerja
tanpa kompromi. Pemutusan hubungan tenaga kerja secara tidak
terhormat,
secara terpaksa dilakukan oleh pihak manajemen, bila :
 Tenaga kerja yang bersangkutan melanggar kontrak kerja serta
janji
yang telah disepakati pada saat melakukan konttrak kerja.
 Bertindak dan berperilaku yang merugikan perusahaan baik
dalam
bentuk besar maupun kecil, secara langsung maupun tidak
langsung.
 Tenaga kerja yang bersangkutan dinyatakan melaukan tindak
pidana
sehingga mengakibatkan yang bersangkutan dihukum penjara,
berdasarkan keputusan pengadilan yang sudah memiliki
kekuatan
hukum yang pasti.