Belajar Microsoft Office

Mudah Mengerjakan
Tugas Kuliah & Kantor
dengan MS Word

M. Reza Faisal
Rudy Herteno
Belajar Microsoft Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word
© 2023 M Reza Faisal, Rudy Herteno

176 halaman, 16,5 x 23 cm

Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh

isi buku ini dalam bentuk apa pun, baik secara elektronik, termasuk memfotokopi,
merekam, atau dengan menggunakan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis
dari penulis atau penerbit.

Cetakan I: Januari 2023

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
i
 Kata Pengantar

Segala puji bagi Allah, Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya,
sehingga penulis dapat menyelesaikan buku dengan judul “Belajar Microsoft
Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word”.

Kami ucapkan juga rasa terima kasih kami kepada pihak-pihak yang
mendukung lancarnya buku ajar ini mulai dari proses penulisan hingga proses
cetak, yaitu keluarga kami, rekan-rekan dosen, penerbit, dan masih banyak lagi
yang tidak bisa kami sebutkan satu per satu.

Dalam buku ini dibahas implementasi dan praktik untuk memaksimalkan

pemanfaatan Microsoft Word dalam membuat surat resmi perkantoran,
sertifikat, laporan kegiatan, laporan tugas akhir, jurnal penelitian dan buku.
Setiap pembahasan diberikan dalam bentuk panduan dalam bentuk narasi dan
gambar yang dapat digunakan untuk melakukan praktik secara mandiri dan
langsung di depan komputer.

Demikian buku ini kami buat, dengan harapan agar pembaca dapat
menggunakan buku untuk membantu penyelesaian pekerjaan sekolah dan
kantor dengan menggunakan Microsoft Word. Terima kasih.

Banjarbaru, 1 Januari 2023

Penulis

ii │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Daftar Isi

Kata Pengantar .................................................................................................. ii

Daftar Isi ........................................................................................................... iii
Daftar Gambar................................................................................................. vii
Source Code ................................................................................................... xviii
1 Pendahuluan.................................................................................................... 1
Target Pembaca ..................................................................................... 1
MS Office ................................................................................................ 1
MS Word ................................................................................................ 2
Menu ................................................................................................ 4
Editor ................................................................................................ 5
Footer................................................................................................ 6
Membuat & Menyimpan Dokumen ............................................. 7
Blok Teks .......................................................................................... 9
Mencetak Dokumen ..................................................................... 10
Kesimpulan .......................................................................................... 11
2 Surat Resmi Kantor ....................................................................................... 12
Menentukan Ukuran Kertas .............................................................. 12
Menentukan Margin ........................................................................... 13
Membuat Kepala Surat....................................................................... 15
Mengedit Header .......................................................................... 15
Membuat Tabel pada Header ..................................................... 17
Menyisipkan Logo ........................................................................ 18
Menulis Identitas Kantor ............................................................. 21
Membuat Garis pada Header...................................................... 24
Membuat Nomor, Lampiran, Hal & Tanggal Surat ....................... 25
Membuat Tujuan Surat ...................................................................... 28

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
iii
 Membuat Isi Surat .............................................................................. 29
Membuat Tanggal dan Identitas Pembuat Surat............................ 31
Membuat Mail Merge......................................................................... 34
Menyimpan File Ke Dalam Format PDF ......................................... 37
Memisahkan Surat .............................................................................. 38
Kesimpulan.......................................................................................... 40
3 Sertifikat ......................................................................................................... 41
Mencari Gambar Latar Belakang Sertifikat ..................................... 41
Menyisipkan Gambar ......................................................................... 43
Membuat Kepala Sertifikat ................................................................ 46
Membuat Isi Sertifikat ........................................................................ 47
Membuat Pemberi Sertifikat ............................................................. 48
Membuat Mail Merge......................................................................... 49
Menyimpan Sertifikat Menjadi File PDF ......................................... 51
Kesimpulan.......................................................................................... 52
4 Laporan Kegiatan .......................................................................................... 53
Menentukan Ukuran .......................................................................... 53
Menentukan Margin........................................................................... 54
Membuat Section ................................................................................ 55
Membuat Nomor Halaman ............................................................... 59
Mengedit Styles Normal .................................................................... 61
Membuat Cover .................................................................................. 63
Menyiapkan Judul Bab ...................................................................... 65
Mengedit Style Heading 1 ................................................................. 68
Membuat Daftar Isi ............................................................................ 70
Membuat Sub Bab ............................................................................... 71
Menyisipkan dan Membuat Caption Gambar ................................ 74
Membuat Daftar Gambar .................................................................. 81
Menyisipkan dan Membuat Caption Tabel .................................... 83

iv │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Membuat Daftar Tabel ....................................................................... 86
Menampilkan Navigation Pane ........................................................ 87
Membuat Lampiran ............................................................................ 88
Kesimpulan .......................................................................................... 93
5 Mengelola Pustaka ........................................................................................ 94
Pustaka ................................................................................................. 94
Gaya Penulisan Sitasi ......................................................................... 97
Mengelola Pustaka dengan Mendeley ............................................. 98
Installasi Mendeley....................................................................... 98
Mendeley Reference Manager .................................................... 99
Membuat Collection & Menambah Pustaka ........................... 102
Plugin Mendeley untuk Microsoft Word ................................ 104
Menyisipkan Pustaka ................................................................. 105
Membuat Daftar Pustaka ........................................................... 107
Mengubah Gaya Penulisan Sitasi ............................................. 108
Langkah-Langkah Mengelola Sitasi dengan Mendeley di MS
Word ............................................................................................. 110
Mengelola Pustaka dengan Zotero ................................................. 110
Installasi Zotero .......................................................................... 111
Zotero ........................................................................................... 111
Mengelola Pustaka ..................................................................... 113
Menyisipkan Pustaka ................................................................. 115
Membuat Daftar Pustaka ........................................................... 118
Kesimpulan ........................................................................................ 118
6 Laporan Tugas Akhir .................................................................................. 119
Pengaturan Awal Dokumen ............................................................ 119
Pengaturan Section ........................................................................... 122
Membuat Cover ................................................................................ 124
Menyiapkan Bab-Bab ....................................................................... 128

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
v
 Membuat Sub Bab-Sub Bab ............................................................. 131
Membuat Halaman Prakata & Daftar Isi ....................................... 133
Menyisipkan Tabel ........................................................................... 137
Menyisipkan Gambar ....................................................................... 147
Mengelola Posisi Nomor Halaman ................................................ 150
Menyisipkan Pustaka ....................................................................... 153
Mengelola Pustaka Tugas Akhir dengan Mendeley ............. 153
Mengelola Pustaka Tugas Akhir dengan Zotero ................... 155
Kesimpulan........................................................................................ 156
7 Jurnal Penelitian ......................................................................................... 158
Dokumen Template Jurnal Penelitian............................................ 158
Memilih Template ............................................................................ 160
Menulis Judul .................................................................................... 161
Menulis Informasi Penulis ............................................................... 163
Menulis Abstrak................................................................................ 164
Menulis Isi ......................................................................................... 165
Menyisipkan Pustaka ....................................................................... 170
Kesimpulan........................................................................................ 174
8 Penutup ......................................................................................................... 175
Tentang Penulis .............................................................................................. 176

vi │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Daftar Gambar

Gambar 1. Microsoft Word 1.1. ................................................................................. 3

Gambar 2. Microsoft Word 2021. .............................................................................. 3
Gambar 3. Menu. ......................................................................................................... 4
Gambar 4. Bagian pada menu. .................................................................................. 4
Gambar 5. Menu Layout. ........................................................................................... 5
Gambar 6. Editor. ........................................................................................................ 5
Gambar 7. Ruler. ......................................................................................................... 5
Gambar 8. Word Options. .......................................................................................... 6
Gambar 9. Footer ......................................................................................................... 6
Gambar 10. Slider Zoom. ........................................................................................... 7
Gambar 11. Status dokumen. ..................................................................................... 7
Gambar 12. Dokumen baru. ...................................................................................... 8
Gambar 13. Penentuan lokasi, nama file dan format file. ...................................... 9
Gambar 14. Memblok seluruh teks. .......................................................................... 9
Gambar 15. Tombol Center. ..................................................................................... 10
Gambar 16. Teks menjadi rata tengah. ................................................................... 10
Gambar 17. Mencetak dokumen. ............................................................................ 11
Gambar 18. Memilih ukuran kertas surat. ............................................................. 12
Gambar 19. Setup Margin. ....................................................................................... 13
Gambar 20. Margin pada dokumen........................................................................ 14
Gambar 21. Area header pada dokumen. .............................................................. 15
Gambar 22. Edit Header. .......................................................................................... 16
Gambar 23. Area header dapat diedit. ................................................................... 17
Gambar 24. Membuat tabel. ..................................................................................... 18
Gambar 25. Tabel pada header. ............................................................................... 18
Gambar 26. Menyisipkan gambar. .......................................................................... 19

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
vii
Gambar 27. Daftar gambar. ..................................................................................... 20
Gambar 28. Logo. ...................................................................................................... 20
Gambar 29. Lebar kolom pada logo. ...................................................................... 20
Gambar 30. Identitas kantor tanpa style. ............................................................... 21
Gambar 31. Style teks pada menu Home............................................................... 22
Gambar 32. Memilih font Times New Roman. ..................................................... 22
Gambar 33. Membuat teks rata tengah. ................................................................. 23
Gambar 34. Mengubah ukuran teks. ...................................................................... 23
Gambar 35. Menghilangkan garis tabel. ................................................................ 24
Gambar 36. Menyisipkan garis. .............................................................................. 24
Gambar 37. Garis di bawah tabel. ........................................................................... 25
Gambar 38. Garis hitam tebal. ................................................................................. 25
Gambar 39. Kepala surat kantor. ............................................................................ 25
Gambar 40. Nomor, lampiran, hal dan tanggal surat. ......................................... 26
Gambar 41. Tabel 4 x 3. ............................................................................................ 26
Gambar 42. Nilai pada tabel. ................................................................................... 26
Gambar 43. Pengaturan lebar kolom. ..................................................................... 27
Gambar 44. Hasil akhir pembuatan nomor, lampiran, hal dan tanggal surat. . 27
Gambar 45. Tujuan surat. ......................................................................................... 28
Gambar 46. Tombol Line and Paragraph Spacing. ............................................... 29
Gambar 47. Hasil akhir pembuatan tujuan surat. ................................................ 29
Gambar 48. Hasil sementara bagian isi surat. ....................................................... 30
Gambar 49. Hasil akhir bagian isi surat. ................................................................ 30
Gambar 50. Tanggal dan identitas pengirim surat. .............................................. 31
Gambar 51. Menghilangkan ruang antar paragraph. .......................................... 32
Gambar 52. Left indent. ............................................................................................ 32
Gambar 53. Posisi tanggal dan identitas pembuat surat. .................................... 33
Gambar 54. Hasil akhir surat................................................................................... 33
Gambar 55. Data penerima surat. ........................................................................... 34

viii │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Gambar 56. Memilih file data tujuan surat. ........................................................... 34
Gambar 57. Window explorer. ................................................................................ 35
Gambar 58. Select table............................................................................................. 35
Gambar 59. Insert merge field – Penerima. ........................................................... 36
Gambar 60. Insert merge field – Jabatan. ............................................................... 36
Gambar 61. Preview Result. ..................................................................................... 37
Gambar 62. Finish & Merge. .................................................................................... 37
Gambar 63. Print to PDF. ......................................................................................... 38
Gambar 64. Menyimpan file PDF. .......................................................................... 38
Gambar 65. Website Split PDF file. ......................................................................... 39
Gambar 66. Extract pages......................................................................................... 39
Gambar 67. Download split PDF. ........................................................................... 39
Gambar 68. Pencarian gambar. ............................................................................... 42
Gambar 69. Menentukan ukuran gambar yang dicari. ........................................ 42
Gambar 70. Gambar pilihan. ................................................................................... 43
Gambar 71. Tombol Watermark. ............................................................................. 44
Gambar 72. Window Printed Watermark. ............................................................. 44
Gambar 73. Insert Pictures. ...................................................................................... 45
Gambar 74. Gambar sertifikat sebagai background. ............................................ 45
Gambar 75. Gambar sertifikat memenuhi kertas. ................................................. 46
Gambar 76. Header versi pertama. ......................................................................... 46
Gambar 77. Header versi kedua. ............................................................................. 46
Gambar 78. Header versi akhir. .............................................................................. 47
Gambar 79. Isi sertifikat. .......................................................................................... 48
Gambar 80. Pemberi sertifikat. ................................................................................ 48
Gambar 81. Sertifikat lengkap. ................................................................................ 49
Gambar 82. Data peserta. ......................................................................................... 50
Gambar 83. Insert field. ............................................................................................ 50
Gambar 84. Hasil mail merge. ................................................................................. 51

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
ix
Gambar 85. Window Print – Mencetak ke PDF. ................................................... 52
Gambar 86. Memilih ukuran kertas laporan. ........................................................ 54
Gambar 87. Membuat Section. ................................................................................ 56
Gambar 88. Edit header untuk melihat section. ................................................... 57
Gambar 89. Aktif tombol Link to Previous (atas), non aktif tombol Link to
Previous (bawah) .............................................................................................. 57
Gambar 90. Edit footer. ............................................................................................ 58
Gambar 91. Tombol Close Header and Footer...................................................... 58
Gambar 92. Membuat section 3. .............................................................................. 59
Gambar 93. Edit bagian footer section 2 (halaman 2) .......................................... 60
Gambar 94. Menu Format Page Numbers (Section 2). ......................................... 60
Gambar 95. Menu Format Page Numbers (Section 3) .......................................... 61
Gambar 96. Style. ...................................................................................................... 62
Gambar 97. Mengedit style Normal. ...................................................................... 62
Gambar 98. Window Modify Style. ........................................................................ 63
Gambar 99. Tombol Center...................................................................................... 64
Gambar 100. Membuat cover. ................................................................................. 64
Gambar 101. Judul bab. ............................................................................................ 65
Gambar 102. Insert Page Break. .............................................................................. 66
Gambar 103. Membuat judul BAB I Pendahuluan. .............................................. 67
Gambar 104. Membuat judul BAB II Isi Laporan. ................................................ 67
Gambar 105. Membuat judul BAB III Penutup. .................................................... 67
Gambar 106. Hasil sementara dokumen laporan. ................................................ 68
Gambar 107. Edit style Heading 1. ......................................................................... 68
Gambar 108. Window Modify Style – Heading 1. ................................................ 69
Gambar 109. Hasil akhir judul bab. ........................................................................ 69
Gambar 110. Table of Contents. .............................................................................. 70
Gambar 111. Daftar isi otomatis.............................................................................. 71
Gambar 112. Menggunakan style Heading 2. ....................................................... 72
Gambar 113. Hasil sementara sub bab. .................................................................. 72

x │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Gambar 114. Edit style Heading 2. ......................................................................... 72
Gambar 115. Window Modify Style – Heading 2. ................................................ 73
Gambar 116. Hasil sementara judul sub bab. ........................................................ 73
Gambar 117. Update Field. ...................................................................................... 74
Gambar 118. Daftar isi dengan judul bab dan sub bab. ....................................... 74
Gambar 119. Perubahan judul BAB II dan penambahan sub bab. ..................... 75
Gambar 120. Insert Picture From This Device. ...................................................... 75
Gambar 121. Insert Caption. .................................................................................... 76
Gambar 122. Window Caption. ............................................................................... 76
Gambar 123. Caption Gambar 1. ............................................................................. 77
Gambar 124. Posisi cursor. ....................................................................................... 77
Gambar 125. Tombol Cross-reference. ................................................................... 78
Gambar 126. Window cross-reference.................................................................... 78
Gambar 127. Hasil penyisipan caption gambar pada teks. ................................. 79
Gambar 128. Sisipan gambar pada BAB I. ............................................................. 80
Gambar 129. Blok dengan CTRL + A. .................................................................... 81
Gambar 130. Cursor di bawah judul Daftar Gambar. .......................................... 81
Gambar 131. Tombol Insert Table of Figures. ....................................................... 82
Gambar 132. Window Table of Figures. ................................................................. 82
Gambar 133. Daftar gambar..................................................................................... 82
Gambar 134. Membuat tabel 4x4. ............................................................................ 83
Gambar 135. Window Caption untuk tabel. .......................................................... 84
Gambar 136. Insert caption pada tabel. .................................................................. 85
Gambar 137. Window Cross-reference – Table 1. ................................................. 85
Gambar 138. Menyisipkan caption tabel di teks. .................................................. 86
Gambar 139. Menambah tabel baru. ....................................................................... 86
Gambar 140. Membuat daftar tabel. ....................................................................... 87
Gambar 141. Daftar tabel. ........................................................................................ 87
Gambar 142. Navigation Pane. ................................................................................ 88

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
xi
Gambar 143. Navigation pane pada dokumen. .................................................... 88
Gambar 144. Orientasi kertas. ................................................................................. 89
Gambar 145. Laporan dengan orientasi potrait. ................................................... 89
Gambar 146. Orientation. ......................................................................................... 90
Gambar 147. Section 2 orientasi landscape............................................................ 90
Gambar 148. Section Breaks > Next Page. ............................................................. 91
Gambar 149. Tombol Link to Previous. ................................................................. 91
Gambar 150. Halaman lampiran dengan orientasi landscape. ........................... 92
Gambar 151. Lampiran dengan orientasi potrait. ................................................ 93
Gambar 152. Google Scholar – halaman pencarian. ............................................. 95
Gambar 153. Google Scholar – informasi pustaka................................................ 95
Gambar 154. Google Scholar – informasi cara membuat sitasi. ......................... 96
Gambar 155. Halaman download Mendeley. ....................................................... 99
Gambar 156. Aplikasi Mendeley Reference Manager – Login. .......................... 99
Gambar 157. Halaman web mendeley.com ......................................................... 100
Gambar 158. Aplikasi Mendeley Reference Manager – Tampilan setelah login.
........................................................................................................................... 100
Gambar 159. Aplikasi Mendeley Reference Manager – detail pustaka. .......... 101
Gambar 160. Aplikasi Mendeley Reference Manager – menghapus pustaka. 101
Gambar 161. Aplikasi Mendeley Reference Manager – menambahkan pustaka
pada Collection................................................................................................ 102
Gambar 162. Aplikasi Mendeley Reference Manager – menambah collection.
........................................................................................................................... 102
Gambar 163. Aplikasi Mendeley Reference Manager – Recently added. ....... 103
Gambar 164. Aplikasi Mendeley Reference Manager – menambah pustaka ke
dalam collection. ............................................................................................. 103
Gambar 165. Plugin Mendeley – Mendeley Cite. ............................................... 104
Gambar 166. Plugin Mendeley – Install Mendeley Cite plugin. ....................... 104
Gambar 167. Plugin Mendeley – Get started. ..................................................... 105
Gambar 168. Plugin Mendeley – daftar pustaka. ............................................... 105
Gambar 169. Menyisipkan pustaka: langkah 1. .................................................. 106

xii │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Gambar 170. Menyisipkan pustaka: langkah 2. .................................................. 106
Gambar 171. Menyisipkan pustaka: langkah 3. .................................................. 107
Gambar 172. Menyisipkan pustaka: langkah 4. .................................................. 107
Gambar 173. Menyisipkan pustaka: langkah 5. .................................................. 108
Gambar 174. Mengubah gaya penulisan sitasi: langkah 1. ............................... 108
Gambar 175. Mengubah gaya penulisan sitasi: langkah 2. ............................... 109
Gambar 176. Mengubah gaya penulisan sitasi: langkah 3. ............................... 110
Gambar 177. Web Zotero. ...................................................................................... 111
Gambar 178. Zotero – My Library. ....................................................................... 112
Gambar 179. Zotero – Add-on manager. ............................................................. 112
Gambar 180. Menu Zotero pada MS Word. ........................................................ 112
Gambar 181. Zotero – Menambah collection. ...................................................... 113
Gambar 182. Zotero – Menambah pustaka langkah 1........................................ 113
Gambar 183. Zotero – Menambah pustaka langkah 2........................................ 114
Gambar 184. Zotero – Menambah pustaka langkah 3........................................ 114
Gambar 185. Menyisipkan pustaka dengan Zotero: langkah 1. ....................... 115
Gambar 186. Menyisipkan pustaka dengan Zotero: langkah 2. ....................... 116
Gambar 187. Menyisipkan pustaka dengan Zotero: langkah 3. ....................... 116
Gambar 188. Menyisipkan pustaka dengan Zotero: langkah 4. ....................... 117
Gambar 189. Menyisipkan pustaka dengan Zotero: langkah 5. ....................... 117
Gambar 190. Daftar pustaka dengan Zotero. ...................................................... 118
Gambar 191. Membuat dokumen baru saat MS Word baru dijalankan. ......... 120
Gambar 192. Memilih custom margin. ................................................................. 121
Gambar 193. Memodifikasi style Normal. ........................................................... 121
Gambar 194. Window Modify Style untuk edit style Normal. ......................... 122
Gambar 195. Dua section pada dokumen. ........................................................... 123
Gambar 196. Memberi nomor halaman pada section 2. .................................... 124
Gambar 197. Memberi nomor halaman pada section 3. .................................... 124
Gambar 198. Membuat cover: langkah 1. ............................................................ 125

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
xiii
Gambar 199. Membuat cover: langkah 2. ............................................................ 126
Gambar 200. Membuat cover: langkah 3. ............................................................ 126
Gambar 201. Membuat cover: langkah 4. ............................................................ 127
Gambar 202. Membuat cover: langkah terakhir. ................................................ 127
Gambar 203. Membuat bab: langkah 1. ............................................................... 128
Gambar 204. Membuat bab: langkah 2. ............................................................... 129
Gambar 205. Membuat bab: langkah 3. ............................................................... 129
Gambar 206. Membuat bab: langkah 4. ............................................................... 130
Gambar 207. Membuat bab: langkah terakhir. ................................................... 131
Gambar 208. Membuat sub bab: langkah 1. ........................................................ 132
Gambar 209. Membuat sub bab: langkah 2. ........................................................ 133
Gambar 210. Membuat halaman prakata: langkah 1. ........................................ 134
Gambar 211. Membuat halaman prakata: langkah 2. ........................................ 134
Gambar 212. Membuat daftar isi: langkah 1. ...................................................... 135
Gambar 213. Membuat daftar isi: langkah 2. ...................................................... 136
Gambar 214. Membuat daftar isi: langkah 3. ...................................................... 136
Gambar 215. Membuat daftar isi: langkah 4. ...................................................... 137
Gambar 216. Membuat daftar isi: langkah 5. ...................................................... 137
Gambar 217. Menyisipkan tabel: langkah 1. ....................................................... 139
Gambar 218. Menyisipkan tabel: langkah 2. ....................................................... 139
Gambar 219. Menyisipkan tabel: langkah 3. ....................................................... 139
Gambar 220. Menyisipkan tabel: langkah 4. ....................................................... 140
Gambar 221. Menyisipkan tabel: langkah 5. ....................................................... 140
Gambar 222. Menyisipkan tabel: langkah 6. ....................................................... 140
Gambar 223. Menyisipkan tabel: langkah 7. ....................................................... 141
Gambar 224. Menyisipkan tabel: langkah 8. ....................................................... 141
Gambar 225. Menyisipkan tabel: langkah 9. ....................................................... 141
Gambar 226. Menyisipkan tabel: langkah 10. ..................................................... 142
Gambar 227. Menyisipkan tabel: langkah 11. ..................................................... 142

xiv │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Gambar 228. Menyisipkan tabel: langkah 12....................................................... 143
Gambar 229. Menyisipkan tabel: langkah 13....................................................... 143
Gambar 230. Menyisipkan tabel: langkah 14....................................................... 144
Gambar 231. Menyisipkan tabel: langkah 15....................................................... 144
Gambar 232. Menyisipkan tabel: langkah 16....................................................... 145
Gambar 233. Menyisipkan tabel: langkah 17....................................................... 145
Gambar 234. Menyisipkan tabel: langkah 18....................................................... 146
Gambar 235. Menyisipkan tabel: langkah 19....................................................... 147
Gambar 236. Menyisipkan tabel: langkah 20....................................................... 147
Gambar 237. Menyisipkan gambar: langkah 1. ................................................... 148
Gambar 238. Menyisipkan gambar: langkah 2. ................................................... 149
Gambar 239. Menyisipkan gambar: langkah 3. ................................................... 150
Gambar 240. Menyisipkan gambar: langkah 4. ................................................... 150
Gambar 241. Mengatur posisi nomor halaman: langkah 1................................ 151
Gambar 242. Mengatur posisi nomor halaman: langkah 2................................ 151
Gambar 243. Mengatur posisi nomor halaman: langkah 3................................ 152
Gambar 244. Menyisipkan pustaka pada tugas akhir – mendeley - langkah 1.
........................................................................................................................... 153
Gambar 245. Menyisipkan pustaka pada tugas akhir – mendeley - langkah 2.
........................................................................................................................... 154
Gambar 246. Menyisipkan pustaka pada tugas akhir – mendeley - langkah 3.
........................................................................................................................... 154
Gambar 247. Menyisipkan pustaka pada tugas akhir – mendeley - langkah 4.
........................................................................................................................... 155
Gambar 248. Menyisipkan pustaka pada tugas akhir – zotero - langkah 1. ... 156
Gambar 249. Menyisipkan pustaka pada tugas akhir – zotero - langkah 2. ... 156
Gambar 250. Template dari jurnal RESTI. ........................................................... 158
Gambar 251. Template dari Karbala International Journal of Modern Science.
........................................................................................................................... 159
Gambar 252. Template dari Journal Computer Sciences Institute. .................. 159

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
xv
Gambar 253. Template dari LONTAR KOMPUTER. ......................................... 159
Gambar 254. Template Jordanian Journal of Computers and Information
Technology. ...................................................................................................... 160
Gambar 255. Template RESTI sebagai contoh template. ................................... 160
Gambar 256. Menulis judul: langkah 1. ............................................................... 161
Gambar 257. Menulis judul: langkah 2. ............................................................... 162
Gambar 258. Menulis judul: langkah 3. ............................................................... 162
Gambar 259. Menulis judul: langkah 5. ............................................................... 163
Gambar 260. Menulis informasi penulis: langkah 1 ........................................... 163
Gambar 261. Menulis informasi penulis: langkah 2. .......................................... 164
Gambar 262. Menulis abstrak: langkah 1. ............................................................ 164
Gambar 263. Menyisipkan gambar pada isi: langkah 1. .................................... 165
Gambar 264. Menyisipkan gambar pada isi: langkah 2. .................................... 165
Gambar 265. Menyisipkan gambar pada isi: langkah 3. .................................... 166
Gambar 266. Menyisipkan gambar pada isi: langkah 4. .................................... 166
Gambar 267. Menyisipkan gambar pada isi: langkah 5. .................................... 167
Gambar 268. Menyisipkan gambar pada isi: langkah 6. .................................... 167
Gambar 269. Menyisipkan tabel pada isi: langkah 1.......................................... 168
Gambar 270. Menyisipkan tabel pada isi: langkah 2.......................................... 168
Gambar 271. Menyisipkan tabel pada isi: langkah 3.......................................... 169
Gambar 272. Menyisipkan tabel pada isi: langkah 4.......................................... 169
Gambar 273. Menyisipkan tabel pada isi: langkah 5.......................................... 169
Gambar 274. Menyisipkan tabel pada isi: langkah 6.......................................... 170
Gambar 275. Menyisipkan tabel pada isi: langkah 7.......................................... 170
Gambar 276. Menyisipkan tabel pada isi: langkah 8.......................................... 170
Gambar 277. Menyisipkan pustaka pada jurnal penelitian – mendeley – langkah
1. ........................................................................................................................ 171
Gambar 278. Menyisipkan pustaka pada jurnal penelitian – mendeley – langkah
2. ........................................................................................................................ 172
Gambar 279. Menyisipkan pustaka pada jurnal penelitian – mendeley – langkah
3. ........................................................................................................................ 172

xvi │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Gambar 280. Menyisipkan pustaka pada jurnal penelitian – mendeley – langkah
4. ........................................................................................................................ 173
Gambar 281. Menyisipkan pustaka pada jurnal penelitian – mendeley – langkah
5. ........................................................................................................................ 173

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
xvii
 Source Code

File-file yang digunakan sebagai contoh-contoh praktik pada buku ini dapat
diunduh atau diakses pada link GitHub berikut:

https://github.com/rezafaisal/BelajarMicrosoftWord

xviii │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 1
Pendahuluan

Target Pembaca
Buku ini ditujukan kepada pembaca yang telah memiliki pengetahuan tentang
penggunaan komputer dan internet. Pembaca juga diharapkan telah
menggunakan Microsoft Office pada umumnya dan Microsoft Word pada
khususnya, sehingga diharapakan pembaca telah mengetahui fitur-fitur dasar
dan cara penggunaannya.

Namun pembaca masih belum memanfaatkan fitur-fitur otomatisasi untuk

mempermudah dalam menyelesaikan tugas kuliah atau kantor dalam
pembuatan dokumen. Sebagai contoh, penulis masih melihat ada pengguna
yang membuat daftar isi secara manual. Atau pengguna yang memberikan
nama gambar atau tabel secara manual sehingga ketika ada gambar atau tabel
baru yang disisipkan maka nama gambar atau tabel sebelum dan sesudahnya
harus disesuaikan.

Penulis juga pernah melihat pengguna yang membuat beberapa file dimana
sebagian file adalah beroritentasi potrait dan sebagian lainnya adalah
landscape. Hal ini terjadi karena pengguna belum mengetahui bahwa dalam
sebuah file dokumen dapat dibuat memiliki sebagian halaman dengan orientasi
potrait dan sebagian lainnya adalah landscape. Selain itu pengguna mahasiswa
dalam menulis naskah tugas akhir masih mengelola dan menulis referensi
tanpa bantuan fitur yang disediakan oleh MS Word sehingga kesulitan dalam
membuat daftar referensi berdasarkan jurnal atau buku yang disitir pada
dokumen.

Buku ini diharapkan menjadi panduan bagi siapa saja yang telah menggunakan
MS Word dan ingin memanfaatkannya lebih maksimal untuk keperluan
menyelesai tugas di kampus atau di kantor.

MS Office
Microsoft Office (MS Office) adalah produk perangkat lunak yang berfungsi
untuk membantu menyelesaikan pekerjaan perkantoran. Perangkat lunak ini
dikembangkan oleh Microsoft untuk bisa bekerja di atas sistem operasi

1
Microsoft Windows. Namun pada perkembangannya MS Office tersedia juga
digunakan pada sistem operasi Apple MacOS.

MS Office adalah paket aplikasi perkantoran yang terdiri atas:

- Perangkat lunak pengolahan kata (word processor) yaitu Microsoft

Word (MS Word).
- Aplikasi lembar kerja (spreadsheet) yaitu Microsoft Excel (MS Excel).
- Perangkat lunak mengelola kalender, jadwalkerja, catatan serta
komunikasi dengan email yaitu Microsoft Outlook.
- Program komputer untuk presentasi yaitu Microsoft Power Point.
- Dan lain-lain.
MS Office versi 1.0 dirilis pada tahun 1990 sedangkan versi selanjutnya adalah
sebagai berikut:

- Microsoft Office 1.5 (1991).

- Microsoft Office 1.6 (1991).
- Microsoft Office 3.0 (1992).
- Microsoft Office 4.0 (1994).
- Microsoft Office 4.3 - versi terakhir yang mendukung Windows 3.1
(1994).
- Microsoft Office 4.2 for Windows NT - berjalan pada Windows NT 3.5
(1994).
- Microsoft Office 95 (1995).
- Microsoft Office 97 (1996).
- Microsoft Office 97 Powered by Word 98 - hanya dirilis di Jepang
(1997).
- Microsoft Office 2000 (1999).
- Microsoft Office XP (2001).
- Microsoft Office 2003.
- Microsoft Office 2007.
- Microsoft Office 2010.
- Microsoft Office 2013.
- Microsoft Office 2016 (2015).
- Microsoft Office 2019.
- Microsoft Office 2021.

MS Word
Microsoft Word (MS Word) adalah salah satu aplikasi pengolahan kata (word
processor) yang dikembangkan oleh Microsoft. Aplikasi ini pertama kali dirilis
tahun 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk sistem operasi Xenix dan

2 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

DOS. Pada tahun 1989 akhirnya dirilis Word for Windows 1.0 dan pada tahun
1990 dirilis Word for Windows 1.1 untuk sistem operasi Windows 3.0 dengan
tampilan antarmuka seperti pada Gambar 1.

Gambar 1. Microsoft Word 1.1.

Selanjutnya MS Word terus dikembangkan sampai sekarang hingga mencapai
versi MS Word 2021 seperti yang terlihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Microsoft Word 2021.

Selanjutnya pada sub bab ini akan diberikan dasar-dasar pengetahuan tentang
MS Word secara singkat.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
3
Menu
Antarmuka MS Word secara umum dapat dibagi menjadi dua bagian utama.
Bagian yang pertama adalah Menu yang berupa tab seperti yang terlihat pada
lingkaran hitam yang ditunjuk oleh panah hitam pada Gambar 3.

Gambar 3. Menu.
Setiap menu mengelompokkan fitur-fitur. Pada menu dapat dilihat fitur-fitur
berupa tombol atau opsi yang dapat dipilih. Setiap fitur-fitur ini
dikelompokkan lagi menjadi beberapa bagian. Setiap bagian dipisahkan oleh
garis vertikal. Setiap bagian memiliki nama yang ditulis di bagian bawah
seperti yang ditunjuk oleh panah hitam pada Gambar 4.

Gambar 4. Bagian pada menu.

Pada setiap bagian tersebut terdapat fitur-fitur dalam bentuk tombol atau opsi
yang bisa dipilih. Sebagai contoh pada menu Home, pada bagian Font terdapat
tombol-tombol seperti Bold ( ), Font Color ( ), atau opsi seperti Font dan Font
Size ( ).

Jika menu lain dipilih maka akan ditampilkan nama bagian yang berbeda
dengan fitur-fitur yang sesuai dengan nama menu dan bagiannya. Sebagai
contoh dapat dilihat isi menu Layout yang dapat dilihat pada Gambar 5.

4 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Gambar 5. Menu Layout.
Editor
Bagian kedua dari antarmuka MS Word adalah Editor. Editor adalah area untuk
mengetik yang berbentuk seperti kertas putih seperti yang ditunjuk oleh panah
hitam pada Gambar 6.

Gambar 6. Editor.
Pada sisi kiri dan atas area editor ini terdapat penggaris (Ruler) yang membantu
dalam proses pengetikan. Jika penggaris ini belum terlihat maka dapat
dimunculkan dengan memilih menu View kemudian pada bagian Show pilih
Ruler seperti yang ditunjukkan panah pada Gambar 7.

Gambar 7. Ruler.
Seperti penggaris pada umumnya terdapat satuan yaitu centimeter atau inci.
Untuk mengatur satuan penggaris ini dapat dilakukan dengan memilih menu
File kemudian pilih Options maka ditampilkan window Word Options seperti

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
5
yang terlihat pada Gambar 8. Pada window tersebut pilih Advanced kemudian
pada opsi Show measurements in units of pilih satuan yang diinginkan seperti
yang ditunjuk oleh panah pada Gambar 8.

Gambar 8. Word Options.

Footer
Pada bagian bawah antarmuka MS Word terdapat footer yang berisi kontrol
dan status.

Gambar 9. Footer

6 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Kontrol pada footer dapat dilihat pada bagian sebelah kanan yang berfungsi
untuk zoom in (memperbesar) dan zoom out (memperkecil) tampilan
dokumen. Kontrol ini berupa slider seperti pada Gambar 10. Pada slider ini
terdapat tombol (-) untuk zoom out dan tombol (+) untuk zoom in. Status
prosentasi ukuran dapat dilihat pada angka di sebelah kanan tombol (+).

Gambar 10. Slider Zoom.

Selain itu untuk melakukan zoom dapat dilakukan dengan cara mengerakan
tombol slider, digerakkan ke kiri untuk zoom out dan digerakkan ke arah kanan
untuk zoom in. Cara lain untuk melakukan zoom dapat dilakukan dengan
menekan tombol Ctrl dan ditahan, kemudian diikuti dengan menggerakkan
roda mouse yang berada diantara tombol kiri dan kanan mouse.

Pada footer bagian kiri terdapat status dokumen yang memperlihatkan sedang
di halaman mana kita berada dan jumlah total halaman serta jumlah kata yang
ada pada dokumen tersebut.

Gambar 11. Status dokumen.

Membuat & Menyimpan Dokumen

Saat aplikasi MS Word dijalankan maka secara otomatis dibuat sebuah
dokumen baru. Namun ketika kita sedang bekerja terkadang kita ada keperluan
untuk membuat dokumen baru. Untuk membuat dokumen baru dapat
dilakukan dengan cara memilih menu File kemudian pilih New maka akan
ditampilkan seperti pada Gambar 12.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
7
 Gambar 12. Dokumen baru.

Untuk membuat dokumen kosong dapat dilakukan dengan cara memilih Blank
dokumen. Jika sedang terkoneksi dengan internet maka akan dapat dilihat
pilihan template dokumen yang dapat digunakan. Saat memilih salah satu
template dokumen tersebut maka akan dilanjutnya dengan dengan
mengunduh template tersebut.

Setelah melakukan pengetikan maka dokumen perlu disimpan. Untuk

menyimpan dokumen dapat dilakukan dengan mengklik tombol Save yang
berada di atas dengan bentuk disket seperti icon berikut . Cara lain adalah
dengan memilih menu File kemudian pilih Save. Atau dengan menekan tombol
Ctrl + S. Kemudian akan ditanyakan lokasi penyimpanan file dan nama file dari
dokumen yang akan disimpan. Kemudian proses pengetikan dapat
dilanjutkan, lakukan proses penyimpanan agar hal baru yang telah dikerjakan
disimpan ke dalam file yang sama.

Namun jika ingin menyimpan dokumen ke dalam file dengan nama yang
berbeda maka langkah yang dapat dilakukan adalah memilih menu File
kemudian pilih Save As atau dengan menekan tombol Ctrl + S +A, kemudian
pilih lokasi dan ketikkan nama file baru untuk dokumen tersebut. Selain itu
juga dapat dipilih tipe atau format file yang ingin disimpan. Secara default
format dokumen adalah DOCX, namun kita juga dapat memilih format lain
seperti PDF seperti yang dapat dilihat pada Gambar 13.

8 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Gambar 13. Penentuan lokasi, nama file dan format file.

Blok Teks
Memblok teks adalah hal dasar yang mesti diketahui saat menggunakan MS
Word. Untuk melakukan blok teks akan lebih mudah jika menggunakan
bantuan mouse. Sebagai contoh misal dimiliki teks seperti contoh kalimat
seperti yang terlihat pada Gambar 14. Klik kiri mouse pada awal teks seperti
yang ditunjuk oleh panah hitam di sebelah kiri atas.

Gambar 14. Memblok seluruh teks.

Tahan tombol kiri mouse, kemudian gerakkan sampai akhir teks seperti yang
ditunjuk oleh panah hitam di sebelah kanan bawah. Sehingga akan terlihat teks
terblok dengan highlight warna abu-abu seperti pada Gambar 14.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
9
Setelah teks terblok maka kita dapat memilih fitur yang diinginkan untuk
mengubah style atau format teks tersebut. Sebagai contoh, setelah teks di atas
diblok maka bisa dipilih tombol Center seperti yang ditunjuk oleh panah hitam
pada Gambar 15.

Gambar 15. Tombol Center.

Maka hasilnya dapat dilihat seperti pada Gambar 16.

Gambar 16. Teks menjadi rata tengah.

Mencetak Dokumen
Setelah dokumen selesai dibuat maka umumnya dokumen dicetak. Untuk
mencetak dokumen dapat dilakukan dengan memilih menu File kemudian
pilih Print. Cara lain adalah dengan menekan tombol Ctrl + P.

Hasilnya dapat dilihat seperti pada Gambar 17. Pilih printer yang terkoneksi
dengan komputer dengan cara memilih daftar printer pada daftar yang
ditunjuk oleh panah hitam pada Gambar 17. Pastikan komputer telah
terhubung dengan kabel printer sebelum mencetak dokumen.

10 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Gambar 17. Mencetak dokumen.
Pada buku ini tidak akan dijelaskan setiap fitur-fitur yang dimiliki oleh MS
Word secara detail. Penjelesan tentang setiap fitur-fitur tersebut umumnya
telah dijelaskan pada buku MS Word yang telah ada di pasaran. Namun pada
bab selanjutnya akan diberikan penjelasan fitur-fitur sesuai dengan keperluan
dari setiap kasus yang dikerjakan.

Kesimpulan
Dengan menyelesaikan bab ini diharapakan pembaca dapat mengenal dan
menggunakan Microsoft Word dengan panduan dasar-dasar pengetahuan
yang diberikan pada bab ini.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
11
 2
Surat Resmi Kantor

Membuat surat resmi merupakan tugas yang sering diberikan di kantor. Pada
kasus pertama ini akan diberikan langkah demi langkah untuk membuat surat
resmi perkantoran.

Menentukan Ukuran Kertas

Langkah awal dalam mengetik dokumen adalah memilih ukuran kertas yang
digunakan. Ukuran kertas yang umumnya digunakan pada kantor adalah A4
atau F4. Pada kasus ini dipilih ukuran kertas A4.

Untuk memilih ukuran kertas, pilih menu Layout kemudian bagian Page
Setup pilih Size dan pilih A4 seperti pada lingkaran hitam di Gambar 18.

Gambar 18. Memilih ukuran kertas surat.

Kemudian simpan dokumen dengan nama file adalah Kasus1.docx.

12 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Menentukan Margin
Margin adalah jarak antara tepi kertas dan teks. Margin terdiri atas 4 yaitu
margin atas, margin bawah, margin kiri dan margin kanan.

Untuk menentukan ukuran margin dapat dilakukan dengan cara memilih

menu Layout kemudian pada area Page Setup pilih Margin seperti yang
terlihat pada lingkaran hitam di gambar sebelah kiri pada Gambar 19.

Gambar 19. Setup Margin.

Pada gambar di atas dapat dilihat terdapat beberapa pilihan ukuran margin
yang dapat langsung digunakan seperti Normal, Narrow, Moderate dan lain-
lain.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
13
 Gambar 20. Margin pada dokumen.
Jika ingin menentukan ukuran margin sendiri maka pilih Custom Margins
kemudian ditampilkan window seperti pada gambar di sebelah kanan pada
Gambar 19. Misal ingin dibuat margin atas adalah 3 cm maka isikan nilai 3 pada
input Top. Untuk memberikan nilai margin kiri adalah dengan mengisi nilai
pada input Left, nilai margin kanan pada input Right dan nilai margin bawah
pada input Bottom. Hasilnya dapat dilihat seperti pada kotak hitam pada
gambar sebelah kanan di Gambar 19.

Atau isi dengan nilai margin yang diinginkan. Setelah itu klik tombol OK.
Hasilnya dapat dilihat pada Gambar 20. Hasilnya dapat dilihat pada tanda
kurung kurawal ({) pada Gambar 20. Menentuan nilai margin ini juga dapat
dilakukan ditengah pekerjaan atau setelah pengetikan selesai. Namun
sebaiknya penentuan nilai margin ini dilakukan di awal proses pengetikan
dokumen.

14 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Membuat Kepala Surat
Kepala surat atau juga dikenal dengan kop surat umumnya ada pada sebuah
surat resmi. Pada MS Word, kop atau kepala surat dibuat pada area header.
Area header adalah area yang berada pada area margin atas atau pada bagian
kotak hitam di Gambar 21.

Gambar 21. Area header pada dokumen.

Pada sub bab ini akan diberikan langkah-langkah untuk membuat kepala surat
atau kop surat pada area header.

Mengedit Header
Untuk mengedit area header dapat dilakukan dengan dua cara. Cara pertama
adalah dengan memilih menu Insert kemudian pada bagian Header & Footer

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
15
pilih Header. Kemudian akan ditampilkan menu menurut seperti pada Gambar
22, pilih Edit Header.

Gambar 22. Edit Header.

Cara kedua adalah dengan mengklik dua kali pada area header (kotak hitam)
pada Gambar 21. Jika berhasil maka akan dapat dilihat area header dapat diedit
seperti yang terlihat pada Gambar 23.

16 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Gambar 23. Area header dapat diedit.

Membuat Tabel pada Header

Selanjutnya akan dibuat tabel dengan ukuran 2 x 1, artinya tabel terdiri atas 2
kolom dan 1 baris. Tujuan pembuatan kolom ini adalah untuk tempat logo dan
identitas organisasi atau kantor. Kolom pertama tabel akan diisi dengan gambar
logo. Sedangkan kolom kedua tabel akan diisi dengan identitas
organisasi/kantor.

Untuk membuat tabel dapat dilakukan dengan dua cara. Cara pertama adalah
dengan memilih menu Insert kemudian pada area Tables pilih tombol Table
seperti yang terlihat pada lingkaran hitam di gambar sebelah kiri pada Gambar
24. Kemudian akan ditampikan menu menurun ke bawah seperti gambar
sebelah kiri di bawah ini, lalu pilih 2 kolom dan 1 baris seperti yang terlihat ada
lingkaran hitam kecil.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
17
 Gambar 24. Membuat tabel.
Cara kedua adalah dengan memilih Insert Table... pada menu menurut ke
bawah di atas. Setelah pilihan tersebut diklik maka ditampilkan window seperti
pada gambar sebelah kanan pada Gambar 24. Untuk membuat tabel dengan 2
kolom dan 1 baris, isikan nilai 2 pada input Number of columns kemudian
isikan nilai 1 pada input Number of rows. Hasilnya dapat dilihat seperti pada
Gambar 25.

Gambar 25. Tabel pada header.

Menyisipkan Logo
Untuk melakukan hal ini maka terlebih dahulu perlu untuk mencari dan
mengunduh gambar logo. Sebagai latihan, maka dapat diunduh gambar dari
link berikut:
https://drive.google.com/file/d/1NOq1KwRvYJhtPJoiVnQXLsc-

18 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

IDLqWjDB/view?usp=sharing. Unduh gambar tersebut kemudian simpan
pada folder Downloads atau Pictures pada komputer.

Logo organisasi atau kantor umumnya berada pada posisi sebelah kiri. Oleh
karena itu gambar logo akan disisipkan pada kolom pertama atau kolom di
sebelah kiri. Untuk menyisipkan gambar logo ke kolom ini maka posisi cursor
harus berada pada kolom tersebut. Untuk memposisikan cursor pada kolom ini
adalah dengan cara klik cursor mouse di kolom tersebut.

Kemudian seperti yang terlihat pada Gambar 26, pilih menu Insert dan pada
area Illustrations pilih tombol Pictures. Pada menu yang menurut ke bawah
akan ditampilkan pilihan lokasi gambar, pilih This Device karena logo sudah
diunduh sebelumnya.

Gambar 26. Menyisipkan gambar.

Kemudian ditampilkan window untuk memilih gambar logo seperti pada

Gambar 27. Pilih gambar yang akan dijadikan logo, pada contoh ini dipilih
gambar dengan nama file adalah logo_ulm.png.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
19
 Gambar 27. Daftar gambar.
Atur ukuran gambar pada kolom tabel sesuai proposi logo pada umumnya.
Hasilnya dapat dilihat seperti pada Gambar 28.

Gambar 28. Logo.

Pada gambar di atas dapat dilihat kolom pada tabel masih terbagi menjadi dua
dengan lebar yang sama. Untuk itu perlu disesuaikan lebar kolom pada logo
dengan cara menekan garis vertikal antara 2 kolom kemudian mengesernya ke
kiri ke arah logo sehingga hasilnya dapat dilihat pada Gambar 29.

Gambar 29. Lebar kolom pada logo.

20 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Menulis Identitas Kantor
Langkah selanjutnya adalah menyisipkan identitas kantor pada kolom tabel
sebelah kanan. Caranya adalah dengan meletakkan cursor aktif ke kolom
tersebut dengan mengklik cursor mouse di kolom tersebut.

Kemudian ketikan identitas pada kolom tersebut, misalnya teks identitas

tersebut adalah sebagai berikut.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN

RISET, DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT
LEMBAGA PENINGKATAN DAN PENGEMBANGAN
PEMBELAJARAN
JL. Brigjen H. Hasan Basry Kotak Pos 219 Banjarmasin 70123
Telp/Fax: 3304177-3304195 Laman: https://lp3.ulm.ac.id
Hasilnya dapat dilihat pada Gambar 30. Namun teks ini belum diberikan style.

Gambar 30. Identitas kantor tanpa style.

Selanjutnya adalah memberikan style pada teks di atas. Untuk melihat pilihan
style pada teks dapat dilakukan dengan mengklik menu Home. Pada area Font
dapat dilihat tombol-tombol dan opsi untuk memberikan style pada teks yang
meliputi:

- Jenis font pada teks dan ukurannya ( )

- Teks cetak tebal (tombol B).
- Teks cetak miring (tombol I).
- Teks dengan garis bawah (tombol U).
- Teks dicoret (tombol ab).
- Dan lain-lain.
Sedangkan pada area Paragraph terdapat tombol-tombol untuk:

- membuat teks rata kiri ( ).

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
21
 - Membuat teks rata tengah ( ).
- Membuat teks rata kanan ( ).
- Membuat teks rata kiri kanan ( ).
- Menentukan spasi baris ( ).
- Dan lain-lain.

Gambar 31. Style teks pada menu Home.

Langkah selanjutnya adalah mengubah font seluruh teks pada header menjadi
Times New Roman dengan cara memblok seluruh teks seperti berikut.
Kemudian pilih opsi untuk mengubah jenis font dengan cara mengklik
dropdown pada lingkaran hitam di bagian atas seperti terlihat pada Gambar
32. Selanjutnya ditampilkan menu menurun ke bawah yang menampilkan
daftar font, kemudian pilih Times New Roman pada daftar maka seluruh teks
yang diblok akan menggunakan font tersebut.

Gambar 32. Memilih font Times New Roman.

Kemudian buat seluruh teks menjadi rata tengah dengan cara memblok
seluruh teks kemudian klik tombol untuk membuat rata tengah seperti yang
terlihat pada lingkaran hitam pada Gambar 33.

22 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Gambar 33. Membuat teks rata tengah.
Selanjutnya adalah menyesuaikan ukuran teks. Blok teks berikut ini

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN

RISET, DAN TEKNOLOGI
Kemudian ganti ukurannya menjadi 15 dengan cara mengetik angka 15 pada
kolom dengan lingkaran hitam pada Gambar 34.

Gambar 34. Mengubah ukuran teks.

Dengan cara yang sama ubah ukuran teks berikut agar ukurannya menjadi 14.

UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT

Kemudian ubah ukuran teks berikut agar ukurannya menjadi 12 dan sisa teks
yang lain menjadi 11. Kemudian ubah agar teks di bawah ini menjadi cetak
tebal sehingga hasil akhirnya dapat dilihat seperti pada Gambar 34.

LEMBAGA PENINGKATAN DAN PENGEMBANGAN

PEMBELAJARAN
Langkah berikutnya adalah menghilangkan garis tabel dengan cara mengklik
tanda yang ditunjuk oleh tanda panah pada Gambar 34. Kemudian pilih
Border seperti yang terlihat pada lingkaran hitam kecil pada Gambar 35.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
23
Selanjutnya pilih No Border maka garis pada tabel akan hilang seperti yang
terlihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 35. Menghilangkan garis tabel.

Membuat Garis pada Header
Langkah terakhir adalah membuat garis hitam tebal di bawah logo dan teks.
Caranya dengan memilih menu Insert kemudian pada bagian
Illustrations pilih Shapes. Kemudian ditampilkan menu menurun ke
bawah dan pilih tombol garis seperti pada lingkaran hitam seperti pada
Gambar 36.

Gambar 36. Menyisipkan garis.

Selanjutnya tarik garis dari posisi kiri di bawah tabel sampai ke kanan. Sehingga
terlihat seperti pada Gambar 37.

24 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Gambar 37. Garis di bawah tabel.
Untuk membuat garis menjadi warna hitam dan tebal maka pilih garis
kemudian pilih menu Shape Format. Pada bagian Shape Styles pilih Shape
Outline kemudian pilih warna hitam dan pada pilih Weight dan pilih 3pt
maka akan dapat dilihat garis tebal seperti pada Gambar 38.

Gambar 38. Garis hitam tebal.

Hasilnya dapat dilihat kepala surat seperti pada Gambar 39.

Gambar 39. Kepala surat kantor.

Membuat Nomor, Lampiran, Hal & Tanggal

Surat
Jika kepala surat disisipkan pada header, maka nomor, lampiran, hal dan
tanggal surat disisipkan di badan dokumen seperti yang ditunjuk panah hitam
pada Gambar 40.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
25
 Gambar 40. Nomor, lampiran, hal dan tanggal surat.
Jika area header masih aktif maka untuk mengedit area badan dokumen dapat
dilakukan dengan mengklik dua kali pada area badan dokumen (panah hitam)
pada Gambar 40.

Kemudian untuk membuat nomor, lampiran, hal dan tanggal surat tersusun
rapi maka dapat memanfaatkan tabel. Untuk keperluan tersebut dibuat tabel 4
x 3 yaitu terdiri atas 4 kolom dan 3 baris. Hasilnya dapat dilihat seperti pada
Gambar 41.

Gambar 41. Tabel 4 x 3.

Kemudian pada kolom isikan dengan nilai-nilai seperti yang terlihat pada
Gambar 42.

Gambar 42. Nilai pada tabel.

26 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Jika diperhatikan jenis font yang digunakan adalah Calibri (Body) dengan
ukuran font adalah 11. Ubah jenis font menjadi Times New Roman dengan cara
memblok seluruh tabel kemudian ubah opsi jenis font dengan memilih pada
lingkaran hitam pada Gambar 42.

Langkah selanjutnya adalah mengatur lebar kolom sesuai dengan panjang teks
yang ada di dalam setiap kolom tersebut. Hasilnya akan terlihat seperti pada
Gambar 43.

Gambar 43. Pengaturan lebar kolom.

Selanjutnya adalah mengatur posisi tanggal surat agar teks merapat ke sisi
kanan. Caranya adalah dengan mengklik pada kolom tanggal kemudian klik
tombol rata kanan pada lingkaran hitam pada Gambar 43.

Selanjutnya adalah menghilangkan garis pada tabel mengklik tanda pada

tabel yang ditunjuk oleh panah hitam di Gambar 43 kemudian pilih tombol
Borders dan memilih No Border seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 35
sebelumnya. Hasil akhirnya dapat dilihat pada .

Gambar 44. Hasil akhir pembuatan nomor, lampiran, hal dan tanggal surat.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
27
Membuat Tujuan Surat
Langkah selanjutnya adalah membuat kepada siapa surat ditujukan. Tujuan
surat ini dapat diletakkan di bawah tabel nomor, lampiran, hal dan tanggal
surat yang telah dibuat sebelumnya. Berikut di bawah adalah teks yang
dituliskan.

Kepada Yth,
Penerima
Jabatan
di-
tempat
Sehingga hasil sementaranya dapat dilihat seperti pada Gambar 45. Pada
gambar dapat dilihat jika ada teks jarak antara barisnya. Untuk menghilangkan
ruang antara baris dapat dilakukan dengan cara berikut.

Langkah pertama adalah blok baris pertama pada kotak hitam di Gambar 45
sampai ke baris kelima.

Gambar 45. Tujuan surat.

Kemudian pada area Paragrahp di menu Home pilih tombol Line and
Paragraph Spacing (lingkaran hitam pada Gambar 46).

28 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Gambar 46. Tombol Line and Paragraph Spacing.
Dan hasilnya dapat dilihat pada Gambar 47.

Gambar 47. Hasil akhir pembuatan tujuan surat.

Membuat Isi Surat

Pada sub bab ini membuat isi surat seperti teks di bawah ini.

Dengan hormat,
Dengan ini kami mengundang Saudara pada Workshop Pengembangan
Kemampuan Aplikasi Perkantoran Tingkat Expand Bagi Tenaga
Kependidikan yang Insya Allah akan dilaksanakan pada:
Hari/tanggal : Senin 02 Agustus 2021
Waktu : 08.00 – 16.00
Tempat : Ruang Pelatihan ULM Banjarmasin
Demikian undangan ini disampaikan atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan
terima kasih.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
29
Ketik teks di atas pada surat yang telah dibuat sebelumnya. Kemudian agar
Hari/tanggal, Waktu dan Tempat terlihat lebih rapi maka manfaatkan tabel
sehingga hasil sementara dapat dilihat seperti pada Gambar 48.

Gambar 48. Hasil sementara bagian isi surat.

Selanjutnya buat agar kalimat “Workshop Pengembangan Kemampuan
Aplikasi Perkantoran Tingkat Expand Bagi Tenaga Kependidikan” menjadi
cetak tebal. Dan hilangkan border pada tabel sehingga hasil akhirnya dapat
dilihat seperti pada Gambar 49.

Gambar 49. Hasil akhir bagian isi surat.

30 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Membuat Tanggal dan Identitas Pembuat
Surat
Di akhir surat umumnya disisipkan tanggal dan identitas pembuat surat.
Sebagai contoh teks yang digunakan adalah sebagai berikut.

Banjarmasin, 25 Juli 2021

Ketua LP3

GUSTI RUSMAYADI
NIP. 19630101 198903 1 005
Ketik teks di atas di bawah isi surat sehingga terlihat seperti pada kotak hitam
di Gambar 50.

Gambar 50. Tanggal dan identitas pengirim surat.

Selanjutnya blok teks tersebut klik menu Home kemudian pada bagian
Paragraph pilih tombol Line and Paragraph Spacing kemudian klik Remove
Space After Paragraph seperti yang terlihat pada lingkaran hitam di Gambar
51.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
31
 Gambar 51. Menghilangkan ruang antar paragraph.
Masih dalam keadaan blok pada teks tersebut, selanjutnya klik dan tahan
tombol Left Indent (lingkaran hitam pada Gambar 52) kemudian tarik tombol
tersebut ke arah kanan sehingga teks bergerak ke arah kanan. Alur letak teks
sesuai dengan keinginan.

Gambar 52. Left indent.

Gerakan tombol Left Indent seperti panah hitam pada Gambar 53.

32 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Gambar 53. Posisi tanggal dan identitas pembuat surat.
Hasil akhirnya dapat dilihat surat secara lengkap seperti pada.

Gambar 54. Hasil akhir surat.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
33
Membuat Mail Merge
Mail merge adalah fasilitas yang berguna untuk menghasilkan beberapa surat,
label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan data yang disimpan dalam
daftar, database, atau spreadsheet.

Pada kasus ini data disimpan ke dalam file spreadsheet MS Excel. Pada Gambar
55 dapat dilihat isi dari file tersebut. Data ini terdiri atas dua kolom yaitu
Penerima dan Jabatan. Simpan data tersebut ke dalam file dengan nama
Kasus1-Data.xlsx.

Gambar 55. Data penerima surat.

Selanjutnya pada dokumen surat yang telah dibuat, klik menu Mailings
kemudian pada bagian Start Mail Merge pilih tombol Select Recipients seperti
yang terlihat pada Gambar 56.

Gambar 56. Memilih file data tujuan surat.

34 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Kemudian akan ditampilkan window untuk memilih lokasi file data, pilih
dimana file Kasus1-Data.xlsx disimpan kemudian pilih file tersebut dan klik
tombol OK seperti yang dapat dilihat pada Gambar 57. Setelah file dipilih maka
akan ditampilkan window Select Table seperti pada Gambar 58, kemudian klik
tombol OK.

Gambar 57. Window explorer.

Gambar 58. Select table.

Jelaskan pada surat bisa disiapkan 1 dokumen/file untuk 1 keperluan. Sebagai
contoh surat tugas, surat ijin, surat permintaan bantuan penagihan dana, dan
lain-lain.

Langkah selanjutnya adalah menentukan teks yang akan diganti dengan nilai
dari kolom Penerima caranya dengan memblok teks “Penerima” seperti yang
terlihat pada gambar sebelah kiri pada Gambar 59. Kemudian klik tombol
Insert Merge Field dan akan ditampilkan pilihan untuk memilih Penerima.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
35
 Gambar 59. Insert merge field – Penerima.

Hasilnya dapat dilihat perubah pada teks Penerima seperti yang terlihat pada
lingkaran hitam pada gambar di sebelah kanan di Gambar 59. Kemudian
lakukan hal yang sama untuk teks Jabatan. Blok teks jabatan kemudian klik
tombol Insert Merge Field dan pilih Jabatan seperti yang terlihat pada gambar
sebelah kiri di Gambar 60. Hasilnya dapat dilihat lingkaran hitam pada gambar
sebelah kanan di Gambar 60.

Gambar 60. Insert merge field – Jabatan.

Setelah semua kolom data disisipkan ke dalam dokumen maka untuk melihat
hasilnya dapat cara mengklik tombol Preview Results (lingkaran hitam pada
bagian atas di Gambar 61). Klik panah hitam yang di sebelah kiri atau kanan
untuk mengubah-ngubah nilai sesuai data yang ada pada file MS Excel. Hasil
perubahannya dapat dilihat pada lingkaran hitam di bagian bawah pada
Gambar 61.

36 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

 Gambar 61. Preview Result.

Menyimpan File Ke Dalam Format PDF

Langkah terakhir yang biasa dilakukan oleh staf setelah menulis surat resmi
adalah mencetaknya. Untuk mencetak dapat dilakukan dengan mengklik
tombol Finish & Merge kemudian ditampilkan menu menurut seperti pada
gambar sebelah kiri di Gambar 62 dan pilih Print Document.

Gambar 62. Finish & Merge.

Kemudian ditampilkan window Merge to Printer seperti pada gambar sebelah
kiri di Gambar 62. Pilih All kemudian klik tombol OK. Selanjutnya ditampilkan
window Print seperti pada Gambar 63. Jika ingin mencetak ke kertas maka pilih
nama printer yang digunakan di kantor Anda. Namun kadang surat disimpan
ke file PDF sehingga bisa dikirimkan lewat email atau WhatsApp, pilih
Microsoft Print to PDF untuk menyimpan ke file PDF. Kemudian klik tombol
OK.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
37
 Gambar 63. Print to PDF.
Kemudian ditampilkan window baru untuk mengisikan nama file PDF yang
dan lokasi untuk menyimpan file PDF dengan nama
Surat_Undangan_Workshop.df seperti pada Gambar 64.

Gambar 64. Menyimpan file PDF.

Memisahkan Surat
Di dalam file Surat_Undangan_Workshop.pdf tersebut dapat dilihat terdapat
surat sebanyak jumlah daftar penerima surat yang datanya disimpan di file
Kasus1-Data.xlsx. Pada file MS Excel tersebut terdiri atas 5 nama penerima. Jika
mengirimkan sebuah file untuk satu orang maka file
Surat_Undangan_Workshop.pdf tersebut mesti dipisah menjadi 5 file.

38 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Untuk memisahkan file ini menjadi 5 file digunakan bantuan web Split PDF file
yang dapat diakses di alamat ini https://www.ilovepdf.com/split_pdf. Pada
adalah tampilan web alamat tersebut.

Gambar 65. Website Split PDF file.

Klik tombol Select PDF file kemudian pilih file
Surat_Undangan_Workshop.pdf. Kemudian akan ditampilkan halaman seperti
pada Gambar 66. Pilih Extract pages dan klik tombol Split PDF.

Gambar 66. Extract pages.

Setelah proses pemisahan selesai maka akan ditampilkan halaman seperti pada
Gambar 67. Kemudian secara otomatis akan didownload file zip yang
didalamnya berisi 5 file PDF.

Gambar 67. Download split PDF.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
39
Kesimpulan
Dengan mempelajari dan mengikuti praktik yang diberikan pada bab ini,
pembaca diharapkan dapat memanfaatkan fitur-fitur Microsoft Word untuk
mempermudah membuat surat resmi kantor. Pembaca dapat membuat kepala
surat, isi surat sampai dengan membuat mail merge. Fitur mail merge
diharapakan dapat dimanfaatkan pembaca untuk mempercepat kerja dalam
membuat surat masal dimana penerima suratnya lebih dari satu orang.

40 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno

Untuk mendapatkan versi lengkap
dari buku ini dapat diunduh pada
link berikut ini:
- https://play.google.com/store/books/details?id=ywWlEAAA
QBAJ&pli=1

- https://books.google.co.id/books/about?id=ywWlEAAAQBA
J&redir_esc=y&hl=id
 8
Penutup

Dengan penjelasan dan praktik yang ditunjukkan secara sistematis dalam

bentuk narasi dan ilustrasi diharapkan pembaca dapat mengerti dan mengikuti
setiap kasus yang diberikan di setiap bab. Semoga buku ini dapat berguna bagi
pembaca dalam membantu mempercepat perkerjaan yang berhubungan
dengan kantor atau kampus.

Jika ada pertanyaan atau saran perbaikan tentang buku ini maka bisa
disampaikan lewat email ke alamat reza.faisal[at]ulm.ac.id atau
rudy.herteno[at]ulm.ac.id.

Belajar MS Office: Mudah Mengerjakan Tugas Kuliah & Kantor dengan MS Word│
175
 Tentang Penulis

M Reza Faisal, lahir di Banjarmasin, 20 Desember 1976.

Lulus SMA tahun 1995 kemudia melanjutkan kuliah di
Informatika Universitas Pasundan (Unpas) dan Fisika
Institut Teknologi Bandung (ITB). Sejak kuliah telah
aktif menulis di beberapa majalah komputer terbitan
nasional seperti Mikrodata, CHIP, dan Infokomputer.
Setelah menamatkan kuliah kemudian bekerja sebagai
software developer di perusahaan swasta dan trainer di training center di
Bandung. Penulis juga aktif berbagi pengetahuan dalam bentuk blog atau
ebook gratis yang fokus membahas teknologi Microsoft sehingga tahun 2008
mendapat penghargaan sebagai Microsoft Most Valuable Professional (MVP)
sampai sekarang.
Kemudian pada akhir tahun 2008 kembali ke Banjarmasin dan menjadi dosen
di Program Studi Ilmu Komputer Universitas Lambung Mangkurat (ULM).
Pada tahun 2010 melanjutkan studi di jenjang S2 di Informatika ITB
konsentrasi Rekayasa Perangkat Lunak. Dan tahun 2015 melanjutkan ke
pendidikan jenjang S3 di bidang Bioinformatika di Kanazawa University,
Jepang.

Rudy Herteno adalah dosen Program Studi S1 Ilmu

Komputer Fakultas MIPA Universitas Lambung
Mangkurat (ULM). Lahir di Karang Bintang tanggal 13
September 1988. Pendidikan S1 Ilmu Komputer di
Universitas Lambung Mangkurat, Banjarbaru dan
pendidikan S2 jurusan Magister Teknik Informatika di
STMIK Amikom, Yogyakarta.

176 │ M Reza Faisal & Rudy Herteno