1

BAB I
PENDAHULUAN
Pp

A. Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) Merupakan suatu sistem pembelajaran

yang dilakukan di luar proses Belajar Mengajar dan dilaksanakan pada
perusahaan/industry atau instansi yang relavan. Secara umum pelaksanaan
program Praktek Kerja Lapangan (PKL) di tujukan untuk meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan siswa di bidang teknologi, pemyesuaian diri
dengan situasi yang sebenarnya, mengumpulkan informasi dan menulis
laporan yang berkaitan langsung dengan tujuan khusus.
Penyelenggara Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada SMK Swadhipa 1
Natar bertujuan untuk:
1. Menghasilkan tenaga kerja yang berkualitas,yaitu tenaga kerja yang
memiliki tingkat pengetahuan, ketrampilan, etos kerja yang sesuai dengan
tuntutan lapangan perkerjaan.
2. Meningkatkan efektifitas dan efesiensi proses pendidikan dan pelatihan.
3. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai
bagian dari proses pendidikan.
4. Memperkokoh ketrampilan dan kesepadanan antara SMK dan dunia kerja.

B. Tujuan Pembuatan Laporan

Adapun tujuan pembuatan laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada

SMK Swadhipa 1 Natar adalah sebagai berikut :
1. Melatih peserta didik agar terampil dalam menyusun,menguraikan,dan
menyimpulkan pengalaman kerja yang didapatkan ditempat Praktek Kerja
Lapangan (PKL).
2. Untuk melatih siswa bagaimana mengutarakan suatu pendapat dengan
belajar menulis laporan dengan melihat keadaan.
 2

3. Memberikan bukti tertulis kepada pihak sekolah dan pihak

instansi/perusahaan semua kegiatan yang dilakukan siswa/i selama Praktek
Kerja Lapangan (PKL).
4. Siswa dapat menuangkan pikiran kedalam tulisan yang diuji
keilmiahannya.
5. Untuk memperluas pengetahuan peserta didik tentang dunia industri
6. Untuk menerapkan gambaran yang seharusnga dalam melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan (PKL) sampai dimana pengetahuan dan
kemampuan dalam mengikuti kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
7. Untuk menyimpulkan data guna kepentingan sekolah dan khususnya
penulis sendiri dan juga menunjang peningkatan pengetahuan siswa pada
tingkat selanjutnya.
8. Agar siswa menuangkan pikiran kedalam tulisan yang dapat diuji
keilmiahannya.
9. Mempelajari organisasi atau sistem praktik yang ada pada Instansi,
struktur manajemen, tenaga kerja dan lain-lain.
10. Untuk melengkapi persyaratan dalam mengikuti UKK dan US
TP.2022/2023.
 3

BAB II
HASIL OBSERVASI TEMPAT PRAKTEK KERJA LAPANGAN

A. Lokasi Tempat Praktek Kerja Lapangan

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan di Kantor Balai

Desa Candimas Lampung Selatan yang beralamat di Jl. Hi. Letjend. Alamsyah
Ratu Prawira Negara Desa Candimas Kecamatan Natar Lampung Selatan.

B. Sejarah Singkat Berdiri nya Balai Desa Candimas

Balai Desa Candimas di bangun pada tanggal 8 Agustus 1986.

Didirikannya Balai Desa ini sebagai kantor bagi petugas desa, namun semakin
kedepan Balai Desa bukan hanya sekedar kantor bagi petugas desa, Balai Desa
juga harus bisa menjadi pusat aktivitas warga khususnya menjadi sentra
pembinaan bagi masyarakatnya. Pada awal didirikannya Balai Desa, Desa
Candimas memiliki 10 Dusun dan 38 RT, Desa Candimas telah dipimpin oleh
5 orang kepala desa yaitu:
N Nama Kepala Desa Tahun Memerintah
O
1 Suparno 1986-1992
2 Saleh 1992-2000
3 Sutarno Wijaya 2000-2012
4 Supaing 2013-2019
5 Andri Suwaldi 2019- Sekarang

Secara administratif Desa candimas ini berbatasan dengan :

 Sebelah utara berbatasan dengan Desa Branti Raya
 Sebelah selatan berbatasan dengan Desa Bumi sari
 Sebelah barat berbatasan dengan Pesawaran & Desa Rejo Sari
 4

 Sebelah timur berbatasan dengan Desa Muara putih & Desa Wai Sari

C. Visi dan Misi Desa Candimas

1. Visi Desa Candimas

Di balai Desa Candimas terdapat visi dan misi kebersamaan dalam
membangun demi Desa Candimas yang lebih maju dan dengan administrasi
yang lebih tertib dan membangun.
2. Misi Desa Candimas
Berikut adalah Misi Desa Candimas antara lain :
 Bersama masyarakat memperkuat kelembagaan yang ada di Desa
sehingga dapat melayani.
 Bersama masyarakat dan kelembagaan desa menyelenggarakan
pemerintahan dan pembangunan yang partisipatif.
 Bersama masyarakat dan kelembagaan dan mewujudkan Desa Candimas
yang aman tentram dan damai.
 Bersama masyarakat dan kelembagaaan desa memberdayakan
masyarakat meningkatkan kesejateraan masyarakat.

D. Data Kepegawaian

Daftar pegawai yang berada di Balai desa candimas Natar Lampung

Selatan adalah sebagai berikut :
 Kepala Desa  Kadus Induk II
 Sekretaris Desa  Kadus Candimas I
 Kaur Pemerintahan  Kadus Karang Sari
 Kaur Kesra  Kadus Candimas II
 Kaur Umum  Kadus Candimas III
 Kaur Keuangan  Kadus Camdimas IV
 Kaur Pelayanan  Kadus Candimas V
 Kaur Perencanaan  Kadus Rajawali
 Kadus Induk I  Kadus Wonosari
 5

LOGO LAMPUNG SELATAN

ARTI LAMBANG LAMPUNG SELATAN

Warna Lambang Daerah terdiri dari biru muda, kuning emas, biru tua, merah,
putih, hijau, coklat dan hitam, yang masing-masing warna melambangkan :
1. Biru Muda melambangkan perubahan, kejujuran, kemakmuran, ketaatan
dan takwa.
2. Kuning Emas melambangkan keagungan dan kejayaan serta kebesaran
cita dan masyarakat untuk membangun daerah dan negaranya.
3. Biru Tua melambangkan laut, kesetiaan, ketekunan dan ketabahan juga
melambangkan kekayaan sungai dan lautan yang merupakan sumber
perikanan dan kehidupan para nelayan.
4. Merah melambangkan keberanian dan kedinamisan.
5. Putih melambangkan kesucian.
6. Hijau melambangkan kesejahteraan dan kecerdasan.
7. Coklat melambangkan tanah yang subur untuk ladang dan sawah.
 6

STRUKTUR PEMERINTAHAN DESA CANDIMAS

KEPALA DESA CANDIMAS

ANDRI SUWALDI



SEKRETARIS DESA CANDIMAS

SUWARDI

KAUR KEUANGAN KASI PEMERINTAHAN KAUR PERENCANAAN

NONI MARINDA SUCI NUR KARIMAH NUUR SINDY ROSALLINA

KAUR UMUM KASI KESRA KASI PELAYANAN

PUTRI PRASETYAWATI EFENDI GESTI IRENA DEVI

 7

E. Disiplin Pengendalian Kerja

Berikut adalah Peraturan dan Tata Tertib yang berlaku di Kantor Balai
Desa Candimas :
 Staff
 Hari kerja umum
Senin-Jum’at
 Waktu kerja
Masuk jam 08.00 wib – 14.00 WIB disertai dengan waktu istirahat
mulai dari pukul 12.00 wib – 13.00 WIB, sedangkan libur kerja dihari
Sabtu
 Pakaian
Pegawai Kantor Balai Desa Candimas berpakaian sesuai hari yaitu:
 Hari Senin- Selasa berpakaian pemda
 Hari Rabu berpakaian hitam putih
 Hari Kamis- Jum’at berpakaian batik
 Tata Tertib Kerja
 Masuk tepat waktu dan berpakaian rapi, bersih, sopan, dan tidak
bertentangan dengan norma kesusilaan dan agama.
 Mengenakan seragam yang telah ditentukan bagi pegawai yang wajib
berseragam.

F. Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana Serta Lingkungan Kerja

Adapun sarana dan prasarana dalam mendukung kegiatan yang

dilaksanakan di Kantor Balai Desa Candimas tiap-tiap pegawai mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam pemeliharaan dan perbaikan sarana dan
prasarana dengan sebaik-baiknya, pemeliharaan dilakukan dengan cara
menjaga serta merawat dan perbaikan dengan mengganti peralatan sarana dan
prasarana dengan baru atau dengan cara menservis. Lingkungan kerja Kantor
 8

Balai Desa Candimas antara anggota saling menjamin kerja sama dan
kekeluargaan.
Terdapat sarana dan prasarana di tiap-tiap fungsi mendukung tugas yang
dilaksanakan yaitu :
a. Komputer dan Printer
b. AC
c. Meja dan Kursi
d. Lemari Arsip
e. Lemari es
f. Kursi tamu
g. Kursi tunggu
h. Meja rapat
i. Rak buku
j. Kursi kerja

G. Proses Kerja

Dalam suatu instansi agar setiap individu dapat melakukan tugas dan
tanggung jawab dengan jelas maka diperlukan pembagian tugas dan
wewenang yang jelas, Balai Desa Candimas bertugas menyelenggarakan
Pemerintah Desa seperti penetapan peraturan di Desa, pembinaan masalah
pertanahan, pembinaan ketentraman dan ketertiban, melakukan upaya
perlindungan dan pelayanan masyarakat, administrasi kependudukan dan
penataan serta pengelolaan wilayah. Berikut adalah tugas dan wewenang di
Kantor Balai Desa Candimas :

1. Kepala Desa
Kepala Desa adalah Pemerintahan Desa yang mempunyai tugas memimpin
penyelenggaraan Pemerintahan Desa, Pembangunan dan Pembinaaan
Kehidupan Kemasyarakatan Desa.
Untuk penyelenggaraan tugas pokok tersebut Kepala Desa mempunyai
tugas dan kewajiban sebagai berikut :
 9

 Memimpin penyelenggaraan pemerintahan desa.

 Membina kehidupan masyarakat desa.
 Membina perekonomian desa.
 Memelihara ketentraman dan ketertiban masyarakat desa.
 Mendamaikan perselisihan masyarakat desa.
 Mewakili desanya didalam atau diluar pengadilan dan dapat menunjuk
kuasa hukum.
 Mengajukan rancangan peraturan desa dan bersama BPD
menetapkannya sebagai peraturan desa.
 Menjaga kelestarian adat istiadat yang hidup dan berkembang di desa.

2. Sekretaris Desa
Sekretaris Desa adalah pembantu kepala desa selaku pemegang
kekuasaan pengelolaan keuangan desa yang bertugas membantu Kepala
Desa dibidang pelayanan administrasi dalam melaksanakan
penyelenggaraan pemerintah, pelaksanaan pembangunan, pembinaan
masyarakat dan Lembaga kemasyarakatan, pelayanan teknis administrasi
kepada masyarakat di instansi lain ditingkat desa. Tugas Sekretaris Desa
adalah sebagai berikut :
 Penyelenggaraan pelayanan administrasi umum yang diperlakukan
dalam mendukung pelancaraan pelaksanaan tugas desa.
 Penyelenggaraan koordinasi terhadap kegiatan yang dilakukan oleh
perangkat desa.
 Pelaksanaan pengumpulan dan evaluasi data, perngurusan program,
serta petunjuk pembinaan penyelenggaraan tugas umum pemerintahan
desa, pengembangan dan pembinaan kesejahteraan masyarakat.
 Pelaksanaan tata usaha, rumah tangga, pemeliharaan kantor, dan
perlengkapan.

3. Kaur Keuangan
Kaur Keuangan adalah perangkat desa yang berkedudukan sebagai
unsur staf sekretariat desa yang membidangi urusan keuangan desa. Tugas
 10

dari kaur keuangan yaitu membantu sekretaris desa melaksanakan fungsi

kebendaharaan dalam urusan pelayanan administrasi keuangan desa.

4. Kaur Pemerintahan
Kaur Pemerintahan adalah membantu kepala desa melaksanakan
pengelolaan administrasi kependudukan, administrasi pertanahan,
pembinaaan ketentraman dan ketertiban masyarakat desa. Tugas pokok
yang dimilikinya adalah membantu kepala desa untuk mengelola
administrasi dan perumusan bahan kebijakan desa.

5. Kaur Perencanaan
Kaur Perencanaan adalah perangkat desa yang berkedudukan
sebagai unsur staf sekretariat desa yang membidangi urusan perencanaaan.
Kaur perencanaan juga bertugas sebagai pelaksanaan kegiatan anggaran
(PKA) dalam struktur pelaksana pengelolaan keuangan desa (PPKD)
sesuai dengan bidang tugas.

6. Kaur Umum
Kaur umum adalah perangkat desa yang berkedudukan sebagai unsur
staf sekretariat desa yang membidangi urusan ketatausahaan.

7. Kaur Kesra
Tugas pokok yang dimilikinya yaitu membantu kepala desa
mempersiapkan rumusan kebijakan penyusunan program yang
berhubungan dengan keagamaan, pemberdayaan dan juga sosial
kemasyarakatan. Sedangkan fungsinya untuk melaksankan hasil persiapan
program yang berkaitan dengan ketiga program tersebut.

8. Kaur Pelayanan
Kaur pelayanan bertugas membantu kepala desa dalam melaksanakan
tugas pelayanan sosial kemasyarakatan dan peningkatan kapasitas. Kaur
 11

Pelayanan juga bertugas melakukan tindakan yang mengakibatkan

pengeluaran atas beban anggaran belanja sesuai dengan bidang tugasnya.

9. Kepala Dusun
Kepala Dusun adalah perangkat desa yang berkedudukan sebagai
unsur satuan tugas kewilayahan yang bertugas membantu kepala desa
dalam pelaksanaan tugasnya di wilayahnya. Adapun fungsi kepala dusun
adalah sebagai berikut :
 Mengawasi pelaksanaan pembangunan di wilayahnya.
 Membina ketentraman dan ketertiban, melaksanakan perlindungan
terhadap
 masyarakat, mencatat mobilitas kependudukan serta mendatanya
dengan tertib dan juga mengelola wilayah.
 Melakukan pemberdayaan masyarakat sesuai bidangnya, menujnjang
melancarkan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.
 Melaksanakan pembinaan kemasyarakatan dalam meningkatkan
kemampuan dan kesadaran masyarakat dalam menjaga lingkungannya.

 Pengertian Surat
Pengertian surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau
pertanyaan secara tertulis kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun
nama dinas. Informasi dapat berupa : pemberitahuan pertanyaan, permintaan,
laporan yang ingin disampaikan pada pihak, kepada pihak lain. Untuk
memberikan gambaran untuk pengertian/perumusan surat, berikut di kutipan
beberapa perumusan :
1) Perumusan J. Wajong dalam bukunya “Fungsi Administrasi Negara” surat
adalah pernyataan atau ucapan tertulis terhadapat suatu atau beberapa
orang yang tidak hadir.
2) Perumusan S. Hidayat dalam bukunya “Pembimbing Administrasi dan
Surat Menyurat’’, surat adalah sehelai kertas atau lebih atau dimana
dituliskan suatu pertanyaan atau berita yang hendak orang tanyakan,
beritakan pada orang lain.
 12

 Tujuan Menulis dan Fungsi Surat

1) Tujuan menulis surat
Setiap kegiatan di lakukan oleh orang maupun organisasi pasti
mempunyai tujuan. Dengan demikian penulis surat mempunyai tujuan,
antara lain :
a. Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain.
b. Ingin mendapatkan balasan atau tanggapan dari penerima surat
tentang informasi yang disampaikan tersebut.
c. Memperlancarkan arus informasi, sehingga informasi yang di terima
harus jelas dan tidak salah tangkap.

2) Fungsi Surat
Surat dinilai efektif jika apa yang disampaikan penulis kepada
penerima sejalan atau sesuai kehendak pengirim. Oleh sebab itu isi surat
harus jelas, mudah di mengerti dan diterima oleh pihak penerima dan
tidak menimbulkan keraguan atau salah paham.
Ada beberapa fungsi surat yaitu sebagai berikut :
a. Alat bukti tertulis, melalui surat si pengirim menyampaikan maksud
dan tujuannya kepada penerima surat, sedangkan berita yang tertulis
dalam surat itu sendiri, sedangkan berita yag tertulis dalam surat itu
sendiri sebagai alat perantara dalam komunikasi atau media tertulis.
b. Media komunikasi, alat-alat yang digunakan untuk menyampaikan
suatu informasi yaitu berupa gambaran, telegram, radio, televisi,
koran, majalah, dan surat.
c. Alat tata usaha bagi kantor/instansi komunikasi dengan lisan dan
tulisan (surat menyurat) harus dilaksanakan dan diatur dengan sebaik-
baiknya.
d. Pengukur maju mundurnya aktivitas, kegiatan yang dilakukan oleh
kantor pemerintah atau swasta akan berjalan dan berkembang dengan
 13

baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi dengan sesamanya

atau pihak lain.
e. Duta atau wakil penulis, surat sebagai data suatu organisasi di
pandang mencerminkan keadaan dan kondisi interen dari orang atau
kantor yang bersangkutan.

 Syarat Bahasa Surat

Pada umumnya Bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis yang
lebih singkat karena penulis sebelum menulis surat sudah mempertimbangkan
setiap susunan kalimat supaya simpatik, sopan dan menyenangkan bagi yang
membacanya.

Dengan demikian dapat di kemukakan syarat surat yang baik itu adalah :
a. Surat tertulis dalam bentuk tersusun rapi sesuai dengan peraturan surat
menyurat.
b. Setiap kalimat dalam surat harus berguna, bermakna dan tidak terbelit-
belit.
c. Hindarkan singkatan yang tidak perlu, terutama mengurang singakatan
sendiri.
d. Dan surat jangan terlalu Panjang.

 Macam- Macam Surat

1) Menurut isi dan asal atau pengirimanya, surat dibedakan atas dua macam :
a. Surat resmi atau surat dinas pemerintahan
b. Surat niaga
c. Surat pribadi
2) Menurut maksud dan tujuannya, surat dapat digolongkan atas :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan
c. Surat perintah
d. Surat permintaan atau permohonan
e. Surat peringatan
 14

f. Surat panggilan
g. Surat penawaran
h. Surat perjanjian
 Pengamanan dan Penyimpanan Berkas atau Arsip Surat
Pengamanan surat- surat sebenarnya merupakan suatu kegiatan untuk
melindungi dan mengambil langkah-langkah agar surat tetap terjamin
keselamatannya.
Penyimpanan surat adalah kegiatan menyimpan surat dengan
menggunakan system tertentu agar saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan.
Pengamanan dan penyimpanan berkas atau arsip dari surat pimpinan di
lakukan oleh bagian tata usaha dengan menggunakan kode kearsipan yang
berlaku untuk kantor/instansi tersebut.
Berkas-berkas yang disimpan masih di tangani oleh tata usaha, merupakan
berkas atau arsip yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih
dipergunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.

 Pengertian Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari
penerimaan, pencatatan, degan menggunkan system tertentu.

 Tujuan Dan Tugas Pokok Kearsipan

Berikut tujuan dan tugas pokok kearsipan pada dasarnya adalah :
1) Menerima warkat
2) Mencatat warkat
3) Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4) Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan
system tertentu.
5) Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang menentukan arsip.
6) Menggandakan perawatan/pemeliharaan arsip.

 Jenis-Jenis Arsip
 15

Berikut jenis-jenis arsip dapat di bedakan sebagai Arsip menurut subyek atau
isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu :
a. Arsip Kepegawaian
1) Daftar riwayat hidup pegawai
2) Surat lamaran
3) Surat pengangkatan
4) Pegawai dan rekaman prestasi
b. Arsip Keuangan
1) Laporan keuangan
2) Bukti pembayaran
3) Daftar gaji
4) Bukti pembelian
5) Dan surat perintah bayaran
c. Arsip Pemasaran
1) Surat penawaran
2) Surat pesanan
3) Surat perjanjian dan penjualan
4) Pelanggan dan daftar harga
d. Daftar Pendidikan
1) Kurikulum
2) Satuan pelajaran
3) Daftar hadir siswa
4) Raport transkip

 Peranan Kearsipan
Kearsipan mempunyai peeranan sebagai pusat ingatan sebagai sumber
informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat di perlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan penganalisaan dan pengem-
bangan.

 Sistem Penyimpanan Arsip

 16

Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses

pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, dengan
menggunakan sistem tertentu.
Sistem penyimpanan arsip adalah sebagai berikut :
a. Penyimpanan arsip sistem abjad
b. Penyimpanan arsip sistem tanggal
c. Penyimpanan arsip sistem wilayah
d. Penyimpanan arsip sistem nomor
e. Penyimpanan arsip sistem pokok masalah

 Bentuk-Bentuk Surat Yang Diagendakan Dan Diarsipkan

1. Surat Bagian Keuangan
a. Pelaksanaan anggaran
Surat-surat yang berhubungan dengan penggunaan anggaran dan
pertanggung jawaban anggaran.
b. Perbendaharaan
Surat-surat yang berhubungan dengan penyiapan bimingan dalam
ketatausahaan perbendaharaan, penyelesaian masalah perbenda-
haharaan, dan pelaksanaan pembinaan bendaharawan.
c. Sumbangan/bantuan
Surat-surat yang berkenaan dengan permintaan, pemberian
sumbangan/ bantuan khusus di dalam tugas pokok seperti :
1) Fasilitas usaha
2) Biaya hidup
3) Transportasi
4) Kesehatan
5) Penyampaian selama 6 bulan

2. Surat Bagian Kepegawaian

a. Formasi
Surat-surat yang berkenaan dengan perencanaan, penggadaan pegawai
sampai dengan persetujuan di dalamnya.
 17

b. Penerimaan
Surat-surat yang berkenaan penerimaan pegawai baru, mulai dari
pengumuman penerimaan, panggilan, testing sampai dengan
pengumuman yang di terima, termasuk di dalamnya pegawai honorer
seperti :
1) Satpam
2) Supir
c. Pengangkatan
Surat yang berkenaan dengan seluruh proses pengangkatan dan
penempatan calon pegawai sampai dengan menjadi pegawai.
d. Izin/Dispensi
Surat-surat yang berknaan dengan izin tidak masuk kerja atas
perminatan yang diajukan oleh pegawai yang bersangkutan, maupun
dispensi yang diajukan oleh instansi baik tugas belajar maupun tuugas
diluar negeri bagi pegawai.

3. Surat Bagian Wakil Sekretaris

Surat-surat yang berkenaan dengan mutasi, kenaikan pangkat, penyusunan
gaji berkala, penyesuaiam masa kerja dan penyesuaian tunjangan keluarga

4. Surat bagian umum

Surat-surat yang berhubungan dengan perencanaan, pengadaan, pelanggan,
pemeliharaan dan penghapusan barang-barang seperti :
1) Meja
2) Kursi
3) Papan nama
4) Lemari
5) Lemarai besi
6) Laci
7) Jam dinding.

 Pengarsipan Surat Keluar

 18

Suatu instansi Pemerintahan terdapat bagian-bagian dalam penugasan staf,

dalam hubungan birokrasi pengagendaan dan pengarsipan persuratan
memiliki beberapa tahapan yang harus dilalui dalam beberapa proses, yaitu :
1. Surat keluar berdasarkan diposisi surat masuk yang diparaf langsung oleh
atasan atau pejabat yang berwenang
2. Setelah itu surat disposisi diterima oleh kasubag tata usaha
3. Memerintahkan kepada staf yang bertugas untuk mengolah surat tersebut
agar menjadi surat yang baku
4. Setelah surat diprint diserahkan kembali kepada kasubag yang menyurvey
kembali kata yang bertanggung jawabkan kemudian kasubag memparaf
dan menyerahkan konsep surat tersebut keatasan langsung untuk ditanda
tangani
5. Setelah selesai ditanda tangani surat tersebut diberikan nomor agenda
sesuai dengan urutan surat keluar
6. Surat keluar dibuat rangkap 3 yang bertujuan sebagai bukti arsip 1 lembar
di bagian administrasi, 1 untuk dikirim dan 1 lembar lagi untuk kasubag
sebagai arsip kedua atau cadangan
Dalam persuratan pada dinas/instansi pemerintahan sering mengolah jenis
surat sebagai berikut :
1. Surat Pengantar
2. Surat Tugas (ST)
3. Surat Keputusan (SK)
4. Surat Undangan
5. Surat peringatan
Buku agenda surat keluar adalah tempat penulisan semua surat keluar. Adapun
kegunaan buku agenda keluar ini antara lain :
1. Untuk mengetahui jumlah surat yang keluar secara keseluruhan pada
periode tertentu.
2. Untuk memudahkan petugas arsip dalam hal penyimpanan.

 Sistem Pengarsipan Surat Keluar

 Sistem Pengarsipan
 19

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpangan arsip

secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf
ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu :
1. Numerik system adalah dimana arsip yang disimpan berdasarkan kode
nomor.
2. Chronological System adalah sistem penyimpanan warkat yang
didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirimkan
keluar.
3. Subject system adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama masalah/subjek
pada isi surat.
4. Sistem abjad (alphabetic system) merupakan salah satu sistem
penyimpanan bukti teransaksi dan penemuan kembali berdasarkan
abjad sistem wilayah.
5. geographic sytem merupakan salah satu sistem penyimpanan bukti
teransaksi dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah.

 Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
surat berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud
adalah nomor urut surat atau nomor kode permasalahan surat yang
terdapat pada daftar klarifikasi.
Kelebihan sistem nomor, antara lain :
1. Kecepatan dan ketepatan lebih terjamin
2. Sederhana dan mudah dilakukan
3. Nomor folder dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam
korespodensi
4. Dapat digunakan untuk penyimpanan segala macam surat dan
dokumen
5. Nomor folder dapat diperluas tanpa batas.
 20

Kelemahan sistem nomor adalah sebagai berikut :

1. Lebih banyak waktu yang diperlukan untuk keperluan mengindeks
2. Banyaknya folder yang digunakan dapat menimbulkan kesulitan
3. Dibutuhkan biaya khusus untuk keperluan mengindeks dan penyediaan
ruangan
4. Transportasi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan dalam
penyimpanan.
BAB III
PENUTUP

Demikianlah laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini kami selesaikan

sebagai salah satu syarat untuk mengikuti UKK dan US di SMK Swadhipa 1
Natar. Sekiranya ada kesalahan dalam penyusunan laporan ini kami memohon
maaf dan kepada Allah SWT kami mohon ampun, kami sebagai manusia biasa
tidak pernah luput dari kesalahan. Akhir kata kami mengucapkan terima kasih
semoga laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang kami susun ini membuat
kita lebih mengetahui tentang dunia kerja yang pastinya akan memperluas
wawasan dan pengetahuan.

A. Kesimpulan

Dengan adanya Praktek Kerja Lapangan (PKL) siswa dapat merasakan

bagaimana pelaksaan praktek langsung di lingkungan dunia kerja yang
langsung secara langsung di bimbing pihak oleh pihak industri. Dengan adanya
praktek ini juga siswa dapat secara langsung mempraktekan ilmu yg selama ini
diperoleh disekolah maupun dunia kerja.

B. Saran
 21

Selama kami kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Kantor Balai

Desa Candimas kami mengamati keadaan kantor Balai Desa Candimas dan
untuk kebaikan bersama, kami mencoba memberikan saran.

Adapun saran dan masukan yang hendak kami sampaikan adalah sebagai
berikut:
1. Bagi Kantor Balai Desa Candimas
Selalu menjaga hubung kerja sama antar pegawai, lebih meningkatkan
kedisiplinan dan motivasi dalan bekerja untuk kemajuan Kantor Balai Desa
Candimas. Mengharapkan kesediannya untuk menerima rekan kami yang
akan datang khususnya SMK Swadhipa 1 Natar yang membutuhkan
bimbingan praktek di Kantor Balai Desa Candimas.
2. Bagi Sekolah
Dalam kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini hendaknya para guru
pembimbing dapat lebih dekat dan aktif lagi untuk melihat langsung anak
didiknya didalam Instansi/Perusahaan Lingkungan tempat Praktek Kerja
Lapangan (PKL).
3. Bagi Siswa Siswi Peserta Praktek Kerja Lapangan
Bagi siswa atau siswi yang melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan
(PKL) saran yang paling penting adalah menjaga nama baik sekolah
dimana perusahaan/instansi tempat dilaksanakan kegiatan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) dan mematuhi peraturan yang ada di Instansi.