1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Keadaan kehidupan yang terus berkembang dan semakin maju serta

membutuhkan individu-individu yang semakin berkualitas membuat setiap Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) diwajibkan untuk memberangkatkan siswa dan siswi
mereka untuk kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) kegiatan praktik ini dilakukan
di berbagai perusahaan/instansi milik negara maupun swasta guna untuk melatih
keterampilan dan menyiapkan mental siswa/siswi saat berada dilapangan kerja atau
tempat PKL.
Kegiatan praktik ini sangat menguntungkan siswa dan siswi karena dapat
menambah pengetahuan khususnya dalam bidang pekerjaan adminisntrasi dan
manajemen, pengalaman serta keprofesionalan dalam melakukan suatu bidang
pekerjaan. Di samping itu, kegiatan praktik ini sangat berpengaruh terhadap nilai
kenaikan siswa/siswi disekolah.
Kemudian pembuatan laporan praktik kerja lapangan bertujuan untuk agar
penulis dapat memberikan bukti dan pertanggung jawaban kepada pembimbing
bahwa penulis sudah menyelesaikan kegiatan dengan baik hingga waktu yang sudah
ditentukan selain itu juga untuk memenuhi syarat untuk memenuhi tugas yang
diberikan oleh sekolah. Karena merupakan kenyataan bahwa pendidikan khususnya
pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) belum sepenuhnya menyiapkan
tenaga terampil yang siap kerja lapangan ini dapat membantu siswa dan siswi
terampil dalam dunia usaha.
Dalam era globalisasi ini banyak timbul di berbagai kalangan, dan semua
masalah muncul karena perbedaan pendapat antara manusia satu dan manusia
lainnya. Dari sekian banyak masalah yang paling.
Sering dihadapi oleh setiap masyarakat adaalah sulitnya mencari lahan
pekerjaan.Sebagai manusia yang memiliki visi misi, tujuan dan strategi, wawasan
kedepan hendaknya tidak melakukan akan perkembangan teknologi adminisntrasi
manajeral yang mempunyai arti penting dalam suatu pekerjaan, karena hal tersebut

1
 2

menuntut seseorang untuk mengikuti perkembangan jaman agar tidak ketinggalan

dengan informasi yang ada saat ini ilmu pengetahuan dan perkembangan teknologi
dengan sangat pesat serta.
dukungan dari media informasi yang sedemikian rupa sehingga mengakibatkan
perubahan pola hidup diberbagai kalangan masyarakat tanpa membedakan kelas atau
status sosial antara masyarakat dilingkungan.
Saat ini kebutuhan untuk memperoleh ilmu pengetahuan impormasi sangat
meningkat dan semua ini dikarenakan oleh persaingan manusia atau
kelompok/instansi yang sangat ketat demi kemajuan usahanya, sehingga hal ini
berdampak terhadap beban semua siswa karena mereka dituntut untuk mampu
menggali impormasi dari berbagai sumber, baik secara adminisntratif manajerial
maupun didalam dunia pendidikan.

B. Tujuan Kegiatan

Adapun tujuan dari penulis ini adalah :

1. Mendeskripsikan pengertian surat masuk dan surat keluar.

2. Mendeskripsikan sistem penataan surat.
3. Mendeskripsikan langkah – langkah penyimpanan dan penemuan kembali surat
masuk dan surat keluar
C. Manfaat Kegiatan
Dengan tercapainya tujuan-tujuan diatas, manfaat yang diharapkan dapat di peroleh
adalah sebagai berikut:
1. Dapat memahami pengertian dari surat masuk dan surat keluar.
2. Dapat memahami sistem penataan surat.
3. Dapat memahami langkah – langkah penyimpanan dan penemuan kembali surat
masuk dan surat keluar.
 3

BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Gambaran Umum Kantor Camat

Kecamatan nanga tayap merupakan satu dari dua puluh kecamatan yang berada
di kabupaten ketapang, Yang mempunyai luas wilayah 1.728,10 Km³. Memiliki 20
desa dengan jumlah penduduk sampai akhir desember 2015 sebanyak 30.998 jiwa,
dengan rincian 15.634 jiwa laki-laki dan 15.364 jiwa perempuan.
Adapun batas wilayah administrasi kecamatan Nanga Tayap, sebelah utara
berbatasan dengan kecamatan sandai, sebelah selatan berbatasan dwngan kecamatan
pemahan, sebelah timur berbatasan dengan kecamatan hulu sungai dan provinsi
kalteng, dan sebelah barat berbatasan dengan kecamatan batalingir utara.

1. Sejarah Singkat Kecamatan Nanga Tayap

Gambar 2.1 Kantor Camat Nanga Tayap

Kecamatan nanga tayap sampai saat ini sudah berdiri hampir 42 tahun lamanya.
Kantor camat nanga tayap berdirikan sekitar tahun 1973, sebelum berdirinya kantor
camat nanga tayap, di kecamatan nanga tayap telah dipimpin oleh kerajaan. Menurut
surat keputusan bupati kabupaten ketapang nomor 90 tahun 2002 tentang perubahan
keputusan bupati nomor 128 tahun 2001 tentang organisasi dan tata kerja kecamatan
di kabupaten ketapang maka berdirilah kantor camat nanga tayap.

3
 4

2. Visi Kecamatan Nanga Tayap

a. Visi

Yaitu untuk mewujudkan tugas umum pemerintahan dalam rangka meningkatkan

kesejahteraan, ketentraman, dan ketertiban pembangunan secara terpadu secara
prima demi kenyamanan masyarakat.Untuk mewujudkan visi tersebut di kecamatan
nanga tayap memiliki 5 visi yaitu sebagai berikut:

1. Mewujudkan penyelanggaraan tugas pemerintahan umum dan pembinian

pemerintah desa;
2. Mewujudkan ketentraman, ketertiban, serta pembinaan idiologi masyarakat;
3. Melakukan perencanaan, penyusunan dan pengendalian serta pembinian program
pembangunan inspatruktur dan ekonomi masyarakat;
4. Mewujudkan pemberadaan kesejahtraan sosial masyarakat dan;
5. Mewujudkan penyelenggaraan dan pembinian layanan teknis administrasi secara
tepat, cepat dan jelas.
b. Misi
Adapun misi berdirinya kantor camat nanga tayap adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan perkembangan di wilayah kecamatan nanga tayap;
2. Terpenuhinya budaya pertanian dan perikanan yang dapat menjadi pilar
pembangunan di kecamatan nanga tayap;
3. Terlaksananya hak kesamaan di dalam masyarakat;
4. Terbentuknya peran di dalam masyarakat serta ikut sebagai peran ekonomi
kerakyatan dan;
5. Menambah instansi di kwilayah Kecamatan Nanga Tayap.

B. Struktur Organisasi
Struktur kecamatan nanga tayap kabupaten ketapang, berdasarkan keputusan
bupati ketapang Nomor 13 tahun 2008 tentang susunan organisasi kecamatan,
kelurahan dan peraturan bupati ketapang Nomor 46 tahun 2008 tentang fungsi,
rincian tugas, dan tata kerja kecamatan kabupaten ketapang
 5

Bagan susunan organisasi

Kantor camat nanga tayap tahun 2017

CAMAT:

DEWANTO S.AP

SEKCAM:

MARTIUS

KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL

KASUBAG UMUM: KASUBAG KEUANGAN:

RD. AHMAD DANI SARE’AH

PLT KASI PEM: KASI PMD: KASI EKBANGSOS: KASI TRANTIB:

YANTI MALA DOLKIPLI RAHMAD ARIFIN IKRAM SALAT

Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Kantor Camat

 6

C. Tempat dan Waktu Magang

UPPK
Indomaret Tayap

Jalan Trans Kalimantan

Kantor
Camat

Gambar 2.3 Denah Lokasi

NAMA INSTANSI : KANTOR CAMAT NANGA TAYAP

NAMA SISWA : SULINDA

NISN : 0942/0003675481

JURUSAN : AKUNTANSI

TANGGAL : 1 AGUSTUS S/D 31 OKTOBER 2017

D. Uraian Kegiatan Magang

1. Menarsipkan surat
Adalah meletakan atau menyimpan surat di sebuah folder yang sudah tersusun
sesuai kode klasifikasi. Mengarsipkan surat terdiri dari beberapa cara yaitu;
a. Memeriksa surat terlebih dahulu
b. Melihat kode/nomor surat
c. Menyimpan surat sesuai kode/nomor surat
2. Jadwal Kegiataan
 7

JURNAL KEGIATAN PKL

No
HARI /
JENIS KEGIATAN KETERANGAN
TANGGAL

Selasa Menemui sekcam dan perkenalan pada

1
1/8.2017 pegawai kantor.

Rabu Mengetik data jumlah Desa, Perangkan

2
2/8.2017 Desa, RT, dan RW.
Mengetik biodata para kades, sekdes,
Kamis
3 kaur, kadus, dan kadat. Sekecamatan
3/8.2017
Nanga Tayap.
Juma’t Kerja bakti ( gotong royong )
4
4/8.2017 memasang spanduk / bendera.
Membantu mengurus konsumsi dan
Sabtu
5 keperluan lainya untuk rapat
5/8.2017
perpisahan pak sekcam ( Herkan ).
Memfoto copy surat.
Mengetik surat pemberitahuan batas
Senin
6 usia pensiun serta gajih yang belum
7/8.2017
dibayar selama 3 bulan PT. ARTHU
PERKEBUNAN BORNEO.
Selasa Bersih – bersih ruangan kantor.
7
8/8.2017 Menulis surat pengantar naskah.
Mengetik biodata para kades, sekdes,
Rabu
8 kaur, kades, dan kadat. Sekecamatan
9/8.2017
Nanga Tayap.
Mengantar surat dinas kepada kepala
Kamis
9 puskesmas, UPPK, Kapolsek, dan
10/8.2017
Denramil.
 8

Juma’t Memfoto copy surat undangan 17

10
11/8.2017 Agustus 1945 yang ke-72.
Memfoto copy browsur untuk
Senin
11 perlombaan open turnamen di
14/8.2017
kecamatan Nanga Tayap.
Bersih – bersih rusngan kantor.
Selasa
12 Menyiapkan segala keperluan untuk
15/8.2017
upacara 17 agustus 1945.
Mengantarkan surat undangan untuk
Rabu
13 upacara 17 agustus ke kades, kapolsek,
16/8.2017
sekolah, PLN, KUA, dll.
Membantu mengurus konsumsi untuk
Kamis
14 tamu yang mengikuti upacara 17
17/8.2017
agustus yang ke-72.
Juma’t
15 Membersihkan ruangan rapat.
18/8.2017
Mengikuti rapat bersama sekcam dan
Senin stap lainya.
16
21/8.2017ss Menghafalkan nama camat, sekcam,
dan stap lainya.
Bersih – bersih kantor.
Selasa
17 Menghafal nama desa sekecamatan
22/8.2017
Nanga Tayap.
Membereskan seragam yang telah
Rabu
18 digunakan anak paskib untuk upacara
23/8.2017
17 agustus.
Kamis Memfoto copy surat.
19
24/8.2017 Membersihkan ruangan rapat.
Juma’t Bersihkan ruangan kantor.
20
25/8.2017 Menyusun surat.
Senin Membersihkan ruangan rapat.
21
28/8.2017 Memfoto copy surat undangan.
 9

Selasa Membersihkan ruangan kantor.

22
29/.8.2017 Menulis surat naskah.
Rabu Membersihkan ruangan rapat.
23
30/8.2017 Menulis surat.
Kamis Hari Raya Idhul
24 LIBUR
31/8.2017 ad’ha
Juma’t Hari Raya Idhul
25 LIBUR
1/9.2017 ad’ha
Membereskan / membersihkan barang
Senin
26 – barang yang ada diruangan kasi
4/9.2017
PMD.
Memfoto copy surat
Selasa
27 undanganperekaman KTP-E untuk
5/9.2017
setiap desa.
Rabu Mengantarkan undangan rapat
28
6/9.2017 sumbangan untuk bencana banjir.
Membantu memasak untuk konsumsi
Kamis
29 untuk tamu rapat masalah sumbangan
7/9.2017
bencana banjir dan masalah lahan.

Juma’t
30 Memfoto copy surat pajak karyawan.
8/9.2017

Senin Bersih – bersih ruangan kantor.

31
11/9.2017 Menghafal nama desa beserta arahnya.
Selasa
32 Membantu proses prekaman KTP-E.
12/9.2017
Rabu
33 Menulis surat dan menyusun surat.
13/9.2017
Kamis
34 Membantu proses perekaman KTP-E.
14/9.2017
35 Juma’t Memfoto copy lembaran absen.
 10

15/9.2017
Senin Bersih – bersih ruangan kantor.
36
18/9.2017 Memfoto copy surat.
Selasa Menulis nama orang yang membuat
37
19/9.2017 KTP-E sesuai desa.
Rabu Memfoto copy apsen kantor.
38
20/9.2017 Menulis surat pengantar naskah.
Kamis
39 LIBUR Tahun Baru Islam
21/9.2017
Jumat
40 Menulis surat
22/9.2017
Senin Membersihkan ruangan kantor.
41
25/9.2017 Menulis surat pengantar naskah.
Selasa Memberi cap semua surat yang dibuat /
42
26/9.2017 ditulis.
Rabu
43 Memfoto copy surat untuk rapat.
27/9.2017
Kamis Ikut serta dalam pelantikan anggota
44
28/9.2017 DPD baru di desa Mensubang.
Jumat Bersih – bersih ruangan kantor.
45
29/9.2017 Mengarsip surat.
Senin Bersih – bersih ruangan kantor.
46
2/10.2017 Menulis surat pengantar naskah.
Mengetik nama – nama orang yang
Selasa
47 mengikuti perekaman KTP-E.
3/10.2017
Menyusun surat undangan.
Rabu Mengantar surat kepada kepala
48
4/10.2017 Puskesmas, UPPK, Kapolsek.
Kamis
49 Mengarsip surat
5/10.2017
Jumat Bersih – bersih kantor.
50
6/10.2017 Memfoto copy surat.
 11

Senin
51 Menulis surat pengantar naskah
9/10.2017
Selasa Menulis dan menyusun surat
52
10/10.2017 undangan.
Rabu Mengetik nama – nama orangyang
53
11/10.2017 mengikuti perekaman KTP-E
Kamis
54 Membantu masak – masak untuk rapat.
12/10.2017
Jumat
55 Membersihkan rumah camat.
13/10.2017
Senin
56 Memfoto copy surat.
16/10.2017
Selasa
57 Menyusun surat di kotak surat.
17/10.2017
Rabu
58 Membersihkan rumah camat.
18/10.2017
Kamis Menbersihkan gedung serba guna
59
19/10.2017 untuk rapat.
Juma’t Menata kursi untuk rapat di gedung
60
20/10.2017 serba guna.
Membantu mengurus konsumsi untuk
Senin
61 rapat bersama desa sekecamatan
23/10.2017
Nanga Tayap di sedung serba guna.
Membantu mengurus konsumsi untuk
Selasa
62 rapat bersama desa sekecamatan
24/10.2017
Nanga Tayap di sedung serba guna.
Membantu mengurus konsumsi untuk
Rabu
63 rapat bersama desa sekecamatan
25/10.2017
Nanga Tayap di sedung serba guna.
Membantu mengurus konsumsi untuk
Kamis
64 rapat bersama desa sekecamatan
26/10.2017
Nanga Tayap di sedung serba guna.
 12

Jumat Membantu mengurus konsumsi untuk

65
27/10.2017 tes PPS di sedung serba guna.
Senin
66 Progeres laporan.
30/10.2017
Selasa Menulis surat.
67
31/10.2017 Progres laporan.
Rabu Progres laporan
68
1/11.2017 Foto copy Absen
Kamis Progres laporan
69
2/11.2017 Foto copy Absen
Juma’t
70 Penarikaan siswa magang
3/11.2017
 13

BAB III

PEMBAHASAN DAN TEMUAN

A. Pengertian Surat Masuk Dan Surat Keluar

1. Surat Masuk
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi perusahaan
yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

Gamabar 3.1.Surat Masuk

2. Surat Keluar
Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/
perusahaan untuk dikirim kepada pihak lain, baik perseorangan maupun
kelompok.

13
 14

Gambar 3.2. Surat Keluar

B. Jenis Dan Pengertian Sistem Penataan Surat / Dokumen

1. Penataan surat / dokumen dengan sistem nomor
Dalam surat/dokumen kantor dengan sistem nomor, arsip-arsip yang dimiliki
disimpan berdasarkan pada urut- urutan nomor dari warkat yang terkait. Penataan
surat / dokumen denagn sistem nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu
sistem nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling, dan duplex
numerical filling.
2. Penataan dengan sistem subjek / pokok soal / pokok masalah
Dalam penataan surat / dokumen kantor menggunakan sistem subjek / pokok soal /
pokok masalah, arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau
pokok masalah yang dimuat dalam tiap-tiap warkat.
3. Penataan dengan dengan sistem Abjad
Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan yang
menggunakan urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan / organisasi,
sesuai yang tertera pada warkat.
4. Penataan dengan sistem tanggal / kronologis
Penataan surat / dokumen dengan sistem tanggal / kronologis merupakan cara
menyimpan arsip yang penataannya didasarkan pada urut–urutan tanggal yang
tertera di dalam warkat.
 15

5. Penataan dengan sistem wilayah

Sistem penataan surat / dokumen kantor dengan menggunakan sistem wilayah,
arsip yang dimiliki disimpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang
tertera pada asal surat.

6. Penataan dengan sistem indek

a. Mengindeks
Indeks sebagai kata kerja merupakan kegiatan yang dilakukan dalam proses
melakukan penyimpanan arsip atau dokumen. Ada tiga macam pengertian
indeks, yaitu:

1) Indeks dalam pengertian umum, yaitu merupakan alat bantu untuk

menentukan suatu tempat.
2) Indeks dalam perpustakaan, merupakan katogsasi, indeks film, atau subjek
masalah.
3) Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau tanda pengenal
yang memudahkan menentukan tempat penyimpanaan arsip, sehingga mudah
ditemukan kembali.

Dalam perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah sebagai berikut:

1) Indeks numeric, yaitu suatu daftar atau surat yang disusun menurut nomor
kontrol atau disebut daftar infentarisasi.
2) Indeks subyek, yaitu suatu daftar kunci yang disusun menurut abjad, sesuai
dengan nomor control yang berkaitan dengan surat.

Syarat-syarat dalam mengindeks:

1) Singkat, jelas dan mudah dimengerti.
2) Berorientasi pada kebutuhan pemakai.
3) Merupakan kata yang mudah dimengerti.
4) Diambil atau ditentukan dari surat.
 16

Contoh kartu indeks:

Indeks : Bali, Bank Bandung

Sifat : Penting

Kode/Tanggal surat : 1088/9 mei 2011

Perihal : Pesanan kertas

Nomor/Tanggal surat : 0079/ 9 mei 2011

b. Macam-Macam Indeks
1. Mengindeks Sisitem Nomor

Sistem penomoran dalam suatu dokumen tidak terlepas dari sistem

kearsipan. Sistem penomoran hendaknya memberikan identifikasi spesifik
dari berbagai surat dalam sudjek yang sama.

Dalam sistem kearsipan, kira mengenal tiga sistem penomoran :

a. Sistem Dewey Clasification
b. Sistem Terminal digit
c. Sistem Congres classification

Keuntungan menggunakan sistem nomor :

a. Teliti
b. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit
c. Perluasan nomor tidak terbatas
d. Tunjuk saling disusun bersama indeks
e. Indeks memuat semua koresponden

Dalam penomoran surat biasanya dilakukan setelah pembuatan konsep

surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pemimpin. Tujuan penomoran ini
untuk diagandakan atau dicatat dalam buku agenda atau penomoran yang
dilakukan pada surat yang akan disimpan. Untuk penomoran pada konsep surat
minsalnya : 245/KU/III/2004 artinya, 245 adalah nomor urut yang diambil dari
buku agenda, KU adalah masalah keuangan, 2004 tahun surat dibuat.
 17

Dalam penomoran surat dengan menggunakan sistem Dewey. Dapat

dibagi menjadi 10 kelompok ilmu pengetahuan. Sistem biasa ini disebut sistem
desimal 0atau sepuluhan masalahnya,
a) 351 masalah kepegawaian
b) 351.1 pengadaan
c) 351.2 pengangkatan
d) 351.3 mutasi
e) 351.4 jabatan
f) 140 Pemerintahan
g) 300 Ketertiban umum
h) 900 keuangan
Sistem nomor yang sering digunakan adalah sistem nomor dewey atau
sistem nomor terminal digit. Adapun untuk mengindeks sistem nomor terminal
digit biasanya menggunakan nomor urut dalam buku arsip. Nomor urut di awali
dari 0000, 0001, 0002, dan seterusnya ( minimal 4 digit )

Contoh Buku arsip :

Gambar 3.3 Pencatatan Buku Arsip

 18

2. Mengindeks Sistem Abjad

Pada penyimpanan yang menggunakan sistem abjad, cara mengindeks
yaitu diambil judul yang terpenting. Ada empat ketentuan mengindeks
sistem abjad :

a. Mengindeks nama perorangan

1) Nama orang Indonesi
2) Nama orang asing
b. Mengindeks nama perusahaan
Mengindeks nama perusahaaan yang didahulukan adalah kata lengkap
pertama atau nama yang merupakan ciri khusus atau nama yang
membedakan dengan perusahaan lain.
Contoh :
- Toko sepatu pantes diindeks menjadi pantes, toko, sepatu
c. Mengindeks nama organisasi atau penghimpunan.
d. Apabila menggunakan singkatan maka dipanjangkan terlebih dahulu.
Contoh :
- PGRI diindeks menjadi Guru, Republik, Indonesia, Persatuaan.

e. Mengindeks nama lembaga atau intansi

Yang dipentingkan lebih dahulu ialah nama lembaga itu sendiri.
Contoh :
- Kementriaan Tenaaga Kerja, diindeks menjadi Tenaga, Kerja,
Kementrian.

3. Mengindeks Sisitem Wilayah

Adalah daftar klasifikasi wilayah. Daftar ini di susun berdasarkan letak
geografi dan ketatanegaraan pemerintah suatu negara. Contoh :
Jawa Barat Jawa Tengah
Bandung Banjar Negara
Banten Ambawara
Cianjur Kudus
Tanggerang Semarang
Kuningan Purwokerto
 19

4. Mengindeks Sistem Tanggal

Cara ini dapat dibilang lebih mudah karena yang di jadikan unit pertama
adalah tahun, unit ke dua adalah bulan, unit ketiga adalah tanggal dari
nomor surat tersebut.
Contoh :
Surat tanggal 10 Januari 2011, apa bila diindeks menjadi 2011, januari
2011

5. Mengindeks Sistem Masalah

Mengindeks sistem masalah yang di jadikan dasar adalah daftar klasifikasi
masalah. Daftar klasifikasi ini seperti daftar klasifikasi daftar nomor,
hanya saja dalam daftar klasifikasi ini kode yang di gunakan tidak hanya
berupa angka tetapi bisa juga menggunakan urutan abjad atau kombinasi
antara angka dan abjad.

C. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat Masuk dan Surat Keluar

1. Proses Penyimpanan Surat

Gambar 3.4 Tempat Penyimpanan Dan Pengarsipan Surat

 20

Sebelum surat disimpan terlebih dahulu surat tersebut harus :

a. Diperiksa
Surat atau dokumen yang akan disimpan seharusnya diperiksa
terlebih dahulu, apakah surat itu sudah layak disimpan atau belum.
Pemeriksaan ini sangat penting untuk proses penyimpanan.
b. Diindeks
Mengindeks adalah proses penentuaan judul dari sebuah surat atau
dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Dalam hal ini seorang petugas
harus dapat menentukan judul dari surat tersebut sebagai pegangan dalam
penemuan kembali.
c. Diberi kode
Setelah surat atau dokumen diindeks petugas memberikan kode
atau tanda surat yang akan disimpan dengan adanya tanda atau kode dalam
surat, langkah selanjutnya petugas dapat menyortir ataupun menetapkan
surat tersebut sesuai dengan sistem arsip yang benar.
d. Disortir
Bila surat disimpan cukup banyak perlu dilakukan peryortiran.
Tujuanya untuk mempermudah penempatan surat dalam tempat
penyimpanan, sehingga mudah dicari.

e. Ditempatkan sesuai sistem yang digunakan

Surat yang telah diindeks, diberi kode dan disortir kemudian
disimpan dalam lemari arsip, laci sesuai dengan sistem kearsipan yang
digunakan.

Dengan adanya proses penyimpanan dengan baik dan teratur. Surat atau dokumen
kantor yang diperlukan atau dibutuhkan kembali dapat ditemukan kembali dengan
cepat, tanpa melihan – lihat setiap laci. Cukup melihat kode klasifikasi tentang surat
yang dibutuhkan dan melihat kartu indeks sesuai dengan sistem yang digunakan.
2. Proses Penemuan Kembali Surat/Dokumen
Untuk menemukan kembali surat – surat yang telah disimpan sesuai denan prosedur
penyimpanan dapat dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut :
a) Mencari kartu indeks
 21

b) Melihat pada kartu indeks kode

Setelah ditemukan kode penyimpananya maka langkah – langkah selanjutnya
adalah mencari surat dalam map sesuai dengan judul yang dikehendaki.
Untuk menemukan kembali surat, perlu ditunjang oleh beberapa faktor, yaitu :

a) Kesederhanaan
b) Ketepatan menyimpan surat
c) Menjamin keamanan
d) Memenuhi persyaratan ekonomis
e) Penempatan strategis
f) Sistem yang dilakukan fleksibel
g) Petugas harus memahami

D. Temuan Studi dan Solusi

1. Temuan studi
a. Sering terjadi kesalahan meletakan surat di dalam folder atau tempat surat
di karenakan kurangnya pengetahuan terhadap tata cara penyimpanan
surat.
b. Sering terjadi kesalahan dalam mengindeks nomor surat karena adanya
kesamaan kalimat.
c. Tempat penyimpanan surat atau pengarsipan sudah cukup baik, namun
terdapat kardus–kardus tidak tersusun rapi di atasnya sehingga membuat
tempat pengarsipan kurang rapi.
2. Solusi
a. Harus mengetahui kode klasifikasi surat di mana surat tersebut diletakan
supaya tidak ada kekeliruaan saat menyimpan surat.
b. Sebaiknya sebelum memberi nomor indeks pada surat diharuskan
memeriksa kembali kalimat agar tidak terjadi kesalahan.
c. Sebaiknya kardus-kardus tersebut di buatkan tempat khusus atau pun
disusun rapi agar indah dipandang.
 22

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpilan
Ada pun kesimpulan-kesimpulan dari penulis tentang mengarsipkan surat ,
arsip adalah suatu pekerjaan yang harus dilakukan dengan teliti dan membutuhkan
pengetahuan maka dari pada itu mengasipkan bukanlah hal yang main-main karena
mengarsipkan surat bersangkutan dengan anggota dan pihak pihak yang
bersangkutan maka dari pada itu mengarsipkan surat harus bisa mempunyai
pengetahuan tentang kode kode tempat arsip surat tersebut
B. Saran

1. Bagi sekolah
Saran penulis untuk sekolah adalah sebaiknya sebelum siswa-siswi di
terjunkan ke lapangan untuk langsung praktik kerja di instansi atau perusahaan
sebaiknya di adakan pelatihan atau tes tentang pemgetahuan umum, karena
tidaklah semua materi yang di pelajari dapat diterapkan di dalam keguatan PKL
ini dan memberikan pembekalan kepada setiap siswa tentang pengetahuan umum
seperti materi tentang tata mengarsipkan sirat.
2. Tempat Magang
Saran penulis untuk tempat magang adalah memberikan bimbingan kerja
kepada siswa siswi yang magang secara optimal sehingga apa yang di jelaskan
bisa di terima oleh siswa siswi bisa di pahami.
3. Untuk Pembaca
Apabila dalam laopran saya ini terdapat bahasa dan kata- kata yang tidak
sesuai dengan yang diharapkan saya sebagai penulis mohon maaf atas kekurangan
laporan ini saya berharap pembaca dapat memakluminya.

22
 23

DAFTAR PUSTAKA

http://googleweblight.com/?lite_url=http://www.porosilmu.com/2015/06memahami-
sistem-penataan-dokumen-kantor.html?m%3DI&ei=BkvTwcIL&Ic=id-
ID&s=I&m=370&host=www.google.co.id&ts=1509316721&sing=ANTY_Lo
cbGJKHrexNraP3DKBvGeT02ARA (diunduh selasa 6 November 2017)

http://gooleweblight.com/?lite_urt=http://vikaakmaliah.blogspot.com/2013/12/makalah-
penataan-documen-kantor.html. (diunduh selasa 6 November 2017)

23