Alpha Shoes

Kode XXX/SOP/AS/2023
PROSEDUR PEMBUATAN Revisi 00
ALPHA SHOES
RENCANA PRODUKSI Tgl. Terbit 27 Juli 2023
Halaman 1 dari 10

LEMBAR PENGESAHAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

PENGESAHAN

Tanggal
Nama Tanda Tangan Tanggal
Berlaku

Disusun Oleh Irfan sabrian fadilla 24 Juli 2023

Diperiksa Oleh Rizal fahmi 26 Juli 2023 27 Juli 2023

Disetujui Oleh Imam Abu Hanipah 27 Juli 2023

DAFTAR DISTRIBUSI PENERIMA DOKUMEN

NO JABATAN NO. SALINAN
1. Direktur Utama M

2. Manajer Umum 001

3. Manajer Keuangan 002

4. Manajer Operasi 003

5. Manajer SDM 004

6. Manajer Pabrik 005

7. Manajer Kualitas 006

8. Administrasi dan Gudang 007

Alpha
 Kode XXX/SOP/AS/2023
PROSEDUR PEMBUATAN Revisi 00
ALPHA SHOES
RENCANA PRODUKSI Tgl. Terbit 27 Juli 2023
Halaman 2 dari 10

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

Uraian yang Uraian Disahkan

No Tanggal Hlm Hlm
diubah Perubahan oleh

Alpha
 Kode XXX/SOP/AS/2023
PROSEDUR PEMBUATAN Revisi 00
ALPHA SHOES
RENCANA PRODUKSI Tgl. Terbit 27 Juli 2023
Halaman 3 dari 10

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN 1

DAFTAR DISTRIBUSI PENERIMA DOKUMEN 1
RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN 2
1. TUJUAN 4
2. RUANG LINGKUP 4
3. REFERENSI 4
4. DEFINISI DAN FUNGSI 4
5. PENANGGUNG JAWAB 5
6. DOKUMEN PENDUKUNG 5
7. RINCIAN PROSEDUR 5
8. LAMPIRAN 7
9. DIAGRAM ALIR 11

Alpha
 Kode XXX/SOP/AS/2023
PROSEDUR PEMBUATAN Revisi 00
ALPHA SHOES
RENCANA PRODUKSI Tgl. Terbit 27 Juli 2023
Halaman 4 dari 10

1.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengendalikan mekanisme penerimaan, identifikasi dan
penyimpanan bahan baku.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan mulai dari penerimaan, sampai dengan penyimpanan,
dan pembuatan laporan.

3.0 REFERENSI
Standar ISO dan Quality Manajemen System.

4.0 DEFINISI DAN FUNGSI

4.1 BPB ( Bukti Penerimaan Barang ) :

Formulir ini digunakan untuk mencatat atas jumlah , type barang dari supplier
berdasarkan surat jalan dan menggunakan istilah penamaan barang sesual dengan
bahasa / istilah yang berlaku PT . GM dan merupakan formulir yang digunakan oleh
departemen pengguna sebagai bukti bahwa sudah menerima barang yang diminta .
4.2 SJ ( Surat Jalan ) dari Vendor :
Surat yang berisi rincian bahan baku yang dikirim oleh supplier kepada PT .
GM.penjelasan lebih rinci yaitu Surat Jalan adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat
pengantar atas barang yang tercantum di dalamnya yang ditujukan kepada customer
( pembeli ) atau penerima yang ditentukan oleh pembeli dan mempunyai kekuatan
hukum jalan raya mulai dari keluar perusahaan sampai memasuki wilayah milik Customer
sehingga barang dengan quantity , spesifikasi yang disertai dengan informasi lainnya
diterima oleh customer . Berfungsi sebagai penggunaan dalam rangka penyerahan barang
kepada pelanggan ( pengiriman ) .
4.3 PO ( Purchase Order ) :
Merupakan formulir yang digunakan oleh bagian pengadaan untuk melakukan
pemesanan barang pada supplier . Fungsinya sebagai bukti penguat contoh misalkan
terjadi penyangkalan oleh pelanggan di kemudian hari pada saat pihak pemasok telah
mengantarkan barang atau menyelesaikan perihal tanggungan jasa , maka PO dapat
menjadi bukti penguat .
4.4 Kartu Persediaan Bahan Baku
Merupakan formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan dan
pengeluaran bahan baku di gudang . Yang berfungsi sebagai pencatat perubahan -
perubahan / mutasi persediaan dari setiap jenis bahan yang dimiliki perusahaan .
4.5 Bukti Retur Pengguna
Formulir yang digunakan untuk mengembalikan suatu Bahan Baku kepada Departemen
Logistik IC / Were house oleh Pengguna , yang berfungsikan sebagai surat bukti terjadinya
pengurangan utang usaha karena ada . pengembalian barang dagangan .

Alpha
 Kode XXX/SOP/AS/2023
PROSEDUR PEMBUATAN Revisi 00
ALPHA SHOES
RENCANA PRODUKSI Tgl. Terbit 27 Juli 2023
Halaman 5 dari 10

4.6 Laporan Harian Bahan Baku dan Spare Part

Merupakan formulir yang digunakan untuk mengetahui saldo bahan baku dalam gudang .
Formulir laporan harian Inl berfungsi untuk mengetahul kondisi terkini dari bahan baku
consumable .

5.0 PENANGGUNG JAWAB

5.1 Kasubag. Gudang Bahan Baku/Penanggung jawab Gudang bahan baku/Staf Gudang
bahan baku
5.2 Departemen QA
5.3 Bagian Admninistrasi

6.0 DOKUMEN PENDUKUNG

6.1 Pedoman Mutu Bagian 7.4.3 . ( Verifikasi Produk yang Dibeli ) .
6.2 Pedoman Mutu Bagian 7.5.3 . ( Identifikasi dan Mampu Telusur Produk ) .
6.3 Pedoman Mutu Bagian 7.5.1 . ( Perlindungan Terhadap Produk ) .
6.4 Pedoman Mutu Bagian 7,5,5 , ( Pengendalian Produksi dan Ketentuan Pelayanan ) .
6.5 Standar ISO 9001 Klausul 7.4.3 .
6.6 Standar ISO 9001 Klausul 7.5.3 .
6.7 Standar ISO 9001 Klausul 7.5.1 .
6.8 Standar ISO 9001 Kluasul 7.5.5 .

7.0 RINCIAN PROSEDUR

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DAN SUPPLIER
7.1 Kasubag . Gudang Bahan Baku / Penanggung Jawab Gudang Bahan Baku / Staf
Gudang Bahan Baku .
7.1.1 Menerima Surat Jalan dari pembawa barang ( Supplier sendiri / Ekspedisi ) dan
menghitung fisik barang . Jika sesual dengan Surat Jalan dari Supplier maka Surat
Jalan ditandatangani . Jika tidak sesual , konfirmasi dahulu kepada pembawa
surat jalan apakah masih ada susulan pengiriman barang atau tidak , apabila
masih ada susulan pengiriman bahan baku tunggu sampal barang lengkap
kemudian menanda tangani Surat Jalan . Jika tidak , terima barang sesual dengan
jumlah fisik atau mungkin terjadi kesalahan , catat pada Surat Jalan dari Supplier .
7.1.2 Menurunkan dan meletakkan barang yang baru datang dari kendaraan Supplier
pada area penerimaan ( pada area yang kosong di dalam gudang karena tidak
mempunyai area karantina ) .
7.1.3 Sebelum membuat BPB, dilakukan kros cek dengan PO , apakah sesuai dengan
jenis jumlah dan nomor order yang dipesan oleh Bagian Pengadaan lika sesuai
langsung membuatkan BPB.
7.1.4 Menyerahkan BPB satu lembar kepada Departemen QA untuk memeriksa barang
yang datang.
7.1.5 Mengambil satu lembar dokumen BPB , sedangkan sisanya diserahkan
kepada bagian Administrasi.

Alpha
 Kode XXX/SOP/AS/2023
PROSEDUR PEMBUATAN Revisi 00
ALPHA SHOES
RENCANA PRODUKSI Tgl. Terbit 27 Juli 2023
Halaman 6 dari 10

7.1.6 Mengisi Kartu Persediaan barang dengan mengisi kolom Nama Barang, Kode
Barang, Satuan Barang dan Pengisi Kartu bila kartu persediaan belum ada, bila
sudah ada Kartu Persediaan, isi mutase sesuai dengan kolom-kolom yang tersedia.

7.1.7 Melakukan penyimpanan fisik barang sesuai dengan jenisnya pada rak
yang tersedia.

7.2 Departemen QA
7.2.1 Melakukan pemeriksaan atas kelayakan barang yang datang, jika diterima
maka akan ditempeli stiker penerimaan barang.
7.2.2 Hasil pemeriksaan apabila barang yang datang ditolak maka akan ditempeli stiker
penolakan dan gudang akan mendapat tembusan surat penolakan tersebut.
7.3 Bagian Administrasi
7.3.1 Mengisi Kartu Persediaan Bahan Baku (FM/7.5/83) dan Laporan Harian Bahan
Baku dan Spare Part (FM/7.5/106) yang diserahkan kepada penggung jawab
gudang sebagai pegangan stock
7.3.2 Memberikan data stok bahan baku yang telah berumur 1 (satu) tahun lebih dan
berumur 6 (enam) bulan lebih khusus Lem dan Neosol kepada Manager QA untuk
dilakukan pemeriksaan ulang kelayakan barang dengan persetujuan Assistant
Manager.
7.3.3 Menerima BPB dan mendistribusikan kepada bagian:
 Departemen Akuntansi (rangkap 2).
 Departemen Logistik Sub Pengadaan.
 Departemen Logistik Sub Inventory Control.

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG RETUR PENGGUNA

7.4 Kasubag Gudang Bahan Baku / Penanggung Jawab Gudang Bahan Baku / Staf
Gudang Bahan Baku
7.4.1 Melakukan kros cek antara dokumen dengan fisik barang retur pengguna .
7.4.2 Apabila kondisi barang retur pengguna masih layak pakai , maką barang akan
diterima dan ditempatkan pada area yang tersedia . Akan tetapi apabila
barang retur pengguna kondisi barangnya tidak layak pakai maka retur dari
pengguna dapat ditolak . Catatan Pada kolom keterangan harus diisi alasan
retur dari pengguna .
7.4.3 Dengan diterimanya barang retur , maka dapat ditanda tangani dokumen retur
pengguna pada kolom diterima berisikan nama , tanda tangan dan tanggal serta
menyerahkan satu lembar dokumen kepada pengguna .
7.4.4 Mengambil satu lembar dokumen Retur Pengguna , sedangkan sisanya diserahkan
kepada bagian Administrasi .
7.5 Bagian Administrasi
7.5.1 Mengisi Kartu Persediaan Bahan Baku ( FM / 7.5 / 83 ) dan Laporan Harian Bahan
Baku dan Spare Part ( FM / 7.5 / 106 )
7.5.2 Menerima Bukti Retur Pengguna dan mendistribusikan kepada bagian :

Alpha
 Kode XXX/SOP/AS/2023
PROSEDUR PEMBUATAN Revisi 00
ALPHA SHOES
RENCANA PRODUKSI Tgl. Terbit 27 Juli 2023
Halaman 7 dari 10

 Departemen Akuntansi ( rangkap 2 )

 Departemen Logistik sub . IC / Warehouse
 Departemen QA

8.0 LAMPIRAN
8.1 FM / 7.5 / 87 : BPB ( Bukti Penerimaan Barang )
Nama Penerima :
Jabatan :
Toko :

Nama Suplier :
No Pemesanan :
Dikirim Melalui :
Tanggal Diterima :

Tanggal Kode Nama Barang Jumlah Kondisi Keterangan Paraf

Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disetujui

oleh,

……………….. ……………………
………………….

Alpha
 Kode XXX/SOP/AS/2023
PROSEDUR PEMBUATAN Revisi 00
ALPHA SHOES
RENCANA PRODUKSI Tgl. Terbit 27 Juli 2023
Halaman 8 dari 10

8.2 FM / 74 / 01 : PO ( Purchase Order )

PURCHASE ORDER

Nomor : Pengiriman :
Tanggal : Nomor PO :
Kepada : Dikirim ke :
Up. :
Alamat :

Kode Deskripsi Jumlah Unit Harga Disc Sub Pajak

Total

Total Pajak
Biaya Kirim
Total
Dibayar
Saldo

( PENERIMA ) ( PT. ALPHA SHOES )

…………………..
……………………………………………..

Alpha
 Kode XXX/SOP/AS/2023
PROSEDUR PEMBUATAN Revisi 00
ALPHA SHOES
RENCANA PRODUKSI Tgl. Terbit 27 Juli 2023
Halaman 9 dari 10

8.3 FM / 7.5 / 83 : Kartu Persediaan Bahan Baku Bukti Retur Pengguna

8.4 FM / 7.5 / 52 : Bukti Retur Pengguna

BUKTI PENGEMBALIAN BARANG GUDANG

Departemen Bagian Nomor Surat Order Produksi Tanggal Nomor

Nomor Kode Nama Satuan Jumlah yang Alasan Diisi oleh

Urut Barang Barang dikembalikan Pengembalian Departemen
Akuntansi

Harga Total
Satuan Harga

Kepala Bagian Gudang Kepala Departemen Kepala Bagian

8.5 FM / 7.5 / 106 : Laporan Harian Bahan Baku dan Spare Part

Alpha
 Kode XXX/SOP/AS/2023
PROSEDUR PEMBUATAN Revisi 00
ALPHA SHOES
RENCANA PRODUKSI Tgl. Terbit 27 Juli 2023
Halaman 10 dari 10

9.0 DIAGRAM ALIR

Prosedur Administrasi Penerimaan Barang dan Supplier

Kasubag Departemen QA Bagian Administrasi

Menerima Surat
Jalan & pembawa
barang

Menurunkan & Mengisi, menyerahkan

Melakukan pemreriksaan laporan harian &kartu
Meletakkan barang
kelayakan barang Persediaan bahan
yang baru datang
baku kepada PJ gudang

Jika diterima Memberikan data stok

Melakukan kros cek ditempeli stiker bahan baku kepada
barang dengan PO penerimaan barang Manager QA

Menyerahkan BPB Menerima BPB &

Jika ditolak Mendistribusikan ke
satu lembar kepada
Departemen akuntansi,
Departemen QA ditemepeli stiker
Logsistik sub Pengadaan
penolakan dan Inventory control

Mengambil satu lembar

dokumen BPB

Mengisi Kartu
Persediaan
barang

Melakukan Penyimpanan
barang

Alpha