PANDUAN PENGOPERASIAN

SIAKAD (SISTEM INFORMASI AKADEMIK)

Yushak Soesilo, S.Kom., M.Th.

E-mail. surat@yushaksoesilo.id
HP/WA. 081802570189
 DAFTAR ISI

A. ADMIN SISTEM ......................................................................................................... 1

Indentitas PT................................................................................................................. 1
Program Studi ............................................................................................................... 1
Program Perkuliahan .................................................................................................... 2
Semester ....................................................................................................................... 2
Kampus ......................................................................................................................... 2
Ruang Perkuliahan ....................................................................................................... 2
Mengelola Data Dosen ................................................................................................. 3
Menampilkan Detail Aktivitas Dosen .......................................................................... 3
Menampilkan Data Mahasiswa .................................................................................... 3
Input Data Mahasiswa .................................................................................................. 3
Pencarian Data Mahasiswa ........................................................................................... 4
Edit Data Mahasiswa .................................................................................................... 5
Import Data Mahasiswa................................................................................................ 5
Mengelola Nilai Transfer Mahasiswa Pindahan........................................................... 5
Mengelola Data Kurikulum .......................................................................................... 6
Menampilkan Data Matakuliah .................................................................................... 6
Input Data Matakuliah .................................................................................................. 6
Mengubah Status Matakuliah Menjadi HAPUS atau NON-AKTIF ............................ 7
Import Data Matakuliah ............................................................................................... 7
Mengelola Data Grade .................................................................................................. 7
Menampilkan Skala Penilaian ...................................................................................... 8
Input Data Skala Penilaian ........................................................................................... 8
Import Skala Penilaian ................................................................................................. 8
Input Tahun Akademik ................................................................................................. 9
Membuat Kelas Perkuliahan......................................................................................... 9
Input Dosen Pengampu ................................................................................................ 9
Input Peserta Kelas ....................................................................................................... 10
Input KRS Mahasiswa .................................................................................................. 10
Mengaktifkan Usulan KRS Mahasiswa ....................................................................... 10
Mencetak KRS Mahasiswa .......................................................................................... 11
Mencetak Presensi Perkuliahan dan Kartu Nilai .......................................................... 11

i
 Input Nilai Semester ..................................................................................................... 12
Menghitung SKS Semester, SKS Total, IP Semester, dan IPK ................................... 12
Input Mahasiswa Cuti atau Non-Aktif ......................................................................... 12
Mencetak KHS Mahasiswa .......................................................................................... 13
Input Aktivitas Mahasiswa ........................................................................................... 13
Input Peserta Aktivitas Mahasiswa .............................................................................. 14
Input Dosen Pembimbing Aktivitas Mahasiswa .......................................................... 14
Input Dosen Penguji Aktivitas Mahasiswa .................................................................. 14
Input Data Mahasiswa Lulus, Drop-Out ...................................................................... 15
Pencarian Data Mahasiswa Lulus, Drop-Out ............................................................... 15
Mengelola Transkrip Nilai Akademik .......................................................................... 15
Input Jadwal Perkuliahan ............................................................................................. 16
Menampilkan dan Mencetak Jadwal Perkuliahan ........................................................ 16
Input Jadwal UTS dan UAS ......................................................................................... 15
File Manager ................................................................................................................. 17
Export Data untuk Feeder PDDIKTI............................................................................ 18
Mengelola Akun Admin Sistem, Admin Prodi, dan Admin PMB ............................... 18
Status Akun Mahasiswa ............................................................................................... 18
Menambahkan Data Karyawan .................................................................................... 18
Menambahkan Daftar Jabatan Karyawan ..................................................................... 18
B. DOSEN ......................................................................................................................... 18
Dosen Biasa dan Dosen Wali Akademik ..................................................................... 18
C. ADMIN PROGRAM STUDI ....................................................................................... 19
D. MAHASISWA ............................................................................................................. 19
Membuat Usulan Kartu Rencana Studi (KRS) ............................................................. 19

ii
 1

A. ADMIN SISTEM (SUPERADMIN)

User yang memiliki akses sebagai admin sistem akan dapat mengakses keseluruhan fitur siakad.
Untuk mengakses bagian ini login melalui alamat admin yang diberikan dengan username dan
password yang diberikan serta level Administrator (superadmin)

Identitas PT

Form ini untuk mengelola identitas Perguruan Tinggi. Beberapa data dalam form ini juga
dibutuhkan oleh bagian lain di siakad ini. SK dan Peringkat Akreditasi akan digunakan dalam
print out Transkrip Nilai Akademik, sedangkan Wakil Ketua IV (Dirpro Pascasarjana)
digunakan dalam Transkrip Nilai Akademik program pascasarjana.
Langkah-langkah untuk mengelola data Identitas PT adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Profil → Identitas PT
2. Klik tombol Edit
3. Lengkapi semua data yang ada. Untuk data Pimpinan Perguruan Tinggi harus mengisi
terlebih dahulu data dosen pada menu Dosen.
4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan data yang dilakukan.
5. Klik tombol Daftar untuk kembali ke daftar PT.

Program Studi

Form ini untuk mengelola data program studi yang ada. Anda dapat menambahkan program
studi, mengedit data program studi, maupun menghapus program studi. Langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Profil → Program Studi
2. Untuk menambahkan program studi klik tab Tambah Program Studi
3. Isikan semua data yang ada. Kode/ Nama Jurusan isi dengan kode/nama prodi sesuai
dengan data di PDDIKTI supaya dapat melakukan sinkronisasi ke feeder melalui
webservice. No SK BAN, Tanggal SK BAN, Akreditasi, Nama Gelar, dan Singkatan
Gelar akan digunakan dalam print out Transkrip Nilai Akademik.
4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data yang sudah diinputkan. Klik tab List
apabila ingin kembali ke table daftar program studi.
5. Untuk mengubah data prodi, klik tombol Edit pada baris prodi yang dimaksud.
6. Untuk menghapus prodi, klik tombol Delete pada baris prodi yang dimaksud.
 2

Program Perkuliahan

Form ini untuk mengelola data program perkuliahan, seperti misalnya program regular, non-
reguler, eksekutif, dsb. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Profil → Program
2. Klik tombol Tambah untuk menambahkan program perkuliahan.
3. Kemudian isi data program perkuliahan. Kolom Kode diisi dengan kode program
perkuliahan, misal R untuk Reguler.
4. Untuk megubah data program perkuliahan klik tombol Edit pada baris program
perkuliahan yang dimaksudkan. Sedangkan untuk menghapus klik tombol Delete.

Semester

Form ini untuk mengelola data semester. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Klik tab Tambah Semester untuk menambahkan semester
2. Kolom yang wajib terisi adalah Id. Semester, Id. Thn. Ajaran, dan Nama Semester.
Contoh:
a. semester ganjil 2018/2019, maka Id. Semester diisi dengan 20181; Id. Thn.
Ajaran diisi dengan 2018; Nama Semester dapat diisi dengan 2018/2019 Ganjil.
b. semester genap 2018/2019, maka Id. Semester diisi dengan 20182; Id. Thn.
Ajaran diisi dengan 2018; Nama Semester dapat diisi dengan 2018/2019 Genap.
c. semester pendek 2018/2019, maka Id. Semester diisi dengan 20183; Id. Thn.
Ajaran diisi dengan 2018; Nama Semester dapat diisi dengan 2018/2019 Pendek.

Kampus

Form ini digunakan untuk mengelola data lokasi kampus. Apabila memiliki kampus lebih dari
satu lokasi dapat menambahkan datanya dengan meng-klik tab Tambah Kampus di menu Profil
→ Kampus.

Ruang Perkuliahan

Form ini digunakan untuk mengelola data ruang kelas perkuliahan. Data ruang kelas
perkuliahan ini akan akan digunakan pada saat mengelola jadwal perkuliahan. Langkah-
langkahnya adalah sebagai berikut:
1. klik menu Profil → Ruang Perkuliahan
2. untuk menampilkan daftar ruang perkuliahan yang sudah ada pilih dulu combobox
Program Studi dan Kampus. Setelah dipilih maka akan ditampilkan daftar ruang kelas
 3

perkuliahan yang berada di lokasi kampus yang dipilih dan yang dapat diakses oleh
prodi yang dipilih.
3. Klik tab Tambah Ruang untuk menambahkan ruang kelas.
4. Pada kolom Untuk Jurusan dapat memilih lebih dari satu prodi apabila ruang tersebut
memang dapat dipergunakan untuk perkuliahan prodi-prodi yang dimaksud.

Mengelola Data Dosen

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu SDM → Dosen
2. Untuk menambahkan dosen, klik tab Tambah Dosen.
3. Isikan data dosen yang bersangkutan.
4. Kolom NIDN dapat diisi dengan NIDN atau NIDK atau NUP. Apabila belum memiliki
NIDN dapat diisi dengan nomor induk sementara dan apabila nanti sudah mendapatkan
NIDN dapat dilakukan perubahan data.
5. Untuk kolom Mengajar pada Prodi bisa memilih lebih dari satu di prodi mana saja dosen
tersebut mendapatkan tugas mengajar
6. Untuk file foto dosen sebaiknya diperkecil ukuran filenya menjadi < 500 kb agar tidak
memberatkan proses loading. Foto yang ideal dengan rasio 2x3.
7. Untuk mengubah atau melengkapi data dosen klik tombol Edit pada baris dosen yang
dimaksud di table daftar dosen.
8. Dalam form edit data dosen terdapat empat kategori data yang dapat dilengkapi, yaitu:
Data Pribadi; Alamat; Akademik; Jabatan.

Menampilkan Detail Aktivitas Dosen

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu SDM → Dosen
2. Klik pada nama dosen
3. Dalam panel Aktivitas Dosen ditampilkan data aktivitas dalam tiga buah tab, yaitu:
Aktivitas Mengajar, Pembimbingan Aktivitas Mahasiswa, dan Penguji Aktivitas
Mahasiswa

Menampilkan Data Mahasiwa

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Mahasiswa → Master Mahasiswa
 4

2. Pilih prodi dari data mahasiswa yang akan ditampilkan melalui combobox Program
Studi
3. Setelah prodi dipilih, maka table akan menampilkan daftar mahasiswa dari prodi
tersebut

Input Data Mahasiswa

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Mahasiswa → Master Mahasiswa
2. Untuk menambah mahasiswa klik tombol Tambah yang berada di atas table daftar
mahasiswa
3. Dalam form input data mahasiswa tersebut, kolom isian yang ditandai dengan * tidak
boleh dikosongkan
4. Untuk memilih Periode Pendaftaran data semester harus sudah ada terlebih dahulu.
Apabila data semester belum ada, maka lengkapi terlebih dahulu melalui menu Profil
→ Semester
5. Untuk dapat mengisi data Penasihat Akademik data dosen harus sudah ada terlebih
dahulu. Apabila data dosen belum ada, maka lengkapi terlebih dahulu melalui menu
Dosen
6. Kolom input Penasihat Akademik tidak untuk diisi secara manual, namun cukup dengan
mengetikkan minimal dua karakter dari nama atau NIDN dosen yang bersangkutan,
maka kolom akan menampilkan pilihan dosen yang ada, lalu pilih dosen yang
diinginkan.
7. Kolom input Password adalah password yang akan digunakan oleh mahasiswa untuk
login ke akun siakadnya. Bisa diisi dengan password sementara dan nantinya mahasiswa
sendiri yang akan mengubah passwordnya
8. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan data

Pencarian Data Mahasiswa

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Mahasiswa → Master Mahasiswa
2. Pilih prodi mahasiswa melalui combobox Program Studi
3. Pada panel Pencarian pilih kategori pencarian yang diinginkan dengan memberikan
tanda √ pada kategori tersebut. Dapat memilih lebih dari satu kategori pencarian.
Kemudian klik tombol Cari
 5

Edit Data Mahasiswa

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Mahasiswa → Master Mahasiswa
2. Pilih prodi dari data mahasiswa yang akan ditampilkan melalui combobox Program
Studi
3. Setelah prodi dipilih, maka table akan menampilkan daftar mahasiswa dari prodi
tersebut
4. Klik tombol Edit pada baris dari mahasiswa yang dimaksud
5. Ada empat kelompok data yang dapat di update, yaitu Akademik, Data Pribadi, Orang
Tua, Mahasiswa Pindahan
6. Klik tombol Update untuk menyimpan perubahan data

Import Data Mahasiswa

Siakad menyediakan fitur untuk melakukan import data mahasiswa dari data excel ke dalam
siakad sehingga operator tidak perlu meng-input data satu persatu apabila telah memiliki data
mahasiswa dalam bentuk excel. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Mahasiswa → Master Mahasiswa
2. Klik tombol Import
3. Unduh template excel-nya dengan meng-klik Download Format File
4. Isilah template excel tersebut dengan sesuai dengan keterangan yang disediakan
pada tiap kolomnya
5. Jangan mengubah format file template tersebut, karena siakad hanya akan membaca
file dengan format .xls.
6. Jika sudah selesai menginput data pada template excel upload ke siakad dengan klik
tombol Choose File
7. Klik tombol Import untuk melakukan import data mahasiswa

Mengelola Nilai Transfer Mahasiswa Pindahan

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Mahasiswa → Master Mahasiswa
2. Pilih prodi dari data mahasiswa yang akan ditampilkan melalui combobox Program
Studi
3. Setelah prodi dipilih, maka table akan menampilkan daftar mahasiswa dari prodi
tersebut
 6

4. Klik tombol Edit pada baris dari mahasiswa yang dimaksud

5. Setelah halaman data mahasiswa ditampilkan klik tombol Nilai Transfer. Tombol ini
hanya muncul pada mahasiswa dengan status selain Peserta Didik Baru
6. Klik tombol Tambah untuk meng-input nilai transfer mahasiswa
7. Untuk mencetak daftar nilai transfer mahasiswa tersebut yang telah diinput klik tombol
PDF. Sedangkan untuk mengekspor dalam format excel klik tombol Excel

Mengelola Data Kurikulum

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Matakuliah
2. Pada panel AKSI CEPAT klik Kurikulum
3. Untuk menampilkan data kurikulum pilih terlebih dahulu combobox Institusi dan
Program Studi kurikulum tersebut
4. Untuk menginput data kurikulum klik tombol Tambah
5. Kolom input dengan tanda * tidak boleh dikosongkan
6. Simpan data yang telah diinput dengan klik tombol Simpan

Menampilkan Data Matakuliah

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Matakuliah
2. Pilih combobox Institusi, Jurusan, Nama Kurikulum untuk menampilkan daftar
matakuliah
3. Untuk mencetak daftar matakuliah klik tombol PDF
4. Untuk mengekspor daftar matakuliah ke dalam bentuk excel klik tombol Excel

Input Data Matakuliah

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Matakuliah
2. Klik tombol Tambah
3. Kolom yang ditandai dengan * tidak boleh dikosongkan
4. Klik Simpan untuk menyimpan input data matakuliah
 7

Mengubah Status Matakuliah menjadi HAPUS atau NON-AKTIF

Yang dimaksudkan adalah bahwa matakuliah tersebut sudah tidak lagi akan dikeluarkan,
namun datanya masih tetap ada dalam kurikulum tersebut. Langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut:
1. Klik menu Perkuliahan → Matakuliah
2. Pilih combobox Institusi, Jurusan, Nama Kurikulum untuk menampilkan daftar
matakuliah
3. Klik tombol Edit pada baris matakuliah yang dimaksudkan
4. Ubahlah kolom Status Matakuliah menjadi HAPUS atau NON-AKTIF
5. Klik tombol Update untuk menyimpan perubahan
6. Matakuliah tetap akan ada di daftar matakuliah, namun dengan status HAPUS atau
NON-AKTIF

Import Data Matakuliah

Siakad menyediakan fitur untuk melakukan import data matakuliah dari data excel ke dalam
siakad sehingga operator tidak perlu meng-input data satu persatu apabila telah memiliki data
matakuliah dalam bentuk excel. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Perkuliahan → Matakuliah
2. Pada panel AKSI CEPAT klik Import Matakuliah
3. Unduh template excel-nya dengan meng-klik Download Format File
4. Isilah template excel tersebut dengan sesuai dengan keterangan yang disediakan
pada tiap kolomnya
5. Jangan mengubah format file template tersebut, karena siakad hanya akan membaca
file dengan format .xls.
6. Jika sudah selesai menginput data pada template excel upload ke siakad dengan klik
tombol Choose File
7. Klik tombol Import untuk melakukan import data matakuliah

Mengelola Data Grade

Grade yang dimaksud di sini adalah “rumah” bagi skala penilaian, sama seperti kurikulum yang
adalah “rumah” bagi matakuliah, sehingga sebelum melakukan input skala penilaian buat
terlebih dahulu grade-nya. Langkah-langkanya adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Pelengkap → Skala Penilaian
2. Pada panel AKSI CEPAT klik Daftar Grade
 8

3. Selanjutnya pada form Skala Penilaian Manager: Grade, untuk menambahkan grade klik
tombol Tambah
4. Kolom input dengan tanda * tidak boleh dikosongkan
5. Kolom input Kode/Tahun diisi 5 digit kode semester mulainya grade tersebut
diberlakukan, misal: grade tersebut mulai diberlakukan pada semester genap 2018/2019,
maka Kode/Tahun diisi dengan 20182.
6. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data grade yang diinputkan

Menampilkan Skala Penilaian

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Pelengkap → Skala Penilaian
2. Pilih combobox Nama Program Studi dan Nama Grade, maka akan ditampilkan table
daftar skala penilaian
3. Untuk mengekspor data skala penilaian klik tombol Excel

Input Data Skala Penilaian

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Pelengkap → Skala Penilaian
2. Klik tombol Tambah
3. Pada form tambah skala penilaian kolom input dengan tanda * tidak boleh dikosongkan
4. Kolom input Kelompok Grade dipilih dari grade yang telah dibuat sebelumnya
5. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data yang diinputkan

Import Skala Penilaian

Siakad menyediakan fitur untuk melakukan import data skala penilaian dari data excel ke dalam
siakad sehingga operator tidak perlu meng-input data satu persatu apabila telah memiliki data
skala penilaian dalam bentuk excel. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Pelengkap → Skala Penilaian
2. Pada panel AKSI CEPAT klik Import Skala Penilaian
3. Unduh template excel-nya dengan meng-klik Download Format File
4. Isilah template excel tersebut dengan sesuai dengan keterangan yang disediakan
pada tiap kolomnya
5. Jangan mengubah format file template tersebut, karena siakad hanya akan membaca
file dengan format .xls.
 9

6. Jika sudah selesai menginput data pada template excel upload ke siakad dengan klik
tombol Choose File
7. Klik tombol Import untuk melakukan import data skala penilaian

Input Tahun Akademik

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Klik menu Roster → Kalender Akademik
2. Klik tombol Tambah
3. Pada form Tambah Kalender Akademik, kolom yang wajib diisi adalah Institusi,
Program Studi, Program, Semester, dan KRS
4. Kolom Mulai KRS dan Selesai KRS untuk membatasi periode input KRS oleh
mahasiswa
5. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data yang telah diinputkan

Membuat Kelas Perkuliahan

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Kelas Perkuliahan
2. Klik tombol Tambah
3. Pada form Tambah Kelas, isi semua kolom input yang ada
4. Kolom nama matakuliah tidak diisi secara manual namun dengan cukup
mengetikkan minimal 2 karakter yang mengandung nama atau kode matakuliah dan
selanjutnya memilih dari daftar yang ditampilkan
5. Nama Kelas diisi dengan maksimal 5 digit kode kelas
6. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data yang diinputkan

Input Dosen Pengampu

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Kelas Perkuliahan
2. Tampilkan daftar kelas perkuliahan dengan memilih terlebih dahulu combobox
Institusi, Program Studi, Program, dan Tahun Akademik
3. Setelah daftar kelas ditampilkan, klik tombol Edit pada kolom AKSI kelas
perkuliahan yang akan diinput dosen pengampunya
4. Klik tombol Tambah pada tab Dosen Mengajar
5. Kolom input dengan tanda * pada form Tambah Dosen Mengajar tidak boleh
dikosongkan
 10

6. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data yang diinput

Input Peserta Kelas

Input peserta kelas ini tidak perlu dilakukan apabila mahasiswa telah mengisi KRS-nya melalui
siakad. Apabila mahasiswa telah mengisi KRS-nya maka data peserta kelas akan terisi dengan
sendirinya. Sedangkan langkah-langkah untuk mengisi peserta kelas adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Perkuliahan → Kelas Perkuliahan
2. Tampilkan daftar kelas perkuliahan dengan memilih terlebih dahulu combobox
Institusi, Program Studi, Program, dan Tahun Akademik
3. Setelah daftar kelas ditampilkan, klik tombol Edit pada kolom AKSI kelas
perkuliahan yang akan diinput dosen pengampunya
4. Klik tab Peserta Kelas
5. Pada kolom Nama Mahasiswa ketikkan minimal 2 karakter yang mengandung nama
atau NIM mahasiswa dan kemudian pilih dari daftar yang ditampilkan
6. Setelah nama mahasiswa dipilih klik tombol +Peserta Kelas untuk menyimpan atau
menambahkan peserta kelas

Input KRS Mahasiswa

Input KRS ini tidak perlu dilakukan apabila mahasiswa telah mengisi KRS-nya melalui siakad.
Sedangkan apabila karena kondisi tertentu, misalnya karena mahasiswa terlambat mengisi
KRS, langkah-langkah untuk mengisi KRS mahasiswa adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Mahasiswa → Kartu Rencana Studi (KRS)
2. Ketikkan minimal 2 karakter yang mengandung nama atau NIM mahasiswa untuk
menampilkan daftar mahasiswa pada kolom Nama Mahasiswa, dan kemudian pilih
dari daftar yang ditampilkan tersebut
3. Pilih semester yang akan diinput KRS-nya
4. Klik tombol Cari
5. Klik tombol Tambah, maka akan ditampilkan daftar kelas perkuliahan yang
ditawarkan pada semester tersebut
6. Pilih kelas perkuliahan apa saja yang akan diambil dengan mencentangnya
7. Apabila telah selesai memilih, klik tombol Ambil

Mengaktifkan Usulan KRS Mahasiswa

Pada saat mahasiswa menginput KRS-nya melalui siakad tidak akan langsung aktif karena
masih berupa usulan. Usulan tersebut harus diaktifkan sehingga menjadi KRS. Tindakan ini
 11

dapat dilakukan juga oleh akun Program Studi. Langkah-langkah untuk mengaktifkan usulan
KRS mahasiswa adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Mahasiswa → Kartu Rencana Studi (KRS)
2. Ketikkan minimal 2 karakter yang mengandung nama atau NIM mahasiswa untuk
menampilkan daftar mahasiswa pada kolom Nama Mahasiswa, dan kemudian pilih
dari daftar yang ditampilkan tersebut
3. Pilih semester yang akan diaktifkan KRS-nya
4. Klik tombol Cari
5. Klik tombol Usulan, maka akan ditampilkan daftar usulan KRS dari mahasiswa
6. Beri tanda centang pada kelas perkuliahan apa saja yang disetujui untuk diambil
mahasiswa
7. Setelah selesai klik tombol Setujui

Mencetak KRS Mahasiswa

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Mahasiswa → Kartu Rencana Studi (KRS)
2. Ketikkan minimal 2 karakter yang mengandung nama atau NIM mahasiswa untuk
menampilkan daftar mahasiswa pada kolom Nama Mahasiswa, dan kemudian pilih
dari daftar yang ditampilkan tersebut
3. Pilih semester yang akan dicetak KRS-nya
4. Klik tombol Cari
5. Klik tombol PDF untuk mencetak KRS
6. Apabila merasa tidak cocok dengan layout KRS yang disediakan, maka silakan
mengekspor data KRS ke excel untuk kemudian diatur sendiri layoutnya. Untuk
ekspor ke excel klik tombol Excel

Mencetak Presensi Perkuliahan dan Kartu Nilai

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Kelas Perkuliahan
2. Tampilkan daftar kelas perkuliahan dengan memilih terlebih dahulu combobox
Institusi, Program Studi, Program, dan Tahun Akademik
3. Untuk mencetak presensi perkuliahan klik tombol bergambar printer pada kolom
PRESENSI di baris kelas perkuliahan yang akan dicetak presensinya
4. Untuk mencetak kartu nilai klik tombol bergambar printer pada kolom KND di baris
kelas perkuliahan yang akan dicetak presensinya
 12

5. Apabila merasa kurang cocok dengan layout yang disediakan dari fitur cetak
tersebut, siakad menyediakan fitur expor ke excel sehingga dapat diatur sendiri
layout-nya. Untuk mengekspor presensi atau kartu nilai ke excel klik tombol Export
Excel pada kolom AKSI di baris kelas perkuliahan yang akan diekspor

Input Nilai Semester

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Nilai Semester
2. Tampilkan daftar kelas perkuliahan dengan memilih terlebih dahulu combobox
Institusi, Program Studi, Program, dan Tahun
3. Klik tombol Edit pada kolom AKSI di daftar kelas perkuliahan
4. Setelah input NILAI ANGKA, maka secara otomatis NILAI INDEKS dan NILAI
HURUF akan muncul sesuai dengan nilai angka yang telah dibuat dalam Skala
Penilaian
5. Input juga SKS DICAPAI yang nilainya bisa sesuai dengan sks matakuliah atau ada
kebijakan tertentu sesuai dengan kondisi dan syarat tertentu
6. Klik tombol Update apabila telah selesai menginput nilai semester mahasiswa

Menghitung SKS Semester, SKS Total, IP Semester, dan IPK

Setelah dilakukan input nilai semester sks semester, sks total, IP semester, dan IPK tidak
langsung terisi. Oleh karena itu harus dilakukan perhitungan melalui sistem. Langkah-
langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Perkuliahan → Aktivitas Kuliah Mahasiswa
2. Tampilkan daftar aktivitas kuliah mahasiswa dengan memilih terlebih dahulu
combobox Program Studi, Program, dan Tahun
3. Centang saja pada kolom di samping kolom AKSI di daftar aktivitas kuliah
mahasiswa yang ditampilkan
4. Klik tombol Generate, maka secara otomatis sistem akan menghitung sks semester,
sks total, ip semester, dan ipk

Input Mahasiswa Cuti atau Non-Aktif

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Aktivitas Kuliah Mahasiswa
2. Klik tombol Mahasiswa Non-Aktif/Cuti
 13

3. Pilih combobox Program Studi, Program, dan Tahun pada form Mahasiswa Non-
Aktif
4. Klik tombol Tambah
5. Pada form Tambah Mahasiswa Non-Aktif/Cuti kolom Mahasiswa diisi dengan
mengetikkan minimal 2 karakter yang mengandung nama atau NIM mahasiswa
untuk menampilkan daftar mahasiswa yang akan dipilih
6. Klik tombol Simpan untuk menyimpan

Mencetak KHS Mahasiswa

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Mahasiswa → Kartu Hasil Studi (KHS)
2. Ketikkan minimal 2 karakter yang mengandung nama atau NIM mahasiswa untuk
menampilkan daftar mahasiswa pada kolom Nama Mahasiswa, dan kemudian pilih
dari daftar yang ditampilkan tersebut
3. Pilih semester yang akan dicetak KHS-nya
4. Klik tombol Cari
5. Apabila sks semester, ips, sks total, dan ipk masih kosong, maka lakukan langkah-
langkah seperti pada subjudul Menghitung SKS Semester, SKS Total, IP
Semester, dan IPK
6. Klik tombol PDF untuk mencetak KHS
7. Apabila merasa kurang cocok dengan layout yang disediakan dari fitur cetak
tersebut, siakad menyediakan fitur expor ke excel sehingga dapat diatur sendiri
layout-nya. Untuk mengekspor KHS ke excel klik tombol Export
Mencetak KHS juga dapat dilakukan dengan cara:
1. Klik menu Perkuliahan → Aktivitas Kuliah Mahasiswa
2. Tampilkan daftar aktivitas kuliah mahasiswa dengan memilih terlebih dahulu
combobox Program Studi, Program, dan Tahun
3. Pada daftar aktivitas kuliah mahasiswa yang ditampilkan klik tombol bergambar
printer

Input Aktivitas Mahasiswa

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Aktivitas Mahasiswa
2. Klik tombol Tambah
3. Kolom input yang ditandai dengan * tidak boleh dikosongkan
 14

4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data yang diinputkan

Input Peserta Aktivitas Mahasiswa

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Aktivitas Mahasiswa
2. Pilihlah Institusi, Program Studi, Program, dan Tahun Akademik dari data aktivitas
yang hendak ditampilkan
3. Kolom tombol Edit pada aktivitas yang hendak di input data pesertanya
4. Pada panel Edit Aktivitas Mahasiswa, pada tab Peserta Aktivitas, cari nama dan pilih
nama peserta pada kolom Nama Mahasiswa
5. Pilih Peran Peserta
6. Klik tombol +Peserta untuk menambahkan mahasiswa yang dipilih tersebut dalam
daftar peserta aktivitas mahasiswa

Input Dosen Pembimbing Aktivitas Mahasiswa

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Aktivitas Mahasiswa
2. Pilihlah Institusi, Program Studi, Program, dan Tahun Akademik dari data aktivitas
yang hendak ditampilkan
3. Kolom tombol Edit pada aktivitas yang hendak di input data pesertanya
4. Pada panel Edit Aktivitas Mahasiswa, pada tab Dosen Pembimbing, klik tombol
Tambah
5. Pada pop-up Tambah Dosen Pembimbing, cari dan pilih nama dosen; isi dengan angka
kolom Pembimbing ke-; dan pilih kategori aktivitas bimbingan yang dilakukan
6. Klik tombol Simpan

Input Dosen Penguji Aktivitas Mahasiswa

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Aktivitas Mahasiswa
2. Pilihlah Institusi, Program Studi, Program, dan Tahun Akademik dari data aktivitas
yang hendak ditampilkan
3. Kolom tombol Edit pada aktivitas yang hendak di input data pesertanya
4. Pada panel Edit Aktivitas Mahasiswa, pada tab Dosen Penguji, klik tombol Tambah
5. Pada pop-up Tambah Dosen Penguji, cari dan pilih nama dosen; isi dengan angka kolom
Penguji ke-; dan pilih kategori aktivitas bimbingan yang dilakukan
 15

6. Klik tombol Simpan

Input Data Mahasiswa Lulus, Drop-Out

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

7. Klik menu Perkuliahan → Mahasiswa Lulus/Drop-Out
8. Klik tombol Tambah
9. Kolom input yang ditandai dengan * tidak boleh dikosongkan
10. Kolom input Mahasiswa tidak diisi secara manual namun dengan mengetikkan minimal
2 karakter yang mengandung nama atau NIM mahasiswa dan selanjutnya memilih dari
daftar yang ditampilkan
11. Tanggal Keluar bagi mahasiswa yang lulus berarti adalah tanggal kelulusan. Iput dari
Tanggal Keluar, Judul Skripsi/Tesis/Disertai, Tanggal SK Yudisium, dan Nomor Seri
Transkrip akan digunakan dalam cetak Transkrip Nilai Akademik
12. Input kolom IPK secara manual berdasarkan IPK pada transkrip nilai akademik
mahasiswa yang lulus
13. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data yang diinputkan

Pencarian Data Mahasiswa Lulus, Drop-Out

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Perkuliahan → Mahasiswa Lulus/Drop-Out
2. Pilih prodi pada combobox Program Studi
3. Pada panel PENCARIAN beri tanda centang pada masing-masing kategori pencarian.
Dapat menggunakan lebih dari satu kategori
4. Klik tombol Cari untuk melakukan pencarian sesuai kategori yang diinginkan

Mengelola Transkrip Nilai Akademik

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Klik menu Mahasiswa → Transkrip Nilai Akademik
2. Ketikkan minimal 2 karakter yang mengandung nama atau NIM mahasiswa kemudian
pilih dari daftar yang ditampilkan
3. Klik tombol Cari
4. Pada kolom AKSI table daftar nilai yang ditampilkan terdapat tombol warna merah dan
hijau.
5. Tombol warna merah digunakan untuk menghapus matakuliah yang sudah diambil
karena pertimbangan tertentu, misal dobel oleh karena mahasiswa mengambil
 16

matakuliah tersebut lebih dari 1 kali. Matakuliah yang dihapus dalam form ini hanya
menghapus dari transkrip dan tidak menghilangkan histori pada nilai semester
6. Tombol warna hijau digunakan untuk memulihkan kembali matakuliah yang dihapus
oleh tombol warna merah
7. Untuk mencetak transkrip nilai akademik klik tombol PDF
8. Apabila merasa tidak cocok dengan layout yang disediakan pada cetak pdf tersebut,
siakad menyediakan transkrip nilai akademik dalam format excel sehingga dapat diatur
sendiri layout-nya. Klik tombol Excel untuk mengekspor data transkrip nilai akademik
dalam format excel

Input Jadwal Perkuliahan

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Roster → Jadwal Perkuliahan
2. Klik tombol Tambah
3. Untuk kolom input Kelas Perkuliahan tidak diisi secara manual namun dengan
mengetikkan minimal 2 karakter yang mengandung nama atau kode matakuliah dan
selanjutnya memilih dari daftar yang disediakan
4. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data yang diinput

Menampilan dan mencetak Jadwal Perkuliahan

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Roster → Jadwal Perkuliahan
2. Pilih combobox Institusi, Program Studi, Program, dan Tahun Akademik
3. Setelah semua combobox tersebut dipilih maka akan ditampilkan daftar jadwal
perkuliahan
4. Untuk mencetak jadwal perkuliahan klik tombol PDF

Input Jadwal UTS dan UAS

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Roster → Jadwal Perkuliahan
2. Pilih combobox Institusi, Program Studi, Program, dan Tahun Akademik
3. Setelah semua combobox tersebut dipilih maka akan ditampilkan daftar jadwal
perkuliahan
4. Klik tombol warna biru bergambar kalender pada kolom AKSI
5. Lakukan input jadwal UTS atau UAS sesuai dengan panel masing-masing
 17

6. Klik tombol Simpan pada masing-masing panel untuk menyimpan data yang diinputkan

File Manager

Fitur ini digunakan untuk mengelola file-file akademik seperti misalnya jadwal perkuliahan,
jadwal ujian, dsb yang akan dapat diunduh oleh public melalui menu Download pada homepage
siakad ini. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Pelengkap → File Manager
2. Untuk mengunggah file klik tab Upload File
3. Perhatian: sebaiknya ukuran file yang akan diunggah dibatasi < 500 kb

Export Data untuk Feeder PDDIKTI

Siakad ini menyediakan fitur export data dalam bentuk excel yang dapat dipergunakan untuk
transfer data ke Feeder PDDIKTI melalui tool-tool webservice. Data-data yang dapat diekspor
adalah sebagai berikut:
1. Data Mahasiswa. Untuk melakukan ekspor klik menu Pelengkap → Export Data →
Mahasiswa
2. Data Kelas Perkuliahan. Untuk melakukan ekspor klik tombol Excel pada menu
Perkuliahan → Kelas Perkuliahan
3. Data KRS. Untuk melakukan ekspor klik menu Pelengkap → Export Data → Nilai
Semester
4. Data Nilai Semester. Untuk melakukan ekspor klik menu Pelengkap → Export Data →
Mahasiswa
5. Data Aktivitas Kuliah Mahasiswa. Untuk melakukan ekspor klik menu Pelengkap →
Export Data → Aktivitas Kuliah
6. Data Aktivitas Mengajar Dosen. Untuk melakukan ekspor klik menu Pelengkap →
Export Data → Aktivitas Mengajar Dosen
7. Data Mahasiswa Lulus, Drop-Out. Untuk melakukan ekspor klik menu Pelengkap →
Export Data → Mahasiswa Lulus/D.O
8. Data Aktivitas Mahasiswa. Untuk melakukan ekspor klik menu Pelengkap → Export
Data → Aktivitas Mahasiswa
9. Data Peserta Aktivitas Mahasiswa. Untuk melakukan ekspor klik menu Pelengkap →
Export Data → Peserta Aktivitas
10. Data Dosen Pembimbing. Untuk melakukan ekspor klik menu Pelengkap → Export
Data → Dosen Pembimbing
 18

11. Data Dosen Penguji. Untuk melakukan ekspor klik menu Pelengkap → Export Data →
Dosen Penguji

Mengelola Akun Admin Sistem, Admin Prodi, dan Admin PMB

Fitur ini digunakan untuk menambah atau meng-update akun personil admin sistem, program
studi, dan penerimaan mahasiswa baru. Khusus untuk admin PMB hanya digunakan jika
memiliki aplikasi PMB. Untuk mengelola akun-akun tersebut klik menu Sistem dan kemudian
pilih submenu Admin Sistem atau Admin Program Studi atau Admin PMB yang akan dikelola.

Status Akun Mahasiswa

Fitur ini digunakan untuk mengaktifkan atau menon-aktifkan akun mahasiswa di siakad.
Apabila akun dinon-aktifkan, maka mahasiswa yang bersangkutan tidak akan dapat mengakses
siakad.
1. Klik menu Sistem → Status Akun Mahasiswa
2. Pilih combobox Program Studi dan Program
3. Beri tanda centang pada mahasiswa yang akan diubah status akunnya
4. Klik tombol Enabled untuk mengaktifkan kembali akun yang dicekal, dan sebaliknya
tombol Disabled untuk mencekal akun mahasiswa

Menambahkan Data Karyawan

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu SDM → Karyawan
2. Klik tombol Tambah
3. Isi data sesuai dengan form yang tersedia
4. Pilihan Jabatan tersedia jika sudah menginput daftar jabatan karyawan

Menambahkan Daftar Jabatan Karyawan

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu SDM → Karyawan
2. Klik menu Jabatan pada panel AKSI CEPAT
3. Klik Tambah pada form Jabatan Tenaga Kependidikan
4. Input nama jabatan, misal: Kepala kantor administrasi, staf administrasi, dsb.
B. DOSEN

User yang memiliki akses sebagai dosen mendapatkan akses untuk input data aktivitas mengajar
dosen dan input nilai perkuliahan sesuai dengan matakuliah yang diampunya pada setiap
 19

semester melalui menu Dosen. Bagi dosen yang juga berstatus sebagai dosen wali akademik/
pembimbing akademik dapat mengakses KRS, KHS, dan Transkrip Nilai mahasiswa
perwaliannya melalui menu Perwalian Mahasiswa. Dosen pembimbing akademik dapat
memberikan persetujuan atas usulan KRS mahasiswa, namun hanya dapat melihat saja KHS
dan Transkrip Nilai mahasiswa tersebut. Untuk mengakses bagian ini login melalui alamat
admin yang diberikan dengan username dan password yang dibuatkan sementara oleh Admin
Sistem serta level Dosen.

C. ADMIN PROGRAM STUDI

User yang memiliki akses sebagai admin program studi mendapatkan akses yang hampir sama
seperti yang dimiliki oleh admin sistem namun terbatas pada prodinya saja. Untuk mengakses
bagian ini login melalui alamat admin yang diberikan dengan username dan password yang
dibuatkan sementara oleh Admin Sistem serta level Admin Program Studi.

D. MAHASISWA

Akses mahasiswa untuk masuk ke siakad melalui panel Login Sistem di homepage siakad
dengan username menggunakan NIM.

Membuat Usulan Kartu Rencana Studi (KRS)

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Mahasiswa → Kartu Rencana Studi (KRS)
2. Pilih semester yang akan diinput atau dibuat usulan KRS-nya
3. Klik tombol Masuk
4. Setelah masuk ke dalam form Kartu Rencana Studi perhatikan terlebih dahulu periode
pengisian KRS yang tercantum pada notifikasi dengan latar warna biru. Pengisian KRS
di luar periode tersebut tidak akan dapat dilakukan.
5. Klik tombol Usulan KRS. Apabila tombol tersebut di klik di luar periode pengisian KRS
yang ditetapkan maka akan muncul peringatan “Maaf Ada tidak bisa mengakses modul
ini”
6. Centang pada kelas perkuliahan yang diambil
7. Apabila sudah selesai klik tombol Ambil