AIM UKPA

Siklus 13
Tahun 2014
 Lingkup AIM UKPA Siklus 13
1. Implementasi Standar Mutu UB (khusus
fakultas/program dan PS)
2. Implementasi Standar Website UKPA
(surat edaran Rektor 1346/UN10/LL/2013 dan surat
edaran Rektor 3952/UN10/LL/2014)
3. Implementasi ISO 9001:2008 (khusus Lab.)

2
 Jadwal
No. Kegiatan Tanggal Kegiatan
Koordinasi perumusan ruang lingkup (scope) AIM
UKPA, termasuk konsultasi dengan Rektor/PR-
1 ... s.d 22 September 2014
1/PR-2, pengesahan ruang lingkup AIM,
penetapan jadwal kegiatan
Surat Pemberitahuan tentang kegiatan AIM dan
2 Selasa, 23 September 2014
ruang lingkupnya
3 Permintaan Kesediaan Auditor Internal Selasa, 23 September 2014
4 Permintaan Kesediaan Auditee Selasa, 23 September 2014
Jum'at, 26 September 2014, jam
5 Mengundang Dekan, PD-1 dan GJM 4 Fakultas
09.00-11.00 WIB.
Senin, 29 September 2014, jam
Refreshing AIM UKPA Siklus 13 untuk auditor
6 09.00 - 12.00 atau 13.00-16.00
internal
WIB, Rektorat Lt.8
Selasa, 30 September 2014,
7 Sosialisasi AIM UKPA Siklus 13 kepada auditee
09.00-12.00 WIB, Rektorat Lt.8
8 Tenggat waktu penyerahan kesediaan auditor Senin, 29 September 2014
9 Tenggat waktu penyerahan kesediaan auditee Selasa, 30 September 2014
10 Surat Tugas Tim AIM UKPA Siklus 13 Rabu, 1 Oktober 2014
11 Desk Evaluation AIM UKPA Siklus 13 20 s.d 26 Oktober 2014
12 Pelaksanaan AIM UKPA Siklus 13 27 Okt. – 7 Nop. 2014
13 Umpan balik pelaksanaan AIM UKPA Siklus 13 ... s.d 10 Nopember 2014
14 Evaluasi Pelaksanaan AIM UKPA Siklus 13 11 s.d 14 Nopember 2014
15 Pelaporan AIM UKPA Siklus 13 18 Nopember 2014
16 Diseminasi Hasil AIM UKPA Siklus 13 24 Nopember 2014
3
 Auditee
 Jumlah auditee ditetapkan 16 unit kerja,
yaitu tingkat fakultas/program.
 Unit kerja yang ada dibawah
fakultas/program harus menjadi satu
koordinasi, yaitu:
1. Pengelola Fakultas/Program.
2. Program Studi S-1, S-2, S-3, D-3.
3. Pengelola Laboratorium.

4
 Delegasi Pengelolaan AIM UKPA Siklus 13
kepada 4 Fakultas
• Ke-4 Fakultas adalah: FEB, FP, FK, FTP.
• Pertimbangan: (1) kapasitas auditor internal, (2) hasil AIM
sebelumnya, (3) uji coba.
• Ketua GJM mengkoordinir distribusi dan pelaporan tim-tim
auditor di fakultasnya.
• Ketua GJM harus melakukan validasi terhadap laporan hasil
audit masing-masing tim auditor. Ketua GJM harus
menyerahkan laporan-laporan hasil audit tersebut ke Ketua
PJM (softcopy) 3 hari setelah visitasi.
• UB menyediakan bantuan dana untuk HR auditor internal
sebanyak 2X jumlah unit kerja di fakultas. UB menyediakan
bantuan dana untuk operasional Rp.5.000.000,- (diambil oleh
Ketua GJM).
• Lingkup dan instrumen disediakan oleh PJM:
1. Borang Daftar Temuan
2. Borang Penilaian
5
 Model Distribusi Auditor dan
Pelaporan Hasil Audit
Koordinator *)

Tim Auditor 1 Tim Auditor 2 Tim Auditor 3 Tim Auditor N **)

• Ketua • Ketua • Ketua • Ketua
• Anggota • Anggota • Anggota • Anggota

*) Koordinator adalah Ketua GJM untuk 4 fakultas dan anggota PJM yang
ditunjuk untuk fakultas lain. Bertugas mengkoordinir pelaporan dari masing-
masing tim auditor, dan memfasilitasi komunikasi antara auditee, tim
auditor dan PJM.
**) Tim auditor ditetapkan sesuai kesediaan waktu auditee dan rumpun ilmu.
Jumlah tim auditor minimal ½ jumlah unit kerja di fakultas/program.
6
 Standar Mutu UB
sebagai Lingkup AIM UKPA Siklus 13
1. Lihat Borang Penilaian Fakultas/Program.
2. Lihat Borang Penilaian PS.

Standar Website UB
sebagai Lingkup AIM UKPA Siklus 13
1. Lihat Borang Penilaian Fakultas/Program.
2. Lihat Borang Penilaian PS.
3. Lihat Borang Penilaian Laboratorium.

Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

sebagai Lingkup AIM UKPA Siklus 13
1. Lihat Borang Penilaian Laboratorium.
7
 Guideline Susunan Acara Kunjungan
Jam Acara/Kegiatan Tempat PIC
08.00 – 08.30 Registrasi Aula/Ruang Administrasi
Pertemuan Fakultas/Program
Fakultas/Program
08.30 – 09.00 Pembukaan: Aula/Ruang Ketua GJM
- Sambutan Dekan/Ketua Program Pertemuan
- Sambutan Koordinator Tim Auditor Fakultas/Program
Internal
09.00 – 11.30 Konfirmasi hasil desk evaluation Tempat Pertemuan - Ketua GJM
antara Tim Auditor Internal dan masing-masing unit - Ketua UJM
Auditee kerja - Ketua PS
- Ketua Lab.
11.30 – 12.30 ISHOMA Tempat Pertemuan - Administrasi
masing-masing unit Fakultas/Program
kerja - Administrasi PS
12.30 – 15.00 Lanjutan: Tempat Pertemuan - Ketua GJM
Konfirmasi hasil desk evaluation masing-masing unit - Ketua UJM
antara Tim Auditor Internal dan kerja - Ketua PS
Auditee - Ketua Lab.
15.00 – 15.30 Review hasil audit internal Tempat Pertemuan Ketua Tim Auditor
masing-masing unit Internal
kerja
15.30 – 16.00 Penutupan Tempat Pertemuan Pimpinan Unit Kerja
masing-masing unit
kerja
8
 Auditee Fakultas/Program harus .....
• Berkoordinasi dengan semua unit kerja di bawahnya untuk menetapkan
waktu kesediaan dikunjungi (kesediaan waktu segera dikirim ke PJM).
• Mempelajari, berusaha memenuhi dan menyediakan bukti pendukung atas
butir-butir audit yang ditetapkan (kunjungi website PJM
http://pjm.ub.ac.id/aim-ukpa-siklus-13-tahun-2014-2/, unduh borang-borang
penilaian).
• Mengisi borang penilaian fakultas/program dan mengirim ke PJM paling
lambat 18 Oktober 2014, melalui e-mail: pjm@ub.ac.id dan
pjmbrawijaya@gmail.com.
• Menyediakan satu ruang pertemuan yang memadai untuk sesi pembukaan,
dan memastikan unit kerja di bawahnya menyediakan satu ruang untuk sesi
klarifikasi dengan auditor.
• Setelah sesi penutupan, mengisi umpan balik dan mengirim ke PJM maks 2
hari kerja (kunjungi website PJM http://pjm.ub.ac.id/aim-ukpa-siklus-13-
tahun-2014-2/, unduh borang umpan balik).
• Setelah menerima daftar temuan, merumuskan klarifikasi atas temuan dan
mengirim ke PJM maks 30 hari kerja (kunjungi website PJM
http://pjm.ub.ac.id/aim-ukpa-siklus-13-tahun-2014-2/, unduh borang
klarifikasi).
9
 Auditee PS dan Lab. harus .....
• Berkoordinasi dengan fakultas/program untuk menetapkan waktu
kesediaan dikunjungi.
• Mempelajari, berusaha memenuhi dan menyediakan bukti
pendukung atas butir-butir audit yang ditetapkan (kunjungi website
PJM http://pjm.ub.ac.id/aim-ukpa-siklus-13-tahun-2014-2/, unduh
borang-borang penilaian).
• Mengisi borang penilaian program studi dan mengirim ke PJM
paling lambat 18 Oktober 2014, melalui e-mail: pjm@ub.ac.id dan
pjmbrawijaya@gmail.com.
• Menyediakan satu ruang untuk sesi klarifikasi dengan auditor.
• Setelah sesi penutupan, mengisi umpan balik dan mengirim ke PJM
maks 2 hari kerja (kunjungi website PJM http://pjm.ub.ac.id/aim-
ukpa-siklus-13-tahun-2014-2/, unduh borang umpan balik).
• Setelah menerima daftar temuan, merumuskan klarifikasi atas
temuan dan mengirim ke PJM maks 30 hari kerja (kunjungi website
PJM http://pjm.ub.ac.id/aim-ukpa-siklus-13-tahun-2014-2/, unduh
borang klarifikasi). 10
 Auditor Internal harus .....
• Berkoordinasi dengan Koordinator dan Partner untuk melakukan
desk evaluation, serta saat menyusun laporan.
• Mempelajari butir-butir audit yang ditetapkan (kunjungi website PJM
http://pjm.ub.ac.id/aim-ukpa-siklus-13-tahun-2014-2/, unduh borang
daftar temuan dan borang-borang penilaian).
• Melakukan desk evaluation sesuai jadwal.
• Menghubungi sekretariat PJM, jika ada informasi yang kurang.
• Saat sesi penutupan, merumuskan laporan hasil audit (daftar
temuan dan penilaian), serta mengirim ke koordinator (softcopy)
maks 2 hari kerja.
• Setelah sesi penutupan, mengisi umpan balik dan mengirim ke PJM
maks 2 hari kerja (kunjungi website PJM http://pjm.ub.ac.id/aim-
ukpa-siklus-13-tahun-2014-2/, unduh borang umpan balik).

11
 Hakekat Audit Internal
• Bukan sekedar memenuhi persyaratan
ISO 9001:2008.
• Bukan sekedar memenuhi persyaratan
Akreditasi BAN-PT.
• Lebih dalam, adalah menemukan sendiri
kelemahan/kekurangan diri, agar mampu
lebih baik dari hari kemarin.
• UB adalah kita. Kita adalah UB.

12
 Terimakasih atas ....
kerja keras-nya,
kerja cerdas-nya, dan
kerja ikhlas-nya.

13