1.

Flow Recruitment Pengemudi

a. Recruitment Kandidat Pengemudi
Pada proses ini menjelaskan proses recruitement pengemudi untuk bisnis logistic. Proses ini dimulai
dengan kandidat datang ke Pool tujuan atau terdekat dan akses portal web bases. Proses ini akan membantu para
kandidat pengemudi untuk mengikuti test dan melihat atau menerima informasi lulus atau tidak lulus
berdasarkan hasil test. Untuk proses lebih detail dijelaskan pada flow berikut.

Feature List.
Pada proses ini akan dijelaskan recruitment yang terjadi didalam sistem sehingga membantu para
kandidat pengemudi untuk mengikuti proses seleksi dan HR pengemudi lebih mudah untuk mengelola hasil
test dan memberikan feedback lebih cepat ke calon kandidat pengemudi. Berikut fitur detail dan field yang
harus di isi oleh user pengemudi:
Nama Fitur Recruitment Pengemudi
Deskripsi Fitur Fitur ini digunakan untuk memilih kandidat pengemudi berdasarakn
test dan standart yang telah ditentukan oleh HR pengemudi
Actor HR Pengemudi
Precondition Komputer atau Handphone harus terhubung internet
Typical Course of User Action System Response
Events 1. User bisa datang ke pool tujuan
dan melakukan scan QR untuk
registrasi pengemudi
2. Pengemudi bisa melakukan akses
ke web portal
3. Mengisi data calon kandidat
pengemudi seperti data personal.
Merujuk pada Fitur Registrasi
Pengemudi
4. Selanjutnya HR Pengemudi akan
melakukan screening dan
verifikasi terkait data pengemudi
5. Jika tidak lulus secara maka HR
pengemudi akan melakukan
konfirmasi bahwa kandidat
pengemud tidak lulus
6. Jika lulus secara administrasi
maka akan dilanjutkan ke tahap
test berikutnya yaitu test
 mengemudi
7. Pengemudi yang telah mengikuti
test akan mendapatkan hasil test
Lulus, tidak lulus atau test ulang
8. JiIa hasil test nya lulus maka
calon pengemudi akan dikrimkan
surat validasi ke alamat yang
tertera sesuai dengan KTP calon
kandidat pengemudi.
9. Jika hasil testnya test Ulang calon
kandidat pengemudi akan
melakukan tes ulang dan untuk
WAK Tunya disesuaikan dengan
kesiapan dari calon kadndidat
pengemudi tersebut dan akan
mengkonfirmasikan kembali
terkait jadwal ulang untuk
melakukan test ulang
10. Jika hasil test nya tidak lulus,
maka calon kandidat akan
mendapatkan informasi tidak
lulus dan alasannya
11. Jika hasil test sudah berhasil
maka calon pengemudi dapat
mengunjungi pool tujuan dan
membawa surat domisili dan
mengikuti pra diklat yang telah
ditentukan oleh supervisor HR
pengemudi
12. Jika pengemudi datang ke pool
tujuan dengan melakukan
verifikasi maka HR pengemuid
dapat melakukan generate NIP
dan mengurus step pradiklat
sebelum pengemudi menjalankan
tugas operasional
Error Flow Events Jika hasil test secara administrasi Tidak
Lulus maka sistem akan menampilkan
- Error berdasarkan data
administrasi
- “Data belum berhasil di submit,
lengkapi data Anda”
Post condition Jika calon kandidat sudah mengisi semua
field dan melakukan upload dokumen
pendukung maka calon pengemudi dapat
melakukan submit data agar HR
pengemudi lebih mudah untuk memange
calon kandidat yang telah lulus dan
terverifikasi
-
1. Dilakukan beberapa test seperti : Cek fisik dan Kesehatan, pengetahuan jalan dan rambu,
Wawancara, dan Driving test.
2. Untuk pengemudi yang dinyatakan lulus test akan dilanjutkan pada pencatatan
administrasi dan informasi pribadi, personalia dan hasil test, kemudian mendapatkan NIP.
3. Data pengemudi yang sudah lulus test nantinya akan menjadi data master pengemudi.
4. Untuk pengemudi yang mendapatkan hasil test tidak lulus hanya ada menampilkan
keterangan tidak lulus test.
5. Data Pengemudi di master pengemudi akan digunakan dibeberapa aplikasi seperti : Absensi
Pengemudi, TMS dan dimungkinkan akan digunakan di aplikasi lain.
6. Yang harus di masukkan ke data pengemudi hanya hasil test saja, untuk hasil wawancara
tidak di masukkan.
7. Untuk data keluarga tidak dimasukkan ke system hanya menjadi catatan filing HR.
8. Adanya fitur untuk upload dokumen pengemudi (KTP,KK,SIM,etc).
9. Perlu adanya pemberian pembeda antara pengemudi outsource dan mitra untuk pilihan
statusnya dan juga untuk NIP nya.
10. Adanya histroy pengemudi pada status pengemudi di SAP yang bisa mengidentifikasi
history pengemudi.
11. Terdapat kategori umur untuk pengemudi, seperti:
 Pengemudi aktif pensiun di umur 58 tahun.
 Penerimaan baru umur calon pengemudi maksimal 55 tahun dengan catatan fisik dan
kesehatan harus baik., jika diatas 55 tahun harus Acc dahulu ke KA pool dengan catatan
fisik dan kesehatan juga harus baik.
 Minimum umur pengemudi 24 tahun (sesuai dengan minimum perhitungan sim B1
umum)
12. Jika terdapat calon kandidat pengemudi yang gagal atau tidak lulus test, dan kemudian
ingin mendaftarkan kembali sebagai calon kandidat maka harus di bulan berikutnya dari
terakhir dia melakukan pendaftaran dan dengan catatan calon kandidat yang gagal hanya
gagal karena test luar (test driver).
13. Jika ada pengemudi yang sudah keluar dan belum ada jangka waktu 1 tahun pengemudi
tersebut masuk atau join Kembali maka pengemudi tersebut akan mendapatkan NIP baru.
Dan jika pengemudi yang keluar dan dalam jangka waktu belum 2 bulan sudah join Kembali
HRP meminta acc dari kabag OPS tanpa ada proses seleksi dan registrasi dan HRP hanya
melakukan batal out di SAP.
14. Adapun format NIP dapat dibedakan sebagai berikut :
Type Range From Range To Letter Example
IBL – Mitra 00000001 00079999 Kombinasi Kode BCK10001
perusahaan dan
kode Pool/Site.
B = IBL Code
CK = Cakung
SU = Surabaya
CN = Ciilegon
CI = Cikarang
SG = Semarang
IBL – OS 00000001 00099999 BVM BVM10001
Employee 00080000 00099999 Kombinasi Kode BCK80001
perusahaan dan
kode Pool/Site.
B = IBL Code
CK = Cakung
SU = Surabaya
CN = Ciilegon
CI = Cikarang
SG = Semarang
Kenek 00000001 00099999 - 00010001

15. Terdapat perubahan NIP jika terdapat kondisi sebagai berikut:

 Pengemudi outsource (OS) ketika mendaftar menjadi pengemudi mitra, sehingga NIP
OS nya di non aktifkan dan didaftarkan kembali menjadi pengemudi mitra.
 Mutasi antar perusahaan misal dari Big Bird pindah ke IBL, sehingga perlu ada
perubahan NIP baru.
16. Tidak adanya perubahan NIP jika terdapat kondisi sebagai berikut:
 Pengemudi dilakukan mutasi antar site, misal pengemudi cakung pindah ke site
cikarang
  Pengemudi diangkat menjadi pembina (employee)

b. Absensi Pengemudi
Pada proses ini menjelaskan proses absensi harian yang dilakukan oleh setiap pengemudi. Proses ini
dimulai Pengemudi datang ke Pool tujuan dan melakukan absensi. Absensi dapat dilakukan dengan
menggunakan scan QR dan Geofence tujuan dari proses ini adalah membantu setiap pengemudi yang ingin
melakukan absen mudah di akses dan bagian operasional dapat memonitoring kehadiran pengemudi pada setiap
hari kerja pengemudi.

Feature List.
Di dalam Pengemudi Management System (DMS) perlu adanya fitur terkait absensi Pengemudi, fitur
Absensi Pengemudi dapat dilakukan oleh pengemudi. Adapun scope nya sebagai berikut:
1. Pengemudi datang ke pool tujuan dan mengakses Driver Apps untuk melakukan absensi
2. Absen pengemudi dapat dilakukan dengan scan QR dan Geofence
3. Proses absensi tersebut di validasi dengan:
 Geofence yang sudah ditetapkan untuk pool dan LO.
 Proteksi terhadap Fake GPS.
 Dynamic qrcode yang ditampilkan dikomputer di tempat yang ditentukan
 Standar jadwal pengemudi, jika pengemudi jadwalnya off maka tidak bisa melakukan
absen
4. Terdapat adanya sistem yang melakukan maintain data Geofence untuk setiap lokasi absen
(pool, lokasi customer, dan lainnya) to be check in BB System.
5. Untuk pengemudi yang melakukan absen pada Driver App hanya bisa menggunakan 1
handphone (imei) dan 1 nomor kontak saja yang sudah terdaftar di sistem.
6. Terdapat fitur download/export data untuk pengemudi yang sudah melakukan absen di
TMS/BBone.
7. Untuk Handphone pengemudi minimal harus berbasis android.
8. Pengemudi yang memiliki kendala jika handphone yang nomor IMEI dan nomor kontaknya
sudah terdaftar mengalami kerusakan, selanjutnya ingin menggunakan handphone baru
maka pengemudi harus melakukan update nomor handphone nya pada menu profile pada
Driver App yang terinstall di handphone baru.
9. Terdapat fitur Permit pada Driver App untuk pengemudi yang berhalangan hadir (sakit, izin,
cuti). to be check in BB System.
10. Terdapat informasi pengemudi yang sudah melakukan absen, izin, cuti dan sakit di
TMS/BBOne, serta dapat melihat historical absen pengemudi dalam satu hari tersebut (jam
absen masuk dan jam absen pulang).
11. Untuk pengemudi yang datang setiap harinya ada atau tidak ada Sales Order harus tetap
melakukan absen. Pengemudi melakukan absen dengan cara memilih pilihan :
 3x absen: di jam 06.00 (Absen Masuk), 12.00 (Absen Masuk), 16.00 (Absen Pulang).
Atau sesuai kebijakan yang mungkin bisa berubah. Jika pengemudi standby melakukan
absen di 3 waktu tersebut dianggap 1 hari kerja dan mendapatkan insentif standby
sebesar Rp.60.000 (settingan nominal bersifat konfigurasi).
 Adanya menu list pengemudi standby yang berfungsi untuk mengetahui banyaknya
pengemudi yang memungkinkan standby setiap harinya.
 Perlu adanya historical harian absen pengemudi.
 Untuk driver yang sudah mendapatkan Sales Order tidak perlu melakukan absen
berkala dalam 1 hari tersebut.
 Jika ada pengemudi yang stanby dan sudah absen pulang di jam 16.00 dan ternyata
pengemudi tersebut mendapatkan order diatas jam 16.00 maka pemgemudi tersebut
tidak perlu melakukan absen masuk lagi karena sudah dihitung 1 hari kerja dari jam
stanby atau dari SOnya, jika pengemudi mendapatkan order diatas jam 16.00. Dan
untuk menghitung 1 hari kerja sistem akan memilih atau membaca dari jam stanby
atau SO pengemudinya.
 Adanya absen pulang di jam 16.00 untuk pengemudi standby adalah sebagai trigger
untuk mengeluarkan insentif harian sebesar Rp. 60.000, dan jika pengemudi tidak
melakukan absen pulang di jam 16.00 maka pengemudi tidak mendapatkan insentif
harian stanby pengemudi.
 Melakukan absen di tempat customer jika Sales Order (SO) mulai dilakukan dari
tempat customer.
12. Pada saat pengemudi absen maka SO langsung tercetak yang akan di create oleh bagian
operasi untuk driver yang sudah memiliki jadwal SO.
13. Perlu dibuatkan parameter waktu berkala yang berasumsi dari jam absen untuk notifikasi
POP UP SO yang muncul pada Driver App umtuk menghindari pengemudi beralasan tidak
mengetahui adanya orderan yang ditujukan kepada pengemudi.
14. Jika ada pengemudi standby di pool dan ternyata ada SO di tengah-tengah jam standby
maka uang stanby pengemudi hangus atau gugur, dan jika driver mendapatkan order diatas
jam 16.00 maka tetap berhak mendapatkan uang standby dikarenakan telah melewati
waktu standby.
15. Jika pengemudi tidak melakukan absensi dikarenakan cuti atau sakit dikategorikan tidak
masuk dan berpengaruh juga terhadap insentif pengemudi yang bergantung dari absensi
pengemudi.
16. Untuk pengemudi yang mengajukan cuti harus mendapatkan approval dari Manajer
Operasi dan diteruskan ke SPPBG.
17. Pengemudi melakukan absen standby sebagai prasyarat untuk mendapatkan Sales Order
yang ditugaskan pada hari itu. Absen tidak boleh diwakilkan sehingga harus ada foto diri.
18. Untuk pengemudi yang sudah mendapatkan jadwal SO maka pada Driver App nya akan
muncul POP UP notifikasi atas SO yang harus pengemudi ambil dengan detali terlampir dan
driver harus melakukan konfirmasi dengan klik konfirmasi atas SO yang muncul pada
notifikasi di Driver App nya dan akan muncul di sistem operasi bahwa pengemudi sudah
konfirmasi atas order tersebut untuk siap dijalankan sesuai planning. Jika detail dari order
tersebut ada yang kurang jelas maka pengemudi bisa langsung konfirmasi ke bagian
operasi.
19. Untuk pengemudi yang sudah mendapatkan jadwal SO pada Driver App nya dan tidak
melakukan konfirmasi terhadap orderan tersebut maka akan dibuatkan parameter untuk
maksimal berapa lama atau hari pengemudi tidak melakukan konfirmasi atas orderan yang
sudah diplanningkan yang nantinya akan terlepas secara otomatis jika melewati waktu yang
ditentukan. Dan orderan tersebut akan di lelang/mapping ke pengemudi lain yang bisa
membawa orderan tersebut.
20. Untuk pengemudi yang sudah mendapatkan jadwal SO dan terlambat datang ke pool
dengan memberikan kabar ke bagian operasi, jika waktu keterlambatan datangnya
pengemudi mendekati waktu keberangkatan maka 1 sampai 2 jam sebelum jadwal
keberangkatan akan akan di carikan pengemudi penggantinya.
21. Pada sistem operasi memiliki 3 jenis warna untuk menandakan status keberangkatan dari
truk, yaitu
 Putih : Truk dalam waktu stanby.
 Kuning : Truk siap untuk waktu keberangkatan.
 Merah : Truk sudah harus berangkat atau meninggalkan Pool.
(untuk warna akan dibuatkan parameter sesuai dengan kebutuhan user.)
22. Adanya limitasi keberangkatan truk dibagi menjadi 2, yaitu:
 Limit Keberangkatan dibagi menjadi 3 :
- 3 jam sebelum keberangkatan, status lampu berwarna putih.
- 2 jam sebelum keberangkatan, status lampu berubah menjadi kuning.
- 1 jam sebelum keberangkatan, status lampu berubah menjadi merah.
 Limit Tembak Pengemudi : 2 jam sebelum jadwal keberangkatan harus sudah
dipersiapkan untuk driver pengganti atau disaat status lampu pada sistem berwarna
kuning.
23. Adanya jadwal kerja pengemudi yang saat ini berlaku 6+1 (6 hari kerja, 1 hari libur), atau
bisa disesuaikan dengan kondisi dan ijin/cuti pengemudi. Standar ini mungkin tidak persis 6
hari kerja untuk pengemudi yang membawa muatan jarak jauh, jadi tidak mungkin di hari
ke 7 pengemudi off. Bisa jadi hari 1-7 menjalankan order jarak jauh dan di hari ke 8 nya
pengemudi harus off. Oleh karena itu sistem harus membantu dinamismenya dan operasi
punya kewenangan untuk meng-overwrite jadwal off yang ditetapkan sistem.
24. Adanya jadwal kerja pengemudi yang sudah di jadwalkan pada kalender kegiatan
pengemudi yang bisa di lihat pada menu di Driver App.
25. Adanya jam kerja pengemudi dengan kondisi sebagai berikut: setiap 4 jam mengemudi, 30
menit istirahat. Total 8 jam mengemudi 1 jam istirahat, dan dengan waktu ideal
mengemudi dalam sehari selama 16 jam. Dengan indikasi:
 8 jam keberangkatan
 8 jam perjalanan pulang
 2 jam istirahat selama perjalanan.
26. Adanya informasi untuk jumlah cuti yang dimiliki pengemudi pada aplikasi Driver App.
27. Adanya evaluasi pengemudi jika ada pengemudi yang izin atau sakit. Dengan ketentuan
sebagai berikut:
 Jika ada pengemudi yang tanpa kabar selama 2 minggu berturut-turut driver
pengemudi hanya memberikan kabar sekali diawal dan selanjutnya tidak ada kabar
atau bahkan tidak ada kabar sama sekali di awal sampai 2 minggu kedepan maka akan
dilakukan evaluasi oleh tim Operasi dan dengan kebijakan dari tim operasi pengemudi
bisa sampai Out .
 Jika ada pengemudi yang dalam kondisi izin atau sakit dan membutuhkan waktu
sampai 2 minggu kedepan dengan memberikan kabar berkala maka statusnya tetap
aktif hanya tidak mendapatkan insentif harian pengemudi.
 c. Izin Pengemudi
Pada proses ini menjelaskan proses detail pengajuan izin pengemudi untuk 2 kategori yaitu izin terjadwal
dan izin tidak terjadwal. Proses dimulai dengan pengemudi datang ke pool tujuan atau mengakses driver Apps.
Tujuan dari flow ini adalah membantu pengemudi dan operasional team untuk memotoring kehadiran
pengemudi, ketika pengemudi sedang melakukan cuti. Berikut detail proses untuk izin pengemudi.

Feature List
Kebutuhan adanya Izin pengemudi, Adapun scope dan fitur Izin Oengemudi adalah sebagai berikut:
1. Adanya 2 tipe izin oengemudi:
 Izin terjadwal
 Izin tidak terjadwal/Urgent
2. Untuk izin terjadwal pengemudi harus melakukan dengan mengisi form izin dengan
melampirkan tanggal mulai dan berakhirnya dan juga alasan pada form izin tersebut, yang
nantinya akan mendapat approval dari bagian operasi missal: izin menikah, izin menghadiri
acara keluarga.
3. Untuk izin tidak terjadwal/urgent pengemudi juga harus melakukan dengan mengisi form izin
dengan melampirkan tanggal mulai dan berakhirnya izin dan juga alasannya, dan untuk proses
approval nantinya akan dipertimbangkan oleh pihak operasi dengan melihat dari alasan izin
mendadak/urgent pengemudi tersebut.

d. Recruitment Kenek
 Pada proses ini menjelaskan recruitment kenek, proses ini dimulai dari kenek datang ke pool tujuan
dengan membawa KTP. Proses ini dimulai dengan HR Pengemudi mengisi form rekrutment kenek yang ada di
web base, kemudian HR Penegmudi mencek data kenek yang melakukan generate NIP Kenek. Berikut flow
detail rekruitment kenek.

Feature List
Kebutuhan akan adanya Asistant Pengemudi/Kenek, Adapun scope dan fitur Asistant
Pengemudi/Kenek adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan data Kandidat kenek pada master list kenek di aplikasi kenek dan akan
mendapatkan NIP/NUK.
2. Persyaratan kenek hanya berdasarkan KTP.
3. Perekrutan berdasarkan referensi dari pengemudi karena ada pengemudi yang
menggunakan kenek dan ada juga yang tidak, tergantung kebutuhan dari customer.
4. Untuk customer yang mengharuskan pengemudi menggunakan kenek maka akan di plot
secara permanen untuk mendapingi driver secara terus menerus, terkecuali jika adanya
pergantian kenek dikarenakan kenek sakit atau alasan lainnya yang tidak memungkinkan
untuk masuk kerja.
5. Tidak adanya status untuk kenek kontrak/non kontrak, jika kenek sudah tidak aktif lagi maka
akan off by system.
6. Pembayaran berdasarkan insentif untuk kenek dan flat untuk nominalnya tergantung dari
customer.
7. Untuk pencatatan data kenek dilakukan di master kenek dengan beberapa field yang harus
diisi pada data input kenek seperti:
 NUK
 NAMA
 NO KTP
 ALAMAT
 POOL
 PRSH (PERUSAHAAN)
 TGL MASUK
 TGL KELUAR
 KETERANGAN
 STATUS
 BLACKLIST
 REFERENSI
8. Adanya status pada aplikasi kenek :
 A = Aktif
  N = Non Aktif
9. Adapun fitur Blacklist pada aplikasi kenek yang berfungsi untuk memberikan poin jika kenek
bermasalah.

e. Absensi Kenek
Pada proses ini menjelaskan absensi kenek yang akan dikembangakan dalam sebuah sistem. Absensi kenek
dimulai dengan melakukan login akses mobile apps. Kenek dapat melakukan absensi dengan Geofence. Berikut
flow detail absensi kenek yang akan dikembangkan kedalam sistem yang mampu membantu tim operasional.

Feature List
Kebutuhan akan adanya fitur terkait absensi Kenek, fitur Absensi Kenek dapat dilakukan oleh Kenek.
Adapun scope nya sebagai berikut:
1. Kenek datang ke pool tujuan dan mengakses Driver Apps untuk melakukan absensi
2. Absen pengemudi dapat dilakukan dengan Geofence
3. Proses absensi tersebut di validasi dengan:
 Geofence yang sudah ditetapkan untuk pool dan LO.
 Proteksi terhadap Fake GPS.
4. Terdapat adanya sistem yang melakukan maintain data Geofence untuk setiap lokasi absen
(pool, lokasi customer, dan lainnya) to be check in BB System.
5. Untuk Kenek yang melakukan absen pada Driver App hanya bisa menggunakan 1
handphone (imei) dan 1 nomor kontak saja yang sudah terdaftar di sistem.
6. Terdapat fitur download/export data untuk pengemudi yang sudah melakukan absen di
TMS/BBone.
7. Untuk Handphone Kenek minimal harus berbasis android.
8. Kenek yang memiliki kendala jika handphone yang nomor IMEI dan nomor kontaknya
sudah terdaftar mengalami kerusakan, selanjutnya ingin menggunakan handphone baru
maka
Kenek harus melakukan update nomor handphone nya pada menu profile pada Driver
App yang terinstall di handphone baru.
10. Terdapat informasi Kenek yang sudah melakukan absen TMS/BBOne, serta dapat melihat
historical absen pengemudi dalam satu hari tersebut (jam absen masuk dan jam absen
pulang).