PENGADAAN TALI GONI UNTUK PROSES MERAKIT TEMBAKAU BAWAH

NAUNGAN (TBN) KEBUN TEMBAKAU MTT 2024/2025

Nomor : RKS/N010/2023/0170.00

BAB I KETENTUAN UMUM

A. DEFINISI

Dalam dokumen ini dipergunakan pengertian, istilah dan singkatan sebagai berikut:

1. Dokumen pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh Panitia Pengadaan dalam setiap paket
pekerjaan pada sistem IPS baik dalam bentuk file yang di upload maupun dokumen isian dalam setiap
paket pengadaan

2. E-Reverse Auction adalah penawaran harga secara tertutup (closed bidding) oleh peserta pemilihan
secara berulang yang dilakukan secara elektronik melalui Aplikasi IPS dalam kurun waktu yang ditetapkan
dalam rangka berkompetisi kembali terkait harga/biaya

1. E-Tendering adalah pemilihan penyedia secara elektonik melalui Aplikasi IPS

2. Harga Lumpsum adalah harga total pekerjaan pengadaan barang/jasa termasuk ongkos angkut atau
harga pekerjaan pengadaan barang/jasa termasuk ongkos angkut untuk satu paket pengadaan/pelelangan.

3. Harga Satuan adalah harga satuan barang, harga satuan ongkos angkut atau harga satuan dan ongkos
angkut pada masing-masing Unit Usaha.

4. Hari Kerja adalah tiap-tiap hari kecuali hari Sabtu, Minggu dan hari libur resmi yang ditetapkan oleh
pemerintah Republik Indonesia.

5. Peserta atau dapat disebut juga Calon Penyedia Barang/Jasa adalah peserta yang terdaftar untuk dapat
mengikuti pelelangan / pengadaan sesuai yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.

6. Sistem Aplikasi Integrated Procurement Systems (Aplikasi IPS) adalah suatu aplikasi perangkat lunak
Pengadaan Barang / Jasa berbasis web yang merupakan satu kesatuan yang saling terkait, terhubung dan
melengkapi serta dapat diintegrasikan dengan apliasi lainnya.

7. Jaminan adalah jaminan dari Peserta Pemilihan/Penyedia kepada Perusahaan dalam bentuk Surat
Jaminan untuk menjamin terpenuhinya kewajiban Peserta Pemilihan/Penyedia dalam Pengadaan Barang
dan jasa.

B. JADWAL PELAKSANAAN PENGADAAN / PELELANGAN

1. Jadwal pelaksanaan pengadaan/pelelangan mengacu pada jadwal yang ada di aplikasi IPS
(Integrated Procurement Systems)
 2. Dalam kondisi tertentu Panitia Pengadaan dapat merubah Rencana jadwal dan akan diberitahukan
pada seluruh Calon Penyedia Barang/Jasa (melalui aplikasi IPS).

C. PERSYARATAN PESERTA

1. Bentuk Usaha yang dapat menjadi peserta berbentuk badan usaha yang berbadan hukum (PT atau
Koperasi) maupun yang bukan berbadan hukum (CV, Fa, UD) dan terdaftar di wilayah Republik
Indonesia serta sesuai dengan kualifkasi dan klasifikasi yang dipersyaratkan;

2. Memiliki pengalaman sebagai penyedia barang /jasa sejenis

3. Tidak masuk dalam daftar hitam pada aplikasi IPS

D. JAMINAN PENAWARAN

Calon penyedia barang harus menyerahkan jaminan penawaran dengan ketentuan:

1. Jaminan penawaran diberlakukan untuk nilai pengadaan diatas Rp. 200.000.000.

2. Jaminan penawaran tidak berlaku untuk :

a. Peserta pemilihan merupakan perusahaan lingkup PTPN Group/BUMN/Anak Perusahaan

BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN, kecuali tender.

b. Pengadaan Langsung;

1. Penunjukan Langsung;

2. Pengadaan Jasa Konsultansi

3. Besaran nilai jaminan penawaran ditetapkan sebagai berikut :

a. Minimal 1% - 3% dari nilai HPS

b. Minimal 1% dari nilai Pagu biaya yang tercantum dalam dokumen anggaran untuk;

1. Pengadaan barang yang HPS nya berupa discount value,

2. Pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan HPS

3. Jenis kontrak Harga Satuan/Kontrak Gabungan Lumpsum dan Harga Satuan;

3. Minimal 1% dari nilai HPS tiap sub paket yang ditawar untuk Tender itemized
 BAB II RUANG LINGKUP & NILAI HPS

A. RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Ruang lingkup pekerjaan sesuai dokumen pengadaan (terlampir)

PENGADAAN TALI GONI UNTUK PROSES MERAKIT TEMBAKAU BAWAH NAUNGAN (TBN)
KEBUN TEMBAKAU MTT 2024/2025

B. HPS (Harga Perkiraan Sendiri)

1. Nilai HPS pada pekerjaan ini bisa dilihat di dokumen pengadaan
2. Nilai HPS sudah termasuk PPN 11%
3. Apabila terdapat perbedaan nilai HPS yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan dengan yang tercantum
dalam system IPS (karena pembulatan) maka yang berlaku adalah nilai HPS yang tercantum dalam
Dokumen Pengadaan.
 BAB III PELAKSANAAN PELELANGAN

A. PENDAFTARAN DAN PENGAMBILAN DOKUMEN PENGADAAN/PELELANGAN

Pendaftaran paket pengadaan/pelelangan dan pengambilan dokumen dilakukukan diaplikasi IPS

B. AANWIJZING (PEMBERIAN PENJELASAN)

1. Pelaksanaan Aanwijzing dilakukan mengunakan sistem tanya jawab dengan menggunakan jaringan internet
pada Sistem IPS antara peserta dengan Panitia Pengadaan (Sistem Online).
2. Tujuan Aanwijzing adalah memberikan penjelasan tentang teknis, administrasi, tata cara penawaran,
pemberlakuan surat perjanjian, dan pelaksanaan pekerjaan.
3. Peninjauan lapangan (jika diperlukan) menjadi tanggung jawab calon penyedia barang, dengan biaya sendiri.
Setelah Aanwijzing, Calon Penyedia Barang dianggap telah mempelajari dan memahami semua aspek
berkenaan dengan situasi dan kondisi lapangan dan tidak ada penjelasan lanjutan, peserta dianggap telah
memahami dan menyetujui penjelasan dimaksud.
4. Peserta yang tidak mengikuti Aanwijzing dan atau tidak melakukan kunjungan lapangan, dianggap telah
memahami isi Dokumen Pengadaan dan dapat mengikuti proses penawaran.

C. PEMASUKAN DOKUMEN PENAWARAN

1. Pemasukan dokumen penawaran dilakukan di aplikasi IPS (ips.holding-perkebunan.com/vendors) sesuai dengan

persyaratan yang ditetapkan dalam setiap dokumen pengadaan /pelelangan.
2. Surat Penawaran Harga ditandatangani Direktur/Pengurus/Pimpinan badan usaha bermeterai 10000, bertanggal,
dan berstempel
3. Rincian Penawaran Harga Pekerjaan harus ditandatangani dan berstempel.
4. Seluruh dokumen yang merupakan kelengkapan persyaratan tersebut selanjutnya di-upload ke dalam Sistem IPS
yang merupakan pindaian (scanning) dari dokumen yang asli.
5. Calon penyedia barang harus mendokumentasikan dengan baik dokumen penawaran tersebut dan bersedia
menyerahkannya kepada Panitia Pengadaan Region 4 - PT Perkebunan Nusantara I.

F. PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

1. Pada tahap pembukaan penawaran Panitia Pengadaan mengunduh (download) Dokumen Penawaran yang masuk
sesuai waktu yang ditetapkan.
2. Apabila terdapat ketidaksesuaian dokumen yang diupload dengan dokumen yang dipersyaratkan, maka Panitia
Pengadaan dapat menggagalkan penawaran dari peserta pengadaan/pelelangan.
3. Hasil pelaksanaan pembukaan penawaran dapat dilihat pada aplikasi IPS

F. PEMBUKTIAN KUALIFIKASI

1. Calon pemenang lelang menyerahkan jaminan penawaran asli kepada Panitia Pengadaan
2. Pembuktian kualifikasi dilakukan terhadap calon pemenang lelang dengan cara melihat dokumen yang
dipersyaratkan dan kunjungan lapangan (apabila diperlukan)
3. Apabila calon pemenang adalah Rekanan Terseleksi berstatus Verified, maka pembuktian kualifikasi dilakukan
terhadap persyaratan kualifikasi lainnya yang dipersyaratkan selain dokumen kualifikasi pada saat registrasi
penyedia.
4. Apabila dalam pembuktian kualifikasi ditemukan dokumen yang tidak memenuhi persyaratan termasuk
pemalsuan dokumen maka peserta digugurkan.
5. Apabila berdasarkan pembuktian kualifikasi calon pemenang lelang tidak memenuhi persyaratan maka
pembuktian kualifikasi dilakukan kepada calon pemenang cadangan 1 dan apabila calon pemenang cadangan 1
tidak memenuhi syarat maka selanjutnya dilakukan kepada calon pemenang cadangan 2.

F. NEGOSIASI

1. Apabila dipandang perlu Panitia Pengadaan dapat melakukan Negosiasi terhadap calon pemenang dengan cara
tatap muka maupun secara online
2. Berita Acara Negosiasi secara tatap muka dituangkan dalam Berita Acara yang ditandatangani oleh Panitia
Pengadaan dan Calon Penyedia.
3. Apabila negosiasi dilakukan secara online, maka hasil negosiasi yang terekan dalam aplikasi IPS merupakan
bukti yang sah.

H. PENETAPAN DAN PENGUMUMAN PEMENANG

1. Penetapan dan Pengumuman Pemenang dapat dilihat pada aplikasi IPS

2. Apabila pemenang pelelangan yang telah ditetapkan melalui surat penetapan pemenang menolak/mengundurkan
diri dengan alasan apapun, maka penetapan pemenang dibatalkan dan jaminan penawaran dicairkan dan menjadi
milik PT Perkebunan Nusantara X.
3. Panitia Pengadaan dapat memproses calon pemenang cadangan 1 dan seterusnya secara berurutan untuk
ditetapkan sebagai pemenang.

I. MASA SANGGAH

1. Peserta yang memasukan Dokumen Penawaran Harga dapat menyampaikan sanggahan dalam waktu 2 (dua)
hari kalender sejak pengumuman pemenang.
2. Sanggahan diajukan melalui aplikasi IPS dan mengupload bukti awal yang cukup.
3. Jaminan Sanggahan WAJIB diserahkan paling lambat 5 (lima) hari kalender sejak akhir masa sanggahan
4. Jaminan Sanggahan berupa bank garansi senilai minimal 1% (satu persen) dari nilai HPS
5. Panitia Pengadaan dalam jangka waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kalender setelah menerima sanggahan harus
memberikan jawaban tertulis kepada peserta yang mengajukan sanggahan.
6. Apabila sanggahan dinyatakan benar oleh Panitia Pengadaan, maka pelelangan dinyatakan gagal dan jaminan
sanggahan dikembalikan.
7. Apabila sanggahan terbukti tidak benar, maka jaminan sanggahan dicairkan dan menjadi milik Region 4 - PTPN
1.
8. Hasil pelaksanaan masa sanggah dituangkan dalam Berita Acara.

J. PENUNJUKAN PENYEDIA BARANG DAN JASA

1. Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPBJ) diterbitkan apabila :

a. Sampai dengan masa sanggah terlampaui tidak ada peserta pemilihan yang mengajukan sanggahan atau

b. Apabila ada sanggahan, SPPBJ dilakukan setelah sanggahan diselesaikan.

dd
 2. Perikatan baik berupa PO (Purchase Order) dan/atau Kontrak dalam proses pelelangan ini
adalah antara Pemenang Tender dengan Regional 4 - PTPN I
 BAB IV KETENTUAN LAIN-LAIN

A. JAMINAN PELAKSANAAN

a. Jaminan Pelaksanaan diberlakukan untuk Kontrak dengan nilai diatas Rp. 200.000.000,00
b. Nilai jaminan pelaksanaan minimal 5% dari nilai kontrak dan berlaku minimal 30 (tiga puluh) hari kalender
setelah waktu penyerahan barang/jasa (WP)
c. Jaminan pelaksanaan dapat tidak diberlakukan dalam hal :
1. Penyedia merupakan perusahaan lingkup PTPN Group
2. Pengadaan Langsung
3. Pengadaan Jasa Konsultansi
d. Besaran nilai jaminan pelaksanaan
1. Minimal 5% dari nilai kontrak untuk :
1. Nilai penawaran terkoreksi lebih tinggi atau sama dengan 80% dari HPS
2. Pengadaan yang HPS nya berupa discount value
3. Pengadaan yang tidak memerlukan penyusunan HPS
2. Minimal 5% dari nilai HPS untuk nilai penawaran terkoreksi dibawah 80% HPS
3. Minimal 5% dari nilai Pagu Biaya yang tercancum dalam dokumen anggaran untuk jenis kontrak Harga
Satuan/Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan /Kontrak Wakatu Penugasan

B. LARANGAN KORUPSI, KOLUSI, NEPOTISME (KKN)

1. Peserta dan pihak yang terkait dengan pelelangan ini berkewajiban untuk mematuhi etika pelelangan dengan
tidak melakukan tindakan sebagai berikut:
a. Berusaha mempengaruhi anggota Panitia Pengadaan dalam bentuk dan cara apapun, untuk memenuhi
keinginan peserta yang bertentangan dengan dokumen pelelangan, dan/atau peraturan perundang-
undangan.
b. Melakukan persekongkolan dengan peserta lain untuk mengatur hasil pelelangan tersebut sehingga
mengurangi/ menghambat/ memperkecil/ meniadakan persaingan yang sehat dan/atau merugikan pihak
lain.
c. Membuat dan/atau menyampaikan dokumen dan/atau keterangan lain yang tidak benar untuk memenuhi
persyaratan dalam dokumen pelelangan ini.
2. Peserta yang terbukti melakukan tindakan sebagaimana dimaksud, dikenakan sanksi sebagai berikut:
a. Sanksi administrasi, seperti digugurkan dari proses pelelangan atau pembatalan penetapan
pemenang; dan/atau
b. Sanksi pencantuman ke dalam Daftar Hitam;
c. Gugatan secara perdata; dan/atau.
d. Pelaporan secara pidana kepada pihak berwenang.
3. Pengenaan sanksi dilaporkan oleh Panitia Pengadaan kepada Direksi.
4. Larangan Benturan Kepentingan

Panitia atau peserta dalam melaksanakan tugas, fungsi dan perannya, dilarang memiliki benturan kepentingan
dan hubungan afiliasi (Kepemilikan/Kepengurusan yang sama).

C. MATA UANG
 Total harga penawaran untuk semua barang-barang dalam mata uang Rupiah.

D. KESALAHAN DAN KEKURANGAN

Jika Calon Penyedia barang menemukan adanya kekurangan-kekurangan atau hal-hal lain yang tidak tercantum
dalam suatu uraian atau dokumen-dokumen yang lainnya, atau menimbulkan keraguan di dalam mencantumkan
pengertian, Calon Penyedia barang supaya segera memberitahukan kepada Pemberi Kerja dan meminta
penjelasan secara tertulis melalui proses Aanwijzing pada Sistem IPS sebelum pemasukan penawaran.

E. TEGURAN

Bagian Pengadaan atau bagian teknis terkait dapat menerbitkan surat teguran tertulis berupa Teguran I,II dan III
kepada Penyedia Barang dan Jasa dengan tahapan :

Teguran I : Bila keterlambatan mencapai 15 %

Teguran II : Bila keterlambatan mencapai 30 %

Teguran III : Bila keterlambatan mencapai 45 %

F. SANKSI

Bagi Calon Penyedia barang yang telah ditetapkan sebagai pemenang namun menolak/mengundurkan diri secara
sepihak dengan alasan apapun, maka Penyedia barang tersebut akan dikenakan sanksi berupa:

1. Penyitaan jaminan penawaran;

2. Pembekuan password selama 2 (dua) tahun;
3. Masuk dalam daftar hitam (blacklist) Penyedia barang dan jasa Regional 4 - PT Perkebunan Nusantara I.