PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)

Jl. Perak Timur No. 610 Surabaya, 65165

Telp. (031) 3298631 s/d 37, Fax. 031-3295204, 3295207, 3291259

DOKUMEN PENGADAAN
METODE PEMILIHAN TERBATAS

UNTUK PEKERJAAN

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA

SURABAYA, OKTOBER 2019

SUBDIT PENGADAAN BARANG DAN JASA

 DOKUMEN PEMILIHAN TERBATAS

I. INSTRUKSI UMUM
II. SYARAT UMUM KONTRAK
III. KRITERIA DAN TATA CARA EVALUASI
IV. DAFTAR KUANTITAS DAN HARGA (BQ)
V. RENCANA KERJA DAN SYARAT-SYARAT TEKNIS (RKS)
VI. GAMBAR
VII. LAMPIRAN
 INSTRUKSI UMUM

1. LINGKUP PEKERJAAN
Lingkup Pekerjaan adalah REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA merupakan
kewajiban yang harus dilaksanakan oleh Vendor berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) /
Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) / Spesifikasi Teknis / Bill of Quantity / Gambar-
gambar yang telah ditetapkan.

2. PEMBERI TUGAS
Pemberi Tugas atau Pemilik Pekerjaan/Proyek adalah PT Pelabuhan Indonesia III dalam hal
ini diwakili adalah Direksi, Pejabat Satu Tingkat Dibawah Direksi, Kepala Kantor Pusat atau
General Manager atau Pimpinan Cabang di lingkungan Perusahaan yang mempunyai kuasa
dan bertanggung jawab atas penggunaan anggaran Perusahaan untuk pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa yang dibutuhkan.

3. PANITIA PENGADAAN
Panitia Pengadaan ditetapkan yaitu Sub Direktorat Pengadaan Barang dan Jasa selaku Unit
Kerja Pengadaan Barang dan Jasa (UKPBJ) di Kantor Pusat.

4. SUMBER DANA
Sumber dana berasal dari dana RKAP PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) :
a. Tahun Anggaran : 2019 - 2020
b. Pagu / OE : Rp 6.700.000.000,00 (enam miliar tujuh ratus juta rupiah)

5. PEDOMAN PENGADAAN
Pedoman pelaksanaan untuk pengadaan ini yaitu :
a. Peraturan Direksi PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Nomor : PER.0023/BJ.01.01/HOFC-2019 tanggal 06 Mei 2019 tentang Tata Cara
Pengadaan Barang dan/atau Jasa di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero); dan
b. Perubahan atas Peraturan Direksi PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Nomor : PER.0023/BJ.01.01/HOFC-2019 tanggal 06 Mei 2019 tentang Tata Cara
Pengadaan Barang dan/atau Jasa di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Nomor : PER.0038/BJ.01.01/HOFC-2019 tanggal 19 Agustus 2019.

6. SYARAT-SYARAT PENAWAR
Yang dapat mengikuti proses pengadaan ini adalah perusahaan yang memenuhi persyaratan:
a. Mempunyai Ijin Usaha yang berlaku dan yang dipersyaratkan;
b. Mempunyai kompetensi dan pengalaman yang memadai sesuai dengan bidang pekerjaan;
c. Perusahaan tidak mendapatkan Surat Teguran atas pekerjaan yang sedang dikerjakan
di Lingkungan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) atau tidak sedang dalam masa Daftar
Hitam suatu instansi.

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 1

7. PERSYARATAN PEKERJAAN JASA YANG DITAWARKAN
Pekerjaan yang ditawarkan harus sesuai dengan lingkup pekerjaan sebagaimana yang dirinci
dalam daftar kuantitas dan harga, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) yang merupakan
bagian dari Dokumen Pengadaan ini yang akan dijelaskan pada saat pemberian penjelasan
(apabila diperlukan)

8. KUALIFIKASI DAN KLASIFIKASI PENAWAR

Perusahaan yang dapat mengikuti proses pengadaan ini adalah Vendor sesuai kualifikasi dan
klasifikasi yang dipersyaratkan.

9. BAHASA YANG DIGUNAKAN

a. Bahasa yang digunakan dalam Dokumen Pengadaan/Dokumen Penawaran adalah Bahasa
Indonesia, kecuali untuk istilah-istilah teknis yang baku digunakan dalam bidang teknis
tersebut.
b. Apabila menggunakan 2 (dua) bahasa dan terdapat perbedaan arti maka yang mengikat
adalah Bahasa Indonesia.

10. METODE PENGADAAN DAN JENIS KONTRAK

a. Metode Pengadaan : (pilih salah satu/coret yang tidak perlu)
□ Pelelangan Umum
□ Pemilihan Terbatas
□ Penunjukan Langsung
b. Sistem kontrak yang diberlakukan lihat Syarat Umum Kontrak (Point 4. Jenis Kontrak).

11. BIAYA MENGIKUTI PROSES PENGADAAN

a. Semua biaya yang dikeluarkan untuk keperluan atau berhubungan dengan keikutsertaan
penawar ini ditanggung sepenuhnya oleh penawar yang bersangkutan.
b. Dalam hal penawaran ditolak atau dinyatakan gagal dan/atau batal karena suatu hal maka
tidak dapat diberikan ganti rugi dan/atau menuntut PT Pelabuhan Indonesia III (Persero).
c. Apabila terjadi pembatalan pekerjaan dikarenakan suatu hal sebelum dilaksanakan
penandatanganan kontrak, maka vendor tidak dapat menuntut / mengajukan ganti rugi
kepada PT Pelabuhan Indonesia III (Persero).

12. DOKUMEN PENGADAAN

a. Dokumen Pengadaan terdiri dari:
1) Instruksi Umum
2) Syarat Umum Kontrak
3) Kriteria dan Tata Cara Evaluasi
4) Daftar Kuantitas dan Harga (BQ)
5) Rencana Kerja dan Syarat-Syarat Teknis (RKS) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK)
6) Gambar - gambar (bila ada)
7) Lampiran - lampiran

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 2

 b. Penawar diminta meneliti semua instruksi, bentuk-bentuk format (formulir), syarat-syarat/
ketentuan-ketentuan, spesifikasi dan dokumen-dokumen lainnya yang dipersyaratkan
dalam Dokumen Pengadaan.
Kegagalan penawar dalam memenuhi ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat dalam
Dokumen Pengadaan atau dalam penawarannya yang tidak memenuhi persyaratan
Dokumen Pengadaan, akan menjadi resiko penawar yang dapat mengakibatkan
penawarannya dinyatakan gugur.
c. Penawar atas biaya sendiri wajib melakukan penelitian mengenai kebenaran hal-hal atau
kondisi pekerjaan yang akan dilaksanakan.
d. Apabila Penawar ditunjuk sebagai Pelaksana Pekerjaan, jika terdapat ketidaksesuaian
Dokumen Penawaran (proposal) dengan Dokumen Pengadaan, hal tersebut tidak dapat
dijadikan alasan untuk tidak melaksanakan pekerjaan tersebut sesuai dengan Dokumen
Pengadaan ini.

13. ADDENDUM DOKUMEN PENGADAAN

a. Dalam hal dianggap perlu sebelum tanggal pemasukan penawaran, Panitia Pengadaan
dapat menerbitkan Addendum atas Dokumen Pengadaan untuk menjelaskan ketentuan
atau perubahan Dokumen Pengadaan kepada seluruh peserta/penawar.
b. Setiap Addendum Dokumen Pengadaan yang diterbitkan akan disampaikan dan diterima
oleh semua peserta/penawar dalam waktu yang wajar sebelum pemasukan Dokumen
Penawaran.
c. Setiap Addendum Dokumen Pengadaan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari
Dokumen Pengadaan ini.

14. PENJELASAN DOKUMEN PENGADAAN (JIKA DIPERLUKAN)

a. Rapat penjelasan Dokumen Pengadaan jika diperlukan dapat dilaksanakan melalui :
- Online melalui aplikasi e-procurement https://eproc.pelindo.co.id ; atau
- Media tanya jawab secara elektronik melalui email support.eproc@pelindo.co.id; atau
- Pembahasan secara langsung (tatap muka dan/atau site visit).
b. Rapat penjelasan Dokumen Pengadaan diadakan pada :
Hari/ Tanggal mulai : (lihat jadwal di eproc)
Hari/ Tanggal berakhir : (lihat jadwal di eproc)
Mekanisme : ONLINE
c. Apabila dilaksanakan dengan tatap muka atau hadir seluruh peserta diharapkan hadir, yang
dilakukan sendiri oleh Direksi perusahaan atau kuasanya dengan membawa surat kuasa
khusus untuk itu. Peserta yang tidak hadir dalam rapat penjelasan, tidak dapat dijadikan
dasar untuk menolak atau menggugurkan penawarannya.
d. Dalam rapat penjelasan, Panitia Pengadaan melaksanakan tugas sebagai akan
menjelaskan segala sesuatu mengenai pelelangan khususnya substansi pekerjaan,
termasuk perubahan dan hal-hal lain yang timbul dalam rapat penjelasan serta menampung
dan menjawab pertanyaan peserta, dan akan dibantu oleh unit terkait dalam memberikan
penjelasan spesifikasi teknis.
e. Semua pertanyaan lisan atau tertulis dari peserta dan jawaban Panitia Pengadaan beserta
segala hal yang timbul dalam rapat penjelasan akan dicantumkan dalam Berita Acara
Rapat Penjelasan.

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 3

 f. Kesimpulan dan keputusan Rapat Penjelasan termasuk hasil peninjauan (bila dianggap
perlu) ke lokasi dituangkan dalam Berita Acara Rapat Penjelasan.
g. Berita Acara rapat penjelasan tersebut dapat diambil atau dicetak sendiri melalui aplikasi
eprocurement https://eproc.pelindo.co.id
h. Berita Acara Rapat Penjelasan Pengadaan tersebut merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari Dokumen pengadaan.

15. PROSEDUR PENGADAAN

Proses/tahapan pengadaan ini dilakukan sebagai berikut :
NO TAHAPAN JADWAL
1 Undangan (Invitation)
2 Pendaftaran (Registration)
3 Verifikasi dan penerimaan
pendaftaran
4 Pengambilan/ download dokumen
pengadaan
5 Penjelasan dokumen pengadaan
(Aanwijzing)
6 Pemasukan/ Upload dokumen
penawaran / proposal
7 Upload Password/ Certificate Sesuai Jadwal Tahapan Lelang
di eproc.pelindo.co.id
8 Pembukaan Dokumen
9 Evaluasi
10 Negosiasi dan/atau klarifikasi
11 Penetapan pemenang
12 Pengumuman pemenang
13 Masa sanggah
14 Purchase Order
15 Penyusunan Kontrak
Catatan :
Jadwal tersebut adalah tentative dan dapat berubah yang akan dicantumkan dalam
website https://eproc.pelindo.co.id secara detail.
16. PENYUSUNAN DOKUMEN PENAWARAN.
Dokumen Penawaran terdiri dari :
a) Data administrasi, yaitu:
1) Surat Penawaran (Lampiran F.ADM-1)
a) Surat penawaran ditandatangani oleh:
(1) Direktur / Pimpinan perusahaan yang namanya tercantum dalam akta
perusahaan atau penerima kuasa dengan surat kuasa khusus dari Direktur /
Pimpinan perusahaan.

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 4

 (2) Kepala Cabang Perusahaan yang diangkat oleh Kantor Pusat dan dibuktikan
dengan dokumen otentik dengan melampirkan salinannya.
(3) Pejabat yang menurut perjanjian adalah yang berhak mewakili perusahaan
yang bekerja sama.
b) Harga penawaran tidak termasuk PPN 10%, tetapi harus sudah
memperhitungkan semua pajak PPh sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
c) Harga yang ditawarkan merupakan harga tetap dan pasti selama jangka waktu
pelaksanaan kontrak;
d) Apabila penandatangan bukan Direktur / Kepala Cabang yang berhak agar
dilampirkan Surat Kuasa Khusus dalam 1 (satu) berkas file pdf surat penawaran.

2) Surat Jaminan Penawaran

a) Penawaran harus dilengkapi dengan surat jaminan penawaran dalam bentuk
Jaminan Bank dari Bank Umum (tidak termasuk Bank Perkreditan Rakyat) atau
Jaminan dari Perusahaan Asuransi Umum yang mempunyai program surety bond
yang ditetapkan Otoritas Jasa Keuangan dan beroperasi di Indonesia, jaminan
penawaran dapat juga dalam bentuk uang tunai.
b) Scan Jaminan Penawaran Asli dan diunggah /Upload. Panitia dapat melakukan
Verifikasi terhadap kebeneran/ keaslian dari penerbit Jaminan dimaksud.
c) Apabila dalam verifikasi hasil scan jaminan penawaran ditemukan Palsu atau
Jaminan tersebut tidak pernah dibuat, maka penawar dinyatakan Gugur dan
diberikan sanksi Blacklist.
d) Jaminan penawaran harus memuat persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
(1) Nama dan alamat jelas pemberi tugas sesuai yang disyaratkan;
(2) Nama dan alamat jelas peserta lelang (terjamin);
(3) Nama dan alamat jelas penjamin;
(4) Besar jaminan penawaran dalam angka dan huruf, tidak kurang dari nilai
nominal yang syaratkan;
(5) Masa berlaku surat jaminan penawaran tidak kurang dari yang disyaratkan;
(6) Nama paket pekerjaan yang dijaminkan sama dengan paket pekerjaan
disyaratkan;
(7) Pernyataan Pihak Penjamin bahwa jaminan penawaran dapat dicairkan
dengan segera dan tidak bersyarat (unconditional);
(8) Batas akhir waktu pengajuan tuntutan pencairan surat jaminan penawaran
oleh Pemberi Tugas kepada pihak Penjamin;
(9) Secara tegas menyatakan bahwa penjamin mengacu kepada Kitab Undang-
undang Hukum Perdata (KUHP), khususnya Pasal 1831 dan/atau 1832
(KUHP);
(10) Tanda tangan pihak penjamin.
Tanpa mengurangi persyaratan tersebut dalam huruf b di atas, penyajian
persyaratan tersebut dalam format surat jaminan penawaran dapat disesuaikan
dengan format/teknis surat menyurat dan penambahan ketentuan-ketentuan yang
berlaku atau merupakan persyaratan Bank/Perusahaan Asuransi.

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 5

 e) Besarnya jaminan penawaran ditetapkan minimal sebesar Rp. 167.500.000,00
(seratus delapan puluh juta enam ratus ribu rupiah) dan berlaku minimal 60
(enam puluh) hari kalender sejak tanggal pembukaan penawaran, dan dapat
diperpanjang apabila diperlukan, dialamatkan kepada:
Direksi PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Jl. Perak Timur No. 610, Surabaya
f) Apabila peserta lelang mengundurkan diri setelah penawaran dibuka, atau telah
ditunjuk sebagai pemenang tetapi tidak dapat menyerahkan jaminan pelaksanaan
dalam batas waktu yang telah ditetapkan, maka uang jaminan penawaran
menjadi milik perusahaan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero).
g) Apabila diperlukan sebelum penentuan pemenang, Panitia dapat meminta Asli
Jaminan penawaran.
h) Peserta lelang yang tidak menjadi pemenang lelang dapat segera mengambil
surat jaminan penawaran kepada Subdit Pengadaan Barang dan Jasa selambat-
lambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja setelah ada pengumuman penetapan
pemenang lelang.

3) Data Isian Kualifikasi Perusahaan (Lampiran F.ADM-2)

Data Formulir Isian Kualifikasi dibuat dan diisi diatas kertas kop perusahaan/lembaga,
dan pada akhir Data Formulir Isian Kualifikasi ditanda-tangani oleh Direktur
Utama/Penanggungjawab Perusahaan atau yang berkompenten dan bertanggal.

4) Data Keuangan, mengisi form data keuangan dan melampirkan rekening koran yang
dipersyaratkan.

b) Data Teknis, yaitu :

1) Daftar pengalaman perusahaan (Lampiran F.TEK-1)
2) Daftar personil yang dipekerjakan disertai CV, copy ijasah/ Sertifikat Keahlian/
Keterampilan (Lampiran F.TEK-2)
3) Daftar peralatan dilampiri bukti kepemilikan (Lampiran F.TEK-3)
4) Metode pelaksanaan pekerjaan
5) Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan

c) Data Harga, yaitu :

1) Rincian harga penawaran (BQ)
2) Analisa harga satuan
Penawar harus menyesuaikan rincian harga penawaran sesuai dengan Bill of Quantity
/ BQ yang telah ditetapkan.

17. PENYAMPAIAN PENAWARAN

a. Batas akhir penyampaian dokumen penawaran secara online (upload dokumen
penawaran) sesuai jadwal yang telah ditetapkan dalam eproc;

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 6

 b. Penawar harus mengecek jadwal tersebut dan apabila terdapat perubahan akan
diinformasikan melalui email dan update dalam eproc. Keterlambatan dalam penyampaian
dokumen penawaran menjadi resiko penawar.
c. Penyampaian Dokumen Penawaran tersebut dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Penawar menyampaikan dokumen penawaran (administrasi, teknis, harga) secara
online dengan cara mengunggah (upload) dokumen penawaran melalui
https://eproc.pelindo.co.id.
2) Sebelum batas waktu unggah berakhir, peserta dapat mengganti dokumen penawaran
(per item yang dipersyaratkan) dan file yang berlaku adalah file yang terakhir
diunggah.
3) Dokumen penawaran yang telah diunggah (upload) dalam bentuk format pdf akan
di-enkripsi (password) oleh sistem e-procurement dan password tersebut (file
certificate) akan dikirim kepada penawar.
4) Penawar akan menerima E-mail notifikasi yaitu :
a) file certificate (lampiran email format *.cert)
b) Kode verifikasi
Kode Verifikasi harus diinputkan pada saat penawar menyetujui syarat dan ketentuan
(term and condition) secara elektronik.
5) Penawar dilarang memberikan kode enkripsi (password / certificate) sebelum batas
akhir unggah dokumen penawaran.
6) Penawar harus meng-upload password (memberikan kode enkripsi / file certificate)
setelah masa unggah Dokumen Penawaran berakhir sampai dengan batas waktu
yang telah ditentukan.
7) Dokumen penawaran yang tidak dapat dibuka pada saat pembukaan penawaran, baik
karena kesalahan password atau kerusakan file softcopy yang dikirim oleh Penawar
atau password tidak dikirim, menjadi resiko Penawar dan penawarannya dinyatakan
gugur.
8) Setelah batas waktu unggah berakhir dan peserta sudah meng-upload password,
Panitia Pengadaan/UKPBJ mengunduh file kode enkripsi (password / file certificate)
tersebut untuk membuka Dokumen Penawaran.

18. PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

a. Untuk metode 1 (satu) sampul, pembukaan Dokumen Penawaran dilakukan secara
sekaligus berturut-turut dengan menampilkan kelengkapan dokumen administrasi, teknis
dan/atau keuangan, dan penawaran harga.
b. Jika diperlukan dokumen hard copy akan diminta kepada peserta yang dinyatakan sebagai
pemenang lelang
c. Peserta lelang menyampaikan dokumen penawaran dengan cara mengunggah/upload
melalui aplikasi e-Procurement.
d. Berita Acara Pembukaan Penawaran dapat di-unduh/download setelah semua penawar
mengunggah (upload) password (*.cert) atau setelah waktu batas upload password
berakhir.
e. Detail jadwal tersebut tercantum sesuai yang telah ditetapkan dalam eproc.

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 7

 f. Harga penawaran pada saat pembukaan penawaran digunakan untuk menentukan
prioritas urutan terendah. Pada dasarnya harga penawaran yang digunakan adalah
sebagaimana tertera dalam surat penawaran. Bilamana terdapat perbedaan angka antara
dalam surat penawaran dan dalam rincian penawaran (bila ada), sebagai berikut :
PERBEDAAN HARGA HARGA
NO PRIORITAS
DALAM SURAT DALAM RINCIAN YANG DIAKUI
1 memiliki arti memiliki arti Dalam surat Sesuai dalam surat
2 tidak memiliki arti memiliki arti Dalam rincian Sesuai dalam rincian
3 memiliki arti tidak memiliki arti Dalam surat Sesuai dalam surat
4 tidak memiliki arti tidak memiliki arti Klarifikasi *) Tidak ada prioritas
*) Apabila diperlukan, klarifikasi dimaksud dalam tabel di atas dilakukan pada saat
proses evaluasi penawaran dengan membandingkan atau mempertimbangkan
rincian penawaran (bila ada).

19. PENAWARAN YANG GUGUR PADA SAAT PEMBUKAAN PENAWARAN

a. Pengiriman penawaran via pos/ekspedisi; atau
b. Dokumen penawaran dikirim melalui anggota Panitia Pengadaan/UKPBJ atau pejabat
instansi yang PT Pelabuhan Indonesia III (Persero); atau
c. Penawaran disampaikan di luar batas waktu yang ditetapkan (terlambat); atau
d. Penawar tidak menginputkan kode verifikasi dan upload file certificate (password); atau
e. Password yang dinputkan salah atau file Dokumen Penawaran tidak dapat dibuka.

20. EVALUASI PENAWARAN DAN KRITERIA EVALUASI

a. Pelaksanaan evaluasi penawaran dilakukan oleh Panitia Pengadaan/UKPBJ terhadap
semua penawaran yang dinyatakan lengkap pada saat pembukaan penawaran.
b. Evaluasi penawaran tersebut meliputi evaluasi data administrasi, data teknis & data harga.
c. Tata cara pelaksanaan evaluasi sesuai dengan yang tertera pada Kriteria dan Tata Cara
Evaluasi dalam Dokumen Pengadaan ini.

21. KLARIFIKASI
Panitia Pengadaan/UKPBJ dapat melakukan klarifikasi atau verifikasi apabila dipandang perlu
dengan ketentuan :
a. Klarifikasi oleh Panitia Pengadaan/UKPBJ hanya untuk meminta kejelasan kepada
Penawar terhadap hal-hal yang belum/kurang jelas.
b. Klarifikasi tidak akan mengubah substansi penawaran (harga penawaran, syarat-syarat,
ketentuan dan spesifikasi teknis yang mutlak harus dipenuhi).
Apabila kemudian ternyata didalam klarifikasi tersebut Penawar mengubah substansi
penawarannya, maka penawaran dinyatakan gugur.
c. Semua permintaan penjelasan dalam rangka klarifikasi oleh Panitia Pengadaan/UKPBJ
dan Penawar dilakukan secara tertulis.
Catatan:

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 8

 Panitia Pengadaan/UKPBJ menentukan batas waktu tertentu kepada Penawar untuk
menyampaikan penjelasannya dalam rangka klarifikasi tersebut. Apabila sampai batas
waktu yang ditentukan Penawar tidak memberikan penjelasan maka dianggap tidak ada
klarifikasi dari peserta.
d. Hasil klarifikasi akan dimasukkan di dalam Berita Acara.

22. NEGOSIASI
a. Proses negosiasi dilakukan, baik terhadap harga penawaran terendah di bawah HPS/OE
atau masih di atas HPS/OE sesudah pemasukan penawaran.
b. Negosiasi hanya dilaksanakan kepada 1 (satu) penawar terbaik dan dapat dilakukan
secara elektronik dan/atau tatap muka.

23. PEMBERITAHUAN PEMENANG

Pemenang akan diumumkan oleh Panitia Pengadaan/UKPBJ setelah keputusan penetapan
pemenang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.

24. MASA SANGGAH

a. Surat sanggahan/keberatan yang disampaikan kepada yang bukan kepada Pengguna
Barang/Jasa atau Pemberi Tugas dianggap sebagai pengaduan.
b. Apabila penawar hanya 1 (satu) Penawar maka masa sanggah ditiadakan.
c. Surat sanggahan ditujukan kepada Kepala Biro Hukum Kantor Pusat PT Pelabuhan
Indonesia III (Persero), Jl. Tanjung Perak Timur Nomor 610, Surabaya. Surat sanggahan
harus dilengkapi bukti-bukti terjadinya penyimpangan dan ditembuskan kepada Panitia
Pengadaan / UKPBJ, Kepala Satuan Pengawasan Intern (SPI) dan Senior Manager
Pengadaan Barang dan Jasa.
d. Sanggahan penawar hanya diberikan 1 (satu) kali dan jawaban sanggahan oleh Unit Kerja
Hukum bersifat akhir (final).
e. Penawar yang keberatan atas penetapan pemenang lelang dapat mengajukan Sanggahan
Hasil Lelang secara tertulis selambat-lambatnya dalam waktu 4 (empat) hari kerja setelah
tanggal pengumuman/pemberitahuan penetapan pemenang lelang.
f. Sanggahan penawar dapat dilayani apabila penawar tersebut telah menyerahkan uang
Jaminan Sanggahan atau dapat berupa uang tunai minimal sebesar 3% dari nilai
pekerjaan yang ditetapkan.
g. Apabila sanggahan terbukti tidak benar secara hukum, maka uang Jaminan Sanggahan
akan menjadi hak Perusahaan dan apabila sanggahan ternyata benar, maka uang
Jaminan Sanggahan akan dikembalikan kepada penyanggah.
h. Penawar hanya dapat mengajukan sanggahan jika terjadi kekeliruan Panitia
Pengadaan/UKPBJ yang menyangkut pelaksanaan prosedur yang ditetapkan dalam
Dokumen Pengadaan yang merugikan Penawar dan adanya kolusi, meliputi:
1) Panitia Pengadaan/UKPBJ dan/atau pejabat yang berwenang menyalahgunakan
wewenangnya; dan/atau
2) Pelaksanaan pelelangan menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan dalam
dokumen pengadaan; dan/atau

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 9

 3) Terjadi praktek KKN di antara penawar dan/atau dengan anggota Panitia
Pengadaan/UKPBJ/pejabat yang berwenang; dan/atau
4) Terdapat rekayasa pihak-pihak tertentu yang mengakibatkan pelelangan tidak adil,
tidak transparan dan tidak terjadi persaingan yang sehat.
i. Proses pelelangan tidak dapat dilanjutkan tetapi harus menunggu jawaban dari Unit Kerja
Hukum tersebut atas keputusan sanggahan.

25. PENERBITAN SURAT PEMESANAN BARANG DAN JASA (SPB) ATAU PURCHASE
ORDER (PO)
a. SPB/PO dibuat apabila:
1) Tidak ada sanggahan dari peserta lelang; atau
2) Sanggahan yang diterima Pengguna Barang/Jasa dalam masa sanggah ternyata tidak
benar atau sanggahan diterima melewati waktu masa sanggah; atau
3) Jawaban atas sanggahan telah menyatakan bahwa sanggahan dari peserta tidak
dapat diterima dan/atau dinyatakan tidak benar; atau
4) Masa sanggah berakhir
b. Sesudah masa sanggah berakhir, Panitia Pengadaan/UKPBJ menerbitkan SPB/PO dan
disampaikan kepada pemenang lelang
c. Apabila pemenang lelang tidak bersedia ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan maka
Jaminan Penawaran dicairkan dan diberikan sanksi (masuk daftar hitam Perusahaan)
berupa larangan untuk mengikuti Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan Perusahaan.
d. Selanjutnya penetapan calon pelaksana pekerjaan dapat dilakukan kepada calon
pemenang lelang urutan berikutnya, dengan ketentuan:
1) Mendapat persetujuan penetapan dari pejabat yang berwenang menetapkan
pemenang lelang; dan atau
2) Masa berlaku penawaran dan Jaminan Penawaran masih berlaku atau telah
diperpanjang.
e. Apabila calon pemenang urutan berikutnya dimaksud juga melakukan tindakan
sebagaimana butir 25.c maka diberikan sanksi yang sama dan proses penetapan
dilanjutkan mulai awal butir 25.d dan apabila sampai dengan urutan terakhir malakukan
hal yang sama, maka dilakukan pelelangan ulang atau Penunjukan Langsung.
f. Pada prinsipnya setelah dikeluarkannya SPB/PO, pelaksana pekerjaan dapat memulai
persiapan pekerjaan.

26. JAMINAN PELAKSANAAN

a. Jaminan pelaksanaan diperlukan untuk pekerjaan:
1) Selain pekerjaan Jasa Konsultansi; atau
2) Pekerjaan dengan nilai kontrak diatas Rp.500.000.000,- (lima ratus juta rupiah).
b. Jaminan Pelaksanaan adalah jaminan tertulis yang bersifat mudah dicairkan dan tidak
bersyarat (unconditional), yang diserahkan untuk menjamin agar pelaksanaan kontrak
dapat diselesaikan dengan baik.
c. Jaminan pelaksanaan harus memuat persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
(1) Nama dan alamat jelas pemberi tugas sesuai yang disyaratkan;
(2) Nama dan alamat jelas peserta lelang (terjamin);

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 10

 (3) Nama dan alamat jelas penjamin;
(4) Besar jaminan pelaksanaan dalam angka dan huruf, tidak kurang dari nilai nominal
yang syaratkan;
(5) Masa berlaku surat jaminan pelaksanaan tidak kurang dari yang disyaratkan;
(6) Nama paket pekerjaan yang dijaminkan sama dengan paket pekerjaan disyaratkan;
(7) Pernyataan Pihak Penjamin bahwa jaminan pelaksanaan dapat dicairkan dengan
segera dan tidak bersyarat (unconditional);
(8) Batas akhir waktu pengajuan tuntutan pencairan surat jaminan pelaksanaan oleh
Pemberi Tugas kepada pihak Penjamin;
(9) Secara tegas menyatakan bahwa penjamin mengacu kepada Kitab Undang-undang
Hukum Perdata (KUHP), khususnya Pasal 1831 dan/atau 1832 (KUHP);
(10) Tanda tangan pihak penjamin.
Tanpa mengurangi persyaratan tersebut dalam huruf b di atas, penyajian persyaratan
tersebut dalam format surat jaminan pelaksanaan dapat disesuaikan dengan format/teknis
surat menyurat dan penambahan ketentuan-ketentuan yang berlaku atau merupakan
persyaratan Bank/Perusahaan Asuransi.
d. Surat Jaminan Pelaksanaan diterbitkan oleh bank umum (bukan bank perkreditan rakyat)
yang beroperasi di Indonesia. Jaminan pelaksanaan dapat juga dalam bentuk uang tunai.
e. Masa berlaku Jaminan Pelaksanaan sama dengan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan
ditambah minimal 60 (enam puluh) hari kalender.
f. Dalam hal Pelaksana Pekerjaan tidak melaksanakan kewajiban-kewajibannya
(wanprestasi) sesuai dalam Kontrak, maka Penjamin akan membayar kepada Pemberi
Tugas untuk jumlah tersebut dalam Jaminan Pelaksanaan.
g. Jaminan Pelaksanaan minimal sebesar 5% dari nilai kontrak. Bilamana nilai kontrak di
bawah 80% HPS/OE maka besar jaminan minimal sebesar 5%x80%xHPS/OE).
h. Apabila Jaminan Pelaksanaan diterbitkan oleh selain Bank BUMN dan/atau Bank yang
memiliki kerjasama dengan Pelindo III dalam hal Bank Garansi, maka Jaminan
Pelaksanaan harus diverifikasi oleh Bank tersebut. Biaya yang dikeluarkan menjadi
tanggungjawab calon pelaksana pekerjaan.

27. PENANDATANGANAN KONTRAK

a. Kontrak diterbitkan oleh Unit Kerja Hukum.dan dapat dibuat setelah Surat Pemesanan
Barang dan Jasa (SPB/PO) diterbitkan.
b. Pengguna Barang/Jasa dan Penawar wajib memeriksa konsep kontrak meliputi substansi,
bahasa/redaksional, dan ruang lingkup dokumen kontrak.
c. Apabila terjadi pertentangan ketentuan antara bagian satu dengan bagian lainnya, maka
yang berlaku adalah ketentuan berdasarkan urutan yang ditetapkan sebagai berikut:
1) Surat Perjanjian / Kontrak;
2) Surat Penawaran berikut kuantitas dan harga (selama tidak kurang dari spesifikasi
teknis / KAK yang telah ditetapkan);
3) Amandemen Dokumen Pengadaan;
4) Berita Acara Aanwijzing, Perhitungan Volume Bersama (bila ada);
5) Syarat umum kontrak;
6) Spesifikasi Teknis dan/atau Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 11

 7) Gambar-gambar (bila ada);
8) Dokumen lainnya seperti: jaminan-jaminan, SPB/PO.
d. Dalam hal penandatanganan Kontrak dilakukan sebelum penyerahan Jaminan
Pelaksanaan maka dalam klausul kontrak dicantumkan ketentuan sebagai berikut:
1) Diterapkan klausul untuk batas waktu penyampaian Jaminan Pelaksanaan dan
mekanisme teguran;
2) Apabila sampai batas waktu yang telah ditentukan Penyedia Barang dan Jasa tidak
dapat memberikan Jaminan Pelaksanaan, maka Kontrak dapat diputus secara
sepihak;
3) Segala bentuk pembayaran atas Kontrak tidak dapat dilakukan sebelum diterbitkannya
Jaminan Pelaksanaan.

28. PELELANGAN GAGAL DAN PELELANGAN ULANG

a. Pelelangan dinyatakan gagal, apabila :
1) Tidak ada atau hanya terdapat 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa yang melakukan
pendaftaran; atau
2) Tidak ada atau hanya terdapat 1 (satu) Penawar yang memasukan penawaran; atau
3) Tidak ada penawaran yang memenuhi syarat sesuai ketentuan Dokumen
Pengadaan; atau
4) Semua harga penawaran di atas HPS/OE yang ditetapkan; atau
5) Sanggahan dari Penawar atas kesalahan prosedur yang tercantum dalam dokumen
pengadaan ternyata benar; atau
6) Sanggahan dari Penawar atas terjadinya KKN dari pemenang ternyata benar; atau
7) Seluruh Penawar mengundurkan diri dan tidak bersedia ditunjuk; atau
8) Pelaksanaan proses pengadaan tidak sesuai dengan ketentuan Peraturan Direksi
tentang Tata Cara Pengadaan Barang dan/atau Jasa di PT Pelabuhan Indonesia III
(Persero) secara mendasar.
b. Pelelangan Ulang.
1) Terhadap pelelangan yang gagal karena butir 28.a.1), dilakukan pelelangan ulang
dengan cara mengundang peserta kembali (undangan ulang) dan/atau mengundang
Penyedia Barang/Jasa yang baru;
2) Terhadap pelelangan yang gagal karena butir 28.a.2), dilakukan pelelangan ulang
dengan cara mengundang peserta kembali (undangan ulang) dan/atau mengundang
Penyedia Barang/Jasa yang baru; dan/atau mengundang Penyedia Barang/Jasa
yang telah lulus pendaftaran.
3) Terhadap pelelangan yang gagal karena butir 28.a.3), dilakukan pelelangan ulang
dengan mengundang Penyedia Barang/Jasa yang telah masuk dalam daftar peserta
pengadaan. Bila diperlukan, dapat dilakukan pemberian penjelasan ulang
(aanwijzing ulang).
4) Terhadap pelelangan yang gagal karena butir 28.a.4), dilakukan Pelelangan Ulang
dengan mengundang Penawar yang memasukan penawaran sebelumnya;
5) Terhadap pelelangan yang gagal karena butir 28.a.5), dilakukan Pelelangan Ulang
dengan cara mengundang peserta kembali (undangan ulang) dan/atau mengundang

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 12

 Penyedia Barang/Jasa yang baru; dan/atau mengundang Penyedia Barang/Jasa
yang telah lulus pendaftaran;
6) Terhadap pelelangan yang gagal karena butir 28.a.6), dilakukan sebagai berikut :
a) Apabila Panitia Pengadaan/UKPBJ tidak terbukti terlibat KKN, Panitia
Pengadaan/UKPBJ mengundang ulang semua Penawar yang tercantum dalam
daftar peserta pelelangan untuk mengajukan penawaran ulang secara lengkap
(administrasi, teknis dan harga). Bilamara dianggap perlu, Panitia
Pengadaan/UKPBJ melakukan pelelangan ulang dengan mengundang
Penyedia Barang/Jasa yang baru. Panitia Pengadaan/UKPBJ dilarang
mengundang Penyedia Barang/Jasa yang terbukti terlibat KKN; atau
b) Apabila Panitia Pengadaan/UKPBJ terbukti KKN, maka dibentuk Panitia
Pengadaan baru untuk melakukan pelelangan ulang, Panitia Pengadaan
dilarang mengikutsertakan Penyedia Barang/Jasa yang terbukti terlibat KKN.
7) Terhadap pelelangan yang gagal karena butir 28.a.7) dan/atau 28.a.8), dilakukan
pelelangan ulang dengan cara mengumumkan/mengundang kembali
(pengumuman/undangan ulang);
8) Pada prinsipnya pengumuman/undangan ulang dilakukan 1 (satu) kali dan apabila
setelah dilakukan pengumuman/undangan ulang terjadi hal berikut :
a) tidak ada Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat mendaftarkan diri;
dan/atau
b) tidak ada Penyedia Barang/Jasa yang memasukan Dokumen Penawaran;
dan/atau
c) tidak ada Dokumen Penawaran yang memenuhi syarat; dan/atau
d) Seluruh penawar mengundurkan diri dan tidak bersedia ditunjuk.
maka Panitia Pengadaan/UKPBJ dapat mengundang 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa
yang memenuhi syarat untuk dilakukan proses pengadaan lebih lanjut;
9) Dalam hal Pengguna Barang/Jasa atau Panitia Pengadaan/UKPBJ menemukan
indikasi kuat adanya KKN diantara Penyedia Barang/Jasa, maka :
a) Panitia Pengadaan/UKPBJ meneliti kewajaran penawaran dengan cara
memeriksa koefisien dan harga satuan dasar upah, bahan, dan alat yang
dipergunakan dan membandingkan dengan harga satuan pekerjaan sejenis
terdekat;
b) Memeriksa dokumentasi yang mendukung adanya KKN;
c) Apabila hasil penelitian pada butir a) dan b) di atas mengarah kepada terjadinya
KKN, maka Panitia Pengadaan/UKPBJ wajib menghentikan proses pelelangan.
10) Apabila dalam pelaksanaan pelelangan ulang terjadi KKN, maka Pengguna
Barang/Jasa wajib menghentikan proses pengadaan.
11) Agar pelelangan ulang sebagaimana butir 28.b.4) dapat dilakukan dalam waktu
singkat dan efektif, maka pada penawaran ulang tidak perlu diberikan kesempatan
untuk menyampaikan pertanyaan terkait Dokumen Pengadaan kecuali ada hal-hal
yang perlu diubah atau ditambahkan dan peserta lelang cukup diminta untuk
memasukkan dokumen harga penawaran, dengan mekanisme berikut :

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 13

 a) Sebelum rapat pembukaan penawaran ditutup, Panitia Pengadaan/UKPBJ
mengumumkan adanya pemasukan penawaran harga ulang dan penawar yang
tidak memasukkan penawaran tidak diperbolehkan mengikuti pemasukan
penawaran harga ulang, yang dituangkan dalam berita acara pembukaan;
b) Dalam surat penawaran harga ulang, peserta lelang membuat pernyataan
bahwa semua lampiran Dokumen Penawaran pada penawaran sebelumnya
tetap berlaku dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan
penawaran ulang kecuali yang berkaitan dengan besarnya harga penawaran.
12) Bila pelelangan dinyatakan gagal karena hal tersebut pada butir 28.a.5), dan/atau
28.a.6), dan/atau 28.a.8), maka Panitia Pengadaan/UKPBJ melaksanakan
pelelangan ulang atas perintah Direktur bidang, sedangkan bila pelelangan
dinyatakan gagal karena hal tersebut pada butir 28.a.1), dan/atau 28.a.2), dan/atau
28.a.3 dan/atau 28.a.7), maka Panitia Pengadaan/UKPBJ dapat segera
melaksanakan pelelangan ulang tanpa perintah Direktur bidang.
13) Apabila dalam pemasukan penawaran harga ulang seluruh harga penawaran masih
berada di atas HPS/OE, maka akan dilakukan dengan urutan sebagai berikut:
a) Panitia Pengadaan/UKPBJ melaksanakan klarifikasi dan/atau negosiasi terlebih
dahulu kepada penawaran terendah pertama hingga tercapai kesepakatan
dengan berpedoman pada harga HPS/OE. Apabila tidak berhasil, dilanjutkan
kepada penawaran terendah berikutnya.
b) Bila tidak tercapai kesepakatan dengan terendah pertama sampai terendah
berikutnya, maka Panitia Pengadaan/UKPBJ membuat laporan kepada Pemberi
Tugas (Direktur Utama / Direktur bidang) dengan merekomendasikan salah satu
pilihan:
(1) Rencana perubahan lingkup pekerjaan atau spesifikasi teknis sehingga
nilainya sama dengan HPS/OE; atau
(2) Lingkup pekerjaan atau spesifikasi teknis tetap, tetapi menaikkan nilai
HPS/OE sepanjang dana yang tersedia cukup dan mengusulkan terendah
pertama sebagai calon pemenang lelang; atau
(3) Mengundang Penyedia Barang/Jasa lainnya yang memenuhi syarat untuk
diproses lebih lanjut.
(4) Menggunakan metode pelelangan yang lain.

29. KETENTUAN LAIN-LAIN

Pengguna Barang/Jasa, Panitia Pengadaan dan/atau UKPBJ dengan alasan apapun dilarang
memberikan ganti rugi kepada penawar bila penawarannya ditolak atau pelelangan dinyatakan
gagal.
PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
SUBDIT PENGADAAN BARANG DAN JASA

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) menyatakan dokumen ini adalah

SAH dan mengikat sebagai lampiran kontrak (bila ada).

REHABILITASI TERMINAL PENUMPANG BIMA Instruksi Umum - 14