BAB ORGANISASI

PELAKSANAAN
2 PENELITIAN
2.1 SEJARAH PERKEMBANGAN ORGANISASI
Struktur organisasi UPT P2M secara lini dibawah Pembatu Direktur I,
dengan personalia Kepala UPT P2M, Sekretaris UPT P2M serta staf
administrasi. Kegiatan utama UPT ini adalah mengelola kegiatan yang terkait
dengan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang didanai dengan
sumber dana DIPA Politeknik Negeri Malang. Secara struktural, struktur
organisasi UPT-P2M masih terlalu sederhana dan tugas-tugas dari tiga
komponen dalam struktur organisasi tersebut lebih bersifat administratif.
Kebijakan-kebijakan strategis yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan
penelitian dan pengabdian masyarakat seperti perencanaan dan alokasi dana
penelitian, penyusunan jadual kegiatan, dan mekanisme evaluasi dilaksanakan
secara koordinatif dengan melibatkan perwakilan program studi sebagai
Koordinator P2M Jurusan/Prodi untuk mengakomodasi berbagai usulan dan
memecahkan masalah yang timbul.
Berdasarkan pada kemandirian Politeknik Negeri Malang dari Universitas
Brawijaya dan seiring dengan perkembangan lembaga, maka sejak tahun 2006
UPT. P2M Polinema melakukan upaya akses langsung ke DP2M (Dit. Litabmas)
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dirjen Dikti) – Kementerian Pendidikan
Nasional (Kemdiknas). Tujuan dari upaya ini adalah mencari terobosan akses
langsung (yang sebelumnya melalui LPPM Universitas Brawijaya) terhadap
kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat berbasis kompetisi dan berskala
nasional. Upaya tersebut membuahkan hasil, dalam 5 (lima) tahun terakhir,
UPT. P2M selain menangani dana penelitian dan pengabdian masyarakat dari
dana DIPA Politeknik Negeri Malang, UPT. P2M juga melakukan koordinasi
berbagai kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat berskala
nasional yang diselenggarakan oleh Dit. Litabmas, Dirjen Dikti, Kemdiknas.
Kegiatan penelitian UPT P2M dituangkan dalam rencana kerja tahunan
(Renja) berupa kegiatan pelatihan, pelaksanaan dan tindak lanjut pemanfaatan
hasil penelitian. Organisasi pelaksanaan penelitian mencakup persiapan
penelitian, antara lain membentuk kepanitiaan termasuk reviewer, sistem
pengelolaan penelitian yang mengacu pada pedoman atau panduan yang ada
dan sistem administrasi/keuangan. Kegiatan persiapan pendukung yang lain
adalah pelatihan atau workshop untuk memberi dorongan semangat bagi peneliti
pemula dan pelatihan praktis (konsultatif) bagi calon peneliti. Pelaksanaan
penelitian dimulai dari persiapan seleksi meliputi rekrutmen reviewer, desk
evaluation proposal, seminar proposal dan pengumuman hasil seleksi proposal.
Lembaga memberikan pelayanan administratif dan teknis kepada peneliti.
Tindaklanjut dari kegiatan penelitian adalah mewujudkan luaran-luaran
penelitian. Oleh karena itu kegiatan pendukung lainnya seperti workshop

11 | UPT P2M POLINEMA - Evaluasi Diri

 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

penulisan jurnal, seminar HKI, seminar teknologi tepat guna dilakukan agar
memberikan dampak efektifitas terhadap hasil atau luaran penelitian.

Tabel 2.1
Perkembangan Pnelitian di Politeknik Negeri Malang

Periode Sebelum Periode Sesudah Periode Sesudah

Kemandirian Polinema Kemandirian Polinema Penetapan Desentralisasi
• Sebelum tahun 2005 • Setelah tahun 2005 • Setelah tahun 2011
• Belum terdapat • Pemetaan kelompok • Pemetaan kelompok
pemetaan penelitian penelitian Reguler, penelitian dengan dana
• Kurangnya akses Kompetisi dan internal yang
kegiatan penelitian Unggulan dengan dana mendukung RIP
dana eksternal karena internal • Memperluas akses
masih dibawah LPM • Memperluas akses penelitian dana
Universitas Brawijaya penelitian dana eksternal terutama
eksternal terutama DP2M Dikti berbasis
DP2M Dikti RIP

2.2 PERSONALIA, TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Personalia, tugas pokok dan fungsi yang ada pada UPT P2M digambarkan
dalam bagan organisasi yang secara struktural berada di bawah Pembatu
Direktur I Bidang Akademik. Struktur organisasi tersebut pertama menggam-
barkan hierarki, hubungan komando dan koordinatif antar bagian, dan kedua
adanya reorganisasi dengan menambahkan 3 (tiga) bidang kegiatan yang berada
di lembaga UPT. P2M.
Struktur organisasi yang ada sekarang terlalu ramping. Guna memenuhi
percepatan kebutuhan akan sistem dan pengelolaan kegiatan penelitian maka
perlu dilakukan reorganisasi dan pengembangan lembaga UPT P2M. Kedepan,
sebagaimana usulan perubahan Statuta Polinema 2011, organisasi UPT P2M
akan diubah menjadi Pusat Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
(P3M) yang membawahi beberapa bidang kajian spesifik (lihat gbr. 2.1) antara
lain:
1. Bidang Penelitian;
2. Bidang Pengabdian kepada Masyarakat (PKM);
3. Bidang Publikasi;
4. Bidang Sentra HKI; dan
5. Bidang Kerjasama.

UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri 12

 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

DIREKTUR

PEMBANTU DIREKTUR I PEMBANTU DIREKTUR II

Unit
Penjaminan Mutu
Bidang Kerjasama
KEPALA UPT P2M • Kontrak Penelitian
• Administrasi

SEKRETARIS UPT P2M

Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator

Bidang Kerjasama Sentra HKI Bidang Publikasi Bidang Penelitian Bidang PKM

Koordinator P2M
Jurusan/Program Studi

: Rencana pengembanga (re-organisasi)

: Kondisi sekarang

Gambar 2.1 Struktur Organisasi UPT. P2M Polinema

Bidang penelitian dan PKM sudah merupakan kegiatan rutin, tiga bidang
lainnya secara umum dan mendasar telah ada, namun secara pengelolaan
belum menjadi bidang khusus yang ada dan menjadi kewenangan UPT. P2M.
Reorganisasi dan pengembangan UPT. P2M menjadi P3M diharapkan input-
process-output dalam kegiatan penelitian akan dapat dikelola lebih baik dan
sinergis dalam satu payung manajemen pengelolaan. Terdapat banyak media
publikasi yang ada di Polinema termasuk desiminasi. Persiapan pembentukan
sentra HKI dilakukan melalui dua kali workshop dan asistensi. Bidang kerjasama
secara khusus diperlukan untuk memberi akses dan memperkuat pendanaan
penelitian. Dengan sistem kelembagaan dan organisasi yang baru diharapkan
dapat meningkatkan (1) kualitas dan kuantitas penelitian, (2) kualitas dan

13 UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri

 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

kuantitas pemanfaatan hasil (luaran) penelitian dan (3) kualitas dan kuantitas
kegiatan pengabdian kepada masyarakat.

2.3 RUMUSAN TUGAS POKOK UPT. P2M POLINEMA

Uraian tugas pokok dan fungsi organisasi UPT. P2M Polinema dijabarkan
sebagai berikut:

1. Kepala UPT P2M, bertugas untuk:

1. Menyusun rencana dan program kerja Unit Penelitian dan Pengabdian
Kepada Masyarakat sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
2. Membagi tugas, memberi arahan dan menilai prestasi kerja staf;
3. Mengkoordinir seleksi usul dan pelaksanaan kegiatan Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat;
4. Menginformasikan kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat kepada Dosen;
5. Menyusun konsep naskah kerjasama Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat kepada berdasarkan data dan informasi;
6. Menyusun instrumen pemantauan pelaksanaan Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat;
7. Memantau pelaksanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat;
8. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat;
9. Mengkoordinasikan pelaksanaan seminar hasil Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat; dan
10. Menyusun laporan Unit Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
sesuai dengan hasil yang dicapai sebagai pertanggungjawaban
pelaksanaan tugas.

2. Sekretaris UPT P2M, bertugas untuk:

1. Membantu semua tugas pokok dan fungsi Kepala UPT dalam perencanaan
kegiatan;
2. Membantu semua tugas pokok dan fungsi Kepala UPT dalam pelaksanaan
teknis operasional kegiatan;
3. Membantu semua tugas pokok dan fungsi Kepala UPT dalam evaluasi
kegiatan;
4. Menyiapkan dukungan kelengkapan administrasi;

UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri 14

 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

5. Mengolah data dan informasi dari internal maupun eksternal; dan

6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

3. Koordinator-koordinator Bidang UPT P2M, bertugas untuk:

1. Menyiapkan semua dukungan data dan informasi untuk membantu
perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan;
2. Memelihara dan menjaga kelengkapan administrasi, surat menyurat,
database, surat perjanjian, kontrak, dan lain-lain;
3. Melaksanakan kegiatan operasional dibidangnya;
4. Menyimpan data dan informasi dari internal maupun eksternal; dan
5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

4. Koordinator UPT P2M Jurusan/Prodi, bertugas untuk:

1. Membantu mengkoordinasi semua kegiatan UPT P2M dalam lingkup
Jurusan/Program Studi;
2. Melaksanakan seminar seleksi proposal dan seminar hasil penelitian yang
dilaksanakan pada tingkat Jurusan/Prodi; dan
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan UPT. P2M.
Bagan dalam struktur organisasi UPT P2M yang ada masih terlalu
kecil/ramping, kurang mampu mewadahai bidang dan tugas terkait yang semakin
terbuka luas. Sebagai unit pelaksana, UPT P2M memiliki wewenang sebatas
menetapkan dan melaksanakan kegiatan internal dan tidak memiliki akses
langsung terutama untuk kerjasama ekonomis kepada pihak luar. Selain
kerjasama, wadah dan koordinasi terhadap pengelolaan luaran penelitian seperti
publikasi dan paten belum sinergis. Publikasi hasil-hasil penelitian kedalam jurnal
belum dapat dipantau oleh UPT P2M dengan baik. Kondisi tersebut menjadi
faktor kelemahan yang harus dibenahi. Ke depan dilakukan pengembangan
organisasi (reorganisasi) dengan menambahkan bagian unit penjaminan mutu,
bidang kerjasama, bidang Sentra HKI dan bidang publikasi.

2.4 SISTEM KEPEMIMPINAN

A. Akuntabilitas Pelaksanaan Tugas
UPT P2M sebagai unit pelaksana kegiatan diberi otoritas penuh dalam
perencanaan dan pengembangan terkait dengan penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat. Manajemen, kebijakan, strategi dan pelaksanaan dan
evaluai kegiatan didasarkan pada basis kinerja. Semua perencanaan kegiatan
dan kebijakan dapat diakses oleh semua pihak. Rencana Kerja Tahunan yang
disusun bersama, terutama partisipasi dari Koordinator P2M Jurusan/Program
Studi dan Kelompok Pengajar MKU diinformasikan secara formal kepada staf
15 UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri
 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

pengajar, menyangkut alokasi jumlah kegiatan penelitian, jumlah kegiatan PKM,

rencana kegiatan seminar dan workshop, kegiatan monitoring, pemberian insentif
penulisan jurnal, buku ajar, dan HKI. UPT P2M juga melaksanakan kegiatan
yang bersifat mendesak, menyangkut isu strategis seperti mengirim dosen dalam
pelatihan pra-reviewer, seminar yang diselenggarakan institusi lain, dan kegiatan
studi banding antar perguruan tinggi.. Laporan kegiatan UPT P2M secara rutin
disajikan setiap periodik dalam laporan akuntanbilitas kinerja instansi pemerintah
(LAKIP).

B. Partisipasi Sivitas Akademika

Dalam mengemban tugasnya, UPT P2M mengolah data dan informasi
untuk menentukan perencanaan dan kebijakan didukung oleh Sivitas Akademika
khususnya staf pengajar. Masukan dari staf pengajar disampaikan dalam rapat
koordinasi yang selalu dilakukan oleh UPT P2M dengan Koordinator P2M
Jurusan/Program Studi dan Kelompok Pengajar MKU.
Rapat koordinasi dengan koordinator P2M Jurusan/Prodi dilakukan pada
akhir tahun untuk penyusunan rencana kerja tahunan dan awal tahun untuk
koordinasi pelaksanaan kerjanya. Tingkat partisipasi khususnya dosen baik
dalam kegiatan rutin penelitian dan pengabdian kepada masyarakat maupun
kegiatan penunjang adalah cukup. Partisipasi dosen merupakan potensi kuat
guna meningkatkan kualitas dengan beberapa langkah melalui pembentukan
kelompok kerja atau kelompok peneliti, cluster based research; dan pusat kajian
sains (science park).

C. Pengelolaan dan Koordinasi Pelaksanaan Penelitian

Selama ini kegiatan penelitian dosen Polinema dilakukan dengan
dukungan dana yang bersumber pada dana DIPA Dit. Litabmas, Ditjen Dikti,
Kemdiknas dan dana DIPA Polinema. Pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan
kegiatan penelitian dilakukan sebagai berikut:

1. Penelitian Hibah dana DIT. LITABMAS

Pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan kegiatan penelitian dana hibah
Dit. Litabmas, Ditjen Dikti, Kemdiknas didasarkan pada peraturan dan
ketentuan yang ditetapkan atau bersumber dari DP2M Dikti, seperti ketentuan
melalui surat edaran, pedoman pelaksanaan (pedoman VII tahun 2006 dan
revisinya), surat elektronik, dan lain-lain kecuali diperkenankan untuk
menambahkan (memodifikasi) sesuai kondisi lokal Polinema.
Kelompok (skim) penelitian yang termasuk dalam penelitian hibah
antara lain: Penelitian Dosen Muda (PDM), Hibah Penelitian Fundamental
(PF), Penelitian Hibah Bersaing (PHB), Penelitian Berbasis Pengembangan
Infrastruktur Laboratorium Riset (PBPILR), Hibah Penelitian Kerjasama Antar

UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri 16

 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

perguruan Tinggi (Hibah pekerti), dan Penelitian Unggulan (PU). Tahap

pengelolaan dan koordinasi, meliputi:

a. Seleksi proposal
- Proposal penelitian dikumpulkan dan dilakukan desk-evaluation oleh
UPT. P2M Polinema; dan
- Proposal penelitian, yang lolos seleksi desk-evaluation, diproses dan/
atau diseleksi oleh UPT. P2M Polinema sesuai dengan alokasi dana
prioritas Dit. Litabmas, Ditjen Dikti, Kemdiknas yang dialokasikan ke
Polinema. Proses seleksi melalui seminar proposal dengan menggu-
nakan reviewer yang direkomendasikan oleh Dit. Litabmas, Ditjen Dikti,
Kemdiknas.

b. Pelaksanaan dan monitoring

- Memberi fasilitas dan akses kepada peneliti;
- Melakukan monitoring secara administratif dan evaluasi progres
penelitian; dan
- Kunjungan lapang (visitasi) oleh tim yang dibentuk oleh UPT. P2M.

c. Seminar dan pelaporan

- Melakukan desk evaluation laporan dan luaran penelitian;
- Menyelenggarakan seminar hasil penelitian dengan menghadirkan
reviewer (yang sama) pada saat seminar proposal; dan
- Mengirim laporan penelitian ke beberapa instansi/institusi sesuai dengan
ketentuan.

2. Penelitian dana DIPA Polinema

Pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan kegiatan penelitian dana DIPA
Polinema didasarkan pada peraturan dan ketentuan (Buku Pedoman 2009)
yang ditetapkan oleh UPT. P2M Polinema. Kelompok (skim) penelitian yang
termasuk dalam penelitian DIPA Polinema antara lain: Penelitian Multidisiplin
(PM), Penelitian Kompetisi (PK), Penelitian Reguler (PR). Tahap pengelolaan
dan koordinasi, meliputi:

a. Seleksi proposal
• Proposal penelitian dikumpulkan dan dilakukan desk-evaluation oleh
UPT. P2M Polinema;
• Pengelompokan proposal sesuai skim penelitian di Polinema;

17 UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri

 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

• Melakukan seleksi dan/ atau seminar proposal sesuai skim, Penelitian

Multidisiplin diselenggarakan oleh UPT. P2M sedangkan Penelitian
Kompetisi (PK) dan Penelitian Reguler (PR) diselenggarakan oleh
Jurusan/Prodi melalui koordinasi dengan Koordinator P2M
Jurusan/Prodi; dan
• Mengumumkan penelitian yang diterima.

b. Pelaksanaan dan monitoring

• Memberi fasilitas dan akses kepada peneliti;
• Melakukan monitoring secara administratif dan progres penelitian; dan
• Kunjungan lapang (visitasi) oleh tim yang dibentuk oleh UPT. P2M.

c. Seminar dan pelaporan

• Melakukan desk evaluation laporan dan luaran penelitian;
• Menyelenggarakan seminar hasil penelitian Penelitian Multidisiplin
diselenggarakan oleh UPT. P2M sedangkan Penelitian Kompetisi (PK)
dan Penelitian Reguler (PR) diselenggarakan oleh Jurusan/Prodi melalui
koordinasi dengan Koordinator P2M Jurusan/Prodi; dan
• Mengirim laporan penelitian ke perpustakaan pusat Polinema, dan
distribusi ke publikasi lokal.

2.5 PELAYANAN BAGI PENELITI

Pelayanan bagi peneliti sangat penting karena dapat mempengaruhi
keberhasilan penelitian. Pelayanan yang diberikan lembaga kepada peneliti
dapat dibedakan dalam 2 (dua) katagori, yaitu pelayanan administratif dan non-
administratif.

1. Pelayanan administratif
Proses administrasi dalam kegiatan penelitian adalah penting bagi semua
pihak yang terkait baik bagi lembaga institusi Polinema, UPT P2M, bagi peneliti
dan pihak lain (mitra kerjasama/penyandang dana penelitian). Pelayanan
administratif bagi peneliti penting terutama untuk memenuhi keperluan
administrtif. Tidak terpenuhinya poposal, pelaksanaan kegiatan ataupun laporan
penelitian. Prosedur pelayanan administratif lebih bersifat baku, oleh karenanya
telah disusun beberapa pedoman yang berisi dokumen dan prosedur pelayanan
administrtatif. Jaminan kualitas dari pelaksanaanya juga mendasarkan pada
kaidah transparasi dan akuntabilitas dengan pengawasan internal oleh Kantor
Penjaminan Mutu institusi Polinema dan diaudit secara periodik oleh lembaga
independen Global-SAI. Pelayanan ini meliputi:

UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri 18

 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

a. Pelayanan dan kemudahan akses informasi termasuk penyediaan buku

pedoman penelitian;
b. Administrasi persuratan, kontrak pelaksanaan kegiatan, berita acara seleksi,
monitoring dan pelaporan, dan lain-lain;
c. Pemrosesan dana penelitian; dan
d. Pembuatan dan pemeliharaan data base penelitian.

2. Pelayanan non-administratif
Penyusunan rencana kerja yang meliputi kegiatan rutin dan penunjang
bidang penelitian merupakan bentuk pelayanan strategis guna meningkatkan
kuantitas dan kualitas yang berkesinambungan, antara lain dalam bentuk:
a. Kebijakan pengelompokan skim penelitian dan penelitinya;
b. Workshop konsultatif penyusunan proposal penelitian;
c. Workshop konsultatif penulisan artikel ilmiah hasil penelitian;
d. Workshop konsultatif penulisan buku ajar;
e. Monitoring pelaksanaan kegiatan penelitian;
f. Publikasi hasil penelitian pada jurnal ilmiah; dan
g. Penugasan/pengiriman dosen untuk kegiatan penunjang penelitian di luar
institusi Polinema.

2.6 STANDAR PELAYANAN

Polinema menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001: 2008.
Penerapannya didukung dengan adanya organisasi Pusat Penjaminan Mutu
(PJM). Standar pelayan merupakan bagian dari mutu yang harus dijamin
pelaksanaannya oleh Polinema termasuk unit-unit kerjanya. Standar pelayanan
bidang penelitian dan PKM dilaksanakan UPT P2M berdasarkan standar institusi.
Belum terdapat unit kerja khusus di organisasi UPT P2M yang menjalankan
fungsi penjaminan mutu. Pengendalian kegiatan penelitian melekat pada
kegiatan evaluasi dan monitoring. Kedepan perlu dibentuk khusus tim audit untuk
menjamin pelaksanaan mutu penelitian Unit Penjaminan Mutu (UPM).
Audit terhadap kinerja pelayanan dilakukan periodik oleh auditor eksternal
(SAI-Global) dan audit internal PJM Polinema. Audit eksternal dan internal
menyangkut: tentang evaluasi terhadap kepatuhan unit kerja dalam
mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008 terkait dengan pelaksanaan
kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Pedoman
pelaksanaannya mendasarkan pada beberapa tahap prosedur dan dokumentasi.
Dokumen yang digunakan mencakup Dokumen Level I (pedoman/manual
mutu), Dokumen Level II (prosedur mutu), Dokumen Level III (Instruksi Kerja/

19 UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri

 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

Standard Operating Procedure (SOP), Dokumen Level IV (Formulir isian/catatan

mutu/rekaman mutu). Beberapa dokumen mutu yang dibakukan ditunjukkan
pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2 Dokumen Mutu yang Distandarkan

NO NO. DOKUMEN NAMA DOKUMEN

544 IKJ.UPM.00.01 Rencana Mutu
545 IKJ.UPM.00.02 Uraian Tugas Pokok dan Fungsi di UPT
546 IKJ.UPM.00.03 Pagu Anggaran
547 IKJ.UPM.00.04 Buku Pedoman Penelitian & Pengabdian Kepada Masyarakat
548 IKJ.UPM.00.05 Prosedur Penulisan Karya Ilmiah
549 IKJ.UPM.00.06 Dokumen Proposal Penelitian
550 IKJ.UPM.00.07 Dokumen Proposal Pengabdian Kepada Masyarakat
551 IKJ.UPM.00.08 Dokumen Laporan Penelitian
552 IKJ.UPM.00.09 Dokumen Laporan Pengabdian Kepada Masyarakat
553 IKJ.UPM.00.10 Dokumen Laporan Kegiatan P2M
554 IKJ.UPM.00.11 Dokumen Referensi

Salah satu prosedur yang ada terkait dengan keuangan, sub prosedur
pembayaran dana Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dana DIPA
Polinema adalah:

A. Prosedur Pembayaran Dana Penelitian dan PKM DIPA Polinema

Tujuan:

a) Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan mekanisme kontrol pencairan dana

dan pertanggung jawaban penggunaan dana pada pelaksanaan kegiatan
Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat; dan
b) Sebagai panduan bagi bagian Perbendaharaan dan Monitoring untuk
memberikan informasi kepada Bendahara Pengeluaran untuk pencairan dana
kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat berdasarkan progres
kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat di Politeknik Negeri
Malang.

Ruang Lingkup:
a) Prosedur ini mencakup proses pembuatan proposal oleh pelaksana kegiatan
Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, penyusunan dan otorisasi
kontrak kegiatan, monitoring kesesuaian jumlah antara dana yang akan
dicairkan dengan pagu yang ditetapkan, pembayaran dana pelaksanaan
kegiatan, dan pembuatan laporan kegiatan.;
UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri 20
 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

b) Prosedur ini berlaku untuk pelaksanaan pembayaran kegiatan Penelitian dan

Pengabdian Kepada Masyarakat.

Definisi:
Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat adalah kegiatan yang harus
dilakukan oleh dosen untuk memenuhi salah satu tugas dan tanggung jawab
Tridharma Perguruan Tinggi.

Ketentuan Umum:
a) Pembayaran kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
dilakukan dengan memperhatikan anggaran yang telah disetujui oleh
Direktotat Jenderal Pendidikan Tinggi;
b) Pembayaran kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
dilakukan dengan cara swakelola.
Bagan alir dari prosedur pembayaran dana Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat dana DIPA Polinema, nampak pada gbr. 2.2.
Pelayanan yang diberikan kepada pihak pemangku kepentingan
diupayakan memenuhi kualitas standar. Untuk memberi pelayanan khusunya
pada kegiatan peneilitan ditetapkan beberapa standar pelayanan sarana dan
prasarana memadai dan terus ditingkatkan, antara lain:

1. Standar Waktu Kegiatan Penelitian

Batas waktu pengumpulan proposal ditetapkann sesuai ketentuan.
Untuk jangka waktu proses seleksi proposal mulai dari evaluasi bangku,
seminar proposal dan pengumuman hasil seleksi distandarkan selama 15 hari
(dua minggu). Waktu pelaksanaan penelitian disesuaikan dengan rencana
dan jadwal yang diusulkan dengan batas waktu maksimum ditentukan oleh
UPT P2M sebagaimana yang disepakati dan dinyatakan dalam Surat
Perjanjian Pelaksanaan Kegiatan.

2. Penyediaan Sarana
Dukungan untuk pelayanan yang penting adalah pertama dengan
penyediaan sarana Information and Communication Technology (ICT)
berupa ketersediaan koneksi internet sebesar 7 Mbps, dengan kecepatan
koneksi intranet 56 Mbps. Lokasi Hot-Spot mencakup 80% dari seluruh lokasi
di Polinema. Kedua penyediaan buku atau referensi sangat penting dalam
meningkatkan pelayanan kepada khususnya peneliti. Setiap tahun dilakukan
penambahan penyediaan buku sebanyak 50 judul buku baru. Sarana
pelayanan belum dioptimalkan melalui pemanfaatan teknologi informasi
(intranet dan internet). Pengembangan dasar telah dirancang secara khusus
dengan membuat web-p2m polinema namun masih belum digunakan secara

21 UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri

 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

optimal. Karena masih menggunakan sistem manual maka data-data yang

dimiliki belum dapat dikelola untuk banyak kepentingan. Manajemen database
akan dikembangkan bekerjasama dengan unit kerja pusat komputer
sedemikian bisa terkoneksi secara internal dan eksternal.

Pelaksana Alur Kerja Catatan Mutu

Mulai

Pembuatan Proposal dan Kontrak

Dosen Kegiatan yang sudah ditandatangani oleh: Proposal
Ketua Tim Peneliti, Ka. UPT. P2M dan
Direktur

Administrasi Pengiriman proposal dan kontrak kegiatan

UPT. P2M tersebut kepada adm. Keuangan

Pembantu Disposisi Pembantu Direktur II Lembar

Direktur II Disposisi

Perbendaharaan Monitoring kesesuaian Lembar

dan Monitoring Renja dan Pagu Monitoring

Bendahara Permintaan Dana

Pengeluaran/PUMK

Daftar
Kasir
Realisasi Penerimaan
(Tanda
Tangan)

Bendahara Laporan
Pengeluaran/PUMK

Stop

Gambar 2.2 Diagram Alir Pembayaran Dana Penelitian dan

Pengabdian Kepada Masyarakat
UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri 22
 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

2.7 MONITORING DAN EVALUASI

Pemantauan (monitoring) dan evaluasi merupakan proses kegaiatan yang
saling melekat digunakan sebagai sarana untuk membandingkan dengan kriteria
yang ada, ketentuan dan peraturan yang disepakati. Pada setiap tahapan
penelitian mulai dari usulan, seleksi, pelaksanaan dan pelaporan hasil memuat
konsekuensi untuk taat pada ketentuan dan peraturan yang ada. Pada tahapn
berikut telah dilakukan proses monitoring dan evaluasi yang dilakukan UPT P2M.

1. Tahap Evaluasi Meja (Desk Evaluation)

Pada tahap desk evaluation, pemantauan (monitoring) dan evaluasi
dilakukan oleh tim evaluasi yang dibentuk oleh UPT P2M untuk memastikan
proposal / usulan penelitian yang dikumpulkan ke UPT P2M telah sesuai
dengan ketentuan yang berlaku. Tujuannya adalah melakukan seleksi awal,
dimana tim dapat memberi saran perbaikan terhadap adanya kesalahan dan /
atau menolak proposal.

2. Tahap Pelaksana
Pada tahap pelaksanaan kegiatan penelitian, pemantauan (monitoring)
dan evaluasi dilakukan oleh tim evaluasi yang dibentuk oleh UPT P2M untuk
memastikan kemajuan dari kegiatan penelitian yang dilakukan dosen / peneliti.
Penelitian-penelitian hibah diharuskan melaporkan laporan kemajuan
(progress), dan laporan kegiatan (logbook) dan laporan penggunaan dana
penelitian. Beberapa kegiatan penelitian dilakukan kunjungan lapangan (site
visit) oleh tim pemantau.

3. Tahap Pelaporan
Pada tahap pelaporan, pemantauan (monitoring) dan evaluasi dilakukan
oleh tim evaluasi yang dibentuk oleh UPT P2M untuk memastikan draft
laporan penelitian yang dikumpulkan ke UPT P2M telah sesuai dengan
ketentuan yang berlaku. Tujuannya adalah melakukan seleksi awal, dimana
tim dapat memberi saran perbaikan terhadap adanya kesalahan dan / atau
menolak laporan. Tahap berikutnya adalah menyelenggarakan seminar
penelitian. Seminar penelitian, juga menghadirkan reviewer, sebagai bagian
pemantauan dan evaluasi dengan mempertimbangkan masukan dari
evaluator dan peserta seminar.

2.8 REKRUTMEN EVALUATOR

Dalam tahapan pelaksanaan penelitian digunakan evaluator atau reviewer
baik dari internal maupun eksternal institusi Polinema. Evaluator berfungsi pada
tahap evaluasi bangku untuk proposal, seleksi dalam seminar proposal,
pemantau kegiatan lapangan (monitoring) dan seminar hasil.

23 UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri

 Evaluasi Diri Penelitian
Politeknik Negeri Malang

1. Rekrutmen Evaluator Internal.

Evaluator internal yang difungsikan oleh UPT P2M terdiri dari 3 (tiga)
kelompok, (1) Tim ad-hoc yang dibentuk melalui penunjukkan oleh UPT P2M
berasal dari internal Polinema terutama untuk kegiatan desk evaluation, (2)
Dewan Evaluator, adalah tim evaluator dari internal Polinema yang terdiri dari
para dosen yang memiliki gelar doktor, (3) Tim evaluator Jurusan/Prodi yang
dibentuk di tingkat Jurusan/Prodi terdiri dari Koordinator P2M Jurusan/Prodi
ditambah 2 (dua) anggota dari lintas Jurusan/Prodi serumpun bidang keilmuan
(rekayasa/tata niaga) dan salah satu anggota dewan evaluator. Dengan
catatan jika dibutuhkan melalui koordinasi dengan UPT. P2M dapat menunjuk
eksternal evaluator (dari luar Polinema).

2. Rekrutmen Evaluator Eksternal.

Evaluator eksternal dibentuk melalui penunjukkan oleh UPT P2M
berasal dari eksternal Polinema terutama untuk kegiatan seminar proposal /
usulan skim penelitian hibah (fundamental, hibah bersaing, PSN, dll) dan skim
penelitan DIPA Polinema khususnya penelitian multidisiplin. Eksternal
evaluator/reviewer (diusahakan yang sama) juga difungsikan dalam kegiatan
seminar hasil penelitian.

Secara keseluruhan atmosfir kegiatan penelitian berjalan kondusif. Hal ini

didukung dengan pengelolaan penelitian yang mengedepankan mutu/standar
pelayanan. Akuntabilitas dalam perencanaan melibatkan dosen melalui
Koordinator P2M jurusan/prodi. Akuntabilitas dalam pelaksanaan penelitian
antara lain berupa: pelayanan administrtatif, proses seleksi, pelaksanaan
kegiatan, pemantauan, seminar hasil, penggunaan buku pedoman, adanya
tematik / fokus penelitian di jurusan/prodi dan reviewer yang mempunyai
independensi, kredibelitas dan kapabelitas. Kondisi atmosfir manajemen dan
pelaksanaan penelitian yang ada merupakan keunggulan internal.

UPT. P2M POLINEMA – Evaluasi Diri 24