&

BUDAYA KERJA
STANDAR
OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
 BUDAYA KERJA
EKSEKUTIF MAHASISWA UB 2018
KABINET ADHIYAKSA JAGADHITA
Visi
Gerak Solutif Pelayanan Optimal

Misi
O p t i m a l Optimal O p t i m a l S o l u t i f S o l u t i f
dalam melayani dalam mengawal, dalam kolaborasi dalam penyalur dalam memfasilitasi
menganalisis isu informasi dan mengapresiasi
dan kebijakan potensi karya
internal serta
eksternal

Nilai Organisasi

Religius Profesional Inovatif Harmonis Inisiatif Intelek

 PERATURAN ORGANISASI

1 2 3
Membuka setiap kegiatan Kegiatan atau agenda Membiasakan diri disiplin
atau agenda dengan doa dan di-pending ketika adzan membuang sampah pada
tilawah beserta artinya. berkumandang (pending tempat sampah dan
untuk sholat). menjaga kebersihan
lingkungan sekitar.

4
Menggunakan lemari, loker
5
Bersikap sopan pada setiap
6
Berpakaian sopan pada
dan barang inventaris sesuai kegiatan atau agenda setiap kegiatan atau
kebutuhan organisasi (tidak menyinggung SARA, agenda EM (tidak memakai
perkataan kotor atau celana/rok pendek, kaos
mengandung bullying) oblong serta sendal)
 PERATURAN ORGANISASI

7 8 9
Memulai setiap kegiatan atau Jika tidak hadir atau Aktif dalam kegiatan sosial
agenda dengan tepat waktu. terlambat dalam setiap di EM dan di luar EM
kegiatan atau agenda,
wajib menyampaikan izin
pada pemimpin rapat (max

10 2 jam sebelum kegiatan /

rapat dimulai)
12
11
Membiasakan baca tulis dan Membudayakan “Maaf
diskusi Tolong Terimakasih Sopan
Santun”.

Mendahulukan janji diatas

Saling
13
menghargai dan
kepentingan
14
M e m a s a n g
menghormati satu sama lain pamflet/leaflet/poster
dengan rapi pada papan
informasi
 PERATURAN ORGANISASI

15 16 17
Meletakkan sepatu/sandal Meletakkan barang barang Menciptakan lingkungan
dengan rapi pada tempatnya yang tidak diketahui yang tenang dan tidak
pemiliknya pada “Kotak gaduh

18 20
Tak Bertuan” yang akan
dibuang setiap akhir bulan
apabila masih layak akan
disimpan untuk inventaris
Membiasakan diri EM kerjasama dengan Batas waktu (jika ada
membudayakan 5SnoS seskab agenda khusus yang
(Senyum, Salam, Sapa, mengharuskan melakukan
Sopan, Santun) terutama
pada lingkungan gedung
LKM 21 kegiatan melebihi waktu di
bawah ini harap melakukan
perizinan langsung
Wakil Presiden)
ke

19
Peminjaman sarana dan
prasarana harus seijin
ADKES serta mencatat di
buku peminjaman
Bagi BPH dan staff yang
terlibat NAPZA, Miras dan
terjerat pada kausus
kepolisian yang berupa
tindakan kriminal akan di
keluarkan tanpa teguran
a. Buka sekret 07.00-20.00
b. Rapat di dalam sekret 07.00
– 20.30
c. Rapat / jam kerja / kegiatan
di luar sekret 06.00 – 21.00
d. Jam malam BPH dan staff
yaitu pukul 20.00 – 21.00
 KLASIFIKASI RAPAT

BPI BPH BKRT

(Badan Pengurus Inti) (Badan Pengurus Harian) (Badan Kerumahtanggaan)

merupakan badan pengurus
yang berfungsi sebagai
dewan pertimbangan
kebijakan dan terdiri atas
Presiden, Wakil Presiden,
Sekretaris Kabinet, Menko
Kepemudaan, dan Menko
Pergerakan, Menko Kesmawa,
Rapat BPI dilaksanakan sesuai
kebutuhan
Rapat BPH terdiri dari seluruh Rapat BKRT terdiri dari BPI,
Badan Pengurus Harian EM Kepala SPI, Kabag Adkes,
UB 2018. Rapat BPH ini Kabag Adkeu dan BPH
dilaksanakan satu minggu Puskominfo EM UB 2018
satu kali dengan ketentuan
perizinan kepada Wakil
Presiden

Kemenkoan Kabinet
Rapat Kemenko-an terdiri dari Rapat yang terdiri atas seluruh
menteri kordinator dan kementrian BPH dan staff EM UB 2018
yang dibawahinya
 KLASIFIKASI RAPAT

Rapat Kepanitiaan MONEV

(Kementerian/Unit/Biro/Bagian) (Monitoring dan Evaluasi)

terdiri dari menteri dan wakil Rapat kepanitiaan terdiri dari Rapat MONEV terdiri dari BPI,
menteri atau dirjen, atau seluruh panitia pelaksana Kepala SPI, Kabag MONEV
kepala unit dan wakil kepala kegiatan SPI, dan yang bersangkutan
unit, atau kepala biro dan setiap 3 bulan sekali
wakil kepala biro, atau kepala
bagian, beserta seluruh staff
atau staff ahli terkait yang
dilaksanakan minimal 2
minggu sekali

KONSEV Terbatas
(Konsultasi dan Evaluasi)

Rapat KONSEV terdiri dari BPI, Rapat Terbatas terdiri dari

Kepala SPI, Kabag MONEV SPI Presiden dan Wakil Presiden
dengan SC dan Panitia Inti yang dengan pihak yang
bersangkutan bersangkutan dalam agenda
tertentu
 Etika
Rapat
1 Berpakaian rapi dan sopan
8 Tidak membuat forum dalam
forum

2 Rapat dimulai tepat waktu

9 Tidak memotong pembicaraan

3 10
Peserta rapat hadir Tidak berkata kotor dan
selambat-lambatnya 10 menit mengumpat serta tidak
sebelum rapat dimulai melakukan Bullying

4 Membuka rapat dengan doa dan

tilawah(beserta artinya)
dilanjutkan dengan inspiring
story dan berita terkini
11 Memakai baju sopan serta tidak
mengenakan celana/rok pendek

lokal/nasional/internasional

5 Diawali dengan pembukaan,

penentuan agenda dan batasan
waktu rapat 12
Rapat di-pending ketika adzan
berkumandang (pending untuk
sholat)

6 13
Jika tidak hadir/ terlambat, wajib Menertibkan notulensi dan
menyampaikan izin pada presensi rapat
pimpinan rapat serta meminta
transfer hasil rapat

7 14
Handphone di-silent ketika rapat Rapat ditutup dengan doa dan
berlangsung jargon EM UB 2018
ATURAN PENGGUNAAN PDH
(Pakaian Dinas Harian) EM

1 Tidak memakai celana/ rok pendek saat

mengenakan PDH EM

2 Tidak melakukan hal hal yang menyimpang

terutama saat memakai PDH EM

3 Tidak memindah tangankan PDH EM kepada

yang tidak berwenang

4 Tidak merokok saat menggunakan PDH EM

 ATURAN PENGGUNAAN KTA
(Kartu Tanda Anggota) EM UB 2018

1 2 3
KTA digunakan ketika kegiatan KTA hanya digunakan untuk KTA hanya dapat digunakan
EM berlangsung yang kebutuhan EM UB 2018 oleh pemilik sesuai dengan
berhubungan dengan birokrat, identitas yang tertera
pers dan agenda diluar
Universitas Brawijaya
SOP PROGRAM KERJA
Prosedur Pelaksanaan Kegiatan merupakan mekanisme pelaksanaan
kepanitiaan kegiatan yang diselenggarakan EM UB 2018 :
 PROKER BESAR

1 Dalam pembentukan panitia melalui proses rekrutmen terbuka, paling lambat dibentuk 75 hari
sebelum acara tersebut
Apabila dalam waktu 75 hari belum terbentuk, maka akan diberi sanksi berupa SP 1 berupa
surat peringatan.
Apabila dalam waktu 60 hari belum terbentuk, maka akan diberi sanksi berupa SP 2 berupa
teguran.
Apabila dalam waktu 30 hari belum terbentuk, maka proker tersebut dihapuskan

2 Publikasi minimal 15 hari sebelum acara

Apabila dalam waktu 15 hari tidak melakukan publikasi, maka akan diberi sanksi berupa
peringatan

3 Senantiasa memberitahu/mengkoordinasikan dengan pengurus harian dan staff kementerian

yang terkait
Apabila pengurus harian dan staf kementerian tidak melakukan koordinasi maka akan
diberi teguran

4 Program kerja dilaksanakan sesuai dengan agenda yang telah dijadwalkan dengan senantiasa
melakukan koordinasi dengan pengurus harian dan staf kementerian yang terkait

5 Program kerja dengan anggaran yang diajukan lebih dari 50 juta rupiah
 PROKER MENENGAH

1 Dalam pembentukan panitia melalui proses rekrutmen bebas (dari internal ataupun eksternal
kementrian) paling lambat dibentuk 45 hari sebelum acara tersebut
Apabila dalam waktu 45 hari belum terbentuk, maka akan diberi sanksi berupa peringatan.
Apabila dalam waktu 30 hari belum terbentuk, maka akan diberi sanksi berupa teguran.
Apabila dalam waktu 20 hari belum terbentuk, maka proker tersebut dihapuskan.

2 Publikasi minimal 15 hari sebelum acara

Apabila dalam waktu 15 hari tidak melakukan publikasi, maka akan diberi sanksi berupa
peringatan

3 Senantiasa memberitahu/mengkoordinasikan dengan pengurus harian dan staff kementerian

yang terkait
Apabila pengurus harian dan staf kementerian tidak melakukan koordinasi maka akan
diberi teguran

4 Program kerja dengan anggaran 10-50 juta rupiah

 PROKER KECIL

1 Dalam pembentukan panitia dari internal kementerian paling lambat dibentuk 30 hari sebelum
proker tersebut berjalan
Apabila dalam waktu 30 hari belum terbentuk, maka akan diberi sanksi berupa peringatan
Apabila dalam waktu 20 hari belum terbentuk, maka akan diberi sanksi berupa teguran

2 Publikasi maksimal 5 hari sebelum acara

Apabila dalam waktu yang telah ditetapkan belum dipublikasi maka panitia wajib
menjarkom via sms dalam waktu 24 jam 4 kali

3 Senantiasa memberitahu/mengkoordinasikan dengan pengurus harian dan staf kementerian

yang terkait
Apabila pengurus harian dan staf kementerian tidak melakukan koordinasi maka akan
diberi teguran

4 Program kerja dilaksanakan sesuai dengan agenda yang telah dijadwalkan dengan senantiasa
melakukan koordinasi dengan pengurus harian dan staf kementerian yang terkait.

5 Program kerja dengan anggaran kurang dari 10 juta rupiah

 PELAKSANA
Steering Committee (SC)

1 Pengertian
Steering Committee yang selanjutnya disebut SC merupakan lembaga struktural yang
dibentuk oleh masing-masing kementerian dan disepakati oleh BPI dalam melaksanakan
tugas dan fungsinya untuk melaksanakan kegiatan dengan penuh tanggungjawab dan
dapat dipercaya

2 Tujuan keberadaan SC
Adanya sebuah tim khusus yang mengkaji, menganalisa, mengarahkan dan mengevaluasi
setiap kegiatan yang diadakan Kementerian yang ada di EM UB 2018

3 Tugas SC
Menyusun rencana konseptual kegiatan dari suatu Kementerian
Mentransfer secara teknis kepada OC yang selanjutnya untuk dilaksanakan dengan penuh
tanggung jawab.
Membimbing dan mengarahkan secara teknis setiap kegiatan.
Menjadi badan pengkaji, penganalisa dan pengevaluasi setiap kegiatan.

4 Struktur SC
Steering Committe adalah Badan atau perorangan yang telah dimusyawarahkan oleh BPH
kementerian bersama BPI EM UB 2018 untuk melaksanakan tujuan dan tugasnya.
 PELAKSANA
Organizing Committee (OC)

1 Pengertian
Organizing Committee/panitia pelaksana merupakan kepanitiaan teknis pelaksana
kegiatan yang dibentuk oleh masing-masing kementerian bersama BPI dengan penuh
tanggung jawab serta dapat dipercaya

2 Tujuan keberadaan OC
Adanya sebuah tim khusus yang menjalankan pelaksanaan teknis kegiatan suatu acara EM
UB 2018

3 Tugas OC
Melaksanakan teknis kegiatan.
Melaksanakan kebijakan teknis operasional kegiatan.

4 Struktur Panitia Pelaksana

Proker Besar (Raja Brawijaya, Olimpiade Brawijaya, Ekspresi Brawijaya)
Ketua Pelaksana, dan koordinator divisi ditentukan melalui mekanisme musyawarah oleh
BPI, BPH kementerian yang bersangkutan, dan SC melalui recruitment.
Panitia Pelaksana adalah mahasiswa UB yang telah terpilih melalui mekanisme rekrutmen
terbuka yang ditentukan oleh Ketua Pelaksana dengan persetujuan BPH kementerian dan
SC
 Proker Menengah
Ketua Pelaksana dan koordinator divisi ditentukan oleh BPH kementerian terkait dan SC
dengan persetujuan BPI.
Panitia Pelaksana adalah staf Eksekutif Mahasiswa UB dari kementerian terkait maupun
delegasi dari kementerian lain melalui persetujuan BPH dari staf tersebut

Proker Kecil
Ketua Pelaksana dan koordinator divisi ditentukan oleh BPH kementerian terkait dengan
persetujuan BPI.
Panitia Pelaksana adalah staf Eksekutif Mahasiswa UB dari kementerian terkait.

5 Proposal
Proposal kegiatan harus diketahui oleh Administrasi Kesekretariatan dan Keuangan EM UB
2018 ( tanda cek di samping NIM Ketua ) sebelum ditandatangani oleh Presiden EM UB
2018.
Mekanisme :

Proposal Presentasi ke BPI+SPI Revisi dan fiksasi oleh TTD Presiden

(Rapat KONSEV) SESKAB

Evaluasi Laporan Pertanggung Jawaban Pelaksanaan Kegiatan

(SPI dan SESKAB) (LPJ)
SOP Ruang Lingkup :
Pengambilan Kebijakan

UMUM
Landasan Hukum
Kewenangan Kepengurusan
Kewenangan Kementerian
 PELAKSANAAN

1 Pengambil kebijakan dan keputusan tertinggi sebagian dan atau seluruhnya di pegang oleh
Presiden dengan pertimbangan dari seluruh Badan Pengurus Harian

2 Dalam pengambilan keputusan untuk mufakat dianjurkan melalui musyawarah mufakat

3 AD/ART LKM menjadi landasan hukum dalam menjalankan kepengurusan selama pada masa
periode

4 Dalam menjalankan tugas dan wewenangnya Menteri, Staf ataupun yang berwenang
diharapkan berkoordinasi dengan penanggungjawab dan Presiden

5 Setiap Kementerian menjalankan tugas sesuai dengan peraturan yang berlaku

6 Setiap menteri diharapkan untuk memberikan informasi yang selengkap-lengkap kepada

setiap penanggung jawab yang menaungi

7 Apabila terdapat hal yang tidak diketahui oleh penanggung jawab, maka menteri wajib
mendapatkan punishment sesuai kebijakan yang telah dibuat

8 Setiap staff diwajibkan hadir disetiap rapat pada Kementerian masing-masing

 PELAKSANAAN

9 Setiap angota EM UB 2018 diwajibkan hadir pada rapat kabinet

10 Untuk staff yang tidak dapat hadir pada setiap kegiatan diharapkan untuk memberikan
konfirmasi kepada setiap Kementerian yang bersangkutan

11 Pengurus Harian EM UB 2018 tidak diperkenankan menjadi SC/Panitia Inti dalam 2 kepanitiaan
Besar dalam waktu yang sama

12 Setiap bulannya, hanya diperkenankan terdapat maksimal 2 kegiatan besar dalam lingkup EM
UB 2018

13 Setiap staff EM UB 2018 hanya diperkenankan mengikuti maksimal 2 kepanitiaan dalam waktu
yang bersamaan dalam lingkup kegiatan EM UB 2018

14 Setiap menjalankan kegiatan atau acara, pengurus maupun panitia diharuskan mengikuti SOP
yang berlaku

15 Setiap anggota EM UB 2018 menjalankan budaya Kamis ber-PDH dan Jumat berbatik
 REWARD AND PUNISHMENT
EM UB 2018
Reward
Reward merupakan bentuk penghargaan yang diberikan kepada aktivis baik perseorangan
maupun atas nama kementerian yang ada di EM UB 2018

Reward diberikan kepada Aktivis EM UB 2018 yang :

1 2 3
Behasil menyelenggarakan Berprestasi dalam bidang Reward diberikan oleh Presiden
kegiatan EM UB 2018 dengan akademik maupun nonakademik. EM UB 2018 atas rekomendasi
baik yang dinilai mulai dari Satuan Pengawas Internal (SPI)
persiapan (pra kegiatan), pada melalui mekanisme rapat BPH
saat pelaksanaan kegiatan dan berdasarkan hasil pantauan dan
setelah pelaksanaan kegiatan masukan dari BPH Kementerian
terkait

Bentuk-bentuk Reward

1 2 3
Pemberian ucapan selamat Pemberian ucapan selamat atas Memberikan penghargaan
atas keberhasilan dalam prestasi yang diraih kepada berupa barang ataupun
menjalankan suatu kegiatan aktivis EM UB 2018 sertifikat kepada aktivis EM UB
2018
 REWARD AND PUNISHMENT
EM UB 2018
Punishment
Punishment merupakan bentuk sebuah sanksi yang diberikan kepada Aktivis EM UB 2018

Punishment diberikan kepada kepada aktivis yang :

1 2 3
Tidak menghadiri Tidak menjalankan budaya kerja Melakukan tindakan yang
agenda-agenda EM UB 2018 EM UB 2018 sesuai ketentuan memberikan citra buruk pada
tanpa keterangan yang jelas EM UB 2018

Pemberian Punishment merupakan hak dari Presiden EM UB 2018. SPI akan membuat surat
rekomendasi kepada Presiden mengenai pemberian punishment kepada aktivis yang tidak aktif
berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari BPH kementerian terkait

Bentuk-bentuk Punishment

1 2 3
Teguran secara lisan. Surat Peringatan Penyitaan Kartu Anggota
 KATEGORI SURAT PERINGATAN
BPH
SP 1 SP 2 SP 3
Akumulasi 4 kali pelanggaran, Akumulasi sebanyak 2 kali setelah Setelah mendapatkan SP 2,
tidak hadir dalam rapat tanpa mendapatkan SP 1 tanpa izin, selanjutnya tidak hadir rapat
izin. Rapat Kementerian, rapat tidak hadir rapat kementerian/ kementerian/ BPH/ acara EM
BPH, dan tidak melakukan BPH/ dan tidak melakukan lingkar sebanyak 1 kali tanpa izin. dan
lingkar spektakuler sebanyak 3 spektakuler sebanyak 3 kali tidak melakukan lingkar
kali berturut-turut berturut-turut spektakuler sebanyak 3 kali
Catatan: berturut-turut
Konfirmasi atau perizinan kehadiran terpusat pada wakil presiden

Staf
SP 1 SP 2 SP 3
tidak hadir dalam kegiatan yang setelah diberikan SP 1, setelah diberikan SP 2,
bersifat Upgrading dan TO, tidak selanjutnya tidak hadir dalam selanjutnya tidak hadir kegiatan
hadir rapat kementerian/ kegiatan Upgrading dan TO Upgrading dan TO sebanyak 1
akumulasi keduanya sebanyak 5 sebanyak 1 kali, rapat kali, tidak hadir rapat kementerian
kali tanpa konfirmasi, tidak kementerian akumulasi akumulasi keduanya tanpa
mengikuti kajian EM sebanyak 2 keduanya sebanyak 2 kali konfirmasi. tidak mengikuti kajian
kali dalam setiap 6 bulan, dan tidak tanpa konfirmasi dan tidak EM sebanyak 2 kali dalam setiap 6
mengikuti lingkar spektakuler mengikuti lingkar spektakuler bulan, dan tidak mengikuti lingkar
sebanyak 3 kali berturut-turut sebanyak 3 kali berturut-turut spektakuler sebanyak 3 kali
berturut-turut
Mekanisme penggantian aktivis yang terkena sanksi
merupakan hak Presiden EM UB 2018 atas pertimbangan
dari Badan Pengurus Harian

Presiden memiliki hak prerogratif untuk menonaktifkan

pengurus EM UB 2018

Catatan : Alur perizinan tidak mengikuti kegiatan internal EM

seperti upgrading, TO haruis diketahui oleh BPH di
masing-masing kementerian kemudian setelah itu staff
menyampaikan izin ke MONEV. Dibolehkan atau tidak
didasarkan atas pertimbangan MONEV dengan persetujuan
wakil presiden
BAGIAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
EM UB 2018

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

SURAT MENYURAT, PROPOSAL, LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN, NOTULENSI, DAN
INVENTARISASI EM UB 2018
 SURAT MENYURAT

1 Ketentuan Pembuatan Surat

Ukuran kertas
Margin
: Letter, diprint di Kertas A4
: Normal
Permintaan Surat Keterangan Aktif atau
Surat Umum Lainnya
Tipe huruf : Times New Roman Konfirmasi terlebih dahulu kepada tim Seskab
Ukuran huruf : 12 dengan format :
Spasi :1 Nama_NIM_Fak/Jur/Ang_Keperluan_Asal
Paragraf : 1,5 Kementrian
Alignment : Justify (rata kanan kiri)

2 Kop Surat dan Stempel

Kop Surat
Seluruh surat yang dikeluarkan EM UB harus sesuai header footer yang telah ditetapkan
Header dan footer resmi EM UB digunakan dengan sebijaksana mungkin untuk kepentingan
EM UB 2018
Ketentuan penggunaan kop surat :
Jika kepanitiaan skala kecil (dana <10juta) dan kepanitiaan skala sedang (10 s.d. 50jt)
hanya menggunakan kop EM
Jika kepanitiaan skala besar (dana >50jt) menggunakan kop kepanitiaan tersebut.
 Format kop surat
Kop Surat EM

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat : Gedung LKM UB Lantai 2, Jl. Veteran 06 C Malang 65145

Kepanitiaan Skala Besar

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
EKSEKUTIF MAHASISWA
(NAMA KEPANITIAN)
Sekretariat : Gedung LKM UB Lantai 2, Jl. Veteran 06 C Malang 65145

Stempel
Stempel lembaga EM UB 2018 hanya dapat digunakan di dalam sekretariat EM UB kecuali pada
situasi yang mendesak, boleh dibawa keluar namun dengan seizin tim Seskab
Kepanitiaan skala kecil dan sedang hanya menggunakan stempel EM
Kepanitiaan skala besar menggunakan stempel sendiri
Stempel EM UB bertempat di loker BPI
Jika selesai memakai stempel EM UB wajib dikembalikan ke tempat semula
3 Format Penomoran Surat
Surat yang dikeluarkan EM UB 2018 harus memuat nomor seri dikeluarkannya surat yang pada
umumnya memuat hal-hal seperti : nomor urut surat keluar, jenis surat, instansi yang
mengeluarkan surat, bulan dan tahun dikeluarkannya surat. Terdapat 3 jenis surat yang
dikeluarkan EM UB 2018 yaitu a) Surat Umum, b) Surat Kementerian, dan c) Surat Kepanitiaan
Surat Umum
a/x.b/EM-UB/c/d
ex : 05/U.i.1/EM-UB/III/2018

Surat Kementerian
a/x.b/KEM/EM-UB/c/d
ex : 05/U.i.1/PSDM/EM-UB/III/2018

Surat Kepanitiaan
a/x.b/PAN/KEM/EM-UB/c/d
ex : 05/U.i.1/PAN-BD/SM/EM-UB/III/2018
(untuk kegiatan skala besar memakai nomor surat sendiri)
Rincian:
a : Nomor urut surat EM-UB : lembaga yang mengeluarkan
x : Kode jenis surat c : Bulan dikeluarkannya surat ditulis dengan
b : Kode wilayah tujuan menggunakan angka romawi
i.1 : internal pengurus d : Tahun pembuatan surat
i.2 : LKM UB
i.3 : Rektorat / Birokrat
e : Luar UB
 KODE SURAT
No Jenis Surat Kode
1 Permohonan PH
2 Undangan U
3 Pemberitahuan PB
4 Mandat M
5 Keputusan KP
6 Pernyataan PR
7 Pengumuman PU
9 Rekomendasi Rek
10 Keterangan Ket
11 Ucapan ST
12 Kerjasama Up
13 Surat Ketetapan Stap
14 Sertifikat STF

KODE KEMENTERIAN
No Nama Kementerian Kode
1 Kementerian Sosial Masyarakat SM
2 Kementerian Lingkungan Hidup LH
3 Kementerian Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa ADVO
4 Unit Brawijaya Mengajar BM
5 Kementerian Kebijakan Kampus JAKPUS
6 Kementerian Kebijakan Wilayah dan Nasional WILNAS
7 Kementerian Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa PSDM
9 Kementerian Pemuda Olahraga PORA
10 Kementerian Dalam dan Luar Negeri DLN
11 Satuan Pengawas Internal SPI
12 Pusat Komunikasi dan Informasi PSKM
 SURAT
1 Untuk surat kementerian, surat kepanitiaan kecil dan sedang, nomer suratnya langsung
menghubungi Kabag Adkes.

2 Untuk surat kepanitiaan skala besar, nomer suratnya ditentukan oleh Sekretaris Pelaksana
dan/atau Koordinator Divisi Kestari, dengan sepengetahuan Kabag Adkes

3 Setiap Surat Kementerian maupun Surat Kepanitiaan (Skala kecil dan sedang) dikirimkan ke
email seskab.em18@gmail.com setelah surat dibuat maksimal 1x24 jam dengan nama file dan
email : SURAT_Nama Kementerian_Perihal. Apabila tidak mengirimkan, untuk permintaan
nomor surat selanjutnya akan ditangguhkan.

4 Surat Kepanitiaan skala besar dikirimkan ke email seskab.em18@gmail.com setelah kegiatan

selesai

5 Setiap surat undangan untuk EM, diletakkan ke dalam Kotak Biru bertuliskan ‘UNDANGAN’ di
atas Etalase

7 Setiap surat atau proposal yang akan meminta tanda tangan presiden diletakkan kedalam
Kotak Biru bertuliskan “Berkas Belum TTD” di atas Etalase

8
Setiap yang menerima surat,proposal untuk di tanda tangan presiden dan perlu menginap di
sekret harus menulis di buku ”SURAT-PROPOSAL”, dan setiap yang datang (selain pengurus
EM) seperti memberikan surat undangan/poster harus mengisi “BUKU TAMU”

9 Pengecekan Surat dan Proposal dilakukan 2 kali sehari oleh Seskab dan Adkes pada pukul 11.00
WIB dan 17.00 WIB.
 PROPOSAL
Alur Pengajuan Proposal

Alur Pengajuan Proposal

5 Menghubungi Sekretaris Kabinet
untuk presentasi proposal kepada BPI,
SPI (Rapat Konsev). Tidak perlu
membuat Power Point, yang hadir
Internal EM dalam presentasi minimal KSB (Ketua,
Sekretaris, Bendahara), dan Co. Acara.
Proposal tidak perlu di jilid

1 Menghubungi Kabag Adkes (Ghaisani

: 085319771840) untuk mengkonfir-
masi kegiatan apa dan kapan waktu
pelaksanaannya
6 Merevisi proposal sesuai arahan BPI

7 Diserahkan kepada Kabag Adkes

2
untuk diparaf sebagai tanda persetu-
Menghubungi Sekretaris Kementeri-
juan. Softcopy dikirimkan ke E-mail
an/Unit/Biro untuk meminta SOP
Seskab, seskab.em18@gmail.com,
Pembuatan Proposal, LPJ, dan Surat
dengan nama file dan subjek : PRO-

3
POSAL_Kementerian_Nama kegiatan
Berkonsultasi pada Staf Adkes PJ

8
Kementerian bersangkutan
Meminta tanda tangan Presiden EM

4
dan stempel
Setelah proposal siap, dimintakan
tandatangan pada ketua pelaksana

9
dan menteri/kabiro/kaunit Dijilid dan diajukan ke rektorat
 PROPOSAL
Alur Pengajuan Proposal

Alur Pengajuan Proposal

Rektorat

1 Lantai 6. Proposal, Surat, dan

Ringkasan Kegiatan diberikan kepada
Bu Yani/Bu Ima. Sekretaris Wakil
Rektor 3. Kirim Softfile proposal ke
3 Lantai 3. Follow up dengan nomor
proposal ke Mbak Intan, Sekretaris
Kepala Bagian Kemahasiswaan

email sekwr3@gmail.com . Follow up

4
2 hari kemudian. Mintakan nomer
Lantai 3. Follow up ke Mbak Widi ber-
proposal
sama dengan bendahara pelaksana
kegiatan untuk menanyakan jumlah

2
Lantai 2. Follow up dengan nomor uang yang cair dan segera membuat
proposal ke sekretaris Kepala Biro RAB
Akademik dan Kemahasiswaan
 PROPOSAL
Format Proposal

1 Ketentuan Pembuatan Surat

Ukuran kertas : Letter, diprint di Kertas A4
Margin : Normal
Tipe huruf : Arial
Ukuran huruf : 12
Spasi :1
Paragraf : 1,5
Alignment : Justify (rata kanan kiri)
Dijilid dengan lakban hitam mika putih depan-belakang
Diberi keterangan halaman di pojok kanan bawah

2 Poin
Poin yang harus dicantumkan dalam proposal
Lembar Pengesahan Bentuk Kegiatan (*)
Latar Belakang Deskripsi Kegiatan
Landasan Kegiatan Daftar Pemateri (*)
ama Kegiatan Susunan Acara
Tema Kegiatan Susunan Panitia dan Daftar Blog UB
Tujuan Rancangan Anggaran Biaya
Tempat dan Waktu Penutup
Sasaran Kegiatan

(*) Kalau ada

 PROPOSAL
Alur Peminjaman Tempat

1 2 3
Konfirmasi tanggal Menemukan tanggal fix Membuat surat peminja-
peminjaman tempat ke Pak (tag tempat) man tempat yang dituju-
Ponari lt.4 Rektorat kan kepada Kabag Umum
dan ditanda tangani oleh
kapel, presiden, dan
kabag kemahasiswaan
(Pak Rujito)
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Alur Pengajuan LPJ

1 Setelah kegiatan selesai dan RPA

(Realisasi Penggunaan Anggaran)
telah disetujui Mbak Widi Lt.3, segera
menghubungi Kabag Adkes untuk
3 Dijilid terusan warna hijau, di copy 3x

melakukan konfirmasi

2
LPJ di tandatangani oleh Kapel,
Menteri, dan Presiden, kemudian
distempel
4 LPJ asli + 2 fotocopy diberikan pada
Mbak Widi. 1 LPJ fotocopy diletakkan
ke dalam loker BPI + Seskab sebagai
arsip
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Format LPJ

1 Ketentuan Pembuatan LPJ

Ukuran kertas : Letter, diprint di Kertas A4
Margin : Normal
Dokumentasi Kegiatan
Realisasi Penggunaan Anggaran (RPA)
Tipe huruf : Arial Nota Asli
Ukuran huruf : 12 MoU
Spasi :1 Biodata Moderator dan Pemateri
Paragraf : 1,5 Daftar Hadir Pengunjung/Peserta
Alignment : Justify (rata kanan kiri)
Dijilid dengan lakban hitam mika putih depan-belakang
Diberi keterangan halaman di pojok kanan bawah

2 Poin
Poin yang harus dicantumkan dalam proposal
Lembar Pengesahan Bentuk Kegiatan (*) Lampiran berisi
Latar Belakang Uraian Kegiatan
Landasan Kegiatan Hasil Pelaksanaan Kegiatan (*)
Nama Kegiatan Kendala Pelaksanaan Kegiatan
Tema Kegiatan Daftar Pemateri (*)
Tujuan Susunan Panitia dan Daftar Blog UB
Tempat dan Waktu Laporan Penggunaan Dana
Peserta Penutup (*) Kalau ada
 NOTULENSI
Jenis Notulensi

1 Notulensi Rapat Kementerian

Tiap rapat kementerian baik bersifat formal maupun nonformal wajib membuat notulensi dan
daftar hadir

Notulensi dikirimkan tiap 2 minggu sekali ke email seskab.em18@gmail.com

Daftar hadir disimpan oleh sekretaris kementerian dan sewaktu-waktu akan dilakukan
monitoring oleh SPI

2 Notulensi Lingkar
Tiap lingkar kementerian dengan BEM/Forda/UKM wajib membuat notulensi dan daftar hadir.

Notulensi dan daftar hadir dikirimkan ke seskab.em18@gmail.com paling lambat H+1 lingkar
 NOTULENSI
Format Notulensi

1 Ketentuan Pembuatan Notulensi

Ukuran kertas
Margin
: Letter
: Normal
Tipe huruf : Arial
Ukuran huruf : 12
Spasi :1
Paragraf : 1,5
Alignment : Justify (rata kanan kiri)

2 Poin
Poin yang harus dicantumkan dalam proposal
Hari dan tanggal Isi Rapat. Meliputi : Usulan/ide/masukan
Pemimpin rapat dari peserta rapat, tanya jawab,
Tempat hasil/putusan rapat.
Waktu Rekapan Daftar Hadir peserta rapat dan
Bahasan/agenda Perwakilan dari Fakultas (untuk lingkar)
 INVENTARISASI

1 Ketentuan Inventarisasi
Sekretaris Kementerian bertanggungjawab untuk membuat daftar inventaris loker kement-
eriannya

Daftar inventaris tersebut diperbaharui setiap bulan dan dikirimkan ke email ses-
kab.em18@gmail.com

Barang-barang sisa proker diperkenankan untuk diletakkan di sekret maksimal H+4 setelah
kegiatan. Jika lebih dari waktu yang telah ditentukan, sekretaris kementerian bertugas
membuatkan daftar inventaris dan menyerahkannya kepada staf adkes PJ Kementerian
bersangkutan.

2 Format Daftar Inventaris

Poin yang harus dicantumkan dalam proposal
Ukuran Kertas : Letter
Margin : Normal
Tipe Huruf : Arial
Ukuran huruf : 12
Spasi :1
Paragraf : 1,5
Alightment : Justify (rata kanan kiri)
 INVENTARISASI

3 Alur Peminjaman Barang Milik EM

Seluruh Inventaris milik EM ditandai dengan sticker EM dan hanya boleh dipinjam untuk
keperluan internal EM.

Apabila dalam peminjaman inventaris terdapat kerusakan atau kehilangan, wajib bagi
peminjam dan kementerian bersangkutan untuk menggantikannya.

1 2 3
Menghubungi Tim Seskab Mengisi Buku Peminjaman Memberikan KTM sebagai
Format : Barang jaminan kepada Staff
Nama_Kementerian_Kepaniti Adkes PJ Kementerian
aan_Pinjam bersangkutan
apa_Jumlah_Dipinjam kapan
dan sampai kapan
SISTEM KEUANGAN
BAGIAN ADMINISTRASI KEUANGAN
EKSEKUTIF MAHASISWA
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
TAHUN 2018
STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR
 PENGAJUAN PROPOSAL

1 Format Pengajuan Proposal harus sesuai dengan Standard Operasional Prosedur yang telah
disepakati bersama (meninjau SOP administrasi kesekretariatan dan SOP SPI)

2 Setelah pengajuan proposal, maka kabiro adm. Keuangan akan memberikan surat pernyataan
kesediaan menyelesaikan LPJ sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan dan membagi rata
dana jika terdapat surplus pada anggaran dana sebesar 70% untuk kementrian dan 30% untuk
EM dengan persetujuan menteri, ketua pelaksana dan bendahara pelaksana

3 Nominal harga yang tertera dan yang akan diajukan harus sesuai dengan standar kewajaran
yang telah ditetapkan bersama. Jika tidak diterapkan, bendahara berhak untuk memberikan
evaluasi terhadap nominal harga tersebut
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN/
SURAT PERTANGGUNGJAWABAN

1 Format laporan/surat pertanggungjawaban program kerja harus sesuai dengan pedoman

yang disepakati bersama

2 Laporan pertanggung jawaban harus selesai sesuai dengan waktu yang ditentukan, yaitu:
Dana ACC < 10.000.000 3-5 hari
Dana ACC 10.000.000 – 50.000.000 5-7 hari
Dana ACC > 50.000.000 7-10 hari
Jika LPJ tidak selesai sesuai dengan waktu yang ditentukan, maka Kabiro keuangan berhak
untuk menyita barang sebagai jaminan penyelesaian LPJ, barang jaminan akan ditentukan oleh
kabiro keuangan, dengan ketentuan barang akan dikembalikan setelah LPJ selesai
 KEPANITIAAN
1 Setiap program kerja harus diketahui dan melibatkan staff Administrasi Keuangan

2 Program kerja dengan total anggaran dana kurang dari Rp.10.000.000,00 harus terdapat 1
orang bendahara pelaksana

3 Program kerja dengan total anggaran dana Rp.10.000.000,00 – Rp.50.000.000,00 harus

terdapat 1 orang Bendahara Pelaksana atau lebih.

4 Program kerja dengan total anggaran dana Rp.10.000.000,00 – Rp.50.000.000,00 harus

melakukan presentasi kepada BPI dan SPI (Rapat Konsev)

5 Program kerja dengan total anggaran lebih dari Rp..50.000.000,00 harus terdapat 2 orang
Bendahara Pelaksana

6 RAB, RPA, dan SPJ yang dibuat seriap program kerja harus dikirimkan ke email
seskab.em18@gmail.com

7 Pengajuan RAB, RPA, dan SPJ harus diketahui oleh Kabag Administrasi Keuangan

8 Semua kerjasama sponsorship yang dilakukan pada setiap Program Kerja EM UB 2017 harus
mengetahui Sekretaris Kabinet dan Kabag Adkeu

9 Bila ingin meminjam dana kepada Ketua Bagian Administrasi Keuangan EM UB, harus mengisi
lembar peminjaman dana dengan format yang telah disepakati. Ketentuan yang sama juga
berlaku untuk kegiatan yang kekurangan dana

10 Klasifikasi kepanitiaan dan stempel; kepanitiaan skala kecil (dana < 10 jt) dan skala sedang
(10-50 jt) menggunakan stempel EM, kepanitiaan skala besar (dana > 50 jt) menggunakan
stempel kegiatan sendiri
 KAS

1 Pembayaran kas dilakukan oleh BPH dan staff, maksimal terkumpul pada tanggal 20 setiap
bulan. Kas di mulai pada bulan Februari sampai dengan Desember 2018

2 Kas sebesar Rp 10.000,00 untuk BPH dan Rp 5.000,00 untuk staff

3 Pembayaran kas staff melalui bendahara kementrian yang telah ditentukan, kemudian akan
diberikan kepada staff biro keuangan. Total yang diberikan kepada staff biro keuangan adalah
jumlah staff dikalikan dengan Rp 5.000,00 jika terdapat staff yang belum membayar maka
menjadi tanggungan menteri atau dirjen atau sekretaris menteri yang bersangkutan

4 Pembayaran kas BPH langsung kepada kabiro administrasi keuangan

 KOPERASI EM

1 Semua sponsorship,dan penjual koperasi mandiri yang bekerja sama dengan EM UB harus
melalui pendataan dan sepengetahuan Sekretaris Kabinet dan Kabag Administrasi Keuangan

2 Pihak penjual yang mengajukan penawaran kerjasama dapat menghubungi Kabag

Administrasi Keuangan EM dan mengirim formulir melalui email seskab.em18@gmail.com

3 Pendaftaran penjualan dagangan berlaku selama 1 bulan dan diperbolehkan melakukan

pendaftaran ulang sesuai dengan prosedur

4 Penjual merupakan Mahasiswa Universitas Brawijaya. Penjual merupakan anggota maupun non
anggota EM

5 Letak dagangan didalam Sekretariat EM menjadi hak penuh dari Administrasi Keuangan EM
 6 Jam operasional perjual belian di dalam sekretariat disesuikan dengan jam kerja EM yakni
08.00 – 20.30

7 Jam operasional pelayanan Administrasi Keuangan kepada pedagang adalah pukul 08.00
16.00
–

8 Pihak EM tidak bertanggungjawab atas dagangan yang tidak habis atau tidak laku

9 Penjual dagangan
masing - masing
di Sekretariat EM berkewajiban menjaga keamanan dagangannya

10 Pendataan bagi hasil kepada pedagang dilakukan satu minggu sekali setiap hari Jumat.
Keuntungan dari setiap penjualan akan dibagi keuntungan sebesar 10%

11 Apabila kuota dagangan telah penuh, maka Kabag Adkeu berhak untuk menolak kerjasama
dengan pihak penjual
 STANDAR
OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
BIRO PUSAT
KOMUNIKASI DAN
INFORMASI
EKSEKUTIF
MAHASISWA 2018
 KETENTUAN UMUM

1
Biro Pusat Komunikasi dan Informasi (PUSKOMINFO) bertanggung jawab dalam publikasi
EM UB 2018 sehingga mewujudkan branding yang baik, sekaligus mengembangkan
teknologi informasi untuk mendukung perjalanan EM UB 2018

2
Berikut adalah media komunikasi dan informasi utama EM UB 2018
Website : https://em.ub.ac.id
Instagram : @em_ubofficial https://em.ub.ac.id/ig
Line : @em_ub https://em.ub.ac.id/ln
Youtube : EM UB Official https://em.ub.ac.id/yt
Twitter : @EM_UBOfficial https://em.ub.ac.id/tw

3
Email resmi EM UB 2018 adalah em@ub.ac.id

4
Tiap kementerian/kepanitiaan wajib menyerahkan foto dan video kegiatan untuk keperluan
dokumentasi terpusat EM UB 2018 maksimal H+3 setelah kegiatan selesai

5
Puskominfo terbuka untuk menerima kritik dan saran dari siapa pun

6
SOP sewaktu-waktu dapat berubah menyesuaikan situasi dan kondisi
 PUBLIKASI
1 Permintaan publikasi diajukan maksimal H-3 sebelum waktu publikasi

2
Publikasi dilakukan melalui instagram, twitter, line dan website

3
Batas maksimal publikasi dalam satu hari adalah 6 kali, dengan jadwal:
Jam 8.00
Jam 11.00
Jam 13.00
Jam 15.00
Jam 18.00
Jam 20.00

4
Jadwal publikasi akan dipindahkan ke hari berikutnya apabila di hari yang diajukan sudah
mencapai batas maksimal publikasi

5
Konten yang dipublikasikan merupakan hasil kesepakatan dari BPH bersangkutan

6
Khusus informasi penting akan segera dipublikasikan setelah disepakati oleh kementerian
terkait dan Puskominfo

7
Permintaan publikasi diajukan ke staf Puskominfo yang bertanggungjawab di kementerian
masing-masing
 MEDIA PARTNER

1 Mengirimkan proposal kegiatan yang memuat kontra prestasi (timbal balik) bagi EM UB
2018 sebagai calon media partner ke email em@ub.ac.id dengan judul email: [Media
Partner] Nama Acara. Contoh: [Media Partner] RAJA Brawijaya 2017

2
Mengajukan penawaran kerja sama selambat-lambatnya 7 hari sebelum waktu publikasi

3
Pengajuan Media Partner hanya dilayani secara resmi melalui email (Tidak melalui telepon,
SMS, dsb)

4
Informasi persetujuan Media Partner akan diberitahukan melalui balasan email selambatnya
3 hari kerja

5
Publikasi media partner akan dipublikasikan melalui website, twitter dan timeline akun Line
Official EM UB 2018 dengan membubuhkan logo EM UB 2018 serta tulisan Eksekutif
Mahasiswa Universitas Brawijaya 2018 di akhir redaksi
 DESAIN KOMUNIKASI VISUAL

1 Permintaan desain (poster, spanduk, baliho, dll) diajukan maksimal H-3 sebelum acara

2
Permintaan video (teaser, dokumenter, dll) diajukan maksimal H-14 sebelum acara

3
Apabila pembuatan DKV membutuhkan biaya, semua biaya ditanggung oleh
kementerian/kepanitiaan yang bersangkutan dan akan dikerjakan setelah biaya dibayar
lunas

4
Diperkenankan untuk membuat DKV secara mandiri oleh kementerian/kepanitiaan
masing-masing, dengan syarat harus menggunakan template, melalui verifikasi
Puskominfo dan mencantumkan logo EM UB 2018, logo UB dan logo kementerian. Dalam
hal ini jika tidak sesuai dengan aturan Puskominfo berhak untuk menolak desain yang
diajukan

5
Dianjurkan agar meminta DKV ke PUSKOMINFO daripada membuat mandiri.

6
Apabila Puskominfo berbarengan dengan kementerian/kepanitiaan membuat DKV, maka
PUSKOMINFO diprioritaskan

7
Dalam keadaan darurat bisa meminta DKV setelah disepakati oleh kementerian terkait dan
PUSKOMINFO

8
Permintaan DKV diajukan ke staf PUSKOMINFO yang bertanggungjawab di kementerian
masing-masing
 LIPUTAN LANGSUNG (LIVE REPORT)

1
Permintaan liputan langsung diajukan maksimal H-3 sebelum hari publikasi

2
Redaksi khusus liputan langsung dibuat oleh PUSKOMINFO dengan mewawancarai
kementerian terkait

3
Permintaan publikasi diajukan ke staf PUSKOMINFO yang bertanggungjawab di
kementerian masing-masing

4
Liputan langsung dilakukan melalui instagram story, twitter, dan line.
SIARAN LANGSUNG (LIVE STREAMING)
Permintaan siaran langsung diajukan maksimal H-3 sebelum acara dimulai.
Siaran langsung dilakukan di instagram dan/atau youtube
Biaya siaran langsung berupa pembelian kuota ditanggung oleh
kementerian/kepanitiaan yang bersangkutan.
Siaran langsung tidak memiliki filtrasi, sehingga konten di dalamnya tidak ditanggung
oleh kementerian/ kepanitiaan yang bersangkutan

5
Permintaan publikasi diajukan ke staf PUSKOMINFO yang bertanggungjawab di
kementerian masing-masing
 WEBSITE EM

1
Permintaan publikasi khusus di website diajukan maksimal H-3 sebelum waktu publikasi

2
Konten yang dipublikasikan merupakan hasil kesepakatan dari BPH bersangkutan

3
Konten yang sudah disepakati diberikan kepada Puskominfo maksimal 3 jam sebelum
publikasi

4
Khusus informasi penting akan segera dipublikasikan setelah disepakati oleh kementerian
terkait dan Puskominfo

5
Dalam kasus tertentu, publikasi di website akan memakan waktu yang lebih lama
menyesuaikan dengan tingkat kesulitannya

6
Permintaan publikasi diajukan ke staf Puskominfo yang bertanggungjawab di kementerian
masing-masing
AKUN MEDIA SOSIAL, EMAIL DAN VIDEO TRON

1
Pembuatan akun sosial media yang mencantumkan nama Eksekutif Mahasiswa atau
turunannya harus seizin Pusat Informasi dan Komunikasi.

2 Segala Informasi akun sosial media baik berupa nama akun, kata sandi berserta
perubahannya harus seizin dan diketahui oleh Puskominfo

3
Akun sosial media dikelola oleh kementerian/kepanitiaan yang bersangkutan

4
Akun sosial media yang sudah beredar dari kepengurusan tahun sebelumnya dapat
dilanjutkan dengan perizinan terlebih dahulu dari Puskominfo

5
Apabila pengiriman email berupa surat cetak, surat di-scan. Untuk mempermudah bisa
di-scan menggunakan aplikasi yang tersedia secara gratis di Play Store/App
Store/Windows Store

6
Pengiriman email akan dilakukan segera setelah mengirimkan konten kepada
PUSKOMINFO

7
Prosedur publikasi di videotron dapat dilihat di
http://pidk.ub.ac.id/layanan/prosedur_publikasi_videotron/ dan
http://pidk.ub.ac.id/panduan-penyusunan-informasi/