PENGERTIAN DAN CARA PELAKSANAAN SWAKELOLA

Swakelola adalah pekerjaan yang dilakukan atau dikelola secara mandiri. Dalam kegiatan Pengadaan
Barang/Jasa, penyelenggaran pekerjaan swakelola direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri
oleh K/L/PD sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan/atau kelompok
masyarakat.

Pekerjaan-pekerjaan yang Dapat Dikerjakan Melalui Swakelola

Dalam Perlem LKPP Nomor 8 Tahun 2018 tentang Pedoman Swakelola yang merupakan aturan turunan
dari Perpres No. 16 Tahun 2018 telah dijelaskan Barang/Jasa yang dapat diadakan melalui Swakelola
apabila memenuhi salah satu jenis pekerjaan berikut:
1. Barang/jasa yang dilihat dari segi nilai, lokasi, dan/atau sifatnya tidak diminati oleh Pelaku
Usaha, contoh: pemeliharaan rutin (skala kecil, sederhana), penanaman gebalan rumput,
pemeliharaan rambu suar, Pengadaan Barang/Jasa di lokasi terpencil/pulau terluar, atau
renovasi rumah tidak layak huni;
2. Jasa penyelenggaraan penelitian dan pengembangan, pendidikan dan/atau pelatihan, kursus,
penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan;
3. Penyelenggaraan sayembara atau kontes;
4. Barang/jasa yang dihasilkan oleh usaha ekonomi kreatif dan budaya dalam negeri untuk
kegiatan pengadaan festival, parade seni/budaya, contoh: pembuatan film, tarian musik,
olahraga;
5. Jasa sensus, survei, pemrosesan/pengolahan data, perumusan kebijakan publik, pengujian
laboratorium dan pengembangan sistem, aplikasi, tata kelola, atau standar mutu tertentu;
6. Barang/jasa yang masih dalam pengembangan sehingga belum dapat disediakan atau diminati
oleh Pelaku Usaha;
7. Barang/jasa yang dihasilkan oleh Ormas, Kelompok Masyarakat, atau masyarakat, contoh:
produk kerajinan masyarakat, produk Kelompok Masyarakat, produk Kelompok Masyarakat
penyandang disabilitas, tanaman atau bibit milik masyarakat atau produk warga binaan lembaga
permasyarakatan;
8. Barang/jasa yang pelaksanaan pengadaannya memerlukan partisipasi masyarakat. Dalam hal
pengadaan yang memerlukan partisipasi masyarakat tersebut berupa Pekerjaan Konstruksi
maka hanya dapat berbentuk rehabilitasi, renovasi, dan konstruksi sederhana. Konstruksi
bangunan baru yang tidak sederhana, dibangun oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah penanggung jawab anggaran untuk selanjutnya diserahkan kepada Kelompok
Masyarakat penerima sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Contoh:
pembangunan/pemeliharaan jalan desa/kampung, pembangunan/pemeliharaan saluran
irigrasi mikro/kecil, pengelolaan sampah di pemukiman, atau pembangunan/peremajaan kebun
rakyat;atau
9. Barang/jasa yang bersifat rahasia dan mampu dilaksanakan oleh
Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang bersangkutan, contoh: pembuatan soal ujian
dan pembuatan sistem keamanan informasi.

Jika kondisi tersebut sudah bisa terpenuhi, artinya pelaksanaan pengadaan dapat dilakukan dengan
cara swakelola. Dengan begitu, baru di dalamnya bisa saja terdapat penyedia barang/jasa. contoh
sebagai berikut :
Dalam pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan seperti diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya
atau penyuluhan, seluruh kegiatan memang dilaksanakan secara swakelola dan telah sesuai dengan
definisi dari swakelola itu sendiri. Panitia berasal dari K/L/PD sendiri, perencanaan dilaksanakan
sendiri, juga pengawasan dilaksanakan sendiri. Namun, apabila membutuhkan jasa katering makanan,
dimana katering tersebut disediakan oleh perusahaan makanan, maka hal ini tetap menggunakan
penyedia, dan untuk memilih perusahaan yang mana yang akan dipilih wajib menggunakan metode
pemilihan penyedia yang sesuai dengan cara pelelangan. Artinya, apabila pelaksanaan lokakarya
membutuhkan katering yang bernilai di atas 200 Juta, maka tetap dilakukan pelelangan. Apabila
dilaksanakan di hotel, maka dapat dilakukan penunjukan langsung dengan tata cara yang sesuai dengan
aturan pengadaan barang/jasa.

Penetapan Pemilihan Pengadaan dengan Cara Swakelola

Jika ditarik kesimpulan dari uraian diatas bahwa pemilihan metode pengadaan dengan cara Swakelola
harus sudah direncanakan. Jangan memilih swakelola atau penyedia setelah dokumen anggaran
ditetapkan, tetapi pilihlah pada saat perencanaan pengadaan. Pemilihan metode pengadaan dilakukan
pada saat penyusunan Rencana Umum Pengadaan (Rencana Umum Pengadaan) dan dilaksanakan
sebelum penyusunan anggaran. Metode ini sudah harus tertuang dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK)
atau Term of Reference (TOR) yang disusun oleh tim perencana swakelola. Berikut ini tugas dari Tim
Perencana Swakelola dalam pelaksanaan swakelola :

a. Penyusunan KAK

KAK harus memuat:

1. uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran
serta sumber pendanaan;
2. waktu pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan;
3. keperluan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan
secara rinci yang dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan, dan rencana
kerja harian;
4. rincian biaya pekerjaan yang dijabarkan dalam rencana biaya bulanan dan biaya mingguan;
5. produk yang dihasilkan; dan
6. gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila diperlukan).

b. Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan

1. Tim Perencana membuat jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan kebutuhan waktu
pelaksanaan pekerjaan dalam KAK, termasuk jadwal pengadaan bahan, Jasa Lainnya,
peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan yang diperlukan.
2. Jadwal pelaksanaan pekerjaan adalah waktu dimulainya pelaksanaan pekerjaan hingga
berakhirnya pelaksanaan pekerjaan.
3. Pembuatan jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan disusun dengan mempertimbangkan waktu
yang cukup bagi pelaksanaan/penyelesaian pekerjaan.
c. Penyusunan Rincian Biaya Pekerjaan

Rencana Anggaran Biaya (RAB) ini dimasukkan sebagai bagian dari dokumen anggaran. Dalam
dokumen aanggaran juga sudah terurai komponen akomodasi dan konsumsi, honorarium panitia,
narasumber, Alat Tulis Kantor (ATK), dan berbagai pernak-pernik lainnya. Namun apabila hendak
menggunakan penyedia, maka dalam RAB walaupun diuraikan secara detail, namun dalam dokumen
anggaran hanya dimasukkan dalam 1 mata anggaran secara gelondongan. Rincian RAB akan berubah
menjadi rincian HPS yang sifatnay rahasia, sedangkan total RAB menjadi total anggaran yang masih
harus disusun HPS-nya dan kemudian dilakukan pemilihan terhadap penyedia menggunakan metode
pemilihan yang sesuai (Pelelangan, Penunjukan Langsung, atau Pengadaan Langsung).

Di dalam Aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) juga sudah membagi metode
pengadaan sejak awal, sehingga tidak ada lagi pertanyaan setelah dokumen anggaran diterima,
“Apakah ini dilaksanakan dengan cara swakelola atau penyedia?”