BAB II

PRA PELAKSANAAN
2.1

METODE PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

2.1.1 Tinjauan Umum

Proyek konstruksi bukan merupakan kegiatan Instant, melainkan kegiatan
yang harus melalui suatu proses yang panjang, didalam proyek konstruksi terdapat
suatu rangkaian kegiatan yang berurutan dan berkaitan. Pengadaan pekerjaan
konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan
konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya. Adapun pengadaan jasa
Konsultansi adalah jasa pelayanan profesional yang membutuhkan keahlian
tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir.
Dalam pelaksanaan pembangunan gedung Fakultas MIPA UII ini pengadaan
barang/ jasa dapat dilakukan dengan metoda :
1. Pelelangan; atau
2. Pemilihan langsung; atau
3. Penunjukan langsung; atau
4. Swakelola.

2.1.2 Pelelangan
Pelelangan adalah pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka
untuk umum dengan pegumuman secara luas melalui media cetak dan papan
pengum uman resmi untuk penerangan umum serta bilamana di mungkinkan
melalui media elektronik, sehingga masyarakat luas/ dunia usaha yang berminat
dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
Bila calon penyedia barang/ jasa diketahui terbatas jumlahnya karena
karakteristik, kompleksitas dan kecanggihan teknologi pekerjaannya, dan
kelangkaan tenaga ahli atau terbatasnya perusahaan yang mampu melaksanakan
pekerjaan tersebut, pengadaan barang dan jasa tetap dilakukan dengan cara
pelelangan.
2.1.3 Pemilihan Langsung
11

Pemilihan langsung adalah pengadaan barang/ jasa tanpa melalui pelelangan

dan hanya diikuti oleh penyedia barang/ jasa yang memenuhi syarat, yang
dilakukan dengan cara membandingkan penawaran dan melakukan negosiasi, baik
teknis maupun harga. Sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis
dapat dipertanggungjawabkan. Kriteria pemilihan langsung:
1. Penanganan darurat untuk keamanan dan keselamatan masyarakat dan
pengadaan barang/ jasanya masih memungkinkan untuk menggunakan proses
pemilihan langsung; dan atau
2. Pekerjaan yang perlu dirahasiakan, yang menyangkut keamanan dan
keselamatan negara yang ditetapkan oleh presiden; dan atau
3. Pengadaan barang/ jasa yang setelah dilakukan pelelangan ulang, ternyata
jumlah penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi atau yang memasukkan
penawaran kurang dari 3 (tiga) peserta.

2.1.4 Penunjukan Langsung

Penunjukan langsung adalah suatu proses pelelangan yang dilakukan oleh
pemilik proyek dengan menunjuk langsung kontraktor yang sudah dianggap
mampu untuk melaksanakan pembangunan di lapangan tanpa malalui proses
pelelangan terlebih dahulu. Untuk penunjukan langsung ini harus dipenuhi kriteria
sebagai berikut:
1.

Pengadaan barang/ jasa dengan nilai diatas Rp. 15.000.000,- (lima belas juta
rupiah) sampai dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah), yang
pelaksanaannya akan dilakukan dengan Surat Perintah Kerja (SPK) atau surat
perjanjian/ kontrak.

2.

Pemilihan langsung diadakan dengan terlebih dahulu dibandingkan sekurangkurangnya tiga penawar Golongan Ekonomi Lemah (GEL) yang tercatat
dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) pada Dati II bersangkutan.

3. Pekerjaan yang tidak dapat ditunda-tunda lagi (emergency)

4.

Pengadaan barang/ jasa yang bersifat kebutuhan yang hanya dapat dipenuhi
rekanan tertentu

5.

Pengadaan barang/ jasa yang telah diadakan satu kali pelelangan ulang tetapi
masih mengalami kegagalan
12

6.

Pelaksanaan pekerjaan yang mendesak untuk menghindari kerugian negara

yang lebih besar

7.

Ada beberapa hal yang

biasanya

mendasari

penunjukan langsung

dilaksanakan, yaitu biasanya pada proyek yang bertahap dan kontraktor yang
melaksanakan pada tahap sebelumnya merupakan kontraktor yang sama,
kontraktor yang ditunjuk sudah terpercaya memiliki kualitas pekerjaan yang
memuaskan.

2.1.5 Swakelola
Swakelola

adalah

Pengadaan

Barang/Jasa

dimana

pekerjaannya

direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I yang merupakan

singkatan dari Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi
lainnya, adalah instansi/institiusi yang menggunakan Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara (APBN).
1. Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya

tidak dapat dilakukan dengan cara pelelangan atau pemilihan langsung atau
penunjukan langsung.
2. Pekerjaan yang secara rinci/ detail tidak dapat dihitung/ ditentukan terlebih
dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh penyedia barang/ jasa akan
menanggung resiko yang besar.
diklat, kursus,

3. Penyelenggaraan

penataran,

seminar,

lokakarya,

atau

penyuluhan.
4. Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus untuk

pengembangan teknologi/metoda kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh

penyedia barang/ jasa.
5. Pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijaksanaan
pemerintah, pengujian di laboratorium, pengembangan sistem tertentu dan
penelitian oleh perguruan tinggi/ lembaga ilmiah pemerintah.
Namun proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA UII merupakan proyek
yang dikelola secara swakelola sehingga perencana, pelaksana dan pengawas di
lakukan oleh Tim Yayasan Badan Wakaf sebagai penanggung jawab anggaran,
instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat. Dengan lama proyek 11
bulan (February 2014 December 2014) dan prakiraan total anggaran kurang
13

lebih Rp. 15.868.306.049,00 (lima belas milyar delapan ratus enam puluh delapan
juta tiga ratus enam ribu empat puluh sembilan rupiah).
1. Perencanaan Swakelola
Tahapan perencanaan swakelola merupakan tahap persiapan yang harus
dilakukan untuk melaksanakan swakelola. Untuk setiap pola penyelenggaraan
swakelola yang dilaksanakan oleh K/L/D/I Penanggung Jawab Anggaran, Instansi
Pemerintah Lain maupun oleh Kelompok Masyarakat aktivitas, urutan tahapannya
agak berbeda. Akan tetapi keluaran yang dihasilkan pada tahap perencanaan
adalah sama. Tahapan perencanaan swakelola dapat dilihat di Gambar 2.1.
Keluaran tahap perencanaannya antara lain :
a. Terbentuknya Tim Swakelola.
b. Tersusunnya KAK (Kerangka Acuan Kerja).
c. Tersusunnya Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan.
d. Tersusunnya Rincian Biaya Pekerjaan.
e. Tersusunnya Rencana Kerja dan Spesifikasi Teknis.
f. Tersusunnya Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja.
g. Pada Pelaksanaan Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain :
1) Tersusunnya kesepakatan antara K/L/D/I Penanggung Jawab Anggaran
dengan Instansi Pemerintah Lain dalam bentuk Naskah Kerjasama atau Nota
Kesepahaman
2) Kontrak antara PPK dengan Pelaksana Swakelola pada Instansi Pemerintah
Lain
h. Pada Pelaksanaan Swakelola oleh Kelompok Masyarakat :
1) Penetapan Kelompok Masyarakat pelaksana swakelola oleh PA/KPA
(Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggran) termasuk menetapkan
sasaran, tujuan dan besaran anggaran.
2) Kontrak antara PPK (Pejabat Pemberi Komitmen) dengan Penanggung
Jawab Kelompok Masyarakat sebagai pelaksana swakelola.

14

Gambar 2.1 Tahapan Perencanaan Swakelola

2. Pelaksanaan Swakelola
Pengadaan Barang/jasa dengan cara swakelola terdiri dari sejumlah tahap
seperti yang digambarkan pada Gambar 2.2. Tahapan tersebut hampir sama untuk
15

seluruh pelaksana swakelola. Perbedaan hanya terdapat pada cara pembayaran

antara Swakelola yang dilaksanakan oleh K/L/D/I penanggung jawab anggaran
dan instansi pemerintah lain pelaksana swakelola dengan cara pembayaran
swakelola yang dilaksanakan oleh kelompok masyarakat pelaksana swakelola.

Gambar 2.2 Tahapan Pelaksanaan Swakelola

Tahapan pelaksanaan tersebut meliputi :

a. Pelaksanaan rencana kerja.
Tim Pelaksana Swakelola melaksanakan pekerjaan yang telah disusun
perencanaannya, yaitu :
16

1) Melakukan kaji ulang dan pengukuran pada lokasi pekerjaan berdasarkan

gambar rencana kerja.
2) Mengkaji ulang jadwal pelaksanaan kerja (s-curve) serta jadwal kebutuhan
bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli
perseorangan.
3) Mengajukan kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang
dan/atau tenaga ahli perseorangan kepada PPK untuk diproses oleh
ULP/Pejabat Pengadaan; Untuk pelaksana oleh Kelompok Masyarakat,
pengajuannya kepada Penanggung jawab kelompok masyarakat.
4) Mendatangkan dan mengatur tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan untuk
melaksanakan kegiatan/pekerjaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan.
5) Menyusun laporan tentang penerimaan dan penggunaan bahan, Jasa
Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan ; dan
6) Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (realisasi fisik dan keuangan).
b. Pengadaan bahan, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli
perseorangan :
1) Pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli
perseorangan dilakukan oleh ULP (Unit Layanan Pengadaan)/Pejabat
Pengadaan dengan menggunakan metode pengadaan yang sesuai.
2) Pengiriman bahan dapat dilakukan secara bertahap atau keseluruhan sesuai
dengan kebutuhan, lokasi pekerjaan dan kapasitas penyimpanan.
c. Pembayaran :
1) Pembayaran upah tenaga kerja yang diperlukan dilakukan secara harian
berdasarkan daftar hadir pekerja atau dengan cara upah borong.
2) Pembayaran gaji tenaga ahli perseorangan (apabila diperlukan) dilakukan
berdasarkan kontrak konsultan perseorangan atau tanda bukti pembayaran.
3) Pembayaran bahan dan/atau peralatan/suku cadang dilakukan berdasarkan
kontrak pengadaan barang.
Ketiga poin di atas berlaku untuk kegiatan swakelola untuk seluruh pola
penyelenggaraan swakelola. Hal-hal yang berbeda terkait dengan pembayaran ini
disajikan pada Gmbar 2.3 berikut ini.

17

(Sumber : LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah)

Gambar 2.3 Tabel Mekanisme Pembayaran Pelaksanaan Swakelola
d. Pelaporan kemajuan pekerjaan dan dokumentasi :
1) Laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan penggunaan keuangan
dilaporkan oleh Tim Pelaksana kepada PPK secara berkala.
2) Laporan kemajuan realisasi fisik dan keuangan dilaporkan oleh PPK kepada
PA/KPA setiap bulan.
3) Pencapaian target fisik dicatat setiap hari, dievaluasi setiap minggu serta
dibuat laporan mingguan agar dapat diketahui apakah dana yang
dikeluarkan sesuai dengan target fisik yang dicapai.
4) Pencapaian target non-fisik dicatat dan dievaluasi setiap bulan.
5) Penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga
ahli perseorangan dicatat setiap hari dalam laporan harian.
6) Laporan bulanan dibuat berdasarkan laporan mingguan.
7) Dokumentasi pekerjaan meliputi administrasi dan foto pelaksanaan
pekerjaan. Foto dari arah yang sama diambil pada saat sebelum, sedang, dan
sesudah diselesaikannya pekerjaan.
e. Pelaporan realisasi pekerjaan
Pelaporan realisasi pekerjaan dibuat oleh Tim Pelaksana dan dilaporkan kepada
PPK setelah pekerjaan
mencapai 100%. Laporan ini berisi antara lain :
1) Struktur organisasi pekerjaan Swakelola termasuk tugas pokok dan
tanggung jawab masing- masing unit organisasi.

18

2) Persiapan

pekerjaan

Swakelola

yang

meliputi

kesesuaian

gambar

pelaksanaan dengan gambar rencana kerja serta kebutuhan bahan, Jasa

Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan.
3) Pelaksanaan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian jadwal
pelaksanaan pekerjaan terhadap jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan,
penyerapan keuangan, penyerahan pekerjaan sampai dengan selesai 100%
(sasaran akhir pekerjaan telah tercapai) dan foto-foto dokumentasi ;
4) Penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga
ahli perseorangan.
f. Penyerahan hasil pekerjaan :
1) Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran akhir
pekerjaan telah tercapai), Ketua Tim Pelaksana menyerahkan pekerjaan
kepada PPK.
2) PPK menyerahkan pekerjaan dan laporan pekerjaan selesai kepada PA/KPA
melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.
3) Setelah dilakukan penyerahan pekerjaan, dilanjutkan dengan proses
penyerahan aset sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
3. Pengawasan dan Evaluasi Swakelola
Pelaksanaan swakelola akan mendapatkan pengawasan dan evaluasi.
Aktivitas pengawasan dan evaluasi swakelola sama untuk setiap Penyelenggara
swakelola.
a. Pengawasan
Pengawasan pekerjaan Swakelola dilakukan oleh Tim Pengawas
untuk mengawasi pekerjaan mulai dari persiapan sampai akhir
pelaksanaan pekerjaan Swakelola meliputi :
1) Pengawasan administrasi yang dilakukan terhadap dokumentasi pelaksanaan
kegiatan dan pelaporan.
2) Pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan untuk mengetahui
realisasi fisik pekerjaan lapangan meliputi :
a) Pengawasan terhadap bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa
bahan.
b) Pengawasan

terhadap

penggunaan

peralatan/suku

cadang

untuk

menghindari tumpang tindih pemakaian di lapangan ; dan

c) Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan.
3) Pengawasan Keuangan yang mencakup cara pembayaran serta efisiensi dan
efektifitas penggunaan keuangan ; dan
19

4) Apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera

mengambil tindakan.
b. Evaluasi
Aktivitas evaluasi pelaksanaan swakelola terdiri dari :
1) Tim Pengawas melakukan evaluasi setiap minggu terhadap pelaksanaan
pekerjaan yang meliputi :
a) Pengadaan dan penggunaan material/bahan;
b) Pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli;
c) Pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang;
d) Realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan;
e) Pelaksanaan fisik; dan
f) Hasil kerja setiap jenis pekerjaan.
2) Dari hasil evaluasi tersebut, Penanggungjawab memberikan masukan dan
rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan
Swakelola selanjutnya.

2.2 ORGANISASI PROYEK

2.2.1 Tinjauan Umum
Dalam penyelenggaraan suatu proyek, kegiatan yang akan dihadapi sangat
kompleks. Hal ini tentu memerlukan suatu manajemen yang baik sehingga pada
akhirnya proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana. Pelaksanan proyek harus
diselenggarakan secara menyeluruh mulai dari perencanaan, pembangunan fisik,
sampai dengan pemeliharaan yang melibatkan bermacam - macam unsur dan
komponen pendukung.
Salah satu bagian dari manajemen proyek yang memegang peranan cukup
penting adalah organisasi proyek. Sebuah proyek akan berhasil jika di dalamnya
terdapat pengorganisasian yang baik. Pengorganisasian tersebut merupakan
pengelolaan proyek dengan tujuan mengatur tahaptahap pelaksanaan pekerjaan
dalam mencapai sasaran. Sedangkan organisasi proyek merupakan suatu sistem
yang melibatkan banyak pihak yang bekerja sama dalam melaksanakan
serangkaian kegiatan.
Keberadaan seorang pemimpin organisasi mutlak diperlukan untuk
mengkoordinasikan fungsi-fungsi yang ada, sehingga dapat berjalan sesuai
dengan tugas dan tanggung jawabnya untuk mencapai tujuan tertentu.
Oleh karena itu unsur-unsur yang terlibat dalam pengelolaan harus saling
bekerja sama dan mempunyai rasa tanggung jawab terhadap tugas, kewajiban
20

serta wewenang yang telah diberikan sesuai bidang dan keahlian masing-masing.
Keuntungan dari adanya Organisasi dalam suatu proyek adalah :
1. Pekerjaan dapat dilaksanakan secara matang.
2. Pekerjaan yang tumpang tindih dapat dihindari dengan dilaksanakannya
pembagian tugas serta tanggung jawab sesuai keahlian.
3. Meningkatkan pendayagunaan dana, fasilitas, serta kemampuan yang tersedia
secara maksimal.
2.2.2 Unsur Unsur Pengelola Proyek
Secara garis besar unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksana pembangunan
proyek Gedung Fakultas MIPA UII meliputi pemberi tugas (Owner), perencana
dan pelaksana. Dalam pembangunan gedung Fakultas MIPA UII ini tidak
memiliki pengawas khusus karena merupakan swakelola sehingga quality
controlnya dari Badan Wakaf sendiri. Ketiga unsur pengelola proyek tersebut
mempunyai wewenang dan tanggung jawab sesuai kedudukan dan fungsinya.
1. Pemilik Proyek ( Owner )
Pemilik proyek yang sering juga disebut sebagai pemberi tugas, owner atau
bouwheer adalah suatu badan usaha atau perseorangan, baik pemerintah
maupun swasta yang memiliki, memberikan pekerjaan serta membiayai seluruh
proyek dalam proses pembangunan suatu bangunan. Pada kegiatan
Pembangunan gedung Fakultas MIPA UII semua anggaran dibiayai oleh
Yayasan Badan Wakaf UII.
Adapun wewenang, kewajiban serta hak dari pemilik proyek adalah, sebagai
berikut :
a. Menyediakan dana untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan
pembangunan proyek
b. Mengangkat wakil di proyek yang mempunyai wewenang penuh untuk
c.
d.
e.
f.
g.

memeriksa pelaksanaan pembangunan.

Memberikan keputusan mengenai gambar kerja yang dibuat oleh pelaksana.
Menerima dan memeriksa berita acara pemeriksaan proyek.
Menerima laporan kemajuan proyek .
Mengesahkan semua biaya pembayaran dari pelaksana.
Menerima dan menyetujui pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan oleh

pelaksana.
2. Pengawas (Quality Control)
Proyek pembangunan Gedung Fakultas MIPA UII merupakan proyek yang
dikelola secara swakelola, sehingga kontrol kualitas dilakukan sendiri oleh
team Yayasan Badan Wakaf.
Adapun hak dan kewajiban dari Quality Control, adalah sebagai berikut :
21

a. Mengawasi pelaksana dalam menjalankan kewajibannya dengan mengacu

pada spesifikasi teknis, jadwal, dan perencanaan proyek yang telah ada.
b. Mengontrol dan memberikan penilaian untuk kemudian ditindaklanjuti atas
hasil pekerjaan pelaksana.
c. Memeriksa dan memberikan rekomendasi tentang material yang boleh
dipakai ataupun tidak.
d. Mencari dan memberikan solusi atas permasalahan-permasalahan yang
mungkin timbul
e. Mempelajari dan menerapkan cara -cara, teknik-teknik, urutan-urutan atau
prosedur pelaksanaan.
f. Mengoreksi dan menindaklanjuti laporan berkala tentang hasil prestasi
proyek yang dibuat olek pelaksan.
g. Berhak melakukan tindakan-tindakan atas nama pemilik, misalnya menolak
pekerjaan yang dinilai tidak sesuai dengan dokumen kontrak.
h. Memberikan instruksi / koreksi kepada pelaksana apabila

terjadi

penyimpangan terhadap kontrak kerja.

3. Perencana
Perencana adalah pihak yang ditunjuk oleh pemilik proyek melalui wakilnya
untuk bertindak sebagai perencana sesuai dengan keahliannya. Dalam hal ini
perencanaan dilakukan oleh team perencana dari Yayasan Badan Wakaf UII.
Adapun pihak-pihak yang merupakan perencana adalah sebagai berikut :
a. Perencana Struktur
Perencana Struktur merupakan badan/organisasi yang ahli dalam bidang
perencanaan struktur bangunan secara keseluruhan.
Tugas Perencana Struktur adalah :
1) Membuat perhitungan seluruh proyek berdasarkan teknis yang telah
ditetapkan sebelumnya serta membuat perhitungan terhadap data-data
yang bersifat penunjang perhitungan struktur, misalnya perhitungan
settlement atau penurunan tanah;
2) Membuat perhitungan ulang apabila terjadi perubahan perencanaan awal
setelah pengaplikasiannya di lapangan;
3) Mengadakan pengawasan berkala sejak mulai hingga berakhirnya
proyek;
4) Menerima sejumlah biaya perencanaan dari pemberi tugas sesuai
dokumen kontrak.
b. Perencana Arsitektur

22

Perencana Arsitektur adalah pihak yang ditunjuk dan ditetapkan oleh

pemilik proyek melalui wakilnya untuk bertindak sebagai perencana bentuk,
dimensi, dan tata letak bangunan utama dan bangunan pelengkapnya.
Tugas konsultan perencana arsitektur adalah :
1) Membuat gambar desain / perencanaan meliputi dimensi bangunan
secara keseluruhan dengan dilengkapi spesifikasi teknis, fasilitas-fasilitas
pendukung dan konfigurasi penempatannya, beserta gambar-gambar
ulang atau gambar-gambar revisi apabila diperlukan;
2) Menentukan spesifikasi bahan bangunan secara keseluruhan dari awal
pelaksanaan proyek sampai finishing, yang didasarkan pada perencanan
struktural maupun estetika;
3) Bertanggung jawab sepenuhnya atas hasil perencanaan yang dibuatnya
apabila sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dan juga
berhak menegur pengawas apabila terjadi pelaksanaan yang tidak sesuai
dengan dokumen perencanaan.
c. Perencana Mekanikal, Elektrikal dan Plumbing (MEP)
Perencana MEP merupakan badan atau organisasi yang ahli dalam bidang
mekanikal dan elektrikal.
Tugas mekanikal dan elektrikal ini adalah :
1). Merencanakan instalasi yang menggunakan tenaga mesin dan listrik
serta berbagai perlengkapan seperti misalnya AC, perlengkapan
penerangan, plumbing, generator, pemadam kebakaran, telepon, dan
sound system;
2). Ikut serta dalam rapat untuk memberikan penjelasan mengenai
perencanaan Mekanikal, Elektrikal dan Plumbing.
4. Pelaksana
Pelaksana dalam sebuah proyek, umumnya adalah berupa perorangan atau
badan hukum, yang telah ditetapkan olek pihak pemilik proyek dan telah pula
menandatangani Surat Perjanjian Kerja (SPK). Pelaksanaan ini bekerja dengan
mengacu pada gambar kerja (bestek), Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)
yang telah disusun. Pelaksana adalah pemenang lelang atau tender, namun pada
proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA UII dilakukan secara swakelola
sehingga pelaksanaan dilakukan oleh team dari Yayasan Badan Wakaf atau
ditunjuk langsung.
Adapun kewajiban dan hak pelaksana adalah :

23

a. Melaksanakan semua kesepakatan yang ada dalam kontrak kerja, baik

mengenai scheduling pelaksanaan maupun masa pemeliharaannya;
2. Mematuhi dan melaksanakan segala petunjuk yang diberikan direksi;
3. Sebelum pekerjaan dimulai, pelaksana harus membuat dan menyerahkan
gambar-gambar kerja (shop drawing) serta metode kerja yang nantinya akan
dilaksanakan;
4. Mengadakan perubahan-perubahan (revisi) yang diperlukan bilamana
dikehendaki oleh pemberi tugas sesuai dengan kesepakatan bersama;
5. Menyediakan tenaga kerja;
6. Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan yang diserahkan kepada
rapat Yayasan Badan Wakaf;
7. Bertanggung jawab atas kualitas atau mutu pekerjaan;
8. Membayar semua ganti rugi akibat kecelakaan yang terjadi pada waktu
pelaksanaan pekerjaan, kecuali hal itu akibat kecelakaan pemberi tugas dan
wakilnya;
9. Berhak mengajukan permohonan untuk mendapatkan perpanjangan waktu
pelaksanaan apabila terjadi keterlambatan yang disebabkan oleh hal-hal
yang bersifat diluar dugaan (force majeur) dan kemudian mempertanggung
jawabkannya

kepada

pemilik

proyek,

antara

lain

adalah

terjadinya:pemogokan, larangan kerja, bencana alam, kerusuhan-kerusuhan

sosial, Peraturan Pemerintah dalam bidang moneter yang langsung
mempengaruhi pekerjaan;
10. Berhak menerima sejumlah biaya pelaksanaan pekerjaan dari pemberi
tugas setelah pekerjaan selesai sesuai dengan kesepakatan yang tercantum
dalam kontrak kerja.
11. Pelaksana menyusun sebuah struktur organisasi yang di dalamnya
tercantum alur-alur pemberian perintah dan alur koordinasi yang
memungkinkan masing-masing komponen untuk bekerja dengan maksimal
dan tidak terjadi overlaping tanggungjawab. Untuk kelancaran pelaksanaan
pekerjaan, pelaksana dibantu oleh sub-sub pelaksana yang ditunjuk oleh
pelaksana.
2.2.3 Hubungan Kerja Antar Unsur Unsur Pelaksana

Pemberi Tugas
(Owner)
Perencana

24

Pengawas

Pelaksana

Keterangan :
: Instruksi
: Koordinasi
Gambar 2.4 Diagram Hubungan Kerja Unsur Proyek Konstruksi
Hubungan kerja antar unsur unsur pelaksana proyek meliputi tiga unsur
yaitu pemilik dengan perencana, pemilik dengan pelaksana, serta perencana
dengan pelaksana yang akan dijelaskan di bawah ini :
1. Pemilik dengan Perencana
Terikat dengan suatu perjanjian kerja, pemilik berkewajiban membayar hasil
kerja perencana, sedangkan perencana berkewajiban membuat perencanaan
lengkap sehingga proyek dapat dilaksanakan di lapangan.
2. Pemilik dengan Pengawas
Dala proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA UII pemilik dan pengawas
merupakan satu kesatuan, dalam artian pemilik proyek (YBW) mengawasai
langsung proses kerja pembangunan gedung Fakultas MIPA UII. Jika ada hal
hal yang perlu di komonikasikan maka hal tersebut dibahas dalam rapat
kordinasi proyek.
3. Pemilik dengan Pelaksana
Terikat dengan suatu perjanjian kerja, pemilik berkewajiban membayar
pelaksana yang berupa pekerjaan fisik di lapangan. Pelaksana berkewajiban
menyelesaikan pekerjaan sesuai rencana, baik waktu, kualitas maupun
kuantitas.
4. Perencana dan Pelaksana
Tidak ada ikatan kontrak kerja, masing masing unsur berdiri sesuai dengan
bidang kerja dan tanggung jawab. Apabila diperlukan pengawas dapat
mengadakan konsultasi dengan perencana.

2.2.4 Struktur Organisasi Pelaksana Pembangunan Proyek

25

Dalam pembangunan suatu proyek pasti diperlukan suatu koordinasi agar

pelaksanaan proyek dapat berjalan sesuai rencana, maka dari itu disusun struktur
organisasi proyek untuk mengatur dan mengendalikan tiap pekerjaan yang ada di
proyek tersebut. Struktur organisasi pelaksana pembangunan gedung Fakultas
MIPA universitas Islam Indonesia dapat di lihat pada Gambar 2.4.

26

STRUKTUR ORGANISASI PELAKSANA

PEMBANGUNAN PROYEK FMIPA UII

Gambar 2.5 Struktur Organisasi Pelaksana Pembangunan Gedung FMIPA UII

27

Berikut ini adalah garis besar tugas dari masing-masing bagian organisasi
proyek.
a. Project Manager
Manager proyek mempunyai tugas untuk:
a. Bertanggung jawab terhadap masalah di proyek serta tugas dan wewenang
b.
c.
d.
e.

yang ditetapkan perusahaan,

Memimpin pelaksanaan rapat tinjauan manajemen (rtm) di proyek,
Bertanggung jawab terhadap perubahan pelaksanaan (terhadap kontrak),
Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penyelasaian keluhan pelanggan,
Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan berdasarkan rencana

mutu proyek, dan

f. Mengevaluasi laporan yang dibuat oleh bagian bagian yang terlibat sesuai
ketentuan perusahaan.
b. Site Manager
Tugas site engineer manager adalah membantu tugas-tugas dari project
manager, karena di dalam proyek ini site engineer manager menjadi wakil dari
project manager.Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
a. Terselangaranya pelaksanaan pelaksanaan proyek.
b. Terselenggaranya adminitrasi proyek.
c. Terselenggaranya penendalian mutu, waktu, biaya dan kwantitas pekerjaan
proyek.
d. Memberi rekomendasi kepada kepala proyek tentang perubahan metode,
alat, bahan, tenaga kerja dan kebutuhan dana.
e. Mengadakan kesepakatan dengan konsultan proyek/pemilik proyek dalam
kaitannya dengan Berita Acara kemajuan pekerjaan.
f. Menolak pengajuan pembayaran biaya proyek sebatas wewenang yang di
berikan.
c. Administrasi Keuangan
Tugas yang dilakukan dalam proyek ini adalah terselenggaranya kebutuhan
pembiayaan proyek secara periodik. Wewenang dan tanggung jawabnya
adalah:
a. Terselenggaranya permintaan dana serta realisasi pendistribusian dana
proyek.
b. Terselenggaranya pembukuan biaya proyek secara rinci dan benar.
c. Terselenggaranya surat-menyurat yang bersifat umum dan kegiatan dalam
lingkup rumah tangga proyek.
d. Mendistribusikan dana proyek kepada yang berhak dengan persetujuan
Project Manager.
d. Administrasi Teknik
Tugas administrasi teknik diantaranya adalah :

28

a. Mengkoordinir dan mengarahkan kegiatan admistrasi surat menyurat

dengan pihak pemberi tugas maupun Konsultan.
b. Mengkoordinir dan mengarahkan surat surat permintaan pelaksanaan
pekerjaan pada Konsultan / Pemberi Tugas.
c. Mendata tiap tiap kemajuan pekerjaan untuk dijadikan laporan kemajuan
proyek.
d. Mempersiapkan Berita Acara kemajuan pekerjaan untuk dapat dijadikan
tagihan.
e. Mengurus amandemen kontrak beserta negosiasinya.
e. Pelaksana Arsitektur
Tugas yang dilakukan dalam proyek ini adalah bertanggung jawab atas
terselenggaranya pelaksanaan pekerjaan struktur dan pekerjaan arsitektural.
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah :
a. Memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan struktur dan
arsitektural di lapangan.
b. Menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran.
c. Membuat rencana dan opname pekerjaan.
d. Bertanggungjawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.
f. Pelaksana Sipil
Pelaksana sipil bertugas tugas untuk:
a. memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan struktur di
lapangan,
b. menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran,
c. membuat rencana dan opname pekerjaan, dan
d. bertanggungjawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.
10. Pelaksana ME (Mechanical Electrical)
Pelaksana lapangan MEE mempunyai tugas untuk:
a. memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan MEE di
lapangan,
b. menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran.,
c. membuat rencana dan opname pekerjaan, dan
d. bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.
11. Drafter
Juru gambar mempunyai tugas untuk:
a. menyelesaikan gambar desain yang di printahkan site manager,
b. memberikan hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manger, dan
c. bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.
12. Surveyor
Surveyor mempunyai tugas untuk:
a. membuat patokan kerja dari gambar ke pelaksanaan pekerjaan,
b. memberikan hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager, dan
c. bertanggung jawab atas posisi dan ukuran bangunan kepada site manager.

29

2.2.5 Rapat Koordinasi

Untuk menjaga keharmonisan

antara

Pemberi

Tugas,

Perencana,

Koordinator Pengawas dan Tim Pelaksana maka diperlukan kesepakatan bersama

dalam menangani proyek ini. Untuk menangani pekerjaan poyek ini sering terjadi
masalah yang harus dihadapi, maka diperlukan rapat koordinasi untuk
mengungkapkan berbagai masalah sehingga nantinya akan tercapai suatu
kesepakatan.
Rapat koordinasi yang dilakukan Pemberi Tugas diadakan seminggu sekali
dimaksudkan untuk mengkoordinir, memantau serta mengevaluasi program
pelaksanaan pekerjaan. Rapat koordinasi ini dihadiri Pemberi Tugas, Koordinator
Pengawas, Tim Pelaksana dan Para Staf Pelaksana Lapangan. Tujuan lain dari
rapat ini adalah untuk memberikan laporan mingguan antara pihak pelaksana dan
pihak konsultan pengawas. Bila terjadi perselisihan yang mungkin terjadi antara
kedua belah pihak, akan diselesaikan dengan cara musyawarah. Selama
perselisihan dapat diselesaikan tidak ada alasan untuk menunda pelaksanaan
pekerjaan sesuai jadwal yang ditetapkan. Pada proyek ini rapat koordinasi
dilaksanakan minimal sekali dalam seminggu.
2.3 ADMINISTRASI PROYEK
2.3.1 Tinjauan Umum
Administrasi merupakan kegiatan penunjang proyek yang keberadaannya
sangat diperlukan pada suatu proyek. Kegiatan administrasi proyek adalah sebagai
berikut :
1. Mengurus serta menyelesaikan kegiatan proyek yang bersifat

administratif,

keuangan dan umum.

2. Menyiapkan berita acara lapangan, arsip dan menyusun dokumentasi.
3. Mengurus tenaga kerja
2.3.2 Fungsi dan Tujuan Administrasi Proyek
Administrasi proyek konstruksi berfungsi menggerakan proyek dalam arti
tata usaha atau menyelesaikan perselisihan dan pembayaran, mengurus perubahan
pekerjaan dan klaim-klaim, serta menyelesaikan perselisihan yang mungkin
muncul selama pelaksanaan kontrak. (Gilbreath, 1992).
Tujuan dari administrasi proyek adalah agar proyek tersebut secara
komersial berhasil, artinya pengguna jasa akan mendapatkan proyek yang mutu,
biaya dan waktunya sesuai dengan kontrak. Sebaliknya, penyedia jasa

30

mendapatkan hak-haknya berupa pembayaran atas hasil pekerjaannya beserta

perubahan dan klaim-klaim sesuai ketentuan dalam kontrak.
2.3.3 Kontrak
Kontrak kerja merupakan suatu persetujuan yang dibuat oleh suatu pihak
untuk mengerjakan sesuatu bagi kepentingan pihak yang lain menurut persyaratan
yang telah ditentukan dan disepakati bersama.
Kontrak kerja konstruksi dapat dikatakan kontrak bisnis yang merupakan
suatu perjanjian dalam bentuk tertulis dimana substansi yang disetujui oleh para
pihak yang terikat di dalamnya. Sedangkan pengertian bisnis itu sendiri adalah
tindakan yang mempunyai aspek komersial. Dengan demikian, kontrak kerja
konstruksi adalah perjanjian tertulis antara dua pihak atau lebih yang mempunyai
nilai komersial (Hikmahanto Juwana, 2001).
Dokumen kontrak yang perlu diperhatikan adalah dokumen syarat-syarat
perjanjian (Condition of Contract), karena dalam dokumen ini dijelaskan semua
ketentuan tentang peraturan-peraturan yang telah disepakati pihak-pihak yang
bersangkutan.
2.3.4 Jenis Kontrak Proyek Pembangunan Gedung FMIPA UII
Tahap perencanaan, pengawasan, dan pelaksanaan pada

proyek

pembangunan gedung Fakultas MIPA UII dilakukan oleh team dari Yayasan
Badan Wakaf. Proyek tersebut dikelola oleh Yayasan Badan Wakaf secara
swakelola dimana semua yang berkaitan dengan proyek pembangunan gedung
tersebut diurus mandiri oleh Yayasan Badan Wakaf tanpa campur tangan dari
pihak luar baik dalam perencanaan pengawasan serta pelaksanaan.
2.3.5 Laporan Kerja
Laporan adalah suatu penyampaian informasi tertulis kepada pimpinan yang
mencakup perkembangan pekerjaan serta memuat uraian penyimpangan
pelaksanaan di lapangan dan perkembangan baru yang timbul di lapangan.
Fungsi laporan adalah sebagai berikut ini :
1. Laporan disampaikan kepada pimpinan merupakan tanggungjawab yang harus
disampaikan oleh bagian administrasi.
2. Laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan oleh seorang
pemimpin.
Bentuk laporan ini terbagi dua macam yaitu kedalam intern dan keluar
ekstern. Untuk laporan kedalam, bagian administrasi melaporkan pada manajer

31

proyek, sedangkan untuk laporan keluar, misalnya laporan kepada rapat

koordinasi, bagian administrasi membuat laporan progress atau presentasi kerja
yang kemudaian dilaporkan langsung pada saat rapat koordinasi diketahui oleh
manajer proyek.
2.3.6 Rencana Kerja
Rencana kerja adalah

pembagian

waktu terinci

yang

disediakan

untukmasing-masing bagian pekerjaan dari suatu proyek pembangunan dalam

jumlah waktu yang sudah direncanakan. Manfaat dibuatnya rencana kerja yaitu :
1. Untuk menentukan urutan pekerjaan.
2. Mengetahui volume pekerjaan yang harus diselesaikan waktu tertentu.
3. Mengendalikan waktu pelaksanaan masing-masing bagian pekerjaan.
4. Mengetahui bahan bangunan dan peralatan yang diperlukan di proyek.
5. Mengetahui jumlah dan jenis tenaga kerja yang diperlukan.
6. Sebagai alat koordinasi bagi pimpinan.
7. Sebagai pedoman kerja dan penilaian kemajuan pelaksanaan pekerjaan.
2.3.7 Tenaga Kerja
Dalam hal ini tenaga kerja yaitu semua orang yang terlibat dalam
pelaksanaan suatu proyek, baik dari yang ahli/ profesional sampai tenaga kerja
pemborong/ buruh. Penempatan tenaga kerja harus disesuaikan antara keahlian
tertentu sehingga pekerjaan yang dihasilkan manjadi efisien dan efektif. Dalam
pelaksanaan pekerjaan, tenaga kerja dibagi beberapa bagian sebagai berikut.
1. Tenaga kerja ahli, adalah pegawai yang ditempatkan dalam pekerjaan proyek
yang sedang berlangsung. Jenis tenaga kerja ini memegang peranan yang
penting terhadap sistem koordinasi dan sistem manajemen dengan tenaga kerja
lainnya untuk menghasilkan prestasi yang baik dalam melaksanakan pekerjaan.
Meliputi tenaga pelaksana yang tingkat pendidikannya sarjana, sarjana muda
dan memiliki pengalaman dibidang masing-masing.
2. Mandor, dituntut untuk memiliki pengetahuan teknis dalam taraf tertentu,
misalnya: dapat membaca gambar konstruksi, dapat membuat perhitungan
ringan, dapat membedakan kualitas bahan bangunan yang akan digunakan,
menangani pekerjaan acuan, pembesian, pengecoran, dan mengawasi pekerjaan
tenaga kerja bawahannya.
3. Tenaga tukang, harus ahli dalam bidangnya berdasarkan pengalaman dan cara
kerja yang sederhana. Tukang dalam proyek tempat penulis kerja praktek
dibagi menjadi lima bagian yaitu tukang besi (rebarman), tukang batu (mason),

32

tukang kayu (carpenter), tukang las, dan tukang listrik (ME). Tukang besi
mengurusi

segala

macam

kegiatan

yang

berhubungan

degan

pembesian/pemasangan tulangan, tukang batu bertugas dalam pengecoran dan

pembuatan lantai kerja, tukang kayu bertugas untuk mengurusi segala macam
pekerjaan yang berhubungan dengan kayu baik bekesting hingga servis
lainnya.
4. Tenaga kasar, memerlukan kondisi yang kuat dan sehat untuk pengangkutan
bahan, alat, dan lain lain.
5. Tenaga keamanan (security), bertugas menjaga keamanan lokasi proyek,
prosedur penerimaan tamu serta membuka dan menutup

pintu jika ada

concrete mixer truck, concrete pump truck maupun truk bahan bangunan yang
akan masuk ke lokasi proyek.
2.3.8 Waktu dan Upah Kerja
Pekerjaan yang dilakukan dinilai berhasil apabila telah sesuai dengan tujuan
yang diharapkan (sesuai rencana). Setiap pekerjaan memerlukan disiplin kerja dari
semua unsur proyek sehingga efisiensi kerja dan waktu dapat tercapai. Besarnya
gaji yang diterima tenaga kerja harus sesuai dengan yang telah ditetapkan dan
dibayarkan tepat waktu.
1. Waktu Kerja
a. Waktu Kerja Biasa
Jumlah hari kerja pada proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA UII
dalam 1 minggu adalah 6 hari, pada hari senin sampai sabtu. Sedangkan
jumlah jam kerja dalam 1 hari adalah 8 jam, kelebihan jam kerja tersebut
dianggap sebagai jam lembur dengan batasan waktu tertentu. Perincian jam
kerja biasa adalah sebagai berikut :
1) Jam 08.00 12.00 WIB Jam bekerja
2) Jam 12.00 13.00 WIB Jam istirahat
3) Jam 13.00 16.00 WIB Jam bekerja
b. Waktu Kerja Lembur
Jam kerja lembur dilakukan apabila ada pekerjaan yang menuntut harus
segera diselesaikan agar target bagian pekerjaan tersebut tercapai. Dalam
proyek pembangunan gedung fakultas MIPA UII ini waktu kerja lemburnya
terhitung apabila waktu kerja melebihi waktu kerja biasa (normal) yaitu dari
setelah pukul 16.00 WIB sampai dengan selesai.
2. Upah Kerja
33

Pembayaran upah tenaga kerja pada proyek pembanguanan gedung Fakultas

MIPA UII ini adalahsebagai berikut :
Pembayaran upah tenaga kerja adalah sebagai berikut :
1. Tenaga kerja tetap, pembayaran upah dilaksanakan setiap akhir bulan.
2. Tenaga kerja honorer, pembayaran upah dilaksanakan setiap minggu.
3. Tenaga kerja harian, pembayaran upah dilaksanakan setiap satu minggu
sekali.
Sedangkan jam kerja lembur, pembayarannya diperhitungkan dari jumlah jam
lembur.

34