MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

Tugas ini di susun untuk memenuhi salah satu penugasan

Diklat Kepala Perpustakaan Materi Pembuatan Data Informasi Perpustakaan

Dosen Pengampu:

Inayatul Khafidhoh, M.Pd

Disusun Oleh:

SRI SETIO NINGRUM,S.Pd.Gr

SMP NEGERI 5 KERTOSONO / JAWA TIMUR

UNIVERSITAS PGRI SEMARANG

LEMBAGA PENGEMBANGAN PROFESI (LPP)
DIKLAT PELATIHAN CALON KEPALA PERPUSTAKAAN
SEKOLAH/MADRASAH POLA 300 JP
TAHUN 2022
A. PENGANTAR

Kemajuan sebuah bangsa dapat dilihat dari kualitas sumber daya

manusianya. Berkenaan dengan kualitas sumber daya manusia maka dapat
dipastikan hal ini memiliki kaitan erat dengan pendidikan. Jika berbicara
tentang pendidikan, maka akan kita dapati berbagai komponen yang menjadi
penunjang keberlangsungannya. Salah satunya adalah komponen sumber
belajar. Sumber belajar adalah segala daya yang dapat dimanfaatkan demi
keberlangsungan proses belajar-mengajar baik secara langsung maupun tidak
langsung, sebagian atau secara keseluruhan. Salah satu sumber belajar yang
dimanfaatkan dalam proses pembelajaran diantaranya adalah perpustakaan
dan buku.
Keberadaan perpustakaan dalam sebuah lembaga pendidikan
merupakan suatu bagian yang sangat penting. Perpustakaan merupakan
tempat yang dapat memberi berbagai informasi dan memiliki peran dalam
menunjang program pendidikan pada umumnya sesuai kurikulum yang
berlaku serta mengembangkan kemampuan siswa dalam memanfaatkan
sumber informasi.

Perpustakaan sebagai pusat informasi dan masyarakat yang

membutuhkan informasi ibarat dua sisi mata uang yang saling berhubungan
yang tak dapat dipisahkan. Dalam hal ini maka perpustakaan harus mampu
memberikan pelayanan baik kepada pemustaka dalam memenuhi
kebutuhannya. Hal ini dapat terwujud apabila perpustakaan sudah siap
melayani dengan sumber informasi yang memadai bagi pemustaka.
Perpustakaan sekolah adalah salah satu sarana pendidikan penunjang kegiatan
belajar siswa yang memegang peran penting dalam memacu tercapainya tujuan
pendidikan di sekolah. Melalui penyediaan perpustakaan siswa dapat
berinteraksi dan terlibat langsung baik secara fisik maupun mental dalam
proses belajar. Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga
informasi akan memiliki kerja yang baik apabila ditunjang dengan pengelolaan
yang memadai. Dengan adanya sebuah pengelolaan seluruh aktivitas akan
mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sehingga
seluruh elemen akan berusaha memfungsikan dan menyesuaikan dengan
ketentuan perpustakaan.
B. PENDESKRIPSIAN INFORMASI DAN DATA PADA
PERPUSTAKAAN SMA DIPONEGORO SAMPANG
1. Deskripsi jawaban pengoperasian informasi dan data
Pengoperasian informasi dan data pada perpustakaan-perpustakaan
sekolah sangat penting dilakukan untuk mengetahui sejauh mana
perkembangan kemajuan perpustakaan sekolah. Berikut ini kami uraikan
atau deskripsikan pengoperasian informasi dan data pada perpustakaan
SMP Negeri 5 Kertosono
a. Pencatatan
Kegiatan pencatatan bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan kami
lakukan dengan mencatat pada buku induk. Pencatatan yang kami
lakukan masih bersifat manual. Informasi pada bahan pustaka yang
ditulis dalam buku induk meliputi judul buku, pengarang, penerbit,
isbn, tahun terbit dan jumlah buku.
Buku Induk Perpustakaan

 Buku induk perpustakaan yang perpustakaan SMP Negeri 5 Kertosono miliki

masih sangat sederhana, semuanya masih bersifat manual belum otomasi. Dapat
dilihat dari bentuk atau format penulisan buku induk pada gambar diatas. Terlihat
untuk format belum selengkap isian pada panduan menulis buku induk. Dapat
dilihat untuk format penulisannya terdiri dari nomor, nomor induk, tanggal
terima, pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bahasa, jumlah, sumber dana,
harga, dan keterangan. Buku induk ini berfungsi untuk mencatat seluruh data
bahan pustaka yang ada di perpustakaan

BUKU INDUK BESAR SMP NEGERI 5 KERTOSONO

b. Pengujian
Pengujian bahan pustaka dilakukan dengan tujuan untuk mengecek
keadaan bahan pustaka dari segi fisik atau isinya. Hal ini dilakukan
untuk menghindari adanya koleksi yang cacat atau sebagian halaman
hilang, kemudian jumlah buku sesuai atau tidak dengan pemesanan
judul dan eksemplar yang dipesan dan diterima.

c. Pengelompokan
Bahan pustaka yang sudah melalui proses pengecekan sudah pasti
akan menjadi koleksi dari perpustakaan sekolah. Langkah selanjutnya
yang harus kita lakukan setelah pengecekkan adalah mengelompokan
ke bidang-bidangnya misalnya dikelompokan berdasarkan judul, dan
pengklasifikasian call number menggunakan DDC. Setiap koleksi
bahan pustaka diberi nomor klasifikasi yang berfungsi sebagai nomer
panggil buku yang ditempel pada punggung buku.

BUKU INDUK BERDASARKAN KLASIFIKASI

000

100
200

300

400
500

600

700
 800

900

PUNGGUNG BUKU PUNGGUNG BUKU PAKET

DARI DANA BOS
 Stempel Perpustakaan
Kantong Buku Peminjaman

Kartu Peminjaman Buku Kartu Slip Pengembalian Buku

d. Pengaturan
Kegiatan penjajaran atau pengaturan koleksi didalam perpustakaan
harus tertata dengan baik dalam rak/tempat koleksi yang ada.
Tujuannya agar koleksi tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan
dapat dikenali oleh pengguna atau pustakawan. Pengaturan koleksi ke
dalam rak bisa dilakukan berdasarkan jenis dan berdasarkan call
number.
 e. Penyingkatan
Penyingkatan dilakukan untuk mengetahui data secara matematis
berupa tabel atau grafik dari anggaran yang di gunakan untuk biaya
oprasional perpustakaan. Di perpustakaan kami sampai saat ini belum
ada anggaran dana yang khusus diberikan untuk pengoperasian
perpustakaan. Untuk pengadaan koleksi barupun kami masih sangat
kesulitan walaupun sebenarnya ada alokasi dari dana bos sebesar 5%
untuk pengadaan koleksi bisa dilihat pada program kerja kepala
perpustakaan.

PROGRAM KERJA KEPALA PERPUSTAKAAN DAN LAPORAN KEUANGAN

f. Perhitungan
Pengoperasian perhitungan disini dilakukan dengan melakukan
pencatatan pada buku peminjaman, buku kunjungan, dan membuat
grafik atau tabel kunjungan. Hal ini dilakukan untuk merekap atau
mengadministrasi data-data yang masuk diperpustakaan.
BUKU PEMINJAMAN “REFERENSI DAN FIKSI”
 BUKU PEMINJAMAN BUKU PAKET

BUKU KUNJUNGAN GURU DAN KARYAWAN KE PERPUSTAKAAN SPAMA

BUKU KUNJUNGAN SISWA KE PERPUSTAKAAN SPAMA

g. Penyimpanan
Untuk penyimpanan dokumen seperti microfilm, CD-rom, dan pita
kaset di perpustakaan kami simpan pada lemari kaca yang sudah
disediakan. Untuk pendataan dilakukan pada buku secara sederhana
dan manual pada buku induk
h. Pengambilan
Pengambilan informasi dan data yang dilakukan disekolah kami masih
bersifat konvensional dan masih serba manual. Jadi informasi yang
didapatkan masih sangat minim, masih mengandalkan informasi
berdasarkan buku-buku yang tertata pada rak dan memanfaatkan kartu
katalog.
i. Penggandaan
Pengadaan Koleksi buku baik dari buku paket maupun buku referensi
diambil dari dana BOS yang disesuaikan dengan kebutuhan sekolah.
Penggandaan bahan koleksi dapat dilakukan dengan membuat
duplikasi dari buku-buku koleksi yang dianggap jumlahnya masih
kurang. Penggandaan seperti ini belum pernah dilakukan oleh
perpustakaan kami karena bentuk pengoperasiannya masih sangat
sederhana.
j. Penyebaran/ deseminasi
Bentuk pengoperasian penyebaran/ deseminasi untuk mentransfer data
dari satu tempat ketempat yang lain belum pernah dilakukan oleh
perpustakaan kami. Jangkauan informasi yang didapat dari
Perpustakaan SMP Neegri 5 Kertosono masih sangat sederhana.
Informasi yang didapat hanya dapat dilakukan jika pengunjung datang
ke perpustakaan dan tidak bisa diakses oleh pengunjung diluar sekolah.
Jadi belum bisa seperti perpustakaan-perpustakaan digital yang
semua informasinya bisa diakses melalui internet.
 GRAFIK PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN

SISWA SMP NEGERI 5 KERTOSONO

TAHUN PELAJARAN 2021/2022 SEMESTER I

100

90

80

70

60 Kelas VII
50 Kelas VIII
40 Kelas IX

30

20

10

0
Juli Agustus September Oktober November Desember

Menurut hasil analisis berdasarkan data yang diambil dari buku

peminjaman siswa dapat disimpulkan bahwa pada bulan-bulan awal yaitu bulan juli
jumlah peminjaman buku perpustakaan relatif tinggi disebabkan karena untuk meminjam
buku paket diperpustakaan, sedangkan pada bulan-bulan akhir semester yaitu november
dan desember mengalami penurunan jumlah peminjaman buku siswa keperpustakaan
karena memasuki jadwal ujian akhir semester dan libur semester mereka mengembalikan
buku yang mereka pinjam
 GRAFIK KUNJUNGAN PERPUSTAKAAN

SISWA SMP NEGERI 5 KERTOSONO

TAHUN PELAJARAN 2021/2022 SEMESTER I

350

300

250

200 Kelas IX
Kelas VIII
150
Kelas VII

100

50

0
JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER

Menurut hasil analisis berdasarkan data yang diambil dari buku kunjungan siswa
dapat disimpulkan bahwa pada bulan-bulan awal yaitu bulan juli jumlah kunjungan
perpustakaan relatif tinggi disebabkan karena untuk meminjam buku paket
diperpustakaan, sedangkan pada bulan-bulan akhir semester yaitu november dan
desember mengalami penurunan jumlah kunjungan siswa keperpustakaan karena
memasuki jadwal ujian akhir semester dan libur semester.
 GRAFIK PEMINATAN PEMINJAMAN BUKU

BERDASARKAN KLASIFIKASI BUKU PERPUSTAKAAN

SISWA SMP NEGERI 5 KERTOSONO TAHUN PELAJARAN 2021/2022

BULAN JULI

1000

100

Kelas VII

10 Kelas VIII
Kelas IX

Menurut hasil analisis berdasarkan data yang diambil dari buku peminjaman
siswa dapat disimpulkan bahwa pada juli jumlah peminjaman buku koleksi perpustakaan
relatif tinggi disebabkan karena untuk meminjam buku paket diperpustakaan dan
peminjaman buku karya fiksi.
2. Kelemahan dan kelebihan pengoperasian informasi dan data
a. Kelemahan dan kelebihan pengoperasian pencatatan

Pencatatan yang dilakukan disekolah saya masih manual di

catat dibuku induk. Kelebihan penulisan di buku induk bisa
tersimpan rapi, namun kelemahannya rawan tulisan kotor maupun
kertasnya rusak. Harapan saya bisa dirubah secara digital dalam
pendataan data buku yang dimiliki di perpustakaan

b. Kelemahan dan kelebihan pengoperasian pengujian

Pengujian bahan pustaka di SMP Negeri 5 Kertosono

dilakukan dengan cara manual untuk mengecek keadaan bahan pustaka
dari segi fisik atau isinya sehingga memerlukan waktu yang lama.

c. Kelemahan dan kelebihan pengoperasian pengelompokan

Pengelompokan di sekolah saya masih secara manual
sehingga terkadang keliru dalam pengelompokan berdasarkan judul, dan
pengklasifikasian DCC call number. Adanya pengelompokan
mempermudah dalam pencarian buku karena sudah sesuai dengan
klasifikasi buku.

d. Kelemahan dan kelebihan pengoperasian pengaturan

Pengaturan bahan pustaka disesuaikan dengan rak sesuai

dengan nomer klasifikasi buku, jadi jumlah buku tidak selalu sama
tergantung pada panjang rak buku. Dengan memasukkan buku sesuai
dengan klasifikasi buku maka dapat memudahkan untuk mencari
informasi karena sudah ditata berdasarkan judul dan call number.

e. Kelemahan dan kelebihan pengoperasian penyingkatan

Perlu adaya penggaran dana khusus untuk pengadaan pelatihan
bagi petugas perpustakaan dalam pengoperasian perpustakaan sehingga
mengerti cara penyingkatan yang benar.
f. Kelemahan dan Kelebihan pengoperasian penghitungan
Penghitungan masih dilakukan secara manual harapannya untuk
kedepannya bisa dilakukan secara digital
 g. Kelemahan dan kelebihan pengoperasian penyimpanan
Untuk penyimpanan dokumen seperti microfilm, CD-rom, pita
kaset sudah ada rak khusus dari kaca yang aman dari gangguan
serangga. Kekuranganya adalah masih sedikit jumlah koleksinya
disekolah kami.
h. Kelemahan dan kelebihan pengoperasian pengambilan

Pengambilan informasi dan data masih dilakukan secara manual.

Alat bantu beupa kartu katalog yang tersimpan di lemari katalog. Siswa
apabila kesulitan akan dibantu oleh petugas perpustakaan dalam
pengambilan buku.
i. Kelemahan dan kelebihan pengoperasian penggandaan

Pengadaan buku atau koleksi dari sekolah kami diambil daei dana
bos dan drooping dari dinas pendidikan

j. Kelemahan dan kelebihan pengoperasian penyebaran/ deseminasi

Informasi yang diberikan dalam perpustakaan masih berasal dari
membaca buku maupun mading.

3. Perencanaan perbaikan pengoperasian informasi dan data

Pengoperasian informasi dan data pada perpustakaan SMP Negeri 5
Kertosono masih perlu diperbaiki. Dapat dilihat pada uraian pencatatan,
pengujian, pengelompokan, pengaturan, penyingkatan, perhitungan,
penyimpanan, pengambilan, penggandaan, dan penyebaran/ deseminasi
di perpustakaan kami masih ada yang belum pernah dilakukan. Hal ini
disebabkan oleh minimnya sarana dan bentuk pengoperasian yang masih
manual. Sehingga belum bisa dijadikan daya dukung perkembangan
perpustakaan sekolah pada umumnya. Oleh karena itu kami
merencanakan perbaikan pengoperasian informasi dan data melalui
pelayanan yang lebih baik lagi. Adanya kerjasama antara kepala sekolah,
kepala perpustakaan, dan pustakawan dalam mengubah sistem pelayanan
dari manual menjadi otomatis menggunakan komputer sepertinya
memang harus cepat dilaksanakan agar pencarian informasi dan data
dapat lebih mudah dijangkau. Anggaran biaya untuk perbaikan ini juga
harus lebih disiapkan lagi agar semua rencana perbaikan dapat berjalan
dengan baik.
C. PENUTUP
Pengoperasian informasi dan data sangat penting dilakukan pada
perpustakaan-perpustakaan sekolah. Hal ini dilakukan dalam upaya
perbaikan pemberian pelayanan yang baik pada pengunjung perpustakaan.
Memudahkan mengakses informasi merupakan harapan yang dinginkan
seorang kepala perpustakaan dan pustakawan. Dengan uraian-uraian
pengoperasian informasi dan data pada perpustakaan SMP Negeri 5
Kertosono diharapkan kedepannya dapat melakukan perbaikan yang
lebih baik lagi. Sehingga pelayanan dapat berjalan dengan baik.