Implementasi

MA Bahrul Ulum

Powered by
 Materi Dasar 1
Pendaftaran Akun dan
Absensi Staf-Staf
Overview Materi 1: Pendaftaran Akun dan Absensi Staf

1. Install aplikasi MA Bahrul Ulum

2. Pendaftaran akun di aplikasi Ma Bahrul Ulum
3. Verifikasi nomor HP
4. Verifikasi data diri
5. Verifikasi peran (guru, ustadz, tutor, konselor, keamanan, tenaga
medis, pustakawan, petugas piket) dan sinkronisasi karyawan
6. Checkin dan checkout (absensi)
7. Koneksi sebagai wali santri
Overview Materi 1: Pendaftaran Akun dan Absensi Staf

1. Install aplikasi Ma Bahrul Ulum

2. Pendaftaran akun di aplikasi MA Bahrul Ulum
3. Verifikasi nomor HP
4. Verifikasi data diri
5. Verifikasi peran (guru, ustadz, tutor, konselor, keamanan, tenaga
medis, pustakawan, petugas piket) dan sinkronisasi karyawan
6. Checkin dan checkout (absensi)
7. Koneksi sebagai wali santri
INSTALL APLIKASI Ma Bahrul Ulum
1. Buka Google Play Store/App Store di
HP Android Anda.
2. Cari aplikasi dengan kata kunci “Ma
Bahrul Ulum”.
3. Pilih “Ma Bahrul Ulum” seperti
gambar di samping.
4. Klik Install lalu tunggu proses instalasi
aplikasi Ma Bahrul Ulumdi HP Anda.

Note : Pastikan koneksi jaringan anda

tersambung dan penyimpanan di HP anda
cukup untuk kelancaran proses instalasi
Overview Materi 1: Pendaftaran Akun dan Absensi Staf

1. Install aplikasi PesantrenQu

2. Pendaftaran akun di aplikasi Ma Bahrul Ulum
3. Verifikasi nomor HP
4. Verifikasi data diri
5. Verifikasi peran (guru, ustadz, tutor, konselor, keamanan, tenaga
medis, pustakawan, petugas piket) dan sinkronisasi karyawan
6. Checkin dan checkout (absensi)
7. Koneksi sebagai wali santri
MASUK APLIKASI Ma Bahrul Ulum
Ketuk “Masuk” di halaman awal aplikasi Ma
Bahrul Ulum.
BUAT AKUN DI APLIKASI Ma Bahrul Ulum

Ketuk “Buat Akun” untuk membuat akun baru,

atau “Masuk” untuk login ke akun yang sudah
ada.

Jika ada peringatan Update/perbaruan aplikasi,

silakan ketuk “Update” agar dapat
menggunakan aplikasi Ma Bahrul ulum dengan
optimal.
UPDATE APLIKASI
Tunggu proses update lalu ketuk
Restart untuk melakukan perbaruan
aplikasi.

Setelah aplikasi Ma Bahrul Ulum

ter-restart, Anda dapat melanjutkan
proses pembuatan akun.
BUAT AKUN BARU
1. Pilih “__________” di menu pesantren
2. Masukkan nomor HP (mempunyai
kartu fisik dan dapat menerima pesan
Whatsapp/WA)
3. Ketuk Lanjutkan.
4. Masukkan nama lengkap.
5. Masukkan email yang aktif.
6. Masukkan Password (mohon untuk
mengingat password Anda).
7. Centang “Saya Menyetujui Kebijakan
Privasi.”
8. Ketuk Daftar.
Overview Materi 1: Pendaftaran Akun dan Absensi Staf

1. Install aplikasi PesantrenQu

2. Pendaftaran akun di aplikasi PesantrenQu
3. Verifikasi nomor HP
4. Verifikasi data diri
5. Verifikasi peran (guru, ustadz, tutor, konselor, keamanan, tenaga
medis, pustakawan, petugas piket) dan sinkronisasi karyawan
6. Checkin dan checkout (absensi)
7. Koneksi sebagai wali santri
VERIFIKASI NOMOR HP

1. Ketuk pesan “Verifikasi Nomor

HP Anda”.
2. Ketuk Lanjut.
VERIFIKASI NOMOR HP
3. Ketuk “Verifikasi Sekarang”.
4. Ketuk “Kirim”.
5. Pesan otomatis untuk
memverifikasi nomor HP
Anda akan dikirimkan ke
nomor WA Anda. Silakan
simpan nomor WA yang
mengirimkan pesan
tersebut lalu klik link yang
diberikan.
Overview Materi 1: Pendaftaran Akun dan Absensi Staf

1. Install aplikasi Ma Bahrul Ulum

2. Pendaftaran akun di aplikasi Ma Bahrul Ulum
3. Verifikasi nomor HP
4. Verifikasi data diri
5. Verifikasi peran (guru, ustadz, tutor, konselor, keamanan, tenaga
medis, pustakawan, petugas piket) dan sinkronisasi karyawan
6. Checkin dan checkout (absensi)
7. Koneksi sebagai wali santri
 Mengapa harus melakukan verifikasi data diri?
Sebelum Verifikasi Data Diri Setelah Verifikasi Data Diri

Transaksi keuangan secara umum

(contoh: top up saldo, membayar
tagihan listrik, membeli pulsa)

Mengajukan diri sebagai peran-peran

tertentu dalam pondok pesantren
(guru, ustadz, keamanan, petugas
piket, dll)

Mengajukan koneksi sebagai wali

santri
VERIFIKASI DATA DIRI

1. Verifikasi nomor HP Anda

telah berhasil, ketuk pesan
tersebut untuk melakukan
verifikasi data diri, atau ketuk
“Verifikasi Diri”.
2. Ketuk “Aktifkan”.
VERIFIKASI DATA DIRI
3. Ketuk “Lanjut”.
4. Ketuk “Verifikasi Sekarang”,
lalu isi data diri Anda dengan
benar.
VERIFIKASI DATA DIRI

Proses verifikasi data diri Anda

telah berhasil, silakan menunggu
admin untuk melakukan verifikasi
akhir.
 VERIFIKASI DATA DIRI
Saat pengguna melakukan verifikasi data diri (KYC), penting bagi admin untuk segera
melakukan verifikasi karena pengguna belum dapat menggunakan fitur-fitur di aplikasi
secara optimal jika data dirinya belum diverifikasi oleh admin.

Verifikasi data pengguna dapat diakses di menu:

Pengguna → Verifikasi Data
Ketuk “Verifikasi Akun” untuk menyetujui atau menolak akun tersebut.
Yang harus diperhatikan sebelum melakukan verifikasi akun:
1. Apakah identitas KTP terlihat jelas?
2. Apakah foto pengguna benar-benar orang yang sama dengan identitas di KTP tersebut?
Jika ya, maka Anda dapat menyetujui verifikasi akun tersebut.
 Verifikasi data diri dilakukan dengan sebatas mengecek apakah
KTP dan foto pemilik akun sudah sesuai.

Setiap orang dapat menjadi pengguna terverifikasi

Siapa yang PesantrenQu dan dapat menggunakan fitur dasar aplikasi, yaitu
berhak melakukan transaksi keuangan umum seperti top up saldo, mengisi
diverifikasi pulsa, membayar tagihan listrik, dll (Menu Loket).

data Dalam tahap ini, Anda tidak perlu mengenali orang tersebut
dirinya? sebagai sivitas pondok pesantren atau wali santri karena pengguna
umum yang telah terverifikasi data dirinya hanya dapat melakukan
transaksi keuangan secara mendasar dan tidak dapat melihat
data-data milik pondok pesantren.
Overview Materi 1: Pendaftaran Akun dan Absensi Staf

1. Install aplikasi ___________

2. Pendaftaran akun di aplikasi ___________
3. Verifikasi nomor HP
4. Verifikasi data diri
5. Verifikasi peran (guru sekolah, guru madrasah, ustadz, tutor,
konselor, keamanan, tenaga medis, pustakawan, petugas piket,
karyawan, petugas katering, petugas laundry dan petugas antar
jemput)
6. Checkin dan checkout (absensi)
7. Koneksi sebagai wali santri
Staf Pengajar:
1. Guru: Absensi Siswa, Penilaian, Jurnal Kemajuan Kelas, Jurnal
Penilaian Harian
2. Ustadz: Membuat majelis, penentuan target hafalan, input progress
hafalan
3. Tutor: Absensi Eksul/PU, Penilaian, Jurnal Kemajuan Ekstrakurikuler
4. Konselor (Guru BK): Konseling siswa
Staf Non Pengajar:
1. Keamanan: Membuat perizinan, memberikan izin, dan mencatat pelanggaran
2. Paramedis: Pelaporan santri yang sakit
3. Petugas piket: Pengecekan Kelas, Pengecekan Program, Pengecekan
Kegiatan
4. Pustakawan: Peminjaman buku
5. Tata Usaha: Administrasi umum
6. Karyawan: Karyawan umum
7. Petugas Katering
8. Petugas Laundry
9. Petugas Antar Jemput
Lainnya
1. Alumni: Pengisian data alumni
2. PBB Asrama: dalam pengembangan
3. Kopontren: Koperasi pondok pesantren
4. Dosen: Bagi PP yang memiliki perguruan tinggi
5. Mahasiswa: Bagi PP yang memiliki perguruan tinggi
Ketuk “Tambah Peran” di halaman beranda, lalu pilih peran yang sesuai.
 VERIFIKASI PERAN
Untuk dapat menggunakan fitur-fitur yang ada dalam PesantrenQu, setiap sivitas
pondok pesantren harus terverifikasi sebagai peran-peran tertentu dalam
pondok pesantren.
Admin harus segera melakukan verifikasi peran tersebut agar bapak/ibu guru
yang bersangkutan dapat menggunakan fitur-fitur khusus sesuai peran.
Penting juga diperhatikan bahwa admin harus benar-benar yakin saat menyetujui
verifikasi peran, bahwa bapak/ibu tersebut memang sivitas pondok pesantren agar
tidak ada orang asing yang bisa menyalahgunakan data-data pondok pesantren.
Verifikasi peran apapun prosesnya sama, yaitu masuk ke menu Pengguna, lalu
pilih peran yang akan diverifikasi. Lalu klik Setujui/Tolak akun tersebut.
 SINKRONISASI DATA KEPEGAWAIAN
Agar data pegawai masuk di dalam sistem, admin harus melakukan sinkronisasi
data kepegawaian terlebih dahulu. Admin dapat melakukan ini setiap kali
melakukan verifikasi suatu peran.
Sinkronisasi data kepegawaian dapat diakses melalui menu masing-masing
peran, yaitu:
Pengguna → (Peran) → Data (Peran) → Sync Data Kepegawaian

Setelah dilakukan sinkronisasi data kepegawaian, maka bapak/ibu sivitas pondok

pesantren dapat melakukan check in (presensi diri) sebagai peran
masing-masing.
Overview Materi 1: Pendaftaran Akun dan Absensi Staf

1. Install aplikasi ___________

2. Pendaftaran akun di aplikasi ___________
3. Verifikasi nomor HP
4. Verifikasi data diri
5. Verifikasi peran (guru, ustadz, tutor, konselor, keamanan, tenaga
medis, pustakawan, petugas piket) dan sinkronisasi karyawan
6. Checkin dan checkout (absensi)
7. Koneksi sebagai wali santri
 MENAMBAHKAN LOKASI PRESENSI

Sebelum admin menambahkan lokasi presensi, sivitas pondok

pesantren belum bisa melakukan check in dan check out (presensi diri).
Maka penting bagi admin untuk segera menentukan lokasi presensi di
pondok pesantren.
Untuk menentukan lokasi presensi, Anda perlu data di bawah ini.
1. Nama Lokasi (bebas, sesuai kebutuhan pondok pesantren)
2. Latitude dan Longitude (dilihat dari Google Maps)
3. Maksimum radius (bebas, sesuai kebijakan pondok pesantren)
Setelah mengetahui 3 hal di atas, selanjutnya Anda akan diberi contoh
cara mengetahui Latitude dan Longitude melalui Google Maps.
Lokasi Presensi dapat diakses melalui menu:
Kepegawaian → Presensi → Lokasi Presensi
Misalnya lokasi di bawah ini adalah lokasi pondok pesantren Anda, maka yang harus Anda lakukan adalah
klik dua kali pada lokasi Kantor Guru untuk menentukan titik lokasi Kantor Guru.
Setelah itu, masukkan latitude dan longitude yang ada di bagian bawah seperti gambar di bawah ini.
Masukkan lokasi Latitude dan Longitude yang tertera di Google Maps dan tentukan radius
(dalam meter). Radius menunjukkan jarak di mana bapak/ibu sivitas pondok pesantren
dapat melakukan checkin/presensi diri. Anda dapat memasukkan lebih dari satu lokasi
untuk absensi staf.
Menambahkan gedung perpustakaan

Masuk di Perpustakaan - Lokasi Perpustakaan - Tambah Gedung

Ketuk peran Anda di halaman beranda, lalu ketuk “Checkin”.
Ketuk peran di halaman Beranda, lalu ketuk “Checkout”.
 MELIHAT KEHADIRAN STAF
Untuk Staf Pengajar. Anda dapat melihat kehadirannya (hasil check in) di setiap
menu masing-masing staf. Jangan lupa untuk memilih sekolah terlebih dahulu.

Pengguna Aplikasi → Akses Aplikasi (peran) → Riwayat Presensi

Untuk Staf Non-Pengajar, Anda dapat melihat kehadirannya (hasil check in) di
menu:
Kepegawaian → Presensi → Kehadiran Pegawai
Overview Materi 1: Pendaftaran Akun dan Absensi Staf

1. Install aplikasi ___________

2. Pendaftaran akun di aplikasi ___________
3. Verifikasi nomor HP
4. Verifikasi data diri
5. Verifikasi peran (guru, ustadz, tutor, konselor, keamanan, tenaga
medis, pustakawan, petugas piket) dan sinkronisasi karyawan
6. Checkin dan checkout (absensi)
7. Koneksi sebagai wali santri
Ketuk “Tambah” di halaman Beranda, lalu masukkan NIS santri dan ketuk “Cari”.
 VERIFIKASI WALI SANTRI
Untuk dapat menggunakan fitur-fitur bagi orang tua/wali santri, wali santri
ybs harus terverifikasi/terkoneksi sebagai wali santri dari santri
tertentu. Penting bagi admin untuk mengecek secara berkala apakah
ada pengguna yang melakukan koneksi wali santri.

Setelah wali santri mengajukan diri menjadi wali santri tertentu, maka
akan muncul permintaan koneksi wali di menu:

Siswa → Permintaan Koneksi Wali

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menyetujui/menolak permintaan koneksi wali:
1. Pastikan bahwa pengguna benar-benar wali dari santri yang bersangkutan agar tidak
terjadi penyalahgunaan akun.
2. Hanya 2 orang yang dapat menjadi wali dari setiap santri.
3. Jika pengguna ditolak permintaannya, pengguna sudah tidak bisa melakukan
permintaan koneksi wali dan harus menghubungi admin PesantrenQu agar dapat
dihapus blacklist nya dan dapat melakukan permintaan koneksi ulang. Ini merupakan
upaya kami agar tidak ada orang iseng yang mencoba-coba menjadi wali santri.
TERIMA KASIH