BAHAN AJAR

A. Buku Pegangan Peserta Didik

B. Ringkasan Materi
1. Integrasi Antar Aplikasi Perkantoran Menggunakan Ms. Office
Integrasi adalah adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu
sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain.
Sistem terintegrasi (integrated system) merupakan sebuah rangkaian proses untuk
menghubungkan beberapa sistem-sistem komputerisasi dan software aplikasi baik secara
fisik maupun secara fungsional. Sistem terintegrasi akan menggabungkan komponen sub-
sub sistem ke dalam satu sistem dan menjamin fungsi-fungsi dari sub sistem tersebut sebagai
satu kesatuan sistem.
Integrasi aplikasi office bertujuan untuk menggabungkan aplikasi lain dalam satu
aplikasi. Contohnya, pada aplikasi Microsoft Office yakni Ms. Excel digabungkan dalam
satu lembar kerja Ms. Word atau dalam satu slide show Ms. Powerpoint. Secara umum, ada
empat cara untuk mengintegrasikan aplikasi satu dengan lainnya:
a. Pemanggilan prosedur/function
Dalam hal ini aplikasi yang akan melayani harus menyediakan mekanisme agar
bisa dipanggil aplikasi lain.
b. Messaging
Aplikasi saling terhubung satu sama lain dengan bertukar pesan.
c. Sharing database
Pengirim dan penerima menggunakan database sebagai media pertukaran data.
Pengirim menaruh datanya ke suatu tabel di database untuk kemudian dibaca oleh
penerima.
d. File transfer
Mekanisme ini biasanya format file dan struktur data di dalamnya sudah
ditentukan. Demikian juga dengan lokasi penyimpanan file dan aturan penamaannya.
Dari keempat cara integrasi di atas, pemanggilan prosedur/function dan file
transfer merupakan cara yang sering digunakan dalam mengintegrasikan sesama aplikasi
Microsoft Office.

2. Integrasi Aplikasi Perkantoran

Penggunaan komputer dalam kehidupan sehari-hari makin pesat. Dalam bidang
pendidikan dan bisnis, komputer bermanfaat di segala bidang. Konsep dan teknologi sistem
operasi serta program aplikasi berkembang sejalan dengan perkembangan teknologi
komputer. Komputer merupakan perangkat elektronik yang dirancang untuk membantu
menyelesaikan permasalahan yang dihadapi manusia.
Integrasi data dari Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word, bisa berupa data angka,
teks, gambar, grafik, dan lain-lain. Pada modul ini akan dibahas mengenai cara integrasi
dari Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word dan atau sebaliknya. Dalam kegiatan belajar
selanjutnya, yang akan kita bahas mengenai konsep dari integrasi Ms. Word dengan Ms.
Excel adalah sebagai berikut, diantaranya:
a. Transfer object secara embedding;
 b. Transfer object secara linking.

3. Integrasi Aplikasi Pengolah Kata dengan Angka menggunakan Ms. Word dan Ms.
Excel
Ms. Word menyediakan editor gambar tetap terbatas dan tidak direlasikan dengan data.
Jika diagram berasal dari data yang diolah dan dibuat dengan Ms. Excel, kita perlu
“memindahkan” diagram yang berasal dari data dan dibuat di Ms. Excel, menjadi potongan
gambar pada Ms. Word. Kalau data berubah, kita harus mengulangi proses yang sama.
Langkah-langkah Integrasi Ms. Word dengan Ms. Excel:
a. Buka aplikasi Ms. Word.
b. Klik menu Insert Chart.
c. Pilih jenis diagram yang diinginkan. Maka, akan muncul tampilan diagram secara
otomatis pada Word dan Excel yang memuat datanya, seperti pada gambar 1.

Gambar 1. Tampilan awal setelah pemilihan diagram

d. Lakukan pengubahan pada data sesuai dengan yang diperlukan.

Banyaknya baris maupun kolom dapat disesuaikan. Kemudian, Tutup Ms. Excel.

Gambar 2. Tabel Isian

 Gambar 3. Tampilan setelah dilakukan pengubahan

e. Tutup tampilah Ms. Excel pada Ms. Word.

f. Ubahlah judul diagram dengan melakukan double click pada Chart Title.
Tulis judul sesuai dengan yang diinginkan, seperti contoh berikut.

Gambar 4. Tampilan akhir setelah selesai melakukan pengubahan.

g. Apabila ingin melakukan pengubahan data, klik kanan pada diagram, kemudian pilih
Edit Data. Maka akan kembali muncul tampilan seperti pada gambar 3.

4. Integrasi Aplikasi Pengolah Presentasi dengan Angka menggunakan Ms. Powerpoint

dan Ms. Excel
Selain pada Ms. Word, Ms. Powerpoint juga menyediakan editor gambar tetap
terbatas dan tidak direlasikan dengan data. Jika diagram berasal dari data yang diolah dan
dibuat dengan Ms. Excel, kita perlu “memindahkan” diagram yang berasal dari data dan
dibuat di Ms. Excel, menjadi potongan gambar pada Ms. Powerpoint. Kalau data berubah,
kita harus mengulangi proses yang sama.
 Langkah-langkah Integrasi Ms. Powerpoint dengan Ms. Excel:
a. Buka aplikasi Ms. Powerpoint.
b. Pastikan layout pada slide kosong.
c. Klik menu Insert Table kemudian pilih Excel Spreadsheet. Perintah ini akan membuka
Worksheet secara otomatis seperti berikut:

Gambar 5. Tampilan setelah menambahkan Excel pada Powerpoint.

d. Buatlah tabel secukupnya. Ikuti data pada gambar 2. Meskipun yang terbuka hanya
jendela kecil, tetapi fitur-fitur Excel, termasuk fungsi-fungsinya, tersedia secara
lengkap seperti yang biasa terdapat pada aplikasi Ms. Excel.
e. Buat perubahan tabel pada Ms.Excel agar terlihat menarik.
f. Apabila ingin update pada data, lakukan double click pada tabel, akan muncul
kembali worksheet. Kemudian, lakukan perubahan sesuai yang diinginkan.

5. Membuat Diagram pada Aplikasi pengolah presentasi dari aplikasi pengolah angka
menggunakan Ms. Powerpoint dan Ms. Excel
Langkah-langkah membuat diagram pada Ms. Powerpoint dari Ms. Excel
a. Buka aplikasi Ms. PowerPoint.
b. Pastikan layout pada slide kosong.
c. Klik menu Insert Chart.
d. Pilih jenis diagram yang diinginkan. Maka, akan muncul tampilan diagram secara
otomatis pada Ms PowerPoint dan tampilan worksheet Excel yang memuat datanya,
seperti pada gambar di bawah:
 Gambar 6. Tampilan awal setelah pemilihan diagram.

e. Lakukan pengubahan pada data sesuai dengan yang diperlukan. Banyaknya baris
maupun kolom dapat disesuaikan pula.
f. Tutup worksheet.
g. Ubahlah judul diagram dengan melakukan double click pada Chart Title. Tulis judul
sesuai dengan yang diinginkan.
h. Apabila ingin melakukan pengubahan data, klik kanan pada diagram, kemudian pilih
Edit Data. Maka akan kembali muncul tampilan seperti pada gambar 6.

6. Transfer Object Secara Embedding

Transfer object dengan cara embedding adalah ketika melakukan transfer object maka
atau object yang ditransfer ke program aplikasi tidak mempunyai hubungan (link) dengan
program aplikasi sumber. Maka kita mengedit objek yang ditransfer pada program aplikasi
tujuan. Karena tidak ada hubungan (link) maka tidak terjadi sinkronisasi data antara kedua
aplikasi tersebut, misalkan antara Ms. Excel dan Ms. Word.
Langkah-langkah mentransfer object secara embedding:
a. Pilih salah satu file yang akan ditransfer. Misalnya, contoh dokumen pada Ms. Excel
b. Buka dokumen tersebut, kemudian data yang akan ditransfer di blok lalu Copy.
c. Buka lembar kerja baru di Ms. Word, klik File lalu klik tanda panah ke bawah pada
ikon Paste lalu pilih Paste Special.

Gambar 7. Tampilan pilihan Paste pada Ms. Word.

 d. Pada kotak dialog Paste Special pilih Paste, dan pada kotak pilihan object pilih
Microsoft Excel Worksheet Object.

Gambar 8. Tampilan kotak dialog paste special untuk melakukan embedding.

e. Kemudian klik tanda Ok pada kotak dialog tersebut.

f. Hasil setelah ditransfer.

Gambar 9. Tampilan hasil tabel pada Ms. Word setelah dilakukan embedding.

Catatan: Jika kita mengedit lembar kerja pada Ms. Excel maka lembar kerja yang ada pada
Ms. Word tidak akan ikut berubah. Untuk melakukan perubahan data dapat dilakukan di
Ms. Word.

7. Transfer Object Secara Linking

Cara mentransfer object secara linking adalah ketika melakukan transfer object
dengan cara linking, objek atau yang ditransfer ke program aplikasi masih mempunyai
hubungan (link) dengan program aplikasi sumber. Maka ketika kita melakukan pengeditan
objek pada program aplikasi sumber, objek yang ditransfer pada aplikasi program tujuan
ikut berubah juga. Karena ada hubungan (link) maka terjadi proses sinkronisasi data dari
aplikasi sumber yang diedit hingga aplikasi tujuan yang menampilkan visual data.
Langkah-langkah untuk mentransfer object secara linking sebagai berikut:
a. Pilih salah satu file yang akan ditransfer. Misalnya, contoh dokumen pada Ms. Excel
b. Buka dokumen tersebut, kemudian data yang akan ditransfer di blok lalu Copy.
c. Buka lembar kerja baru di Ms. Word, klik File lalu klik tanda panah ke bawah pada
ikon Paste lalu pilih Paste Special seperti pada gambar 7.
d. Pada kotak dialog Paste Special pilih Paste Link, dan pada kotak pilihan object pilih
Microsoft Excel Worksheet Object.

Gambar 10. Tampilan kotak dialog paste special untuk melakukan linking.

e. Kemudian klik tanda Ok pada kotak dialog tersebut.

f. Hasil setelah ditransfer akan seperti pada gambar di bawah.

Gambar 11. Tampilan hasil tabel pada Ms. Word setelah dilakukan linking.

Catatan: Jika kita mengedit lembar kerja pada Ms. Excel maka secara otomatis lembar
kerja yang ada pada Ms. Word akan ikut berubah juga

Langkah-langkah mentransfer object secara linking melalui menu Insert:

a. Persiapan file excel dan word yang akan di link.
b. Klik insert lalu pilih object.
 Gambar 12. Tampilan menu untuk pilihan inset object

c. Klik tab Create from File, gunakan Browse pada kotak dialog untuk memilih data yang
akan digunakan dimana object Excel yang akan ditransfer berada.

Gambar 13. Tampilan kotak dialog object

d. Setelah memilih object klik kotak cek pilihan Link to file untuk memberi tanda ceklist.
e. Kemudian klik OK.