PENANGANAN SURAT MASUK DI BAGIAN UMUM DINAS

LINGKUNGAN HIDUP PROVINSI DKI JAKARTA

TUGAS AKHIR
Diajukan untuk salah satu syarat kelulusan Program Dimploma Tiga (D3)

NAMA : HAJJATUL ALFINA PUTRI

NIM : 21190276

Program Studi Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Bina Sarana Informatika
Jakarta
2021

i
ii
iii
iv
v
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat-nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan laporan Tugas Akhir ini dengan judul “Penanganan Surat Masuk Di
Bagian Umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta.”
Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan Program
Diploma III Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta. Sebagai bahan penulisan diambil
berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), obsevasi dan beberapa sumber literature yang
mendukung penulisan ini. penulisan menyadari bahwa tanpa bimbingan, dan dukungan dari semua
pihak, maka penulisan Tugas Akhir ini tidak akan dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu
pada kesempatan kali ini, izinkan penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Mochamad Wahyudi, MM, M.Kom, M.Pd, Rektor Universitas Bina Sarana
Informatika.
2. Ibu Dr. Ani Wijayanti, SE, MM, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Binas Sarana Informatika.
3. Ibu Ida Yuniasih, M.Pd, Selaku Ketua Program Studi Administrasi Perkantoran
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Bina Sarana Informatika.
4. Ibu R. Ati Haryati,S.H,MH selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir
5. Staff/karywan dan dosen di Universitas Bina Sarana Informatika
6. Bapak Ary Prabowo Y. Selaku Mentor Pkl/Riset di Dinas LH DKI Jakarta
7. Staff /karyawan Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta
8. Kedua orang tua, kakak dan adek tercinta yang senantiasa memberikan doa dan
dukungan kepada penulis
9. Serta teman-teman yang yelah memberikan dukungan dan motivasi kepada penulis
dalam mengerjakan tugas akhir ini
10. Rekan – rekan mahasiswa kelas 21.6B.07
Serta semua pihak yang yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga terwujudnya
Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa didalam penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini
mungkin masih terdapat kekurangan, baik dalam bentuk maupun isinya. Dengan demikian penulis

vi
sangat mengharapkan kritikan dan saran-saran dari pembaca yang sifatnya membangun untuk
kesempurnaan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini.
Semoga atas segala bantuan yang telah diberikan oleh berbagai pihak tersebut, baik bersifat materil
maupun no material dinilai oleh Allah SWT sebagai amal yang baik dan dilimpahkan pahala yang
berlipat ganda, Aamiin.

Jakarta, 24 Juni 2022

Penulis,

Hajjatul Alfina Putri

vii
 ABSTRAK

Hajjatul Alfina Putri (21190276), Penanganan Surat Masuk Di Bagian Umum Dinas
Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta.
Dalam sebuah instansi atau perusahaan alat komunikasi yang digunakan salah satunya adalah
surat. Komunikasi melalui ini dikenal dengan korespondensi surat ini dilakukan secara perorangan
atau lembaga, dan secara internal maupun eksternal yang berperan penting dalam instansi maupun
perusahaan, surat disampaikan dengan pesan tertulis dari komunikator ke komunikan. Pesan yang
disampaikan berupa informasi tentang pernyataan, permintaan maupun pemberitahuan, oleh
karena itu surat tidak akan lepas dari kegiatan rutin instansi/perushaan. Tujuan penelitian ini adalah
untuk mengetahui bagaimana penanganan surat masuk menggunakan Sistem E-Office di Bagian
Umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta, apa kedala yang dihadapi dalam
penanganan surat masuk di Bagian Umum, serta cara mengatasi kendala dalam penanganan surat
masuk menggunakan Sistem E-office di Bagian Umum. Lokasi penelitian ini di Dinas Lingkungan
Hidup Provinsi DKI Jakarta. Penulis menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif dengan
metode observasi, wawancara dan dokumentasi.
Dapat penulis simpulkan bahwa penanganan surat masuk di bagian umu Dinas Lingkungan Hidup
Provinsi DKI Jakarta dapat dikatakan baik dalam proses penanganan surat masuknya. Karena
instansi telah mengikuti prosedur penaganan surat masuk sesuai dengan peraturan yang ada
diinstansi dengan memakai sistem e-office.

Kata Kunci : Penanganan Surat , Surat Masuk

viii
 ABSTRACT

Hajjatul Alfina Putri (21190276), Handling of Entry Letters at the General Section of the
DKI Jakarta Provincial Environmental Service.
One of the communication tools used in an agency or company is letters. Communication through
this is known as letter correspondence, this is carried out individually or by institutions, and
internally and externally who play an important role in agencies and companies, letters are
delivered with written messages from communicators to communicants. The message conveyed is
in the form of information about statements, requests or notifications, therefore the letter will not
be separated from the routine activities of the agency/company. The purpose of this study is to find
out how to handle incoming mail using the E-Office System in the General Section of the DKI
Jakarta Provincial Environmental Service, what are the obstacles faced in handling incoming mail
in the General Section, and how to overcome obstacles in handling incoming mail using the E-
office System. in the General Section. The location of this research is the Environmental Agency
of DKI Jakarta Province. The author uses a qualitative descriptive research method with the
method of observation, interviews and documentation.

The author can conclude that the handling of incoming letters in the general section of the DKI
Jakarta Provincial Environmental Service can be said to be good in the process of handling
incoming letters. Because the agency has followed the procedure for handling incoming mail in
accordance with the regulations in the agency by using the e-office system.

Keywords: Mail Handling, Incoming Mail

ix
 DAFTAR ISI

Lembar Judul Tugas Akhir .........................................................................................................i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ............................................................................... ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ......................................................... iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ...................................................................iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ................................................................................................ v
Kata Pengantar ..........................................................................................................................vi
Abstrak ................................................................................................................................... viii
Daftar Isi .................................................................................................................................... x
Daftar Gambar ........................................................................................................................ xii
Daftar Lampiran ..................................................................................................................... xiii
Daftar Simbol ..........................................................................................................................xiv
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ........................................................................................................ 1
1.2. Perumusan Masalah ................................................................................................ 3
1.3. Tujuan dan Manfaat ................................................................................................ 3
1.3.1. Tujuan Penelitian .................................................................................... 3
1.3.2. Manfaat Penelitian .................................................................................. 3
1.4. Metode Penelitian .................................................................................................... 4
1.4.1. Metode Pengumpulan Data .................................................................... 4
1.4.2. Metode Analisis Data ............................................................................. 5
1.5. Ruang Lingkup ........................................................................................................ 5
1.6. Sistematika Penulis ................................................................................................. 5
BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................................. 7
2.1. Surat ........................................................................................................................ 7
2.1.1. Pengertian Surat ....................................................................................... 7
2.1.2. Jenis – jenis Surat ..................................................................................... 8
2.1.3. Bentuk – bentuk Surat ............................................................................ 10
2.1.4. Prinsip – Prinsip Surat ............................................................................ 10
2.1.5. Fungsi Surat ............................................................................................ 11

x
 2.2. Surat masuk ........................................................................................................... 11
2.2.1. Pengertian Surat masuk .......................................................................... 11
2.2.2. Syarat Surat masuk ................................................................................. 12
2.2.3. Fungsi Surat masuk ................................................................................ 12
2.2.4. Penanganan Surat masuk ........................................................................ 13
BAB III PEMBAHASAN ...................................................................................................... 14
3.1. Tinjuan Umum Organisasi .................................................................................... 14
3.1.1. Sejarah dan perkembangan Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta
............................................................................................................................. 14
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta 20
3.1.3 Kegiatan Usaha Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta ............. 22
3.2. Hasil Penelitian ..................................................................................................... 23
3.2.1.Penanganan Surat Masuk Menggunakan Sistem E-Office di Bagian Umum
Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta ....................................... 24
3.2.2.Kendala dan cara mengatasi kendala yang terjadi saat penanganan surat masuk
menggunakan Sistem E-office di Bagian Umum Dinas Lingkungan Hidup
Provinsi DKI Jakarta .................................................................................. 29

BAB IV PENUTUP ................................................................................................................ 30

4.1. Kesimpulan ........................................................................................................... 30
4.2. Saran ...................................................................................................................... 31
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 32
DAFTAR RIWAYAT HIDUP .............................................................................................. 34
SURAT KETERANGAN PKL/RISET ................................................................................ 35
LAMPIRAN – LAMPIRAN .................................................................................................. 37

xi
 DAFTAR GAMBAR

Halaman
Gambar III.1 Struktur Organisasi Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta .................... 20
Gambar III.2 Prosedur Penangan Surat Masuk ............................................................................ 26

xii
 DAFTAR LAMPIRAN

Halaman
Lampiran A.1 Daftar Wawancara ................................................................................................ 37
Lampiran A.2 Form Data Dokumentasi ....................................................................................... 39
Lampiran A.3 Form Data Observasi ............................................................................................ 40
Lampiran B.1 Struktur Organisasi Perusahaan ............................................................................ 42
Lampiran B.2 Lokasi Perusahaan ................................................................................................. 43
Lampiran B.3 Foto Wawancara ................................................................................................... 44
Lampiran C.1 Lampiran Sistem E-Office .................................................................................... 45
Lampiran C.2 Lampiran Surat Masuk ......................................................................................... 47

xiii
 DAFTAR SIMBOL
No Bentuk Simbol Nama Simbol Fungsi Simbol
1 Menyatakan permulaan (Start/Mulai)
atau Akhir (End/Selesai suatu kegiatan
atau proses alur dokumen baik
Terminal/Terminator
prosesnya dalam bentuk manual maupun
yang sudah menggunakan sistem
terkomputerisasi
2 Menyatakan tindakan proses yang
dilakukan oleh bagian yang berwenang
Proses
atas dokumen tersebut baik secara
manual maupun terkomputerisasi
3 Menyatakan input berasal dari dokumen
dalam bentuk kertas atau output dicetak
Dokumen
ke kertas

4 Menyatakan input berasal dari beberapa

dokumen dalam bentuk kertas atau
Multi Dokumen
output dicetak ke kertas

5 Menyatakan arah dari aliran atau arus

dari proses penanganan sebuah atau
Arus/Flow
beberapa dokumen

xiv
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Salah satu alat komunikasi yang digunakan di perkantoran adalah surat. Komunikasi

melalui surat ini dikenal dengan korespondensi. Komunikasi melalui surat di perkantoran

dilakukan secara perorangan atau lembaga, dan secara internal atauu eksternal. Secara internal

misalnya undangan rapat kepada karyawan/pegawai. Secara eksternal seperti pemesanan

barang/jasa oleh konsumen pelanggan.

Surat dapat didefinisikan dalam arti sempit dan arti luas. Secara sempit, surat didefinisikan

sebagai suatu sarana penyampaian pesan secara tertulis dari komunikator ke komunikan untuk

tujuan tertentu. Pesan yang disampaikan berupa informasi tentang pernyataan, permintaan,

pemberitahuan, sanggahan, penawaran atau laporan pemikiran. Komunikator atau komunikan

dapat berupa instansi/perusahaan ataupun pihak yang berkepentingan dengan instansi/perusahaan.

Secara luas surat bukan hanya sebatas komunikasi tertulis. Dalam arti luas isi surat juga mencakup

formulir yang sudah diisi, surat berharga, dokumen, dan sesuatu yang mengandung informasi dan

untuk mempelancara komunikasi.

Salah satu jenis surat adalah surat masuk. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh

instansi atau perusahaan dari pihak lain. Dilihat dari penanganan surat yang merupakan menata

surat mulai dari penerimaan surat, pengelolaan penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan rapi.

Surat masuk harus ditangani dengan baik. Ada beberapa manfaat jika surat masuk ditangani

dengan baik diantaranya surat akan tercata dengan baik, surat mudah ditemukan, meja kerja surat

akan tercata dengan baik, surat mudah ditemukan, rahasia surat akan tetap terjaga. Pada umumnya

1
perusahaan mempunyai masalah dalam melakukan penanganan surat masuk. Hal ini dikarenakan

setiap perusahaan tidak membiasakan atau memperhatikan bahwa hal-hal kecil sekalipun dalam

surat masuk, untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penanganan surat

masuk perusahaan.

Dalam penangananya, Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta memiliki beberapa

bidang dan bagian unit. Adapun beberapa bagian unit kerja Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI

Jakarta, salah satunya adalah bagian umum. Bagian umum merupakan bagian unit kerja yang

sangat penting karena berhubungan dengan kegiatan administrasi, salah satunya adalah kegiatan

menerima surat masuk. Kegiatan surat masuk mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam

menangani surat masuk sesuai dengan penanganan dan ketentuan yang berlaku untuk

memudahkan pendistribusiannya. Penangan surat adalah kegiatan mengirim dan menerima surat

informasi tertulis maupun elektronik dari satu tempat ke tempat lain. Apabila surat yang dimiliki

instansi pemerintah kurang baik penanganannya dapat mengakibatakan memperlambat proses

dalam penanangan suratnya.

Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk mengambil tugas akhir dengan

judul “ Penanganan Surat Masuk Di Bagian Umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI

Jakarta”.

2
1.2. Perumusan Masalah
1. Bagaimana penanganan surat masuk menggunakan sistem e-office di bagian umum Dinas

Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta?

2. Apakah ada kendala dan cara mengatasi kendala yang terjadi saat penanganan surat masuk

menggunakan sistem e-office di bagian umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI

Jakarta?

1.3. Tujuan dan Manfaat

1.3.1. Tujuan Penelitian

Tujuan penulis dalam menyusun dan penulisan tugas akhir ini, yaitu sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui penanganan surat masuk menggunakan sistem e-office di bagian umum

Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta.

2. Untuk mengetahui kendala dan cara mengatasi kendala yang terjadi saat penanganan surat

masuk menggunakan sistem e-office di bagian umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi

DKI Jakarta.

1.3.2. Manfaat Penelitian

Sedangkan manfaat yang didapat dari penulisan tugas akhir ini adalah, sebagai berikut:

1. Bagi penulis

Menambah wawasan serta pengetahuan secara jelas tentang penanganan surat masuk

menggunakan e-office di bagian umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta.

Sehingga penulis dapat melihat bahwa sistem e-office sendiri mempermudah dalam

penanganan surat menyurat yang ada dibagian umum.

3
2. Bagi Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

Adapun dari hasil penelitian ini diharapkan sebagai bahan masukan yang berguna dalam

meningkatkan penggunaan penanganan surat masuk di bagian umum Dinas Lingkungan

Hidup Provinsi DKI Jakarta.

3. Bagi pembaca

Sebagai bahan referensi yang dapat mempermudah mendapatkan informasi bagi pembaca

mengenai penanganan surat masuk di bagian umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi

DKI Jakarta.

1.4. Metode Penelitian

1.4.1 Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data – data dalam menunjang penyusunan laporan tugas akhir ini,

penulis menggunakan beberapa metode penelitian, yaitu:

1. Metode Obsevasi

Penulis melakukan pengamatan secara langsung pada kegiatan yang berhubungan

penanganan surat masuk di bagian umum Dinas lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta.

2. Metode Wawancara

Penulis melakukan wawancara dengan mengajukan pertanyaan kepada staff Administrasi

yang berhubungan dengan penanganan surat masuk, kendala – kendala yang dihadapai dan

cara mengatasi kendala dalam penanganan surat masuk di Dinas Lingkungan Hidup

Provinsi DKI Jakarta.

3. Metode Dokumentasi

Memperoleh data perlengkapan dengan melampirkan dokumen – dokumen pendukung

sebagai bukti hasil penelitian mengenai penanganan surat masuk di bagian umum Dinas

Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta.

4
1.4.2. Metode Analisis Data

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan metode deskriptif kualitatif yang

menggambarkan dan mendiskripsikan suatu permasalahan yang berada di dalam suatu organisasi.

Data yang diperoleh akan disusun scara sistematis kemudian diuraikan dengan kalimat, gambar

yang tersusun dalam bentuk laporan. Penulisan menggunakan metode deskriptif yaitu untuk

memperoleh gambaran dan data yang berkaitan dengan prosedur penaganan surat masuk di Bagian

Umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta.

1.5. Ruang Lingkup

Sehubungan dengan penanganan surat masuk di bagian umum Dinas Lingkungan Hidup

Provinsi DKI Jakarta, penulis akan membahas tentang bagaimana penanganan surat masuk,

kendala yang dihadapi dan bagaimana cara mengatasi penangan surat masuk di Bagian Umum

Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta. Data yang penulis ambil dalam laporan praktik

kerja lapangan ini yang telaksana pada periode 4 Oktober 2021 – 30 November 2021.

1.6. Sistematika Penulisan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini di kelompokan menjadi beberapa bab dengan sistematika

penyampaiannya. Adapaun sistematika penulisan Tugas Akhir ini sebagai berikut :

BAB PENDAHULUAN

Pada bab satu ini, penulis menjelaskan secara garis besar tentang latar belakang,

perumusan masalah, tujuan dan manfaat, metode pengumpulan data, ruang

lingkup, dan sistematika penulisan.

5
BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab dua ini, penulis menjelaskan tentang teori – teori yang berkaitan dengan

pengertian surat, jenis – jenis surat, bentuk – bentuk surat, prinsip – prinsip surat,

fungsi surat, pengertian surat masuk, syarat surat masuk, fungsi surat masuk,

penanganan surat masuk.

BAB III PEMBAHASAN

pada bab tiga ini, akan membahasa dari tinjauan umum organisasi yaitu sejarah

dan perkembangan organisasi, struktur organisasi dan tata kerja organisasi,

kegiatan uasaha, hasil penelitian tentang penangana surat masuk.

BAB IV PENUTUP

Pada bab terakhir ini, berisi tentang kesimpulan dan saran – saran yang berkaitan

dengan keseluruhan isi dari laporan tugas akhir ini.

6
 BAB II

LANDASAN TEORI
2.1. Surat

2.1.1. Pengertian Surat

Menurut Finoza (2017:4) bahwa “Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan

sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu”

Menurut Priansa (2017:174) bahwa “surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran, sisi

hati, maksud, atau kehendak pada orang lain melalui bahasa tulis dengan mempergunakan kertas

sebagai sarananya”.

Pengertian surat Anisa dalam (Mujiaty & Vidada, 2019) yaitu menyampaikan informasi,
menjalin komunikasi, mempelancar usaha yang dilakukan, menjalankan survey lapangan,
sebagai sarana silaturahmi ataupun untul melamar pekerjaan. Berdasarkan informasi
tersebut, dapat disimpulkan bahwa tujuan surat juga dapat digunakan untuk menjalin
komunikasi dan mempelancar komunikasi guna mendapatkan informasi yang inggin di
peroleh.

Menurut ( Dra. RR. Ponco Dewi Karyaningsih, M.M, 2018) kamus besar bahasa Indonesia,

terbitan balai kota 2004. Pengertian surat adalah alat untuk menyampaikan informasi secara tertulis

yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepala pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan

dalam organisasi.

Sedangkan surat merupakan bentuk komunikasi tertulis yang terdapat beberapa unsur
didalamnya, yaitu:

1. pengirim surat, yaitu pihak yang menyampaikan pesan.

2. Pesan surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan.

3. Penerima surat, yaitu pihak yang menerima informasi.

7
 4. Saluran, yaitu cara pesanan penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan keperluannya.

Berikut dibawah ini merupakan pengertian surat menurut beberapa ahli:

1. S. Hidajat, penegertian surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu

pernyataan, berita, atau suatu hal yang hendak dinayatakan, diberitakan atau tanyakan pada

orang lain.

2. Prajudi Atmosudirdjo, surat adalah sehelai kertas yang dituliskan atas nama pribadi

penulisan atau nama kedudukannya organisasi yang ditunjukan pada alamat tertentu yang

berisikan informasi.

3. Diana nababan, arti surat adalah suatu alat komunikasi yang disajikan secara tertulis dan

harus dibuat dengan baik karna surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang

pribadi pengiriman surat itu sendiri.

2.1.2. Jenis – jenis surat

Berikut dibawah menurut (Dra. Armida Asriel, M.Si. 2018) jenis-jenis surat yaitu:

1. Isi surat

a. Surat resin, ialah surat yang isinya nenoubyai jejuatan hokum (legalitas) dan menggunakan

bahasa baku

b. Surat dinas (jawatan), diterbitkan oleh kantor pemerintahan surat dinas disamakan dengan

surat resmi

c. Surat niaga, berisi informasi tentang transaksi jual-belo bisnis oleh badan usaha dan

menggunakan bahasa yang tidak selalu baku

d. Surat pribadi, dikirimkan atas nama pribadi yang imumnya bersifat tidak resmi.

8
2. sifat surat

a. Surat sangat rahasia, yaitu naskah dinas yang informasinnya membutuhkan tingkat

pengamanan yang tinggi

b. Surat rahasia, yaitu naskah dinas yang informasinnya membutuhkan pengamanan khusus

c. Surat terbatas, yaitu naskah dinas yang informasinnya membutuhkan pengamanan dan

berhubungan erat dengan tugas khusus dinas

d. Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

3. Derajat surat

a. Kilat atau sangat segera, yaitu derajat surat yang isinya harus segera diketahui penerima

surat dan penyelesaiannya

b. Segera, yaitu derajat surat yang isisnyaharus segera diketahui atau ditanggapi oleh

penerima surat

c. Biasa, yaitu derajat surat penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

4. Jumlah penerima surat

a. Surat biasa, yaitu surat dikirim oleh seseorang atau instansi kepada seseoranh atau instansi

b. Surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau instansi

c. Pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi.

5. Cara pengiriman surat

a. Surat pos, yaitu dikirim melalui pos atau jasa pengiriman lainnya.

b. Surat facsimile, yaitu dikirim melalui mesin facsimile

c. Surat elektronik (e-mail) yaitu surat yang dikirim melalui jasa penyedia internet.

9
2.1.3. Bentuk – bentuk surat

Menurut Finoza (2017:16) mengemukakan bahwa bentuk surat adalah pola sebuah surat

yang ditentukan oleh layout bagian – bagian surat. Ada tujuh bentuk surat dalam surat menyurat

resmi, yaitu:

1. Bentuk resmi Indonesia lama (official style)

2. Bentuk resmi Indonesia baru (new official style)

3. Bentuk lurus penuh (full block style)

4. Bentuk lurus (block style)

5. Bentuk setengah lurus (semi block style)

6. Bentuk bertakuk (indented style)

7. Bentuk aline menggantung (hanging paragraph style)

2.1.4. Prinsip – prinsip surat

Menurut Moekijat (Hidayat & Jumiatun, 2016) ada empat prinsip yang akan kemungkinan

dalam menulis surat agar memberikan kesan yang baik dan pada waktu bersamaan menyampaikan

arti yang sebenarnya mengenai apa saja yang ingin dikatakan, Adapun prinsip tersebut sebagai

berikut :

1. Keringakasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun ada beberapa surat yang

panjang akan tetapi masih mungkin menggunakan jumlah kata yang sedikit-dikitnya untuk

menyatakan artiyang penulis inggin sampaikan

2. Kejelasan, tidak boleh ada dua arti, missal kata “apakah yang dimaksud ini apa itu?” maka

surat tersebut dikatakan tidak jelas

3. Kesederhanaan, dalam pembuatan surat kata-kata yag sederhana akan memberikan arti

yang lebih jelas dari pada menggunakan kata-kata yang panjang dan sulit
10
4. Kesopanan, pembuatan surat dengan penyususnan kalimat yang bijaksana, suatu

pendekatab yang menyenangkan dan penulisan yang lancara membentuk nada surat.

2.1.5. Fungsi Surat

Menurut Soedjito (Mujiaty & Vidada, 2019) surat sebagai alat komunikasi memiliki
beberapa fungsi, antaranya sebagai “alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat bukti historis,
alat pengingat, duta organisasi dan pedoman kerja”. Sedangkan menurut Djoko Purwanto
menyatakan fungsi surat sebagai “sarana komunikasi, alat menyampaikan sesuatu, alat bukti
tertulis alat untuk mengingat, sebagai bukti historis dan sebagai pedoman kerja”

sedangkan menurut Basir Barthos fungsi surat sebagai berikut:

1. Sebagai Wakil pengirim

2. Sebagai bahan bukti

3. Sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut

4. Sebagai alat pengukur kegiatan organisasi

5. Sebagai sarana memperpendek jarak

2.2. Surat Masuk

2.2.1. Pengertian Surat Masuk

Pengertian surat masuk sendiri adalah surat yang diterima oleh suatu perusahaan ataupun

organisasi yang berasal daro pihak lain, baik itu perorangan, perusahaan ataupun organisasi.

Sedangkan pengertian surat masuk menurut (Ramadani,Libriani Ocfin & Rama, 2018) adalah

semua jenis surat yang diterima baik dari instansi lain maupun dari perorangan.

Menurut Wursanto dalam (Rumaf, Djufri, & Sabtu, 2019) menyebutkan bahwa surat masuk
merupakan semua jenis surat yang diterima daro organisasi/instansi maupun perorangan,
baik yang diterima melalui pos (kantor pos) ataupun melalui kurir (pengantar surat) dengan

11
 menggunakan buku pengirirman. Surat masuk juga diartikan sebagai semua surat yang
dialamatkan, ditunjukan dan diterima oleh organisasi, perusahaan atau instansi, baik yang
berasal dari perorangan maupun dari suatu organisasi perusahaan instansi lainnya.

2.2.2. Syarat Surat Masuk

Dalam (Aziz et al, 2019) setelah melakukan pengkajian tentang surat masuk maka pada

sistem pengarsipan surat masuk yang akan dibuat terdapat beberapa parameter yang harus direcord

antara lain :

1. Nomor surat, berisikan nomor surat yang tetera pada surat

2. Perihal, berisikan garis besar maksud dari surat tersebut

3. Penerima surat, berisikan tanggal surat yang diterima

4. Tanggal penerimaan, berisikan tanggal surat yang diterima

5. Surat, meruapakan surat yang sudah di scan dan berbentuk digital

2.2.3. Fungsi Surat Masuk

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut :

1. Alat bukti tulis

2. Alat pengingat

3. Buku historis bahan riset/ penelitian

4. Duta organsisasi suratu

5. Pedoman untuk tugas/pekerjaan

6. Sarana promosi perusahaan/instansi

12
2.2.4. Penanganan Surat Masuk

Surat masuk pada sebuah organisasi idealnya diterima melalui loket pnerimaan atau
langsung dikirim kepada sekretaris pimpinan atau diambil sendiri oleh kurir jika surat tersebut
diminta oleh pihak pengiriman dijemput. Prosedur pengelolaan dilanjutkan dengan penyortiran
surat, pembukaan sampul, mengeluarkan surat dari sampul,pembacaan surat, pencatatan surat,
pembagian surat, dan pengelolaan surat oleh sekretaris pimpinan.

Berikut dibawah ini alur penerimaan surat masuk:

1. Penyortiran surat yaitu memilah surat menurut organisasi baik pimpinan maupun unit

organisasi

2. Pembukaan sampul yaitu surat rahasia dan surat pribadi tidak diboleh buka sampulnya.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

4. Pembacaan surat

5. Pencatatan surat yang mencakup dalam cap agenda, label agenda, kolom buku agenda,

lembar pengantar surat, kartu kendali, dan tunjuk silang.

13
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjuan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

Sejak Tahun 1961 penanganan terhadap sampah yang semakin lama semakin menumpuk

telah dilaksanakan oleh suatu instansi yang didirikan oleh pihak pemerintah DKI Jakarta. Pada

saat itu personil serta sarana penunjang dalam melakukan pengelolaan dan penanganan sampah

masih sangat terbatas. Pada saat itu personil kebersihan disebut dengan karyawan harian petugas

kebersihan, atau saat ini kita kenal dengan pasukan oranye. Pada saat terjadinya pemberontakan

G-30S-PKI pada tahun 1965 keadaan kota Jakarta sangatlah kacau, dijalan-jalan utama protokol

sampah dibiarkan berserakan begitu saja, dan akhirnya semakin menumpuk dan tidak terurus. Hal

tersebut diakibatkan oleh ulah orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yaitu Serikat Buruh

Daerah (SERDA) yang menghasut karyawan harian kebersihan untuk melakukan mogok kerja

bersama. Melihat keadaan seperti itu tentu tidak bisa dibiarkan begitu saja sehingga perlu

penanganan tepat terhadap masalah tersebut.

Atas permasalahan tersebut kewaspadaan Pangdam V yang saat itu dijabat oleh Mayjen

Umur WIrahadikusuma, maka terbentuklah Tim Operasi Angkut Sampah (TOAS) yang cukup

efektif dalam menggulangi kebersihan sehingga Pemerintah Provinsi DKI Jakarta sesuai dengan

Surat Provinsi DKI Jakarta sesuai dengan Surat Keputusan Gubernur Nomor Cd/6/4/1996 tanggal

3 November 1966 membentuk Komando Kebersihan Kota yang selanjutnya disingkat KOK2 yang

saat itu dipimpin oleh Letkol R.A Ruchijat. Dari situlah bakal terbentuknya Dinas Lingkungan

Hidup Provinsi DKI Jakarta.

14
 Demi terciptanya kebersihan yang merata di Kota Jakarta dan kepastian kerja serta

tanggung jawab dalam pengelolaan kebersihan, Komando Kebersihan Kota dan urusan Kebersihan

Kota atau Dinas Pekerjaan Umum dipecahkan menjadi Dinas Kebersihan Daerah Khusus Ibukota

Jakarta Nomor 37 tahun 1967 dengan Surat Kepetusan Gubernur DKI Jakarta Nomor

Db/4/1/7/1996 tanggal 6 Desember 1967 dengan kepala DInas Kebersihan Letkol Tietie Rochman.

Kepala Dinas Lingkungan Hidup Periode Tahun 2019 hingga sekarang bernama Ir. H. Andono

Warih. M.Sc.

Perkembangan Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

Seiring dengan perkembangan borokrasi di Indonesia khususnya di DKI Jakarta, DPRD

DKI Jakarta mengesahkan Peraturan Daerah Tentang Organisasi Perangkat Daerah dan

dampaknya akan ada perubahan nomenklatur dan penggabungan Satuan Kerja Perangkat daerah

(SKPD) di Pemprov DKI Jakarta mulai tahun 2017. Pada awal 2017 Badan Pengelolaan

Lingkungan Hidup Daerah (BPLHD) dan Dinas Kebersihan bergabung dan berganti nama menjadi

Dinas Lingkungan Hidup DKI Jakarta. Dinas Lingkungan Hidup DKI Jakarta telah melakukan

berbagai macam cara untuk menangulangi terkait masalah sampah yang menumpuk guna

menciptakan Kota Jakarta terlihat baik. Hal itu dapat kita lihat dengan kerja nyata Pemerintah DKI

Jakarta, seperti berdirinya Bank Sampah yang menjadikan semua sampah rumah tangga menjadi

sampah yang memiliki daya jual ekonomis, seperti bungkus minuman instan bubuk bisa dijadikan

tempat pensil yang nantinya memiliki harga tersendiri. Lalu ada juga Koran bekas yang

dikreasikan menjadi kerajinan tangan, botol minuman bekas dijadikan sebagai pot bunga dan

masih banyak lagi.

15
 Dinas Lingkungan Hidup merupakan unsur pelaksanaan penyelenggaraan urusan

pemerintah dibidang lingkungan hidup. Dinas Lingkungan Hidup dalam melaksanakan tugas dan

fungsinnya di koordinasikan oleh asisten pembangunan dan lingkungan hidup. Dinas lingkungan

hidup mempunyai tugas melaksanakan perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup serta

pengelolaan kebersihan. Dinas Lingkungan Hidup melakukan pelayanan dalam hal penerbitan

lingkungan dan SPPL, Rekomendasi AMDAL dan UKL, atau UPL, Pembinaan bengkel uji emisi,

serta distribusi sampah.

Menginggat Indonesia inggin mewujudkan bebas sampah 2020, Dinas Lingkungan Hidup

DKI Jakarta terus mensosialisasikan gerakan 3R (Reuse, Reduce, Recyle) memlalui tatap muka

maupun lewat media elektronik. Dengan tatap muka Dinas Lingkungan Hidup biasanya

melakukan penyuluhan ke sekolah-sekolah mengkampanyekan gerakan 3R tersebut, atau bisa juga

melalui media online seperti Facebook, Twitter, Instagram, dan lain-lainnya.

Bank Sampah terdapat dalam Dinas Lingkungan Hidup DKI Jakarta, sebelumnya pernah

dijadikan tempat penelitian oleh mahasiswa dari Universitas Kyoto Jepang. Hasil kerja yang baik

dari Dinas Lingkungan Hidup Jakarta sudah sangat terlihat dan seluruh warga Jakarta sudah

merasakannya, seperti kebersihan kali, selokan dan jalan trotoar yang banyak warga Jakarta

rasakan. Timbun sampah sering kali berada di kali-kali di Jakarta, tetapi dengan respon cepat

pasukan oranye semua itu dapat ditangani.

Lingkungan Hidup Jakarta selalu menerima kritik dan saran dari seluruh warga Jakarta jika

warga Jakarta merasa kurang nyaman dengan kebersihan yang ada di jakarta, warga Jakarta bisa

menghubungi Dinas Lingkungan Hidup DKI Jakarta melalui SMS, Twitter, Facebook, Surat

Pembaca di Media cetak. Dari saran-saran yang diberikan segenap warga Jakarta nantinya Dinas

16
Lingkungan Hidup akan sangat menerima semua saran dan akan melakukan yang terbaik bagi

semuanya.

Pada tahun 2016, Dinas Lingkungan Hidup DKI Jakarta banyak mendapatkan berbagai

macam penghargaan diantaranya menjadi juri lomba Kebersihan di Kantor Kejaksaan se-DKI

Jakarta dan mendapatkan apresiasi Rekor Dunia dalam partisipasinya pada Jambore Nasional

Pramuka ke X di Cibubur pada tanggal 14 Agustus – 21 Agustus 2016. Rekor ini atas kegiatan

pelatihan, pemilihan, dan pengelolaan sampah kepada para peserta Jambore yang berjumlah ribuan

peserta, serta menjadikan perkemahan Jambore Terbersih.

Visi Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

Sejalan dengan perubahan lingkungan strategis dengan terbitnya Undang-Undang Nomor

18 Tahun 2008 Tentang Pengelolaan Sampah dan sejalan dengan Visi Gubernur DKI Jakarta,

Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta menetapkan Visi Jakarta Baru, Kota Modern Yang

Bersih Dengan Masyarakat Berbudaya Bersih dan Pelayanan Publik Yang Prima. Visi yang

dikemukakan diatas merupakan Visi Gubernur DKI Jakarta.

Visi Tersebut dapat dijelaskan dengan 3 (tiga) kata kunci sebagai berikut :

1. Jakarta Baru, Kota Modern yang Bersih

Pelanggan dari Visi tersebut merupakan kata kunci dari visi yang inggin dicapai oleh Dinas

Lingkungan Hidup yaitu mewujudkan Jakarta Baru sebagai kota modern yang bersih.

Tujuan yang inggin dicapai adalah seluruh masyarkat DKI Jakarta :

17
 a. memiliki akses untuk penanganan sampah yang dihasilkan dari aktivitas sehari-hari,

baik dilingkungan perumahan, perdagangan, perkantoran, maupun tempat-tempat

umum lainnya.

b. Memiliki lingkungan kota yang bersih karena samoah dihasilkan dapat ditangani

secara benar.

c. Mampu memelihara kesehatannya karena tidak terdapat sampah yang berpotensi

menjadi bahan penularan penyakit seperti diarrhea, thypus, pencemaran udara, air atau

tanah.

d. Memiliki kesempatan untuk berpatisipasi dalam pengelolaan persampahan sehingga

memperoleh manfaat bagi kesejahteraannya.

2. Masyarakat Berbudaya Bersih

Untuk mewujudkan kota Jakarta yang bersih, akan sangat sulit dicapai tanpa didukung oleh

seluruh masyarakat Jakarta, oleh karena itu penggalan Visi kedua yang inggin dicapai oleh

Dinas Lingkungan Hidup adalah mewujudkan masyarakat Jakarta yang berbudaya bersih.

Visi ini merupakan tantangan terberat, karena untuk merubah budaya masyarakat akan

memakan waktu yang lama serta memerlukan strategi yang tepat.

Tujuan yang ingin dicapai adalah seluruh masyarakat DKI Jakarta :

a. Memiiliki pengetahuan tentang kewajiban dalam mengelola sampah, sehingga dapat

bertindak sesuai dengan yang diharapkan.

b. Merubah perilaku masyarakat dalam membuang sampah.

c. Memandang sampah sebagai sumber daya yang memiliki nilai ekonomi dan dapat

dimanfaatkan.

18
 d. Berperan aktif dalam program-program yang dilaksanakan oleh Dinas Lingkungan

Hidup Provinsi DKI Jakarta.

3. Pelayanan Publik Prima

Penggalan dari Visi terakhir yaitu pelayanan public yang prima dimaksud dalam

mewujudkan penggalan kedua Visi diatas, Dinas Lingkungan Hidup menjalankan tugas

pokoknya tersebut dengan menetapkan tata pemerintah yang baik (Good Governance).

Misi Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

Sedangkan berdasarkan visi diatas Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

mempunyai Misi yang mengarah untuk mewujudkan visi di atas antara lain sebagai berikut :

a. Menyelenggarakan pengelolaan sampah dengan teknologi yang efektif dan efisien

serta ramah lingkungan dengan melibatkan peran serta masyarkat dan swasta.

b. Membangun budaya masyarakat perkotaan yang memiliki kesadaran dalam

memilihara kebersihan kota.

c. Meningkatkan manajemen pelayanan kebersihan dengan menerapkan prinsip-prinsip

Good governance.

3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta mempunyai struktur organisasi yang terdiri

dari beberapa bagian yang secara khusus tersusun dari berbagai bagian dan tata kerjanya.

Berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 284 Tahun 2016 tentang Struktur

Organisasi dan Tata Kerja Dinas Lingkungan Hidup.

19
 Struktur organisasi instansi memiliki peran yang penting untuk menjelaskan fungsi, tugas,

tanggung jawab dan wewenang intansi untuk mencapai visi dan misi yang efektif dan efisien.

Adapun struktur organisasi dari Dinas Lingkungan Hidup yang dapat dilihat pada gambar dibawah

ini yaitu:
Kepala Dinas

Wakil Kepala
Dinas

Sekretariat

Subbagian Subbagian Subbagian Subbagian

Umum kepegawaian Perencanaan Keuangan
dan Anggaran

Sumber: Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

Gambar III.1

Struktur Organisasi Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

Dalam melaksanakan tugas dan fungsi diatas, struktur organisasi bagian Umum Dinas

Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta di Pimpin oleh Sekretariat. Sekretariat merupakan Unit

Kerja staf Dinas Lingkungan Hidup yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Dinas dan

berkedudukan di bawah kepala Dinas serta bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Adapun tata kerja dalam Struktur organisasi Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

yaitu:

20
1. Kepala Dinas

Mempunyai tugas memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi dinas.

2. Wakil Kepala Dinas

Dalam tugasnya wakil kepala dinas membantu kepala dinas dalam memimpin pelaksanaan

tugas dan fungsi dinas.

3. Sekretariat

Mempunyai tugas melaksanakan administrasi dinas dan memimpin, membina,

mengkoordinasikan, mengendalikan dan melaksanakan sebagaian tugas Dinas Lingkungan

Hidup Provinsi DKI Jakarta dalam bidang administrasi umum, kepegawaian, perencanaan

dan anggaran serta pengelolaan keuangan dinas.

Sekretariat dinas membawahi 4 kepala subbagian yang terdiri dari:

a. Subbagian Umum

Mempunyai tugas menyusun rencana kerja dan keanggaran, surat menyurat,

pengelolaan arsip, pemeliharaan, pengaturan acara dinas, menghimpun, menganalisa,

dan mengajukan peralatan kantor, penyampaian dokumen barang ke subbagian

keuangan, melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas.

b. Subbagian Kepegawaian

Mempunyai tugas perencanaan rencana kerja dan anggaran, menyusun analisa jabatan

dan beban kerja, penatausahaan kepegawaian, pengurusan hak, kesejahteraan, kenaikan

pangkat, cuti dan pension pegawai, pembinaan, pengendalian dan disiplin pegawai,

menghimpun, mengolah dokumen pegawai, monitoring, pembinaan disiplin pegawai,

memproses administrasi pengangakatan dan pemberhentian pegawai.

21
 c. Subbagian Perencanaan dan Anggaran

Mempunyai tugas perencanaan rencana kerja dan anggaran, melaksanakan rencana

strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran secretariat, mengkoordinasikan

penyususnan bahan rencana strategis anggaran, laporan keuangan, pengelolaan system

informasi, menghimpun bahan dan menyusun strategis dan kerja anggaran, monitoring,

pengendalian dan evaluasi anggaran, bimbingan dan konsultasi perencanaan unit kerja,

menghimpun, menyusun laporan kerja.

d. Subbagian Keuangan

Mempunyai tugas perencanaan rencana kerja dan anggaran, melaksanakan rencana

strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran secretariat, pengelolaan keuangan dinas,

menghimpun dan menyusun bahan keuangan, menerima, meneliti dan menguji

kelengkapan dan SPP, menghimpun laporan keuangan, analisa dan evaluasi aset dinas,

pembukuan aset dinas, bimbingan keuangan, penerbitan SPM, koordinasikan tugas

bendahara.

3.1.3. Kegiatan Usaha Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DkI Jakarta

Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta dalam unsur pelaksanaan teknis di

lingkungan pemerintah Provinsi DKI Jakarta, Dinas Lingkungan Hidup mempunyai tugas pokok

dalam melaksanakn pengelolaan kebersihan di DKI Jakarta agar tercipatanya Kota Jakarta agar

terciptanya Kota Jakarta yang bersih, tertib, indah dan sehat. Di dalam Dinas Lingkungan Hidup

Provinsi DKI Jakarta dipimpin oleh Kepala Dinas yang dibawah dan bertanggung jawab kepada

Gubernur melalui Sekretaris Daerah dalama melaksanakan tugasnya Kepala Dinas Lingkungan

Hidup Provinsi DKI Jakarta dibantu oleh Wakil Kepala Dinas, yang berkedudukan dibawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Dinas

22
Lingkungan Hidup dikoordinasikan oleh Asisten Pembangunan dan Lingkungan Hidup. Seksi

Penanganan dan Pengaduan, penyelesaian Sangketa merupakan Satuan Kerja Bidang Pengawasan

dan Penataan Hukum dalam pelaksanaan penanganan pengaduan dan penyelesaian sangketa. Seksi

Penangan dan Penyelesaian Sangketa dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berkedudukan

dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengawasan dan Penataan Hukum.

Fungsi dari didirikannya Dinas Lingkungan Hidup adalah penyusunan dan pelaksanaan

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Dinas Lingkungan Hidup, perumusan kebijakan teknis

pelaksanaan pengelolaan kebersihan, pengelolaan sampah padat dan air limbah septik tank,

penyediaan prasarana dan sarana penanggulangan kebersihan, pembinaan dan pengembangan

peran serta masyarakat dalam upaya peningkatan kebersihan lingkungan dan permukiman,

pembinaan pengelolaan sampah padat dan air limbah septik tank, pelayanan, pembinaan dan

pengendalian rekomendasi, standarisasi dan atau perizinan di bidang kebersihan, penegakan

peraturan perundang-undangan di bidang kebersihan, peungutan, penatausahaan, penggunaan,

pemeliharaan dan perawatan prasarana dan sarana kebersihan, pemberian dukungan teknis kepada

masyarakat dan perangkat daerah, pengelolaan kepegawaian, keuangan, barang dan ketatausahaan

Dinas Kebersihan, pelaporan dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas dan fungsi.

3.2. Hasil Penelitian

Data yang diperoleh oleh penulis meliputi penanganan surat masuk menggunakan Sistem E-

Office, kendala yang dihadapi dalam penaganan surat masuk menggunakan Sistem E-Office, dan

cara mengatasi kendala dalam penanganan surat masuk menggunakan Sistem E-Office di Bagian

Umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta.

23
3.2.1. Penanganan Surat Masuk Menggunakan Sistem E-Office di Bagian Umum Dinas

Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

1. Penanganan Surat Masuk

a. Penerimaan Surat masuk, meliputi kegiatan :

1) Penerimaan surat masuk bisa manual dan elektronik seperti WhatsApp, Gmail dan surat di

antarkan secara langsung yaitu manual

2) Memeriksa alamat yang dituju surat, apakah benar atau tidak

3) Menandatangani / paraf bukti penerimaan surat masuk di buku tanda terima surat masuk yang

dibawa oleh pengirim surat.

b. Pencatatan Surat Masuk, meliputi kegiatan sebagai berikut:

1) Membuka surat masuk di Sistem E-Office/ membuka amplop surat masuk

2) Membaca perihal surat masuk dan tujuan surat

3) Menggandakan surat sebagai arsip surat masuk di bagian umum dan dikirim ke tujuan surat

tersebut.

c. Proses Memasukan dan Mengirim Surat Masuk ke Sistem E-Office

1) Melakukan scan terhadap surat masuk

2) Memasukan surat yang telah di scan dan berbentuk pdf ke sistem E-Office dengan memasukan

nomor surat, tujuan surat yang dituju dan perihal surat

3) Mengirim surat yang telah di masukan ke dalam sistem E-Office ke subbagian atau unit yang

dituju.

24
d. Menyimpan Surat Masuk fisik (hard copy) , yaitu sebagai berikut :

1) Menyimpan surat masuk yang telah di scan/copy kedalam arsip surat manual maupun disimpan

di dalam file komputer arsip surat masuk

2) Menyimpan surat masuk asli di rak arsip surat masuk umum.

25
2. Prosedur Penanganan Surat Masuk

Berdasarkan data yang telah diperoleh , prosedur penanganan surat masuk dapat dilihat pada

gambar III.1 berikut ini :

Security/ Subbagian Umum Kepala Dinas Subbagian

Reseptionis Kepegawaian tujuan

surat

Surat Masuk/
Dinas

Dicap, no register
dan tanggal surat
diterima

Scan surat dan

lembar
disposisi
menjadi
bentuk PDF

Input surat
melalui E-Office
sesuai dengan
kolom yang
tersedia

Upload hasil scan Surat

ke sistem e-office masuk

26
 Surat
Memberikan
dikirim ke
instruksi di
bagian
kolom
yang dituju
disposisi
mengguna
surat
kan sistem
e-office
Surat masuk
dari sistem
Surat di e-office
proses dikirim ke
keluar kepegawaian

Surat masuk
di proses
melalui
sistem e-
office

Surat
diproses

Surat keluar

selesai

Sumber : Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

Gambar III.2

27
 Berdasarkan gammbar III.1, prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem e-

office di Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta, dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Penerimaan Surat

Surat-surat masuk/ dinas yang datang atau masuk akan diterima oleh petugas satpam/

receptionis (baik melalui pos maupun media elektronik seperti Whatsapp dan Gmail dan

lainnya), selanjutnya surat-surat masuk akan disortir untuk menentukan mana surat pribadi dan

mana surat biasa/dinas.

2. Pencatatan Surat

Selanjutnya surat biasa/dinas yang masuk ke perusahaan dikirim ke bagian umum untuk di

proses melalui sistem e-office. Surat dibuka kemudian di catat di buku agenda surat masuk,

pencatatan sendiri berupa, pengirim surat, perihal surat, unit/bagian yang dituju surat dan nomor

yang tercantum pada surat.

3. Proses Scan Surat

Pada tahap ini surat akan di scan bersama lembar disposisi dan menyimpannya dalam bentuk

PDF. Surat kemudian berbentuk PDF akan di upload ke Sistem E-Office, dengan mengisi

nomor surat, perihal surat, dan tujuan surat tersebut.

4. Mengirim Surat ke Unit/Bagian yang dituju

Setelah surat dimasukan ke dalam Sistem E-Office dalam bentuk format PDF, maka surat akan

dikirim ke unit/bagian surat yang dituju, dengan memasukan nomor surat, perihal surat dan

unit/bagian yang dituju tersebut.

28
5. Penyimpanan Surat Masuk Asli

Setelah surat dikirim ke unit/bagian yang dituju melalui Sistem E-Office, maka surat asli akan

disimpan di lemari arsip surat masuk dinas oleh bagian umum.

3.2.2. Kendala dan Cara Mengatasi Kendala yang terjadi saat Penanganan Surat Masuk

Menggunakan Sistem E-Office Di Bagian Umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi

DKI Jakarta

Kendala yang terjadi saat Penanganan Surat Masuk Menggunakan Sistem E-office di

Bagian Umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta yaitu :

1. Layar komputer sering terjadinya error /loading

2. Aplikasi Sistem E-office sering mengalami kendala pada saat mau login ke dalam sistem e-

office.

Sedangkan cara mengatasi kendala yang terjadi saat Penanganan Surat Masuk

Menggunakan Sistem E-office di Bagian Umum Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

yaitu :

1. Layar komputer sering eror/loading maka staff administrasi memeriksa kelayakan komputer

serta dilakukan servis secara berkala

2. Aplikasi sistem e-office cara mengatasinya maka buat laporan ke sumber daya manusia (sdm)

untuk perbaikan aplikasi sistem e-office dan di jadwalkan untuk pembaharuan pada sistem e-

office.

29
 BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Setelah penulis melakukan penelitian di Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta,

penulis mendapatkan hasil penelitian mengenai Penanganan Surat Masuk menggunakan Sistem E-

Office, maka penulis menyimpulkan bahwa :

1. Penanganan surat masuk di sistem e-office diperlukan karyawan yang memiliki kompetensi

untuk penggunaan sistem e-office, agar penggunaan sistem e-office lebih efektif dan efisien

2. Dalam penanganan surat masuk ada beberapa kendala yang terjadi seperti layar komputer

yang eror/loading dan wifi yang tidak lancar, Aplikasi Sistem E-office sering mengalami

kendala pada saat mau login ke dalam sistem e-office karena jarang di lakukan pengecekan

maupun pembaharuan oleh pihak sumber daya manusia

3. Tata cara surat masuk di Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta bisa manual dan

elektronik seperti WhatsApp, Gmail dan surat diantarkan langsung yaitu manual, memeriksa

alamat yang dituju surat apakah benar atau tidak, dan mendatangani/paraf bukti surat masuk

di buku tanda terima surat masuk yang di bawa oleh pengirim surat.

30
4.2. Saran

Adapun saran sebagai bahan masukan untuk bagian umum dinas lingkungan hidup provinsi

dki Jakarta khususnya dalam penerimaan surat masuk, sebagai berikut :

1. Sebaiknya untuk meningkatkan penanganan di surat masuk di bagian umum yaitu dengan cara

mewajibkan staff administrasi khusus penerimaan surat masuk di bagian umum untuk

mengikuti pelatihan cara penggunaan sistem e-office

2. Sebaiknya bagian sumber daya manusia (sdm) melakukan pengecekan secara berkala untuk

sistem e-office agar proses login dan proses penginputan sistem e-office dapat diproses tanpa

kendala

3. Sebaiknya bagian sumber daya manusia (sdm) dan bagian umum melakukan koordinasi untuk

setiap proses yang terkait penanganan surat masuk dengan sistem e-office agar pekerjaan

penginputan berjalan dengan efektif dan efesien.

31
 DAFTAR PUSTAKA

Alda, M. (2019). Sistem Informasi Pengelohan Data Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Polda
Sumatera Utara. Sistem Informasi Pengelohan Data Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada
Polda Sumatera Utara, 21–27. http://ojs.logika.ac.id/index.php/jikl/article/view/32/45

Hidayat, Sugeng., & Jumiatin, U. (2016). No Title. Prosedur Pengelolaan Surat Untuk
Memperlancar Proses Penyampaian Informasi Pada Kantor Kecamatan Pamulang. Jurnal
Sekretaris, 3(1), 90. https://repository.bsi.ac.id/index.php/repo/viewitem/14622

Mujiaty, Y., & Vidada, I. A. (2019). No Title. Analisi Tugas Sekretaris Dalam Penanganan Surat
Masuk Dan Surat Keluar Pada CV. Sumber Jaya Serang. Retrieved.
https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/240268/Manual-book-hki-suratmasuk-
dan-keluar-pdf.pd f

Finoza, L. (2017). No Title. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Jakarta : Diksi Insan
Mulia. https://repository.bsi.ac.id/index.php/repo/viewitem/14622

Priansa, D. J. (2017). No Title. Manajemen Sekretaris Perkantoran. Bandung: CV Pustaka Setia.

https://repository.bsi.ac.id/index.php/repo/viewitem/14622

Ramadani, Libriani Ocfin, J., & Rama, K. D. (2018). No Title. Pengelolaan arsip dinamis (surat
masuk dan surat keluar) di Universitas Indo Global Mandiri. IQRA`: Jurnal Ilmu
Perpustakaan Dan Informasi (e-Journal), 12(2), 188.
https://doi.org/10.30829/iqra.v12i2.3987

Rumaf, Z., Djufri, I., & Sabtu, J. (2019). No Title. Sistem Informasi Manajemen Data Surat
Berbasis Web Pada Kantor Dinas Pertanian Kota Ternate. Indonesian Journal On
Information System, 4, 41–49.

Aziz, B. A. N., Prasetyo, Y. H., & Junus, M. (2019). No Title. SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR JURUSAN ELEKTRO
POLITEKNIK NEGERI MALANG BERBASIS WEB MELALUI JARINGAN INTRANET
POLINEMA Abstract : JARTEL ISSN, 9, 157–167.

Ramadani, Libriani Ocfin, J., & Rama, K. D. (2018). No Title. Pengelolaan arsip dinamis (surat
masuk dan surat keluar) di Universitas Indo Global Mandiri. IQRA`: Jurnal Ilmu
Perpustakaan Dan Informasi (e-Journal), 12(2), 118.
https://doi.org/10.30829/iqra.v12i2.3987 from Bela Theresia

32
Dra. Armida Silvia Asriel, M. S. (2018). No Title. Manajemen Kearsipan. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya Wildan Zulkarnain, M.Pd. & Dr. Raden Bambang Sumarsono, M. Pd. 2018.
Manajemen dan Etika Perkantoran. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Sri Endang R., Sri Mulyani, dan S. (2018). No Title. Korespondensi. Jakarta: Erlangga.

Dra. RR. Ponco Dewi karyaningsih, M. M. (2018). No Title. Korespondensi Surat Bisnis dan Surat
Dinas. Yogyakarta: Samudra Biru.

33
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. Biodata Mahasiswa
Nim : 21190276
Nama Lengkap : Hajjatul Alfina Putri
Tempat/Tanggal Lahir : Jakarta, 6 Maret 2000
Alamat Lengkap : Jl. Batu II No.48 RT.03 / RW.16 Kelurahan Cibodasari,
Cibodas, Kota Tanggerang, Banten
II. Pendidikan
1. SD N 29 Padang Luar, BatuSangkar Sumatera Barat Lulusan tahun 2011
2. MTsN Padang Luar Batu sangkar, Batusangkar Sumatera Barat Lulusan tahun 2016
3. SMK Nusatama Padang, Sumatera Barat Lulusan tahun 2019
4. D3 Universitas Bina sarana Informatika 2019 – Sekarang

III. Riwayat Pengalaman berorganisasi / pekerjaan

1. SMK Menjadi Siswa Magang Di Universitas Bung Hatta Padang, Sumatera barat
selama 4 bulan Desember 2017 – April 2018.
2. Menjadi Anggota panitia Wisuda Universitas Bina sarana Informatika pada Bulan
November 2019.
3. Mahasiswa PKL di Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta Unit
Kepegawaian

Jakarta, 24 Juni 2022

Hajjatul Alfina Putri

Nim 21190276

34
SURAT KETERANGAN RISET/PKL

35
Sertifikat Praktik Kerja Lapangan

36
Lampiran A.1
DATA WAWANCARA

DATA WAWANCARA NARASUMBER

Judul Tugas Akhir : Penanganan Surat Masuk di Bagian Umum Dinas

Nama Perusahaan
Nama Narasumber
Jabatan /Profesi
Tanggal dan Waktu
Cara Wawancara
Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta
: Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta
: Sandi Retno
: Administrasi
: Senin, 18 April 2022 dan 14.00
: Langsung

1. Bergerak dibidang apakah Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta?

Sesuai dengan peraturan gubernur 284 thn 2016 bergerak dibidang lingkungan hidup
2. Apa yang dimaksud dengan e-office itu?
Persuratan digital / elektronik
3. Pada tanggal berapa e-office mulai dijalankan di Dinas Lingkungan Hidup Provinsi
DKI Jakarta? 1 November 2021
4. Apakah penggunaan e-office sudah berjalan dengan baik?
e-office sendiri masih banyak yang perlu diperbaiki sistemnya
5. Bagaimana proses surat masuk menggunakan e-office?
Pertama suratnya dibuat dulu konsepnya, selanjutnya di upload ke e-office, step-step
verbal eselo 3 kalau di acc langsung di tanda tangan eselon 2 kepala dinas, nanti kalau
sudah distempel baru di aploud lagi ke e-office dikirim ketujuan
6. Apakah ada alat lain dalam membantu penanganan surat masuk selain e-office ?
Tidak ada
7. Apakah e-office sudah cukup membantu dalam membantu penanganan surat masuk?
Sudah cukup membantu, tapi perlu di perbaiki
8. Siapakah yang bertugas menerima surat masuk pertama kali di subbagian umum Dinas
Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta?

37
 Staff administrasi perkantoran
9. Berapa banyak surat masuk untuk subbagian umum setiap harinya?
Surat masuk perkiraan 15 lebih
10. Apa kendala yang dialami dalam penanganan surat masuk menggunakan e-office?
Belum terintergrasi tanda tangan elektronik karena sekarang masih manual

Jakarta, 18 April 2021

Sandi Retno
Staff Administrasi

38
Lampiran A2
FORM DATA DOKUMENTASI

DAFTAR DOKUMENTASI
JUDUL : PENAGANAN SURAT MASUK DI BAGIAN UMUM DINAS
LINGKUNGAN HIDUP PROVINSI DKI JAKARTA
No Nama Dokumentasi Keterangan
1. Dokumen Struktur Organisasi Mendiskripsikan struktur instansi
dan Tata Kerja Perusahaan
2. Informasi perusahaan dan web Mendeskripsikan sejarah dan perkembangan
perusahaan perusahaan
3. Form Wawancara Memberikan contoh dan menjelaskan bentuk
form wawancara di tempat penelitian
4. Form Surat Keterangan Riset Memberikan contoh dan menjelaskan bentuk
form surat keterangan riset di tempat penelitian
5. Dokumen Lokasi perusahaan Memberikan contoh dokumen lokasi perusahaan
di tempat penelitian
6. Dokumen Surat Masuk Memberikan contoh surat masuk dan menjelaskan
bentuk dokumen surat masuk
7. Dokumen Wawancara Memberikan contoh dokumen wawancara
ditempat penelitian

39
Lampiran A3
FORM DATA OBSERVASI
DATA OBSERVASI PENELITIAN
JUDUL : PENANGANAN SURAT MASUK DI BAGIAN UMUM DINAS
LINGKUNGAN HIDUP PROVINSI DKI JAKARTA
No Obyek Lokasi Alat Hasil Pengamatan
1. Activity Ruang Kantor Kamera foto Pengerjaan pekerjaan kantor
Subbagian dilakukan dalam ruangan
Umum kantor baik dalam penerimaan
surat, penginputan ke sistem
dan memproses surat masuk
sampai surat di keluarkan
2. Object Ruang kantor Kamera foto Object yang berkaitan dengan
Subbagian penelitian dilokasi berupa
Umum komputer dan web sistem e-
office
3. Act Ruang kantor Kamera foto Memproses surat mulai dari
subbagian surat masuk dan pemberian
umum lembar disposisi di sistem e-
office maupun dengan manual
dan mengaploud nya kedalam
sistem e-office
4. Space Ruang kantor Kamera foto Untuk menerima surat-surat
subbagian masuk baik secara manual
umum maupun secara elektronik
melalui sistem e-office

40
5. Feel Ruang kantor Kamera foto Staff administrasi senang
Subbagian apabila pekerjaan dalam
Umum menerima surat dapat berjalan
dengan lancara tanpa adanya
kendala yang terjadi

41
Lampiran B1

Struktur Organisasi
Dinas Lingkungan Hidup Provinsi DKI Jakarta

42
Lampiran B2
LOKASI PERUSAHAAN

43
Lampiran B3
FOTO WAWANCARA

44
Lampiran C1
Sistem Aplikasi E-Office

45
46
Lampiran C2
Surat Masuk

47