PROSES PENGARSIPAN DOKUMEN

PADA PT VERENA MULTI FINANCE TBK

DEPOK

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan

Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta

Oleh:
Lora Shinta Ayu
170113010049

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK LP3I JAKARTA
2020
 PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR

Nama Mahasiswa : Lora Shinta Ayu Hasnelvi

NIM : 170113010049

Program Studi : Administrasi Bisnis

Konsentrasi : Administrasi Perkantoran

Judul Tugas Akhir : Proses Pengarsipan Dokumen

Menyetujui

Dra. Mahmudah Dra. Euis Winarti, M.M.

Pembimbing Tugas Akhir Ketua Program Studi

Mengetahui

Akhwanul Akmal, S.P.M.SI

Wakil Direktur I Bidang Akademik

ii
 PENGESAHAN UJIAN TUGAS AKHIR

Nama Mahasiswa : Lora Shinta Ayu

NIM : 170113010049

Program Studi : Administrasi Bisnis

Konsentrasi : Administrasi Perkantoran

Judul Tugas Akhir : Proses Pengarsipan Dokumen

Dinyatakan telah mengikuti Sidang Tugas Akhir di hadapan Dosen Penguji

pada Tanggal……..dan yang bersangkutan dinyatakan……

No Nama Jabatan Tanda Tangan

Ketua penguji

Penguji ahli

Jakarta, April 2020

………………………
sekertaris sidang

iii
 SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Dengan ini saya menyatakan bahwa :

1. Tugas Akhir ini adalah asli belum pernah diajukan untuk

mendapatkan gelar akademik Ahli Madya, baik di Politeknik LP3I
Jakarta maupun perguruan tinggi lain.
2. Tugas Akhir ini adalah murni gagasan, rumusan dan penelitian
saya sendiri tanpa bantuan pihak lain, kecuali arahan pembimbing.
3. Dalam Tugas Akhir tidak terdapat karya atau pendapat yang telah
ditulis atau dipublikasikan orang lain, keculi secara tertulis dengan
jelas dicantumkan sebagai ancuan dalam naskah dengan
disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar
pustaka.
4. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di
pernyataan ini, maka saya dapat bersedia menerima sanksi
akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh karena
Tugas Akhir ini, serta sanksi lainnya sesuai dengan norma yang
berlaku di perguruan tinggi ini.

Jakarta, April 2020

yang membuat pernyataan

LORA SHINTA AYU

NIM. 170113010049

iv
 ABSTRAK
Proses Pengarsipan Dokumen Pada
PT Verena Multi Finance Tbk Depok
Lora Shinta Ayu
(Shintalora85@gmail.com)

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana alur proses

pengarsipan dokumen pada PT Verena Multi Finance Tbk Depok,
mengetahui kendala dan solusi alternative dalam pemecahan masalah.
Tujuan tugas akhir ini untuk mengetahui bagaimana kegiatan pengarsipan
dokumen pada divisi collection yang berhubungan dengan dokumen surat
peringatan, surat kuasa tarik, memo analisa kasus, dan dokumen divisi
collection yang digarap oleh admin collection lainnya. Teknik
pengumpulan data yang penulis terapkan yaitu dengan cara studi pustaka,
studi lapangan dengan pelaksanaan kerja di tempat studi kasus dan
dengan mewawancarai rekan satu tim dan leader yang ada di lapangan.
Pembahasan yang diangkat pada tugas akhir ini mengenai bagaimana
proses pengarsipan dokumen divisi collection yang terdiri dari pengarsipan
secara sistem dan pengarsipan dokumen secara manual yang dilakukan
oleh admin collection PT Verena Multifinance Tbk Depok. Proses
pengarsipan dokumen ini mengalami banyak kendala yang terkadang
cukup mengganggu kelancaran pengarsipan baik dari segi sistem maupun
manual. Seringnya terjadi error sistem yang mengharuskan pihak admin
collection harus berkoordinasi dengan pihak terkait agar proses
pengarsipan kembali lancar. Selain itu dari segi pengarsipan manual juga
masih terjadi kendala karena minimnya tools penunjang pengarsipan
dokumen.
Kata Kunci : pengarsipan, dokumen, divisi collection

v
SURAT KETERANGAN PERUSAHAAN

vi
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala
berkah dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir (TA) ini tepat pada waktunya.

Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa

setiap mahasiswa tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan
Tugas Akhir (TA) sebagai salah satu persyaratan penyelesaian pendidikan
Politeknik LP3I Jakarta Program Diploma Tiga (D3). Untuk itu penulis
melakukan observasi dari Februari 2020 – April 2020 di PT Verena Multi
Finance Tbk, hal ini untuk lebih mudah penulis dalam membuat laporan
Tugas Akhir (TA) yang dibawah bimbingan Dra Mahmudah.

Dengan kerendahan hati, penulis mengucapkan terima kasih kepada

semua pihak yang telah terlibat dalam memotivasi dan membantu penulis
dalam menyelesaikan Tugas Akhir, khususnya kepada:

1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Jaenudin Akhmad, S.E., M.M, M.Pd.

2. Wakil Direktur I Bidang Akademik, Pengembangan Ilmu dan Riset,
UPPM, RE, dan Penempatan Kerja, Akhwanul Akmal, S.P., M.Si.
3. Wakil Direktur II Bidang Keuangan, Kepegawaian, Sarana dan
Prasarana, D. Purnomo, M.M.
4. Wakil Direktur III Bidang Pemasaran, Kemahasiswaan, dan
Kerjasama,
Rini Mardikawanty, S.Kom., M.A.
5. Ketua Program Studi Administrasi Bisnis, Dra. Euis Winarti, M.M.
6. Dosen Pembimbing Tugas Akhir (TA), Dra.Mahmudah, yang bersedia
membimbing penulis dalam menyusun Tugas Akhir di tengah
kesibukannya.
7. Kepala Bagian Administrasi Akademik, Isti Nuraini, S.E.

vii
8. Kepala Cabang PT Verena Multi Finance Tbk Bapak Irfan Barlian
9. Kepada seluruh Dosen Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pasar Minggu
yang telah mengajarkan penulis pengetahuan tentang ilmu dan bisnis.
10. Kepada Kedua Orang Tua serta keluarga tercinta yang telah
memberikan dukungan moril maupun spiritual beserta doa’nya.
11. Kepada Aflim Ananda Putra yang selalu memberikan dukungan dan
bantuannya.
12. Teman-teman yang selalu memberikan dukungan dan bantuannya
13. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir
(TA) ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Untuk semua bimbingan, petunjuk, dan dorongan yang telah diberikan

penulis mengucapkan terima kasih. Semoga kebaikan Bapak/Ibu
mendapatkan balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir (TA) ini dapat
bermanfaat bagi kita semua, khususnya bagi perusahaan dan
mahasiswa/i Politeknik LP3I Jakarta.

Jakarta, April 2020

Penulis

(Lora Shinta Ayu)

viii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul .......................................................................................i

PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR .............................................ii
PENGESAHAN UJIAN TUGAS AKHIR ..................................................iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR ..............................iv
ABSTRAK ...............................................................................................v
SURAT KETERANGAN PERUSAHAAN ................................................vi
KATA PENGANTAR ...............................................................................vii
DAFTAR ISI ............................................................................................. ix
DAFTAR GAMBAR ................................................................................. xii

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah .......................................................1
1.2 Alasan Pemilihan Objek .......................................................2
1.3 Identifikasi Masalah ..............................................................2
1.4 Tujuan dan Manfaat Penulis .................................................2
1.4.1 Tujuan Penulisan .......................................................2
1.4.2 Manfaat Penulisan .....................................................3
1.5 Batasan Masalah..................................................................3
1.6 Metodologi Penelitian ...........................................................4
1.6.1 Studi Kepustakaan (Library Research) ......................4
1.6.2 Studi lapangan (Field Research)................................4
1.6.3 Teknik Dokumentasi ..................................................4
1.7 Sistematika Penulisan ..........................................................5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Proses ..................................................................................7
2.1.1 Pengertian Proses .....................................................7
2.1.2 Unsur-unsur Proses ...................................................8
2.1.3 Identifikasi Proses ......................................................8
ix
 2.2 Pengarsipan .........................................................................10
2.2.1 Pengertian Arsip ........................................................10
2.2.2 Fungsi dan Tujuan Arsip ............................................10
2.2.3 Jenis Arsip .................................................................11
2.3 Dokumen ..............................................................................11
2.3.1 Pengertian Dokumen .................................................12
2.3.2 Jenis Dokumen ..........................................................12
2.3.3 Sistem Penyimpanan Dokumen .................................13

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan ................................................15
3.2 Visi Perusahaan ...................................................................17
3.3 Misi Perusahaan...................................................................17
3.4 Values Verena .......................................................................18
3.5 Struktur Organisasi................................................................18
3.6 Deskripsi dan Aktivitas Kerja Perusahaan .............................19

BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Proses Pengarsipan Dokumen pada PT Verena Multifinance
Tbk ......................................................................................25
4.1.1 Membuat dan Mencetak Surat Peringatan .................27
4.1.2 Proses Pencetakan Surat Tanda Terima Surat
Peringatan ..................................................................31
4.1.3 Proses Filling Surat Tanda Terima Surat Peringatan
secara system ............................................................34
4.1.4 Proses Filling Surat Peringatan dan Surat Tanda
Terima Surat Peringatan ............................................37
4.1.5 Menerbitkan Memo Analisa Kasus .............................38
4.1.6 Proses Pembuatan dan Cetak Surat Kuasa Tarik ......41
4.1.7 Proses Penerbitan Berita Acara Penyerahan
Kendaraan ..................................................................46

x
 4.1.8 Proses Pengarsipan Manual Memo Analisa Kasus,
Surat Kuasa Tarik dan Berita Acara Penyerahan
Kendaraan ..................................................................48
4.2 Kendala yang Dihadapi ........................................................50
4.3 Upaya Penyelesaian Kendala yang Dihadapi ......................50

BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ..........................................................................51
5.2 Saran ....................................................................................51

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. xiv

BIODATA PENULIS .............................................................................. xv

xi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Arsitektur Proses ..............................................................9

Gambar 3.1 Struktur Organisani PT Verena Multifinance Tbk ..............19
Gambar 4.1 Proses Pengarsipan Surat Peringatan dan tanda terima
Surat Peringatan ...............................................................25
Gambar 4.2 Proses Pengarsipan Surat Kuasa Tarik dan Memo Analisa
Kasus................................................................................26
Gambar 4.3 Halaman Surat Peringatan Manual List ............................27
Gambar 4.4 Halaman Surat Peringatan Manual Info ............................28
Gambar 4.5 Halaman Surat Peringatan Manual Info (Status : HOLD) .28
Gambar 4.6 Halaman Surat Peringatan Manual Info (Status :
APPROVED).....................................................................29
Gambar 4.7 Halaman Collection Letter List Tab Surat Peringatan 1 ....30
Gambar 4.8 Hasil Cetak Surat Peringatan 1.........................................31
Gambar 4.9 Halaman Surat Peringatan Delivery Request List .............32
Gambar 4.10 Halaman Surat Peringatan Delivery Process List .............33
Gambar 4.11 Halaman Surat Peringatan Delivery Process Info .............33
Gambar 4.12 Halaman Surat Peringatan Delivery Settlement List .........35
Gambar 4.13 Halaman Surat Peringatan Delivery Settlement Info
(Status : HOLD) ................................................................36
Gambar 4.14 Halaman Surat Peringatan Delivery Settlement Info (Status
: APPROVE) .....................................................................36
Gambar 4.15 Halaman Memo Analisa Kasus List ..................................39
Gambar 4.16 Halaman Memo Analisa Kasus Info ..................................39
Gambar 4.17 Halaman Memo Analisa Kasus Info (Status : HOLD) .......40
Gambar 4.18 Halaman Memo Analisa Kasus Info Tab Memo Analisa
Kasus Fee ........................................................................40
Gambar 4.19 Halaman Surat Kuasa Tarik Candidate List ......................42
Gambar 4.20 Halaman Surat Kuasa Tarik Request & Process List........43

xii
Gambar 4.21 Halaman Surat Kuasa Tarik Request & Process List........43
Gambar 4.22 Halaman Surat Kuasa Tarik Request & Process Info (Tipe
MAK : Internal) ..................................................................44
Gambar 4.23 Halaman Surat Kuasa Tarik Request & Process Info (Tipe
MAK : External).................................................................44
Gambar 4.24 Hasil Cetak Surat Tugas ...................................................45
Gambar 4.25 Hasil Cetak Surat Kuasa ...................................................46
Gambar 4.26 Contoh Dokumen Berita Acara Penyerahan Kendaraan ..47

xiii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Setiap Perusahaan memerlukan suatu unit yang mengelola sesuatu

yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan
administrasi pada suatu perusahaan pada dasarnya juga mempunyai
suatu hasil seperti surat, laporan, dan dokumen-dokumen yang
dihasilkan dan diterima oleh suatu perusahaan pada akhirnya akan
berhubungan dengan kearsipan.

Dalam sebuah kantor, arsip diperlukan untuk memberikan pelayanan

kepada pihak lain untuk keperluan informasi, baik untuk internal dan
eksternal dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat
berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan
pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor.
Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan
arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah
dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan
dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal.
Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan
salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan
membantu mencapai efisien pekerjaan.

Setiap pekerjaan yang ada diperusahaan tidak akan tercapai apabila

dalam penyimpanan arsip tersebut kurang baik dalam
pengelolaannya. Supaya pekerjaan tersebut dapat tercapai, maka
dalam hal penyimpanan arsip, dokumen-dokumen perusahaan yang
ada harus di kelola dengan cara yang tepat sehingga arsip tersebut
dengan mudah, cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila
sewaktu-waktu dibutuhkan. Berdasarkan dari uraian di atas, maka
 penulis tertarik untuk mengambil judul “Proses Pengarsipan
Dokumen Pada PT Verena Multi Finance Tbk Depok”.

1.2 Alasan Pemilihan Objek

Alasan penulis memilih objek ini adalah karena penulis bekerja di

divisi Finance bagian Collection sebagai tim administration pada PT
Verena Multi Finance Tbk Depok dan juga penulis ingin mengetahui
proses lebih lanjut dalam hal penyimpanan arsip di filling PT Verena
Multi Finance Tbk Depok yang juga bermanfaat sebagai
pembelajaran bagi penulis.

1.3 Identifikasi Masalah

Berdasarkan judul di atas, maka penulis mengidentifikasi masalah
pada:

1. Bagaimana proses pengarsipan pada PT Verena Multi Finance

Tbk Depok ?
2. Kendala-kendala apa saja yang di hadapi dalam proses
pengarsipan pada PT Verena Multi Finance Tbk Depok ?
3. Bagaimana solusi atau pemecahan masalah terhadap kendala-
kendala tersebut ?

1.4 Tujuan dan Manfaat penulisan

1.4.1 Tujuan Penulisan

Adapun penelitian yang diajukan dan di tuangkan dalam tugas

akhir ini mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana proses pengarsipan pada PT
Verena Multi Finance Tbk Depok.
2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang di hadapi
dalam proses pengarsipan pada PT Verena Multi Finance
Tbk Depok.

2
 3. Untuk mengetahui dan juga memberikan solusi atau
pemecahan masalah dari kendala yang di hadapi dalam
proses pengarsipan pada PT Verena Multi Finance Tbk
Depok.

1.4.2 Manfaat Penulisan

Penulis berharap agar penulisan ini dapat memberikan
manfaat untuk berbagai pihak antara lain :

1. Bagi penulis
Dengan adanya penulisan tugas akhir ini diharapkan
dapat mengembangkan dan menambah pengetahuan
penulis dalam hal kearsipan dari hasil pengamatan yang
telah penulis lakukan secara praktek sehingga dapat
mengetahui perbedaanya dengan ilmu yang telah penulis
dapat secara teoritis dari bangku kuliah.

2. Bagi Perusahaan
Penulisan tugas akhir ini dapat dijadikan sebagai
masukan dan pertimbangan untuk bias memperbaiki
dalam hal pengarsipan.

3. Bagi dunia pendidikan

Penulisan tugas akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan
tambahan informasi dan wawasan mengenai hal-hal yang
harus diperhatikan dalam proses pengarsipan dan peran
serta petugas yang mengenai dalam hal pengarsipan
tersebut.

1.5 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah yang dilakukan agar tidak menyimpang
dari tujuan yang di inginkan adalah penulis hanya membahas proses
penyimpanan Arsip berupa Surat Peringatan,Surat Kuasa Tarik dan

3
 Memo Analisa Kasus yang di catat dan di simpan secara manual di
filling, Mulai dari mencetak surat berupa Surat peringatan, Surat
Kuasa Tarik dan Memo analisa Kasus yang sebelumnya sudah di
proses arsip terlebih dahulu oleh bagian Admin Collection untuk di
simpan di filling

1.6 Metodologi Penelitian

Dalam penulisan tugas akhir ini penulis membutuhkan data-data
yang berkaitan dengan kajian penulis, karena itu dalam
mendapatkan data-data tersebut penulis menggunakan metode dan
cara-cara sebagai berikut :

1.6.1 Studi Kepustakaan (Library Research)

Pengumpulan data-data dengan cara mempelajari berbagai
bentuk bahan seperti buku penunjang kajian, catatan-catatan
maupun referensi lain yang bersifat tertulis.

1.6.2 Studi Lapangan (Field Research)

1. Pelaksanaan kerja pada PT Verena Multi Finance Tbk
Depok dengan ini penulis berusaha mendapatkan
informasi yang lengkap dan akurat terhadap objek yang
diambil.
2. Wawancara kepada rekan kerja maupun leader tim
collection untuk mendapatkan informasi bagaimana
proses untuk melakukan penyimapan arsip di filling
dengan benar dan bagaimana cara penyimpanan arsip
pada PT Verena Multi Finance Tbk Depok apabila filling
sudah tidak memadai dalam penyimanan arsip.

1.6.3 Teknik Dokumentasi

Cara pengumpulan data melalui peninggalan tertulis berupa
arsip-arsip dan termasuk juga buku-buku tentang pendapat

4
 teori, dalil-dalil atau buku-buku lain yang berkenaan dengan
masalah-masalah penyelidikan.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan tugas akhir ini, pembahasan dan
penganalisaanya diklasifikasikan dalam (lima) bab yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab 1 ini penulis mengemukan tentang latar

belakang masalah, Alasan pemilihan objek, tujuan dan
manfaat penulisan, identifikasi masalah, batasan masalah,
metodologi penelitian dan sistematika penulisan dalam
Tugas Akhir ini.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab II ini penulis mengemukakan berbagai

referensi buku-buku yang di gunakan dalam pembahasan
yang mendukung kajian/analisis yang penulis sampaikan
mengenai pengertian proses, pengertian arsip, dan
pengertian filling.

BAB III : PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab III ini penulis menguraikan tentang segala

sesuatu yang berkaitan dengan sejarah singkat dan
perkembangan perusahaan tempat studi kasus Tugas
Akhir penulis, visi dan misi perusahaan, bidang usaha
perusahaan, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan.

BAB IV : PEMBAHASAN

Dalam bab IV ini penulis menguraikan mengenai proses

pengarsipan berupa Surat Peringatan, Surat Kuasa Tarik
dan Memo Analisa Kasus yang di catat dan di simpan
5
 secara manual di filling. Mulai dari mencetak surat,
upload tanda terima ke dalam sistem, sampai di arsip
filling secara manual. Dalam Bab ini juga akan dijabarkan
solusi-solusi dalam mengatasi kendala yang di hadapi
terkait topik dari Tugas Akhir yang penulis susun.

BAB V : PENUTUP

Dalam bab V berisi tentang kesimpulan dan saran yang

mungkin berguna bagi perusahaan sebagai bahan
masukan.

6
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Proses

Proses adalah suatu rentetan atau urutan pelaksanaan atau kejadian

yang saling berkesinambungan dan saling terkait bersama-sama
mengubah suatu masukan menjadi keluaran yang dapat dilakukan
oleh manusia, alam, ataupun mesin dengan menggunakan berbagai
macam sumber daya.

2.1.1 Pengertian Proses

Menurut Hamali dan Budihastuti (2019:38) menyebutkan
bahwa Proses adalah suatu cara sistematis untuk
menjalankan suatu pekerjaan.
Menurut Ginting (2017:11) menjelaskan bahwa:
“Proses adalah sekumpulan aktivitas atau langkah-
langkah yang saling berkaitan yang berinisiatif untuk
mencapai hasil yang spesifik bagi pelanggan (customer)
dari proses tersebut”.
Sedangkan menurut Syafiie dan Welasari (2017:21)
menjelaskan:
“Proses adalah suatu kumpulan aktivitas pekerjaan yang
seharusnya terstruktur, tersistem harmonis dan teratur
sesuai dengan ruang dan waktu yang saling kait mengait
untuk mengolah dan cara menyelesaikan masalah tertentu
yang selanjutnya menghasilkan suatu keluaran ataupun
pelayanan tertentu sesuai dengan keahlian dan sumber
daya yang tersedia”.
Dan menurut Mahendrawathi ER, Ph.D. (2018:21)
menyatakan:
“Proses adalah sekumpulan tugas atau aktivitas yang
saling terkait dan diawali sebagai respons dari kejadian
yang bertujuan untuk mencapai hasil tertebtu untuk
pelanggan dari proses”.
 Jadi dapat disimpulkan bahwa Proses adalah urutan
pelaksanaann atau kejadian yang saling terkait dari awal
hingga akhir yang bersama-sama menjadi keluaran.

2.1.2 Unsur – unsur Proses

Menurut Mahendrawati ER, Ph.D. (2018:23) sebuah proses
terdiri dari beberapa unsur, yaitu sebagai berikut:
1. Kejadian (events) dan aktivitas (activities). Kejadian
adalah sesuatu yang terjadi tanpa durasi dan memicu
dilaksanakannya serangkaian aktivitas. Aktivitas adalah
sekumpulan pekerjaan/task. Unit pekerjaan terkecil
disebut juga dengan tugas (task).
2. Poin keputusan (decision points), yaitu titik waktu dimana
sebuah keputusan dibuat yang mempengaruhi bagaimana
sebuah proses dijalankan.
3. Aktor (actors), yaitu manusia, organisasi, perangkat lunak
yang menjalankan tugas bagi manusia atau organisasi,
obyek fisik, seperti peralatan, meterial, produk, dokumen,
dan obyek lain yang bukan material, seperti dokumen
elektronik dan catatan elektronik.
4. Hasil (outcome) yang idealnya membawa nilai bagi aktor
yang terlibat dalam proses yang disebut hasil positif,
namun proses mungkin hanya mampu merealisasikan
sebagian nilai yang diharapkan atau tidak mendatangkan
nilai sama sekali. Dalam kondisi ini, proses disebut
membawa hasil negatif.

2.1.3 Identifikasi Proses

Menurut Mahendrawathi ER, Ph.D. (2018:42) pada fase awal
masalah bisnis diajukan, kemudian proses yang relevan
dengan masalah yang ditangani diidentifikasi, dibatasi dan
dikaitkan satu sama lainnya. Hasil identifikasi proses adalah

8
arsitektur proses (Process architecture) baru atau yang
diperbarui yang memberikan keseluruhan pandangan proses
dalam sebuah organisasi dan hubungan mereka.
Arsitektur proses merupakan model konseptual yang
menggambarkan proses-proses dan keterkaitan hubungan
antar proses dalam perusahaan. Arsitektur proses terbagi
menjadi tiga level, yaitu process landscape, abstract process
models dan detailed process models seperti gambar berikut
ini:

Level 1

Process
Lanscape

Level 2

Abstract Process Model

Level 3

Detaileld Process Models

(e.g. BPMN)

Gambar 2.1 Arsitektur Proses

Maksud dari gambar 2.1 adalah:

1. Level 1 (Process Landsape Model)
Level 1 berisikan proses-proses utama suatu perusahaan
dalam bentuk abstrak.
2. Level 2 (Abstract Process Models)
Pada level 2, proses yang ditampilkan berbentuk abstrak,
tetapi lebih kearah proses bisnis konkrit, dan lebih detail
dari level 1. Pada level 2, hasil dari analisi berupa process
map.

9
 3. Level 3 (Detailed Process Models)
Level 3 berisikan proses yang detail yaitu control flow, input
dan output data, dan tugas dari partisipan yang terlibat dalam
proses-proses tersebut.

2.2 Pengarsipan

Pengarsipan adalah suatu proses yang dilakukan dengan tujuan

untuk menyimpan dan mengelola dokumen arsip sesuatu dengan
system pengarsipan yang digunakan.

2.2.1 Pengertian Arsip

Menurut Muhidin, M.Si. dan Winata, M.Si. (2016:1)

menjelaskan bahwa :

“Dalam Undang-undang Nomer 43 tahun 2009 tentang

kearsipan disebutkan bahwa arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perserorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.”
Rick (1992) (Dalam Muhidin, M.Si. dan Winata, M.Si. (2016:2))
menyebutkan bahwa :

“Arsip adalah suatu informasi yang terekam dalam media

dan bentuk apapun, yang dibuat atau diterima oleh
organisasi dalam rangka operasional organisasi.”

2.2.2 Fungsi dan Tujuan Arsip

Asriel, M.Si (2019,10) menjelaskan bahwa :

“Arsip sangat penting bagi pegawai, pimpinan dan

organisasi. Arsip berfungsi sebagai sumber ingatan,
sumber keterangan atau infirmasi, bahan bukti sejarah
atau sumber sejarah, dan bahan pertanggung jawaban
terhadap suatu kejadian atau peristiwa. Arsip berperan
10
 membantu ingatan seseorang untuk melakukan suatu
tindakan, menbantu pimpinan dalam pengambilan
keputusan dan kebijakan, kelancaran proses administrasi,
dan kelancaraan proses penyelenggaraan organisasi.”
2.2.3 Jenis Arsip

Muhidin, M.Si. dan Winata, M.Si. (2016:1) menyatakan bahwa

Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan
menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah
arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Yang termasuk ke dalam arsip dinas, yaitu:

1. Arsip vital, yaitu arsip yang keberadaanya merupakan

persyaratan dasar bagi, kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak/hilang.

2. Arsip aktif, yaitu arsip yang frekuensi pengunaannya tinggi

dan/atau terus menerus

3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang fekuensinya penggunaannya

telah menurun.

Adapun arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta

arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung oleh
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan / atau lembaga
kearsipan. Arsip ini tidak digunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya, ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
administrasi negara.

2.3 Dokumen

11
Dokumen adalah pengumpulan data dan wawancara penelitian serta
menganalisa suatu kegiatan pengelolaan dokumen, merupakan
suatu bagian dari kearsipan.

2.3.1 Pengertian Dokumen

Dokumen adalah semua jenis fisik yang di dalamnya memuat

unsur informasi (Soejono 1987 : 2 dalam Baok, Budiono,
Rodiah (2014 : 66)). Menurut Martono (1987 : 2) (Dalam
(Baok, Budiono, Rodiah (2014 : 66)) menjelaskan bahwa :

“Dokumen merupakan benda-benda yang bernilai

informasi seperti lembaran tercetak, bergambar, berukur,
terpahat, struktur informasi, papan statistic, tata kerja,
denah/maket gedung dan sebagainya dapat dikategorikan
sebagai dokumen.”
2.3.2 Jenis Dokumen

Menurut Ridwan (2011) (Dalam Baok, Budiono, Rodiah (2014

: 66)) menjelaskan bahwa jenis dokumen dibagi menjadi
berikut :
1. Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya :
a. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut
kepentingan perorangan. Contohnya : KTP, SIM, dan
Ijazah.
b. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan
perniagaan. Contohnya : cek, obligasi, dan saham.
c. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan
dengan sejarah. Contohnya : fosil, tugu, dan naskah
proklamasi.
d. Dokumen pemeritah, yaitu dokumen yang berisi
tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan.
Contohnya : Keppres dan UU.
2. Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya :

12
 a. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena
dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di
perpustakaan). Contoh : buku, majalah, film.
b. Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda
bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).
c. Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat
atau arsip (disimpan dengan system kearsipan).

2.3.3 Sistem Penyimpanan Dokumen

Menurut Amsyah (2003 : 71) (Dalam Baok, Budiono, Rodiah

(2014 : 66)) system yang digunakan dalam penyimpanan
warkat agar mempermudah kerja penyimpanan dan
penemuan warkat yang sudah disimpan.
Menurut Vardiatama (2009) (Dalam Baok, Budiono, Rodiah
(2014 : 66)) beberapa langkah pengelolaan dokumen berikut
ini uratan langkahnya adalah:
1. Pemeriksaan atas dokumen yang rusak
a. Dokumen tersebut sesuai dengan yang dipesan atau
yang dibutuhkan oleh lembaga yang bersangkutan atau
tidak ditinjau dari faktanya, kompetensi atau
kualifikasinya.
b. Kondisi dokumen; lengkap atau tidak halamannya,
tipografinya jelas atau tidak, gambar grafik lampiran
yang kurang lengkap dsb.
c. Menyortir dokumen-dokumen yang masuk menurut
kelompok jenisnya.
2. Langkah-langkah inventarisasi dokumen
a. Semua jenis dokumen tanpa terkecuali harus di bubuhi
tanda cap instansi atau lembaga yang bersangkutan.
b. Pada sisi halaman belakang judul hendaknya
diterapkan cap agenda seperti, tanggal penerimaan

13
 dokumen, nomor induk dan keterangan-keterangan
yang dianggap perlu.
c. Registrasikan dokumen tersebut dibagi menjadi tiga
penanganan yakni dokumen yang berupa buku,
majalah atau dokumen.
d. Pembuatan katalog, indeks dan abstraksi.
3. System penyimpanan arsip (filling)
Terdapat banyak cara penyimpanan arsip (filling) yang
digunakan di lembaga-lembaga dan kantor-kantor untuk
saat ini adalah arsip disimpan secara sistematis dalam
bentuk digital.

14
15
 BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Verena Multi Finance Tbk merupakan salah satu perusahaan

yang bergerak dalam bidang pembiayaan konsumen untuk
kepemilikan mobil baru dan bekas pada tahun 2003. Perusahaan ini
memiliki kantor pusat yang beralamat di Gedung Bank Panin, Lantai
3, Jalan Pecenongan No. 84, Jakarta Pusat. Awal berdirinya
perusahaan ini terjadi pada tanggal 21 Juli 1993. Dan sudah memiliki
23 kantor cabang yang tersebar di berbagai wilayah Indonesia.
Pendiri Verena mempunyai keyakinan bahwa pasar pembiayaan
otomotif akan bertumbuh sangat besar dan berkomitmen untuk
mengembangkan Verena menjadi salah satu perusahaan
pembiayaan ternama di Indonesia. Menyadari portofolio pembiayaan
otomotif yang semakin besar, verena perlu melakukan diversifikasi
portofolio pembiayaan untuk menyeimbangkan risiko. Melalui
pemikiran yang matang dan mendapat dukungan dari pemegang
saham, manajemen verena memutuskan untuk memasuki usaha
pembiayaan sewa guna usaha untuk alat berat dan mesin.
Keputusan ini di landaskan oleh daya tahan pengusaha kecil
menengah indonesia yang teruji dalam menghadapi beberapa krisis
ekonomi baik domestik maupun dunia. Selain itu, permintaan
komoditas yang tinggi mendorong naiknya permintaan alat berat dari
pengusaha lokal di sekitar bidang pertambangan, perkebunan, dan
kehutanan serta pembangunan infrastruktur. Dalam usianya yang 13
tahun, Verena telah membangun keahlian dalam bisnis pembiayaan
konsumen dan sewa guna usaha oleh para kompetitor.
Keahlian ini merupakan hasil kerja keras seluruh manajemen dan
karyawan verena dalam mebentuk citra perusahaan yang MUDAH
dalam pengajuan pembiayaan, CEPAT dalam melayani konsumen
dan mitra usaha, serta amna dalam penyimpanan jaminan
pembiayaan.
Verena selalu berupaya melakukan perluasan jaringan di lokasi
strategis yang mempunyai pertumbuhan ekonomi yang sehat dan
industri unggulan. Prinsip sumber daya manusia yang kompeten,
hubungan yang erat dengan mitra usaha, pelayanan pelanggan yang
berkualitas, tekonologi informasi yang terkini dan tepat guna, serta
kerjasama manajemen yang solid beserta kerja keras seluruh
karyawan.
Untuk senantiasa meningkatkan kinerja menjadikan verena siap
menghadapi tantangan masa depan untuk terus tumbuh dan
berkembang secara sehat dan berkelanjutan. Berikut ini cabang
yang dimiliki oleh Verena Multi Finance :
1. Pecenongan
Komplek rukan Redtop Blok A No. 3-3A Jl. Pecenongan 72 Blok
A3 Jakarta pusat
2. Kelapa Gading
Jl. Bukit Gading Raya Blok A Kav. No 17 Jakarta Pusat
3. Lebak Bulus
Komp. Bona Indah Buss,Centre Jl. Karang Tengah Blk. B/1 No.8-
W Jakarta selatan
4. Tanggerang
Ruko Tanggerang City Business Park, Blok B No 18 Jl. Jend
Sudirman No.1, cikokol
5. Serang
Jl. Ahmad Yani No.92 RT.001 RW 02 Serang-Banten
6. Bekasi
Ruko Festival, Jl Sultan Agung Kav. 19 RT 04. RW 06
7. Bogor
Jl. Padjajaran Pulo Amin RT 005 RW 004, No.28C
8. Bandung
16
 Jl.BKR No.94 RT.03/RW 09 kel.Ancol Kec.Regol
9. Surabaya
Ruko Sentra Fortuna No.2 Jl. Jaksa Agung Suprapto No. 39-41
Surabaya Jawa Timur
10. Malang
Jl. Letjen S.Parman No 56-B3 Kel.Purwanto Kec. Blimbing
Malang Jawa Timur
11. Medan
Ruko Premiere 9 Jl. Sultan Iskandar Muda No. 83-83A Medan
Sumatera Utara
12. Pekanbaru
Jl. Arifin Achmad No. 75 A-B RT 001 RW 015 Pekanbaru Riau
13. Palembang
Komp. Graha dempo Mas Blok A-1 Jl. Mayor H.M Rasyad
Nawawi No.500-501 Palembang Sumatera Selatan
14. Makassar
Jl. Gunung Latimojong Komplek Ruko Metro Square Blok C No.
38 Makassar Sulawesi Selatan
15. Cikarang
Komplek Ruko CBD Blok E1 Jl.Niaga Raya Kav.AA3 Jababeka
Desa Pasirsari
16. Depok
Jl.Margonda Raya No.23 RT 001/RW 011 Depok Jawa Barat

3.2 Visi Perusahaan

Menjadi Perusahaan Pembiayaan yang kuat dan Memberikan Nilai

Lebih bagi Stakeholder.

3.3 Misi Perusahaan

1. Mengembangkan Sumber Daya Manusia Yang Kompeten dan

Teknologi Informasi yang Tepat Guna

17
 2. Memberikan pelayanan prima kepada pelanggan dalam bentuk
pembiayaan konsumtif atau produktif dengan jaminan Otomotif
atau Properti serta didukung Jaringan kerja yang luas dan mitra
kerja terpercaya.

3.4 Values Verena

1. INTEGRITAS (Jujur, Tulus, Loyal, Profesional, Kompeten, Rasa

Memiliki)
2. GIGIH (Pantang Menyerah, Ulet, Semangat Tinggi, Berpikir
Positif)
3. TEAMWORK (Saling Percaya, Saling Membantu, Umpan Balik
dan Koreksi)
4. PRIMA (Lebih Aman-Mudah-Cepat)
5. PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

3.5 Struktur Orgaisasi

Dalam sebuah manajemen disuatu perusahaan, struktur organisasai

berguna untuk menunjukkan adanya beberapa pembagian kerja dan
bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda agar bisa
dikoordinasikan. Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan
spealisasi-spealisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian
laporan. Pendirian suatu organisasi diperlukan struktur guna
kelancaran proses – proses yang ada di organisasi secara efektif
dan efisien. Berikut struktur organisasi pada PT Verena Multi
Finance:

18
 Gambar 3.1 Struktur Organisani PT Verena Multifinance Tbk

3.6 Deskripsi dan Aktivitas Kerja Perusahaan

Berikut ini pembagian wewenang dan tanggung jawab masing-

masing jabatan pekerjaan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Branch Manager
1. Memimpin dan mengelola kegiatan usaha/bisnis perusahaan
di bidang cabang.
2. Mendapatkan marketshare sesuai target cabang yang di
tetapkan (goal).
3. Mengelola AR dengan baik agar resiko bisnis dapat ditekan
sekecil mungkin.
4. Membangun nama baik kantor cabang dengan image yang
positif.
19
 5. Mengupayakan pertumbuhan dan perkembangan cabang
dari waktu ke waktu baik secara volume maupun kualitas.
b. Badan Operation Head
1. Mengelola dan mengarahkan tim operation untuk mencapai
target bisnis.
2. Membantu untuk mengembangkan atau memperbarui
prosedur operasi standar untuk semua kegiatan operasional
bisnis.
3. Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta
terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi
(organizational requirements) untuk bidang-bidang
manajemen mutu, kesehatan dan keselamatan kerja, syarat-
syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas umum
kepedulian lingkungan.
c. Koordinator Admin
1. Mengelola dan mengontrol proses pencairan kredit, mulai
dari penyiapan kelengkapan administrasi dokumen kredit
sampai dengan penutupan asuransi sesuai dengan SOP
yang berlaku dan syarat tambahan dari komite kredit.
2. Terkontrolnya proses release dokumen asset/jaminan yang
disimpan custodian serta document pending secara akurat
tepat waktu.
3. Mengelola dan mengontrol proses pengelolaan dokumen
jaminan dan mengarsipkan asset dokumen di dalam lemari
arsip tahan api serta memastikan bahwa kelengkapan
administrasi sudah sesuai dengan SOP dan syarat
tambahan dari kredit komite.
4. Mengelola dan mengontrol aspek yang berkaitan dengan
kelancaran operasional yang berhubungan dengan
administrasi dan Messanger.

20
 5. Melakukan fungsi Administrasi kantor cabang dan
mensupervisi pelaksanannya dengan dibantu staf
administrasi
6. Mengelola pembagian kerja staff administrasi untuk
mengoptimalkan aktifitas administrasi kantor cabang.

d. DocPro

1. Melakukan penginputan data aplikasi kredit ke system sesuai

aturan dan ketentuan.
2. Saling berkoordinasi dengan CMO dan tim marketing perihal
dokumen dan data-data konsumen yang akan dilakukan
penginputan ke dalam system.

e. BPKB

1. Melakukan Pengecekan BPKB dan kelengkapan syaratnya

2. Membantu Proses Packing BPKB
3. Menginput data BPKB yang diterima dari cabang
4. Pengecekan fisik BPKB (BPKB, faktur dan lain-lain)
5. Follow up kelengkapan BPKB baik ke cabang maupun ke
Bank
f. Messenger
1. Mengirim berkas tepat waktu sesuai ketentuan.
2. Memastikan berkas/barang yang diterima oleh konsumen
atau pelanggan dalam keadaan baik dan tidak rusak.
3. Menjaga kerahasiaan barang dan menjaga serta menjaga
keamanan dokumen
4. Membuat laporan harian mengenai berkas yang terkirim dan
diterima
5. Mengantar dan pengambilan dokumen perusahaanà
membawa surat surat atau berkas berkas yang sangatlah
penting bagi perusahaan nya berupa: Akte perusahaan,

21
 sertifikat – sertifikat asli perusahaan, serta dokumen penting
lainnya.

g. Marketing Head

1. Menjalankan fungsi marketing terhadap pengajuan credit ke

PT Verena Multi Finance, Tbk
2. Menjaga hubungan baik dengan perusahaan atau dealer
mitra yang menjadi rekanan.
3. Analisa kelayakan berdasarkan 6C
4. Perhitungan kredit
5. Prosedur deviasi
6. Perhitungan overdue

h. CMO

1. Menjalankan fungsi marketing terhadap pengajuan credit ke

PT Verena Multi Finance, Tbk
2. Menganalisis data pengajuan kredit konsumen
3. Melakukan surveymenjaga kelancaran kredit bulanan
konsumen yang menjadi tanggungannya.
4. Menjaga hubungan baik dengan konsumen

i. Marketing Support

1. Bertanggung jawab melakukan support atas segala

kebutuhan sales dan marketing
2. Membuat quotation kepada customuer
3. Melakukan follow up terhadap customer
4. Mengelola segala kebutuhan promosi dan komunikasi
5. Membuat materi terhadap kebutuhan marketing
6. Melakukan support dalam administrasi tender bila diperlukan
7. Melakukan penginputan data marketing ke system
8. Melakukan pekerjaan sales administrasi

j. Asset Management Head

22
 1. Bertanggung jawab terhadap management dan pengelolaan
asset perusahaan terkait maintenance kontrak debitur.
2. Merencanakan langkah strategis collection cabang sesuai
dengan strategi collection perusahaan.
3. Mengkoordinis tim collection agar bekerja secara efektif
sesuai dengan target yang sudah ditetapkan.
4. Menganalisa dan mengevaluasi hasil pekerjaan tim collection
5. Menjalin relasi dengan pihak-pihak eksternal.
6. Membuat laporan bagian collection
7. Menghadapi complainan nasabah tentang penagihan

k. Koordinator Field Collector

1. Menetapkan target pencapaian overdue bulanan untuk FC

2. Melakukan control pekerjaan FC sehingga dapat bekerja
secara efektif sesuai dengan target yang sudah ditetapkan.
3. Melakukan evaluasi pekerjaan FC dan membantu
pemecahan masalah di lapangan.
4. Membuat laporan hasil kerja FC

l. Field Collection

1. Menjalin relasi yang baik dengan konsumen.

2. Mengingatkan konsumen perihal jatuh tempo pembayaran.
3. Mendatangi konsumen yang bermasalah karena telat
melakukan pembayaran atas tanggungannya.

m. Admin Coll

1. Membuat Surat Peringatan dan tanda terima

2. Melakukan kegiatan filing
3. Mmbuat Report Aging Pembayaran
4. Mencatat bukti ke buku tanda terima
5. Mencetak Surat kuasa tarik bagi debitur yang nunggak

n. Desk Coll
23
1. Melakukan panggilan telfon terhadap konsumen sesuai SOP
2. Mengingatkan melalui telfon mengenai pembayaran
customer yang akan jatuh tempo sesuai SOP

24
25
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Proses Pengarsipan Dokumen pada PT Verena Multi Finance

Tbk

Proses Pengarsipan dokumen yang dilakukan pada bagian collection

PT Verena Multifinance Tbk mempunyai tahapan-tahapan seperti
berikut :

Start

Melakukan
Pencetakan Surat
Peringatan

Melakukan Pencetakan
Tanda Terima Surat
Peringatan

Setelah Surat Peringatan dan

tanda terima di anter ke debitur,
tanda terima di upload ke sistem

Melakukan Filing manual Surat

Peringatan dan tanda terima
Surat Peringatan

End

Gambar 4.1 Proses Pengarsipan Surat Peringatan dan tanda terima

Surat Peringatan
 Start

Membuat dan
cetak Memo
Analisa Kasus
pada sistem

Membuat dan cetak

Surat Kuasa Tarik
berdasarkan Memo
Analisa Kasus pada
sistem

Setelah unit berhasil tarik,

lakukan penerbitan Berita
Acara Penyerahan
Kendaraan

Melakukan Filing manual terhadap

Surat Kuasa Tarik, Memo Analisa
Kasus, dan Berita Acara Penyerahan
Kendaraan yang telah terbit

End

Gambar 4.2 Proses Pengarsipan Surat Kuasa Tarik dan Memo

Analisa Kasus

Berikut adalah penjelasan dan uraian dari proses pengarsipan pada

bagian collection PT Verena Multifinance Tbk :

26
4.1.1 Membuat dan Mencetak Surat Peringatan

Proses Pengarsipan Surat Peringatan untuk debitur yang

bermasalah pada bagian collection PT Verena Multifinance Tbk
diawali dari pembuatan dan pencetakan Surat peringatan pada
system I-Financing. Surat Peringatan yang akan di cetak sudah di
klasifikasikan berdasarkan tingkatannya, mulai dari Surat
Peringatan 1, Surat Peringatan 2. Proses ini merupakan salah satu
proses menerbitan sekaligus pengarsipan secara system untuk
Surat Peringatan debitur yang ada di bagian Collection PT Verena
Multifinance Tbk.

Surat Peringatan ini sendiri nantinya akan diantarkan oleh field

collector ke rumah debitur yang menunggak atau bermasalah.
Adapun langkah-langkah pencetakan Surat Peringatan pada sistem
I-financing adalah sebagai berikut :

1. Surat Peringatan manual

Menu Surat Peringatan Manual akan digunakan untuk membuat

surat peringatan secara manual untuk customer tertentu
(Debitur yang belum memasuki kriteria Surat Peringatan).

Klik tombol “Create” untuk menambahkan data Surat Peringatan

Manual

Gambar 4.3 Halaman Surat Peringatan Manual List

Lengkapi data pada field yang tersedia

27
 Gambar 4.4 Halaman Surat Peringatan Manual Info
Klik tombol “Save” untuk menyimpan data.

Setelah dilakukan proses save, maka sistem akan menampilkan

tombol “Proceed”, tombol “Reject”, dan informasi collateral list
atas agreement tersebut.

Gambar 4.5 Halaman Surat Peringatan Manual Info (Status :

HOLD)
Klik tombol “Proceed” untuk memproses data SP Manual atau
klik tombol “Reject” untuk membatalkan. Setelah data di proses,
maka system akan mengupdate status data menjadi
“APPROVED”

28
 Gambar 4.6 Halaman Surat Peringatan Manual Info (Status :
APPROVED)
Setelah data berstatus approved, maka data tersebut akan
muncul pada menu Surat Peringatan.

Selain melakukan penerbitan Surat Peringatan secara manual

dengan menginputkan data-datanya, Surat Peringatan juga bisa
langsung di cetak dari halaman Collection Letter yang terdapat
pada system I-Financing. Menu Surat Peringatan atau
Collection Letter ini akan digunakan untuk melakukan proses
monitoring dan melakukan proses cetak surat peringatan yang
telah terdaftar pada aplikasi I-Financing. Menu ini digunakan
untuk mencetak Surat Peringatan untuk debitur yang berkriteria
pantas untuk di beri surat peringatan.

Adapun langkah-langkah yang akan dilakukan sebagai berikut :

1. Surat Peringatan Tab Surat Peringatan 1

Tab Surat Peringatan 1 akan menampilkan data data Surat

Peringatan 1 yang telah terdaftar pada aplikasi

29
 Gambar 4.7 Halaman Collection Letter List Tab Surat
Peringatan 1
User dapat melakukan proses cetak surat peringatan 1
dengan mengklik tombol “Print”. Untuk rincian data mulai dari
no kontrak, data debitur yang akan dikenakan Surat
Peringatan akan otomatis terisi pada halaman cetak Surat
Peringatan ini tanpa harus diinputkan secara manual lagi, ini
karena di menu ini merupakan proses untuk mencetak Surat
Peringatan untuk debitur-debitur yang memang sudah
memenuhi kriteria untuk diberikan Surat Peringatan. Hal ini
dikarenakan keterlambatan pembayaran yang dilakukan oleh
debitur.

User juga dapat melakukan proses cetak semua surat

peringatan 1 dengan mengklik tombol “Print All”. Setelah
dilakukan proses cetak surat peringatan 1, maka sistem
akan mengeluarkan output berupa cetakan surat peringatan
yang akan ditujukan kepada debitur yang bermasalah dalam
hal pembayaan angsuran seperti pada gambar di bwah ini :

30
 Gambar 4.8 Hasil Cetak Surat Peringatan 1
2. Surat Peringatan tab Surat Peringatan 2

Tab Surat Peringatan 2 akan menampilkan data data Surat

Peringatan 2 yang telah terdaftar pada aplikasi. Untuk
langkah pencetakan Surat Peringatan 2 sama dengan
langkah yang dilakukan pada tab Surat Peringatan 1.

4.1.2 Proses Pencetakan Surat Tanda Terima Surat Peringatan

Proses Surat Peringatan Delivery merupakan proses pengiriman

Surat Peringatan hingga proses settlement bahwa Surat Peringatan
tersebut telah diterima oleh Debitur yang dituju. Proses ini
merupakan salah satu alur dari proses penerbitan dan pengarsipan
secara sistem untuk Surat Tanda terima Surat Peringatan yang ada
di bagian Collection PT Verena Multifinance Tbk.

31
Proses ini di awali dengan melakukan pencetakan terhadap surat
tanda terima Surat Peringatan yang sudah dicetak atau diterbitkan
sebelumnya. Proses ini sangat berguna untuk mengontrol tingkah
laku debitur terhadap peringatan yang diberikan terhadap mereka.
Adapun uraian proses Pencetakan dan Pengarsipan surat tanda
terima Surat Peringatan adalah sebagai berikut :

1. Surat Peringatan Delivery

Langkah awal dari proses pencetakan surat tanda terima Surat

Peringatan ini adalah menuju ke menu Surat Peringatan
Delivery pada system I-Financing. Data yang tampil pada menu
Surat Peringatan Delivery merupakan data Surat Peringatan
yang telah terdaftar pada aplikasi atau data dari Surat
Peringatan 1 atau 2 yang sudah dilakukan proses print
sebelumnya, baik itu melalui proses berjalannya aplikasi atau
proses pembuatan Surat Peringatan secara manual.

Gambar 4.9 Halaman Surat Peringatan Delivery Request List

Untuk memproses data, berikan tickmark pada checkbox yang
tersedia pada baris data Surat Peringatan Delivery. Klik tombol
“Process” untuk memproses data Surat Peringatan Delivery

32
 Setelah data DIPROSES maka akan mentrigger data pada
menu Surat Peringatan Delivery Process (dapat diakses melalui
modul Collection > Collection Letter > SP Delivery Process).

2. Surat Peringatan Delivery Proses

Data pada menu Surat Peringatan Delivery Process tidak dapat

dilakukan proses “Create”. Data yang muncul pada menu ini
akan berasal dari data Surat Peringatan Delivery yang telah di
proses. Klik tombol “Select” untuk memproses data Surat
Peringatan Delivery Process

Gambar 4.10 Halaman Surat Peringatan Delivery Process List

Ubah atau lengkapi data pada field yang tersedia :

Gambar 4.11 Halaman Surat Peringatan Delivery Process Info

33
 Klik tombol “Save” untuk menyimpan data Surat Peringatan
Delivery Process.
Kita dapat melakukan proses cetak dokumen Tanda Terima
Pengiriman dengan cara per agreement dengan cara mengklik
tombol “Print”.

Kita juga dapat melakukan proses cetak dokumen Tanda

Terima Pengiriman untuk semua aggrement yang terdaftar pada
halaman detail dengan mengklik tombol “Print All”.

Klik tombol “Post” untuk melakukan proses posting data Surat

Peringatan Delivery Process.

Setelah data diposting, maka sistem akan mengupdate status

data menjadi “POST” dan akan mentrigger data pada menu
Surat Peringatan Delivery Settlement, yang nantinya akan di
proses jika Surat Peringatan yang telah di cetak sebelumnya
sudah sampai ke tangan Debitur, Surat tanda terimanya sudah
ditanda tangani oleh debitur.

4.1.3 Proses Filing Surat Tanda Terima Surat Peringatan secara

sistem

Setelah Surat Peringatan di kirimkan ke customer, maka user

collection akan melakukan proses settlement. Proses ini
merupakan proses pengarsipan surat tanda terima Surat
Peringatan secara sistem. Selain melakukan pengarsipan secara
manual, surat tanda terima ini juga dilakukan pengarsipan secara
sistem yaitu dengan mengupload hasil dari penyerahan Surat
Peringatan kepada para debitur yang dituju.

Proses ini sangat berguna selain untuk pengarsipan file atau data
penting, juga sebagai rekam jejak dari setiap surat peringatan yang
sudah diterbitkan oleh pihak collection untuk para debitur. Dalam
proses ini akan sangat jelas bisa kita lihat history dari surat

34
peringatan yang telah diterbitkan, apakah sampai ke debitur atau
tidak. Proses ini dilakukan setelah pihak Field Collector telah
selesai melakukan pengantaran terhadap Surat Peringatan yang
telah dicetak sebelumnya..

Proses pengarsipan surat tanda terima Surat Peringatan ini dapat

di lakukan pada menu Surat Peringatan Delivery Settlement pada
sistem I-Financing. Adapun prosesnya adalah sebagai berikut :

3. Surat Peringatan Delivery Settelment

Data pada menu Surat Peringatan Delivery Settlement tidak

dapat dilakukan proses “Create”. Data yang muncul pada menu
ini akan berasal dari data Surat Peringatan Delivery Process
yang telah di posting.

Klik tombol “Select” untuk memproses data Surat Peringatan

Delivery Settlement

Gambar 4.12 Halaman Surat Peringatan Delivery Settlement

List
Lengkapi data pada field yang tersedia

35
 Gambar 4.13 Halaman Surat Peringatan Delivery Settlement
Info (Status : HOLD)
Klik tombol “Browse…” untuk menginputkan dokumen tanda
terima pengiriman Surat Peringatan yang dibawa oleh orang
yang mengirimkan surat pengiriman

Klik tombol “Upload” untuk melakukan proses upload dokumen

yang telah diinputkan

Klik tombol “Approve” untuk melakukan memproses data Surat

Peringatan Settlement atau klik tombol “Reject” untuk
membatalkan

Setelah dilakukan proses approval, maka system akan

mengupdate status data menjadi “APPROVE”

Gambar 4.14 Halaman Surat Peringatan Delivery Settlement

Info (Status : APPROVE)

36
4.1.4 Proses Filling Surat Peringatan dan Surat Tanda Terima Surat
Peringatan

Proses penerbitan Surat Peringatan kepada Debitur yang

bermasalah telah dilakukan, selanjutnya pihak collection khususnya
Admin Collection harus mengarsipkan dokumen yang telah
diterbitkan tersebut secara manual sebagai bukti secara hard copy.
Surat Peringatan yang sudah di terbitkan tersebut haruslah di
duplicate (untuk di arsipkan) dan dipisahkan terlebih dahulu
berdasarkan kriteria nya sebelum nantinya akan dilakukan proses
pengarsipan terhadap dokumen tersebut. Adapun langkah-langkah
dalam pengarsipan terkait dengan dokumen Surat Peringatan ini
yaitu :

1. Surat Peringatan 1

Dokumen dengan kriteria Surat Peringatan 1 merupakan surat

peringatan bagi debitur yang melakukan tunggakan maksimal
10 hari. Dokumen ini dipisahkan sesuai dengan kriteria mereka.
Setiap Surat Peringatan 1 yang diterbitkan setiap harinya akan
disusun rapi sebelum di masukkan ke lemari filling berikut
dengan tanda terimanya.

2. Surat Peringatan 2

Dokumen dengan kriteria Surat Peringatan 2 merupakan surat

peringatan bagi debitur yang melakukan tunggakan lebih dari
10 hari. Dokumen ini dipisahkan sesuai dengan kriteria mereka.
Setiap Surat Peringatan 2 yang diterbitkan setiap harinya akan
disusun rapi sebelum di masukkan ke lemari filling berikut
dengan tanda terimanya.

Selain melakukan pemisahan berdasarkan kriteria Surat Peringatan

nya, proses pengarsipan Surat Peringatan dan surat tanda terima
Surat Peringatan ini juga harus diawali dengan pemisahan

37
 dokumen yang sudah siap disimpan ke lemari arsip dan dokumen
yang belum siap untuk di simpan ke lemari arsip.

Dokumen Surat Peringatan yang sudah di duplicate untuk

diarsipkan akan di pisahkan lagi sesuai kesiapan penyimpananya.

1. Bagi Surat Peringatan yang belum sampai ke tangan debitur,

atau yang tanda terimanya belum ditanda tangani oleh debitur
akan di pisahkan dulu dari yang sudah delivery ke tangan
konsumen. Dokumen ini akan disimpan ke lemari arsip jika surat
tanda terimanya sudah kembali lagi ke kantor.

2. Bagi Surat Peringatan yang sudah diantarkan oleh Field

Collector ke tangan konsumen akan di susun rapi beserta surat
tanda terimanya berdasarkan kriteria Surat Peringatan, dan no
kontrak debiturnya untuk dilakukan penyimpanan pada lemari
arsip Collection pada rak Collection Letter.

4.1.5 Menerbitkan Memo Analisa Kasus

Memo ini akan diterbitkan jika ada permintaan dari tim collector.
Memo ini biasanya akan diterbitkan jika collector akan melakukan
penarikan terhadap asset yang konsumennya melakukan
tunggakan ataupun melakukan masalah dalam hal kewajiban
pembayaran angsuran yang telah ditetapkan sebelumnya. Memo
Analisa Kasus merupakan sebuah memo yang dijadikan sebagai
acuan untuk melakukan penarikan atas asset customer yang
kontraknya terjadi tunggakan, dimana isinya adalah data tentang
konsumen dan data tentang asset yang tertunggak, beserta
kronologi rinci dari hasil penyelidikan atau pantauan dari Field
Collector.

Setiap Memo Analisa Kasus yang diterbitkan akan tersimpan di

sistem datanya. Jadi proses ini juga merupakan salah satu bentuk

38
dalam pengersipan secara sistem. Adapun Step proses dari
penerbitan Memo Analisa Kasus ini adalah sebagai berikut:

Untuk langkah awal, Admin Collection masuk ke menu

Repossesion yang ada pada system I-Financing. Stelah itu Klik
tombol “Create” untuk menambahkan data Memo Analisa Kasus

Gambar 4.15 Halaman Memo Analisa Kasus List

Lengkapi data pada field yang tersedia

Gambar 4.16 Halaman Memo Analisa Kasus Info

Memo Analisa Kasus dibedakan juga berdasarkan penggunaannya,

yaitu internal dan External. Memo Analisa Kasus Internal akan
digunakan untuk proses Memo Analisa Kasus dengan tujuan
karyawan internal Verena, sedangkan Memo Analisa Kasus
39
 External diperuntukkan untuk penggunaan jasa diluar verena
(Contoh : Executor).

Klik tombol “Save” untuk menyimpan data

Setelah dilakukan proses save, maka sistem akan menampilkan

tombol “Proceed”, tombol “Reject”, dan tab tab yang ada pada
halaman Memo Analisa Kasus Info

Gambar 4.17 Halaman Memo Analisa Kasus Info (Status : HOLD)

Tab Memo Analisa Kasus Fee akan berisi informasi biaya biaya yang
terdapat pada Memo Analisa Kasus tersebut dan dapat digunakan
pada saat proses Repo.

Klik rombol “Add” untuk menambahkan data Memo Analisa Kasus

Fee

40
 Gambar 4.18 Halaman Memo Analisa Kasus Info Tab Memo
Analisa Kasus Fee

Lengkapi data pada field yang tersedia.

Klik tombol “Save” untuk menyimpan data Memo Analisa Kasus Fee.

Klik tombol “Proceed” untuk memproses data Memo Analisa Kasus

atrau klik tombol “Cancel” untuk membatalkan.

Setelah data di proses maka sistem akan mengupdate status data

menjadi “ON-PROCESS” dan data akan mentrigger ke proses
approval berjenjang. Memo analisa kasus ini selanjutnya akan di
setujui secara sistem oleh pejabat terkait sebagai bukti pengesahan
dan penguatan memo tersebut.

4.1.6 Proses Pembuatan dan Cetak Surat Kuasa Tarik

Surat Kuasa Tarik merupakan Surat yang diterbitkan oleh pihak

Collection khususnya oleh admin Collection yang nantinya akan
dipergunakan untuk bukti sah izin penarikan terhadap asset
konsumen yang masuk ke dalam kriteria penarikan. Surat ini
sangatlah penting perannya. Karena itu sangat penting bagi tim
Collection untuk melakukan pengarsipan terhadap dokumen ini.
Jika seandainya terjadi hal yang tidak terduga, contohnya seperti
penuntutan dari konsumen atau sebagainya, dokumen ini bisa
menjadi salah satu acuan yang kuat bagi bahan pembelaan dari
pihak perusahaan. Selain itu dokumen ini juga sangat penting bagi
tim Collection untuk sebagai flag atau tanda bagi kontrak-kontrak
yang sedang dalam penanganan penarikan. Maka dari itu
sangatlah penting untuk mengarsipkan dokumen ini secara
terstruktur dan teratur.

Adapun proses pengarsipan surat kuasa ini diawali dari

penginputan dan penerbitan secara sistem untuk surat kuasa ini
yang sekalian terarsip pada sistem. Selain itu biasanya hasil dari
41
cetakan surat kuasa ini yang sudah di tanda tangan dan di sahkan
juga akan di arsipkan secara manual pada lemari arsip oleh admin
Collection. Berikut adalah langkah-langkah dari penerbitan Surat
Kuasa Tarik:

Pada Menu Surat Kuasa Tarik admin collection akan melakukan

penginputan dan mencetak Surat tugas atau surat kuasa yang akan
digunakan oleh kolektor untuk melakukan penarikan unit terhadap
debitur yang telah ditentukan. Tahapan ini akan dilakukan jika
setelah Memo Analisa Kasus yang sudah di terbitkan tadi di
approve secara sistem, maka akan men trigger ke menu “Surat
Kuasa Tarik candidate”. Pada Surat Kuasa Tarik candidate klik
proses pada no kontrak yang akan diproses.

Gambar 4.19 Halaman Surat Kuasa Tarik Candidate List

Admin coll melakukan klik proses pada kontrak yang akan di

buatkan Surat Kuasa tariknya. Setelah data di proses, maka akan
mentrigger data untuk muncul pada menu Surat Kuasa Tarik.

Pada menu Surat Kuasa Tarik, list data Surat Kuasa Tarik yang ada
di halaman tersebut akan berasal dari proses Surat Kuasa Tarik
Candidate, Proses Surat Kuasa Tarik Manual, dan proses aging
overdue yang telah memasuki parameter Surat Kuasa Tarik.

Klik tombol “Select” untuk memproses data Surat Kuasa Tarik.

42
 Gambar 4.20 Halaman Surat Kuasa Tarik Request & Process List
Lengkapi data pada field yang tersedia.

Gambar 4.21 Halaman Surat Kuasa Tarik Request & Process List
Saat memproses data Surat Kuasa Tarik, pastikan telah membuat
Memo Analisa Kasus terlebih dahulu.

Pada halaman Surat Kuasa Tarik Request & Process Info memiliki
3 buah tab, yaitu Tab Overdue Installment, Tab Asset, dan Tab
Collateral. Semua tab tersebut tidak dapat dilakukan perubahan
data, hanya menampilkan informasi saja.

Klik tombol “Post” untuk melakukan proses posting data Surat

Kuasa Tarik.

Setelah dilakukan proses posting, maka sistem akan mengupdate

status data menjadi “POST”.

43
 Gambar 4.22 Halaman Surat Kuasa Tarik Request & Process Info
(Tipe MAK : Internal)

Gambar 4.23 Halaman Surat Kuasa Tarik Request & Process Info
(Tipe MAK : External)
Jika Memo Analisa Kasus bertipe Internal, maka sistem akan
menampilkan tombol Print Internal. Sedangkan jika Memo Analisa
Kasus bertipe External, maka sistem akan menampilkan tombol
Print External dan Print Pendamping.

Klik tombol “Print Internal” untuk melakukan proses cetak terhadap

Surat Tugas.

Setelah dilakukan proses Print Internal, maka sistem akan

menampilkan output seperti pada.

Hasil Cetak Surat Tugas akan diserah ke collector yang akan

melakukan proses penarikan unit.

44
 Gambar 4.24 Hasil Cetak Surat Tugas
Jika Memo Analisa Kasus bertipe External, maka sistem akan
menampilkan 2 buah tombol Print, yaitu Print External dan Print
Pendamping.

Klik tombol “Print External” untuk melakukan proses cetak terhadap

Surat Kuasa dan Surat Kesepakatan Pelaksaan Penarikan Barang.
Setelah tombol Print External diklik, maka sistem akan
menampilkan 2 buah dokumen dalam bentuk zip untuk di lakukan
proses cetak. Setelah dilakukan proses cetak seperti pada Gambar
di bawah ini.

45
 Gambar 4.25 Hasil Cetak Surat Kuasa

4.1.7 Proses Penerbitan Berita Acara Penyerahan Kendaraan

Berita Acara Penyerahan Kendaraan merupakan berita acara untuk

penyerahan atau serah terima kendaraan terhadap pihak pool.
Proses penginputan Berita Acara Penyerahan Kendaraan ini
dilakukan jika terjadi sukses penarikan atas unit atau asset yang
tadinya diterbitkan surat kuasa tariknya sebelumnya. Berita acara
ini diinputkan oleh admin Collection pada sistem yang juga sebagai
sarana pengarsipan dokumen digital pada system I-Financing.

Sebelum diinputkan ke dalam sistem, berita acara ini akan dibuat

terlebih dahulu oleh admin Collection dengan menggunakan form
Berita Acara Penyerahan Kendaraan yang sudah tersedia. Berita

46
Acara Penyerahan Kendaraan ini akan diterbitkan oleh admin
Collection berdasarkan no Berita Acara Penyerahan Kendaraan
yang sudah ditetapkan oleh pihak kantor.

Berita Acara ini berisi informasi tentang kendaraan atau asset yang
berhasil Tarik oleh pihak kolektor dan akan dimasukkan ke dalam
pool penampungan kendaraan berhasil Tarik. Dokumen ini berisi
tentang detail kendaraan atau asset yang akan dimasukkan ke
pool, seperti kondisi fisik kendaraan atau asset, informasi identitas
kendaraan atau asset. Berikut adalah contoh Dokumen Berita
Acara Penyerahan Kendaraan yang sudah di terbitkan :

Gambar 4.26 Contoh Dokumen Berita Acara Penyerahan

Kendaraan

Setelah Berita acara penyerahan kendaraan atau Berita Acara

Penyerahan Kendaraan di terbitkan sesuai nomer penerbitannya,
maka admin Collection akan menginputkan informasi dari data ini
ke dalam sistem I-Financing. Hal ini dilakukan agar secara sistem,
proses ini tetap terdata dan ter arsip dengan rapi. Jadi setiap berita

47
 acara yang diterbitkan secara dokumen kertas akan diinputkan ke
dalam sistem I-financing. Inputan ke dalam sistem ini tidak hanya
sebagai pengarsipan melainkan juga sebagai salah satu alur
proses administrasi collection di PT Verena Multifinance Tbk.

4.1.8 Proses Pengarsipan Manual Memo Analisa Kasus, Surat Kuasa

Tarik dan Berita Acara Penyerahan Kendaraan

Proses pengarsipan manual dokumen memo analisa kasus, surat

keterangan Tarik, dan berita acara penyerahan kendaraan di PT
Verena Multifinance Tbk dilakukan setelah melakukan proses
secara system. Proses pengarsipan untuk masing-masing dokumen
ini adalah sebagai berikut :

1. Pengarsipan Memo Analisa Kasus

Memo Analisa Kasus yang sudah di terbitkan sebelumnya, akan

di lakukan penyimpanan pada lemari arsip jika sudah disetujui
oleh pejabat approval baik secara tanda tangan tertulis maupun
secara sistem. Permohonan Memo Analisa Kasus yang sudah
disetujui, copyan nya akan di filing oleh admin collection
berdasarkan tanggal penerbitannya. Proses ini berguna untuk
database arsip hardcopy bagian collection yang berguna untuk
masa yang akan datang jika diperlukan kembali. Pengarsipan
Memo Analisa Kasus ini biasanya dibagi menjadi beberapa
kelompok :

a. Berdasarkan isi (Biaya penanganan)

Pengarsipan dokumen memo analisa kasus ini akan di

susun berdasarkan biaya penanganan yang ada pada isi
memo ini. Memo analisa kasus yang mempunyai isi biaya
penanganan akan dipisahkan dari memo yang isinya tidak
mempunyai biaya penanganan

b. Berdasarkan jenis pemakaian (Internal atau Eksternal)

48
 Pengarsipan Memo Analisa Kasus ini juga di kelompokkan
berdasarkan jenisnya. Memo Analisa Kasus yang
mempunyai jenis memo untuk pemakaian Internal akan
dipisahkan daeri memo analisa kasus yang mempunyai jenis
pemakain untuk eksternal.

2. Pengarsipan Surat Kuasa Tarik

Surat Kuasa Tarik yang telah diterbitkan sebelumnya secara

sistem, akan ditanda tangani oleh pihak atasan atau pemberi
perintah. Setelah ini dokumen ini akan di copy. Untuk file aslinya
akan diserahkan kepada kolektor lapangan untuk digunakan
sebagai pegangan untuk melakukan penarikan kendaraan
kepada debitur, dan copyannya akan di simpan di lemari arsip
collection sebagai database arsip yang nantinya akan bisa
dipergunakan dikemudian hari. Pengarsipan Surat Kuasa Tarik
ini akan dikelompokkan berdasarkan jenis nya :

a. Internal

Untuk surat kuasa Tarik jenis internal ini akan diberikan

kepada kolektor internal PT Verena Multifinance Tbk.
Biasanya surat ini dinamakan Surat Tugas. Karena yang
akan melakukan eksekusi penarikan adalah kolektor internal
yang sebagai karyawan PT Verena Multifinance Tbk.

b. Eksternal

Surat kuasa Tarik jenis Eksternal akan dipisahkan dari jenis

Internal pada kelompok pengarsipannya. Surat ini biasanya
di judul Surat Kuasa. Karena yang akan melakukan pearika
adalah pihak rekanan eksternal dari PT Verena Multifinance
Tbk.

3. Pengarsipan Berita Acara Penyerahan Kendaraan

49
 Berita Acara Penyerahan Kendaraan yang sudah diterbitkan
akan di tanda tangani oleh pejabat terkait dan akan di lakukan
proses approve secara sistem. Setelah hal itu dilakukan maka
dokumen ini akan di simpan pada lemari arsip collection atau
dilakukan filing. Untuk pengarsipan dokumen ini akan
dikelompokkan sesuai tanggal penerbitannya dan aka diurutkan
sesuai nomer berita acaranya. Hal ini dilakukan agar lebih
mudah dicari dikemudian harinya apabila dokumen ini
dibutuhkan.

4.2 Kendala yang Dihadapi

Kendala yang dihadapi penulis selama melakukan proses Filing pada

PT Verena Multifinance Tbk ini adalah sebagai berikut:

1. Dalam menggunakan aplikasi I-financing pada proses upload

dokumen, sering terjadinya kendala jaringan pada system I-
financing yang menyebabkan pekerjaan menjadi tertunda.

2. Terkadang terjadi kendala pada sistem seperti Eror sistem yang

terjadi, sehingga pekerjaan yang dilakukan pada sistem tidak klop
dengan keadaan sebenarnya.

4.3 Upaya Penyelesaian Kendala Yang Dihadapi

Upaya penulis dalm penyelesaian masalah yang dihadapi selama

melakukan tugas akhir adalah sebagai berikut:

1. Terkait kendala jaringan yang kerap terjadi, untuk mengatasi hal

tersebut, penulis selalu berkoordinasi dengan IT pusat untuk
pengaduan kendala tersebut, sekaligus jadi bahan perbaikan bagi
pihak terkait.

2. Penulis selalu cepat memberikan informasi kepada pihak system

support pusat apabila terjadi atau terdapat Eror sistem yang tidak
sebagaimana mestinya.

50
51
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui proses pengarsipan

dokumen pada PT.Verena Multi Finance Tbk. Berdasarkan penulisan
yang telah penulis buat, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Dalam proses pengarsipan dokumen hanya dapat dilakukan
melalui sistem Ifinancing, namun ada pengarsipan yang melalui
sistem dan pengarsipan yang manual, tetapi sama-sama
dikerjakan melalui sistem Ifinancing. Dalam proses pengarsipan
dokumen harus diperhatikan lampiran-lampiranya, tidak boleh
ada kesalahan dalam proses pengarsipan yang akan diberikan
kepada debitur. Dan jika surat peringatan belum dikirimkan, harus
tetap dikirimkan kepada debitur tersebut, tidak boleh tertahan
dibagian collection.
2. Terkadang bagian divisi collection (field collector) meminta surat
peringatan untuk debitur yang harus segera dibuat dan dikirim.
Dalam pengerjaan surat peringatan yang sekaligus banyak, dan
harus mencocokkan antara surat peringatan dengan tanda
terima, jika terjadi banyak kesalahan pada saat pencetakan surat
peringatan dan tanda terima harus sesuai dengan yang telah di
input di system. namun apabila tanda terima belum tercetak,
belum bisa dikirim ke debitur.

5.2 Saran

Adapun saran dari penulis untuk perusahaan:

1. Seharusnya surat peringatan dan tanda terima dikirimkan
bersamaan agar bisa di catat log book dan membuat tidak
berceceran dengan dokumen-dokumen lampiran lainnya.
2. Sebaiknya sudah tersedia atau sudah adanya stok ordner, agar
pada saat dokumen akan diarsipkan, sudah langsung bisa
dimasukkan kedalam ordner dan bisa langsung dimasukkan
kedalam lemari filling.
3. Seharusnya sebelum dokumen tersebut dimasukkan ke dalam
ordner diurutkannya berdasarkan tanggal, ini untuk memudahkan
dimasukkan kedalam ordner. Jika diurutkannya dikelompokkan
dahulu berdasarkan dari nama-nama perusahannya itu akan
membuat bekerja dua kali atau membuang-buang waktu.

52
53
 DAFTAR PUSTAKA

Asriel, Armida Silvia. Manajemen Kearsipan. Bandung : PT Remaja

Rosdakarya, 2019.
Baok, Simson P.E., Agung Budiono, dan Saleha Rodiah. Kegiatan
Pengolahan Dokumen di bagian Informatika pada Sekretariat Daerah
Kabupaten Sumba Barat. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fikom
Unpad, Vol.2/No.2, Desember 2014, hlm. 65-70.
Ginting, Desmon. Komunikasi Cerdas. Jakarta: PT Elex Media
Komputindo, 2017.
Hamali, Arif Yusuf., dan Eka Sari Budihastuti. Pemahaman Praktis
Administrasi, Organisasi, dan Manajemen. Jakarta: Prenadamedia
Group, 2019.
Mahendrawati. Business Process Management. Yogyakarta: C.V Andi
Offset, 2018.
Muhidin, Sambas Ali., dan Hendri Winata. Manajemen Kearsipan.
Bandung: CV Pustaka Setia, 2016.
Syafiie, Inu Kencana., dan Welasari. Ilmu Administrasi. Yogyakarta:
Pustaka Pelajar, 2017.

xiv
 BIODATA PENULIS

Data Pribadi
Nama : Lora Shinta Ayu
Tempat, Tanggal lahir : Subang, 18 Desember 1997
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Nama Orang Tua
1. Nama Ayah : Aay Supriadi
2. Nama Ibu : Elvi Jusniarti
Alamat : JL Margonda Raya Gg Karet Kp
Gedong RT 02/RW 19 No.30,
Kelurahan Kemiri Muka Kecamatan
Beji. Kota Depok Jawa Barat
Pendidikan
1. SD: SDN Pondok Cina 3 (2010)
2. SMP: Mutiara Bangsa Depok (2013)
3. SMA: Perguruan Rakyat 1 Jaksel
(2016)
4. Perguruan Tinggi : Politeknik LP3I
Jakarta, 2020
a. Program Studi : Administrasi Bisnis
b. Konsentrasi : Administrasi Perkantoran
c. Kampus : Pasar Minggu

Pengalaman kerja
1. Sales Promotion girl pada PT Vivo Indonesia (Juli - Desember 2016)
2. Staf Administrasi Collection pada PT Verena Multi Finance (15 Juli 2019
– Sekarang)

Jakarta, April 2020

xv
(Lora Shinta Ayu)

xvi