RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

NOTULEN RAPAT
PADA PT. KARYA SARANA EXPRESS
BEKASI

TUGAS AKHIR

Diajuakan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan program

Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta

Oleh:
M. Reza Maulana
170442020005

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

POLITEKNIK LP3I JAKARTA
2020
 PENGESAHAN TUGAS AKHIR

Nama Mahasiswa : M. Reza Maulana

NIM : 170442020005
Program Studi : Manajemen Informatika
Konsentrasi : Informatika Komputer
Judul Tugas Akhir : Rancang Bangun Sistem Informasi Notulen
Rapat

Menyetujui :

Nursal, S.Kom Nasril, S.Kom, M.M

Pembimbing Tugas Akhir Ketua Program Studi

Mengetahui :

Akhwanul Akmal, S.P., M.Si.

Wadir I Bidang Akademik

ii
 LEMBAR PENGESAHAN UJIAN

Yang bertandata tangan di bawah ini menerangkan :

Nama Mahasiswa : M. Reza Maulana

NIM : 170442020005
Program Studi : Manajemen Informatika
Konsentrasi : Informatika Komputer

Dinyatakan telah mengikuti ujian Sidang Tugas Akhir di hadapan Dosen

Penguji pada tanggal 27 - Juni - 2020 dan yang bersangkutan dinyatakan
LULUS

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Teddy Setiady, S.Sos., M.Kom. Ketua Penguji

2. Masria, M.Kom. Penguji Ahli

Jakarta, Sabtu / 27 - Juni - 2020

Dwi Hardi, S.Kom.

Sekertaris Sidang

iii
 SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Dengan ini saya menyatakan bahwa :

1. Tugas Akhir ini adalah asli belum pernah diajukan untuk mendapatkan
gelar akademik Ahli Madya , baik di Politeknik LP3I maupun perguruan
tinggi lain.
2. Tugas Akhir ini adalah murni gagasan, rumusan dan penelitian saya
sendiri tanpa bantuan pihak lain, kecuali arahan Pembimbing.
3. Dalam Tugas Akhir tidak terdapat karya atau pendapat yang telah
ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara tertulis dengan
jelas dicantumkan sebagai acuan dalam naskah dengan disebutkan
nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka.
4. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila
dikemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam
pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa
pencabutan gelar yang telah diperoleh karena Tugas Akhir ini, serta
sanksi lainnya sesuai dengan norma yang berlaku di perguruan tinggi
ini.

Jakarta, 10 Juni 2020

Yang membuat pernyataan

M. Reza Maulana
NIM : 170442020005

iv
 ABSTRAK

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI NOTULEN RAPAT PADA

PT KARYA SARANA EXPRESS
DI BEKASI

Peneliti : M. Reza. Maulana.

Pembimbing : Nursal, S.Kom.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk menggambarkan dan

menjelaskan Rancang Bangun Sistem Informasi Notulen Rapat Pada PT
Karya Sarana Express di Bekasi. Tujuan penelitian ini yaitu dengan
membuat suatu sistem informasi yang akan memudahkan pekerjaan
sekertaris. Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa PT.
Karya Sarana Express masih menggunakan sistem yang manual dalam
menjalankan proses pencatatan rapat. Hal ini membuat beberapa kendala
yaitu: data tidak tersimpan dengan baik, kemungkinan data hilang lebih
tinggi dan akan terhambat proses rapatnya jika ada kerusakan fisik pada
laptop / personal komputer sekertaris. Dengan dibuatnya sistem informasi
ini kendala-kendala yang terjadi saat proses bisnis bisa menjadi terstruktur
dan terorganisir.

Kata Kunci : Rancang Bangun, Sistem Informasi, Notulen Rapat.

v
SURAT KETERANGAN OBSERVASI

vi
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir (TA) ini tepat pada waktunya. Sebagaimana
ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa mahasiswa
tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan Tugas Akhir (TA)
sebagai salah satu persyaratan penyelesaian Pendidikan Politeknik LP3I
Jakarta Program D3. Untuk itu penulis melakukan observasi dari bulan
Desemeber 2020 d PT. KARYA SARANA EXPRESS kemudian Menyusun
laporan hasil pengamatan tersebut dalam bentuk TA ini di bawah
bimbingan Bapak Nursal Nuruin S.Kom Dengan kerendahan hati penulis
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah terlibat dalam
mendorong dan membantu penulis dalam pelaksanaan penyusunan
pelaporan Tugas Akhir, khususnya kepada.
1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Jaenudin Akhmad, M.M., M.Pd.
2. Wakil Direktur I Bidang Akademik, Pengembangan Ilmu dan Riset,
UPPM, RE, dan Penempatan, Kerja Akhwanul Akmal, S.P., M.Si.
3. Wakil Direktur II Bidang Keuangan, Kepegawaian, Sarana dan
Prasarana, D. Purnomo, M.M.
4. Wakil Direktur III Bidang Pemasaran, Kemahasiswaan, dan Kerjasama,
Rini Mardikawanty, S.Kom., M.A.
5. Ketua Program Studi Manajemen Informatika, Nasril, S.Kom., M.M.
6. Dosen Pembimbing Tugas Akhir, Bapak Nursal Nuruin S,Kom yang
bersedia membimbing penulis dalam menyusun Tugas Akhir di tengah
kesibukannya.
7. Kepala Bagian Administrasi Akademik, Isti Nuraini, S.E

vii
 DAFTAR ISI

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR ............................................... iv

SURAT KETERANGAN OBSERVASI ....................................................................... vi
KATA PENGANTAR .................................................................................................... vii
DAFTAR ISI .................................................................................................................. viii
DAFTAR TABEL ............................................................................................................. x
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................... xii
DAFTAR DIAGRAM .................................................................................................... xiii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................. xiv
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................1
1.1. Latar Belakang .......................................................................................1
1.2. Alasan Memilih Objek ...........................................................................2
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan ...........................................................2
1.4. Rumusan Masalah .................................................................................3
1.5. Batasan Masalah....................................................................................3
1.6. Metodologi Penulisan ...........................................................................4
1.7. Sistematika Penulisan ..........................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................................6
2.1. Rancang Bangun Sistem Informasi ..................................................6
2.1.1. Rancang Bangun ....................................................................6
2.1.2. Sistem .......................................................................................6
2.1.3. Informasi ..................................................................................6
2.1.4. Sistem Informasi ....................................................................6
2.1.5. Flowchart .................................................................................7
2.1.6. UML ...........................................................................................9
2.1.7. Perancangan Database .......................................................15
2.2. Notulen Rapat .......................................................................................16
2.2.1. Notulen ...................................................................................16
2.2.2. Rapat .......................................................................................16
2.3. Bahasa Pemrograman ........................................................................16
2.3.1. PHP ..........................................................................................16

viii
 2.3.2. Code Igniter ...........................................................................17
2.3.3. XAMPP ....................................................................................17
2.3.4. MySQL ....................................................................................17
2.3.5. Bootstrap ...............................................................................18
2.3.6. Html .........................................................................................18
3.1. Sejarah Singkat PT. Karya Sarana Express ..................................19
3.2. Visi dan Misi PT. Karya Sarana Express ........................................20
3.2.1. Visi ...........................................................................................20
3.2.2. Misi ..........................................................................................20
3.3. Aspek Kegiatan Usaha .......................................................................20
3.4. Struktur Organisasi .............................................................................21
3.5. Deskripsi Kerja .....................................................................................21
BAB IV PEMBAHASAN ..............................................................................................24
4.1. Sistem Berjalan ....................................................................................24
4.1.1. Flowchart Sistem Berjalan Notulen Rapat .....................24
4.1.2. Narasi Sistem Berjalan Notulen Rapat ............................24
4.2. Kendala Sistem Berjalan Notulen Rapat ........................................25
4.3. Perancangan Sistem Informasi Notulen Rapat ............................26
4.3.1. Perancangan Model Notulen Rapat .................................26
4.3.2. Perancangan Database .......................................................49
4.3.3. Perancangan User Interface ..............................................62
4.3.4. Kebutuhan Infrastruktur .....................................................65
BAB V PENUTUP .........................................................................................................67
5.1. Kesimpulan ...........................................................................................67
5.2. Saran.......................................................................................................67
BIODATA PENULIS .....................................................................................................69
LAMPIRAN ....................................................................................................................70

ix
 DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Flowchart ..................................................................................9

Tabel 2. 2 UML ........................................................................................12
Tabel 2. 3 Activity Diagram ......................................................................13
Tabel 2. 4 Sequence Diagram .................................................................15
Tabel 4. 1 Definisi Aktor ...........................................................................26
Tabel 4. 2 Definisi Use Case ...................................................................27
Tabel 4. 3 Use Case Login ......................................................................27
Tabel 4. 4 Use Case Login ......................................................................28
Tabel 4. 5 Use Case Kelola Topik ............................................................28
Tabel 4. 6 Use Case Kelola Topik (Insert) ...............................................29
Tabel 4. 7 Use Case Kelola Topik (Edit) ..................................................30
Tabel 4. 8 Use Case Kelola Topik (Delete) ..............................................30
Tabel 4. 9 Use Case Kelola Divisi ............................................................30
Tabel 4. 10 Use Case Kelola Divisi (Insert) ..............................................31
Tabel 4. 11 Use Case Kelola Divisi (Edit) ................................................31
Tabel 4. 12 Use Case Kelola Divisi (Delete) ............................................32
Tabel 4. 13 Use Case Kelola PIC ............................................................32
Tabel 4. 14 Use Case Kelola PIC (Insert) ................................................33
Tabel 4. 15 Use Case Kelola PIC (Edit) ...................................................33
Tabel 4. 16 Use Case Kelola PIC (Delete) ...............................................33
Tabel 4. 17 Use Case Input Data Meeting ...............................................34
Tabel 4. 18 Use Case Input Data Meeting ...............................................35
Tabel 4. 19 Use Case Logout ..................................................................35
Tabel 4. 20 Use Case Logout ..................................................................35
Tabel 4. 21 Unnormal ..............................................................................52
Tabel 4. 22 Normal 1 ...............................................................................53
Tabel 4. 23 Normal 2 Tabel Master Topik ................................................53
Tabel 4. 24 Normal 2 Tabel Master Topik ................................................54
Tabel 4. 25 Normal 2 Tabel Transaksi .....................................................56

x
Tabel 4. 26 Normal 3 Tabel Master Topik ................................................56
Tabel 4. 27 Normal 3 Tabel Master Pegawai ...........................................56
Tabel 4. 28 Normal 3 Tabel Transaksi Header .........................................58
Tabel 4. 29 Normal 3 Tabel Detail Peserta ..............................................58
Tabel 4. 30 Normal 3 Tabel Detail Point Meeting .....................................59
Tabel 4. 31 Tabel Divisi ...........................................................................60
Tabel 4. 32 Tabel Peserta........................................................................60
Tabel 4. 33 Tabel Topik ...........................................................................60
Tabel 4. 34 Tabel Meeting Header ...........................................................60
Tabel 4. 35 Tabel Meeting Detail .............................................................61
Tabel 4. 36 Tabel Meeting Detail 2 ..........................................................61
Tabel 4. 37 Tabel User ............................................................................61

xi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi .............................................................21

Gambar 4. 1 Relasi Tabel ........................................................................59
Gambar 4. 2 Login ...................................................................................62
Gambar 4. 3 Halaman Topik ....................................................................62
Gambar 4. 4 Halaman PIC .......................................................................63
Gambar 4. 5 Halaman Divisi ....................................................................64
Gambar 4. 6 Halaman Input Meeting .......................................................64
Gambar 4. 7 Data Meeting .......................................................................65

xii
 DAFTAR DIAGRAM

Diagram 4. 1 Flowchart ............................................................................24

Diagram 4. 2 Use Case ...........................................................................26
Diagram 4. 3 Activity Login ......................................................................36
Diagram 4. 4 Activity Kelola Topik (Insert) ...............................................37
Diagram 4. 5 Activity Kelola Topik (Edit) ..................................................38
Diagram 4. 6 Activity Kelola Topik (Delete) ..............................................38
Diagram 4. 7 Activity Kelola Divisi (Insert) ..............................................39
Diagram 4. 8 Activity Kelola Divisi (Edit) ..................................................39
Diagram 4. 9 Activity Kelola Divisi (Delete) ..............................................40
Diagram 4. 10 Activity Kelola PIC (Insert) ................................................40
Diagram 4. 11 Activity Kelola PIC (Edit) ...................................................41
Diagram 4. 12 Activity Kelola PIC (Delete) ...............................................41
Diagram 4. 13 Activity Input Meeting .......................................................42
Diagram 4. 14 Activity Logout ..................................................................42
Diagram 4. 15 Sequence Login................................................................43
Diagram 4. 16 Sequence Kelola Topik (Insert).........................................43
Diagram 4. 17 Sequence Kelola Topik (Edit) ...........................................44
Diagram 4. 18 Sequence Kelola Topik (Delete) .......................................44
Diagram 4. 19 Sequence Kelola PIC (Insert) ...........................................45
Diagram 4. 20 Sequence Kelola PIC (Edit) ..............................................45
Diagram 4. 21 Sequence Kelola PIC (Delete) ..........................................46
Diagram 4. 22 Sequence Kelola Divisi (Insert) .........................................46
Diagram 4. 23 Sequence Kelola Divisi (Edit)............................................47
Diagram 4. 24 Sequence Kelola Divisi (Delete) .......................................47
Diagram 4. 25 Sequence Input Meeting ...................................................48
Diagram 4. 26 Sequence Logout .............................................................48

xiii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 form cetak rapat ....................................................................70

xiv
xv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rapat (meeting) internal sebuah perusahan adalah sebuah
aktivitas yang biasa dilakukan oleh para kepala staff PT. Karya
Sarana Express sejak tahun 2009. Pada dasarnya sebagian
besar aktivitas disana sudah dilakukan menggunakan program
yang dibuat sendiri. Namun juga masih ada beberapa pekerjaan
yang belum terprogram atau masih dilakukan dengan
menggunakan Microsoft office excel. Salah satu aktivitas yang
belum memiliki sistem / programnya ialah aktivitas rapat ini.

Rapat biasanya dialakukan dengan dihadiri oleh seluruh kepala

staff, notulis dan general manager. Setelah itu notulis
mencatatkan aktivitas dan point-point dari hasil rapat tersebut di
Microsoft office excel. Sehingga jika laptop / komputer yang
biasa dipakai notulis untuk mencatat kegiatan rapat mengalami
permasalahan seperti rusak fisik atau rusak dalam sistem
operasi (Operating System) atau apapun makan kegiatan
tersebut akan juga mendapatkan masalah, hal ini tentunya
menjadi tidak efektif.

Dari latar belakang permasalahan tersebut seorang nutulis

membutuhkan sebuah sistem yang mampu melindungi
keamanan data tersebut dan membuat kegiatan tersebut menjadi
lebih efektif.

Proses kegiataan pencatatan rapat diharapkan akan lebih efektif

setelah dilakukan mengguanakan sistem. Sehingga kedepannya
 notulis tidak perlu untuk melakukan duplikasi data ke flashdisk
karena data sudah aman didalam penyimapanan database.

1.2. Alasan Memilih Objek

Berdasarkan latar belakang sebelumnya, penulis ingin
memudahkan kepada sekertaris PT. Karya Sarana Express
khususnya dibagian pencatatan kegiatan rapat (notulen meeting)
PT. Karya Sarana Express dalam mencatatkan kegiatan rapat
yang masih dalam penginputan menggunakan Microsoft office
excel dikembangkan ke dalam bentuk sistem informasi. Penulis
berharap dapat mengembangkan sistem informasi ini dengan
baik.
.
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan
1. Tujuan Penulisan
a. Untuk mengetahui sistem berjalan yang digunakan
oleh divisi sekertaris PT. Karya Sarana Express.
b. Untuk mengetahui kendala yang dialami oleh para
sekertaris PT. Karya Sarana Express.
c. Untuk mengetahui solusi atas kendala tersebut.
d. Untuk merancang sistem informasi pencatatan
rapat PT.Karya Sarana Express.

2. Manfaat Penulisan
Adapun manfaat dari penyusunan Tugas Akhir ini, penulis
berharap laporan yang terwujud dalam bentuk Tugas
Akhir
ini dapat memberikan manfaat untuk beberapa pihak
antara lain:
1. Untuk Penulis

2
 a. Sebagai sarana mengimplementasikan
pengetahuan penulis yang didapat selama
perkuliahan.
b. Menjadikan bukti bahwa penulis telah
menuntaskan perkuliahannya.
2. Untuk Perusahaan
a. Tugas Akhir ini diharapkan dapat menjadi
masukan bagi perusahaan dan bermanfaat bagi
perusahaan.
b. Menyatukan data sekertaris yang sebelumnya
tidak tersimpan dengan baik.
c. Memudahkan pekerjaan para sekertaris PT.
Karya Sarana Express.
3. Untuk Dunia Pendidikan
Bagi dunia Pendidikan Tugas Akhir ini dapat menjadi
sebuah referensi kecil, informasi ataupun bahan
perbandingan.

1.4. Rumusan Masalah

1. Bagaimana sistem berjalan yang digunakan oleh divisi
sekertaris ?
2. Apakah terdapat kendala pada sistem berjalan tersebut?
3. Bagaimana solusi untuk mengatasi kendala pada sistem
berjalan tersebut ?
4. Bagaimanakah perancangan sistem informasi untuk PT.
Karya Sarana Express tersebut.

1.5. Batasan Masalah

Adapun Batasan masalah yang dibatasi pada penulisan Tugas
Akhir ini adalah:

3
 1. Sistem ini adalah sistem informasi notulen rapat yang
hanya diperuntukan / digunakan oleh divisi sekertaris.
2. Sistem ini hanya dirancang untuk kegiatan pencatatan
hasil pada rapat PT. Karya Sarana Express dan tidak
sampai pada perencanaan jadwal rapat atau lainnya.
3. Sistem ini tidak memiliki user level karena hanya akan
digunakan oleh sekertaris.

1.6. Metodologi Penulisan

1. Studi Lapangan
Studi Lapangan yaitu langkah yang diambil untuk
mengumpulkan data dengan mengunjungi dimana sumber
data tersebut berada.

2. Studi Wawancara
wawancara adalah proses tanya jawab secara langsung
antara narasumber dan pewawancara. Metode
pengumpulan data ini penulis lakukan dengan instansi
terkait. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara
dengan pihak sekertaris PT. Karya Sarana Express.

1.7. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir ini dibagi menjadi 5 bab yang
terdiri:

BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis mengemukakan beberapa
penjelasan mengenai latar belakang masalah, alasan
pemilihan objek, identifikasi masalah, tujuan dan
manfaat penulisan, batasan masalah, metodologi
penulisan serta sistematika penulisan.

4
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini penulis mengemukakan berbagai
referensi/tinjauan pustaka yang mendukung
kajian/analis yang penulis sampaikan.

BAB III : PROFIL LEMBAGA

Dalam bab ini diuraikan tentang segala sesuatu yang
terkait dengan sejarah singkat PT. Karya Sarana
Express, visi dan misi, tujuan, bidang atau gerak usaha
dan struktur organisasi serta deskripsi kerja.

BAB IV : PEMBAHASAN
Pada bab ini diuraikan hasil dari penelitian yang telah
penulis lakukan dengan dibuat sistem program aplkasi
sistem informasi manajemen project.

BAB V : PENUTUP
Penutup terdiri dari kesimpulan dari hasil penelitian
yang tertuang pada BAB VI, dan saran terhadap objek
penelitian yaitu perusahaan tempat penelitian.

5
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Rancang Bangun Sistem Informasi

2.1.1. Rancang Bangun
Rancang bangun adalah menciptakan dan membuat suatu
aplikasi ataupun sistem yang belum ada pada suatu
instansi atau objek tersebut. Maulani (2018:157).
2.1.2. Sistem
Eddy Prahasta (2018:3) dalam bukunya yang berjudul
“system thinking & amp pemodelan sistem dinamis”
menjelaskan bahwa:
“secara umum, sistem dapat diartikan sebagai
sekumpulan komponen (elemen atau unsur) yang
saling berkaitan hingga (dapat) mempengaruhi
(sesuai dengan fungsi masing-masing) satu sama
lainya dengan urutan/prosedur tertentu dalam
mencapai suatu tujuan (atau menghasilkan suatu
output)”.
2.1.3. Informasi
Informasi adalah “data yang telah diorganisasi dan telah
memiliki kegunaan dan manfaat”. Krismiaji (2015:14).
2.1.4. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk
mengumpulkan, memasukkan, dan mengolah serta
menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk
menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan
informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi
dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Krismiaji
(2015:15).
2.1.5. Flowchart
Falahah Suprapto (2018:66-69) dalam bukunya yang
berjudul “Rekayasa Perangkat Lunak” menjelaskan
bahwa:
“Flowchart merupakan model untuk
mempresentasikan pengolahan data, informasi dan
dokumen yang terjadi pada suatu proses, bak proses
bisnis maupun proses pada suatu program”.
Berikut simbol-simbol pada flowchart:
Simbol Keterangan
Menyatakan data tanpa
menentukan jenis yang
digunakan.
Menyatakan data yang
disimpan dalam bentuk siap
diolah, tanpa melihat jenis
medial yang digunakan.
Simbol penyimpanan data
berupa internal storage.

Menyatakan data yang

diakses secara sekuensial
dengan media berupa
tape(pita) baik magnetic,
catrige, maupun kaset
Menyatakan data yang
akses langsung, disimpan
dalam media berupa disk
magnetic,drum atau fleksible.

7
Simbol dari database atau
data file.

Menyatakan dokumen atau

multi document yang dapat
dibaca manusia, dengan
media seperti ouput printer,
dokumen OCR atau MCR,
microfilm, dan form entri data.
Memasukan manual
menyatakan semua jenis
masukan yang dimasukan
secara manual saat
pemrosesan, misal diketikan
melalui keyboard, tombol
switch, tombol push, light,
atau bang scanner barcode.
Data disimpan dalambentuk
pita kertas.

Menyatakan proses,operasi
Yang mengubah nilai, bentuk
atau informasi.

8
 Menyatakan predefined
proses, yaitu proses
yang
terdiri atas satu atau
beberapa operasi atau
program , misalnya
sebuah
procedure/subrutin

Menyatakan proses manual

yang dialkukan oleh manusia.

Keputusan atau piihan,

menyatakan salah satu
instruksi akan dilaksanakan
jika kondisi penuh.

Menyatakan titik temu

summing (penjumlahan),
contohnya: masukan A dan
B), hasilnya adalah A +(-B)

Penghubung antara bagian

satu dengan bagian lain

Tabel 2. 1 Flowchart

2.1.6. UML

9
Dalam tahap perancangan program penulis menggunakan
permodelan UML(Unified Modeling Language) lalu
menjabarkan perancangan program tersebut kedalam tiga
jenis dari UML antara lain:
1. Usecase
Usecase merupakan permodelan untuk
menggambarkan kelakuan sistem yang akan dibuat.
Usecase menggambarkan sebuah interaksi antara
satu atau lebih dari aktor sistem yang akan dibuat.
Yun Sugiarti (2013:41)
Berikut simbol-simbol pada usecase:
Simbol Deskripsi

Sistem Boundary Sistem Boundary

adalah bagian yang
menggambarkan
batasan antara
sistem dengan
actor.

Aktor/Actor Orang, proses, atau

sistem lain yang

10
 berinteraksi drngan
sistem informasi
yang akan dibuat itu
sendiri, jadi
walaupun simbol
dari aktor adalah
gambar orang, tapi
actor belum tentu
orang; biasanya
dinyatakan
menggunakan kata
benda.

Asosiasi/Association Komunikasi antara

aktor dan use case
yang berpatisipasi
pada use case atau
use case memiliki
interaksi dengan
aktor.

Ekstensi / extend Relasi use case

tambahan ke
sebuah use case di
mana use case
<< extend >> yang ditambahkan
dapat berdiri sendiri
walau tanpa use
case

tambahan itu

11
 Include Relasi use case
tambahan ke
sebuah use case di

mana use case yang

ditambahkan
memerlukan use
<< include >>
case ini untuk
menjalankan
fungsinya atau
sebagai syarat

dijalankan use
case ini.

Generalisasi/generalization Hubungan
generalisasi dan
spesialisasi (umum -
khusus) antara dua
buah use case

Tabel 2. 2 UML

2. Activity Diagram
Indrajani (2018:46) menyatakan:
“Activity diagram untuk menganalisis behavior dengan
use case yang kompleks dan menunjukan interaksi –
interaksi di antara satu dengan yang lainnya”. Activitiy
diagram memiliki kesamaan dengan state chart
diagram dalam hal menggambarkan aliran data pada
model bisnis, tetapi activity diagram biasanya
digunakan untuk menggambarkan aktivitas bisnis
yang lebih kompleks.

12
 Berikut ini adalah simbol-simbol dari activity diagram
:

Simbol Deskripsi

Status Awal Menggambarkan status

awal aktivitas sistem

Aktivitas Aktivitas yang dilakukan

sistem, biasanya diawali
dengan kata kerja

Percabangan Asosiasi percabangan di

mana jika ada pilihan
aktivitas lebih dari satu.

Penghubung Asosiasi penghubung di

mana lebih dari satu
aktivitas digabung menjadi
satu.

Status Akhir Menggambarkan status

akhir aktivitas sistem

Swimlane Memisahkan organisasi

bisnis yang bertanggung
jawab terhadap aktivitas
yang terjadi

Tabel 2. 3 Activity Diagram

3. Sequence

13
Sequence Diagram menunjukkan interaksi yang
terjadi antara pengguna dengan sistem dan
menunjukkan urutan di mana interaksi tersebut
terjadi. Stephen dan Timothy (2015:57).
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar
objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk
pengguna, display/form) berupa message yang
digambarkan terhadap waktu.
Berikut adalah simbol-simbol sequence diagram :

Simbol Deskripsi

Aktor / Actor Menggambarkan suatu

subjek yang melakukan
interaksi dengan sistem.

Entity Class Menggambarkan

hubungan kegiatan yang
akan dilakukan. Biasanya
mempresentasikan
sebuah tabel.

Boundary Class Menggambarkan sebuah

penggambaran dari form.

Control Class Menggambarkan

menghubung antara
boundary dengan table.

Object3

14
 Life Line and Menggambarkan tempat
focus of control mulai dan berakhirnya
sebuah message.

Message Menggambarkan
pengiriman pesan dari
aktor ke class atau dari
class ke class.

Tabel 2. 4 Sequence Diagram

2.1.7. Perancangan Database

1. Database
Menuru Supono (2016:97) basis data (atau database)
adalah
“kumpulan informasi yang disimpan di dalam
komputer secara sistematik sehingga dapat
diperiksa menggunakan suatu program komputer
untuk memperoleh informasi dari basis data
tersebut”.
2. Normalisasi
Falahah Suprapto (2018:79) dalam bukunya yang
berjudul “Basis Data” menyatakan bahwa:
“Normalisasi adalah salah satu metode
perancangan dengan cara mengatur elemen-
elemen data pada table-table sedemikian rupa
sehingga diperoleh database dalam keadaan
“normal”, yang artinya dapat dioprasikan sesuai
dengan konsep-konsep database relasional”.

15
2.2. Notulen Rapat
2.2.1. Notulen
Notulen adalah sebuatatan tentang perjalanan suatu
kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang
dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh
seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua
kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat
pada seluruh anggota atau peserta acara.. Pengertian lain
dari notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan
jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan,
pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan
keputusan, serta penutupan.

2.2.2. Rapat
Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal
dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan.
Rapat juga dapat diartikan sebagai media komunikasi
kelompok yang bersifat tatap muka yang sering
diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi
baik itu swasta ataupun pemerintah.

2.3. Bahasa Pemrograman

2.3.1. PHP
Betha Sidik (2017:4) dalam bukunya yang berjudul
“Pemrograman Web dengan PHP 7” menjelaskan bahwa:
“PHP adalah kependekan dari Hypertext
preprocessor (rekursif, mengikuti gaya penamaan di
*nix), merupakan bahasa utama script server side
yang disisipkan pada HTML yang dijalankan di

16
 server, dan juga bisa digunakan untuk membuat
aplikasi desktop”.

2.3.2. Code Igniter

Apa itu Code Igniter (CI) ?
Code Igniter (CI) adalah framework pengembangan
apliaksi (Aplication Developtment Framework) dengan
menggunakan PHP, suata kerangka untuk bekerja atau
membuat program dengan menggunak PHP yang lebih
sistematis. Pemrograman tidak perlu membuat dari awal
(from scratch), karena CI memiliki library yang banyak
yang diperlukan untuk meyelesaikan pekerjaan yang
umum dengan menggunakan antarmuka dan struktur
logika yang sederhana untuk mengakses librarinya.

2.3.3. XAMPP
Menurut Budi Raharjo (2018:2) dalam bukunya yang
berjudul “Belajar singkat PHP 7” menjelaskan bahwa:
“XAMPP adalah software yang membungkus PHP,
apache, MariaDB dan Perl”.

2.3.4. MySQL
Menurut Frangky Rawung (2017:24) dalam bukunya
“Buku Pintar Aplikasi SMS dengan PHP dan MySQL”
mendefinisikan :
“MySQL adalah sebuah perngkat lunak manajemen
database yang open source untuk digunakan
sebagai menambahkan, mengupdate, menghapus
dan menampilkan data. MySQL merupakan
tergolong bahasa SQL (Structure Query Language)

17
 yang mempunyai beberapa perintah yang pada
umumnya digunakan yaitu select, insert, update
dan delete. Kita dapat menggunakan perintah
MySQL pada phpmyadmin.”

2.3.5. Bootstrap
Muhammad Adri (2018:3) dalam bukunya yang berjudul
“Boostrap 4: Designing awesome responsive website”
menjelaskan bahwa:
“Bootstrap merupakan salah satu kerangka kerja
(framework) untuk membantu pengembangan web
dengan menggunakan HTML, CSS, dan JavaScript
pada sisi front-end web”.

2.3.6. Html
Heru Sulistiono (2018:2) dalam bukunya yang berjudul
“Coding Mudah dengan Codeigniter, jQuery, Bootstrap
dan Datatable” menjelaskan bahwa:
“HTML (Hyper Text markup Language) adalah
sebuah Bahasa markah yang digunakan untuk
membuat sebuah halaman web, menampilkan
berbagai informasi seperti gambar, teks, video dan
suara pada penjelajah web internet, yang ditulis
dalam berkas format ASCII agar dapat
menghasilkan tampilan wujud terinegrasi”

18
 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Sejarah Singkat PT. Karya Sarana Express

Sejak tahun 2002 berdirilah sebuah PT. Karya Sarana Express
sebuah perusahan yang bergerak di bidang angutan bermuatan
besar atau trucking. PT. Karya Sarana Express didirikan oleh
seorang pengusaha yang bernama Benny Koshim. Mulanya
perusahan ini dibuat untuk memenuhi kebutuhan pengiriman dari
tiga perusahaan milik bapak Benny Koshim yang bergerak
dibidang ekspedisi yaitu perusahan Daya Eka Samudera, Sarana
Trans Sumatra, dan Multi Sarana Express.

Mulanya PT. Karya Sarana Express hanya memiliki 12 unit mobil

kontainer yang pada masa itu sudah cukup untuk memenuhi
kebutuhan pengiriman tiga perusahaan tersebut. Seiring
berjalannya waktu dengan kemajuan dunia industri berdampak
pada meningkatnya jumlah permintaan memaksa PT. Karya
Sarana Express untuk menambah jumlah armadanya.

Sejalan dengan perkembangan yang dilakukan oleh PT. Karya

Sarana Express menjadikan PT. Karya Sarana Express menjadi
salah satu perusahsan trucking terbesar di Indonesia yang
memiliki armada kurang lebih 100 unit yang semuanya
beroperasi setiap harinya dan sudah mampu menerima
kebutuhan diluar ketiga ekspedisi rekanan tersebut.
3.2. Visi dan Misi PT. Karya Sarana Express
3.2.1. Visi
1. Memposisikan Perusahaan secara profesional
menjadi EMKL yang bisa melayani pengiriman ke
seluruh wilayah Indonesia.
2. Perluasan pelayanan ke beberapa kota-kota
besar lainnya.
3. Memberikan pelayanan kepada Relasi dengan
tepat waktu.
4. Memastikan Relasi mendapatkan informasi yang
aktual dan akurat, dengan dukungan teknologi
informasi untuk melengkapi pelayanan pengiriman
cargo.
3.2.2. Misi
1. Mewujudkan visi Perusahaan dengan cara
memberikan pelayanan yang terbaik kepada
Relasi secara profesional.
2. Menjalin kerjasama yang saling menguntungkan
dengan seluruh mitra Pelayaran, Suplier, Relasi
dan Karyawan.

3.3. Aspek Kegiatan Usaha

PT. Karya Sarana Express adalah sebuah perusahaan yang
bergerak di bidang trucking atau angkutan untuk ekspedisi yang
ada di Indonesia. Pada saat ini PT Karya Sarana Express telah
mengembangkan sayapnya yang mulanya hanya sebagai
pengangkut kiriman dari ekspedisi ke lokasi tujuan (dalam hal ini
adalah pabrik atau Pelabuhan) kini telah memegang kendali atas
stuffing / muat barang yang kami menyebutnya dengan istilah

20
 RICO dan juga memegang kendali atas stripping / bongkar
barang yang kami menyebutnya dengan istilah BIMA.

3.4. Struktur Organisasi

MANAGER

KEPALA KEPALA KEPALA KEPALA KEPALA HRD &

KEPALA IT
OPERASIANAL KEUANGAN PERAWATAN AKUNTING GA

STAFF STAFF STAFF STAFF

STAFF HRD STAFF IT
OPERASIONAL KEUANGAN PERAWATAN AKUNTING

SUPIR PEMBELIAN MONTIR

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi

3.5. Deskripsi Kerja

Berdasarkan stuktur organisasi PT Karya Sarana Express, tugas,
wewenang dan tanggung jawab ini dibagi ke beberapa divisi.
Setiap divisi memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab
yang berbeda-beda. Berikut ini adalah tugas dan wewenang
masing-masing divisi:
1. Manager
Membuat target perusahaan, menyepakati kerja sama atau
memutuskan hubungan dengan setiap relasi, merumuskan
strategi jangka panjang dan jangka pendek menerima
laporan dari setiap kepala divisi dan memberikan laporan
kepada direktur perusahaan.

2. Operasional
Menerima order dari relasi setalah itu membagikan kepada
setiap pengurus (staff operasional) untuk dibagikan lagi
kepada para supir. Menjadi penaung bagi para supir. Selain

21
 itu memberikan laporan kepada manager atas kendala
ataupun capaian dari divisi operasional.

3. Keuangan
Membuat seluruh anggran kerja PT. Karya Sarana Express,
memegang kendali penggajian seluruh karyawan PT. Karya
Sarana Express.

4. Perawatan
Bertanggung jawab terhadap Kesehatan mobil bekerja sama
dengan divisi akunting atas persedian barang terkait
perawatan dan memberikan laporan atas pencapaian
ataupun permasalahan ke manager.

5. Akunting
Bertanggung jawab dalam pencatan akun-akun aktiva dan
pasiva perusahaan serta bertanggung jawab dalam proses
accounting lainnya.

6. Human Resource & General Affair

Tugas utama Divisi Human Resource adalah bertanggung
jawab dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya
Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk
pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada
kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku.

7. IT
Tugas utama divisi ini adalah membuatkan program untuk
setiap divisi agar pekerjaan lebih efektif. Selain itu juga
bertanggung jawab atas setiap perangkat kerja kantor yang

22
berkaitan dengan teknologi seperti, komputer, printer, mesin
absensi dll.

23
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1. Sistem Berjalan

4.1.1. Flowchart Sistem Berjalan Notulen Rapat

Title
Peserta Sekertaris General Manager

Start 1 2

Daftar
Mengikuti
rapat Hadir
Notulensi
Mencatat
kegiatan rapat

Daftar
Hadir end
Notulensi

1
2
Phase

Diagram 4. 1 Flowchart

4.1.2. Narasi Sistem Berjalan Notulen Rapat

Peserta rapat berkumpul di ruang rapat PT. Karya Sarana
Express kemudian sekertaris berkumpul dan mencatat
kegiatan rapat tersebut mulai dari hari, tempat, topik,
peserta dan point2 rapat tersebut. Kemudian setelah itu
sekertaris menyimpan data tersebut atau terkadang
mencetaknya jika General Manager meminta laporan
tersebut.
4.2. Kendala Sistem Berjalan Notulen Rapat
Dalam penulisan data rapat yang telah berjalan terdapat beberapa
kendala diantaranya :
a. Data yang tersimpan dengan tidak baik dan benar. Ketika
rapat telah selesai maka sekertaris menyimpan data
dimanapun dia mau, hal ini memungkinkan hilangnya data
rapat tersebut,
b. Adanya hambatan rapat saat ada pergantian sekertaris.
c. Sekertaris dapat memanipulasi data rapat untuk
kepentingannya sendiri, menguntungkan satu divisi dan
merugikan satu divisi yang lain karena dia dapat mengedit
data rapat tersebut kapanpun dia mau.

25
4.3. Perancangan Sistem Informasi Notulen Rapat
4.3.1. Perancangan Model Notulen Rapat
1. Usecase
uc usecase

Insert

Edit
Kelola Topik

Delete

Insert

kelola PIC
Edit

Insert Delete

Edit
Kelola Div isi

edit profil
Delete
sekertaris

Transaksi rapat Insert

Delete Edit Transaksi rapat

Login PIC

Veriv ikasi data

rapat
Logout

Diagram 4. 2 Use Case

2. Skenario Usecase Notulen Rapat

a. Definisi Aktor
Berikut adalah deskripsi aktor pada usecase
diatas.:
No Aktor Deskripsi
1 Sekertaris Aktor (sekertaris)
memiliki hak akses
sitem tersebut, dapat
mengelola data master
dan dapat melakukan
input pada kegiatan
rapat kantor
Tabel 4. 1 Definisi Aktor

b. Definisi Usecase
Berikut adalah deskripsi usecase pada scenario
usecase diatas :

26
 No Use Case Deskripsi
1 Login Sebuah aktivitas atau
proses check-up
terhadap keaslian akun.
2 Kelola Data Merupakan generalisasi
dari proses pengelolaan
data master rapat yang
meliputi 4 buah proses,
antara lain menampilkan,,
membuat, mengubah
data master, dan
menghapus data.
3 Transaksi Merupakan sebuah
rapat proses pencatatan rapat
yang melibatkan
beberapa master
4 Logout Aktivitas menghapus
cookies / session yang
aktif.
Tabel 4. 2 Definisi Use Case

c. Skenario
1. Login
Nama usecase : Login
Keterangan Sebuah aktivitas atau
proses check-up terhadap
keaslian akun.
User Sekertaris
Kondisi Awal Berada si halaman login
Kondisi Akhir Berada di halama home
Tabel 4. 3 Use Case Login

27
 Skenario :
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Memasukan nama
pengguna dan kata
sandi
Melakukan
pemeriksaan ke table
terkait login
Jika data ditrmukan
maka menampilkan
halaman dashboard /
home
Jika data tidak
ditemukan
menampilkan pesan
login gagal
Tabel 4. 4 Use Case Login

2. Kelola Topik
Nama usecase Kelola Topik:
Keterangan Sebuah aktivitas untuk
mengelola data topik
User Sekertaris
Kondisi Awal Berada si halaman topik
Kondisi Akhir Berada di halaman topik
dengan data terbaru
Tabel 4. 5 Use Case Kelola Topik

28
Skenario :
a. Insert
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Menulisakan
topik yang ingin
ditambahkan
pada kolom
inputan
Menekan
tombol save
Menampilkan data
halaman topik
dengan data terbaru.
Tabel 4. 6 Use Case Kelola Topik (Insert)

b. Edit
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Menekan
tombol edit
pada data yang
ingin kita edit
Data terpilih masuk
kedalam kolom
inputan
Mengubah data
yang kita ingin
ubah
Menekan
tombol save
Menampilkan data
halaman topik

29
 dengan data terbaru.
Tabel 4. 7 Use Case Kelola Topik (Edit)

c. Delete
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Menekan
tombol delete
pada topik yang
ingin kita hapus
Menampilkan
halaman topik
dengan data terbaru
Tabel 4. 8 Use Case Kelola Topik (Delete)

3. Kelola Divisi
Nama usecase Kelola divisi:
Keterangan Sebuah aktivitas untuk
mengelola data divisi .
User Sekertaris
Kondisi Awal Berada si halaman divisi
Kondisi Akhir Berada di halaman divisi
dengan data terbaru
Tabel 4. 9 Use Case Kelola Divisi

Skenario :
a. Insert
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Menulisakan
divisi yang ingin
ditambahkan
pada kolom
inputan

30
 Menekan tombol
save
Menampilkan data
halaman divisi
dengan data
terbaru.
Tabel 4. 10 Use Case Kelola Divisi (Insert)

b. Edit
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Menekan tombol
edit pada data
yang ingin kita
edit
Data terpilih masuk
kedalam kolom
inputan
Mengubah data
yang kita ingin
ubah
Menekan tombol
save
Menampilkan data
halaman divisi
dengan data
terbaru.
Tabel 4. 11 Use Case Kelola Divisi (Edit)

c. Delete
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Menekan tombol
delete pada divisi

31
 yang ingin kita
hapus
Menampilkan
halaman divisi
dengan data terbaru
Tabel 4. 12 Use Case Kelola Divisi (Delete)

4. Kelola PIC
Nama usecase Kelola PIC:
Keterangan Sebuah aktivitas untuk
mengelola data PIC.
User Sekertaris
Kondisi Awal Berada si halaman
Pegawai
Kondisi Akhir Berada di halaman
pegawai dengan data
terbaru
Tabel 4. 13 Use Case Kelola PIC

Skenario :
a. Insert
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Menulisakan data
PIC yang ingin
ditambahkan
pada kolom
inputan
Menekan tombol
save
Menampilkan
halaman pegawai
dengan data

32
 terbaru.
Tabel 4. 14 Use Case Kelola PIC (Insert)

b. Edit
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Menekan
tombol edit
pada data
yang ingin
kita edit
Data terpilih masuk
kedalam kolom inputan
Mengubah
data yang
kita ingin
ubah
Menekan
tombol save
Menampilkan data
halaman pegawai
dengan data terbaru.
Tabel 4. 15 Use Case Kelola PIC (Edit)

c. Delete
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Menekan tombol
delete pada pic
yang ingin kita
hapus
Menampilkan
halaman pegawai
dengan data terbaru
Tabel 4. 16 Use Case Kelola PIC (Delete)

33
5. Input Data Meeting
Nama usecase Input meeting:
Keterangan Sebuah aktivitas untuk
mencatatkan jalannya
proses rapat.
User Sekertaris
Kondisi Awal Berada di halaman input
meeting
Kondisi Akhir Kembali ke form input
meeting
Tabel 4. 17 Use Case Input Data Meeting

Skenario :
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Memasukan data
rapat header
Memasukan peserta
Menekan tombol add
peserta
Halaman
menampilkan form
rapat dengan peserta
baru
Mengisi isi rapat
pada form point
meeting
Menekan tombol
save point meeting
Memperbarui
halaman dengan data
rapat yang baru saja

34
 ditambahkan
Menekan tombol
save
Data tersimpan dan
form Kembali kosong
Tabel 4. 18 Use Case Input Data Meeting

6. Logout
Nama usecase : Logout
Keterangan Sebuah aktivitas untuk
menghilangkan coockies /
session.
User Sekertaris
Kondisi Awal Berada di halaman sistem
dalam keadan berhasil
login
Kondisi Akhir Kembali ke form login
Tabel 4. 19 Use Case Logout

Skenario :
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Menekan tombol
logout
Menghancurkan
session
Mengembalikan ke
halaman login
Tabel 4. 20 Use Case Logout

3. Activity Diagram
1. Login

35
act login

Aktor Sistem

menampilkan halaman
login
mulai

memasukan username
dan passw ord

username dan password valid ?

menekan tombol login

Y

menampilkan halaman
dashboard

memeberikan pesan "

username dan passw ord
tidak cocok"
selesai

menampilkan halaman
login

Diagram 4. 3 Activity Login

36
2. Kelola Topik
a. Insert

Diagram 4. 4 Activity Kelola Topik (Insert)

37
b. Edit

Diagram 4. 5 Activity Kelola Topik (Edit)

c. Delete

Diagram 4. 6 Activity Kelola Topik (Delete)

38
3. Kelola Divisi
a. Insert

Diagram 4. 7 Activity Kelola Divisi (Insert)

b. Edit
act edit_div isi

Aktor Sistem

mulai

klik menu div isi menampilkan form dan

list div isi

klik tombol edit pada data div isi yang ingin di

div isi yang ingin di edit ubah berpindah ke form
div isi

mengganti data yang

ingin diubah di dalam
form div isi

data tersimpan ke database

dan menampilkan halaman
menekan tombol sav e
div isi dengan data terbaru

selesai

Diagram 4. 8 Activity Kelola Divisi (Edit)

39
 c. Delete

Diagram 4. 9 Activity Kelola Divisi (Delete)

4. Kelola PIC
a. Insert

Diagram 4. 10 Activity Kelola PIC (Insert)

40
b. Edit

Diagram 4. 11 Activity Kelola PIC (Edit)

c. Delete

Diagram 4. 12 Activity Kelola PIC (Delete)

41
5. Input meeting

Diagram 4. 13 Activity Input Meeting

6. Logout

Diagram 4. 14 Activity Logout

42
4. Sequence Diagram
1. Login

Diagram 4. 15 Sequence Login

2. Kelola Topik
a. Insert

Diagram 4. 16 Sequence Kelola Topik (Insert)

43
b. Edit

Diagram 4. 17 Sequence Kelola Topik (Edit)

c. Delete

Diagram 4. 18 Sequence Kelola Topik (Delete)

44
3. Kelola PIC
a. Insert

Diagram 4. 19 Sequence Kelola PIC (Insert)

b. Edit

Diagram 4. 20 Sequence Kelola PIC (Edit)

45
 c. Delete

Diagram 4. 21 Sequence Kelola PIC (Delete)

4. Kelola Divisi
a. Insert

Diagram 4. 22 Sequence Kelola Divisi (Insert)

46
b. Edit

Diagram 4. 23 Sequence Kelola Divisi (Edit)

c. Delete

Diagram 4. 24 Sequence Kelola Divisi (Delete)

47
5. Input Meeting
sd InputMeetingSequence

Sekertaris
HalamanInputMeeting Validasi DB

menekan menu input meeting()

mengisi data peserta()

set peserta()

menampilkan peserta()

mengisi point meeting()

set point()

menampilkan point yg telah diinput()

mengisi header meeting()

set header()

data tersimpan dan form kembali kosong()

Diagram 4. 25 Sequence Input Meeting

6. Logout

Diagram 4. 26 Sequence Logout

48
 7. Validasi Follow up Rapat
sd ValidasiRapat

Sekertaris
HalamanValidasi Control DB

get data selesai()

memerikasa kesesuain data()

alt semua benar ?

memvalidasi()
[y]

memvalidasi
() set()

mengembalikan dengan data baru()

[n]

8. Follow up PIC
sd UpdateFollow UpPIC

PIC
HalamanTasks Control DB

get()

menampilkan()

merubah status followup & memasukan lampiran()

memeriksa data()

alt data v alid ?

[n] mengembalikan & menampilkan pesan error()

[y] mengupdate data()

mengembalikaan()

4.3.2. Perancangan Database

1. Normalisasi
a. Unnormal
nomor_meeting Tanggal topik Lokasi

mtg-001 20/04/2020 corona kse

49
Peserta Divisi Pembahasan
menjaga diri dari
Malvin It
penularan virus
pemberluakuan wfh
Wicky Perawatan
/shift kerja
Noviyanto Hrd penurunan order
Sri Akunting

Khafids Keuangan

Kaharudin operasional
Erna

50
point_meeting deadline
seluruh karyawan wajib
menggunakan masker
wajib menggunakan hand sanitizer
sebelum ataupun seleteah
melakukan absensi
diberlakukan sanksi bagi setiap
pelanggar berupa denda Rp
100.000 untuk sekali pelanggaran
dan SP bagi pelanggaran yang
ketiga kalinya
penerapatan shift ( 2 hari masuk 2
hari libur 2 hari masuk bersama )
pemotongan 25% bagi pegawai
yang mendapatkan waktu kerja
50%, pemotongan 17,5% bagi yang
mendapatkan waktu kerja 75%.
masa shift

Followup Keterangan
1. pemberlakuan shift kerja dilakukan
selama Ketentuan ini berlaku untuk
bulan kedua
2. pemberlakuan shift akan
diperpanjang atau dihapuskan setelah
2 bulan sesuai dengan kondisi.
3. pemberlakuan pemotongan dimulai
dibulan kedua masa shift

51
 Tabel 4. 21 Unnormal

b. Normal 1
nomor_meetin
g tanggal topik Lokasi
4/20/202
mtg-001 corona Kse
0
4/20/202
'mtg-001 corona Kse
0
4/20/202
'mtg-001 corona Kse
0
4/20/202
'mtg-001 corona Kse
0
4/20/202
'mtg-001 corona Kse
0
4/20/202
'mtg-001 corona Kse
0
4/20/202
'mtg-001 corona Kse
0
4/20/202
'mtg-001 corona Kse
0

peserta Divisi pembahasan

menjaga diri dari
malvin It
penularan virus
pemberluakuan wfh /shift
Wicky Perawatan
kerja
noviyanto Hrd penurunan order
Sri Akunting

Khafid Keuangan

kaharudin operasional
Erna operasional
Agus Gm

point_meeting deadline
seluruh karyawan wajib menggunakan

52
 masker
wajib menggunakan hand sanitizer
sebelum ataupun seleteah melakukan
absensi
diberlakukan sanksi bagi setiap
pelanggar berupa denda Rp 100.000
untuk sekali pelanggaran dan SP bagi
pelanggaran yang ketiga kalinya
penerapatan shift ( 2 hari masuk dan 2
hari libur 2 hari masuk bersama)
pemotongan 25% bagi pegawai yang
mendapatkan waktu kerja 50%,
pemotongan 17,5% bagi yang
mendapatkan waktu kerja 75%. masa
shift

followup Keterangan
1. pemberlakuan shift kerja dilakukan
selama Ketentuan ini berlaku untuk
bulan kedua
2. pemberlakuan shift akan
diperpanjang atau dihapuskan setelah
2 bulan sesuai dengan kondisi.
3. pemberlakuan pemotongan dimulai
dibulan kedua masa shift

Tabel 4. 22 Normal 1

c. Normal 2
TbMasterTopik
idTopik namaTopik frekuensi
T-19 Corona
Tabel 4. 23 Normal 2 Tabel Master Topik

MasterPegawai

53
idPegawai namaPegawai usia Jk
440478 Agus Yulianto 36 L
447890 Noviyanto 35 L
440578 Kaharudin 38 L
446730 Wicky 34 L
444568 Malvin 24 L
448767 Khafid Fachrurozi 28 L
445640 Sri 38 P
447982 Ernawati 38 P

agama kontak idDivisi

Islam 0813xxxxxxxx
Islam 0821xxxxxxxx kse-01-hrd
Islam 0878xxxxxxxx kse-04-op
Konghuchu 0895xxxxxxxx kse-02-pw
Kristen 0896xxxxxxxx kse-05-it
Islam 0895xxxxxxxx kse-03-ku
Kristen 0821xxxxxxxx kse-06-ak
Kristen 0838xxxxxxxx kse-04-op
Tabel 4. 24 Normal 2 Tabel Master Topik

TbTransaksi
nomorMeeting tanggal topik lokasi
mtg-001 4/20/2020 corona kse

Peserta Divisi Pembahasan

menjaga diri dari
Malvin It
penularan virus
pemberluakuan wfh
Wicky Perawatan
/shift kerja

54
Noviyanto Hrd penurunan order

Sri Akunting

Khafid Keuangan

Kaharudin Operasional
Erna Operasional
Agus Gm

Point deadline
seluruh karyawan wajib
menggunakan masker
wajib menggunakan hand sanitizer
sebelum ataupun seleteah
melakukan absensi
diberlakukan sanksi bagi setiap
pelanggar berupa denda Rp 100.000
untuk sekali pelanggaran dan SP
bagi pelanggaran yang ketiga kalinya
penerapatan shift ( 2 hari masuk dan
2 hari libur 2 hari masuk bersama)
pemotongan 25% bagi pegawai yang
mendapatkan waktu kerja 50%,
pemotongan 17,5% bagi yang
mendapatkan waktu kerja 75%.
masa shift

followup Keterangan
1. pemberlakuan shift kerja dilakukan
selama Ketentuan ini berlaku untuk
bulan kedua
2. pemberlakuan shift akan
diperpanjang atau dihapuskan setelah
2 bulan sesuai dengan kondisi.
3. pemberlakuan pemotongan dimulai
dibulan kedua masa shift

55
 Tabel 4. 25 Normal 2 Tabel Transaksi

d. Normal 3
TbMasterTopik
idTopik namaTopik frekuensi
T-19 Corona
Tabel 4. 26 Normal 3 Tabel Master Topik

TbMasterPegawai
idPegawai namaPegawai Usia jk
440478 Agus Yulianto 36 L
447890 Noviyanto 35 L
440578 Kaharudin 38 L
446730 Wicky 34 L
444568 Malvin 24 L
448767 Khafid Fachrurozi 28 L
445640 Sri 38 P
447982 Ernawati 38 P

agama kontak idDivisi

Islam 0813xxxxxxxx
Islam 0821xxxxxxxx kse-01-hrd
Islam 0878xxxxxxxx kse-04-op
Konghuchu 0895xxxxxxxx kse-02-pw
Kristen 0896xxxxxxxx kse-05-it
Islam 0895xxxxxxxx kse-03-ku
Kristen 0821xxxxxxxx kse-06-ak
Kristen 0838xxxxxxxx kse-04-op
Tabel 4. 27 Normal 3 Tabel Master Pegawai

TbTransaksiHeader
nomorMeeting Tanggal Topik

56
mtg-001 4/20/2020 corona

57
 lokasi Keterangan
1. pemberlakuan shift kerja
dilakukan selama Ketentuan ini
berlaku untuk bulan kedua 2.
pemberlakuan shift akan
kse diperpanjang atau dihapuskan
setelah 2 bulan sesuai dengan
kondisi.3. pemberlakuan
pemotongan dimulai dibulan kedua
masa shift
Tabel 4. 28 Normal 3 Tabel Transaksi Header

Tb_MeetingD
nomorMeeting idPIC
mtg-001 440478
447890

440578
446730

444568

448767
445640
447982
Tabel 4. 29 Normal 3 Tabel Detail Peserta

TbDetailPointMeeting
nomorMeeting Pembahasan
menjaga diri dari penularan
mtg-001
virus
pemberluakuan wfh /shift kerja

penurunan order

PointMeeting deadline followup

seluruh karyawan wajib
menggunakan masker

58
 wajib menggunakan hand
sanitizer sebelum
ataupun seleteah
melakukan absensi
diberlakukan sanksi bagi
setiap pelanggar berupa
denda Rp 100.000 untuk
sekali pelanggaran dan
SP bagi pelanggaran
yang ketiga kalinya
penerapatan shift ( 2 hari
masuk dan 2 hari libur 2
hari masuk bersama)
pemotongan 25% bagi
pegawai yang
mendapatkan waktu
kerja 50%, pemotongan
17,5% bagi yang
mendapatkan waktu kerja
75%. masa shift
Tabel 4. 30 Normal 3 Tabel Detail Point Meeting

2. Relasi Tabel

Gambar 4. 1 Relasi Tabel

3. Klasifikasi File
a. Tb_Divisi
Nama Kolom Tipe Ukuran
varchar 50
idDivisi *
namaDivisi varchar 255

59
 Tabel 4. 31 Tabel Divisi

b. Tb_Pegawai
Nama Kolom Tipe Ukuran
varchar 50
idPIC *
namaPIC varchar 255
Usia Int
Jk varchar 50
Agama varchar 50
Alamat varchar 255
idDivisi varchar 50
Tabel 4. 32 Tabel Peserta

c. Tb_Topik
Nama Kolom Tipe Ukuran

idTopik * varchar 50

namaTopik varchar 50
Frekuensi varchar 50
Tabel 4. 33 Tabel Topik

d. Tb_MeetingH
Nama Kolom Tipe Ukuran

nomorMeeting * Varchar 50

Tanggal Varchar 50
Topik Varchar 50
Lokasi Varchar 50
Keterangan Varchar 255
Tabel 4. 34 Tabel Meeting Header

e. Tb_MeetingD
Nama Kolom Tipe Ukuran
nomorMeeting varchar 50

60
 idPIC Varchar 50
Sts Int
Tabel 4. 35 Tabel Meeting Detail

f. Tb_MeetingD2
Nama Kolom Tipe Ukuran
nomorMeeting Varchar 50
Pembahasan Varchar 255
pointMeeting Varchar 255
Deadline Varchar 50
followUp Varchar 255
Sts Int 0
Tabel 4. 36 Tabel Meeting Detail 2

g. Tb_user
Nama Kolom Tipe Ukuran
Username varchar 50
Password varchar 50
Tabel 4. 37 Tabel User

61
4.3.3. Perancangan User Interface
1. Login

Gambar 4. 2 Login

2. Halaman Topik

Gambar 4. 3 Halaman Topik

3. Halaman PIC

62
Gambar 4. 4 Halaman PIC

63
4. Halaman Divisi

Gambar 4. 5 Halaman Divisi

5. Halaman Input Meeting

Gambar 4. 6 Halaman Input Meeting

64
 6. Data Meeting

Gambar 4. 7 Data Meeting

4.3.4. Kebutuhan Infrastruktur

1. Sistem Operasi
a. Sistem operasi Windows 7 atau diatasnya

2. Kebutuhan Perangkat Keras

a. Processor Intel Celeron
b. Random Acces Memory (RAM) DDR3 4GB
c. Hardisk 500 GB
d. Monitor
e. Central Proccesing Unit (CPU)
f. Printer
g. Keyboard
h. Mouse

3. Kebutuhan Perangkat Lunak

a. Web Server : XAMPP
b. Text Editor : Sublime Text, Visual Studio
Code, Notepad++
c. Database : MySqli
d. Pemrograman : Php 7

65
 e. Web Browser : Google Chrome, Opera Mini
, Mozila Firefox
4. Jaringan Internet
Untuk membuat program notulen sekertaris ini memang
tidak memerlukan koneksi internet tetapi untuk
menggunakan / mengoperasikan aplikasi ini maka
harus menggunakan internet karena program akan
diunggah ke layanan hosting dan tidsk bisa dijalankan
di local komputer.

66
 BAB V
PENUTUP

5.1. Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil pembahasan, maka penulis membuat
kesimpulan dari tugas akhir tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sistem pencatatan data dan point dari sebuah rapat di PT.
Karya Sarana Express masih menggunakan Microsoft Office
Excel (manual).
2. Data hasil rapat belum tersimpan dengan baik serta
keamaanan dari data tersebut masih rentan hilang karena
disimpan di flashdisk.
3. Dengan dibuatnya sistem informasi notulen meeting ini maka
kekurangan yang telah disebutkan diatas akan teratasi.

5.2. Saran
Penulis memeberikan sedikit saran yang mudah-mudahan
bermanfaat bagi perusahaan antara lain:
1. Memberikan pelatihan kepada sekertaris dalam
menggunakan program ini sebelum program ini dijadikan dan
dipakai untuk pencatatan sebuah rapat di PT. Karya Sarana
Express.
2. Seorang nutulis tidak perlu lagi melakukan duplikasi data
karena data sudah tersimpan ke database.
3. Memberitahu setiap kekurangan yang ditemukan sebelum
program ini dajadikan program resmi bagi sekertaris.
 DAFTAR PUSTAKA

Adri, Muhammad. Bootstrap 4 Design Awesome Responsive Website.

Yogyakarta: ANDI. 2018.
Frangky, Rawung. Buku Pintar Aplikasi SMS dengan PHP dan MySQL.
Yogyakarta: Gava Media. 2017.
Giandri, Maulani. Rancang Bangun Sistem Informasi Inventory Fasilitas
Maintenance. Tangerang: ICIT Journal 157. 2018.
Indrajani. Database Design. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. 2018.
Prahasta, Eddy. Systems thinking &amp; pemodelan sistem dinamis.
Bandung: Informatika Bandung. 2018.
Shidk, Betha. Framework Codeigniter 3. Bandung: Informatika Bandung.
2018.
Sulistiono, Heru. Coding Mudah dengan Codeigniter, Jquery, Boostrap,
dan Datatable. Bandung: Informatika Bandung. 2018.
Supono. Pemrograman Web dengan Menggunakan PHP dan Framework
CodeIgniter. Yogyakarta: CV Budi Utama. 2016.
Suprapto, Falahah. Integrasi dan Migrasi Sistem. Jakarta: Lentera Ilmu
Cendikia. 2018.

68
 BIODATA PENULIS

Data Pribadi
Nama : M. Reza Maulana
Tempat, Tanggal Lahir : 07-08-1996
Jenis kelamin : Laki-laki
Agama : Islam
Nama orang tua
1. Ayah : M. Surur
2. Ibu : Rukiah
Alamat : Jl. Sungai Bambu V No 31 RT006/04
Kelurahan Sungai Bambu,
Kecamatan Tanjung Priok, Kota Jakarta
Utara,
DKI Jakarta. 14330.
Pendidikan
1. SD : SDN SUNGAI BAMBU 06
2. SMP : SMPN 65 JAKARTA
3. SMA : SMA YAPPENDA JAKARTA
4. Perguruan tinggi : Politeknik LP3I Jakarta
a. Program Studi : Manajemen Informatika
b. Konsentrasi : Informatika Komputer
c. Kampus : Kramat Raya
 LAMPIRAN

ss Lampiran 1 form cetak rapat