Software Project Management

13 Final Stages- MIGRATION

 Migration
• Moving users from existing system to your
new one
 Migration Plan
• Includes
– Description of environment (computers, DBs,
interfaces)
– Description of existing data needed
– Description of operational constraints (ex:
when can we move to the new system?
Weekends only? Last week of month only?)
– List of affected organizations and contacts
– Plan of steps to be taken
 Migration Plan
• Does it require a service interruption?
• If so, when does this happen? A weekend?
• Training?
• Is there a helpdesk?
• If do, do they have “scripts” or new material?
 Migration Strategies
• Komunikasi dengan pelanggan sangat penting
– Apa yang terjadi, kapan, dan mengapa
– "Mengapa" harus mengingatkan mereka tentang
manfaatnya
– Tidak terlalu banyak detail atau terlalu sedikit
– Ke mana pelanggan pergi untuk informasi lebih lanjut?
• Minimalkan gangguan
• Cari info tentang tanggal penting pelanggan
– Kapan sistem benar-benar harus stabil?
– Ketahui tentang tanggal tenggat waktu penting mereka
– Mereka harus menerima pendekatan!
Migration Strategies
• 1. Flash-Cut
– Straight-move from old system to new
– A) Immediate Replacement
– Fastest approach
– Still want a back-out plan
– Requires strong planning and testing
– B) Parallel Operation
– Mitigates risk
– Parallel to either existing manual or system process
– Cut occurs once new system “burned-in”
• 2. Staged
• Replace one part of existing system at a time
 Migration Strategies
Pertimbangan:
• Tingkat gangguan bisnis
• Kesesuaian dengan tanggal “produksi”
• Berapa banyak oposisi internal terhadap sistem yang
ada?
– Jika lebih tinggi, mungkin perlu periode 'penyesuaian' yang
lebih lama
• Tingkat kenyamanan kualitas sistem
– Jika dipertanyakan, mungkin perlu mengurangi risiko
 Cutover
• Transisi yang cepat
– Kriteria: Kondisi apa yang harus dipenuhi
sebelumnya?
– Tanggung jawab: Siapa yang memutuskan?
– Operasi: Siapa yang 'memiliki' setelah berjalan?
– Percobaan : Kadang-kadang digunakan.
 Flash-Cut
• Penggantian Segera
• Membutuhkan perencanaan & pengujian
yang sangat hati-hati
• Masih mencoba agar beberapa pengguna
"mencoba" terlebih dahulu, jika
memungkinkan
• Buat rencana mundur
Back-Out Plan/Rencana mundur
• Penting untuk "konversi"
– Pelanggan sudah memiliki harapan dan kebutuhan
seperti yang didefinisikan oleh sistem mereka yang
ada
– Harus dapat memulihkan layanan pelanggan ASAP
• Bisa berarti menjalankan keduanya secara
bersamaan "berjaga-jaga"
• Biarkan di tempat untuk sementara (lebih dari
sehari!)
• Kapan harus mundur?
– Mgmt: lebih cepat, Tech: satu-perbaikan lagi
– Tetapkan batas waktu (mis: 3 jam mulai)
 Data Conversion
• Quote:
– Jika menambahkan secangkir kopi ke satu tong limbah,
yang ada satu tong limbah
– Jika menambahkan secangkir limbah ke satu tong air,
Anda tetap memiliki satu tong limbah
• Sebagian besar sistem membutuhkan langkah ini
• Kebanyakan PM lupa ini
• Berdampak pada sistem yang benar-benar baru dan
pengganti
• “Data” seringkali lebih berharga daripada “sistem”
 Data Conversion Areas
• Data Sources:
• Where does it come from?
• Do you need to modify data on the way in?
• Is it accurate?
• Process Controls:
• Does it happen all at once?
• How do you guarantee it’s been done correctly?
• Completion:
• How do you handle any ‘exceptions’?
• Do you make backups? Can you restart?
 Parallel Operation
• Multiple variations of this method
• An “adoption” period
– See telephone industry w/new area codes
– Both work for a period of time
• Strategies
– Avoid flash-cuts if possible
• Start with test subjects
 Rollout
• Create a “Release Checklist”
– Avoid activities falling through the cracks
– Example
– Activities by Group:
• Engineering, QA, Documentation, Operations
– Possibly sign-off signatures
• Roll-out: Must have a plan for the process
– Often on a given day (ex: a Sat.)
– Must be a very detailed plan
 Training
• Often more than just end-users
– Users
– Sales & Marketing staff
– System operators
– Maintenance engineers (possibly)
– Sales engineers (possibly)
 Documentation
• Must be ready by ship-date
• Final user documentation
• Updates to other
– Operations documentation
– Development documentation
– Sales and marketing material
– Wed site
– Test reports
 Shipping Details
• Packaging (if commercial product)
• Marketing collateral
• Security mechanisms (if commercial
product)
• Licensing
• Plan
• Mechanism
 Installation
• Scripts
• Uninstall (if not Web-based)
• If you need to install your software (as on
PCs):
– Don’t underestimate:
• Time this takes to develop
• Importance of a “first impression”
• Or, if “custom” software you’re reselling
– Installation at site is often a “mini-project”
 Project Recovery
• Bagaimana cara mengamankan ‘keterpurukan proyek’
• 3 Pendekatan
– 1. Potong ukuran perangkat lunak
– 2. Meningkatkan produktivitas proses
– 3. Perhatikan jadwal, lanjutkan dengan kontrol kerusakan
• Peluang untuk tindakan kepemimpinan yang tegas
• Bukan saatnya untuk 'hanya mengambil jalan pintas’
• Bersikaplah realistis (tidak bodoh)
• Waktu: penting secara politis
– Tidak terlalu dini, tidak "terlalu" terlambat
 Project Recovery
• Steps
– Menilai situasi
• Apakah ada tenggat waktu yang sulit, apa yang bisa
dinegosiasikan, dll.
• Jangan lakukan apa yang sudah dilakukan
• Tanyakan kepada tim apa yang perlu dilakukan
– People Steps
• Kembalikan moral
• Sacrifice a sacred cow/Mengorbankan sapi suci (kiasan utk
kritik)
– Dress code, off-site, catering, dll
• Masalah personel
– Fokuskan waktu orang
– Hapus pekerjaan yang tidak penting
 Project Recovery
• Process Steps
– Perbaiki kesalahan klasik
• Desain yang tidak memadai, aktivitas yang kurang,
dll?
– Buat "Tonggak Miniatur“
• Kecil (dalam hari)
– Meningkatkan moral: menyelesaikan sesuatu!
– Lacak kemajuan dengan cermat
• Kalibrasi ulang setelah beberapa saat
– Kelola risiko dengan baik
 Project Recovery
• Product Steps
– Menstabilkan persyaratan
– Tingkatkan standar pada permintaan perubahan
– Pangkas set fitur
• Tentukan prioritas, potong yang rendah
– "Membuang sampah“
• Temukan modul yang rawan kesalahan; desain ulang
– Dapatkan status yang dikenal dan stabil &
bangun dari sana
 Post Project Reviews (PPR)
• a.k.a.
– Ulasan Pelajaran
– Analisis kejadian
– Analisis Pasca Proyek (PPA)
– Analisis Kinerja Pasca
– Berfokus pada: Proses bukan Orang!
– Berpotensi sebagai saling menyalahkan
 PPR Steps
• Email team to schedule meeting
• Use a Survey Form to gather initial feedback
• Ask them to collect all potentially relevant data
– Dimensional project data work products: size, qty, etc
– Change requests
– Time and effort data

• Conduct meeting
• Collect data and feedback, discuss
• Summarize in a PPR report
Questions?