KAIZEN

Aturan dasar kaizen

1. Kebiasaan jangan dijadikan patokan
2. Berpikir positif – semua bisa
dilakukan
3. Gunakan data bukan teori
4. Semangat bukan hanya uang
5. Kerja cerdas bukan kerja keras
6. Gunakan standar terbaik
7. Perbaiki kesalahan sedini mungkin
8. Berikan panutan/ contoh baik
9. Kerja tim bukan tergantung ahli
10. Identifikasi akar masalah
Pengertian

Upaya perbaikan organisasi secara langsung

dengan memasuki value stream
(mengintegrasikan 2 unit bisnis proses), atau
bahasa sederhananya “menempatkan segala
sesuatu pada posisi dan tempatnya”.
Tujuan
• Mengembangkan budaya penyelesaian masalah
• Eliminasi pemborosan
• Proses kerja lancar
• Bekerja aman dan mudah
• Meningkatkan mutu
• Kinerja kelas dunia
• Kepuasan pelanggan – kontribusi semua lini
Pemborosan
1. Defects
2. Overproduction
3. Waiting
4. Not-utilized People
5. Transportation
6. Inventory
7. Motion
8. Extra processing
Defects
• Tidak sesuai harapan
• Cacat
• Rusak
• Pengecekan ulang
• Salah
• Terlambat
• Lembur untuk memperbaiki kesalahan
Overproduction
• Memproduksi melebihi kebutuhan
• Meminta barang dlm jumlah banyak
• Menyediakan barang sebelum dibutuhkan
Waiting
• Menunggu barang
• Menunggu alat sdg
pemeliharaan
• Menunggu pemeriksaan
• Menunggu hasil
pemeriksaan
• Menunggu pembayaran
Not-utilized People

• Definisi job desk tidak jelas

• KPI tidak ada
• Sedikit/ tidak ada cross-training
Transportation

• Memindahkan barang yg tidak

perlu
• Mengantar berkas
• Menyimpan barang jauh dari
ruang kerja
• Tempat printer jauh dari
pegawai
• Jarak antar pelayanan jauh
Inventory
• Terlalu banyak barang
• Terlalu banyak bahan baku
• Terlalu banyak rak
• Terlalu banyak peralatan

Just in Time –
Sesuai kebutuhan
Motion

• Menjemput pasien
• Mengambil obat/ alkes
• Mengantar berkas
• Alkes/ Almed jauh
• Jalan
Extra processing

• Sering inspeksi
• Foto copy berlebih
• Pemeriksaan diagnostik berulang
• Permintaan informasi tetapi tidak diperlukan
• Berulang-ulang memberi informasi
Model Pemadam
Kebakaran vs Kaizen
Kontruksi Kaizen

1. Tidak ada alasan

2. Tidak ada pemborosan
3. Kerjakan
4. Respons cepat
5. Hasil cepat
Jenis kaizen
• The Kaizen Event
• Fokus pada grup atau individual untuk menerapkan lean pada area khusus
dengan waktu yang singkat.
• Fase perencanaan: 2-4 minggu; kaizen event: 3-5 hari; fase tindak lanjut: 3-4
minggu
• The idea Kaizen
• Metode yang cepat dan mudah untuk mendokumentasikan dan memecahkan
masalah sederhana. Ini pemecahan masalah langsung di tingkat lapangan,
yang dibutuhkan minimal sumberdaya yang tidak membutuhkan persetujuan
pihak managemen
• Perubahan (perbaikan) harus tidak memberikan dampak negatif pada
organisasi
Perbedaan
Idea Kaizen
• Solusi di tingkat lapangan (on-the spot)
• Mirip dengan memasukkan ide ke
dalam program perusahaan
• Dibutuhkan sumberdaya sedikit
(waktu, orang, dsb)
• Tidak dibutuhkan VSM
• Tidak dibutuhkan struktur
• Tidak dibutuhkan detail
• Solusi yang telah umum dikerjakan
• Hanya dibutuhkan satu individual
untuk implementasinya
• Mungkin membutuhkan kaizen even
Kaizen Event
• Membutuhkan tim lintas unit
• Mengidentifikasi pemborosan
berdasarkan VSM
• Proses struktural
• Menggunakan lean tools
• 3 – 5 hari
• Identifikasi akar masalah (root-caused)
• Dibutuhkan pengumpulan data yg baik
• Dapat dihubungkan dengan balance
score card atau KPI
• Membutuhkan perencaan matang
• Membutuhkan pemantauan: pasca
dan tindak lanjut
Metodologi -- Fase Perencanaan

• Bagian yang amat terpenting

• Setiap orang harus mendapat tugas di dalam
proyek
• Memastikan sponsor (champion) dan pemilik
telah menyetujui ruang lingkup proyek dan
sumberdaya yang dibutuhkan, serta ketersediaan
anggota tim
• Gunakan form kaizen event preparation schedule
Kaizen event

• Pelatihan tools lean, membuat value stream mapping atau

update, observasi proses jika belum dilakukan sebelumnya,
membuat perubahan terhadap layout (fisik), membuat
standar, ujicoba perbaikan, dan membuat rekomendasi ke
manajemen
• Pihak rumah sakit akan mem-blok waktu sekitar 3-5 hari.
Fase Tindak Lanjut

• Lokasi dan proses perbaikan harus di monitor setelah

pasca kaizen event untuk memastikan perbaikan yang
berkelanjutan terus terjadi.
• Proyek tidak berhenti setelah kaizen even
• Meeting secara rutin diperlukan sampai proyek
dianggap telah selesai
• Gunakan form kaizen event scorecard
Eliminasi Pemborosan
Pengaturan Tempat Kerja
Aliran
Percepatan