Apa yang dimaksud dengan

“audit”

Diskusikan
 Pengertian audit

Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan

(dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi
(pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada
penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan
terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai
atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk

membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
 Tujuan audit

Mendapatkan data dan informasi faktual dan

signifikan berupa data , hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau perubahan
10 ESENSI AUDIT
 10 Esensi dari audit:
• Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang diaudit)

• Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan

dan dikendalikan secara efisien

• Dilakukan dengan azas manfaat

• Dilakukan secara objektif

• Berpijak pada fakta dan kebenaran

• Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis

• Bermuara pada pengambilan keputusan

• Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu

• Merupakan kegiatan berulang

• Menghasilkan laporan
Dasar penetapan tujuan audit internal
• Prioritas permasalahan yang dihadapi
organisasi
• Rencana pengembangan pelayanan
• Persyaratan suatu sistem manajemen (misal:
standar akreditasi, standar ISO) yang
digunakan sebagai acuan
• Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
• Evaluasi terhadap rekanan
• Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Dasar penetapan tujuan audit Contoh tujuan audit internal
internal
Permasalahan prioritas yang Menganalisis banyak terjadi complain
dihadapi organisasi pasien pada pelayanan farmasi

Rencana pengembangan Mengidentifikasi peluang inovasi pada

pelayanan pelayanan laboratorium

Persyaratan suatu system Mengetahui kesesuaian proses

manajemen yang diacu pelayanan laboratorium dengan
standar pelayanan lab puskesmas
Persyaratan regulasi atau Mengetahui kesesuaian sumber daya
persyaratan kontrak farmasi dengan permenkes No
75/2014
Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi perjanjian kerjasama
dengan laboratorium mitra

Potensi risiko kegiatan Mengidentifikasi potensi risiko

pelayanan pelayanan imunisasi
 Kegiatan yang biasa dilakukan auditor

• Telaah dokumen
• Observasi
• Meminta penjelasan dari auditee
• Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
• Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
• Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
• Pemeriksaan fisik terhadap fasilitas
• Pemeriksaan silang (cross-check)
• Mengakses catatan yang disimpan auditee
• Mewawancarai auditee
• Menyampaikan angket survey
• Menganalisis data
 Standar/kriteria audit yang digunakan

Kebijakan, standar, prosedur, pedoman,

kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP
Peraturan perundangan yang berlaku
Indikator kinerja dan target kinerja
Standar dan instrumen akreditasi FKTP:
Puskesmas
Klinik Pratama
Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi
 Bukti-bukti yang dilihat pada
kegiatan audit
Dokumen-dokumen yang merupakan regulasi
internal pada unit kerja yang diaudit
Bukti-bukti telusur, rekaman, pernyataan,
hasil observasi, fakta atau informasi lain yang
relevan dengan standar/kriteria dan dapat
diverifikasi
 Temuan

• Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan

terhadap standar/kriteria yang digunakan
• Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan standar/kriteria
yang digunakan, atau peluang perbaikan.
 Tugas dan fungsi auditor internal

Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di Puskesmas,

dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor mempunyai tugas:
• Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk
melaksanakan audit intnerl
• Melaksanakan audit internal:
– Menyusun audit plan.
– Menyusun instrumen audit
– Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.
– Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.
– Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria secara
objektif.
– Menyepakati tindak lanjut dengan auditee
– Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim Mutu
dan kepada Kepala Puskesmas.
Standar akreditasi puskesmas
dan audit internal
Audit internal dalam standar akreditasi
• Audit internal merupakan salah satu program
mutu manajerial
• Standar akreditasi Bab 3, Kriteria 3.1.4. EP 2,
EP 3, dan EP 4 mensyaratkan dilakukan audit
internal secara periodik
 Bab III. Peningkatan Mutu Puskesmas
(PMP)
Kriteria 3.1.4.
• Pimpinan Puskesmas dan Penanggung jawab
Upaya Puskesmas melakukan evaluasi
kegiatan perbaikan kinerja melalui audit
internal yang dilaksanakan secara periodik.
 Kriteria 3.1.4
Elemen Penilaian:
1. Data kinerja dikumpulkan, dianalisis dan digunakan untuk meningkatkan kinerja
Puskesmas.
2. Dilakukan audit internal secara periodik terhadap upaya perbaikan mutu dan
kinerja dalam upaya mencapai sasaran-sasaran/indikator-indikator mutu dan
kinerja yang ditetapkan.
3. Ada laporan dan umpan balik hasil audit internal kepada Pimpinan Puskesmas,
Penanggung jawab Manajemen mutu dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas
untuk mengambil keputusan dalam strategi perbaikan program dan kegiatan
Puskesmas.
4. Tindak lanjut dilakukan terhadap temuan dan rekomendasi dari hasil audit
internal.
5. Terlaksananya rujukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil rekomendasi jika
tidak dapat diselesaikan sendiri oleh Puskesmas.
Audit internal dalam standar akreditasi
• Difokuskan pada penilaian kinerja
• Bertujuan untuk peningkatan kinerja
• Dilakukan secara periodik
• Dilaporkan kepada kepala puskesmas dan Tim
Mutu
• Disepakati dan diumpan-balikkan pada auditee
• Wajib ditindak lanjuti
• Jika tidak dapat diselesaikan oleh puskesmas,
dilakukan rujukan ke dinas kesehatan
kabupaten/kota
 Menyusun instrumen audit
untuk mengumpulkan data/fakta
 Pengertian

• Assessment:
– evaluasi kepatuhan (suatu sistem) terhadap standar
• Tool:
– sesuatu yang digunakan untuk melakukan suatu
pekerjaan/kegiatan
 Instrumen audit

• Perangkat pengumpulkan data/informasi/fakta

untuk memperoleh bukti-bukti audit
• Disusun memperhatikan:
– Kriteria yang digunakan
– Metoda pengumpulan data
 Mempersiapkan instrumen
pengumpulan
data/informasi

• Jenis data/informasi yang dikumpulkan (kualitatif atau kuantitatif)

• Data/informasi apa saja yang akan dikumpulkan untuk mengukur
(kinerja/kesesuaian thd kriteria)
• Sumber data/informasi
• Metoda pengumpulan data/informasi
• Perlukah mendisain Instrumen (alat) pengumpulan data/informasi
• Pengumpulan data/informasi secara retrospektif, prospektif, atau
konkuren
 Instrumen yang
biasa
digunakanuntuk
pengumpulan data
pd audit internal
• Panduan wawancara
dengan daftar pertanyaan
• Check list
• Panduan observasi
• Check list pemeriksaan
fasilitas
 KERANGKA ACUAN/PROGRAM KERJA
AUDIT INTERNAL
(1 TAHUN)
I. Pendahuluan
II. Latar belakang
III. Tujuan audit
IV. Ruang Lingkup Audit
V. Jadwal AI
VI. Metode AI
VII. Standar/Kriteria Audit
VIII.Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan
IX. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi
X. Penutup
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
Analisis Temuan audit
Analisis data temuan

• Lakukan analisis kesesuaian

antara fakta dan kriteria yang
digunakan
• Bahas ketidak sesuaian
bersama dengan auditee
• Lakukan analisis mengapa
terjadi ketidak sesuaian
bersama dengan auditee
 Analisis Temuan Audit
• Data  Fakta  analisis kesenjangan  temuan audit
• Temuan audit:
– Kesenjangan (gap) antara bukti audit dibandingkan dengan
kriteria audit
• Analisis terhadap temuan audit (bersama dengan
auditee):
– Dari sekian banyak temuan prioritaskan dan pilah apa yang
dapat segera diselesaian (“small or simple problem”), dan
temuan-temuan apa yang perlu pembahasan bersama
(“large or complex problem”)
– Lakukan pembahasan dengan auditee untuk
mengidentifikasi penyebab terjadinya kesenjangan
(analisis penyebab masalah)
• Identifikasi masalah (temuan audit)
• Lakukan analisis sebab masalah (jika perlu
lakukan penggalian data lebih lanjut untuk
mengidentifikasi sebab masalah)
• Mengidentifikasi sebab-sebab masalah langsung
dan tidak langsung (akar masalah pada sistem)
• Menyusun alternative perbaikan yang perlu
dilakukan
• Menyusun rencana perbaikan
Tindak lanjut audit
Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut
terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya
perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee
harus mempelajari laporan audit, sebagai
dasar menyusun rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas
waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan,
auditor dapat melakukan monitoring
Auditor internal wajib menyampaikan hasil-
hasil audit pada saat pertemuan tinjauan
manajemen
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada
Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan
tembusan kepada auditor internal
 Contoh form temuan dan
rencana tindak lanjut audit
Contoh 1. form temuan audit dan rencana tindak lanjut:

Form Ringkasan Temuan Audit

No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Target

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaikan pencegah Waktu
objektif thd yang an penyelesa
standar/ins digunaka ian
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
Contoh 2: form
Lampiran temuan
3: Temuan Audit audit danTindak
dan Rencana rencana
Lanjut tindak lanjut

Proses Perencanaan program KIA UNIT: UKM KIA

Kriteria Audit Standar akreditasi perencanaan (Bab IV.1 sd IV.3) dan pencapaian kinerja KIA

Bagian I : Detail Ketidaksesuaian

Uraian Ketidaksesuaian Bukti – Bukti Obyektif Metode Audit

Perencanaan belum Wawancara
dilakukan berdasarkan (jelaskan bukti/fakta-fakta yang mendukung) Periksa
masukan dari sasaran dan dokumen/rekaman
lintas sector
Capairan kinerja K1 dan
K4 belum sesuai dengan
standar yang ditetapkan
Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan waktu
penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan)
Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?)
(lakukan analisis sehingga ditemukan akar masalahnya……)

Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian :

(sebutkan tindakan perbaikan yang akan dilakukan sesuai dengan akar masalah, dan jelaskan kapan akan diselesaikan)

Tindakan pencegahan supaya tidak terulang :

(jelaskan upaya pencegahan agar masalah tidak terjadi lagi)
Unit kerja: Auditor Audit
Tanggal:
Bagian 3: Verifikasi auditor tentang rencana tindak lanjut