Presentasi Kearsipan

Materi Minggu 1 – 3
1. Arti penting arsip dan peran arsip
2. Asas dalam kearsipan
3. Arsip dalam lingkungan kehidupan
4. Fungsi arsip sebagai bagian dari administrasi

KELOMPOK 1
1. Alma Surah Kasoegi 4121801002
2. Afifah Syahmaini Siregar 4121801003
3. Alfandri 4121801004
4. Tiodora Waty Br Siregar 4121701003
5. Ferdinand Lumban Tobing 4121801031
6. Yora Kurnia Ilahi 4121801032
7. Sarah Anika 4121801033

ADMINISTRASI BISNIS TERAPAN POLITEKNIK NEGERI BATAM

 Arti penting dan peran arsip
Menurut Peraturan Gubernur Jawa Barat No. 40 tahun 2008 tanggal 10 juni
2008 bahwa Arsip adalah :
 Naskah –naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
 Naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Swasta dan/atau
perorangan, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

 Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip mempunyai arti yang sangat

penting, yaitu untuk menyusun rencana program kegiatan berikutnya.

 Peranan Arsip menurut Prof. Dr. Hj. Sedarmayanti, M.Pd.,

1. Alat utama ingatan organisasi/ perusahaan.
2. Bahan/ alat bukti (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan & pengambilkeputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi/ perusahaan.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
 Asas dalam kearsipan

 Asas Sentralisasi
Secara umum asas yang digunakan oerganisasi adalah asas
sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar
melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral).

 Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah kegiatan pengelolahan surat baik surat
masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit
kerja dalam suatu organisasi.

 Asas Gabungan
Asas gabungan adalah asas kombinasi antara sentralisasi dan
desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur,
sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit
kearsipan dan desentralisasi dalam pelaksanaannya
Arsip dalam lingkungan hidup
 Setiap kantor, baik kantor pemerintah, swasta, pabrik, maupun
organisasi, bahkan rumah tangga perorangan, niscaya akan
terlibat dengan arsip.

 Penanganan atau pengelolaan arsip sudah dimulai dari rumah. Arsip-

arsip yang penting bagi admisitrasi rumah tangga misalnya kuitansi dan
bon perbelanjaan, cicilan rumah, sertifikat, dan sebagainya. diperlukan
penataan yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah
ditemukan dengan cepat bilamana diperlukan.
 Kearsipan bagian dari administrasi
 Arsip Keuangan
Arsip keuangan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah
keuangan.
Contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti
pembelian, surat perintah membayar, dsb.

 Arsip Kepegawaian
Arsip kepegawaian adalah arsip yang berhubungan dengan masalah –
masalah kepegawaian.
Contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan
pegawai, rekaman presensi, dsb.

 Arsip Pemasaran
Arsip pemasaran adalah arsip yang berhubungan dengan masalah –
masalah pemasaran.
Contoh : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan,
daftar pelanggan, daftar harga, surat perjanjian sewa, dan sebagainya.

 Arsip Pendidikan
Arsip pendidikan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah –
masalah pendidikan.
Contoh : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip
mahasiswa, dsb.
 Daftar Pustaka

Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT

Gramedia Pustaka Utama.

Sedarmayanti. (2008). Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan

Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.

Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2015). Manajemen Kearsipan

Modern : Dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta:
Gava Media.