Tata Naskah Dinas

di Kementerian Sosialisasi Peraturan Menteri

Ketenagakerjaan Ketenagakerjaan Nomor 3 Tahun 2019

Bagian Rumah Tangga, Jakarta, 22 Mei 2019

Persuratan, dan Kearsipan
Kementerian
MENGAPA TND 2019
DISUSUN ?

UU 43/2009; PP
1 28/2012; Perka ANRI
2/2014

Peraturan MENPAN & RB 15/2017

Tentang Pencabutan PermenPAN&RB
2 80/2012 Tentang Pedoman TND
Instansi Pemerintah

TND Sebagai Salah Satu 4 Pilar

Kearsipan Pada Tahap Penciptaan
3 Arsip yang Harus Dikelola
Secara Terintegrasi
 EMPAT PILAR KEARSIPAN

Tata Naskah Dinas Sistem Klasiifkasi

Keamanan dan Akses Arsip
1 (Permenaker 3 Dinamis (Permenaker
3/2019) 22/2018)

Klasifikasi
Jadwal Retensi
Arsip
2 4 Arsip (Permenaker
(Permenaker
17/2018)
15/2017)
Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang
Pedoman Pengawasan Kearsipan

PENGAWASAN KEARSIPAN

PENGAWASAN KEARSIPAN
 DEFINITION

PENGAWASAN proses kegiatan dalam menilai kesesuaian

KEARSIPAN prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dalam
penyelenggaraan kearsipan.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan
6
7
8
9
10
11
12
 NILAI PENGAWASAN
NO NAMA INSTANSI PERUBAHAN
2016 KATEGORI 2018 KATEGORI
1 KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA 67,25 CUKUP 97,86 SANGAT BAIK 30,61
2 KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA 77,09 BAIK 95,07 SANGAT BAIK 17,98
3 KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN REPUBLIK 80,19 BAIK 92,48 SANGAT BAIK 12,29
INDONESIA
4 KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN REPUBLIK INDONESIA 70,49 CUKUP 86,90 BAIK 16,42
5 KEMENTERIAN PERTANIAN REPUBLIK INDONESIA 66,58 CUKUP 86,51 BAIK 19,93
7 KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 73,05 CUKUP 86,17 BAIK 13,13
8 KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA 64,29 CUKUP 83,07 BAIK 18,79
6 KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL DAN 28,98 BURUK 82,94 BAIK 53,96
TRANSMIGRASI REPUBLIK INDONESIA
10 KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/BAPPENAS 72,10 CUKUP 82,08 BAIK 9,97
REPUBLIK INDONESIA
11 KEMENTERIAN KOODINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM DAN KEAMANAN 61,19 CUKUP 81,94 BAIK 20,75
REPUBLIK INDONESIA
9 KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA 68,46 CUKUP 81,90 BAIK 13,44
13 KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK 66,98 CUKUP 81,44 BAIK 14,46
INDONESIA
23 30,73 BURUK 81,43 BAIK 50,70
KEMENTERIAN RISTEK DAN PENDIDIKAN TINGGI REPUBLIK INDONESIA

14 65,36 CUKUP 80,88 BAIK 15,51

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

15 68,60 CUKUP 80,86 BAIK 12,26

KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA REPUBLIK INDONESIA

12 KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA 74,26 CUKUP 80,03 BAIK 13 5,77
17 KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN DAN PERUMAHAN RAKYAT 73,32 CUKUP 79,97 BAIK 6,66
 NILAI PENGAWASAN
NO NAMA INSTANSI PERUBAHAN
2016 KATEGORI 2018 KATEGORI
16 KEMENTERIAN PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA 64,82 CUKUP 78,52 BAIK 13,69
19 KEMENTERIAN PARIWISATA REPUBLIK INDONESIA 64,82 CUKUP 78,22 BAIK 13,40
18 KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA 65,09 CUKUP 76,20 BAIK 11,11
21 KEMENTERIAN PERTAHANAN REPUBLIK INDONESIA 54,99 KURANG 75,26 CUKUP 20,27
24 KEMENTERIAN BUMN REPUBLIK INDONESIA 45,01 BURUK 75,15 CUKUP 30,13
20 56,20 KURANG 74,45 CUKUP 18,25
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN PERTANAHAN
NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
22 KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA 37,87 BURUK 74,45 CUKUP 36,58
25 KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA 63,48 CUKUP 71,55 CUKUP 8,07
27 KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG PEMBERDAYAAN MANUSIA DAN 45,28 BURUK 70,35 CUKUP 25,07
KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA

26 KEMENTERIAN PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA 55,53 KURANG 70,05 CUKUP 14,53

28 KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN 40,16 BURUK 63,61 CUKUP 23,45
REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA

29 KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA 59,164 KURANG 62,40 CUKUP 3,23

30 40,43 BURUK 58,98 KURANG 18,54
KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH
REPUBLIK INDONESIA
31 3,50 BURUK 58,36 KURANG 54,85
KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG KEMARITIMAN REPUBLIK
INDONESIA
32 8,36 BURUK 53,21 KURANG 44,85
KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG PEREKONOMIAN REPUBLIK
INDONESIA
33 KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAH RAGA REPUBLIK INDONESIA 35,77 BURUK 53,12 KURANG 17,34
34 33,56 BURUK 44,45 BURUK 10,89
KEMENTERIAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN
ANAK REPUBLIK INDONESIA
 Creation
Pembuatan Naskah Dinas

Use & Maintenance

Pemberkasan &
Disposal PenyimpananArsip
- Dimusnahkan
- Dinilai Kembali
- Simpan Permanen di ANRI
15
 DEFINISI
Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Naskah Dinas adalah informasi tertulis yang digunakan sebagai alat

komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan
dan pembangunan.

Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas adalah keseluruhan kegiatan

meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan Naskah Dinas dalam
suatu Sistem Kearsipan Kementerian yang didukung oleh sumber
daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
 TUJUAN

Sebagai:
1. Pedoman dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas;

2. Dasar pelaksanaan e-office di Kementerian.

PENYELENGGARAAN TATA NASKAH DINAS

meliputi:
1. jenis dan format;
2. pembuatan;
3. penandatanganan;
4. pengamanan;
5. organisasi pengelolaan;
6. pengendalian; dan
7. singkatan, akronim, dan kode unit kerja.
 JENIS NASKAH DINAS

1. Naskah Dinas Arahan;

2. Naskah Dinas Korespondensi;

3. Naskah Dinas lainnya.

 I. NASKAH DINAS ARAHAN

1. Naskah Dinas Pengaturan:

a. Peraturan;
b. Pedoman/petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis;
c. Standar operasional prosedur administrasi
pemerintahan; dan
d. Surat edaran.

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)

 II. NASKAH DINAS KORESPONDENSI

1. Naskah Dinas korespondensi intern;

a. nota dinas;
b. memorandum;
c. lembar disposisi; dan
d. surat undangan intern.

2. Naskah Dinas korespondensi ekstern.

a. surat dinas; dan
b. surat undangan ekstern.
 III. NASKAH DINAS LAINNYA
1. Surat keputusan tim;
2. Surat perjanjian;
3. Surat kuasa;
4. Berita acara;
5. Berita faksimile;
6. Surat keterangan;
7. Surat pengantar;
8. Pengumuman;
9. Notula;
10. Sambutan tertulis menteri; Lanjutan ...

11. Siaran pers;

12. Surat perjalanan dinas;
13. Sertifikat;
14. Surat tanda tamat pelatihan;
15. Piagam penghargaan;
16. Laporan;
17. Telaahan staf;
18. Formulir; dan
19. Naskah Dinas elektronik.
 PENULISAN KOP NASKAH DINAS
1. Pengetikan Keputusan yang ditandatangani oleh Pejabat
Eselon I
Kop naskah dinas bertuliskan KEMENTERIAN
KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA dengan logo
Kementerian yang berwarna, tanpa memakai alamat, ditulis dengan
huruf kapital yang ditebalkan, jenis huruf Arial Narrow ukuran 16,
simetris rata tengah, warna huruf hitam, menggunakan border
bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan
21/4 pitch.
Contoh:
 Lanjutan ...
2. Pengetikan naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat
struktural Eselon I atas nama Menteri
Kop naskah dinas Kementerian dengan logo berwarna di sebelah
kiri bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK
INDONESIA dengan memakai alamat, ditulis dengan huruf kapital
yang ditebalkan, jenis huruf Arial Narrow ukuran 16 untuk nama
Kementerian dan ukuran 9 untuk alamat, spasi 1, rata tengah,
warna huruf hitam, menggunakan border bawah berupa dua garis
(atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch.
Contoh:
 Lanjutan ...
3. Pengetikan naskah dinas di Barenbang
Kop naskah dinas Sekretariat Jenderal, dengan logo berwarna di
sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN
REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah,
jenis huruf Arial Narrow ukuran 14 untuk nama Kementerian, di
bawahnya ditulis BADAN PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN
KETENAGAKERJAAN dengan huruf jenis kapital jenis huruf Arial
Narrow, ditebalkan, ukuran 16, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf
Arial Narrow ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border
bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan
21/4 pitch.
Contoh:
PEMBERLAKUAN TATA NASKAH DINAS

Penyelenggaran Tata Naskah Dinas ini

mulai berlaku 3 (tiga) bulan sejak
Peraturan Menteri ini diundangkan.
(25 Juni 2019)
 PENOMORAN NASKAH
DINAS

Sebagai Penunjuk
Sebagai Identitas
1 3 Volume Arsip
Naskah Dinas
yang Diciptakan
Sebagai
Informasi Isi
Sebagai Bukti
2 4 Naskah Dinas
Legalitas Arsip
(Harus Dikelola
Secara Utuh)
 PENOMORAN TND 2015 VS
TND 2019

Permenaker Permenaker
17/2915 3/2019

 Menekankan Jenis Naskah  Menekankan Informasi Naskah

Dinas (Wadah) Dinas (Isi)
 Kode Jenis: ND, ST, PENG, dll  Kode Klasifikasi Arsip
(Permenaker 17/2017)

Contoh: UND.9/UM/II/2018 Contoh: 1/9/UM.00.07/II/2018

 ATURAN PENOMORAN

PERATURAN; SOPAP; SURAT DINAS SURAT PERINTAH/SURAT

KEPUTUSAN
Urutan: a/b TUGAS; dan LAINNYA
Urutan: a-b/c/d/e/f
a = nomor urut; dan Urutan: a/b/c/d/e
a = kode klasifikasi
b = tahun
keamanan;
a = kode unit kerja;
b = kode unit kerja;
b = nomor urut;
c = nomor urut;
c = kode klasifikasi arsip;
d = kode klasifikasi arsip;
d = bulan; dan
KODE KLASIFIKASI ARSIP
(PERMENAKER 15/2017)
NASKAH DINAS
ARAHAN

PERATURAN
NOMOR 15 TAHUN 2017

15 = Nomor Ururt

2017 = Tahun
NASKAH DINAS
ARAHAN

SURAT EDARAN
NOMOR
M/2/HI.00.02/V/2018

M = Kode Penandatangan (Menteri)

2 = Nomor urut

HI.00.02 = Kode klasifikasi arsip

V = Bulan

2018 = Tahun
NASKAH DINAS
ARAHAN

SURAT PERINTAH/SURAT
TUGAS
NOMOR 1/11/DL.05/X/2018
 NASKAH DINAS
KORESPONDENSI

NOTA DINAS
NOMOR
2/12/UM.01.00/II/2018
 SURAT DINAS (RAHASIA TTD
MENTERI)

NOMOR R-M/1/KP.14.01/VII/2018
 SURAT DINAS (R
UNIT SETJEN)
NOMOR R-
1/1/KP.14.01/II/2018
SURAT DINAS (BIASA UNIT
SETJEN)
NOMOR B-
1/03/KP.14.00/II/2018
 NOMOR
SK TIM
1/2/KP.11.00/V/201
8
KODE UNIT KERJA
Tinta
Warna tinta untuk penandatanganan naskah
dinas adalah BIRU atau BIRU TUA
 Alamat Tujuan
1. Ditulis menyambung tanpa enter;
2. Kata “di”dan alamat ditulis sejajar tanpa enter;
3. Alamat hanya nama kota.
 Alamat Tujuan

Bila pihak yang diundang dalam jumlah banyak, dapat

menggunakan kata “(daftar terlampir)” dan “di Tempat”.
 Nomor Halaman
Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran,
setiap lampiran harus diberi nomor urut
dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran
merupakan lanjutan dari halaman sebelumnya.
Bahasa yang digunakan dalam tata naskah dinas
adalah Bahasa Indonesia yang resmi, sesuai
dengan kaidah Tata Bahasa Baku Indonesia dan
KBBI

Ejaan yang digunakan adalah Pedoman Umum

Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) sesuai Peraturan
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50
Tahun 2015
1. Tata Tulis (Ejaan)
2. Tata Bentukan Kata
3. Tata Kalimat
4. Tata Paragraf
 PARAGRAF PEMBUKA
Dapat menggunakan kalimat:
1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …,
dengan ini kami sampaikan hal sebagai berikut;
2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …,
kami menyampaikan jawaban sebagai berikut;
3. Melalui surat ini kami beritahukan bahwa ...;
4. Dengan surat ini kami beritahukan bahwa …
 PARAGRAF PEMBUKA

Tidak diperkenankan menggunakan kalimat:

1. “Menunjuk hal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini
kami sampaikan hal sebagai berikut:”;

2. “Menjawab surat Saudara Nomor ....”;

3. "Menindaklanjuti surat Saudara Nomor...";

4. “Bersama surat ini kami beritahukan …”

 PARAGRAF PENUTUP

Dapat menggunakan kalimat:

1. “Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.”;

2. “Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan

terima kasih.”;

3. “Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara, kami sampaikan

ucapan terima kasih.”;
 PARAGRAF PENUTUP

Tidak diperkenankan menggunakan kalimat:

1. “Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.”;

2. “Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.”;

3. “Demikian yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja

samanya, diucapkan terima kasih.”;

4. “Demikian harap maklum adanya.”;

• Sedangkan
• Digunakan untuk mempertentangkan dalam satu gagasan/kalimat sehingga kata
"sehingga“ tidak boleh di awal kalimat. Begitu juga kata "dan", dan "atau“ juga tidak
boleh diletakkan di awal kalimat.

Contoh (Benar):
Faktor internal merupakan faktor yang berasal dari dalam diri individu, sedangkan
faktor eksternal merupakan faktor yang berasal dari luar diri individu.

Contoh (Salah):
Faktor internal merupakan faktor yang berasal dari dalam diri individu. Sedangkan
faktor eksternal merupakan faktor yang berasal dari luar diri individu.

Kata pertentangan yang boleh di awal kalimat adalah: Namun, Akan tetapi,
Sebaliknya, Lain halnya, Lain halnya dengan …
• Sehingga
• Digunakan untuk menjelaskan sebab-akibat yang tidak bisa diletakkan di awal
kalimat. Begitu juga dengan kata “maka” tidak boleh diletakkan di awal kalimat.

Contoh (Benar):
Penelitian ini baru terbatas pada subjek berjenis kelamin pria sehingga penelitian
selanjutnya dapat menggunakan subjek berjenis kelamin wanita.

Atau

Penelitian ini baru terbatas pada subjek berjenis kelamin pria. Oleh sebab itu,
penelitian selanjutnya dapat menggunakan subjek berjenis kelamin wanita.

Contoh (Salah):
Penelitian ini baru terbatas pada subjek berjenis kelamin pria. Sehingga penelitian
selanjutnya dapat menggunakan subjek berjenis kelamin wanita.
Ejaan (EYD / PUEBI) adalah kaidah bahasa yang mengatur
penulisan huruf, penulisan kata, dan penggunaan tanda baca.

Misalnya, penempatan tanda baca pada kalimat berikut akan

mempengaruhi informasi yang disampaikan.

Menurut kabar, burung Pak Amat mati.

Menurut kabar burung, Pak Amat mati.
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat
bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika
memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu
dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) set
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu set
Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi
untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini
biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:
(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami
sampaikan terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi
Saudara.
(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan
terima kasih.
(3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan
kerja samanya, diucapkan terima kasih.
(4) Harap maklum adanya.
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima
surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain
yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan.
Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan
tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang
diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan
nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu,
nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
Misalnya:
Tembusan:
1. Sekretaris Jenderal
2. Kepala Biro Organisasi
3. Kepala Biro Keuangan
Contoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Sekretaris Jenderal (sebagai
laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Umum
3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4. Arsip.
Hanya Satu Tembusan :
Tembusan:
Sekretaris Jenderal

Contoh yang tidak tepat:

Tembusan
1. Sekretaris Jenderal
 PEMBUATAN DAFTAR ARSIP AKTIF

1. DAFTAR BERKAS
 PEMBUATAN DAFTAR ARSIP AKTIF

1. DAFTAR ISI BERKAS

 TEMPAT SIMPAN ARSIP AKTIF

FOLDER
 TEMPAT SIMPAN ARSIP AKTIF

FILING CABINET
 TEMPAT SIMPAN ARSIP INAKTIF

BOK ARSIP
 TEMPAT SIMPAN ARSIP INAKTIF

PUSAT ARSIP INAKTIF (RECORDS CENTER)

 UNDUH MATERI

http://tiny.cc/SosialisasiTNDBiroKLN

82
83