Organisasi Berkas

Primer

Immanuel H G M, S.Kom.,M.Kom
Data merupakan aset penting di dalam organisasi.
Beberapa pendapat yang sering di ucapkan para pakar
berkaitan dengan sistem komputer yang kontemporer adalah
perangkat keras memiliki umur yang sangat singkat,
perangkat lunak memiliki umur yang lebih panjang,
sedangkan data memiliki umur yang paling panjang.
Pembahasan di dalam sistem berkas adalah dengan alasan
semua berkas rekaman memiliki format dan ukuran yang
sama, yang apabila dalam jumlah besar tidak dapat di
tampung lagi di dalam pengingat komputer.
Kondisi seperti ini memerlukan organisasi pengingat yang
hierarkis (kumpulan yang disusun) dan multilevel (banyak
dan berjenjang).
Hal yang terpenting di dalam kaitannya dengan rekaman
dan berkas adalah kinerja berkas.

Umumnya berkas dan rekaman tidak dapat dilihat oleh

pengguna akhir suatu sistem komputer, tetapi rekaman
dan berkas tersebut merupakan komponen yang sangat
penting di dalam basis data.

Berkas memiliki sifat yang dinamis artinya sekali berkas

di ciptakan, berkas tersebut akan di perbaharui (update)
secara berkelanjutan ; rekaman baru ditambahkan dan
rekaman dan rekaman yang sudah ada di modifikasi atau
dihapus.
Sejarah yang berkaitan dengan implementasi ilmu
komputer di warnai dengan sistem perangkat lunak
yang tidak sukses.
Salah satu dari banyak aspek yang memiliki kontribusi
terhadap kegagalan sistem perangkat lunak adalah
ketidak-tepatan pemilihan struktur data atau struktur
berkas (Wiederhold, 1995).
Berjuta – juta hilang percuma karena sistem tidak
mampu mencapai kinerja sebagaimana diharapkan.
Beberapa aspek yang perlu mendapat perhatian terkait dengan perekaman
data antara lain :
- Waktu tanggap menjadi syarat utama untuk suatu sistem perangkat lunak.
Maksudnya terdapat sejumlah sistem yang telah melakukan segala sesuatu
dengan benar, tetapi dengan kecepatan yang tidak sesuai harapan sehingga
kurang laku di pasaran. Bila masyarakat berpengetahuan (knowledge
society) memerlukan informasi, mereka tidak mau menunggu teralalu
lama, informasi harus langsung tersedia).
- Sering sekali sebuah sistem ditentukan oleh performan saat aplikasi
dioperasikan secara real-time (waktu nyata). Kegagalan menyediakan
informasi sebagaimana diisyaratkan oleh aplikasi real-time akan berakibat
pada tertundanya berbagai proses produksi atau pengambilan keputusan
yang tidak akurat.
- Kendala utama dalam pengembangan sistem perangkat lunak adalah
waktu yang harus ditepati, yaitu kapan sistem harus selesai dibangun dan
siap untuk dioperasikan. Didalam bidang komputer teknologi
bertumbuhkembang sangat cepat sehingga apabila pengembangan sistem
tidak kunjung selesai maka kemungkinan sistem sudah dalam keadaan
usang pada saat sistem siap untuk diimplementasi atau kompetitor sudah
lebih dahulu berhasil membangun hal yang sama dengan lebih cepat.
- Sistem perangkat lunak pada umumnya memiliki batasan
pengingat. Bila sistem aplikasi yang dibangun tidak dapat
ditampung oleh pengingat sistem maka, sistem aplikasi akan
dianggap gagal.
- Pemanfaatan (usability) merupakan suatu keharusan,
maksudnya.. sejumlah sistem komputer mengalami kegagalan
karena dibangun dengan landasan perspektih “ease of
implementasi “ padahal yang seharusnya adalah landasan
“easy of uses”.
1. Metrik
Pentingnya pengorganisasian dan mengolah berkas
secara efektif dan efisien.
Akan tetapi, bagaimana cara untuk mengetahui bahwa
kondisi tersebut sudah tercapai, jelas diperlukan suatu
alat (metrik) yang mampu memberikan indikasi tentang
hal tersebut.
.
Berikut ini sebagian dari karakteristik alat ukur tersebut :
1. Kesederhanaan (simplicity). Jika ada beberapa alternatif, maka pilih
alternatif yang paling sederhana.
2. Keandalan (reliability). Memilih struktur berkas untuk sebuah sistem
harus pula memikirkan apakah sistem tersebut akan tetap berfungsi dalam
segala kondisi.
3. Dapat diprogram (programmability). Dapatkah dibangun program untuk
mengolah algoritma dalam waktu yang disediakan? Kalau tidak, pilih
alternatif lain.
4. Dapat dipelihara (maintainability). Sekali teknik yang dipilih tersebut
diprogram, dapatkah program tersebut dimodifikasi atau diperbaharui
dengan mudah? Jika terlalu rumit sehingga sulit untuk di modifikasi,
maka sebaiknya pilih prosedur lain.
5. Kebutuhan penyimpanan (storage requirement). Dalam menentukan
media penyimpanan data sebaiknya dipertimbangkan tentang keterbatasan
media tersebut.
6. Kompleksitas komputasi atau kompleksitas waktu (complexity). Waktu
proses suatu algoritma merupakan syarat yang utama. Kompleksitas
komputasional suatu algoritma memberikan estimasi tentang waktu yang
diperlukan saat algoritma diaplikasikan terhadap sejumlah besar data.
Organisasi Berkas Primer :
Latar Belakanganya adalah cara mengorganisasi dan
mengolah informasi dalam bentuk rekaman yang disimpan
dalam sebuah berkas. Yang arahnya lebih kepada
mempelajari struktur yang tepat untuk mengorganisasi
berkas dengan tujuan :
1. Memungkinkan untuk melibatkan data dalam ukuran
volume yang sangat besar.
2. Memungkinkan dicapainya pengolahan terhadap data
yang disimpan dalam berkas tersebut dengan level
kinerja tertentu.
3. Memungkinkan dilakukannya pengolahan yang berbeda
terhadap data yang disimpan dalam berkas untuk
keperluan yang berbeda pula.
4. Menyediakan informasi yang memungkinkan
dilakukannya tugas-tugas khusus.
Pembahasannya tidak hanya berhenti pada pemilihan struktur
data yang sesuai dengan kebutuhan, melainkan juga untuk
memenuhi kriteria efisiensi baik dilihat dari sisi waktu
maupun ruang penyimpanan. Lebih jauh, berbagai ketentuan
yang disyaratkan bagi metrik suatu berkas akan digunakan
sebagai pertimbangan utama.

Medan data.
Berisi nilai dasar yang membantuk sebuah rekaman. Isi
sebuah medan bergantung pada atribut yang dimiliki oleh
individu pemilik rekaman.
Nilai tersebut pada saatnya nanti akan dimanipulasi oleh
proses komputasi. Nilai – nilai dalam medan harus tunduk
pada deskripsi tentang tipe nilai, kapasitas byte maksimum,
domain, dan lain-lain yang dimiliki oleh medan tersebut.
Rekaman yang disimpan dalam berkas pada umumnya
memiliki medan yang berfungsi khusus yaitu sebagai
identitas rekaman yang memiliki sifat pembeda baik
internal maupun eskternal.
Medan ‘tanggal’ yang umumnya dimiliki oleh sebuah
rekaman merupakan contoh yang unik. Medan tersebut
memiliki kapasistas byte maksimum 8, dan disusun dari
3 medan yang lebih elementer, yaitu tanggal (2 digit),
bulan (2 digit), dan tahun (4 digit).
Data tanggal paling baik dinyatakan dalam tipe bilangan
mengingat tanggal memiliki kemunkinan untuk
diperbandingkan (lebih tua atau lebih muda), diproses
dengan aritmatika sederhana (menghitung umur), dan
sebagainya.
Pemilihan tipe data yang paling sesuai dengan kebutuhan
yang disyaratkan oleh sistem yang sedang dibangun
merupakan hal yang penting.
Suatu domain yang spesifik, sangat baik bila diuraikan
dalam satu tipe dan satu representasi. Representasi yang
tidak tepat akan menyebabkan hilangan informasi yang
sulit untuk dilacak kembali.
Rekaman Data
Medan ke-1 Medan ke-2 ............. Medan ke-n

Rekaman merupakan koleksi berbagai medan yang

berisi beberapa item data elementer.
Rekaman dapat dibedakan antara rekaman logik dan
rekaman fisik.
Rekaman logik melakukan pengelompokan terhadap
data, menurut kebutuhan pengelompokan data yang
sesungguhnya. Sedangkan rekaman fisik adalah daerah
track perekam, dalam sektor, yang dibutuhkan untuk
menempatkan rekaman tersebut.
Rekaman logik bersesuaian dengan
pengelompokan data yang sesungguhnya

Rekaman fisik bersesuaian dengan ukuran

sebuah sektor
Beberapa medan data berhubungan satu dengan yang lainnya karena
mereka melakukan deskripsi suatu hal yang spesifik, misalnya
tentang seseorang, tentang sebuah objek, atau suatu kejadian.

Informasi tentang seseorang mahasiswa misalnya, dapat disimpan

dengan cara berikut :
Nama Nomor Dosen
Mahasisw Mahasisw Fakultas Jurursan Pembimbi SPP Data Lain
a a ng
Rekaman mahasiswa tersebut dibangun oleh sejumlah medan yaitu
“Nama Mahasiswa”, “Nomor Mahasiswa”,
“Fakultas”,”Jurusan”,”Dosen Pembimbing”,”SPP”, dan lain-lain.
Kunci primernya merupakan suatu medan, atau gabungan beberapa
medan, yang secara unik membedakan satu rekaman dengan yang
lainnya, sedangkan semua medan yang tersisa bisa saja merupakan
kunci sekunder atau atribut dari rekaman. Sebagai contoh “Nama
Mahasiswa” ataupun “Nomor Mahasiswa” mungkin merupakan
kunci primer, sedangkan “Fakultas”,”Jurusan”, dan yang lainnya
merupakan kunci sekunder.
Sebuah berkas merupakan koleksi dari rekaman – rekaman yang sama,
yang diletakkan dalam peralatan penyimpanan data komputer. Salah satu
tipe penyimpanan eksternal, dan berbagai alternatif, adalah penggerak disk
dengan disk magnetiknya.
Sebuah berkas akan memiliki nama yang dikenal oleh sistem operasi, dan
mempunyai struktur atau organisasi, yang ditentukan oleh program
pengakses berkas.
Berikut contoh berkas berisis tentang rekaman mahasiswa sebuah
universitas :
Nomor Dosen
Nama
Mahasisw Fakultas Jurursan Pembimbin SPP Data Lain
Mahasiswa
a g
Suci Hartati 0124 Teknik Arsitektur Subandi, Ir 500.000 ......
Soni 0167 Teknik Elektro Surono, Ir 450.000 ......
Triyanto 0976 Teknik Kimia Wuryani, ST 500.000 ......
Komarudin 0101 Teknik Kimia Triono, Ir 400.000 ......
Dewi Sartika 0110 Teknik Sipil Riwanto, ST 500.000 ......
Akmad Nurhadi 0235 Teknik Geodasi Herman, Ir 450.000 ......
Susana 0215 Teknik Geodasi Widayati, Ir 400.000 ......
Dalam merancang sebuah berkas untuk menyimpan semua
rekaman yang menggambarkan tetang mahasiswa sebuah
universitas, bukanlah gagasan yang baik bila beberapa tipe
rekaman dicampur aduk, misal rekaman mahasiswa dengan
daftar mata kuliah yang ditawarkan, dalam sebuah berkas
yang sama.

Sebaliknya mempunyai berbagai berkas yang berbeda juga

mengundang berbagai kesulitan di kemudian hari. Untuk
menanggulangi kesulitan – kesulitan tersebut, pada pakar
berusaha mencari jalan keluar.

Akhirnya ditemukan suatu alternatif yaitu menggabungkan

rekaman – rekaman milik semua mahasiswa untuk semua
Jurusan dalam sebuah berkas.